O documento descreve o projeto de mapeamento de processos e elaboração de indicadores realizado pela Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica (SEFA) entre 2010-2011. O projeto teve como objetivos documentar processos, estruturar indicadores de desempenho e revisar elementos da estratégia organizacional da SEFA. Foram mapeados 74 processos distribuídos em 7 etapas ao longo de 425 dias, resultando na elaboração de 47 indicadores de processo.

1. 2011
GESTÃO DE
PROCESSOS
Projeto
Estratégia
Organizacional
SEFA
Ten Cel Int Alexandre Velloso Guimarães

3. “MANTER A SOBERANIA NO ESPAÇO
AÉREO NACIONAL COM VISTAS À
DEFESA DA PÁTRIA”

4. Comando da Aeronáutica
SEFA
74 ORGANIZAÇÕES
“UNIDADES GESTORAS”
Unidades - Exterior
ESTRUTURA ADMINISTRATIVA – COMANDO DA AERONÁUTICA

5. Comando da Aeronáutica
SEFA
Execução Orçamentária
Administração Financeira
Contratos e Convênios
Contabilidade
Controle Interno
Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica

6. Comando da Aeronáutica
SEFA
OBJETIVO
Identificar os aspectos contextuais e as
principais peculiaridades do estudo de
processos levado a efeito na SEFA entre
os anos de 2010 e 2011.

7. Comando da Aeronáutica
SEFA
ROTEIRO
Os motivadores do estudo de processos na
SEFA
A estrutura geral do projeto
O suporte teórico
As etapas e os resultados
Desafios, facilitadores e lições aprendidas

8. Comando da Aeronáutica
Os motivadores do
Estudo de Processos na
SEFA

9. Comando da Aeronáutica
SEFA
Motivadores do Caso “SEFA” (drivers)
•Pesquisa sobre “Gestão do Conhecimento” – 2009
•Necessidade de documentação de processos
Existência de documento com descrição dos processos de
trabalho
Sim
26%
Apenas
parcialmente
42%
Não
32%
Fonte: questionário de pesquisa (2009)

10. Comando da Aeronáutica
SEFA
Motivadores do Caso “SEFA” (drivers)
•Necessidade de estruturação de indicadores de
desempenho para a SEFA (Relatório de Gestão) - 2010
•Oportunidade de revisão dos elementos componentes
da estratégia SEFA
PROJETO ESTRATÉGIA
ORGANIZACIONAL SEFA

11. Comando da Aeronáutica
SEFA
P
O
L
Í
T
I
C
A
S
PROJETOS PROCESSOS
ESTRATÉGIAS OBJETIVOS
MISSÃO + VISÃO
Fonte: adaptação de Oliveira (2007, p. 177).
INDICADORES

12. Comando da Aeronáutica
Estrutura Geral do Projeto

13. Projeto Estratégia Organizacional SEFA
Identificar
processos
estratégicos
Elaborar
indicadores
Elaborar a
Estratégia
e Plano
Setorial
Elaborar
Programa
de Trabalho
Identificar
e analisar
riscos dos
processos
Relatório de
Gestão
Conceber a
missão, visão
e valores
Analisar o
ambiente
Mapear
processos
por áreas
Elaborar a
Política de
Economia e
Finanças da
Aer.
Elaborar
Plano de
Continuidade
de Negócios

14. Comando da Aeronáutica
SEFA
PROJETO ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL SEFA 425 dias 24/05/2010 06/01/2012
Aprovação do Cronograma e Fases 1 dia 24/05/2010 24/05/2010
Análise do Ambiente 12 dias 28/05/2010 14/06/2010
Elaboração da Missão e Visão 15 dias 28/05/2010 17/06/2010
Mapeamento e Análise de Processos 65 dias 18/06/2010 16/09/2010
Elaboração de Indicadores 49 dias 17/09/2010 24/11/2010
Elaboração da Política 196 dias 18/06/2010 18/03/2011
Elaboração da NPA do Relatório de Gestão 141 dias 28/05/2010 10/12/2010
Elaboração da Estratégia da SEFA 120 dias 21/03/2011 02/09/2011
Elaboração do Plano Setorial (PTA) 80 dias 05/09/2011 23/12/2011
Avaliação de Riscos dos Processos 95 dias 21/03/2011 29/07/2011
Elaboração do Plano de Contingências 85 dias 01/08/2011 25/11/2011
Elaboração da NPA de Revisão da Estratégia Organizacional 40 dias 14/11/2011 06/01/2012

15. Comando da Aeronáutica
Suporte Teórico

16. Comando da Aeronáutica
SEFA
Paim et al. Gestão de Processos:
pensar, agor e aprender. Porto Alegre:
Bookman, 2009.
Sordi, José Osvaldo de. Gestão por
Processos. Porto Alegre: Bookman,
2009. São Paulo: Saraiva, 2008.
Geston, J; Nelis, J. Business Process
Management. Butterworth-Heineman,
2008.
ABPMP – www.abpmp-br.org

17. Comando da Aeronáutica
SEFA
Trabalho ponta-a-ponta que entrega
valor aos clientes.
Association of Business Process Management Professionals
ABPMP (2009)

18. Comando da Aeronáutica
SEFA
Maturidade
Fonte: Paim et al (2009)

19. Comando da Aeronáutica
SEFA
Processos
Estratégia Cultura
TecnologiaIndicadores
Conhecimento
Estrutura
Fonte: Paim et al (2009)

20. Comando da Aeronáutica
SEFA
Gestão de Processos
ABORDAGENS
Gestão
Funcional
Gestão
Funcional de
Processos
Transversais
Gestão
Processual
Fonte: Paim et al (2009)

21. Comando da Aeronáutica
SEFA
Gestão Funcional de Processos Transversais
Prioriza a gestão organizacional a partir da idéia de
que os processos devem apoiar a coordenação do
trabalho, mas preserva a divisão do trabalho
centrada na especialização e não cria duas linhas
de autoridade.
Paim et al (2009)

22. Comando da Aeronáutica
SEFA
Visão das Estruturas
Vertical
Funcional
Funcional com
Processos
Processos
Horizontais

23. Comando da Aeronáutica
SEFA
Secretário
SUCONV SUFIN SUCONT SUAUD
VISEFA
Processo 1
Processo 2
Processo 3
Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica

24. Comando da Aeronáutica
SEFA
Vantagens da abordagem de processos como
complemento da estrutura funcional
• Maior integração decorrente da identificação das
interfaces organizacionais e de processos
• Percepção da organização como sistema
• Definição de mecanismos decisórios para solução
de conflitos
• Integração de bases de dados
• Definição de estruturas de governança para
processos

25. Comando da Aeronáutica
As Etapas e os
Resultados
“ANÁLISE DOS PROCESSOS SEFA E
ELABORAÇÃO DE INDICADORES”

26. Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 1 – Nivelamento do Conhecimento sobre Processos
Responsabilidade: GT Gestão e IEFA
Fase de estudos – compartilhamento de fontes
Seminário sobre Processos – Projeto “LUMINAR”
Revista “SEIVA”

27. Comando da Aeronáutica
SEFA
•Responsabilidade: representante de cada área no GT
•Apresentação da ferramenta de mapeamento
•Definição do detalhamento
•Seleção de área piloto
•Rodada de solução de dúvidas
•Mapeamento nas áreas
•Apresentação ao GT
Etapa 2 – Mapeamento dos Processos por Áreas
60 dias

28. Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 2 – Mapeamento dos Processos
Orientações Básicas
•Ampla participação dos especialistas
•Adesão à prática
•Apoio teórico do GT
•Elaboração das fichas de cadastro de processos e
fluxos
•Validação pelas áreas envolvidas – Alta Gerência

29. Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 3 – Apresentação dos Mapas (fluxos) ao GT
•Dedicação integral do GT – 8 dias úteis
•Presença dos titulares das áreas afins
•Sala de reuniões da SEFA – ambiente equipado
•Apresentação de fichas de informações e fluxos
•Discussão dos fluxos, suas interações (*) e grau
de importância estratégica de cada processo à luz
da Missão da SEFA
(*) inclusive interações externas

30. Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 4 – Elaboração de Indicadores de Processos
Responsabilidade: Área (gerente + equipe)
Nivelamento de conhecimento sobre Indicadores –
Seminário Projeto “LUMINAR”
Validação inicial dos indicadores – apresentação ao
GT em reuniões consecutivas (3 semanas)

31. Comando da Aeronáutica
SEFA
NC
QR
QT
= 1 - X 100 %NC
QR
QT
= 1 - X 100 %
Nome do Processo: PRESTAÇÃO DE CONTAS
Nome do
Indicador de
Desempenho
Objetivo da Métrica
Fórmula do Indicador de
Desempenho
Definição das Variáveis
empregadas na fórmula.
Origem ou
base de
dados a
serem
empregados
na fórmula
Periodicida
de de
Medição
Responsável
pela Medição
Conformidade
Contábil SIAFI
Aferir nível de
conformidade das
UG EXEC em
relação aos
preceitos contidos
nas Normas
Contábeis internas
e externas ao
COMAER.
NC – Nível de Conformidade
Contábil.
QR – Quantidade de UG
EXEC com restrição contábil
registrada no SIAFI, no mês.
QT – Qtdade total de UG
EXEC.
Registro da
Conformidad
e Contábil no
SIAFI
Mensal SUCONT-2
NC
QR
QT
= 1- X 100 %NC
QR
QT
= 1- X 100 %
Exemplo de Indicador
* 47 Indicadores de Processos Validados pelo GT

32. Comando da Aeronáutica
SEFA
Etapa 5 – Inserção dos Indicadores no Contexto Gerencial
Menção no Plano Estratégico (Estratégia de Economia e
Finanças), no Plano Setorial e no Programa de Trabalho.
Introdução da abordagem de processos e dos
indicadores nas Reuniões Mensais da Administração.
Introdução, no Relatório de Gestão, da avaliação crítica
de desempenho por meio de indicadores.
Introdução dos mapas de processos e apreciação dos
resultados de indicadores nos brifings da SEFA
(institucionais e de transmissões de cargos).

33. Comando da Aeronáutica
Desafios, facilitadores e
lições aprendidas

34. Comando da Aeronáutica
SEFA
FACILITADORES
•Patrocínio (Secretário de Economia e Finanças)
•Posicionamento do GT na estrutura – Coordenação
no nível da Alta Gerência (VISEFA)
•Nível de conhecimento médio elevado
•Concentração das instalações
•Comprometimento com tarefas e prazos
•Apoio de tecnologia (equipamentos e rede)

35. Comando da Aeronáutica
SEFA
DESAFIOS
•Revisão periódica dos elementos da estratégia
organizacional, incluindo processos e indicadores.
•Inserção da cultura de processos no “tecido” da
Organização (“demanda puxada”).
•Documentação e compartilhamento do
conhecimento adquirido.
•Vencer a tendência natural de realizar somente
gestão funcional de processos.
•Estabelecer “link” prático entre indicadores e
melhoria de processos.

36. Comando da Aeronáutica
SEFA
LIÇÕES APRENDIDAS
Patrocínio
Cultura – gestão de mudanças
Absorção do conhecimento – tempo de
maturação
Divulgação (informação)

37. Comando da Aeronáutica
SEFA
“As grandes obras são executadas, não
pela força, mas pela perseverança.”
Samuel Johnson
Contato: Ten Cel Int ALEXANDRE VELLOSO GUIMARÃES
Secretaria de Economia e Finanças da Aeronáutica

38. 2011
GESTÃO DE
PROCESSOS
Projeto
Estratégia
Organizacional
SEFA