Errores de datos

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Errores de datos

  1. 1. ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO FACULTAD DE SALUD PÚBLICA ESCUELA DE MEDICINA INFORMATICA TEMA: ERRORES EN LOS DATOS Nombre: Adrian Zabala NIVEL: CUARTO SEMESTRE “B” SEMESTRE: SEPTIEMBRE-FEBRERO
  2. 2. Contenido INTRODUCCION......................................................................................................................... 3 Errores en los datos ................................................................................................................... 4 20 errores usuales Excel............................................................................................................. 6 Error #1 : usar Excel 2.003 ...................................................................................................... 6 Error #2 : no dedicar tiempo a aprender Excel ......................................................................... 6 Error #3 : no usar los atajos del teclado................................................................................... 6 Error #4 : no consultar a los expertos Excel ............................................................................. 6 Error #5 : desconocer los límites “reales” de filas Excel ............................................................ 6 Error #6 : desconocer los complementos Excel ........................................................................ 7 Error #7 : abusar de la función SUMAPRODUCTO..................................................................... 7 Error #8 : aplicar excesivos formatos y fórmulas ...................................................................... 7 Error #9 : tener el modo de cálculo en manual ........................................................................ 7 Error #10 : no estar registrado en nuestro Boletín Excel ........................................................... 7 Error #11 : utilizar demasiadas hojas....................................................................................... 7 Error #12 : repetir siempre la misma tarea .............................................................................. 7 Error #13 : subestimar el poder de Excel ................................................................................. 7 Error #14 : meter números dentro de fórmulas ....................................................................... 7 Error #15 : dejar filas o columnas intermedias vacías en una tabla ............................................ 8 Error #16 : no planificar el modelo .......................................................................................... 8 Error #17 : no establecer mecanismos de control .................................................................... 8 Error #18 : números como textos............................................................................................ 8 Error #19 : no hacer backups .................................................................................................. 8 Error #20 : hacer difícil lo fácil ................................................................................................ 8 NETGRAFIA: .............................................................................................................................. 9
  3. 3. INTRODUCCION Durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible que introduzcamos algún dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores. Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores:     Cuadro de dialogo Símbolo parte superior izquierda de la celda Valor en la celda Error al ejecutar una macro Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se introduce una formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la función o porque los datos que aportamos a la función son incorrectos: Cuadro de dialogo – Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error. Símbolo parte superior izquierda de la celda – Este signo aparece cuando Excel identifica un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido así como el modo a proceder para corregir dicho error.
  4. 4. Errores en los datos Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No. Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro. Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como . que nos permitirá saber más sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
  5. 5. Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas). Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas. Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
  6. 6. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan. También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: 20 errores usuales Excel Microsoft Excel es sin dudas uno de los programas más potentes y flexibles del mundo. Sin embargo su mayor virtud se puede convertir también en una fuente de errores comunes o trampas mortales. Antes que el diablo meta la cola, te recomendamos revisar esta lista para que controles que no estás cometiendo ninguno de estos errores! Podemos llamarles errores, pecados, o simplemente cosas que no deberías hacer. Al final de la lista hay un formulario desde donde podrás opinar, criticar o sugerirnos otros que consideres que deban estar en la lista! Error #1 : usar Excel 2.003 Excel 2.003 ya es obsoleto. No dudes en pasarte a Excel 2.007 o a Excel 2.010. Ambas versiones tienen una impresionante cantidad de mejoras respecto de la versión 2.003! Error #2 : no dedicar tiempo a aprender Excel La mayoría de los usuarios solo usan Excel al 30% de su capacidad. Anímate a descubrir el 70% restante!. Desde nuestra web encontrarás muchos recursos gratuitos y miles de soluciones para tus hojas Excel! Error #3 : no usar los atajos del teclado Muchas de las herramientas y acciones de Excel se pueden ejecutar desde atajos del teclado. Eso te da mucha más velocidad y aumenta tu productividad en el trabajo con Excel. Error #4 : no consultar a los expertos Excel ¿Para qué perder tiempo y romperte la cabeza? En nuestro Foro Excel hay cientos de expertos que pueden darte una mano! Error #5 : desconocer los límites “reales” de filas Excel Muchos ya saben que Excel 2.003 tiene 65.536 filas y que Excel 2.007 tiene más de 1 millón de filas. Sin embargo, si usas todas esas filas, tendrás un libro pesadísimo e inmanejable. Cuando tengas que operar con muchos datos lo mejor es trabajarlos desde una fuente externa!
  7. 7. Error #6 : desconocer los complementos Excel ¿sabías que existen miles de Complementos Excel que te permiten añadirle nuevas funcionalidades? La mayoría son gratuitos y muchos de ellos te darán poder extra y recargado para tus hojas Excel. Error #7 : abusar de la función SUMAPRODUCTO Esta función suele ser muy útil para hacer sumas con varias condiciones. Sin embargo, aplicada sobre rangos muy amplios puede volverse muy lenta en calcular. Una alternativa muy útil es armar una tabla dinámica o usar la fórmula IMPORTARDATOSDINAMICOS Error #8 : aplicar excesivos formatos y fórmulas Si aplicas formatos y fórmulas en exceso, tu libro Excel se volverá más pesado y lento de calcular! Intenta limitar los formatos y fórmulas solo al rango que necesites. Error #9 : tener el modo de cálculo en manual Si tienes el modo de cálculo en manual lo más seguro es que los resultados que veas no sean correctos. Tarde o temprano te olvidas de recalcular y sobreviene el desastre! Lo mejor es mantener Excel siempre en modo de cálculo automático. Error #10 : no estar registrado en nuestro Boletín Excel Si te gusta Excel entonces te interesará estar al tanto de todas las novedades y trucos. Lo mejor es que te registres en nuestro Boletín Excel Error #11 : utilizar demasiadas hojas Si tienes una hoja para cada mes, cliente, producto, proyecto, etc. tienes tus datos dispersos. Y con los datos dispersos te pierdes de poder usar muchísimas herramientas Excel (autofiltros, tablas dinámicas, etc.) Muchas veces conviene tener todos los datos en una única tabla dentro de una sola hoja. Error #12 : repetir siempre la misma tarea Si haces manualmente la misma tarea una y otra vez estás perdiendo tiempo. En ese caso, deberías pensar en automatizarla con una macro Error #13 : subestimar el poder de Excel Microsoft Excel es mucho más poderoso de lo que te puedes imaginar. En la medida que comienzas a conocer todas sus funciones, herramientas y macros desatas todo su poder! Error #14 : meter números dentro de fórmulas Eso dificulta la tarea de saber donde están al momento de cambiarlos, o tener que hacer muchos cambios manualmente. Siempre hay que poner referencias a otras celdas dentro de la fórmula.
  8. 8. Error #15 : dejar filas o columnas intermedias vacías en una tabla Eso hace que lo que esté a la derecha o a abajo ya no sea reconocido como parte de la tabla por Excel. Y cuando ordenes los datos sobreviene el desastre! Error #16 : no planificar el modelo Excel permite comenzar a armar modelos y aplicaciones muy rápido. Pero la falta de planificación te impedirá ver el conjunto y tarde o temprano deberás rediseñar todo! Error #17 : no establecer mecanismos de control Cuando los modelos o aplicaciones Excel se vuelven muy grandes, conviene tener un sistema de autocontrol. En una sola hoja se deben armar fórmulas de control o comprobación que muestren rápidamente cuando algo anda mal! Error #18 : números como textos Muchas veces al importar datos de fuentes externas, los números están como textos. A pesar que se ven números, Excel los interpreta como textos y por lo tanto no los sumará! Error #19 : no hacer backups Algunas veces Excel puede ser algo inestable. Y su herramienta de autorecuperación no siempre es 100% fiable. Por otro lado, su opción de autoguardado tiene el defecto de reescribir siempre el mismo archivo. Lo mejor es usar el complemento autobackup . Error #20 : hacer difícil lo fácil Esto es bastante común, producto de no conocer Excel en profundidad. Estamos acostumbrados a ver diseños, fórmulas y macros súper enredadas que se podrían simplificar muchísimo.
  9. 9. NETGRAFIA: TODOEXCEL; http://www.todoexcel.com/20-errores-usuales-excel/ QUEESEXCEL; http://www.queesexcel.net/errores-de-excel.html ERRORESDEDATOS; http://www.ual.es/~aposadas/TeoriaErrores.pdf

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