El documento describe las funciones del departamento de Organización y Métodos en una empresa. Explica que este departamento tiene como objetivo asegurar la máxima eficiencia en la administración de la empresa mediante la aplicación de métodos científicos de organización. Algunas de sus funciones clave incluyen analizar la estructura y funcionamiento de la empresa, asesorar a otros departamentos, promover nuevas técnicas administrativas y estudiar formas de mejorar los métodos y procedimientos existentes.

1. UNIVERSIDAD FERMIN TORO
VICERECTORADO ACADEMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACION
CABUDARE – ESTADO LARA
Participante:
Ana Victoria García Molina
C.I.N° 9.144.884
Marzo, 2014
ANÁLISIS SOBRE
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

2. El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los
evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en resguardo a los
integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios
necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su
administración. Es así como hoy en día en la mayoría de las empresas
han sido creadas centrales de Organización y Métodos para dar eficiencia
y simplicidad al mecanismo administrativo; Organización y Métodos es
uno de los términos que integran la labor general de la racionalización.
Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es una
forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir
las actividades, como agrupar las tareas, como disponer de
procedimientos y como llevar los trabajos administrativos mecánicos con
la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los
resultados. Y por extensión se le llama Unidad, equipo o servicio de
Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la
aplicación de la técnica del mencionado servicio
La disciplina administrativa denominada Organización y Métodos,
conocida universalmente con la sigla "O&M", ha sido definida a lo largo
del tiempo por distintos teóricos y desde diferentes puntos de vista donde
podemos mencionar:
Según Martín Flor Romero: "Organización y Métodos es una rama
especializada de las Ciencias Administrativas, que busca asegurar la
máxima eficiencia y efectividad en los servicios de una empresa o
institución, mediante una adecuada organización y racionalización de los
métodos de trabajo. Esto se podrá lograr mediante el empleo o la
utilización racional de los recursos disponibles, sean estos: humanos,
financieros, materiales, tecnológicos, otros"
Como nos menciona J. Jiménez A. "Se designa con el nombre de
Organización y Métodos alos equipos o servicios destinados a investigar,

3. estudiar, asesorar y aconsejar sobre organización yracionalización del
trabajo, a toda clase de organismos o empresas".
Organización y Métodos
Tomando en cuenta estas definiciones debemos tener claro que la
Organización y Métodos es, antes que nada, un campo de las Ciencias
Administrativas y sus conceptos son universales, es decir, aplicable a
cualquier campo de acción (económico, administrativo, contable,
informática agroindustrias, empresas hoteleras, hospitalarias, etc.) Así,
considerando los criterios generales sobre esta materia, es importante
destacar que para el analista de O&M, el factor fundamental de
producción - en cualquier tipo de empresa - es el factor humano. De ahí
que todos sus esfuerzos estarán dirigidos a proporcionar al personal un
adecuado ambiente de trabajo, una distribución racional de actividades,
un buen sistema de comunicación, etc., a fin de lograr la máxima
eficiencia y productividad con el mínimo de esfuerzo, en el menor tiempo
posible y al mínimo costo.
La finalidad de una Organización y Métodos es asegurar el máximo de
eficiencia en el funcionamiento de la maquina administrativa y mediante la
aplicación adecuada de métodos científicos de organización, conseguir
economías en el costo de producción y en la utilización de la mano de
obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le
concede autoridad sobre otras unidades en administración.
La técnica de Organización y Métodos se desarrolla como consecuencia
de la Revolución Industrial; periodo en el que se formaron las grandes
organizaciones, y en ellas las primeras manifestaciones de problemas
administrativos. Así surgió, en consecuencia, la O&M como herramienta
de optimización administrativa; aunque inicialmente, con un criterio de
'eficientismo' en el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en las
áreas de servicios. Luego, la evolución natural de toda técnica la orienta
hacia la optimización del sistema de información, dejando a la

4. racionalización de gastos como un objetivo secundario o consecuente con
el primero. Se puede considerar a F. W. Taylor como el pionero del
desarrollo, a principios de este siglo, de las técnicas de O&M; técnicas
que fueron el sustento básico en el que apoyó el desarrollo de su
"Administración Científica". Posteriormente, en Gran Bretaña se admitió la
necesidad de utilizar técnicas especializadas de control para el área de la
administración pública, y se recomendó la creación de una división
especial dentro del Tesoro, que tendría como una de sus funciones el
realizar investigaciones en asuntos relacionados con la administración
departamental y los métodos de trabajo. No obstante, fue recién al
comienzo de la Segunda Guerra Mundial cuando esa actividad
organizacional constituida como División, comenzó a desarrollar un
programa completo de trabajos concretos y más específicos de O&M.
Poco después, y ante el éxito alcanzado por la División, en los ministerios
más importantes fueron incorporados a sus reparticiones sectores
estables de O&M.
En los actuales momentos, caracterizados por su complejidad, rápido
crecimiento económico y avance cada vez más acelerado de la tecnología
hacen que los sistemas de producción de bienes o servicios necesiten ser
modificados constantemente, imponiendo nuevas necesidades y cambios
a las organizaciones. En otras palabras, la aparición de máquinas o
equipos más sofisticados hacen que los métodos o procedimientos
empleados en determinado momento, se vuelvan obsoletos o poco
eficaces; exigiendo el uso de técnicas específicas que permitan la
actualización de los sistemas vigentes. Tomando en cuenta el crecimiento
de las actividades de las empresas, los directivos o las autoridades
ejecutivas deben dedicar mayor tiempo a los problemas de políticas
empresariales y a la planeación y control de los resultados, dejando a la
responsabilidad de otros, las áreas de organización y ejecución
propiamente dichas. Existe, por otro lado, una superespecialización
técnica de los diferentes campos; y teniendo en cuenta las limitaciones de
la mente humana, es muy difícil que un sólo profesional pueda asimilar

5. todos los conocimientos científicos técnicos y que, a la vez, disponga de
tiempo para aplicarlos en la solución de los diferentes problemas que se
presenten
De ahí la necesidad de los servicios de los analistas de O & M como
profesionales especializados en técnicas de análisis general para
diagnosticar y proponer las alternativas de soluciones, ya sea para una
mejor organización administrativa, o para el establecimiento de mejores
métodos de trabajo. Asimismo, para proporcionar a los directivos,
gerentes y jefes, los consejos técnicos necesarios para la realización de
una administración eficaz y eficiente. El análisis de sistemas es una
función especializada; conoce cuales son los métodos más eficientes y no
está comprometida con los intereses sectoriales. Puede conservar la
visión del conjunto y evitar la creación de compartimentos estancos que
repitan tareas, controles o archivos. Además, por lo hecho de su
especialización, puede tomar conocimiento y estar a la vanguardia de los
avances tecnológicos y ser un agente de cambio que incorpore las
nuevas técnicas que aumenten el grado de automatización requerido por
las tareas administrativas.
La ventaja principal de la Organización y Métodos que tiene sobre un
administrado es su responsabilidad en el estudio de los problemas
administrativos y puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener
que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas
en base de reunir datos y obtener la mayoría de información a través de
personas encargadas de las actividades que se analizan. Otra de las
ventajas, es el desarrollo de las facultades críticas, es decir, pensar en
términos de propósitos en vez de medios a interrogar sobre lo que se
hace y el porqué de ello.
Los estudios de organización y métodos son útiles para cualquier
empresa, ya sea esta industrial, comercial o de servicios. La asistencia y
asesoría de Organización y métodos a la dirección de la empresa, puede
darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta forma:

6. a nivel externo existen oficinas consultorios de asesoría, cuya labor
fundamental es realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales
muestran las siguientes características: Poseen personal calificado en el
ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y con
conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al
momento de realizar un Estudio de Organización y métodos pueden
plantear diversidad de soluciones de acuerdo a problemas existente, en
base a conocimientos teóricos o experiencias en otras empresas.Sin
embargo pueden alejarse de la realidad de la empresa, ya que en
algunasocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional,
problemashistóricos y el sentir general de la persona, puesto que por ser
personasextrañas a ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada; a
nivel interno el departamento de O&M, realiza permanentemente estudios
de organización y métodos, bajo las siguientes características: posee
personal propio, con experiencia y conocimientos de diferentes áreas de
la empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los
procedimientos internos.
Además puede llegar a conocer a profundidad las características internas
elementales desde cada área, así como la forma de pensar de las
personas en relación a los antecedentes históricos de los procedimientos
que utilizan y de la empresa en general. Sin embargo la poca experiencia
externa con otros tipos de empresas, pueden llegar a limitar las posibles
alternativas de soluciones a los problemas que sean objeto de estudio,
puesto que no existen puntos de comparación.
Para concluir podemos decir que un sistema de Organización y métodos
es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente
o departamento en que se localice, ayudara de manera directa en el
mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se
lleven acabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa
la organización. Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la
estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas

7. de los proyectos para trabajar de una manera más rápida eficaz y
consolida dora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones
tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.
Preguntas:
¿Todas las empresas tienen departamentos de Organización y Métodos?.
En la mayoría de las empresas han sido creadas unidades de
Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo
administrativo, Organización y Métodos es uno de los términos que
integran la labor general de la racionalización.
Sin embargo habrá situaciones en que no se justifique la creación de una
oficina propia de O & M en la organización: por que la empresa es
pequeña, porque el volumen de actividades no justifica, por evitar costos
fijos, etc.; es estos casos es más recomendable la contratación, por
tiempo determinado, de consultores externos. Ahora bien, es importante
tener en cuenta - para el caso en que las condiciones estén dadas - las
diferencias que existen entre contar con un asesor permanente de O & M
dentro de la empresa y la contratar los servicios de un asesor
externo. Aquellos que prefieren la contratación de un asesor externo,
destacan además de sus conocimientos especializados, los beneficios de
su experiencia en varios otros tipos de situaciones y de empresas, y
subrayan el hecho de que, por ser 'alguien' ajeno a la empresa, le será
más fácil tener objetividad e independencia de criterio; aunque quizás en
ese último aspecto también resida su desventaja, porque esa 'objetividad':
fría, técnica, matemática, sin medir consecuencias de tipo humana y
social es probable que le suscite resistencia entre el personal de la
empresa al realizar su trabajo e implementar sus propuestas. En cambio,
el asesor interno de la empresa posee una serie de ventajas frente a los
consultores externos. Así, además de ser un profesional especializado,
tiene un amplio y profundo conocimiento de las operaciones de la
empresa y de la organización social involucrada en ellas; de la cultura de

8. la organización; de los objetivos y mentalidad de los ejecutivos, etc.; lo
que le permitirá plantear vías más equilibradas en la resolución de
problemas, logrando en consecuencia una identificación y adhesión a sus
propuestas y eficacia en los resultados; cosa que sólo se puede lograr
con años de asociación y participación en el medio, y que resulta muy
difícil para una persona extraña a una empresa o institución.
¿Qué funciones debe desempeñar este departamento?
El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de
acuerdo con el desarrollo de la organización dentro de la que se ubica y
con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus
funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.
En las que se pueden destacar de la siguiente manera:
1. Estudian y analizan de manera permanente la estructura y el
funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que
efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general
de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de
modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su
diseño y la formulación de manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se
trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y
clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a
la administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo
solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas
administrativas;Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y
Gerenciales coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y
mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para
promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas

9. de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o
divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde
se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de
finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar
posibles mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba
realizar la organización en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de
métodos y a los principios generales para la resolución de problemas que
se plantean en la organización de la cual dependen.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y
métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan
desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los
funcionarios y empleados.
¿El aplicar Organización y métodos garantiza el éxito de la empresa?
Si, garantiza el éxito siempre y cuando se tenga presente las necesidad
de los servicios de los analistas de O & M como profesionales
especializados en técnicas de análisis general para diagnosticar y
proponer las alternativas de soluciones, ya sea para una mejor
organización administrativa, o para el establecimiento de mejores
métodos de trabajo. Asimismo, para proporcionar a los directivos,
gerentes y jefes, los consejos técnicos necesarios para la realización de
una administración eficaz y eficiente. El análisis de sistemas es una
función especializada; conoce cuales son los métodos más eficientes y no
está comprometida con los intereses sectoriales. Puede conservar la
visión del conjunto y evitar la creación de compartimentos estancos que
repitan tareas, controles o archivos. Además, por lo hecho de su

10. especialización, puede tomar conocimiento y estar a la vanguardia de los
avances tecnológicos y ser un agente de cambio que incorpore las
nuevas técnicas que aumenten el grado de automatización requerido por
las tareas administrativas.