BTW voor advocaten. Een praktische handleiding over hoe Flexsoft dit zal integreren in hun advocatensoftware Themis.

1. btw-seminarie
By flexsoft

2. Agenda
• Introductie
• De theorie op basis van cases
– Case 1: kostenassociatie
– Case 2: provisienota
• Algemene vragen
• Pauze
• Themis & Octopus: de werking
• Demo Themis & Octopus
• Todo 1/1/2014
• Hoe activeren?
• flexsoft

3. Introductie
• Is elke advocaat belastingplichtig?
– Zelfstandige
– Stagiairs
– Mandaten
• Schuldbemiddeling
• Voorlopig bewindvoerder
• Curator
– Kostenassociatie
– Vrijstellingsregeling
• Verhoging van de drempel?

4. Introductie
• Wanneer btw aanrekenen?
– Voltooiing van de dienst
– Betaling
– Keuze om met provisiefactuur te werken
• Wat met lopende dossiers?
– Prestaties 2013
– Prestaties 2014
– Circulaire afwachten

5. Introductie
• Maatstaf van heffing
–
–
–
–
–
–
Voorschotten
Voorgeschoten kosten
Derdenrekeningen
Rechtsplegingsvergoedingen
Pro-Deovergoedingen
Circulaire nog af te wachten

6. ?

7. Case 1: kostenassociatie
• Verkopen
• Advocaat A
– vennootschap
– 60% kosten in associatie
• Advocaat B
– eenmanszaak
– 40% kosten in associatie
– € 2000 prestaties
• € 1000 per advocaat
– € 200 gerechtskosten
• griffiebon
• Kosten
– € 121 aankoop (incl btw)
– € 1000 huur kantoor
• Vrijgesteld van btw
A
60 %
€ 1000
€ 100
B
40 %
€ 1000
€ 100
€ 121
€ 1000

8. Case 1: kostenassociatie
• Financiële verrichtingen
– Betalingen ereloon door cliënt op rekening advocaat
– Betaling van doorgefactureerde kosten aan associatie door
advocaat
– Betaling van kosten door associatie
• Aankoop (bvb telecom)
• Huur
A
60
€ 1000
€ 100
B
40
€ 1000
€ 100
€ 121
€ 1000

9. Case 1: kostenassociatie
Advocaat A
Omzet
Tot en met 2013
Vanaf 2014
Erelonen
€ 1000
€ 1000
Doorgerekende kosten*
€ 100
€ 100
€0
€ 210
€ 1100
€ 1310
€ 672,60
(60% van € 1121)
€ 660
+ € 138,60 btw**
Neerlegging balans
Neerlegging balans
-
btw-aangifte eigen
vennootschap
btw verschuldigd
Te betalen door cliënt
Bijdrage aan associatie – 60%
Jaarlijks
Boekhoudkundige
verwerking
Per kwartaal
*gerechtskosten vrij van btw
**aftrekbaar van € 210 verschuldigde btw
A
60
€ 1000
€ 100
B
40
€ 1000
€ 100
€ 121
€ 1000

10. Case 1: kostenassociatie
Advocaat B
Tot en met 2013
Vanaf 2014
Erelonen
€ 1000
€ 1000
Doorgerekende kosten*
€ 100
€ 100
€0
€ 210
Te betalen door cliënt
€ 1100
€ 1310
Bijdrage aan associatie – 40%
€ 448,4
(40% van €1121)
€ 440
+ € 92,40 btw**
In persoonlijke
aangifte
In persoonlijke
aangifte
-
btw-aangifte
eenmanszaak
Omzet
btw verschuldigd
Jaarlijks
Boekhoudkundige
verwerking
Per kwartaal
*gerechtskosten vrij van btw
**aftrekbaar van € 210 verschuldigde btw
A
60
€ 1000
€ 100
B
40
€ 1000
€ 100
€ 121
€ 1000

11. Case 1: kostenassociatie
Associatie
Omzet
Tot en met 2013
Vanaf 2014
Factuur vennootschap A
€ 660 excl btw
Factuur eenmanszaak B
€ 440 excl btw
btw verschuldigd
btw aftrekbaar
€ 231
-
€ 21*
Boekhoudkundige Jaarlijks
verwerking
Per kwartaal
btw-aangifte**
A
60
€ 1000
€ 100
B
40
€ 1000
€ 100
*huur is vrij van btw, dus btw aftrekbaar enkel van € 100 aankoop
** € 231 verschuldig - € 21 aftrekbaar = € 210 te betalen
€ 121
€ 1000

12. Case 1: kostenassociatie
• Aandachtspunten
– Meerdere btw-aangiftes
– Investeringen en historische btw-aftrek
– Btw-eenheid aanvragen, hoofdelijke aansprakelijkheid
• Wettelijke verplichtingen
– Geldig btw-nummer associatie, vennootschap en
eenmanszaak
– Formaliteiten btw-nummer aanvragen
– Tijdig btw-aangifte indienen en btw betalen!

13. ?

14. Case 2: Provisienota
Factuur wordt
direct geboekt
Ereloon
€ 2500
2013
Waarvan €
2000 provisie
Provisie
€ 1000
Provisie
€ 1000
Q1
Q2
Q3
Q4
Betaling
resterend
saldo € 500
Betaling beide
provisies
€ 2000
Q2
Q3
Q4
Omzet
€0
€ 2500
€0
btw
€0
€0
€0

15. Case 2: Provisienota
2014
Oud stelsel
Type van provisie
btw verschuldigd vanaf
Omzet belastbaar vanaf
Nieuw stelsel
Factuur
Nota*
Uitschrijven factuur
Betaling door cliënt
*van deze nota wordt een factuur opgemaakt na betaling door cliënt

16. Case 2: Provisienota
Ereloon
€ 3025
Waarvan €2420
provisie
2014
Provisie
€ 1210
Provisie
€ 1210
Q1
Q2
Q3
Betaling
resterend
saldo € 605
Betaling
provisies
€ 2420
Q2
OUD
NIEUW
Q4
Q3
Q4
Omzet
€ 1000
€ 1000
1500
€0
btw
€ 210
€ 210
315
€0
Omzet
€0
€0
2000
€ 500
btw
€0
€0
420
€ 105

17. ?

18. Algemene vragen
• Factuur deurwaarder - vervangingen:
• Boeken zoals u gewoon bent in Themis
• Verwerking mogelijk van facturen met of zonder btw
• Wat met andere kosten:
• Vertalingen: 21% btw-aftrek – 21% doorrekenen
• aankoop specifieke dossierlectuur: 6% btw-aftrek – 21% doorrekenen
• Rechtsplegingsvergoeding : zonder btw
• Prestaties/dossier vrij van btw:
• Commissaris in vennootschap
• Doceren aan universiteiten/hogescholen
• Schuldbemiddeling, voorlopige bewindvoering
• Pro Deo wél onderhevig aan btw

19. Pauze

20. Themis & Octopus
http://www.youtube.com/watch?v=Cjju7TDAco4

21. ?

22. Provisie: Flow
http://www.youtube.com/watch?v=-e9VVx6Tyio

23. Provisie: Demo
Ingeven van provisie met btw
Themis

24. Provisie: Demo
Ingeven van provisie met btw
Themis

25. Provisie: Demo
Ingeven van provisie zonder btw
Themis

26. Provisie: Demo
Ingeven van provisie zonder btw
Themis

27. Gerechtskosten: Demo
Ingeven van gerechtskost met btw
Themis
Automatische
afleiding van toe
te passen btw

28. Gerechtskosten: Demo
Ingeven van gerechtskost met btw
Octopus

29. Gerechtskosten : Demo
Ingeven van gerechtskost zonder btw
Themis
Automatische
afleiding van toe
te passen btw

30. Gerechtskosten : Demo
Ingeven van gerechtskost zonder btw
Octopus

31. ?

32. Todo 1/1/2014
Advocaat
• Aanvraag btw-nummer: hoe wat waar?
– formulier voor de aanvraag van het btw-nummer 604A (via google)
– Opsturen naar het juiste btw-controlekantoor:
http://annuaire.fiscus.fgov.be/qw/inputcom.php?co_competence=2
3011&lang=nl
• Afrekenen 2013 wat kan zonder btw
• Nakijken correct btw-nummer bij input bedrijfsfiche – btwplichtig in Themis (cfr. Klantenlisting) – Themis check?
• Duidelijke keuze maken stelsel provisienota’s
boekhoudkundig moeten worden verwerkt
• Mailing leveranciers met melding btw-plicht

33. Todo 1/1/2014
Accountant
• btw-eenheid
– aparte dossiers per lid van de btw-eenheid en dan optellen
van de verschillende btw-vakken van de verschillende
aangiftes in bv. Excel om dan de btw-aangifte van de eenheid
in te dienen
• Aanvraag btw-nummer:
– Associatie, eenmanszaak,…
• Volmacht neerlegging btw-aangifte
• Correcte afspraak inzake verwerking provisies

34. Todo 1/1/2014
Accountant
• De aanpassing van de btw-codes bij de kosten- en
opbrengstenrekeningen

35. Todo 1/1/2014
flexsoft
btw-pack
Update
•
•
•
•
aangepassen ereloon, provisie, creditnota, rappel,…
inlezing btw-codes
toekennen btw-codes aan dossiertypes
instellingen
• Major release 31/12/2013
• Patch release 31/01/2014 (afwachten circulaire)
• Update knowledgebase Themis

36. Hoe activeren?
on-site
•
•
•
•
remote
•geen downtime
•invullen checklist
•gecontroleerde update Themis
•prijs: 189€ excl btw/kantoor
DIY
•
•
•
•
geen downtime
ingeplande interventie door Flexsoft
gecontroleerde update Themis
prijs: 359€ excl btw/kantoor
update Themis zelf uitvoeren
specifieke aanpassingen zelf uitvoeren
geen inpgeplande tijd bij Flexsoft
prijs: Gratis excl specifieke prestaties btw-pack
Belangrijke opmerking:
•Klanten die Themis ingebruik zullen nemen na 1/12/2013 = BTW-pack inclusief
•U ontvangt nog mail waarin we u keuze vragen alsook bevestiging inplanning.

37. flexsoft
• Nieuw support center
Knowledgebase
•
•
•
•
online handleiding Themis
uw vraag of zoekterm intikken zoals bij “google”
toegang voor klanten en niet klanten
website Flexsoft, supportbutton Themis,…
Tickets
• aanmaken tickets via portaal
• status opvragen: Open, ingepland en gesloten
• overzicht alle tickets gemeld bij Flexsoft.
Forum
• belangrijke mededelingen Flexsoft
• feedback, suggesties Major Release
• Moderator Flexsoft

38. flexsoft
• Nieuwe release strategy: Roadmap
Categorie
Kwartaal 1
Agenda
Kwartaal 2
Communicatie
Kwartaal 3
Dossierbeheer
Kwartaal 4
Boekhouding
Belangrijke opmerking:
• inhoud major release: mid en low bugs als suggesties gebaseerd op forum
discussie
• enkel Major bug wordt binnen de 4 weken in een aparte update vrijgegeven.

39. Samenvatting
Administratief
Provisies
Prestaties
•
•
•
•
btw-nummer aanvragen/registreren
keuze btw-pack Flexsoft
mailing leveranciers btw-plicht
aanpassen algemene voorwaarden
•Nieuw of oud-stelsel
•Afspraak boekhoudkundige verwerking
• Afrekenen prestaties 2013
• Beslissing lopende dossiers

40. EINDE