PILOT: Het Katholiek Nieuwsblad, De Groene Amsterdammer en Gaykrant vertellen over hun ervaring met redactiesystemen, redactionele professionalisering en hoe je als kleine of middelgrote uitgever een efficiencyslag kan maken

1. 1;13·Wij[·lm.=t,'lîi·JM~i!M;II@ 36 TEKST WIM DAN HOF
BEELD ELiSABETH EGON VIEBRE
WAAROM MOEILIJK DOEN
ALS HET MAKKELIJK KAN?
PILOT BIEDT INZICHT IN KOSTEN EN BATEN VAN REDACTIONELE AUTOMATISERING
Gepassioneerd, maar niet altijd even efficiënt: dat kenmerkt de productie in veel kleine tot middelgrote
uitgeverijen. Redactionele automatisering is' de weg waarlangs redacteuren, vormgevers en commerciële
medewerkers effectiever kunnen samenwerken. Dat scheelt kosten, en daarmee is de vitaliteit van veel
uitgeverijen gediend. Het Stimuleringsfonds voor de Pers financiert daarom een pilotproject redactionele
automatisering dat momenteel draait bij de Gay Krant, het Katholiek Nieuwsblad en de Groene Amster-
dammer. "Dit project heeft ons aan het denken gezet", aldus Henk Krol van de Gay Krant.
et dilemma in de gehele Groene Amsterdammer het behoorlijk goed, hadden bepaald; ze stonden op het punt om
uitgeefwereld is genoeg- mede dankzij een trouwe, overtuigde achter- een systeemleverancier te kiezen. Begin 2011
zaam hekend: met print ban. Maar ook hier zijn de werkwijzen toe aan zal het project zijn afgerond en kan de eindba-
wordt vooralsnog de bulk nieuwe impulsen. lans worden opgemaakt.
van het geld verdiend, Het Stimuleringsfonds voor de Pers beoogt het
maar teruglopende inkom- behoud van een pluriforme pers, waarin dus Leerpunten tot nu toe
sten nopen tot lwsten- ook de talrijke kleinere uitgeverijen en hun Het traject tot nu toe heeft over redactionele
besparing en doelmatig titels kunnen blijven voortbestaan. De drie automatisering echter al de nodige leerpun-
werken. Ondertussen moet uitgeverijen van bovengenoemde media waren ten opgeleverd waarmee kleine tot middel-
er worden geïnvesteerd direct overtuigd van het nut om aan de pilot grote uitgevers hun voordeel kunnen doen.
in nieuwe media. Redactionele automatise- redactionele automatisering mee te doen (zie We spraken daarover met Patrick Swart. Hij is
ring kan aan die doelmatigheid bijdragen en de drie kaders). Eind september bevond het partner bij GEA Consultancy, het adviesbu-
ruimte creëren voor innovatie. Overigens doen project zich in het stadium waarin zij de ge- reau dat in opdracht van het Stimulerings-
de Gay Krant, Katholiek Nieuwsblad en de wenste graad van redactionele automatisering fonds de drie uitgeverijen in het pilotproject
GROENE AMSTERDAMMER: SNELHEID EN ACTUALITEIT VERBETEREN
De redactionele organisatie van De Groene is volgens GEA 'traditioneel, maar doeltreffend'. Via redactio-
nele automatisering is nog wel iets te winnen aan efficiëntie, maar snelheid en actualiteit zijn veel belang-
rijkere redenen voor De Groene om hiertoe te besluiten. Door een gestructureerde invoer en opmaak is
automatische conversie naar POF en XML mogelijk. Hierdoor kan content sneller en eenvoudiger op inter-
net en in online toepassingen, zoals de iPad, worden aangeboden. De uitgever overweegt nog om daar-
naast een digitale plank en workflow in te zetten in het redactionele proces.
Uitgever Teun Gautier werkt sinds anderhalf jaar bij De Groene Amsterdammer. "De Groene heeft een om-
zetprobleem, geen kostenprobleem. De titel is in het verleden wat onder geëxploiteerd. Er is heel veel ruim-
te op allerlei vlakken. Waarom wij via redactionele automatisering sneller' online willen publiceren? De Groe-
ne Amsterdammer is meer dan een blad. Wij willen het podium zijn voor de intellectuele, maatschappelijke
voorhoede. Daartoe willen we onze bereikbaarheid vergroten, tot en met een iPad en sociale media aan
toe. Op dat extra bereik willen we in een later stadium kapitaliseren." Uitgever leun Gautier, Groene Amsterdammer

2. mediafacts 0512010
begeleidt. "Bij de Gay Krant, het Katholiek
Nieuwsblad en De Groene Amsterdammer
hebben we alle facetten van de productie
tastbaar en meetbaar gemaakt. Technisch
gezien kun je alle processen van de totstand-
koming van een krant of magazine automati-
seren: redactie, opmaak en de advertentieac-
quisitie. Maar niet altijd is er een business
case voor zo'n integrale workflowoplossing.
Zo is bij de Gay Krant de berekende vaste
paginaprijs - voor het opmaken en drukgereed
opleveren van het bestand - extreem laag; er
kan geen systeem tegenop. Toch heeft de Gay
Krant voor een integrale oplossing gekozen
omdat de huidige werkwijze ongeschikt is om
ook in de toekomst te kunnen voldoen aan de
hoge efficiencyeisen clie de markt afdwingt.
Temeer omdat de Gay Krant een groeidoel-
stelling heeft. "
Oude werkwijzen
Ook de werkwijze van het Katholiek Nieuws-
blad bleek een stuk efficiënter te kUImen,
terwijl het vervaarcligingsproces bij De Groe-
ne Amsterdammer als "traclitioneel, maar
doeltreffend" werd beoordeeld. Het produc-
tieproces van vooral de Gay Krant en het
Katholiek Nieuwsblad is volgens Patrick
Swart exemplarisch voor hoe het er in veel
uitgeverijen aan toe gaat: de planningshori-
zon is vooral gericht op de volgende uitgave.
Men is minder bezig met het vervaardigings-
proces over eclities heen. Redacteuren leve-
ren via meerdere kanalen platte tekst en
foto's aan bij de stuclio. Tijdens het opmaak-
proces wordt door de redactie veelvuldig
over de schouder meegekeken. Ook worden
heel wat kantoorrneters afgelegd voor de
contactmomenten die nodig zijn om adver-
tenties in de opmaak in te voegen. Door een
gebreIl aan inzicht en overzicht moeten de
opmaakte artikelen niet zelden worden aan-
gepast om de puzzel van de volgende uitgave
~
opnieuw passend te krijgen. Swart vat het
als volgt samen: "Ieder doet zijn eigen ding i
goed en zorgvuldig, maar het ketendenken L:::===============::::::::::::::::~:::::::::================:::=Ji
ontbreekt. Vervolgens is overvloedige af-
stemming noodzakelijk en vinden activiteiten
vooral volgtijdelijk in plaats van synchroon
plaats. Dat hoeft echt niet meer." baar en daar kun je op sturen. Je signaleert getoetst op basis van de werkelijke productie-
bijvoorbeeld snel wanneer advertenties te laat kosten van clie titels clie tot redactionele auto-
Een rekensom worden aangeleverd. " matisering waren overgegaan. Daaruit bleek
Maar hoe lost redactionele automatisering dit "Wat betreft de businesscase voor redactio- dat onze inschattingen strookten met de wer-
probleem dan op, en wanneer wegen de kos- nele automatisering weten we dat een inte- kelijkheid. "
ten daarvan op tegen de baten? Swart: "Door grale workflowoplossing vanaf een jaarlijkse
redactionele automatisering maak je de plan- productie van 1000 tot 1400 pagina's lonend De casus Katl10liek Nieuwsblad
ning, taken, acties en status van een uitgave, is. Dat is gebaseerd op de ervaringskennis van Kijken we naar de drie titels uit de pilot re-
dus van kopij, beeld en advertenties, online en GEA. Wij hebben in de loop der jaren op basis dactionele automatisering, dan blijkt dat
real-time inzichtelijk. Je weet wie wanneer van 250 titels een benchmark ontwikkeld. vooral het Katholiek Nieuwsblad hoge bespa-
wat doet. Alle productiefacetten worden tast- Achteraf hebben we clie benchmark uitvoerig ringen kan realiseren door de aanschaf van

3. een integrale workflowoplossing. Patrick De investering in deze geïntegreerde work-
Swart: "Door interviews met zeven betrokke- flowoplossing heeft GEA ingeschat op 15.000
nen is de huidige situatie van de productie euro, onder te verdelen in:
van het Katholiek Nieuwsblad en twee ver- 5.000 euro voor het maken van zogenoemde
wante media in kaart gebracht. Denk naast templates voor de rubrieken en vormge-
de redactionele werkwijze aan zaken als pagi- vingspagina's waarin teksten en beelden
naomvang, frequentie, oplage en papierfor- (semi- )automatisch invloeien.
maat. In de huidige situatie worden opmaak 10.000 euro voor de in1plementatie van een
en advertentieacquisitie uitbesteed en wordt systeem (Saas) en een stuk training.
eindredactie gedaan door een eindredacteur, Dit is exclusief de jaarlijkse kosten van een
een externe corrector en in sommige gevallen Saas oplossing (Software as a service).
ook nog de hoofdredacteur; een luxe. Er is
verder geen inzicht Ïll het digitale archief, Wel of niet investeren?
sprake van gescheiden print- en webproduc- Zijn andere (kleinere) uitgeverijen die een der-
GAY KRANT: "GEA HEEFT ONS DOOR tie en geen inzicht in bewaarde beelden. gelijke redactionele automatiserÏllg overwegen
ELKAAR GESCHUD" Belangrijkste conclusie was dat de opmaak- hiermee klaar? Nee: in deze pilot werd de pro-
De Gay Krant zit midden in het selectietraject kosten varieerden van 40 tot 82 euro per pa- jectbegeleiding door GEA vergoed door het
voor een leverancier die in eerste instantie een gina. Het betreft de kosten voor opmaak en Stin1uleJingsfonds voor de Pers. In een normale
redactioneel systeem biedt voor de redactie en oplevering van drukgereed product, dus ex- situatie betekent dit volgens Patrick Swart een
de opmakers. Daarnaast zoekt de Gay Krant clusief de kosten voor beeld en redactie. Vol- extra investering van rond 10.000 euro. "Dat
naar een systeem dat content via meerdere gens de GEA Benchmark zouden deze kosten bedrag schrikt zeker in deze tijd veel kleinere
kanalen kan uitleveren. Naar het web, de iPad maxin1aal op 30 tot 40 euro per pagina mogen uitgeverijen af om überhaupt onderzoek te doen
en mobiel. Op termijn zal ook het advertentie- liggen. " naar de mogelijkl1eid van redactionele automati-
beheer op dit systeem moeten aansluiten. sering. Daarom is in het kader van dit pilotpro-
Gegeven deze cijfers en een jaarlijkse pagi- ject het volgende meegenomen: er is een oplos-
Hoofdredacteur Henk Krol: "We waren altijd zo naomvang van 1460 heeft het Katholiek sing ontwikkeld waarbij uitgeverijen die redac-
druk met de volgende uitgave bezig, dat we Nieuwsblad volgens GEA baat bij een inte- tionele automatisering overwegen 2.400 euro
nooit de tijd namen om na te gaan of we wel grale workflowoplossing, en hiervoor is in- betalen voor het vaststellen van de busines-
verstandig bezig waren. De medewerkers zijn middels gekozen. De aanschaf- en implemen- scase. Daaruit blijkt of en hoeveel euro met
enorm gepassioneerd en betrokken. Dat com- tatiekosten hiervan worden volgens de bere- verschillende automatiseringsgraden zou wor-
mitment vergoelijkt veel procesmatige fouten. keningen binnen een jaar volledig terugver- den bespaard, en wat de terugverdientijd is.
Maar begin dit jaar vonden we de tijd rijp om diend. De paginaprijs van het Katholiek Kiest men daadwerkelijk voor een variant, dan
kritisch naar onze werkwijze te kijken. Precies Nieuwsblad daalt hierdoor van 62 naar 30 kan voor aanvullende projectbegeleiding wor-
op dat moment kwam het het pilotproject re- euro. Het zijn vooral de externe dtp-kosten den gekozen. De meeste kleinere uitgeverijen
dactionele automatisering langs. We haakten waarop volgens GEA jaarlijks enorm kan zullen die begeleiding dan ook weer extern
graag aan. In deze pilot werden alle omslach- worden bespaard (86.000 euro). Dit kan mede moeten inhuren. Automatiseer je uiteindelijk
tigheden in ons redactionele proces feilloos doordat het Katholiek Nieuwsblad een vorm- niet, dan ben je dus maximaal 2.400 euro kwijt
blootgelegd. GEA heeft ons door elkaar ge- geving kent die zich goed leent voor semi- en je weet in ieder geval waar je met je uitgeef-
schud, en we zijn daar waanzinnig mee gehol- automatische opmaak; slechts 10% van de proces staat ten opzichte van de benchmark".
pen. Naast het besluit om werkwijzen te auto- pagina's wordt volledig vrij opgemaakt; de
matiseren heeft het pilotproject ook kleinere, andere 90 % is (tamelijk) eenvoudig te auto- Groene Amsterdammer en Gay Krant
maar wezenlijke veranderingen teweeg ge- matiseren. Hierdoor verandert het productie- Hoewel bij de andere twee partijen uit het pilot-
bracht. Zo komen we eens in de twee weken proces in grote lijnen als volgt: project de businesscase voor een volledig en
bij elkaar voor een redactievergadering. Daarin integraal redactioneel workflowsysteem minder
bespreken we de volgende uitgaven plenair, in 1. Inzet van een digitale plank voor overzicht evident of zelfs discutabel was, kozen respec-
plaats van in talrijke bilateraaltjes. Iedereen van de plaatsing van advertenties en redac- tievelijk de Gay Krant en de Groene Amster-
weet daardoor beter waar hij aan toe is." tionele artikelen, beeld en de bijbehorende dammer hier toch voor. Dat is opmerkelijk. De
voortgang levert een besparing op in af- reden is dat de oplossingen volgens de direc-
Overigens draait de Gay Krant volgens Krol stemming tussen de disciplines redactie, teuren van beide uitgeverijen leiden tot een
weer op volle toeren na een moeilijk 2009. "We opmaak en advertentieacquisitie (circa meer overzichtelijke werkwijze. Belangrijker
zijn van een glossy weer een krant geworden. 30%); vindt men dat de kwaliteit van het werk hier-
De lezer staat weer centraal, en niet de adver- 2. Semi geautomatiseerde opmaak (inzet In- door wordt verhoogd, dan de vraag of en wan-
teerder. Omdat de inhoud van de Gay Krant dit CopylIndesign) voor het opmaken van pa- neer de investering wordt terugverdiend. Bo-
jaar zo'n boost heeft gekregen, is de neer- gina's met slechts beperkte inzet van een vendien biedt een integrale automatiseringsop-
slachtige stemming van 2009 omgeslagen dtp-er of vormgever levert een aanzienlijke lossing tools voor de ontsluiting van content
naar een positieve dynamiek. De adverteer- besparing op in tijd en kosten, namelijk naar niet alleen papier, maar ook de online
ders merken dat en willen daar weer bij horen. respectievelijk 50% en 86.000 euro; kanalen. Dat laatste was voor met name de
We hadden nog nooit zo'n goede advertentie- 3. Gebruik van een asset managementsysteem Groene Amsterdammer belangrijk vanwege de
bezetting als nul" voor het beheren van tekst en beeldmateri- an1bitie om binnen afzienbare tijd ook op de
aal en hergebruik van tekst en beeld. iPad uit te komen.

4. mediafacts 05 I 2010 39 1;!3IBiji[.j~i3!€I"IU.lM'''@l3i!l@
Media Facts belde Gay Krant, Katholiel{ wil men vasthouden aan de huidige, traditio- Noot: Michiel de Klein en Andre Knol van GEA
Nieuwsblad en de Groene Amsterdammer voor nele werloojze. Dat gegeven zou andere tradi- hebben de drie uitgevers in dit pilotproject
een reactie. In de kaders staan de bevindin- tioneel werkende uitgeverijen moeten aanzet- begeleid. Patrick Swart is partner bij GEA en
gen, maar over één ding waren de drie partijen ten om op zijn minst de mogelijkheid van re- projectleider van deze pilot.
het roerend eens. In geen van de drie gevallen dactionele automatisering te toetsen. •
KATHOLIEK NIEUWSBLAD: "MEDEWERKERS RUSTIG LATEN WENNEN"
Het Katholiek Nieuwsblad kiest voor een nieuwe fullservice leverancier. Deze leverancier moet in staat
zijn om dtp/opmaakdiensten te bieden voor de opmaak van de pagina's. Daarnaast moet het bedrijf on-
dersteunende technologie bieden in de vorm van een redactioneelopmaaksysteem dat de redactie bij
het KN efficiënter moet laten werken.
Directeur Jeroen Goosen: "Katholiek Nieuwsblad komt wekelijks in een oplage van 12.000 exemplaren uit,
en daarnaast produceren we Inspiratie Magazine en Arnulfus Post. De pilot bevestigde dat er veel inefflcien-
cy in de huidige workflow zit. De businesscase voor redactionele automatisering was dan ook overtuigend.
Toch begroot ik in het eerste gebruiksjaal' van het nieuwe systeem nog geen kostenbesparingen. Daarna re-
ken ik erop dat hierdoor de jaarlijkse vaste kosten met 2% dalen, ofwel 50.000 euro. Draagvlak op de werk-
vloer en een zorgvuldige implementatie prevaleren in 2011. Onze medewerkers moeten hierin zorgvuldig
worden ondersteund. Dat kost tijd en aandacht. Daarom zullen we tijdelijk ook meer freelancers inhuren,
want de productie gaat door. Uit ervaring weet ik dat je de impact van nieuwe werkwijzen op medewerkers
nooit mag onderschatten. Wat zij vinden van de veranderingen? De vlag ging niet uit, begrip was er wel. Na
een bezoek aan een collega-uitgeverij met geautomatiseerde workflow is er al enig enthousiasme ontstaan."
advertentie
De meest efficiënte
weg voor de inter-
nationale distributie
van kranten en
tijdschriften.
Voor de wereldwijde distributie van periodiek
verschijnende publicaties zoals kranten en
tijdschriften heeft Swiss Post International
een eenvoudige en veelzijdig inzetbare service:
Press International. Zodat uw publicaties
de lezer nog sneller bereiken. Eenvoudig,
betrouwbaar en afzonderlijk inzetbaar.
Stelt u prijs op persoonlijk en maatwerk advies?
Bel gratis 0800 swisspost (794 777678)
of kijk op www.swisspost.nl
SWISS POSr-,1J:1