Ideas de como enfocar un posible proyecto de Implantación de una PMO. Desde el punto de vista más de una PMP (Project Management Profesional) acostumbrada a utilizar metodologías en cascada o tradicionales, pero enamorada y convencida de que el mundo AGILE, existe y hay que compartir y utilizar todo lo bueno.

1. Fase
1
del
Proyecto
de
Implantación
de
la
PMO
(Oficina
de
Proyectos)

2. Proyecto:
“Tus
retos
son
proyectos,
ges2onalos”
Cada
proyecto
es
un
mundo,
pero
podemos
simplificarlos
y
estandarizarlos
con
algunos
procesos,
plan>llas,
documentos
y
conceptos
en
común.
Metro
de
Bilbao
Metro
de
Madrid

3. Pensar
Sen2r
Hacer
L.
Aprendidas
1
4
2
3
2
1
2
3
4
1
3
3
2
1
Fase
1
:
Pensar
(el
qué
y
el
para
qué)

4. FASE
1:
Pensar
(el
qué
y
el
para
qué)
§ Paso
1:
Obtener
el
patrocinio
del
proyecto.
§ Paso
2:
Qué
tenemos?
Hacer
una
foto
inicial.
§ Paso
3:
Qué
necesitamos?
Propuesta
de
requisitos.
§ Paso
4:
Qué
podemos
llegar
a
tener?
Aprobación
del
alcance
inicial
a
implantar
Fase
1
:
Pensar
(el
qué
y
el
para
qué)

5. Paso
1:
definir
quién
va
a
ser
el
patrocinador
(*)
del
proyecto.
Factor
clave
de
éxito
en
todos
los
proyectos
y
muy
especialmente
de
este.
Paso
1
:
Definir
quién
va
a
ser
el
Patrocinador
Obje2vos,
ideales,
a
plantear
en
este
paso:
ü Compromiso
a
todos
los
niveles.
Generalmente,
suele
ser
un
proceso
TOP-­‐
DOWN
.
No
deja
de
ser
un
proyecto
esencialmente
organizacional.
ü Adherencia
a
los
procesos
estándares
mínimos
que
se
definan.
Solo
de
esta
forma
podremos
ir
avanzando
y
viendo
resultados
rápidos.
ü Propósito
de
ir
normalizando
y
u>lizando
estándares,
siempre
que
sea
posible.
ü Compromiso
a
nivel
presupuesto
para
la
formación
y
avance
en
el
grado
de
cultura
en
ges>ón
de
proyectos.
La
implantación
debe
de
ser
un
proceso
de
mejora
con2nua.

6. (*)
Patrocinador
“Un
patrocinador
es
la
persona
o
grupo
que
provee
recursos
y
apoyo
para
el
proyecto
y
que
es
responsable
de
facilitar
su
éxito.
El
patrocinador
puede
ser
externo
o
interno
a
la
organización
del
director
del
proyecto.
Desde
la
concepción
inicial
hasta
el
cierre
del
proyecto,
el
patrocinador
promueve
el
proyecto.
Esto
incluye
servir
de
portavoz
frente
a
los
altos
niveles
de
dirección
para
reunir
el
apoyo
de
la
organización
y
promover
los
beneficios
que
aporta
el
proyecto.
El
patrocinador
guía
el
proyecto
a
través
de
los
procesos
de
inicio
hasta
que
está
formalmente
autorizado
y
cumple
un
rol
significa>vo
en
el
desarrollo
del
alcance
inicial
y
del
acta
de
cons2tución
del
proyecto.
Paso
1
:
Perfil
y
role
del
Patrocinador
El
patrocinador
sirve
como
vía
de
escalamiento
para
los
asuntos
que
están
fuera
del
alcance
del
director
de
proyecto.
También
puede
par2cipar
en
otros
asuntos
importantes,
como
la
autorización
de
cambios
en
el
alcance,
revisiones
de
final
de
fase,
y
cuando
los
riesgos
son
par2cularmente
altos,
decidir
si
el
proyecto
debe
de
con2nuar
o
no.
El
patrocinador
también
garan2za
una
transferencia
eficiente
de
los
entregables
del
proyecto
hacia
el
negocio
de
la
organización
solicitante
tras
el
cierre
del
proyecto”.
PMBOK®

7. Necesitamos
una
persona
o
un
grupo
de
personas
que
nos
facilite
recursos
y
apoyo
para
el
proyecto.
Que
ejerza
de
facilitador
y
nos
acompañe
y
ayude
a
conseguir
su
éxito.
En
este
punto,
podemos
plantearnos
si
el
modelo
de
proyecto
que
vamos
a
seguir
es
convencional,
en
cascada,
liderado
con
mentalidad
de
PMP
o
un
modelo
de
proyecto
AGILE
liderado
por
un
Product
Owner
+
Scrum
Master
o
un
Coach
AGILE.
PMO
Esta
decisión
es
muy
importante
y
estará
condicionada
por
la
cultura
y
madurez
de
la
organización.
Si
queremos
ser
coherentes
con
lo
que
nos
traemos
entre
manos,,
debería
de
ser
del
mismo
modelo
que
la
metodología
dominante,
de
los
proyectos
que
vamos
a
ir
trabajando
en
la
PMO
que
queremos
implantar.
Importante,
poco
a
poco.
Es
un
proceso
de
mejora
con>nua.
Como
siempre,
“zapatero
a
zapatero”
por
lo
que
yo
voy
a
seguir
con
mi
perfil
y
role
que
más
domino,
el
de
PMP,
más
orientado
al
modelo
en
cascada,
pero
como
ya
comente
si
puedo,
“me
pido
un
mixto”.
NO!
Paso
1
:
Perfil
y
role
del
Patrocinador

8. Paso
2:
Que
tenemos?.
Hacer
una
foto
inicial.
Temas
a
tener
en
cuenta
para
sacar
esta
foto
inicial:
ü La
cultura,
el
es2lo
y
estructura
de
la
organización
y
su
nivel
de
madurez
en
temas
de
ges>ón
de
proyectos.
ü ¿cuál
es
la
tolerancia
al
riesgo
de
la
organización?
¿y
de
las
personas
que
van
a
par>cipar
en
el
proyecto?.
ü El
es2lo
de
comunicación
a
u>lizar.
ü Los
ac2vos
de
los
procesos
de
la
organización:
los
planes,
los
procesos
establecidos,
las
polí>cas
y
procedimientos,
bases
de
conocimiento
formales
o
informales
ü Los
factores
ambientales
de
la
empresa,
entre
otros:
la
distribución
geográfica
de
instalaciones
y
recursos,
los
estándares
de
la
industria
o
gubernamentales,
las
infraestructuras
Paso
2
:
Foto
inicial

9. Y
como
punto
estrella
de
este
paso
tenemos
la
iden2ficación
de
los
“interesados”.
A
mi
me
gusta
más
u>lizar
el
termino
anglosajón
de
“stakeholders”.
“Un
interesado
es
un
individuo,
grupo
u
organización
que
puede
afectar,
verse
afectado
o
percibirse
a
sí
mismo
como
afectado
por
una
decisión,
ac2vidad
o
resultado
de
un
proyecto.
Los
interesados
pueden
par2cipar
ac2vamente
en
el
proyecto
o
tener
intereses
a
los
que
puede
afectar
posi2vamente
o
nega2vamente
la
ejecución
o
la
terminación
del
proyecto.
Los
diferentes
interesados
pueden
tener
expecta2vas
contrapuestas
suscep>bles
de
generar
conflictos
dentro
del
proyecto.
Los
interesados
también
pueden
ejercer
influencia
sobre
el
proyecto,
los
entregables
y
el
equipo
del
proyecto
a
fin
de
lograr
un
conjunto
de
resultados
que
sa>sfagan
los
obje>vos
estratégicos
del
negocio
u
otras
necesidades.
La
gobernabilidad
del
proyecto,
la
alineación
del
proyecto
con
las
necesidades
u
obje2vos
de
los
interesados,
resulta
fundamental
para
la
ges2ón
exitosa
de
la
par>cipación
de
los
interesados
y
para
el
logro
de
los
obje>vos
de
la
organización.”
PMBOK®
Nota:
Para
todos
aquellos
que
la
palabra
le
parezca
dura,
podemos
u>lizar
otro
termino:
actores,
protagonistas
….
A
mi,
stakeholder,
a
base
de
usarla
me
gusta
y
es
un
estandar.
Lo
mejor,
adaptarla
a
la
cultura
de
la
organización
Paso
2
:
Foto
inicial

10. Paso
3
:
Propuesta
de
requisitos
Paso
3:
Que
necesitamos?
Propuesta
de
requisitos.
Me
estoy
refiriendo
a
los
requisitos
a
alto
nivel.
Una
iden2ficación
de
requisitos,
cuando
más
informal
mejor.
Toda
idea
es
válida
en
este
paso.
Una
especie
de
carta
a
los
“reyes
magos”,
inicial.
Cuando
más
amplia
sea
mejor.
Herramientas
más
serias,
como
el
“A3
thinking”
yo
lo
dejaría
para
pasos
más
avanzados.
Esto
no
significa
que
todo
requisito,
que
se
proponga
en
este
paso,
estará
dentro
del
alcance
del
proyecto,
ya
que
todavía
no
hemos
filtrado
(paso
3,
que
podemos
hacer).
Una
descripción
narra>va
del
producto
o
servicio
que
nos
gustaría.
Nota:
Se
recomienda
pensarla
y
escribirla
con
mentalidad
de
niños:
cariño,
ilusión
y
fe.
Si
la
firmamos,
mucho
mejor,
no
vaya
a
ser
que
los
regalos
no
vayan
a
su
des>no
final.
Y
muy,
muy
importante,
recordar
quienes
son
los
reyes
…

11. Como
posibles
herramientas
de
trabajo
podremos
u>lizar
dis>ntas
técnicas:
ü Talleres
facilitadores:
Sesiones
focalizadas
que
reúnen
a
par>cipantes
claves
para
iden>ficar
y
definir
requisitos.
Ayudan
a
definir
rápidamente
los
requisitos
mul>disciplinares
y
conciliar
diferencias.
Son
sesiones
interac>vas
que
bien
dirigidas
desarrollan
la
confianza,
fomentan
las
relaciones
y
mejoran
las
comunicaciones
entre
los
par>cipantes
y
conllevan
a
un
mayor
consenso.
Esta
técnica
ayuda
a
iden>ficar
y
resolver
problemas
rápidamente.
ü Tormenta
de
ideas:
Técnica
u>lizada
para
generar
y
recopilar
múl>ples
ideas
relacionadas.
Esta
técnica
no
incluye
votaciones
o
priorizar
las
ideas,
pero
a
menudo
se
incluyen
otras
técnicas
grupales
de
crea>vidad
que
si
lo
hacen
ü Técnicas
de
grupo
nominal:
suele
complementar
a
la
tormenta
de
ideas
mediante
un
proceso
de
votación
para
jerarquizar
las
ideas
más
ú>les
o
para
asignarles
prioridades.
ü Mapa
conceptual/mental:
Es
una
técnica
en
la
cual
las
ideas
que
surgen
durante
las
sesiones
de
tormentas
de
ideas
individuales
se
consolidan
en
un
esquema
único
para
reflejar
los
puntos
en
común
y
las
diferencias
,
y
generar
nuevas
ideas
ü Diagramas
de
afinidad
:
es
una
técnica
que
permite
clasificar
un
gran
número
de
ideas
en
grupos
para
su
revisión
y
análisis
ü Análisis
de
decisiones
con
múl2ples
criterios:
Es
una
técnica
que
u>liza
una
matriz
de
decisiones
para
establecer
criterios,
tales
como
niveles
de
riesgos,
incer>dumbre
y
valoración.
Esta
nos
permite
evaluar
y
clasificar
muchas
ideas.
ü Otras
muchas:
Cues>onarios
y
encuestas,
proto>pos,
estudios
compara>vos,
Paso
3
:
Propuesta
de
requisitos

12. Paso
2
:
Foto
inicial
Cualquiera
de
las
herramientas
o
técnicas
a
u>lizar,
siempre
es
muy
bien
complementada
con
el
uso
diver>do
de
la
“
Seis
sombreros
para
pensar”
Seis
sombreros
para
pensar.
Edward
De
Bono

13. Paso
4
:
Alcance
Inicial
Paso
4:
Que
podemos
llegar
a
tener?
Aprobación
de
lo
que
vamos
a
implantar.
En
este
paso
ya
nos
toca
decidir
cual
va
a
ser
el
alcance
inicial
del
proyecto.
De
todo
lo
propuesto
y
analizado
en
el
paso
3,
nos
toca
decidir
que
podemos
llegar
a
tener
al
final
del
proyecto.
Es
momento
de
filtrar
y
bajar
a
la
realidad.
Lo
principal
va
a
ser
la
aprobación
del
alcance
inicial.
Aquí,
vuelvo
a
ser
muy
PM,
y
sin
tener
en
cuanta
la
metodología
a
seguir,
yo
reconozco
que
soy
una
enamorada
del
Acta
de
Cons2tución,
documento
que
autoriza
formalmente
la
existencia
del
proyecto.
“El
beneficio
clave
de
este
proceso
es
un
inicio
y
unos
límites
del
proyecto
bien
definidos,
la
creación
de
un
registro
formal
del
proyecto
y
el
establecimiento
de
una
forma
directa
para
que
la
dirección
general
acepte
formalmente
y
se
comprometa
con
el
proyecto”
PMBOK
®

14. Consultora
Artesana.
Ges2ón
de
Proyectos
ana@arandaconsultora.net
www.arandaconsultora.net
608
098
098