Curso Practico de tecniscas administrativas

1. TÉNICAS DETÉNICAS DE
ADMINISTRACIÓADMINISTRACIÓ
NN
MÓDULO IIMÓDULO II
FUNCIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN
ORGANIZAR
Facilitador:Facilitador:
Lic. Yeigar GuzmánLic. Yeigar Guzmán

2. Al finalizar el módulo el alumno estará en capacidad de :
• Definir e interpretar una estructura organizativa
• Identificar en que consiste la función de organizar desde el punto de
vista administrativo
• Comprender lo que representa una estructura administrativa
• Identificar niveles jerárquicos de una organización
• Identificar los diferentes tipos de organigramas
• Entender lo que es una departamentalización
• Identificar y conocer lo que es un procedimiento
• Aplicar técnicas sencillas para organizar
• Identifica y entender la importancia de un manual Organizativo y
cada una de las partes que lo componen
OBJETIVOS DEL MÓDULO

3. Significa saber ¿Quien? va a realizar las tareas,
implica diseñar el organigrama para establecer los
niveles jerárquicos, definir las responsabilidades y
obligaciones de cada uno de los miembros.
También responde al ¿Cómo? se van a realizar las
tareas, estableciendo para ello procedimientos y
líneas de comunicación. Finalmente establecer
¿Cuándo? se van a realizar esas tareas a través
del diseño de estrategias y objetivos que guíen
con secuencia un plan de trabajo.
ORGANIZAR

4. • Identificar y clasificar las actividades que tienen
que realizarse en un momento dado
• Agrupar todas las actividades para establecer un
plan de acción
• Designar autoridad a cada grupo de actividades a
efector de poder supervisar y tomar decisiones
• Coordinar vertical y horizontalmente la estructura
resultante de toda esta organización (Estructura
Organizativa)
EN QUÉ CONSISTE LA
FUNCIÓN DE ORGANIZAR

5. Representa la división de funciones, los niveles
de autoridad y las líneas de responsabilidad
que conforman la empresa; en ella se incluyen
jefes de cada grupo, empleados, trabajadores,
además de las relaciones que existen entre los
diversos puestos, tomando en cuenta cada
departamento o sección. Cumple con la
finalidad de presentar el papel o rol de cada
miembro.
QUÉ ES UNA ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA

6. QUÉ SON LOS NIVELES
JERÁRQUICOS
Indican la autoridad de los diferentes niveles
estructurales de una organización, se representa a
través de un organigrama y se describen en los
manuales de la empresa (M. Organizacional, M de
Procedimientos, etc.). Supone las distintas posiciones
de cada integrante y el grado de responsabilidad que
éste tiene y su función. La jerarquía se basa en una
serie de requisitos que hay que cumplir como por
ejemplo las capacidades, el nivel de instrucción y la
función que se cumple dentro de la empresa.

7. • Representa intencionalmente los roles de cada
persona y su grado de subordinación
• Permite que cada individuo se aboque al logro
de los objetivos
• Agrupa socialmente a todos los miembros con
el propósito de establecer reglas
• Divide el trabajo en tareas y áreas de
funcionamiento
• Coordina las áreas de mando y los niveles de
comunicación
IMPORTACIA DE LA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

8. QUÉ ES UN
ORGANIGRAMA
Es un instrumento utilizado por las ciencias
administrativas para describir de manera sintética
la estructura organizativa, las principales
funciones y diferentes niveles de comunicación
existentes dentro de un sistema social organizado
o empresa. Incluye las principales funciones, las
relaciones, los canales de supervisión y autoridad;
forma parte del manual organizativo de la empresa
y constituye una expresión gráfica de los
diferentes niveles que la componen.

9. • Según su ámbito:
– Generales: Representan toda la estructura de la Organización y sus funciones
– Específicos o Departamentales: Representan una unidad funcional o
departamento
• Según su contenido:
– Integrales: Representan tanto funciones como unidades, son sinónimos de
los generales
– Funcionales: Representan las funciones que tienen asignadas cada unidad
– De puesto: Indican el número de plazas y puestos que integran la empresa
• Según su disposición gráfica:
– Verticales: Representa las unidades funcionales ramificadas desde arriba
hacia abajo
– Horizontales: Representan las unidades funcionales desplegadas de
izquierda a derecha, colocando el nivel jerárquico superior en el extremo
izquierdo
– Circulares: Representan las unidades de mando en forma circular
donde la autoridad mayor se haya en el centro
TIPOS DE
ORGANIGRAMA

10. ORGANIGRAMA
GENERAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa
unidades tal y como lo muestra la figura

11. ORGANIGRAMA
ESPECÍFICO O
DEPARTAMENTAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa
unidades y divisiones tal y como lo muestra la figura

12. ORGANIGRAMA
INTEGRAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa
unidades y departamentos tal y como lo muestra la figura

13. ORGANIGRAMA
FUNCIONAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa
unidades y funciones tal y como lo muestra la figura

14. ORGANIGRAMA DE
PUESTOS
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa
unidades y cargos tal y como lo muestra la figura

15. ORGANIGRAMA DE
VERTICAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa
cargos tal y como lo muestra la figura

16. ORGANIGRAMA
HORIZONTAL
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa
cargos tal y como lo muestra la figura

17. ORGANIGRAMA
CIRCULAR
Según instrucciones del docente elabore un organigrama que describa
unidades y departamentos tal y como lo muestra la figura

18. QUÉ ES UNA
DEPARTAMENTALIZACIÓN
Es la agrupación de actividades y personas en departamentos
que permite, al menos en teoría, que las organizaciones crezcan
en un grado indeterminado. Algunos tipos de
departamentalización son:
• Por tiempo: Toma en cuenta la prioridad de las actividades
• Por Función: Toma en cuenta la secuencia de las actividades
• Por Cliente: Toma en cuenta el tipo de cliente
• Por Proceso: Toma en cuenta la prioridad de las funciones
• Por Producto: Toma en cuenta las líneas de trabajo y las prioridades
de la demanda

19. QUÉ ES UN
PROCEDIMIENTO
Representa el cause formal a seguir en una
actuación dentro de la organización. Tiene como
fin garantizar que las cosas se hagan conforme a
lo que está escrito. Un procedimiento resume
cada fase de un proceso y las normas que deben
seguirse para realizarla .
Es un instrumento presentado en forma escrita
que organiza cada tarea dentro de las diferentes
fases de un proceso

20. • Debe presentar los medios para el cumplimiento de las
tareas
• Debe ser un texto expreso que detalle cada acción
• Debe contener normas y reglas que describan el
cumplimiento expreso del cómo se van hacer las cosas
• Su redacción debe ser fácil de interpretar
• Debe explicar el funcionamientos de herramientas si
aplica y la manera como se utilizarán los materiales
QUÉ DEBE CONTENER
UN PROCEDIMIENTO
Según instrucciones del docente elabore un procedimiento que
contenga los elementos mencionados

21. EN QUÉ CONSISTE
ORGANIZAR
• Definir objetivos
• Determinar que recursos
• Asignar Responsabilidades
• Delegar Funciones
• Describir deberes
• Asignar actividades
• Tomar medidas para transmitir normas y reglas
• Establecer canales de información
• Mantener un ambiente cómodo y cordial
• Tomar medidas para establecer sistemas de control

22. TÉCNICAS PARA
ORGANIZAR
• Tener claros los objetivos, presentando a los miembros la misión y
la visión de la empresa
• Tener claros los recurso, realizando un estudio del personal con
que se cuenta, quienes son y a cuanto ascienden sus capacidades y
talentos. Cuanto y cuantos se necesitan para realizar las actividades
definiendo tareas, materiales y herramientas
• Hacer una lista de actividades, priorizando en función de la
demanda y las oportunidades
• Dividir cada actividad, según el tiempo que se necesite para
realizarla, la persona que puede ejecutarla y los resultados que se
esperan
• Elegir al Líder o persona capas de coordinar las actividades

23. QUÉ ES UN MANUAL
ORGANIZATIVO
Es un documento gerencial que contiene todo el
sistema de organización de una empresa, en él
se detalla cómo está organizada, las unidades
que la integran y sus departamentos. Tiene por
finalidad informar todo lo relativo a la empresa:
Historia, funciones, divisiones, subordinaciones,
valores, organigrama, normativas, principios,
Políticas, procedimientos y los diferentes cargos
y jerarquías que la constituyen con sus respectiva
descripción de funciones.

24. ESTRUCTURA DEL
MANUAL ORGANIZATIVO
• Encabezado: contiene la identificación del manual, logotipo de la empresa, nro. De
paginas, fecha revisión y responsables de su elaboración
• Propósito: Describe la función del manual(normalizar, establecer pautas)
• Alcance: a que va dirigido
• Responsables y Responsabilidades: describe las unidades encargadas de hacer
cumplir lo pautado en el manual y sus autoridades
• Condiciones Normativas: orientaciones legales, normas
• Estructura Interna: contenido del manual
– Introducción
– Reseña Histórica
– Políticas (De calidad, De seguridad, etc.)
– Misión
– Visión
– Valores y Objetivos
– Descripción de Cargos
– Organigrama

25. PORTADA DEL
MANUAL
MANUAL ORANIZATIVO
IMPRESTO C.A.
CÓDIGO DE DCUMENTO CONTROLADO
Edición Nro. NIVELES DE APROBACIÓN
Elaborado Por: NOMBRE CARGO FIRMA
Revisado Por:
Aprobado por:
Fecha de entrada en vigor: DD/MM/AA- cancela el documento “CÓDIGO DEL
DOCUMENTO”. Versión Digital- COPIA NO CONTROLADA si se imprime (Aplica sólo
para documentos digitales). UA 12/08/10 (UA: Ultima Actualización)

26. ENCABEZADO DEL
MANUAL
El código es asignado por la empresa por lo general lo preceden las
siglas POE (Procedimiento Organizativo Estandarizado)
MANUAL ORGANIZATIVO
Impresto C.A.
Código:
Edición:
Revisión
Pág.
Elaborado por:
Fecha:
Revisado por:
Fecha:
Aprobado por:
Fecha:
La edición representa las veces que se ha realizado el manual y la
revisiónn las fechas en que fue consultado para actualizarlo

27. ESTRUCTURA DEL
MANUAL
MANUAL
ORGANIZATIVO
Impresto C.A.
Código: POE 001
Edición: Nro. 1
Revisión: 12/08/11
Pág. 1 de 4
I. Introducción
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
II. Reseña Histórica de la Empresa
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
III. Políticas
1.1 Política de Calidad
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Elaborada por:
Fecha:
Revisado por:
Fecha:
Aprobado por:
Fecha:

28. MANUAL
ORGANIZATIVO
Impresto C.A.
Código: POE 001
Edición: Nro. 1
Revisión: 12/08/11
Pág. 2 de 4
1.2 Política de Seguridad
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
IV. Misión
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxx
V. Visión
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
VI. Valores
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
VII. Objetivos
•Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
•Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
•Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Elaborada por:
Fecha:
Revisado por:
Fecha:
Aprobado por:
Fecha:

29. MANUAL ORGANIZATIVO
Impresto C.A.
Código: POE 001
Edición: Nro. 1
Revisión: 12/08/11
Pág. 3 de 4
VIII. Descripción de Cargo
8. 1 Titulo del Cargo: Dierctór
Departamento o División: xxxx
Nivel de Reporte: xxxx
Contactos Internos: xxxxx
Contactos Externos: xxxx
Funciones:
1. xxxxxxxxxx
2. Xxxxxxxx
3. Xxxxxxx
4. xxxxcxx
Perfil del Cargo:
1. xxxxxxxxxx
2. Xxxxxxxx
3. Xxxxxxx
4. xxxxcxx
8. 2 Titulo del Cargo: xxxxx
Departamento o División: xxxx
Nivel de Reporte: xxxx
Contactos Internos: xxxxx
Contactos Externos: xxxx
Funciones:
1. xxxxxxxxxx
2. Xxxxxxxx
3. Xxxxxxx
4. xxxxcxx
Perfil del Cargo:
1. xxxxxxxxxx
2. Xxxxxxxx
3. Xxxxxxx
4. xxxxcxx
Elaborada por:
Fecha:
Revisado por:
Fecha:
Aprobado por:
Fecha:

30. MANUAL
ORGANIZATIVO
Impresto C.A.
Código: POE 001
Edición: Nro. 1
Revisión: 12/08/11
Pág. 2 de 4
IX. Organigrama
Elaborada por:
Fecha:
Revisado por:
Fecha:
Aprobado por:
Fecha:

31. TÉNICAS DETÉNICAS DE
ADMINISTRACIÓADMINISTRACIÓ
NN
MODULO IIIMODULO III
FUNCIONES DE LA
ADMINISTRACIÓN
DIRIGIR