Eje tematico no. 2

583 visualizaciones

Publicado el

presentacion acerca del documento electronico, clasificacion, caracteristicas, conservacion y gestion de los mismos

Publicado en: Educación
1 comentario
0 recomendaciones
Estadísticas
Notas
  • Sé el primero en recomendar esto

Sin descargas
Visualizaciones
Visualizaciones totales
583
En SlideShare
0
De insertados
0
Número de insertados
2
Acciones
Compartido
0
Descargas
14
Comentarios
1
Recomendaciones
0
Insertados 0
No insertados

No hay notas en la diapositiva.

Eje tematico no. 2

  1. 1. EJE TEMÁTICO No. 2 GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LADOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO ARMENIA 2013
  2. 2. GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS MARTHA YISELA FORERO RINCÓN DENISE GARCÍA HENAO ADRIANA GONZÁLEZ SAAVEDRA LILIANA MARCELA MENESES H PROFESOR JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO ARMENIA 2013
  3. 3. CONTENIDO•INTRODUCCION•OBJETIVO GENERAL•OBJETIVO ESPECIFICO•DEFINICION DE DOCUMENTO ELECTRONICO•CARACTERISTICAS•CLASIFICACION•PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACION DEDOCUMENTOS ELECTRONICOS•DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO•CONCLUSIONES•REFERENCIAS WEB
  4. 4. INTRODUCCIONDebido a la constante evolución de la sociedadnace el documento electrónico. Anteriormenteel soporte de un documento era el papel y lainformación se registraba de forma manual. Peroel desarrollo de la tecnología cambio la forma decomunicarnos y de manejar la información, dandopaso a los medios electrónicos que cada vez seposesionan mas y que constantemente estánsiendo creados, almacenados y diseminados pormedio de computadores; por eso es importantefamiliarizarnos con la gestión electrónica de losdocumentos
  5. 5. La realización de la siguiente actividad tienecomo propósito, analizar, identificar yconceptualizar, los diferentes documentoselectrónicos, la problemática que surge en tornoa su conservación y los procesos archivísticosque se deben tener en cuenta para su adecuadagestión.
  6. 6. OBJETIVOS ESPECIFICOSConocer las características e importancia que tienen losdocumentos electrónicos.Establecer el concepto de documento electrónico.Conocer e identificar los diferentes tipos de documentoselectrónicosIdentificar soluciones de conservación de documentoselectrónicosDeterminar los procesos que se llevan a cabo para la adecuadagestión archivística de los documentos electrónicos
  7. 7. DEFINCION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDocumento electrónico es aquel cuyo soporte material esalgún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y sucontenido está codificado mediante un código digital, elcual puede ser leído, interpretado, o reproducido,haciendo uso de detectores de magnetización.
  8. 8. Originalmente, cualquier archivo o registroelectrónico fue considerado como algo interno, ya quecuando existía un destinatario final, el soporte paraeste destinatario era invariablemente papel. Sinembargo, el desarrollo de las redes informáticas y elcorreo electrónico alteraron esa situación, surgiendodispositivos destinatarios que leían el documento ensoportes diferentes al papel.
  9. 9. VALOR LEGAL DEL DOCUMENTO ELECTRONICOLey 527 del 18 de agosto de 1999, por medio de la cual se define yreglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercioelectrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades decertificación y se dictan otras disposiciones. Aunque esta Ley se conoce como Ley de Comercio Electrónico, susalcances van más allá de las transacciones que se puedan realizar enlínea.Por ejemplo, les otorga reconocimiento jurídico a los documentoselectrónicos, tal como en este momento lo tienen los documentos enpapel, y los admite como pruebas en procesos legales.De igual manera, da valor a las firmas digitales.También tiene en cuenta aspectos como el transporte de mercancíaderivado de una transacción electrónica, y le dedica un capítulocompleto a las entidades de certificación.
  10. 10. COMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRONICOTIENE UN MENSAJE EXPRESA UN SOPORTE DURABILIDAD A LENGUAJE PLASMADO EN : TRAVÉS DEL CONVENCIONAL TIEMPO EN BITSTEXTO SERVIDORALFANUMERICOESQUEMAS CINTAGRAFICOS DISCOVIDEO USBFOTOGRAFIA DVD (etc)
  11. 11.  CONTENIDO: datos textuales, numéricos, gráficos, etc. ESTRUCTURA: forma de registrar la información (diseño, formato, soporte) CONTEXTO: información que permite entender el documento, gestionarlo, conservarlo, accederlo y protegerlo.
  12. 12. El documento debe estar escrito en lenguajebinario El documento debe estar o poder seralmacenado en soporte informático,magnético, óptico o cualquier otro, que cumplalos mismos fines Debe ser transformado, mediante laaplicación del correspondiente programainformático, a alguna clase de lenguajecomprensible para el ser humano
  13. 13. Cumple con todos los requisitos del documento enpapel, ya que contiene un mensaje en un lenguajeconvencional sobre un soporte. Es un archivo con ciertos atributos que contienendatos textuales o gráficos creados desde unacomputadora mediante un software. El archivo recibeun nombre y un formato para guardarlo y se puedeacceder a su contenido cuantas veces queramos,incluso para modificarlo, imprimirlo, copiarlo,eliminarlo, etc.
  14. 14.  Medio(el portador físico del mensaje) Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar). Forma física e intelectual ( las reglas de representación tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje) Acción (la actividad que da origen el documento)
  15. 15.  Los que intervienen en la consecución del mismo (autor, destinatario, redactor, creador) Vinculo Archivístico (la relación que vincula cada documento con el anterior y con el siguiente) Contexto ( el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento)
  16. 16.  AUTENTICIDAD: se puede probar que contiene lo que dice tener, quien es su autor y cuando lo envío FIABILIDAD: el contenido representa completa y precisamente las actuaciones o hechos de los que da testimonio INTEGRIDAD: el documento esta completo y no alterado. Todas las anotaciones y modificaciones adicionales tienen trazabilidad. DISPONIBILIDAD: el documento puede ser localizado, presentado, recuperado e interpretado cuando se requiera
  17. 17. A) SEGÚN EL USO Y ORIGEN EJEMPLOS PREVISTO DIGITALIZADOS: se crean a partir de un documento previamente impreso haciendo uso de un escáner DIGITALES PARA IMPRIMIR: se elaboran en medio electrónico para posteriormente imprimirse
  18. 18. A) SEGÚN EL USO Y ORIGEN EJEMPLOS PREVISTO MULTIMEDIATICOS: se crean para ser consultados en el computador aprovechando características de hipertexto y multimediaB) SEGÚN EL FORMATO TEXTO: por ejemplo un archivo .doc IMAGEN FIJA: pdf, jpg, tiff. IMAGEN EN MOVIMIENTO: avi, mpg, gif
  19. 19. B) SEGÚN EL EJEMPLOS FORMATO SONIDO: mp3, wma, wavc) SEGÚN EL SOPORTE MAGNETICOS: conservados en disquete, disco duro, memoria usb OPTICOS: conservados en cd, dvd, cd-r (regrabable)
  20. 20. D) SEGÚN LA EJEMPLOS CONEXIÓN DOCUMENTOS EN LINEA DOCUMENTOS FUERA DE LINEAE) SEGÚN EL CONTENIDO DE INFORMACION HOJA DE CALCULO BASE DE DATOS FORMULARIO
  21. 21. PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS•Pérdida de la Integridad Alteración del contenido•Pérdida del valor probatorio (Autenticidad +Integridad) Alteración o borrado de la firma electrónica Obsolescencia del software de verificación de firma Vulneración del sistema de firma electrónica (algoritmos de firma y de hash)
  22. 22. •Pérdida de la Disponibilidad Borrado del documento electrónico Deterioro físico de los soportes en los que se almacenan los documentos electrónicos Obsolescencia del soporte Obsolescencia del formato de documento electrónico•Pérdida de la Confidencialidad de los documentos electrónicos Acceso no autorizado a la información
  23. 23.  Crear depósitos de conservación adecuados debido a la vulnerabilidad de los soportes y la obsolescencia tecnológica. Temperatura 18 grados centígrados Humedad relativa 40% (variación de 5%) Se estima ciclo de vida 5 a 20 años el hardware y 5 a 10 años el software Garantizar confiabilidad, legibilidad, disponibilidad e integridad por medio de mecanismos de seguridad y protección del documento electrónico.
  24. 24.  Garantizar la confidencialidad de la información contenida mediante mecanismos de encriptación y claves simétricas o asimétricas Evitar la dependencia de un software o aplicativo determinado Implementar un programa de intervención que realice conservación preventiva, atención de desastres y restauración documental
  25. 25.  Mantener varias copias de seguridad actualizadas Garantizar la autenticidad y valor probatorio mediante firmas electrónicas, certificados digitales, marcas de agua, etc. Establecer medidas de seguridad informática, antivirus y de robo de información
  26. 26. MECANISMOS DE CONSERVACION A LARGO PLAZOSe basan en cinco elementos principales:•Utilización de formatos de firma longeva, como lasfirmas ADES, en los documentos electrónicos.•Gestión del ciclo de vida de la firma electrónica,anticipándose a la caducidad de las firmas electrónicasmediante el resellado de las mismas.•Utilización de formatos de documentos electrónicos,como PDF/A, en los documentos generados.
  27. 27. MECANISMOS DECONSERVACION A LARGO PLAZO.Custodia en un entorno seguro que siga lasdirectrices del ENS.•Gestión de obsolescencia de los formatos dedocumentos electrónicos: anticipándose a laobsolescencia de los formatos de documentoselectrónicos en coordinación con el futuro catálogode estándares del Esquema Nacional deinteroperabilidad (ENI).
  28. 28.  PRESERVACION TECNOLOGICA: conservar hardware y software obsoleto que garantice recuperación de información en el tiempo EMULACION: creación de software nuevo que imite las funcionalidades de los obsoletos MIGRACION: transferir la información a una tecnología mas avanzada CONVERSION a formatos estándar para no depender de un software determinado
  29. 29. DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVOEs el registro de información generada, recibida,almacenada y comunicada por medios electrónicos, quepermanece en estos soportes durante su ciclo vital; esproducida por una persona o entidad en razón de susactividades y debe ser tratada conforme a losprincipios y procesos archivísticos
  30. 30.  Organizar racionalmente los directorios informáticos y los accesos a los mismos. Establecer normas para el almacenamiento de los documentos electrónicos. Controlar y limitar la reproducción de copias. Eliminar las copias y versiones de un mismo documento (duplicidad de información). Establecer un sistema que garantice la integridad, autenticidad y confidencialidad de los documentos Contar con un sistema que permita la recuperación oportuna y eficaz de la información.
  31. 31. IDENTIFICACION Y DISEÑO: determinar cuales documentos electrónicos se producen con base en normas y funciones de la entidad, quien los produce y como serán producidos.
  32. 32. CAPTURA Y REGISTRO: establecer cuales documentos (recibidos y producidos) hacen parte del sistema de información, como se hace su entrada y descripción a través de metadatos para su recuperación posterior
  33. 33. CLASIFICACION: de acuerdo con los procesos y actividades de la entidad. Incluye cuadros de clasificación, tesauros, indexación y codificación a usar. Se recomienda aplicación de la norma ISO 15489
  34. 34. ORGANIZACIÓN: aplicación de los principios básicos de archivística tales como procedencia, integridad, orden natural, descripción y clasificación documental.
  35. 35. COMUNICACION: asegurar que la información se trasmite y distribuye a los usuarios correctos, en forma oportuna, completa y sin modificaciones.
  36. 36. GESTION CORPORATIVA: establecer las reglas de administración, elaboración, utilización y publicación de los documentos electrónicos.
  37. 37. ALMACENAMIENTO: se refiere a la conservación adecuada y temporal de la información en repositorios y soportes que permitan su consulta. Aquí también se estructuran las bases de datos para administrar la información.
  38. 38. SEGURIDAD Y ACCESO: Edición y difusión en formatos universales estándar Identificación de origen, estructura, contenido y descripción de los documentos electrónicos Establecimiento de perfiles de acceso y manipulación de la información
  39. 39. SEGURIDAD Y ACCESO Seguimiento a autoría y trazabilidad que asegure la autenticidad del documento Protección frente a fallas y usos del sistema Mecanismos de seguridad electrónica
  40. 40. VALORACION DOCUMENTAL: determinar los periodos de retención y la disposición final de los documentos electrónicos. Se establece también el proceso de administración de bases de datos por tener contenido complejo.
  41. 41. PRESERVACION DOCUMENTAL: determina el almacenamiento y conservación a largo plazo y las estrategias para garantizar la perdurabilidad en el tiempo.
  42. 42. CONCLUSIONESLas condiciones actuales y las nuevas tecnologías hacennecesario el desarrollo de directrices que orienten alusuario para su manejo adecuado.El profesional de la información debe identificarclaramente los documentos electrónicos para gestionarlosde manera adecuada y eficaz en todas sus fases de vida.La masificación de la información intensifica el desarrolloy uso de los documentos electrónicos y su localizacióneficiente a través de las redes informáticas.
  43. 43. REFERENCIAS WEBhttp://www.buenastareas.com/ensayos/Documentos-Electronicos-De-Archivo/792598.htmlhttp://www.upc.edu/arxiu/legislacio-i-normativa/5.-recomendaciones-cau-2007.pdfhttp://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/1999/ley_0527_1999.htmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/delec/delec.shtmlhttp://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=7306Casellas I serra, Lluis-Esteve, la gestión de los documentoselectrónicos: normas de referencia y contexto tecnológico,asociación de archiveros de Canarias, 2009.Universidad de la Salle, Organización de archivos electrónicos.Gomez Díaz, Raquel, Gestión electrónica de documentos, curso2006-2007
  44. 44. REFERENCIAS WEBhttp://www.slideshare.net/jacquelinesarmiento/documentos-electronicos-eje-tematico-2-4957058http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.htmlhttp://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.htmlhttp://ocw.usal.es/ciencias-sociales-1/gestion-electronica-de-documentos/contenidos/t4gestion_documentos_electronicos.pdfhttp://desunerg.blogspot.com/2009/02/dos-problemas-aquejan-los-documentos.htmlhttp://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/750.pdf http://www.youtube.com/watch?v=_8T14RYuEgA http://infonautica.net/docs/infomag/infodigital/contenidos/textos/E steban_1.pdf

×