Excel

Prof. Alicia E. Wiersma
Excel
 Introducción: Conceptos Generales
Ordenamientos
Listas
Gráficos
 Avanzado: Otras Funciones
Direccionamiento Absoluto y Relativo
Formatos condicionales

Comenzando
 Es una planilla de cálculo y como tal se la
usa fundamentalmente para realizar
cálculos sencillos o complejos. Estos los
puede realizar a través de fórmulas o de
funciones.
 Con los valores de la misma se pueden
realizar gráficos, ordenamientos, filtros, etc.

Barra de título
Barra de menú
Barra estándar
Barra de formato
Barra de fórmulas
Celda
Fila
Columna
Elementos de la ventana

La Barra de fórmula
 Recibe este nombre porque allí vemos lo
que estamos escribiendo en la celda.
 Desde ella podemos modificar el
contenido de la celda.
 En ella también se encuentran tres
botones: cancelar, introducir e insertar
función.

Funciones
 Son fórmulas predeterminas.
 Para utilizarlas, primero debo ubicarme en la celda donde
deseo que aparezca el resultado y luego presionar el botón
Insertar función. Lo puedo hacer desde:
 la barra de menú, con el Botón Insertar;
 el botón de la barra de fórmulas;
 el botón Autosuma de la barra estándar.
 En la ventana que se abre puedo elegir de la lista de las
usadas recientemente o buscarla por categoría.
 Las más utilizadas son: Suma, Promedio, Máximo, Mínimo,
Si, Contar, Contar si, Fecha, Hoy.


Otras operaciones matemáticas
 Cuando la operación a realizar no está como
fórmula, hay que crearla. Es el caso de restas,
divisiones, porcentajes y otras.
 Para realizarlas:
 me ubico en la celda donde deseo que aparezca el
resultado;
 presiono el signo = o el +;
 cargo la operación (puedo clickear en una celda, escribir
un número o la dirección de la celda en donde se
encuentre) y los operadores matemáticos que
correspondan.

A trabajar
PROVINCIAS ARGENTINAS
PROVINCIA VARONES MUJERES TOTAL DE HABIT. % SUPERFICIE DENSIDAD
MISIONES 397953 390962 29801
CORRIENTES 393252 402342 87199
ENTRE RIOS 500446 519791 76261
Supongamos que debemos completar una
planilla con los siguientes datos:
Nuestra tarea será ingresar al programa y obtener

Ingresamos a Excel y
tipeamos a fin de obtener

Una vez cargados los datos . . .
 Hay que completar las columnas vacías.
 Para ello nos ubicamos en la celda D3 y activamos
la función SUMA. Nos queda:
 =SUMA(B2;C2)
 Una vez ingresada, nos queda el resultado en D3
• Falta buscar el punto de arrastre y completar para las
otras dos provincias.

Seguimos . . .
 Para calcular el porcentaje, debemos
utilizar una fórmula:
 Ubicados en F3, escribimos: =D3/E3
 Y al introducir la fórmula, queda:
 Falta buscar el punto de arrastre y completar
para las otras dos provincias.

Una vez completada la
planilla, faltan los detalles:
1. Dejar a los valores de las densidades
con 2 decimales.
Selecciono los 3 números y voy en busca
del botón Disminuir decimales de la barra
de Formato

Más retoques
2. Colocar en dos líneas de la misma celda
el contenido de D2.
1. Me posiciono de dicha celda;
2. desde la Barra de fórmulas, ubicada delante
de la H, presiono las teclas Alt + Enter.
Ahora se la verá así:

3. Nos quedaría mejor si reducimos el ancho
de la columna D.
Para ello llevamos el cursor al punto
señalado y presionamos doble click.
Uno más

Y otro . . .
4. Aplicar autoformato a la planilla:
Para esto, ubicados en cualquier celda comprendida
entre A2 y F5, activamos el Botón Formato de la Barra
de Menú y elegimos de la lista desplegable, la opción
Autoformato, y de ésta, la más adecuada.
Se la verá así:

5. Centrar el título y cambiar la fuente:
 Para ello seleccionamos el Bloque A1:F1
 Buscamos el Botón Combinar y Centrar en
la Barra de Formato
 Buscamos el Botón Fuente de la Barra de
Formato y elegimos un tipo de letra de
nuestro agrado.
 Podemos cambiar el tamaño, el color, . . .
Más retoques

6. Cambiar color de fondo al título:
Selecciono el bloque combinado y busco el
Botón Color de Relleno en la barra de
Formato.
7. Poner bordes dobles a la planilla:
Selecciono el bloque, desde A1 hasta F5 y,
con el Botón Formato de la Barra de Menú
elijo la opción Celda y después Bordes.
Aquí elijo Estilo, Color, Contorno y Acepto.
Se la verá así:
Y otros detalles

Llegamos

Ordenamiento
Ordenar listas es lo más común y sencillo.
Sólo hay que posicionarse en una celda de
la tabla o base de datos e ingresar en Botón
datos de la Barra de Menú y desde allí optar
por el Botón Ordenar.
A continuación se despliega una lista como
la que se ve a la derecha:
Desde allí se puede indicar hasta 3 criterios de ordenamiento, como
lo vemos en una la guía telefónica.
De tener que ordenar por un solo criterio, se lo puede hacer desde
el Botón Orden Ascendente (u Orden Descendente) de la
Barra Estándar

Los filtros
 Son herramientas útliles a la hora de
buscar elementos utilizando algún criterio.
 Por ejemplo, en una guía telefónica se
podría establecer que sólo se vean los
apellidos que comiencen con W, o todos
los abonados de Azul, o los que tengan
un apellido tal, o que comiencen con una
letra en especial, o o o o. . . .

Comenzamos
 Para comenzar a utilizarlos debemos:
 1º Ubicarnos en una celda de la Base de
Datos
 2ª Cliquear en el Botón Datos de la Barra de
Menú.
 3ª Activar Botón Datos / Filtros / Autofiltros.
 Una vez hecho esto vamos a ver una
flechita en cada nombre de campo.

Segunda parte
En el ejemplo de abajo vemos cómo se
aplica en el campo PROVINCIA, donde
puedo elegir una provincia determinada, o
personalizar la búsqueda.

Personalizamos búsquedas
Al personalizar, debemos
escribir los criterios:
Acá vemos cómo, al
ingresar al filtro de TOTAL
DE HABIT., podemos
establecer condiciones:
Para luego de aceptar obtener:

Gráficos
 Para crear gráficos primero debemos
seleccionar el bloque de celdas a graficar,
donde, por supuesto debe haber valores
(números).
 Por ejemplo, se puede graficar el bloque de
la densidad, donde para que quede claro
qué valor representa cada elemento, se
selecciona los nombres de las provincias.
 Veamos el ejemplo.

Los gráficos
 Acá se seleccionó desde A2 hasta A5 y,
presionando la tecla CTRL, el bloque F2 hasta F5.
 Una vez hecho esto, se activa el botón
 que se encuentra en la barra Estándar.
 Automáticamente se presenta el asistente para
gráfico, que en 4 pasos nos ayuda a crearlo.

 Elegimos el tipo, los títulos, la ubicación
y nada más por ahora.
 Nos puede quedar algo así:
DENSIDAD
26,47
9,12
13,38
MISIONES
CORRIENTES
ENTRE RIOS
Los gráficos

El maquillaje
 Lo que resta es sólo maquillaje:
 Cambiar colores.
 Fuentes
 Fondos
DENSIDAD
26,47
9,12
13,38
MISIONES
CORRIENTES
ENTRERIOS

Cambiar colores
 Es tan fácil cambiar los colores, que vasta con
seleccionar el área específica, y seguir uno de los
dos caminos:
 Activamos el menú contextual de esa área, y
aparece la imagen de la derecha.
O
 Seleccionamos el botón Color de relleno de la
barra de Formato, para luego elegir Efectos de
relleno y obtener una ventana como la de la
segunda imagen, donde podemos optar por
Degradado, Textura, Trama o Imagen. En el
caso de ésta última, se la debe buscar en la
unidad o carpeta en la que esté guardada.

Fuentes
Las fuentes se pueden modificar tanto su modelo o
estilo, como su tamaño, su color, la alineación, el
fondo, etc.
 Para ello seleccionamos el área, y activamos el
menú contextual.
O
 Desde la barra de
formato

Fondos
Cambiar un fondo es
similar a Cambiar
Colores, por lo que
podemos remitirnos a
esa pantalla para
modificar el aspecto
del mismo.

Segunda parte:
Veamos otro ejemplo
Supongamos una
planilla con los registros
de lluvia del primer
trimestre del año.
Mes mm
Enero 54
Febrero 106
Marzo 85
A B
1
2
3
4

Las funciones más usadas
El programa cuenta con muchas funciones; se
deben cargar sin espacios. Las más usadas son:
Suma: para sumar grupos de celdas.
=SUMA(B2:B4)
Promedio: Calcula el promedio del grupo de valores indicados.
=PROMEDIO(B2:B4)
Máximo: Busca el mayor valor de un grupo de celdas:
=MAX(B2:B4)
Mínimo: Busca el menor de los valores en el bloque indicado.
=MIN(B2:B4)
Contar .si: Cuenta los números que cumplen con una condición.
=CONTAR.SI(B2:B4;<100)
Mes mm
Enero 54
Febrero 106
Marzo 85
A B
1
2
3
4

Otras funciones
 HOY: Devuelve el número de serie de la fecha actual.
=HOY()
 SI: Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO.
=SI(prueba_lógica;valor_verdadero;valor_falso)
 SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el criterio.
=SUMAR.SI(rango;criterio)
 BUSCARV: Busca un valor específico en la columna más a izquierda de
una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la
tabla.
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_a_buscar;indicador_columna;ordenad
o)
 BUSCARH: Busca un valor específico en la fila superior de una matriz o
tabla y devuelve el valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla.
=BUSCARH(valor_buscado;matriz_a_buscar;indicador_filna;ordenado)

Aplicamos algunas funciones
Aquí podemos ver el desarrollo de las funciones aplicadas

Formatos condicionales
 Se accede a esta herramienta desde el
menú Formato  Formato condicional.
 Permite modificar el formato previo de la
celda cuando la condición es verdadera o
se cumple.
 En general se utiliza junto con la función SI
para dar formato diferente a las celdas cuyo
valor cumplen con la condición de la
función, pero no es obligación.

¿Cómo se lo usa?
Se seleccionan las celdas o rango de celdas a las
que se desea dar formato (en el ejemplo de
lluvias, desde B2 a B4). Luego se accede a la
barra de Menú, Formato, Formato condicional y
se escriben los valores mínimo y máximo de las
celdas que cumplirán con la condición
establecida, para luego aplicar diferentes
formatos tales como color de fondo, fuente y
estilo, tramas, bordes, etc.
A B
1
2
3
4
Mes mm
Enero 54
Febrero 106
Marzo 85
Mes mm
Enero 54
Febrero 106
Marzo 85

Referencias absolutas y relativas
 Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la
posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la
celda a la que hace referencia.
 Si cambia o se copia la posición de la celda que contiene la
fórmula, se cambia o se copia la referencia. La referencia se
ajusta automáticamente.
 De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan
referencias relativas.
Referencias relativas 1

Referencias relativas 2
Por ejemplo, si copia una fórmula de una celda que posee una
referencia relativa mantiene la fórmula haciendo referencia a
su ubicación relativa.
Es el caso de la Densidad en el ejemplo de Población de la
Mesopotamia. Al copiarla en F4 y F5, mantiene la referencia
de dividir la celda que se encuentra dos columnas adelante
con la que está una columna adelante.

Referencias absolutas 1
Una referencia de celda absoluta en una fórmula,
como $A$1, siempre hace referencia a una misma
celda en una ubicación específica.
Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, la referencia absoluta permanece invariable.
Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia absoluta no se ajusta.
De forma predeterminada, las nuevas fórmulas
utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas
a referencias absolutas. .

Por ejemplo, si se quiere calcular el porcentaje de personas
que le corresponde a cada provincia, no se podría copiar por
referencia, dado que hay una celda que se debe mantener
fija. Es la del Total de habitantes.
Si utilizamos el punto de arrastre para copiarla, en G4
pondría =D4/D7 y, como en D7 no posee ningún valor,
considera que hay un 0, por el cual no se puede dividir.

Para que esto no suceda y mantenga a la celda D6
como divisor de las tres, colocamos el signo $
delante del 6
Como vemos, no solamente se pudo copiar la fórmula,
sino que además se le aplicó formato % y se agregaron
2 decimales.

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