Presentazione della offerta di integrazione tra SAP e il sistema ECM (Enterprise Content Management) di Open Text, a cura di ID Technology

1. Extended ECM by Open Text Extended ECM for SAP Solutions

3. Dati strutturati e dati non strutturati Dati Strutturati Dati Non Strutturati

4. Gli svantaggi della mancata integrazione tra SAP e ECM Record Mgmt Record Mgmt Development Development QA QA SAP SAP BusinessObjects SAP Business Suite SAP Business Process Platform ECM Landscape Sales / Marketing Sales / Marketing HR HR Legal Legal Finance Finance I dati strutturati e non strutturati continuano a crescere I contenuti sono bloccati dentro le applicazioni Molteplicità dei dipartimenti, degli utenti e delle applicazioni Contenuti frammentati su diverse applicazioni Difficoltà a collaborare Approccio non consistente al records management

5. Record Mgmt Record Mgmt QA QA Development Development I vantaggi della perfetta integrazione tra SAP e ECM Gestione della crescita dei contenuti e riduzione dei costi di amministrazione Applicazioni software integrate Flusso consistente ed efficiente dei contenuti attraverso tutta l’organizzazione Contenuti gestiti nel contesto del processo di business Spazi collaborativi Records management integrato nel processo di business Legal Legal Sales / Marketing Sales / Marketing Finance Finance HR HR

7. SAP Extended ECM by Open Text SAP è al centro della soluzione di integrazione ed è la leading application, che definisce gli oggetti (Clienti, Fornitori, Progetti, Dipendenti …), i loro metadati ed i processi che li gestiscono. Open Text ECM completa SAP con funzioni evolute di gestione documentale, records management, cattura dei documenti, collaborazione, integrazione con Office e posta elettronica, archiviazione. SAP Business Process Platform SAP BusinessObjects SAP Business Suite

8. Moduli funzionali SAP Business Process Platform SAP BusinessObjects SAP Business Suite Fornisce agli utenti SAP e non SAP un accesso nativo e sicuro ai contenuti Consente ai gruppi dl lavoro di collaborare in modo efficiente Definisce, controlla ed accelera I processi decisionali Consolida la gestione dei depositi ed archivi dei contenuti Archivia ed indicizza automaticamente I contenuti Controlla I contenuti e riduce I costi della compliance Offre una gestione coerente dei documenti, integrata con Microsoft Office

11. Document Management: Business Workspaces Business Workspaces per i SAP business objects: contenitori creati nell’ECM da SAP, in cui l’utente ripone i documenti relativi ad un Cliente, Fornitore, Progetto. Mostrano i metadati degli oggetti (presi da SAP) e l’elenco delle persone che vi lavorano. DATI DEL CLIENTE DA SAP TEAM CHE LAVORA SUL CLIENTE DOCUMENTI RELATIVI AL CLIENTE CLIENTE

12. Document Management: Cartelle Virtuali Virtual Folders: Viste create dinamicamente sulla base dei metadati (gerarchizzati in tassonomie) associati ai contenuti, consentono una navigazione multidimensionale degli oggetti presenti nell’ECM (Facets). FILTRO FILTRO RISULTATO

15. Content Access: Microsoft Outlook e Lotus Notes In Outlook è possibile salvare un mail in Extended ECM ed associarlo ad un oggetto di business SAP semplicemente trascinando il mail dentro nel corrispondente Extended ECM folder. MAIL DIPARTIMENTI PROGETTI CLIENTI DRAG & DROP -> ARCHIVIA ED ASSOCIA

16. Content Access: Microsoft Office Microsoft Office apre e salva i documenti direttamente in Open Text Extended ECM, evitando la creazione di copie locali dei documenti. DIPARTIMENTI PROGETTI CLIENTI

17. Content Access: Windows Explorer Open Text Explorer si integra in Windows Explorer per mostrare la struttura dell’ECM come un disco di rete. DOCUMENTI DIPARTIMENTI PROGETTI CLIENTI

18. Content Access: SAP GUI DocuLink (componente di Extended ECM) aggiunge alla SAP GUI viste gerarchiche orientate ai processi su dati e documenti provenienti dai diversi moduli SAP (es. CRM) e dalle applicazioni non SAP DOCUMENTI OFFICE E MAIL DOCUMENTI E TRANSAZIONI SAP Le viste di DocuLink sono integrabili come iView in SAP NetWeaver® Portal. Doculink offre integrazione con le SAP transactions via Generic Object Services (GOS)

19. Content Access: SAP GUI SELEZIONE CLIENTE DOCUMENTI RELATIVI AL CLIENTE DocuLink aggiunge un link alla SAP GUI che richiama rapidamente il Business Workspace corrispondente all’oggetto SAP in esame.

20. Content Access: Web Based Extended ECM espone agli utenti non SAP un accesso sicuro e controllato da web browser a documenti e dati SAP e non SAP, con la possibilità di rilasciare documenti verso SAP collegandoli agli oggetti di business. Il rilascio può creare creare in SAP una copia o un link, con gestione delle versioni.

22. Collaboration Project Workspaces: spazi riservati ai gruppi di lavoro in cui condividere idee ed informazioni relative ai progetti, assegnare e monitorare compiti e scadenze, con gestione dei permessi associati al ruolo specifico nel progetto. Possono essere creati da SAP in corrispondenza di progetti PS PROGETTO FASI COMPITI NOTIZIE, DOCUMENTI, SCADENZE

24. L’Editor visuale web based di Workflow permette di disegnare i processi con semplici drag & drop, assegnare compiti, allegare documenti, compilare moduli e controllarei tempi di esecuzione , azzerando o minimizzando lo sviluppo software. Content Centric Workflow: Visual Editor

27. Timeline April 2010 June 2025 June 2015 Records Management: ciclo di vita dei contenuti RM Lifecycle Capture Manage Dispose (Type 1) Dispose (Type 2) Lawsuit Hold Production Review Litigation Matter

28. Slide Records Management in SAP

31. Slide Capture Inserimento dei dati in SAP supportato dall’immagine del documento Inoltro dell’immagine in SAP e nell’ECM (es. nel Business Workspace del Fornitore)

33. Slide Archiviazione intelligente Intelligent Storage Management consente di spostare i contenuti meno richiesti verso sistemi di storage meno costosi, ottimizzando gli investimenti hardware e garantendo tempi di risposta adeguati alla frequenza di accesso all’informazione.

34. Architettura