Organización

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Organización

  1. 1. ESCUELAS DE ADMINISTRACIÓNESCUELAS DE ADMINISTRACIÓN INGENIERÍA EN ELECTROMEDICINAINGENIERÍA EN ELECTROMEDICINA ADMINISTRACIÓN GENERALADMINISTRACIÓN GENERAL PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓNPRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN Segunda función de la Teoría de laSegunda función de la Teoría de la Administración BásicaAdministración Básica Lic. Miguel A. Herrera MurilloLic. Miguel A. Herrera Murillo UNIVERSIDAD LATINAUNIVERSIDAD LATINA UNIVERSIDAD AMERICANAUNIVERSIDAD AMERICANA
  2. 2. ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN 22
  3. 3. Consiste en:Consiste en: Identificar las actividades requeridas, agruparlas en áreas y puestos de trabajo, asignaturas y jerarquizar tantos los puestos como las funciones correspondientes. Eso sí, requiere de una previa planeación Su importancia radica: En su papel como promotora de la eficiencia administrativa
  4. 4. . Estructura intencional formalizada de roles o. Estructura intencional formalizada de roles o posiciones.posiciones. Es en este sentido que definimos organizar como:Es en este sentido que definimos organizar como: •Identificación y clasificación de las actividadesIdentificación y clasificación de las actividades requeridas.requeridas. •Agrupamiento de las actividades necesarias paraAgrupamiento de las actividades necesarias para alcanzar objetivos.alcanzar objetivos. •Asignación de cada grupo o un gerente conAsignación de cada grupo o un gerente con autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo.autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo. •Disposición de coordinación horizontal (o al mismoDisposición de coordinación horizontal (o al mismo nivel organizacional, o uno similar) y verticalmentenivel organizacional, o uno similar) y verticalmente (como entre las oficinas corporativas, división y(como entre las oficinas corporativas, división y departamento ) en las estructura de la organización.departamento ) en las estructura de la organización. ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN
  5. 5. ORGANIZACIÓN:ORGANIZACIÓN:  Propósito y naturaleza de laPropósito y naturaleza de la organizaciónorganización  La organización define y orienta elLa organización define y orienta el trabajo en el interior de la empresa.trabajo en el interior de la empresa.  Su principal objetivo es: ayudar a que lasSu principal objetivo es: ayudar a que las metas de la empresa tengan significado ymetas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sussean importantes para todos sus miembros, contribuyendo a incrementarmiembros, contribuyendo a incrementar la eficiencia organizacional.la eficiencia organizacional.
  6. 6. El organigrama describe gráficamente los puestosEl organigrama describe gráficamente los puestos en la compañía y cómo están organizados.en la compañía y cómo están organizados. Muestra un retrato de la estructura de mandos yMuestra un retrato de la estructura de mandos y las diversas actividades que realiza cada persona.las diversas actividades que realiza cada persona. ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN Presidente Finanzas Recursos Humanos Marketing Producción Producción 1 Producción 2 Obrero 1 Obrero 2 Los cuadros representan trabajos distintos Los títulos muestran el trabajo desempeñado Las líneas representan la relación superior- subordinado Los niveles de administración están indicados por el número de capas horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades que están en el mismo rango y reportan a la misma persona están en un nivel.
  7. 7. ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN  ¿Qué entendemos por una organización formal y una¿Qué entendemos por una organización formal y una organización informal?organización informal?  Organización formalOrganización formal. Significa la estructura. Significa la estructura intencional de roles de una empresa formalmenteintencional de roles de una empresa formalmente organizada. Debe ser flexible y tener lugar paraorganizada. Debe ser flexible y tener lugar para el razonamiento, la utilización beneficiosa deel razonamiento, la utilización beneficiosa de talentos creativos y el reconocimiento de gustostalentos creativos y el reconocimiento de gustos y capacidades individuales en la más formal dey capacidades individuales en la más formal de las organizaciones.las organizaciones.  Organización informalOrganización informal. Es una red de. Es una red de relaciones interpersonales que surgen cuando losrelaciones interpersonales que surgen cuando los individuos se asocian entren sí. La organizaciónindividuos se asocian entren sí. La organización informar no se representa en la estructura formalinformar no se representa en la estructura formal de la empresa.de la empresa.
  8. 8. ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL Organización Formal
  9. 9. Niveles organizacionales y el ámbito deNiveles organizacionales y el ámbito de la Administraciónla Administración La estructura organizacional vertical es aquellaLa estructura organizacional vertical es aquella “caracterizada por una línea de mando angosta y muchos“caracterizada por una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existenniveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existen muchos niveles entre los administradores de mayormuchos niveles entre los administradores de mayor jerarquía y los de más bajo nivel.jerarquía y los de más bajo nivel. La estructura organizacional horizontal es aquellaLa estructura organizacional horizontal es aquella “caracterizada por una línea de mando amplia y de pocos“caracterizada por una línea de mando amplia y de pocos niveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existenniveles jerárquicos”. Lo anterior implica que existen pocos niveles entre los administradores de mayorpocos niveles entre los administradores de mayor jerarquía y los de más bajo nivel.jerarquía y los de más bajo nivel. Tramo de control:Tramo de control: es el número de colaboradores quees el número de colaboradores que reportan directamente a un ejecutivo o supervisor.reportan directamente a un ejecutivo o supervisor.
  10. 10. Un tramo de control - tramo administrativo o tramo deUn tramo de control - tramo administrativo o tramo de autoridad, está en función del número de colaboradoresautoridad, está en función del número de colaboradores queque dependen de un gerente.dependen de un gerente. Además tenemos que considerar para estos efectos:Además tenemos que considerar para estos efectos:  El tamaño de la organización.El tamaño de la organización.  La tecnología.La tecnología.  La especialización.La especialización.  Las actividades empresariales.Las actividades empresariales.  Las políticas generales.Las políticas generales. Longitud del tramo de controlLongitud del tramo de control STAFF PRO DUCTO A PRO DUCCION SECRETARIA VENTAS DESPACHO CONTABILIDAD ADM INISTRACIO N GERENTE GENERAL
  11. 11. Organización con tramos estrechosOrganización con tramos estrechos Ventajas: Estrecha supervisión. Control estricto. Rápida comunicación entre subordinados y superiores. Desventajas: Los superiores tienden a involucrase en exceso en el trabajo de los subordinados. Muchos niveles administrativos. Excesiva distancia entre el nivel más bajo y el más alto
  12. 12. Organización con tramos ampliosOrganización con tramos amplios Ventajas: Los superiores se ven obligados a delegar. Se debe establecer políticas claras. Los colaboradores deben ser cuidadosamente seleccionados. Desventajas: Tendencia de los superiores sobrecargados de trabajo a convertirse en cuellos de botella en las decisiones. Riesgo de pérdida de control para el superior. Se requiere de administradores de calidad excepcionales
  13. 13.  DepartamentoDepartamento: Área, división o sucursal: Área, división o sucursal específica de una organización sobre la que unespecífica de una organización sobre la que un gerente tiene autoridad para el desempeño degerente tiene autoridad para el desempeño de actividades establecidas.actividades establecidas. División organizacional: el departamentoDivisión organizacional: el departamento
  14. 14. Estructura de la organización:Estructura de la organización: departamentalizacióndepartamentalización
  15. 15.  Diferenciación y agrupamiento de actividades,Diferenciación y agrupamiento de actividades, de acuerdo con:de acuerdo con: diferentes productos, líneas dediferentes productos, líneas de productos o servicios que ofrece la empresaproductos o servicios que ofrece la empresa..  DelegarDelegar a su ejecutivo divisionala su ejecutivo divisional, amplia, amplia autoridad para la realización de las diversasautoridad para la realización de las diversas funciones que se desprenden del procesofunciones que se desprenden del proceso aludido a un producto o un servicio.aludido a un producto o un servicio.  Empresas no industriales seEmpresas no industriales se departamentalizan por servicios: Ejemplodepartamentalizan por servicios: Ejemplo hospitales que tienen unidades de cirugía,hospitales que tienen unidades de cirugía, radiología, pediatría, entre otras.radiología, pediatría, entre otras. DepartamentalizaciónDepartamentalización por producto opor producto o serviciosservicios
  16. 16. T í t u l o d e l d i a g r a m a M E R C A D E O D I V I S I O N D E L U C E S I N D I C A D . I N G E N I E R I A P R O D U C C I O N C O N T A B I L I D A D V E N T A S D I V I S I O N D E I N S T R U M E N T O S D I V I S I O N D E H E R R A M I N D U S . I N G E N I E R I A P R O D U C C I O N C O N T A B I L I D A D V E N T A S D E V I S I O N D E M E D I D O R E S P E R S O N A L C O M P R A S F I N A N Z A S P R E S I D E N T E Departamentalización porDepartamentalización por producto o serviciosproducto o servicios
  17. 17. Ventajas y desventajas de la departamentalizaciónVentajas y desventajas de la departamentalización por productos o serviciospor productos o servicios VentajasVentajas DesventajasDesventajas •Coloca atención y esfuerzo en la líneaColoca atención y esfuerzo en la línea de productos.de productos. •Facilita el uso de capital,Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades yinstalaciones, habilidades y conocimientos especializados.conocimientos especializados. •Permite el crecimiento y diversidadPermite el crecimiento y diversidad de productos y servicios.de productos y servicios. •Mejora la coordinación de actividadesMejora la coordinación de actividades funcionales.funcionales. •Coloca la responsabilidad de lasColoca la responsabilidad de las utilidades al nivel divisional.utilidades al nivel divisional. •Aporta terreno de capacitaciónAporta terreno de capacitación conmensurable para gerentesconmensurable para gerentes generales.generales. •Requiere más personas conRequiere más personas con habilidades de gerente general.habilidades de gerente general. •Tienen a hacer difícil elTienen a hacer difícil el mantenimiento económico de serviciosmantenimiento económico de servicios centralescentrales •Presenta el creciente problema dePresenta el creciente problema de control de la alta gerencia.control de la alta gerencia.
  18. 18. Departamentalización por función de la empresa: Implica la agrupación de unidades organizacionales, basada en la especificación de las actividades acordes a funciones administrativas; por ejemplo: Departamentos de Producción, mercadotecnia y ventas, Recursos Humanos y Finanzas.
  19. 19. Estructura funcionalEstructura funcional Título del diagrama ASISTENTE DEL PRESIDENTE PERSONAL INVESTIGACION DE MERCADOS PLANEACION DE MERCADEO PUBLICIDAD Y PROMOCION ADMINISTRACION DE VENTAS VENTAS COMERCIALIZACIÓN ADMINISTRACION DE INGENIERIA DISEÑO PRELIMINAR INGENIERIA ELECTRICA INGENIERIA MECANICA INGENIERIA HIDRAULICA EMPAQUE CONTROL DE CALIDAD INGENIERIA PLANEACION DE LA PRODUCCION INGENIERIA INDUSTRIAL INGENIERIA DE PRODUCCION COMPRAS MONTAJE PRODUCCION GENERAL PRODUCCION PLANEACION FINANCIERA PRESUPUESTO CONTABILIDAD GENERAL CONTABILIDAD DE COSTOS ESTADISTICA Y PROC. DATOS FINANZAS PRESIDENTE
  20. 20. Ventajas y desventajas de la estructura funcionalVentajas y desventajas de la estructura funcional VentajasVentajas DesventajasDesventajas •Es el reflejo lógico de las funciones.Es el reflejo lógico de las funciones. •Se mantiene el poder y prestigio de lasSe mantiene el poder y prestigio de las funciones principales.funciones principales. •Se sigue el principio de lasSe sigue el principio de las especialización ocupacional.especialización ocupacional. •Se simplifica la capacitación.Se simplifica la capacitación. •Se cuenta con medios para unSe cuenta con medios para un rigoroso control desde la cima.rigoroso control desde la cima. •Genera líneas de comunicación simpleGenera líneas de comunicación simple y clarasy claras •Simplifica la toma de decisionesSimplifica la toma de decisiones •Se resta importancia a los objetivosSe resta importancia a los objetivos generales de la empresa.generales de la empresa. •El punto de vista del personal clave seEl punto de vista del personal clave se sobre especializa y estrecha.sobre especializa y estrecha. •Se reduce la coordinación entreSe reduce la coordinación entre funciones.funciones. •El personal tiende a identificarse másEl personal tiende a identificarse más con su departamento que con lacon su departamento que con la empresa.empresa. •Lenta adaptación a nuevasLenta adaptación a nuevas condiciones.condiciones. •Se limita el desarrollo de gerentesSe limita el desarrollo de gerentes generales.generales.
  21. 21.  Se refiere a la diferenciaciación y agrupamiento deSe refiere a la diferenciaciación y agrupamiento de las actividades, por área o territorio, en relación conlas actividades, por área o territorio, en relación con la localización en la que el trabajo serála localización en la que el trabajo será desempeñado o el área de mercado, a ser servidadesempeñado o el área de mercado, a ser servida por la empresa. Es común en empresas quepor la empresa. Es común en empresas que operan en áreas geográficas amplias.operan en áreas geográficas amplias. Departamentalización por territorio o geografíaDepartamentalización por territorio o geografía Título del diagrama GERENCIA NORTE GERENCIA SUR GERENCIA CENTRO GERENCIA OESTEGERENCIA OESTE DIRECCIÓN
  22. 22. Ventajas y desventajas de laVentajas y desventajas de la departamentalización por territorio o geografíadepartamentalización por territorio o geografía VentajasVentajas DesventajasDesventajas •Coloca la responsabilidad a un nivelColoca la responsabilidad a un nivel más bajo.más bajo. •Da importancia al mercados yDa importancia al mercados y problemas locales.problemas locales. •Mejora la coordinación en unaMejora la coordinación en una región.región. •Aprovecha las economías de lasAprovecha las economías de las operaciones locales.operaciones locales. •Mejor comunicación frente con losMejor comunicación frente con los intereses locales.intereses locales. •Aporta bases de capacitaciónAporta bases de capacitación conmensurables para los gerentesconmensurables para los gerentes generales.generales. •La coordinación se vuelve más difícilLa coordinación se vuelve más difícil •Se limita el desarrollo gerencial y suSe limita el desarrollo gerencial y su visión global de la empresavisión global de la empresa •El personal tiende a identificarse másEl personal tiende a identificarse más con su departamento que con lacon su departamento que con la empresaempresa
  23. 23.  Agrupar actividades que reflejen un interés principalAgrupar actividades que reflejen un interés principal en los clientes, es común en una variedad deen los clientes, es común en una variedad de empresas. Los clientes son la clave para la forma deempresas. Los clientes son la clave para la forma de agrupar las actividades cuando cada grupo deagrupar las actividades cuando cada grupo de clietes es administrado por un jefe de departamento.clietes es administrado por un jefe de departamento.  Ejemplo: i) las tiendas de ropas suelen establecerEjemplo: i) las tiendas de ropas suelen establecer departamentos para damas, caballeros o niños. ii)departamentos para damas, caballeros o niños. ii) empresas de tipo bancario o de seguros.empresas de tipo bancario o de seguros. Departamentalización por grupos de clientesDepartamentalización por grupos de clientes Título del diagrama BANCA DE LA COMUNIDAD BIENES RAICES Y PREST, HIPOTECARIOS BANCA AGRARIA BANCA INSTITUCIONAL PRESIDENTE
  24. 24. Ventajas y desventajas de laVentajas y desventajas de la departamentalización por grupo de clientesdepartamentalización por grupo de clientes VentajasVentajas DesventajasDesventajas •Alienta el enfoque en las necesidadesAlienta el enfoque en las necesidades de los clientes.de los clientes. •Da a los clientes la sensación de queDa a los clientes la sensación de que tienen un proveedor compresivo.tienen un proveedor compresivo. •Desarrolla experiencia en áreas deDesarrolla experiencia en áreas de clientes.clientes. •Puede ser difícil coordinarPuede ser difícil coordinar operaciones entre demandas enoperaciones entre demandas en competencia de los clientes.competencia de los clientes. •Requiere gerentes y personal expertoRequiere gerentes y personal experto en los problemas de los clientes.en los problemas de los clientes. •Los grupos de clientes pueden noLos grupos de clientes pueden no siempre esta bien definidossiempre esta bien definidos
  25. 25. La jerarquía divide a la organizaciónLa jerarquía divide a la organización en niveles deen niveles de autoridad,autoridad, asignando a los jefes o superiores unaasignando a los jefes o superiores una autoridad específica sobre los niveles inferiores, y enautoridad específica sobre los niveles inferiores, y en donde se establece el tipo de autoridad de éstos.donde se establece el tipo de autoridad de éstos. Es el proceso, por el cual, los Gerentes distribuyen laEs el proceso, por el cual, los Gerentes distribuyen la autoridad a sus colaboradores y se asignanautoridad a sus colaboradores y se asignan responsabilidades nuevas o adicionales; se da porresponsabilidades nuevas o adicionales; se da por cuatro aspectos:cuatro aspectos: A.A. El que delegaEl que delega asigna objetivos a ellos.asigna objetivos a ellos. B.B. El que delegaEl que delega concede autoridad.concede autoridad. C.C. LaLa aceptaciónaceptación es unaes una responsabilidad.responsabilidad. D.D. El que delega hace queEl que delega hace que el otro sea responsable de losel otro sea responsable de los resultados.resultados. Delegación de autoridadDelegación de autoridad
  26. 26. Proceso de DelegarProceso de Delegar Diferencia de autoridad versus poderDiferencia de autoridad versus poder El PoderEl Poder es la habilidad para influir en lases la habilidad para influir en las personas, grupos, esencial para el logro ypersonas, grupos, esencial para el logro y realización de los objetivos individuales,realización de los objetivos individuales, organizacionales y sociales.organizacionales y sociales. La autoridadLa autoridad es el derecho conferido por eles el derecho conferido por el puesto para dar órdenes.puesto para dar órdenes.
  27. 27. Pirámide jerárquica y toma dePirámide jerárquica y toma de decisiones.decisiones. Nivel operativo Nivel táctico Nivel estratégico Descentralización Centralización
  28. 28. Menos informes/Menos informes/ pocos niveles jerárquicospocos niveles jerárquicos Una sola persona toma decisiones Una sola persona toma decisiones menos personal menos personalaltamente altamente capacitado y especializado capacitado y especializado.. Características de laCaracterísticas de la CENTRALIZACIÓNCENTRALIZACIÓN
  29. 29. La descentralización ayuda en:La descentralización ayuda en: 1.1. directivos pueden dedicar su tiempo a promover ladirectivos pueden dedicar su tiempo a promover la expansión de la empresa ( planeación estratégica).expansión de la empresa ( planeación estratégica). 2.2.Todos los administradores (de cualquier nivel)Todos los administradores (de cualquier nivel) toman decisiones.toman decisiones. 3.3. El nivel motivación de los empleados de nivelesEl nivel motivación de los empleados de niveles inferiores es mayor, al permitirles tomar decisiones.inferiores es mayor, al permitirles tomar decisiones. DescentralizaciónDescentralización La autoridad se delega de los niveles superiores a los niveles inferiores
  30. 30.  DE LÍNEA:DE LÍNEA: muestra la relación existente entremuestra la relación existente entre un jefe y un colaborador (relación autoridad yun jefe y un colaborador (relación autoridad y subordinación con la responsabilidad inherente).subordinación con la responsabilidad inherente).  STAFF:STAFF: unidades que dan a la organizaciónunidades que dan a la organización algún tipo de información especializada oalgún tipo de información especializada o asistencia técnica, que normalmente, toma laasistencia técnica, que normalmente, toma la forma de recomendaciones, consejos oforma de recomendaciones, consejos o sugerencias.sugerencias. Se representan con trazosSe representan con trazos discontinuos a diferencia de los utilizados paradiscontinuos a diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal.las relaciones de autoridad lineal. Autoridad: Línea y staffAutoridad: Línea y staff
  31. 31. Organización MatricialOrganización Matricial  Agrupa a las personas simultáneamente porAgrupa a las personas simultáneamente por funciones y divisiones; es decir, combina lasfunciones y divisiones; es decir, combina las estructuras funcional y divisional mencionadas.estructuras funcional y divisional mencionadas.  No es aplicable en cualquier tipo de empresa.No es aplicable en cualquier tipo de empresa. Pensada para aquellas que trabajan enPensada para aquellas que trabajan en proyectos. Conjunto de actividades únicas,proyectos. Conjunto de actividades únicas, particulares y específicas, que tiene un lapsoparticulares y específicas, que tiene un lapso determinado para realizarse y al que se ledeterminado para realizarse y al que se le asignan recursos para conseguirlo.asignan recursos para conseguirlo.  Una empresa utiliza esta estructura cuando:Una empresa utiliza esta estructura cuando:  En esta estructura organizacional “cadaEn esta estructura organizacional “cada empleado reporta tanto a un administradorempleado reporta tanto a un administrador funcional o de división, como a uno de proyectofuncional o de división, como a uno de proyecto o de grupo”o de grupo”
  32. 32. Organización MatricialOrganización Matricial VentajasVentajas DesventajasDesventajas •Debido a que cada proyectoDebido a que cada proyecto se reúnen especialistas dese reúnen especialistas de las diferentes áreaslas diferentes áreas funcionales, éstos sefuncionales, éstos se sensibilizan respecto a lasensibilizan respecto a la importancia del trabajo queimportancia del trabajo que realizan las áreas que norealizan las áreas que no son de sus especialidadson de sus especialidad •*Ahorra costo por la*Ahorra costo por la flexibilidad en la utilizaciónflexibilidad en la utilización del personaldel personal •La empresa tiene unaLa empresa tiene una orientación hacia losorientación hacia los resultados, enfocando laresultados, enfocando la generación de utilidades degeneración de utilidades de los proyectoslos proyectos *Es muy fácil que se puedan*Es muy fácil que se puedan suscitar conflictos desuscitar conflictos de autoridadautoridad *Puede crearse un vacío de*Puede crearse un vacío de autoridad con losautoridad con los empleados participantes enempleados participantes en los proyectoslos proyectos *La competencia entre*La competencia entre proyectos puede llevar alproyectos puede llevar al desequilibrio en el apoyo adesequilibrio en el apoyo a los mismolos mismo *Se requieren muchas*Se requieren muchas reuniones de trabajoreuniones de trabajo prolongadas.prolongadas.
  33. 33. Unidades Estratégicas deUnidades Estratégicas de NegociosNegocios UEN y la Organización VirtualUEN y la Organización Virtual  Son “pequeñas empresas establecidas en síSon “pequeñas empresas establecidas en sí mismas como unidades de una gran compañía,mismas como unidades de una gran compañía, para la promoción y manejo de cierto producto, opara la promoción y manejo de cierto producto, o líneas de productos, como si se tratará de unalíneas de productos, como si se tratará de una actividad empresarial independiente”actividad empresarial independiente”  Una organización virtual es “un concepto másUna organización virtual es “un concepto más bien amplio referente a un grupo de empresas obien amplio referente a un grupo de empresas o individuos independientes, enlazados entre sí porindividuos independientes, enlazados entre sí por medio de la tecnología de la informaciónmedio de la tecnología de la información”.”.

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