1. Bilan utilisation
plateforme MOS
Avril 2012
Direction de l’Organisation et de l’Informatique
Département des Etudes Fonctionnelles

2. Sommaire
• Objectifs de l’expérimentation
• Informations par site
• Bilan des usages
• Quelle suite ?
Objectifs Info. Bilan Suite ?

3. Objectifs
• Décision début 2011 de lancer une expérimentation sur l’utilisation de la plateforme
Microsoft Online Services (MOS) afin de répondre aux besoins de plus en plus
nombreux des maitrises d’ouvrage d’un outil de travail collaboratif permettant :
– Partage d’informations / documents avec des services distants
– Partage d’informations / documents avec des partenaires extérieurs
Rq : solution permettant de partager des documents aussi facilement avec des
agents Mairie et des intervenants extérieurs (AMAO, cabinets conseils, cabinets
d’architectes, etc … )
– A comparer à des solutions internalisées plus complexes à mettre à disposition de l’extérieur
• Cette expérimentation permettra également de recueillir des retours d’expériences
auprès des agents de la mairie sur l’utilisation d’une telle plateforme
– A intégrer dans l’étude du projet « solution collaborative »
• Solution issue d’une étude menée par le DTNI
– Dans le cadre du marché télécom avec Orange (hébergeur de la solution MOS)
Objectifs Info. Bilan Suite ?

4. Informations par site
Liste des sites
• Actuellement 5 sites sont opérationnels (dans l’ordre de création) :
– Bordeaux [re]centres (DGA)
– Cité municipale (DCP)
– Guichet unique (DOI)
– Espace Numérique de Travail (DOI)
– Territoire NFC (DOI)
– En stand by : Sécurisation des établissements culturels (DCP)
– A venir : Gestion des accès des bâtiments (DCP)
Objectifs Info. Bilan Suite ?

5. Informations par site
Bordeaux [re]centres
• Plateforme de partage de documents pour la gestion du projet « Bordeaux
[re]centres » (plan national de rénovation des quartiers anciens dégradés)
• Mise en œuvre : Avril 2011
• Référents : Elodie Hiltenbrand (urbaniste / chef de projet)
• Utilisateurs : 18 utilisateurs
– 12 agents mairie (urbanistes, directeurs, DG)
– 6 partenaires extérieurs
• Fonctionnalités déployées (config « site collaboratif ») :
– Annonces : pas utilisée
– Tâches : testée (10 tâches) mais non suivie
– Liens : pas utilisée
– Calendrier : testée (3 évènements) mais non suivie
– Liste de discussions : non utilisée
– Documents partagés : 178 documents  dernière publication (3 mois)
Objectifs Info. Bilan Suite ?

6. Informations par site
Cité municipale
• Plateforme de partage de documents pour la gestion du projet de la nouvelle cité
municipale
• Mise en œuvre : Juillet 2011
• Référents : Jean-jacques Chautant (directeur DCP) / Astrid Bideault-Le Bret
(Chargée de mission)
• Utilisateurs : 36 utilisateurs
– 23 agents mairie (tous niveaux : agents, directeurs, DG)
– 13 partenaires extérieurs (Ernst&Young, Quadrim conseil, Cirmad …)
• Fonctionnalités déployées (config « site collaboratif ») – 09/05/2012 :
– Annonces : pas utilisée (1 seule annonce d’accueil)
– Tâches : testée (3 tâches) mais non suivie
– Liens : pas utilisée
– Calendrier : 51 évènements  dernière mise à jour : 48 minutes
Objectifs Info. Bilan Suite ?

7. Informations par site
Cité municipale
• Fonctionnalités déployées (config « site collaboratif ») – suite :
– Liste de discussions : pas utilisée
– Documents partagés : 2 espaces (accès restreints)
• Espace dédié à l’équipe projet « Ville » : 147 documents  dernière publication : 16 h
• Espace dédié à la relation Ville / Urbicité : 526 documents  dernière publication : 6 jours
Objectifs Info. Bilan Suite ?

8. Informations par site
Bordeaux territoires Nfc
• Plateforme collaborative des projets NFC de Caen, Strasbourg, Marseille, Toulouse,
Metz et Bordeaux
• Mise en œuvre : Décembre 2011
• Référents : Richard Latrie / Yann Mareschal (DOI – Bordeaux)
• Utilisateurs : 18 utilisateurs
– Mairie : 5 utilisateurs (DOI)
– Autres collectivités (Directions informatiques ou dev éco / porteur de projet)
• Fonctionnalités déployées (config « site collaboratif ») :
– Annonces : 2 annonces publiées depuis le début du projet (plutôt alerte)
– Tâches : Non testée
– Liens : 1 lien mais c’ est pratique pour recenser sites utiles par exemple
– Calendrier : non utilisé dans le cadre du site mais testé (pas pratique dans la réciprocité de
mise à jour)
– Liste de discussions : testé mais pas animé. Intéressant
– Documents partagés : Pas de droits posés – 5 répertoires créés – 29 documents
– Fichiers contacts intéressant
Objectifs Info. Bilan Suite ?

9. Informations par site
ENT
• Plateforme collaborative inter collectivités préparant les conventions et le marché de
déploiement des ENT
• Mise en œuvre : Janvier 2012
• Référent : JM Andreu (DOI – Bordeaux)
• Utilisateurs : 20 utilisateurs
– Mairie : 5 utilisateurs (DOI et DEPEF)
– 6 autres collectivités (Directions informatiques , Directions de l’éducation, DGA) et l’Education
Nationale.
• Fonctionnalités déployées (config « site collaboratif ») :
– Annonces : 5 annonces publiées depuis le début du projet (dépôt de documents attendus,
confirmation de dates)
– Tâches : Non utilisé
– Liens : 1 lien est en place , d’autres viendront (sites de référence)
– Calendrier : utilisé dans le cadre de l’organisation de nos réunions et comités de pilotage
malgré une ergonomie moyenne.
– Liste de discussions : testé à une occasion. Intéressant dans la panoplie proposée.
– Documents partagés : Pas de droits posés – alimenté par la mairie de Bordeaux, l’IA et
quelques villes. Ce sera prochainement l’outil principal de participation à la rédaction des
documents contractuels.
– Fichier contacts peu exploité – Fichier excel annuaire projet mis en place.
Objectifs Info. Bilan Suite ?

10. Bilan
Quelques chiffres
• 180 licences acquises dont 127 utilisées
• 100 Go d’espaces disque disponibles
– 49 affectés aux sites
– 2 Go réellement utilisés (dont 1,5 par la Cité Municipale)
• Budget mensuel global pour la solution : 1106 € HT / mois
Objectifs Info. Bilan Suite ?

11. Bilan
Synthèse des fonctionnalités employées
• Les utilisateurs se servent de la plateforme essentiellement pour :
– Partager des documents relatifs à un projet
– Gérer un agenda commun
• Les besoins exprimés ne poussent pas à la mise en place d’une véritable solution de
travail collaboratif :
– Pas de besoin de construction partagée de documents
– Pas de besoin de communication instantanée ou de forum
– Pas de gestion automatique des versions
 Besoin d’une plateforme de partage de documents pour éviter une
gestion de projets par « outlook »
• Remarque : il faut néanmoins préciser que du fait de la démarche d’expérimentation,
il y a eu un investissement minimal de la DOI dans la montée en compétence et
l’accompagnement des équipes => toutes les fonctionnalités n’ont pas été
poussées / mises en œuvre
Objectifs Info. Bilan Suite ?

12. Bilan
Les points forts et les améliorations souhaitées
• Les points forts :
– La plateforme répond aux besoins exprimés par les MOA de partage de documents et de mise
en relation des acteurs d’un projet (référentiel projet unique) ;
– La plateforme offre une interface de gestion des droits d’accès et d’administration simple
d’usage ;
– La plateforme permet en 3 clics de mettre en ligne un nouveau site (forte agilité).
• Les axes d’amélioration :
– Les utilisateurs souhaiteraient une meilleure intégration de la plateforme avec la suite
bureautique : actuellement la nécessité de se connecter à un outil tiers est un frein pour
certains utilisateurs (surtout pour les besoins de « consultation ») ;
– Les mises à jour sont subies et peuvent avoir des impacts non maitrisés sur le service rendu
(ex mise à jour de la plateforme MOS du 30/03 et 01/04) ;
– Les utilisateurs peuvent être amenés à partager des fichiers de plusieurs centaines de Mo (ex
plans, videos, …). Une réflexion est à mener pour améliorer les temps de publication et de
téléchargement de ces fichiers ;
– Ce type de plateforme permet de stocker n’importe quel type de fichiers (office, autocad, etc
…). Il peut être intéressant que ce type de plateforme offre la possibilité d’avoir des viewers
intégrés permettant ainsi de consulter, voire de modifier en ligne, les documents.
Objectifs Info. Bilan Suite ?

13. Suite ?
• Constat : le besoin existe réellement (suite aux différentes expériences menées
auprès des MOA)  par conséquent, il est nécessaire d’industrialiser une solution
(projet 2013) de gestion de documents partagés :
– Budget (juin/juillet)
– Choix d’une solution « industrialisée » (Décembre)
– Déploiement (1er Trimestre 2013)
• Ce projet est à synchroniser avec le schéma directeur « collaboratif / GED » en cours
de définition
– Expérimentation Alfresco / ODrive (DTNI / DEF)
• Rappel : contrainte juridique sur le stockage nécessairement en europe
– Limite au déploiement de certaines offres Cloud : ex Google docs
Objectifs Info. Bilan Suite ?