Trazendo Plano Estratégico para o dia a dia da empresa - Abordagem de Processos - Planejamento de Processos (Tartaruga) - Gestão da Rotina - Gestão Visual

1. GESTÃO
PROCESSOS
Quadros de Gestão
Gestão Visual

2. Atualizado em 10/12ESTAS INFORMAÇÕES SÃO PROPRIEDADE DA FINETORNOS E NÃO PODEM SER UTILIZADAS OU REPRODUZIDAS SEM AUTORIZAÇÃO ESCRITA DA MESMA
• Nas organizações tradicionais, os processos são ignorados.
• Em uma organização orientada para processos, eles são
cuidadosamente projetados, mensuradoscuidadosamente projetados, mensurados e, o que é mais
importante, todos os entendemtodos os entendem.
• Nas organizações tradicionais, o funcionário realiza uma tarefa
comandado por seu chefe.
• Nas empresas voltadas para processos, o funcionário também
trabalha com outras pessoas, mas não seguindo ordens e sim em
um espírito de equipeequipe, com o propósito de alcançaralcançar
determinados resultados e objetivosresultados e objetivos definidos pelos clientes.
Michael Hammer
H S M M a n a g e m e n t
j u l h o - a g o s t o 1 9 9 8
Introdução

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• A ISO 9001:2008 exige uma abordagem de processo
• 4.1 Requisitos gerais
A organização deve
a) determinar os processos necessários para o sistema de gestão da
qualidade e sua aplicação por toda a organização (ver 2.1 e 2.2);
b) determinar a sequência e interação desses processos;
c) determinar critérios e métodos necessários para assegurar que a
operação e o controle desses processos sejam eficazes;
d) assegurar a disponibilidade de recursos e informações necessárias para
apoiar a operação e o monitoramento desses processos;
e) monitorar, mede e analisa esses processos, e;
f) implementar ações necessárias para atingir os resultados planejados e a
melhoria contínua desses processos
Requisitos

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 Definir Abordagem de Processos
 Interpretar Diagrama da Tartaruga e Ambiente Intranet para
Gestão de Processos
 Definir Diretrizes para Gestão da Rotina do Setor
 Planejamento Atividades
 Acompanhamento (SCRUM)
 Gestão Visual
Objetivos

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• Uma atividade ou conjunto de atividades que usa recursos e
que é gerenciada de forma a possibilitar a transformação depossibilitar a transformação de
entradas em saídasentradas em saídas pode ser considerada um processo.
• Frequentemente a saídaa saída de um processo é a entradaé a entrada para o
processo seguinte.
• Para uma organização funcionar de maneira eficaz, ela têm
que determinar e gerenciar diversas atividades interligadasinterligadas.
• A aplicação de um sistema de processos em uma organização,
junto com a identificação, interações desses processos e sua
gestão para produzir o resultado desejado, pode ser
referenciada como a "abordagem de processo""abordagem de processo"..
Abordagem de Processos

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• Oferece uma visão completa de um processo através de
informações chave.
Diagrama da Tartaruga

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Modelo

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Processo SaídaEntrada
Ambiente Intranet
Recursos Quem
Como Resultados

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Mapeamento dos Processos
Responsabilidades e Métodos

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Recursos e Riscos

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• Indicador é uma função que permite obter informações
sobre resultados de um processo ao longo do tempo.
• Características de um bom Indicador
– Refletir a visão do Cliente (interno ou externo)
– Indicar nível de utilização do recurso
– Ser sensível às variações do processo
– Ser Objetivos e facilmente mensurável e INTERPRETADO
– Fornece resposta de periodicidade adequada
– Estar próximo ao ponto de ocorrência do problema
Uso de Indicadores

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Paradas de Máquina
O que podemos
concluir desse
indicador?

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Paradas na Produção
Meta
!

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Análise de um Indicador
Padronização
Visual
Avaliação da
Equipe
Identificação
Objetiva
Melhor Sentido
para
Tendência
Legenda Clara
(pareto!)
META
Período
Representativo
Periodicidade
Adequada
Origem
Relevante

15. ESTAS INFORMAÇÕES SÃO PROPRIEDADE DA FINETORNOS E NÃO PODEM SER UTILIZADAS OU REPRODUZIDAS SEM AUTORIZAÇÃO ESCRITA DA MESMA
Avaliação da equipe
Indicação Visual
Nota Ícone Interpretação
1
CRÍTICO! Resultado Muito Ruim; (abaixo de 75% da meta definida)
Série Mostra vários outros pontos abaixo da meta.
Demanda ação integrada URGENTE com várias células.
2
RUIM! Resultado abaixo de 80% da meta.
Série Mostra outros pontos abaixo da meta.
Ações Planejadas em andamento
3
REGULAR! Resultado abaixo de 90% da meta
Série instável, alternando bons e maus resultados.
4
BOM! Resultado acima de 90% da meta.
Série mostra clara tendência positiva.
Consolidar Ações executadas em Trabalho Padrão.
5
ÓTIMO! Resultado Consolidado acima de 95%.
Série Histórica estável há pelo menos 3 meses!
Trabalhar na Melhoria Contínua.

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Comunicação
Divulgação
Localização
Informação

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Saídas
Evidências Objetivas
Divulgar próximo ao ponto de arquivo de documentos do setor:
(arquivo, gaveteiro, armário ou equivalente)

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• A Gestão da Rotina de trabalho é uma
metodologiametodologia essencialmente práticaprática, de
aplicação imediata, na rotina e no localno local
onde as atividades se desenvolvem, para que
todos gerenciem objetivando os resultadosresultados nono
dia-a-diadia-a-dia do trabalho.
Gestão da Rotina

19. ESTAS INFORMAÇÕES SÃO PROPRIEDADE DA FINETORNOS E NÃO PODEM SER UTILIZADAS OU REPRODUZIDAS SEM AUTORIZAÇÃO ESCRITA DA MESMA
Calendário de Atividades
– identifique quais são as
atividades chaves diárias do
setor e planeje o calendário
semanal
– Repita estendendo a análise
para demais atividades que
acontecem todo mês
– Por fim faça um levantamento
das macro atividades que se
distribuem no ano

20. Atualizado em 10/12ESTAS INFORMAÇÕES SÃO PROPRIEDADE DA FINETORNOS E NÃO PODEM SER UTILIZADAS OU REPRODUZIDAS SEM AUTORIZAÇÃO ESCRITA DA MESMA
• ScrumScrum
– é uma metodologia ágil para gestão e planejamento
• PapéisPapéis
– Equipe: grupo responsável por entregar soluções
– Facilitador/Mediador: coordena reuniões, registra as ações e promove melhorias.
• Reunião DiáriaReunião Diária
– breve reunião (normalmente de manhã) onde cada membro responde 3 perguntas
• O que fez ontem (andamento de suas ações em andamento),
• O que vai fazer hoje (prioridades)
• Quais impedimentos estão atrapalhando execução das tarefas
– Novas tarefas são registrada na lista “A fazer” (To Do).
– As tarefas priorizadas mudam para a lista “Em andamento” (In Progress)
– Tarefas concluídas são avaliadas pelo Facilitador que pode encerrar a tarefa, retrabalhar
com a equipe ou iniciar KAIZEN específico para conseguir atingir resultados
Reuniões da Equipe

21. ESTAS INFORMAÇÕES SÃO PROPRIEDADE DA FINETORNOS E NÃO PODEM SER UTILIZADAS OU REPRODUZIDAS SEM AUTORIZAÇÃO ESCRITA DA MESMA
Acompanhamento e
Tomada de ações
1. Capacitar nas ITs (OJT)
2. Diagnosticar cumprimento das ITs
3. Tratar desvios de resultado
4. Definir rituais de verificação de
resultado
PROBLEMAS
CRÔNICOS
PRIORITÁRIOS
TRATAMENTO DE FALHAS
(Diário)
• Remoção dos Sintomas
• Bloqueio de causas
RESULTADOS
METAS
ANUAIS
DIAGNÓSTICO TRABALHO
OPERACIONAL (DTO)
KPI’s
HORIZONTEANUALDIA-A-DIADASÁREAS
Standard
PADRONIZAÇÃO
• Capacitação OJT
• 6 SIGMA
• PDCA
• GRUPOS DE
MELHORIA
1. Projetos PDCA
2. Kaizen
3. Lean
4. Demais iniciativas
KAIZE
N
SCRUM

22. Atualizado em 10/12ESTAS INFORMAÇÕES SÃO PROPRIEDADE DA FINETORNOS E NÃO PODEM SER UTILIZADAS OU REPRODUZIDAS SEM AUTORIZAÇÃO ESCRITA DA MESMA
• Gestão Visual é um sistema de planejamento, controle e
melhoria contínua que deve:
– Permitir a todos saberem situação atual do processo, sem precisar
perguntar a ninguém ou ligar um único computador;
– Permitir que todos possam ver e entender a mesma coisa, tornando a
situação transparente, ajudando a focalizar nos processos e não nas
pessoas;
– Priorizar o que realmente é necessário e viabilizar melhorias
permanentes;
– Ser mantido pelos que realmente fazem o trabalho, que devem ser os
primeiros a perceber as anormalidades;
– Estar sempre conectada aos objetivos do negócio.
• Fonte Lean Institute
Gestão Visual

23. Atualizado em 10/12ESTAS INFORMAÇÕES SÃO PROPRIEDADE DA FINETORNOS E NÃO PODEM SER UTILIZADAS OU REPRODUZIDAS SEM AUTORIZAÇÃO ESCRITA DA MESMA
Diretrizes
Quadro de Gestão à Vista
Mapa do Processo
Lista de Tarefas
A disposição
das
informações
deve se ajustar
a melhor
comunicação
visual , em
função do tipo
de impressos
que integram o
quadro.
Mapa do Processo
Etiqueta 3,0 x 20,0 cm
Fonte Arial Bold
Cor branca
Fundo Negro
Tamanho 24
EtiquetasA3 A2
A4
(sulfite)
(2 x A4) (2 x A3)
(4x A4)
Tamanhos de impressão
Indicadores
CalendárioQUADRO GESTÂO GEPRO

24. Atualizado em 10/12ESTAS INFORMAÇÕES SÃO PROPRIEDADE DA FINETORNOS E NÃO PODEM SER UTILIZADAS OU REPRODUZIDAS SEM AUTORIZAÇÃO ESCRITA DA MESMA
• A Gestão Visual torna a situação transparente
• Norteia a ação de “vá ver” (genchi gembutsu)
– Rotineiramente identificar desvios
– Estabelecer as ações corretivas
• Permite exercer o papel de “Líder Servidor”
Trabalho da Liderança

25. Atualizado em 10/12ESTAS INFORMAÇÕES SÃO PROPRIEDADE DA FINETORNOS E NÃO PODEM SER UTILIZADAS OU REPRODUZIDAS SEM AUTORIZAÇÃO ESCRITA DA MESMA
Verificação dos Objetivos
Definir Abordagem de Processos
Interpretar Diagrama da Tartaruga e Ambiente Intranet para
Gestão de Processos
Definir Diretrizes para Gestão da Rotina do Setor
Planejamento Atividades
Acompanhamento (SCRUM)
Gestão Visual

26. ESTAS INFORMAÇÕES SÃO PROPRIEDADE DA FINETORNOS E NÃO PODEM SER UTILIZADAS OU REPRODUZIDAS SEM AUTORIZAÇÃO ESCRITA DA MESMA
““Somos o que repetidamente fazemos,Somos o que repetidamente fazemos,
portanto a excelência não é um feito, masportanto a excelência não é um feito, mas
um hábito.”um hábito.”
AristótelesAristóteles