SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS
Alba Marina Rueda Olivella 1
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METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS
DIAGRAMA DE PARETO
Alba Marina Rueda Olivella 2
Es una gráfica para organizar datos de forma que estos queden en orden descendente, de
izquierda a derecha y separados por...
El principal uso que tiene el elaborar este tipo de diagrama es para poder establecer un
orden de prioridades en la toma d...
El propósito del diagrama de Pareto es resaltar los valores individuales más
importantes y hacer notar cómo el 20% de ello...
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METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS
LLUVIA DE IDEAS
(BRAINSTORMING)
Alba Marina Rueda Olivella 6
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DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO / ESPINA DE PESCADO
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¿Por qué usarlo?
Para permitir que un equipo identifique, explore y exhiba gráficamente, con
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¿Cómo se hace?
1. IDENTIFICAR EL PROBLEMA
Identifique y defina con exactitud el problema, fenómeno, evento o situación
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2. IDENTIFICAR LAS PRINCIPALES CATEGORÍAS DENTRO DE LAS CUALES PUEDEN
CLASIFICARSE LAS CAUSAS DEL PROBLEMA
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teniendo en cuenta las categorías encontradas y mediante lluvia de ideas, se debe...
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Si una o más de las causas identificadas es muy compleja, ésta puede descomponers...
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DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO O
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
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METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS
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Los procesos deben ordenarse en forma secuencial de tal forma que permitan
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1. Facilita ejecutar los trabajos
2. Describe los diferentes pasos del proceso
3. impide las improvisaciones
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REPRESENTACION GRAFICA
DE LOS PROCESOSSIMBOLOS ESTANDARIZADOS
Limites: indica el inicio y el...
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DE LOS PROCESOSSIMBOLOS ESTANDARIZADOS
Espera: también llamado Bala, ...
REPRESENTACION GRAFICA
DE LOS PROCESOS
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1. Emplear el mínimo de símbolos, para simplificar el flujograma
2. en lo posible se debe utilizar una sola hoja con el fi...
• FLUJOGRAMA PICTORICO
Refleja el flujo del proceso de manera grafica
simple, mediante dibujos que muestran los
diferentes...
• FLUJOGRAMA DE BLOQUES
Es una forma sencilla de diseñar un
proceso mediante la utilización de bloques
que muestran paso a...
• FLUJOGRAMA VERTICAL
el flujograma de desarrolla de arriba
abajo utilizando la simbología ya
anotada o simplemente los bl...
• FLUJOGRAMA HORIZONTAL
el diagrama de estos procesos se
hace horizontal. no se recomienda
cuando el proceso tiene muchos
...
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  1. 1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS Alba Marina Rueda Olivella 1
  2. 2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS DIAGRAMA DE PARETO Alba Marina Rueda Olivella 2
  3. 3. Es una gráfica para organizar datos de forma que estos queden en orden descendente, de izquierda a derecha y separados por barras. Permite, pues, asignar un orden de prioridades. También podemos decir que es una comparación cuantitativa y ordenada de elementos o factores según su contribución a un determinado efecto. El objetivo de esta comparación es clasificar dichos elementos o factores en dos categorías: • Las "Pocas Vitales" (los elementos muy importantes en su contribución) • Los "Muchos Triviales" (los elementos poco importantes en ella) SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS DIAGRAMA DE PARETO 3
  4. 4. El principal uso que tiene el elaborar este tipo de diagrama es para poder establecer un orden de prioridades en la toma de decisiones dentro de una organización. Evaluar todas las fallas, saber si se pueden resolver o mejor evitarlas. CARACTERISTICAS: • Simplicidad: Tanto la Tabla como el Diagrama de Pareto no requieren ni cálculos complejos ni técnicas sofisticadas de representación gráfica. • Impacto visual: El Diagrama de Pareto comunica de forma clara, evidente y de un "vistazo", el resultado del análisis de comparación y priorización. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS DIAGRAMA DE PARETO TIPO DE CIRUGIA OCT NOV DIC TOTAL % PARETO OFTALMOLOGIA 357 249 229 835 26,9% 26,9% TEGUMENTARIO 266 215 179 660 21,3% 48,1% GENITAL FEMENINO 167 119 139 425 13,7% 61,8% OSTEOMUSCULAR 111 91 66 268 8,6% 70,5% URINARIO 66 74 61 201 6,5% 76,9% DIGESTIVO 62 78 48 188 6,1% 83,0% GENITAL MASCULINO 48 51 60 159 5,1% 88,1% OTORRINO 43 41 39 123 4,0% 92,1% CIRCULATORIO 34 23 38 95 3,1% 95,1% HEMODINAMIA 35 26 29 90 2,9% 98,0% ENDOCRINO 6 20 14 40 1,3% 99,3% NERVIOSO 4 6 3 13 0,4% 99,7% CAVIDAD ORAL 1 3 2 6 0,2% 99,9% RESPIRATORIO 1 0 1 2 0,1% 100,0% TOTAL 1201 996 908 3105 100,0% FRECUENCIA DE CIRUGIAS SOLICITADAS POR SISTEMAS 4
  5. 5. El propósito del diagrama de Pareto es resaltar los valores individuales más importantes y hacer notar cómo el 20% de ellos suma generalmente el 80% del total acumulado, lo cual conocemos como la regla del 80-20 o como principio de Pareto. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS DIAGRAMA DE PARETO TIPO DE CIRUGIA OCT NOV DIC TOTAL % PARETO OFTALMOLOGIA 357 249 229 835 26,9% 26,9% TEGUMENTARIO 266 215 179 660 21,3% 48,1% GENITAL FEMENINO 167 119 139 425 13,7% 61,8% OSTEOMUSCULAR 111 91 66 268 8,6% 70,5% URINARIO 66 74 61 201 6,5% 76,9% DIGESTIVO 62 78 48 188 6,1% 83,0% GENITAL MASCULINO 48 51 60 159 5,1% 88,1% OTORRINO 43 41 39 123 4,0% 92,1% CIRCULATORIO 34 23 38 95 3,1% 95,1% HEMODINAMIA 35 26 29 90 2,9% 98,0% ENDOCRINO 6 20 14 40 1,3% 99,3% NERVIOSO 4 6 3 13 0,4% 99,7% CAVIDAD ORAL 1 3 2 6 0,2% 99,9% RESPIRATORIO 1 0 1 2 0,1% 100,0% TOTAL 1201 996 908 3105 100,0% FRECUENCIA DE CIRUGIAS SOLICITADAS POR SISTEMAS Alba Marina Rueda Olivella 5
  6. 6. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS LLUVIA DE IDEAS (BRAINSTORMING) Alba Marina Rueda Olivella 6
  7. 7. Esta técnica es usada para ayudar al grupo a crear tantas ideas como sea posible en el menor tiempo posible. Puede ser usada de dos formas:  ESTRUCTURADA En este método cada persona en el grupo debe dar alguna idea cuando le toca el turno de participar. Este sistema “obliga” a participar a personas tímidas, pero a su vez crea una cierta presión a contribuir.  SIN ESTRUCTURAR En este método los miembros del grupo aportan ideas tan pronto como les vienen a la mente; Este sistema crea una atmósfera más relajada, pero se corre el riesgo que solo participen los más extrovertidos. LLUVIA DE IDEAS (BRAINSTORMING) SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS Alba Marina Rueda Olivella 7
  8. 8. Antes de la lluvia de ideas o Definir el propósito o Elegir pocos participantes (de 4 a 7) o Definir un espacio y las herramientas para el ejercicio Durante la lluvia de ideas o Escribir el problema tratado para que esté claro para todos. o No criticar nunca las ideas. o Escribir las ideas en un lugar visible para todos, evitando malos entendidos y repeticiones. o Anotar las palabras del que aporta la idea; no interpretarlas a la manera del que la escribe. o Ser breve Después de la lluvia de ideas o Resaltar las ideas consideradas más acertadas. o Dedicar tiempo para evaluar las ideas y decidir . SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS LLUVIA DE IDEAS (BRAINSTORMING) Alba Marina Rueda Olivella 8
  9. 9. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS DIAGRAMA CAUSA EFECTO ESPINA DE PESCADO Alba Marina Rueda Olivella 9
  10. 10. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS Un diagrama de Causa y Efecto es la representación de varios elementos de un sistema (causas) que pueden contribuir a un problema (efecto). Fue desarrollado en 1943 por el Profesor Kaoru Ishikawa en Tokio. También es conocido como Diagrama Ishikawa o Espina de Pescado por su parecido con el espinazo de un pez. Es una herramienta efectiva para estudiar procesos y situaciones y para desarrollar un plan de recolección de datos. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO / ESPINA DE PESCADO Alba Marina Rueda Olivella 10
  11. 11. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO / ESPINA DE PESCADO Elementos a revisar cuando vamos a analizar un problema: o Mano de Obra o Método o Materiales o Maquinaria o Medio Ambiente Alba Marina Rueda Olivella 11
  12. 12. ¿Por qué usarlo? Para permitir que un equipo identifique, explore y exhiba gráficamente, con detalles crecientes, todas las posibles causas relacionadas con un problema o condición a fin de descubrir sus raíces. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO / ESPINA DE PESCADO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS ¿Qué hace? · Permite que el equipo se concentre en el contenido del problema, no en la historia del problema ni en los distintos intereses personales de los integrantes del equipo. · Crea como una fotografía del conocimiento y consenso colectivo de un equipo alrededor de un problema. Esto crea apoyo para las soluciones resultantes. · Hace que el equipo se concentre en causas y no en síntomas Alba Marina Rueda Olivella 12
  13. 13. ¿Cómo se hace? 1. IDENTIFICAR EL PROBLEMA Identifique y defina con exactitud el problema, fenómeno, evento o situación que se quiere analizar. Éste debe plantearse de manera específica y concreta para que el análisis de las causas se oriente correctamente y se eviten confusiones. Una vez identificado el problema, debe escribirse con una frase corta y sencilla, en el recuadro principal o cabeza del pescado. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO / ESPINA DE PESCADO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS Alba Marina Rueda Olivella 13
  14. 14. ¿Cómo se hace? 2. IDENTIFICAR LAS PRINCIPALES CATEGORÍAS DENTRO DE LAS CUALES PUEDEN CLASIFICARSE LAS CAUSAS DEL PROBLEMA Definir los factores o agentes generales que dan origen a la situación, evento, fenómeno o problema que se quiere analizar y que hacen que se presente de una manera determinada La mejor estrategia para identificar la mayor cantidad de categorías posibles, es realizar una lluvia de ideas. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO / ESPINA DE PESCADO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS Cada categoría que se identifique debe ubicarse independientemente en una de las espinas principales del pescado Alba Marina Rueda Olivella 14
  15. 15. ¿Cómo se hace? 3. IDENTIFICAR LAS CAUSAS teniendo en cuenta las categorías encontradas y mediante lluvia de ideas, se deben identificar las causas, que prácticamente son los aspectos específicos de cada una de las categorías, que al estar presentes de una u otra manera, generan el problema. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO / ESPINA DE PESCADO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS Las causas que se identifiquen se deben ubicar en las espinas que confluyen en las espinas principales del pescado Alba Marina Rueda Olivella 15
  16. 16. ¿Cómo se hace? 3. IDENTIFICAR LAS CAUSAS Si una o más de las causas identificadas es muy compleja, ésta puede descomponerse en subcausas. Éstas ultimas se ubican en nuevas espinas, espinas menores, que a su vez confluyen en la espina correspondiente de la causa principal DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO / ESPINA DE PESCADO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS Alba Marina Rueda Olivella 16
  17. 17. ¿Cómo se hace? 3. IDENTIFICAR LAS CAUSAS Puede ocurrir que al realizar la lluvia de ideas aparezca una causa del problema que no pueda clasificarse en ninguna de las categorías previamente identificadas. En este caso, es necesario generar una nueva categoría e identificar otras posibles causas del problema relacionadas con ésta. El proceso de construcción de una Diagrama Causa-Efecto puede darse en dos vías: 1. se establecen primero las categorías y después, de acuerdo con ellas, se determinan las posibles causas. 2. se establecen las causas y después se crean las categorías dentro de las que éstas causas se pueden clasificar. Ambas vías son válidas y generalmente se dan de manera complementaria 4. ANALIZAR Y DISCUTIR EL DIAGRAMA Se debe analizar y discutir el diagrama entre los participantes de la reunión. La discusión debe estar dirigida a identificar la(s) causa(s) más probable(s) y a generar planes de acción, es decir, estrategias de mejoramiento y de ser necesario tomar decisiones. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO / ESPINA DE PESCADO SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS Alba Marina Rueda Olivella 17
  18. 18. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO O DIAGRAMA DE ISHIKAWA SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS Alba Marina Rueda Olivella 18
  19. 19. Los procesos deben ordenarse en forma secuencial de tal forma que permitan comprender su verdadera dimensión tornándolos mas eficientes. La mejor manera de entender un proceso es mediante su diagramacion o flujograma. Flujograma: es un método para describir gráficamente un proceso, mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras similares. Permite conocer y comprender los procesos a través de los diferentes pasos, documentos y unidades administrativas comprometidas SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD REPRESENTACION GRAFICA DE LOS PROCESOS Alba Marina Rueda Olivella 19
  20. 20. 1. Facilita ejecutar los trabajos 2. Describe los diferentes pasos del proceso 3. impide las improvisaciones 4. Permite visualizar todos los procesos 5. Identifica las debilidades y fortalezas del proceso 6. Permite un equilibrio en las cargas laborales 7. Genera un sentido de la responsabilidad 8. Establece los limites del proceso 9. Planea la diferencia de los que se hace contra lo que debería hacerse 10. GENERA CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD REPRESENTACION GRAFICA DE LOS PROCESOS VENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS Alba Marina Rueda Olivella 20
  21. 21. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD REPRESENTACION GRAFICA DE LOS PROCESOSSIMBOLOS ESTANDARIZADOS Limites: indica el inicio y el final del proceso. Dentro del símbolo se escribe la palabra Inicio o Fin. Acción se utiliza para representar la actividad. Ej. recibir, elaborar, verificar, etc. Se incluye en el rectángulo una descripción de la actividad. Inspección: indica que el proceso se ha detenido. Involucra una inspección por alguien diferente a quien desarrolla la actividad. Este símbolo requiere una firma de aprobación Decisión: Plantea la posibilidad de elegir una alternativa para continuar una u otra vía. Incluye una pregunta clave Documentación: este rectángulo con la parte inferior ondulada, indica que requiere una documentación para desarrollar el proceso. Ej. Una autorización, un informe, una orden de compra, una factura, etc. Alba Marina Rueda Olivella 21
  22. 22. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD REPRESENTACION GRAFICA DE LOS PROCESOSSIMBOLOS ESTANDARIZADOS Espera: también llamado Bala, se utiliza para indicar espera antes de realizar una actividad. Ej. Esperan una cita, esperan una cirugía. Dentro de el se debe escribir lo que se espera Conector: se utiliza para efectuar un enlace de una pagina a otra donde se continua el flujograma.. Transporte: la flecha ancha significa movimiento del OUTPUT. Ej. Envío de documentos por correo. Transmisión: La flecha quebrada se utiliza para mostrar transmisión de datos por via telefónica, fax o electrónica Sentido del flujo: la flecha indica el sentido del flujo , puede ser horizontal, ascendente o descendente Alba Marina Rueda Olivella 22
  23. 23. REPRESENTACION GRAFICA DE LOS PROCESOS SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Alba Marina Rueda Olivella 23
  24. 24. 1. Emplear el mínimo de símbolos, para simplificar el flujograma 2. en lo posible se debe utilizar una sola hoja con el fin de facilitar su manejo 3. El tamaño de los símbolos debe ser uniforme 4. las líneas de unión se representan por líneas rectas 5. El texto dentro del símbolo debe ser breve 6. Si hay varios documentos, el original se identifica con la letra O y las copias con números (1,2,3, etc) anotados en el extremo superior derecho, así: 7. Es muy conveniente que el área o cargo de los que intervienen en el proceso aparezcan en el diagrama. Ej: 8. El cliente debe aparecer en el flujograma, puesto que es la razón de ser de los servicios de la institución 9. La presentación debe ser clara y explicita, sin dar lugar a confusión SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD REPRESENTACION GRAFICA DE LOS PROCESOS DISEÑO DE LOS FLUJOGRAMAS 2 1 O Almacén Alba Marina Rueda Olivella 24
  25. 25. • FLUJOGRAMA PICTORICO Refleja el flujo del proceso de manera grafica simple, mediante dibujos que muestran los diferentes elementos del proceso, esta dirigido a público general, no hay elementos de índole técnico. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD REPRESENTACION GRAFICA DE LOS PROCESOS TIPO DE FLUJOGRAMAS Alba Marina Rueda Olivella 25
  26. 26. • FLUJOGRAMA DE BLOQUES Es una forma sencilla de diseñar un proceso mediante la utilización de bloques que muestran paso a paso el desarrollo del proceso. Al lado de cada bloque se coloca el nombre del colaborador encargado de la actividad. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD REPRESENTACION GRAFICA DE LOS PROCESOS TIPO DE FLUJOGRAMAS Valoración del paciente Elaboración de ordenes medicas Procesar muestras Suministro de drogas Orden de salida Epicrisis FIN Medico Medico Laboratorio Enfermera Medico Alba Marina Rueda Olivella 26
  27. 27. • FLUJOGRAMA VERTICAL el flujograma de desarrolla de arriba abajo utilizando la simbología ya anotada o simplemente los bloques, los textos se pueden anotar en los mismos bloques. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD REPRESENTACION GRAFICA DE LOS PROCESOS TIPO DE FLUJOGRAMAS Alba Marina Rueda Olivella 27
  28. 28. • FLUJOGRAMA HORIZONTAL el diagrama de estos procesos se hace horizontal. no se recomienda cuando el proceso tiene muchos pasos, pues se complicara su lectura y comprensión. Se puede hacer por bloques o simbología. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD REPRESENTACION GRAFICA DE LOS PROCESOSTIPO DE FLUJOGRAMAS Alba Marina Rueda Olivella 28
  29. 29. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD METODOS PARA ANALIZAR PROBLEMAS Alba Marina Rueda Olivella 29

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