How Do Our Most Successful Customers Do It? The Must-Have Ingredients for Val...
E invoicing quo vadis
1. Quo Vadis „elektronische Rechnung“
Dr. Donovan Pfaff, Bonpago GmbH
Frankfurt, 19. Januar 2012
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2. AGENDA
Aktueller Stand und Potenziale
Anforderungen der Unternehmen
Veränderungen im Markt und Ausblick
Kurze Zusammenfassung
Über Bonpago
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3. HERAUSFORDERUNGEN IM EINKAUF & FINANZEN
Einkauf Finanzen
• Schlecht strukturierte Prozesse • Finanzen häufig als
ohne Wiederverwendung von Auffangbecken der Fehler
Gleichteilen – häufig keine vorgelagerter Abteilungen
einheitlichen Vorgehensweisen
• Teilweise lange papierbasierte
• Häufig Bestellungen am Prozesse
Einkauf vorbei – ohne
Bestellbezug und vorbei an • Hoher Kostendruck in den
Rahmenverträgen Finanzabteilungen
• Hohe Anzahl von Medien- und • Hohe Anforderungen in Bezug auf
Organisationsbrüchen Steuer- und Finanzbehörden
• Steigende Kosten für Prozess- und Systemmanagement
• Ungenügender Investitionsschutz – was ist die richtige
Lösung
• Hohes Projektrisiko bei der Einführung neuer Systeme
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8. AGENDA
Aktueller Stand und Potenziale
Anforderungen der Unternehmen
Veränderungen im Markt und Ausblick
Kurze Zusammenfassung
Über Bonpago
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9. SITUATION UNTERNEHMEN
Zahlungseingänge
erfolgen immer später.3
Unzureichendes Kreditklemme
Debitorenmanagement Mittelstand,4
Hauptursache Steigende Anzahl
für Insolvenzen.2 Insolvenzen.6
Kleine Unternehmen
<6% der CFO zu-
mit Rückstand
frieden mit Ihren
bei automatisierten
Finanzprozessen.1
Prozessen.5
Quellen: 1 EFL-Studie 2007 2 Euler Hermes 2006
3 European Payment Index 2008 4 u.a. Siemens FS 2009
5 Deutsche Bank Research 2009 6 Manager Magazin 2009
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10. VORTEILE EINER DURCHGÄNGIGEN OPTIMIERUNG
75€*
75€**
117€***
100€****
[€/Zyklus]
0 20 40 60 80 100 120
Eine länderübergreifende Analyse zeigt Kostenreduzierung zwischen
75€ und 117€ pro Durchlauf (z.B. für jeden Auftrag – vom Auftrag bis zur
Verbuchung der zugehörenden eingehenden Zahlung)
* School of Management, Politecnico di Milano *** Vortrag Merlini, Konferenz el. Rechnungswesen 2008
** Vortrag Machater, Konferenz el. Rechnungswesen 2008 **** Kundenprojekte Bonpago
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11. KOSTEN EINGEHENDER RECHNUNGEN
Über 92% papierbasierter
Rechnungseingang
Elektronischer Rechnungsaustausch auf
der Agenda deutscher Unternehmen
Dauer von durchschnittlich 5 Tagen bis
eine papierbasierte Rechnung im System
erfasst ist (aus Befragung
Großunternehmen)
* Studie: „Aktueller Stand, Trends und Verbesserungspotenziale bei Finanzprozessen in deutschen Unternehmen 2007“, Bonpago GmbH
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12. ÜBERBLICK OPTIMIERUNGEN PURCHASE-TO-PAY
Papierbasierter Reklamationen
In knapp 89% der
Rechnungseingang verursachen
Reklamationen ist der
kostet Unternehmen durchschnittlich
Einkauf mit
zwischen 6,74€ und 11,40€ pro
eingebunden*
22,47€* Rechnung*
22,6% der
Reklamationen beruhen
auf formalen Fehlern in
75% der den Rechnungen*
Skontoverluste
sind auf Papierbasierte
Prozessgründe Rechnungen sind im
zurückzuführen* Durchschnitt 5 Tage
später in den Systemen*
*aktuelle Bonpago Studien (2007)
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13. ÜBERBLICK OPTIMIERUNGEN ORDER-TO-CASH
Papierbasierter Reklamationen
In eine Reklamation Rechnungsausgang kosten 128€ an
sind im Durchschnitt kostet 16€, im Prozesskosten*
2,86 Abteilungen Vergleich zu 2€ bei
eingebunden* elektronischem*
Im Rechnungsausgang
liegt das größte
Verbesserungspotenzial
Elektronische im Order-to-Cash
Rechnungen
werden bis zu 5 Nur gut 6% der
Tage früher bezahlt Finanzvorstände sind
mit Ihren Finanz-
prozessen zufrieden
*E-Finance Lab Frankfurt (2005)
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14. EINSCHÄTZUNG PROZESSKOSTEN
29,74 € 6,74 €
Kosten von
Kategorie Bewertung Unternehmen ca. 24,04 €
Mengen / Skaleneffekte 39.000 Rechnungen
Spätes Scannen, Projekt
Archivierung
läuft
Rechnungseingang Dezentral in Niederlassungen
zentral/ dezentral und zentral
Anteil Bestellbezug Rund 30%
Freigabe intern & Nieder-
Komplexität der Freigabe
lassung Splittung RE
Anteil Gutschriftsverfahren /
0%
Sammelrechnungen
Anteil elektronische
0%
Rechnungen
Informationskosten keine
Anteil Datensätze
keine
Verbuchung
Transport im Haus und
Kommunikationskosten
Niederlassung
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15. VERTEILUNG LIEFERANTENAKZEPTANZ*
8% EDI, bzw. Direktanbindung (fremd oder eigene Lösung)
25-
Druckertreiberlösung
Elektronischer Rechnungseingang
35%
Anzahl der Rechnungen/ Leiferant
20% Webportal (auf Basis von Kundendruck)
17% PDF 20- Restanteil Papier
30% (erreichbar über
ZUsatzdienste)
OCR
Anzahl der Lieferanten
*auf Basis von Erfahrungswerten, Stand ca. 18 Monaten nach Einführung, Klassen können variieren, je nach Detaillösung und Roll-Out
Maßnahmen
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25. AGENDA
Aktuelle Situation und Herausforderungen
Effizientes Geschäftsprozesse durch Automatisierung
Liquidität und Financial Supply Chain Management
Kurze Zusammenfassung
Über Bonpago
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26. FAZIT
Prozesse entlang der Supply Chain
• Fehlerquellen können durch
Allgemein
– Eine Prozessveränderung
– Veränderung des Aus- und/oder Eingangskanals erreicht werden
• Ganzheitliche Betrachtung, vom Einkauf bis zur Zahlung erforderlich!
• Im Rechnungseingang liegen die größeren Einsparpotenziale, die
elektronische Rechnung ist vor allem der Enabler für effizient,
nachgelagerte Prozesse (z.B. Cash- Liquiditätsmanagement)
• Elektronischer Rechnungsaustausch ist mehr als ein pdf zu versenden!
Handlungs- • Zunächst eine Prozessverbesserung durchführen
empfehlungen • Richtige Auswahl des Anbieters und der entsprechenden Lösung
vornehmen
• Kunden mit in den Prozess einbinden, vor allem die kleinen Lieferanten
• Rechtliche Voraussetzungen beachten
• Häufig mehr als reine Kostenvorteile!
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28. AGENDA
Aktuelle Situation und Herausforderungen
Effizientes Geschäftsprozesse durch Automatisierung
Liquidität und Financial Supply Chain Management
Kurze Zusammenfassung
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29. UNTERNEHMENSPROFIL BONPAGO GMBH
• 2000 als Spin-Off der Universität Frankfurt/ Main und dem E-Finance Lab
Fakten gegründet
• Gesellschafter:
– Prof. Dr. Bernd Skiera, ehem. SAP-Mitarbeiter, zahlreiche
Forschungsprojekte mit der SAP AG
– Dr. Gerhard Keller, ehem. SAP-Mitarbeiter, zahlreiche SAP-
Publikationen, u. a. mit Henning Kagermann
– Dr. Donovan Pfaff, u. a. Promotion in Zusammenarbeit mit der SAP AG
• Mittlerweile 20 Mitarbeiter
• Themenfokus
– Digitale Prozesse und Verknüpfung von IT, Prozessen und Strategien
– Suchmaschinenmarketing
– Iteratives Prozess PrototypingTM und Process Playbooks
• Branchen
– Mittelstandsunternehmen
– Finanzdienstleiter
– Industrieunternehmen
• Fokus auf Deutschland, Österreich und Schweiz
Länderfokus • Projekte in den USA, Schweden, Italien, UK, VAE in Zusammenarbeit mit
Partnern
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30. GRÜNDE DIE FÜR UNS SPRECHEN …
• Analysen zur elektronischen Rechnungsstellung und Reklamation bei
Projekte Konsumgüterhersteller und Industriekonzernen
• Mitarbeit bei Konzeption einer Lösung zur elektronischen Rechnungsstellung
und Reklamationsbearbeitung eines großen Softwareherstellers
• Weitere Projekte im Bereich der wertorientierten Geschäftsprozessanalyse im
Umfeld Rechnung bei einem Chemiekonzern und kleinen und mittelständigen
Unternehmen sowie Banken
Studien und
• Studien zum Stand und Zukunft sowie Varianten elektronischen
Rechnungsstellung im Mittelstand
Benchmarks
• Studie zur Financial Supply Chain und Rechnung unter deutschen Top-1000
Unternehmen
• Wettbewerbsanalysen für Anbieter und Strukturierung von Varianten zur
elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen
• Vorsitz auf Financial Supply Chain Management Konferenzen
Sonstiges • Mehrere Veranstaltungen und Vorträge im Umfeld elektronische
Rechnungsstellung
• Mehrere Preise und Auszeichnungen
• Zahlreiche Artikel und Bücher
• Seit über 10 Jahren Beratung im Bereich Financial Supply Chain
Management
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