Présentation de la conférence CR2PA CIMAIL Solutions du 4 décembre 2012 sur l'archivage des mails critiques.

1. Identifier et gérer les e-mails critiques

2. Agenda

4. • 50 collaborateurs • Compétences : Cycle de vie de l’information
• Lille, Paris, Lyon, Nantes • Socle de confiance numérique
• 35 % de croissance • Autonome et intégré
• 4,5 M€ en 2011 • Add-on Sharepoint et Exchange

5. Editeur
socle de conservation de données pour toutes les applications
créatrices de documents (& datas) importants ou engageants
Centraliser sécurise la gouvernance de l’information clé des entreprises par
la mise en place d’un référentiel métier qui répond à des
objectifs de rationalisation de coûts.
Sécuriser Garantit l'intégrité, la traçabilité, et la sécurité de manière
Archiver
& Tracer graduelle et structurante, la solution traite l'ensemble des
informations, reçues, produites ou émises
Prouver intègre un véritable coffre-fort numérique qui permet de
conserver l'information "légale", juridiquement recevable en cas
d'audit ou de contentieux
Gérer les informations engageantes et critiques est donc notre métier, qu'elles soient d'origine papier ou
électronique, que ce soit du flux ou du stockage.

6. socle de conservation de données pour toutes les applications
créatrices de documents (& datas) importants ou engageants
Référentiel / SAE/ Conformity
Centraliser, sécuriser, tracer, prouver
Saas and/or on premise

7. Real Estate Financials services Social Action HR Backbone IT
Easybarre
Borne Mails
DATA
SHP
Easyfolder
Scan
Capture
Connecteurs : SAP - HR Access – Astre – Intellis –
IN Perceaval – Primpromo – Sopra – Sage, Crm Dynamics… OUT

8. Europe
Moreq 2
European Directives
SEDA

10. Analyses- Etudes

12. Préambule
 Courrier électronique son ou d'image, envoyé par un réseau public de communication, stocké
tout message, sous forme de texte, de voix, de
 sur un serveur de réseau ou dans un équipement terminal du destinataire, jusqu'à que ce dernier le récupère » article
1-IV al 5 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique (LCEN)[
 E-mail critique
 Tout contenu potentiel dans un e-mail
 pour l’Entreprise vis-à-vis d’une autre, d’un organisme, d’un particulier ou d’un collaborateur,
 pour une unité de l’Entreprise, vis-à-vis d’une autre,
 pour le collaborateur lui-même vis-à-vis de son unité ou de son Entreprise
mais «jamais»validé

13. Accroissement • doublement des besoins en
capacité de stockage tous les 18
exponentielle mois
du volumes de • les capacités de stockage croîtront
d’un facteur 30. Mais les
données à budgets n’augmenteront
eux que d’un facteur 1,4
traiter
• comment gérer les serveurs de
De plus en messagerie?
plus
d’échanges
électroniques
• Évolution des contraintes juridico-
normatives
Renforcement Nationale
Européenne
des contrôles Mondiale

14. 99 % des entreprises utilisent la messagerie dans
le cadre de leur activité
91 % pour répondre aux demandes de leurs
clients
84 % pour mettre au point des stratégies
75 % pour envoyer des factures La messagerie est devenue LE moyen de
71 % pour échanger des informations communication stratégique et usuel,
confidentielles
70 % pour négocier des contrats en intra comme inter entreprise
63 % pour aborder des questions relatives aux
RH Entrant, circulant et sortant
51 % pour déposer des dossiers auprès
d’organismes habilités
47 % pour se soumettre à la réglementation
34 % dans le cadre de litiges
Selon Étude d’AIIM International and Kahn Consulting

15. Constats
Un utilisateur
En 2011, un
75% des entreprise
utilisateur
documents envoie/reçoit 4,5
entreprise
sont stockés et Go de mails/an
envoie/reçoit
envoyés par mail dont 4 Go stockés
105 Mails/jour
dans des PST
1 pièce jointe est
Que faire en cas de
en moyenne Multiplication
Crash, Vol, Perte,
dupliquée 4 fois des fichiers PST
mauvaise intention
?

16. Les enjeux : de 4 ordres

17. Le statut juridique du mail :
l’ e-mail peut-il se rendre utile dans un litige et être considéré comme une preuve ?
la personne dont il émane doit être identifiée ; • Avec ou sans signature électronique, un e-mail peut-être
l’intégrité du courrier électronique doit être admis comme élément de preuve ou comme début …
garantie • Dépend du contexte
il doit contenir une signature électronique, au • Preuve libre
sens de l’article 1376-4 alinéa 2
• Droit commercial,
• pénal
• civil dans certains cas ( prudhommes…)

18. Analyse des offres

20. Easyfolder Mail Management

22. Notre Réponse : Optimiser l’architecture Exchange 2007, 2010, 2013
Easyfolder Mail Management
Analyser Intégrer Supporter
Enrichir Former Accompagner

23. Garantir sécurité, Intégrité,
Gérer le cycle de vie
lisibilité, traçabilité
• système » conjuguant aspects humains, Classification automatique
Alléger bases Exchange
règles collectives et stratégie d’archivage Manuel
• Emission et Réception
Supprimer PST Éviter la duplication
Optimiser l’utilisation de
Plus de création de boîtes
l’information rapportée au
génériques
contexte
Respect mail personnel

24. Important
assurer la jonction entre les processus de gestion
individuelle des mails et les processus documentaire et
archivage de l’Entreprise.

25. Une offre modulaire
Exchange
Accès,
1rstNiveau 1 2ndNiveau 2 3rdNiveau 3
Partage,
Mail aiguillé en fonction des Mail aiguillé en fonction des Mail aiguillé en fonction des
règles de paramétrage règles de paramétrage règles de paramétrage Diffusion
définies sous Exchange définies sous Exchange définies sous Exchange Collaboration
Connecteur d’indexation Un traitement global en Un traitement global en Contexte métier
fonction d’un utilisateur ou fonction d’un utilisateur ou
Générer des traces conformes
une analyse de mots une analyse de mots
et recevables
prédéterminés. prédéterminés.
non engageant, mise à Analyse sémantique SharePoint
disposition native pour
Extraction métadonnées
l’utilisateur et ne sera pas
archivé. Enrichissement
Engageant, redirection vers analyse de la liste des
EasyFolder puis mise à destinataires
disposition de l’utilisateur. Optimisation E-discovery

26. Niveau 1!!
Mise en œuvre de la politique Mails stockés dans Exchange
d’archivage dans Exchange
Pas de jonction avec le SI
Les mails critiques sont copiés
temporairement dans Easyfolder pour : Non Intrusif
• Reprise Id unique du mail stocké dans Exchange
• Génération journal de trace Accompagnement au changement
• Horodatage, Hashage, signature
• Journal maillé retraçant la vie du mail jusqu’à Utilisateur
sa destruction
• Acteur
• Libre arbitre
• Easybarre

27. Niveau 2!!
Mise en œuvre de la politique d’archivage Mails stockés le SAE
dans Exchange
Les mails critiques sont stockés dans Jonction avec le SI
Easyfolder
• Lien dans Outlook Accompagnement au changement
• Création empreinte archivistique
• Conformité optimale Utilisateur
Automatique Manuel • Acteur
• Libre arbitre
• Easybarre

28. Niveau 3
Mise en œuvre de la politique d’archivage dans Mails stockés le SAE
Exchange
Jonction avec le SI
Traitement sémantique
• Corps, entête et pièces jointes Accompagnement au changement
• Enrichissement
• Lien direct avec SharePoint ou autre
Utilisateur
Les mails critiques sont stockés dans Easyfolder
• Transparence
• Lien dans Outlook • Acteur réduit
• Création empreinte archivistique
• Conformité optimale

29. Pour L’utilisateur : réception
Analyse
sémantique
• Récupération entêtes
• Enrichissement
éléments
contextuelles
• métadonnées
Easyfolder
Niveau 3
Règles de
gestion
d’Exchange
• Récupération
entêtes

30. Pour l’utilisateur : Emission
Analyse sémantique
• Récupération entêtes
• Enrichissement éléments
contextuelles
• métadonnées
Mail envoyé
Mail envoyé
Easyfolder

31. Easyfolder mail management
Vue du coté client …..pour la réception, une stratégie de classement différenciée
En réception, une arborescence dédiée recevant l’ensemble des mails détectés comme critiques…….
Une arborescence dédié aux
mails critiques respectant la
stratégie d’entreprise, intégrée
à la boite de réception
Une identification simple et
claire du mail détecté et
archivé comme critique

32. Easyfolder mail management
Vue du coté client …..pour la réception, une stratégie de classement différenciée
……..ou une gestion traditionnelle dans le dossier réception de l’iutilisateur.
Le mail détecté est
directement versé dans le
dossier de réception, ne
changeant pas les usages pour
l’utilisateur

33. Easyfolder mail management
Vue du coté client …..un envoi simplifié
intégré au client de messagerie de ’utilisateur, un simple clic droit pour déclarer le mail comme critique.
Un simple clic droit sur le
message devant être archivé
comme critique.
Il en va de même pour un mail
devant être envoyé, au même
titre que le flag « assurer un
suivi » couramment utilisé.

34. Easyfolder mail management
Vue du coté client …..un applet
une barre contextuelle réagissant intelligemment avec le client de messagerie, permettant un « drag on drop » du mail, directement vers le dossier
d’archivage.
La barre détecte
automatiquement l’utilisateur
du client de messagerie et ouvre
l’arborescence à laquelle il a
droit
Un simple déplacement
du mail vers le dossier
permet de classifier
automatiquement le mail
comme critique.

35. Easyfolder mail management
Vue du coté client …..un applet
Une barre contextuelle réagissant intelligemment avec le client de messagerie, permettant un « drag on drop » du mail, directement vers le dossier
d’archivage.
La barre détecte automatiquement
l’utilisateur du client de messagerie et
ouvre l’arborescence à laquelle il a
droit
Le mail concerné
sera dorénavant
considéré comme
critique et archivé

36. Easyfolder mail management
Outlook Web

37. Dernière phase : La reprise
 Analyse des PST via Temis
 Séparation privé/professionnel
 Enrichissement
 Classement automatique
 Déterminer des boîtes mails témoins
 Éviter les doublons
 Optimiser la reprise et le stockage

38. Benefices

39. •
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