O documento descreve um projeto de gestão de processos na Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social (CEBAS) no Brasil, com o objetivo de reduzir o tempo de decisão para 6 meses conforme exigido por lei, reduzir o passivo existente e diminuir a necessidade de diligências. O projeto incluiu análise do processo atual, desenho do processo futuro, implementação de melhorias incrementais e disruptivas e monitoramento dos resultados.

1. Gestão de processos na Certificação
de Entidades Beneficentes de
Assistência Social
BPM Day Brasília

2. Justificativa do projeto
Razões de escolha da Certificação de Entidades Beneficentes de Assistência Social (CEBAS)
• Gestão por processos numa organização funcional: mudança de paradigma
• Existência de elevado passivo na área
• Escopo restrito com definição clara dos atores envolvidos
• Patrocínio da liderança

3. SETEMBRO/14 OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO JANEIRO
Cronograma do projeto
Planejamento
S1 Entendimento da
Situação Atual
S2 Análise de
Alinhamento
S3 Análise de
Melhorias
S6 Plano de
Implantação
S5 Desenho da Situação
Futura
S4 Análise de
Quantidade de Recursos
De jan/2015 a ago/2015 ocorre o período de monitoramento mensal e calibração das melhorias.

4. Recapitulando – Objetivo do Trabalho
A partir da visão de futuro construída junto ao Secretário Executivo do MDS, definimos os objetivos e norte do
trabalho
Objetivo Central:
Cumprir o tempo de
decisão previsto por lei
(6 meses)
Objetivo para o Legado:
Reduzir o tamanho do
Passivo
Objetivo para o Futuro:
Reduzir a quantidade de
Diligências
Norte do Projeto
Aumentar a agilidade,
transparência
e segurança do processo

5. Diagnóstico de Tempo para Decisão
O tempo médio para decisão de um requerimento, desconsiderando o passivo, era de 10 meses.
Acrescentando o período que um processo aguarda para entrar na análise, aumentaria para 47 meses
Solicitar
Certificação
Realizar Triagem
Analisar
Solicitações
Solicitação
Recebida
Solicitação
vira
Processo
Processo
entra
na Análise
Retorno
de
Diligência
Término
da Análise
Apreciação
e
Decisão
3 meses 37 meses
Expedição
de
Diligência
3 meses2 semanas 2 semanas 3 meses
TEMPO MÉDIO
ATUAL PARA DECISÃO 47 meses10 meses
sem passivo com passivo

6. 3. A arrecadação da cota patronal é o
grande risco do CEBAS
4. A política pública é o grande norte
do CEBAS
2. Não depender de
mudanças na legislação
1. Não depender do aumento
do quantitativo de pessoas
Premissas das Soluções
Para a construção das soluções, utilizamos algumas diretrizes como premissas, para que o trabalho realizado
fosse efetivo e as soluções fossem implantadas com maior facilidade

7. Esforço Realizado
Durante os dois meses iniciais do trabalho, a equipe realizou diversas reuniões com diferentes
atores do processo afim de entender a realidade interna e externa do problema
- Entrevista qualitativa com 9 Entidades
- Reunião do CNAS
- 3 Reuniões com MS
- Reunião com o MEC
- Reunião com um Órgão Gestor e CMAS
- 300+ horas de reunião com a Equipe da DRSP
- Grupos de Trabalho para o desenho das soluções
- Pesquisa quantitativa com Entidades com e sem CEBAS

8. Processo de Análise As Is
Havia duplicidade de atividades entre pré-análise e análise. Além disso, o ciclo de apreciação e decisão era
longo e se repetia na Coordenação, Departamento e Secretaria. Por último, o tratamento de denúncias era
desconexo com os demais processos
AnálisePré-Análise
Checklist
Documental
Análise Parecer
Apreciação e
Decisão
Tratar denúncias

9. Processo de Análise To Be
Eliminação de atividades sobrepostas e uso de bases de dados relacionadas às entidades de assistência social
para a apreciação e decisão, além da definição de parâmetros de supervisão.
Requisitos Legais
Checklist
Documental
Análise de Atividade Parecer
Apreciação e
Decisão
Parecer
Análise de Alto Risco Apreciação e
Decisão
Análise de Baixo Risco
Classificação
do Risco
Análise de Atividade
Supervisão
Recurso
SISC
CENSO
SUAS

10. Resumos das Melhorias
A partir do diagnóstico e redesenho, estas melhorias foram implementadas com êxito e estão
agrupadas entre incrementais e disruptivas.
Solicitar
Certificação
Realizar
Triagem
Analisar
Solicitações
Analisar
Recursos
Tratar
Denúncias
ã
Melhorias
Incrementais
Melhorias
Disruptivas
Criação da Cartilha
CEBAS e ativação de
canais de
comunicação
Simplificação do Modelo de
Parecer e Ofício de Diligência
Utilização de Painel de Gestão à Vista
Criação de Ritos de gestão da equipe
Instauração do Processo de
Supervisão
Apreciação
fundamentada em
cruzamento de dados
Criação do e-mail
diligência CEBAS
Revisão do Processo de
Análise de Recursos

11. Resultados
Decisões de 2014 a mai/2015. Com o piloto a partir de novembro/2014, nota-se a evolução do processo com o
incremento no número de decisões entre publicações, encaminhamentos e arquivamentos.
jan a
set/14
out/14 nov/14 dez/14 jan/15 fev/15 mar/15 abr/15 mai/15
decisões 333 333 363 308 692 51 668 978 675
média protocolos 138 138 138 138 138 138 138 138 138
333 333
363
308
692
51
668
978
675
0
100
200
300
400
500
600
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
Processos decididos CEBAS MDS
PILOTO
IMPLEMENTAÇÃO
Estoque de
processos
publicados

12. Próximos passos
Automação do processo de
certificação (SCNEAS)
Supervisão ativa das entidades
certificadas
Integração entre CEBAS e CNEAS
Difusão da experiência dentro
e fora do MDS

13. JAMES THEODORO DA SILVA
james.silva@mds.gov.br
Obrigado.
DOUGLAS G. CARNEIRO
douglas.carneiro@mds.gov.br