Digitale Transformation in der Praxis, Event November 2016, präsentiert von Allgeier (Schweiz) AG und Microsoft Schweiz. Beleuchtung des Themas «Digitale Transformation» aus globaler Perspektive und Vorgehen in digitalen Transformations-Projekten. Praxisorientierte Showcases: Automatisierung von Rechnungseingang mit Finanzsystem-Integration, Daten-Integration in Office 365 anhand der Digitalisierung von Wertpapieraufträgen, Nutzung von Microsoft Dynamics CRM als zentrale Unternehmensplattform mit Integration in Microsoft SharePoint.

1. www.allgeier.ch
DIGITALISIERUNG IN DER PRAXIS
Digitalisierung in der Praxis Christian Denzler
Digitalisierung von Eingangsprozessen André Schmid
CRM als Unternehmensprozess-Plattform Christian Denzler

2. www.allgeier.ch
DIGITALISIERUNG IN DER PRAXIS
Trends
Vorgehen
Startpunkte

3. www.allgeier.ch
Trends
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Geschäftsprozesse & -modelle
Kunden
Technologien & Systeme
Consumerization, Omnichannel,
Transparenz
Uberization, Mass Customization,
Serviceorientierung, On-Demand
SMAC, Integration, XaaS
Umsetzung in meinem Unternehmen ?

4. www.allgeier.ch
Vorgehen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Wo sind wir?
Welche Bereiche
sollen wir verändern?
Wie starten wir?

5. www.allgeier.ch
 https://aback.iwi.unisg.ch/fileadmin/projects/aback/web/pdf/digital_maturity_m
odell_download.pdf
Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – z.B. Uni SG
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Wo?
Digital Maturity & Transformation Studie von der Universität St. Gallen

6. www.allgeier.ch
Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – DMM von Microsoft
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Wo?
Digital Themes
Capabilities
Enablers
Solutions

7. www.allgeier.ch
Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – DMM von Microsoft
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Wo?

8. www.allgeier.ch
 Strategische Ansätze
 Geschäftsmodelldigitalisierung
 Geschäftsmodellinnovation
 Treiber & Startpunkte der Veränderungen
 Kunden
 Geschäftsprozesse & -modelle
 Technologien & Systeme
 Identifikation & Umsetzung
 Top-down
 Button-up
 Lighthouse
Welche Bereiche sollen wir verändern?
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Prozesse & Modelle
Kunden
Technologien & Systeme
A B C
BA
Welche?

9. www.allgeier.ch
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Wie starten wir – Unsere Empfehlung
There is no silver
bullet – Es
braucht Insights
Ziellösung und
einen Business
Case definieren
Validierung: Mit
einem Piloten
Umsetzen,
Einführen,
Optimieren
Wie?

10. www.allgeier.ch
Themen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Wie?

11. www.allgeier.ch
Unser Angebot
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Paket: Kickstart Digitalisierungs-Initiative
Workshop: Neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit & Microsoft Tools kennen lernen
Heraus-
forderungen +
Chancen
Research Workshop
1 2 3
Customer Immersion
Experience – Microsoft
Plattform direkt erleben
Workshop Abklärungen,
Vertiefungen
Diskussion Lösungsansätze/
Definition Roadmap
CIE (Customer Immersion Experience) ist ein interaktiver
Workshop, bei dem Entscheidungsträger aus Business und
IT in die Welt der neusten Microsoft Technologien
eintauchen. Aus erster Hand erfahren und erleben Sie, was
mit den Produkten und Lösungen von Microsoft möglich ist.
A
B
Wie?
ab CHF 5’000.-

12. www.allgeier.ch
DIGITALISIERUNG VON EINGANGSPROZESSEN
Rechnungseingang Goldbach Group
Automatisierung Wertpapieraufträge

13. www.allgeier.ch
Für was genau steht die Goldbach Group heute?
Wenn mich die Leute fragen, was ich bin, sage ich: Ich bin ein digitaler Verkäufer.
Wenn ich sehe, wie die Medien heutzutage konsumiert werden, stelle ich fest, es
wird alles digital, selbst bei den Printmedien. Die Goldbach Group erschliesst und
verbindet den digitalen Werberaum und verkauft diesen den Kunden.
Ausschnitt Interview mit Michi Frank, CEO der Goldbach Group. Quelle www.goldbachgroup.com, 21.11.2016
Gesamter Artikel

14. www.allgeier.ch
Herausforderung und Ziele
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
15
Manueller Rechnungs-
Genehmigungsprozess
Manuelle Erfassung der
Rechnungen
Ca. 2’500 RE pro Mt.
Spezialfall
«Split-Rechnungen»
Durchgängig digitaler
Prozess
Automatische
Rechnungsprüfung,
Verminderung Fehler
Nachvollziehbarkeit
Revisionssicherheit

15. www.allgeier.ch
Lösung
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
16
Kreditor-
Stammdaten
Liste der
Sachbearbeiter
smart.CAPTUREsmart.CAPTURE scanviewscanview
Microsoft Dynamics AXMicrosoft Dynamics AX
Meta-
Daten
Meta-
Daten
PDF-APDF-A
ScannerScanner
PapierPapier
EmailEmail
Erfassung und Überprüfung
* Sortierung
* Erkennung
* Überprüfungen
* Zuweisung Sachbearbeiter
Dokumenten-Eingang
* via E-Mail
* via Post (Papier)
* via Scanner
* via PDF
Bearbeitung
* Workflow
* Visierung
* Fristenkontrolle
* Freigabe / Ablehnung
Datenübertragung
Übertrag der Daten von scanview auf MS Dynamics AX
Stammdaten-Export aus MS Dynamics AX auf SQL-Datenbank in smart.CAPTURE
Einlesen
Einlesen
Meta-
Daten
Meta-
Daten

16. www.allgeier.ch
Spezialfall Split Rechnungen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
17
Erkennung &
Validierung
Standard Daten
1

17. www.allgeier.ch
Spezialfall Split Rechnungen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
18
Erkennung &
Validierung
Standard Daten
Automatische
Aufteilung
1
2

18. www.allgeier.ch
Spezialfall Split Rechnungen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
19
Erkennung &
Validierung
Standard Daten
Automatische
Aufteilung
Kontierung
- Ganz: für AX
- Einzeln: KST, KTR
1
2
3

19. www.allgeier.ch
Projektdurchlauf, Learnings & Nutzen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
KickOff 03.07.2016
Produktiv 30.11.2016
Split Rechnungen mit
5 AT bereits in Phase I
Intensives Testing zahlt
sich aus
«Übliche Klassiker»
Abhängigkeiten,
Kommunikation, etc.
Ziele erreicht
Integration digitale
Signatur
Basis für weitere
Prozess-Automatisierung

20. www.allgeier.ch21
Automatisierung Wertpapieraufträge

21. www.allgeier.ch
Simply Clever: Office365 – smartCapture Integration
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
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Office365
Ablage
1
Erkennen &
Extrahieren
2
Office365
Ablage
3
Input
E-Mail
PDF
…
Office365
Ablage? (20-30%)
Metadaten
Office365
Ablage
Office365
Ablage> 90%
Metadaten
Weitere
Verarbeitung
Prüfung
Freigabe
…
Allgeier Standard
Schnittstelle
Input – (Office365)
- OCR – Office365
Office365,Azure, onPrem

22. www.allgeier.ch
Simply Clever: Office365 – smartCapture Integration
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
23
Office365 Ablage
mit Standard
Metadaten
Erkennen und
Extrahieren mit
smartCAPTURE
Office365 Ablage
mit zusätzlichen
Metadaten
1 2 3
1 2
3

23. www.allgeier.ch
Nutzen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
24
ECM A-Z mit
Office365/SPS-
Integration
Effizienz
Automatisches Auslesen
vorhandener Metadaten

24. www.allgeier.ch
CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Ausgangslage & Ziele
Vorgehen & Lösungsarchitektur
Abgebildete Prozesse
Resultate

25. www.allgeier.ch

26. www.allgeier.ch
Immobilienbewirtschaftung – Interaktionen und Dokumente
 Gebäude-/Anlagendokumentationen
 Unterhaltsdokumente
 Baudokumente
 Offerten
 Versicherungen
 ….
 Bewerbungen
 Verträge
 Reparaturen
 Reklamationen
 Nebenkosten
 …
Bewerber / Mieter / EigentümerPartner / Lieferanten / Behörden
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform

27. www.allgeier.ch
Herausforderungen & Ziele
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Content
Grosser Umfang an Dokumenten
• Historisch: Lückenhafte Dokumentation
• Wo ist was zu finden?
• Knowhow: Abhängig vom Zuständigen
Prozesse
Traditionelle, kaum automatisierte
Prozessunterstützung
Technologie
Unterschiedliche Systeme, oft sind die
Unterlagen für einen Fall in verschiedenen
getrennten Systemen (u.a. CRM, DMS).
Vollständige (digitale)
Dokumentation
Klarheit über den Arbeits-
fortschritt / offene Tasks
Single Point of Truth,
einfach erreichbar

28. www.allgeier.ch
Der Bewirtschafter
Wer macht’s?
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
• Er kennt die diversen Arten von Anfragen und Tasks
• Er kennt sein «Feld»
• «Seine» Immobilien
• Die verantwortlichen Personen, Dienstleister, Mieter
• Er weiss wie man «es» macht
• Regulatorische Vorgaben, interne Prozess,
Best Practice
• Interne und externe Zusammenarbeit
• Er erledigt Tasks
• Erstellung von Dokumenten
• Anfragen & Abklärungen

29. www.allgeier.ch
«And this is where our workflow redesign team went insane»

30. www.allgeier.ch
The most important contribution
management needs to make in the
21st century is … to increase the
productivity of the knowledge work
and the knowledge worker.
- Peter Drucker -
The computer is a moron.
- Peter Drucker -

31. www.allgeier.ch
 Programm «Digitaler Arbeitsplatz» mit verschiedenen Workstreams
Vorgehen
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Anbindung zwischen Dynamics CRM (Prozesstool) und SharePoint
(Dokumentenmanagement).
Einführung eines zentral verwalteten Vorlagen-Tools mit direkter CRM-
(Prozesse) und DMS-Integration (Ablage).
Etablierung eines Scanning-Prozesses mit automatischer Ablage.
Aufsetzung und Verankerung der Digitalisierungs-Prozesse.
1
2
3
4

32. www.allgeier.ch
Zielarchitektur
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Dynamics CRM
CRM
SharePoint 2016
DMS
Gebäude/Anlagedoku
Fall/Mieterakten
Collab (intern / extern)
Intranet Portal
(inkl. Prozessdokumentation/KM)
 LOB / ERP (Finanzen, Bewirtschaftung, Entwicklung)
Office
Vorlagen

33. www.allgeier.ch
A) Fragen zum Mieter
B) Einen neuen Brief für einen Mieter erstellen
C) Es kommt ein Brief per Post rein
Zentrale Arbeitsprozesse
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Scanning
CRM Dynamics
SharePoint
officeatwork

34. www.allgeier.ch
 Der Mitarbeiter arbeitet in erster Linie direkt aus dem CRM
= zentrales Prozess-Tool für Mieter- und Fall-Management
Einstieg: CRM Cockpit
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
CRM Dynamics
SharePoint

35. www.allgeier.ch
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Fragen zum Mieter / Mieterakte
CRM Dynamics
SharePoint
SharePoint App
12345 – Grüenegg, Seestr. 123 – Toni Muster
docs.schweizerimmobilien-beispiel.ch/1234/Fall123Miterarktie/Forms/Mieter.aspx?Filter=etc.
161234_Nachtrag-Mietvertrag.docx Nachtrag des Mietvertrages – Zusatzbestimmungen 13.11.16 M. Meier
M. Meier
M. Meier161234_Nachtrag-Mietvertrag_unt.pdf Nachtrag des Mietvertrages – Zusatzbestimmungen - unterschrieben 13.11.16 M. Meier
161234_ietvertrag_unt.pdf Mietvertrages – unterschrieben Mietvertrag 04.03.15 M. Meier
12345 – Grüenegg,
S…

36. www.allgeier.ch
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion
officeatwork

37. www.allgeier.ch
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Zentral verwaltete Vorlagen-Bibliothek
officeatwork

38. www.allgeier.ch
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion
officeatwork
OatW
hansmuster
Hans Muster & co. AG
Hans Muster
Seestrasse 97
8810 Thalwil

39. www.allgeier.ch
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Direkte Ablage im SharePoint
officeatwork

40. www.allgeier.ch
Digitalisieren eines eingegangenen Briefes
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Erstellung Scan
Deckblatt mit
QR Code
Ausdrucken des
Deckblattes
Einscannen +
automatische
Ablage am
korrekten Ort
Scanning

41. www.allgeier.ch
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Deckblatt Erstellung
Scanning

42. www.allgeier.ch
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Scan-Deckblatt mit QR-Code
Scanning

43. www.allgeier.ch
 Fokussierung auf Bewirtschafter (im ersten Schritt)
 Pilotierung
 Etappierte Einführung
 Begleitung durch Fachspezialisten
 Bei Einführung: Erhöhter End-User Support für
funktionale Fragen
Change Management
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform

44. www.allgeier.ch
 Systemunterstütztes, einheitliches und effizientes Arbeiten
 Vollständiges, automatisiertes digitales Ablagesystem
 Metadaten-unterstützte Suchfunktionen
 Einfaches Verwalten der Dokumente über den gesamten Prozess- und
Dokumentlebenszyklus
 Durchgängige Benutzer- und Zugriffskonzepte
Resultate
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform

45. www.allgeier.ch
CLOSING UND Q&A
Zusammenfassung
Angebote
Q & A
Links

46. www.allgeier.ch
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
47
… oder sich selber transformieren Transformiert werden…
• Erschaffen
• Verändern
• Verbessern
• Kultur & Philosophie («Mindset»)
• Als Netzwerk funktionieren
• Neue Business Modelle
• Chancen1853, Matthew C. Perry / Guns vs. Swords

47. www.allgeier.ch
Key Take Aways
ALLGEIER (Schweiz) AG | Company Presentation
48
Transformation braucht
Leadership
Schnell ausprobieren &
lernen (experiment and
fail)
Im Netzwerk denken
Neue Geschäftsmodelle
suchen (Bestehendes
verbessern)
Kunden, Mitarbeitende und
Produkte/Assets verbinden
Den kulturellen Change mit
effektiven Massnahmen
fördern

48. www.allgeier.ch
Links – ein kleine Auswahl
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
49
#Digitalization #Digitalisierung #IOT #Industrie40 #Industry40
#Azure #Office365 #SharePoint
Allgeier, Office365, Microsoft; MicrosoftCloud, MicrosoftMechanics, MicrosoftResearch

49. www.allgeier.ch
Microsoft Cognitive Services im Einsatz – Mehrwert für Sehbehinderte
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
50
Microsoft CEO Satya Nadella introduces the Seeing AI project and software engineer Saqib
Shaikh at the Microsoft Build Developer Conference. Shaikh, who lost his sight when he
was seven, helped develop the project, which uses computer vision and natural language
processing to describe a person's surroundings, read text, answer questions and even
identify emotions on people's faces. Video auf Youtube

50. www.allgeier.ch
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
51
Danke für Feedback Stay Tuned