Viele Unternehmen stehen im Bereich Office Vorlagen vor der gleichen Herausforderung: - Eigenentwickelte Lösung od. VBA-Makros - Unterschiedliche Ablageorte (technisch) / Bereitstellung für User - Hohe Anzahl der Vorlagen (Varianten, Redundanzen) - Hohe Veränderungsdynamik in Unternehmen - Uneindeutige Zuständigkeiten - Verwendung von Altdokumenten und „eigenen“ Vorlagen - Verdeckte Zeitaufwände & Kosten Das Webinar beschreibt, wie Sie diese Probleme mit einer professionellen Vorlagenmanagementlösung wie DOCUNIZE umgehen können.

1. Burghausen | München | Hannover | Hamburg | Wien COC AG. Kompetenz in IT.
Webcast
Vorlagen-Management - Best practises
Webcast - 21.1.2015

2. DOCUNIZE™ - 2
Stefan Schmidt
SW-Entwickler & Consultant
DOCUNIZE™
+49 8677 9747 464
stefan.schmidt@coc-ag.de
Hans Zieglgänsberger
Product Manager
DOCUNIZE™
+49 8677 9747 365
hans.zieglgaensberger@coc-ag.de
Ihre Moderatoren

3. DOCUNIZE™ - 3
Webcast - Interaktiv

4. DOCUNIZE™ - 4
Webcast - Inhalt
 Typische Ausgangssituationen
 Best practices
 Beispiel-Projekte
 Demo
 Ihre Fragen

5. DOCUNIZE™ - 5
Typische Ausgangssituationen
 Eigenentwickelte Lösung od. VBA-Makros
 Unterschiedliche Ablageorte (technisch) / Bereitstellung
für User
 Hohe Anzahl der Vorlagen (Varianten, Redundanzen)
 Hohe Veränderungsdynamik in Unternehmen
 Uneindeutige Zuständigkeiten
 Fraglicher Nutzungsgrad beim Anwender ->
Verwendung von Altdokumenten und „eigenen“ Vorlagen
 Verdeckte Zeitaufwände & Kosten

6. DOCUNIZE™ - 6
Best practice 1
Eindeutige Präsentation für Endanwender!
 Vorlagen-Bereitstellung zentral an einem Ort
 Zugriff mobil (Web, Synchronisation, Smartphones, …)
 Zugriff andere OS (Android, iOS, …)

7. DOCUNIZE™ - 7
Best practice 2
Dem Anwender Zeit sparen!
 Automatisches Vorbefüllen (Name, Kontaktdaten,
Standort-Informationen)
 Favoriten- und Suchfunktionen
 UI in Landessprache
 Usability, Usability, Usability

8. DOCUNIZE™ - 8
Best practice 3
Dem Administrator Zeit sparen!
 Schnelle (Massen-)änderungen
 Variablen, aber keine Programmierung
 Übersicht, Filter- und Suchfunktionen
 Automatisches Verteilen
 Auswertungen

9. DOCUNIZE™ - 9
Best practice 4
Weg von der Individual-Programmierung!
 Keine VBA Codes in Vorlagen
 Änderungen oft zu langsam
 Usability ??
 Aufwände für Pflege und Änderungen (u.a.
Releasewechsel) hoch
-> Aufwände / Kosten für Entwicklungen analysieren

10. DOCUNIZE™ - 10
Best practice 5
Vorlagen-Prozess definieren!
 Beantragung - Erstellung & Änderung - Freigabe
 Verantwortung für CI, QM, Rechtssicherheit, Technik,
Support
 Besonderheit globales Unternehmen
-> Herausforderung bereichsübergreifende Aufgabe

11. DOCUNIZE™ - 11
Best practice 6
Kosten analysieren - senken - kommunizieren!
 Kosten-Analyse durchführen
 Achtung auf versteckte Kosten
und Potentiale
 ROI Berechnung als Vergleich
(Individuallösung vs.
Standard-SW)
 Mehrwert + Einsparung
darstellen

12. DOCUNIZE™ - 13
Best practice – Projekt-Beispiel 1
 Versorger / Stadtwerke
 100 User
 1 Sprache, 1 Standort
 150 Vorlagen
 Vereinfachte, VBA-freie Vorlagen
 Ressourcen-Einsparung
 Vereinfachung für Anwender
 Schnellere Änderungen
„Vorlagen-Änderungen vereinfacht“

13. DOCUNIZE™ - 14
Best practice – Projekt-Beispiel 2
 Wirtschaftsprüfer / Rechtsanwälte, Österreich
 500 User
 7 Sprachen, 9 Niederlassungen
 500 Vorlagen
 VBA-freie Vorlagen
 Kosteneinsparungen
 Compliance optimiert
 Offline Verfügbarkeit
„VBA-frei - Kosten gesenkt“

14. DOCUNIZE™ - 15
Best practice – Projekt-Beispiel 3
 Chemie-Konzern, Deutschland
 12.500 User
 16 Sprachen, 100+ Unternehmen/Niederlassungen
 5000 Vorlagen
 Effizientere Administration
 Vorlagen-Reduktion um 70%
 Globaler Einsatz
 Integrationen
„Vorlagen-Anzahl um 70% reduziert“

15. DOCUNIZE™ - 16
Live Demo
 Best practice konkret - am Beispiel DOCUNIZE™

16. DOCUNIZE™ - 17
Vorlagen – das unterschätzte Thema?

17. DOCUNIZE™ - 18
Zeit für Ihre Fragen …
Fragen

18. DOCUNIZE™ - 19
Webinar
Vielen Dank
für Ihre Teilnahme.
Wir bitten Sie im Anschluss unseren kurzen
Fragebogen zum Webinar auszufüllen.