Introduction à la La gestion électronique des documents

1. Entreprises,
dématérialisez pour être plus efficaces !
GED , Télé procédures sociales et fiscales
Jeudi 6 octobre 2011

2. Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises
par un meilleur usage des Technologies de l’Information
et de la Communication
www.lenumeriquepourmonentreprise.com

3. 3 Conférences
• 9h : La gestion Electronique des documents
• 11h : Téléprocédures sociales
• 11h45 : Téléprocédures fiscales

4. 1
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5. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Programme
1. Présentation de Digitsolutions.
2. La GED, La dématérialisation : Définition.
3. Quels sont les besoins de classement des entreprises?
4. GED, Dématérialisation, Archivage numérique : Quelle législation ?
5. Comment fonctionne une GED ? Les étapes.
6. Les enjeux de le GED.
7. Comment choisir et mettre en place une GED ?
8. La sauvegarde externalisée
9. Retour d’expérience - Conclusion
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6. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Créée en Janvier 2011
Installé à Saint Rémy de Provence
Patrick MOULARD , Gérant – Consultant GED Depuis 4 ans
Distributeur Agrée Exclusif de la Solution EZGED
Distributeur Agrée Archiv Tech (solutions de sauvegarde externalisée)
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7. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Logiciel crée en 2004 par EZDEV sarl , Belfort
Commercialisé en France par Soludoc2F depuis 2009
8 personnes dédiées au développement et à la hotline
HP Partner Solution depuis septembre 2010
Everial Partner depuis septembre 2011
20 distributeurs exclusifs en France
Plus de 300 installations à ce jour
(Chambre d’Agriculture de la Moselle, Marie de Niort, Domaine de l’Hospitalet, Préfecture de Besançon …)
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8. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Qu’est-ce que la GED ? Qu’entend-on par dématérialisation ?
GED : Gestion Electronique de Document
GEIDE : Gestion Electronique et Informatique de Documents Existants
SAE : Système d’Archivage Electronique
ECM : Electronic Content Management (gestion de contenu électronique)
La gestion électronique de documents recouvre tous les processus visant à gérer et organiser
des documents de manière informatisée.
Elle touche toutes les étapes du cycle de vie d'un document, de l'acquisition à l'archivage.
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9. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Qu’entend-on par dématérialisation ?
La dématérialisation est la transformation de supports d'informations matériels (souvent
des documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du
fameux « bureau sans papier » dans une entreprise).
La dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des données
ou des documents qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d'échanges
avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs,…)
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10. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Quels sont vos besoins de classement?
LES DOCUMENTS PAPIERS LES DOCUMENTS INFORMATIQUES
Les courriers reçus et Les Fax reçus Les Mails réçus&émis Les courriers émis
donnés en main propre
Les documents générés Les documents générés
Les documents officiels avec les logiciels
Les archives avec les Progiciels
(contrats, commandes, classiques (Office, métier, ERP, CRM …
factures, autres …) Open Office …)
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11. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Votre volonté est de constitué un Dossier Complet et Unique regroupant les documents
quelque soit l’origine (Papier ou Informatique)
METHODOLOGIE
DE CLASSEMENT
UNIQUE ET COMMUNE
POUR CONSTITUER UN
DOSSIER UNIQUE
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12. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Sans outil GED
PROBLEMATIQUE DE
CLASSEMENT SANS
DOCUMENTS PAPIER DOCUMENTS INFORMATIQUES
AUTOMATISATION ET Dupliqués, transférés, imprimés,
Dupliqués, distribués et archivés
manuellement dans les armoires
NORMALISATION classés manuellement dans des
arborescences Windows et dans les
LE DOSSIER EST bases de données des logiciels
métier
CONSULTABLE au MINIMUM
à 2 endroits
SERVEUR
ARMOIRE

13. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Avec outil GED
Indexation et Classement
Dans le serveur de GED
Archivage Archivage
classique Création d’une archive commune, normée, standard sur
papier serveur et
indépendante d’autres logiciels et consultable dans logiciel
obligatoire
facilement métier
ARMOIRE SERVEUR
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14. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
La législation : que dit-elle ?
Nous sommes loin du zéro papier !!!
Cependant il existe des normes et textes de loi qui laissent présager d’un avenir propice
aux documents dématérialisés:
Le texte de loi paru le 13 mars 2000 (Article 1316-1 du Code Civil) est le premier à définir
la valeur probante d'un document électronique au même titre qu'un document papier. Le
texte apporte la notion de document électronique signé et indique qu'un document
électronique signé a la même valeur légale qu'un document papier et qu’il est donc
soumis aux mêmes exigences légales de durée de conservation.
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15. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
La législation : que dit-elle ?
Pour que la valeur probante d'un document électronique soit reconnue il doit remplir
deux conditions :
Authentification : L'auteur du document électronique doit être identifié de façon sûre ne
laissant aucun doute à son identité.
Intégrité : Le document électronique doit être conservé de façon à garantir son intégrité.
Le document électronique créé par son auteur ne doit plus être modifié et il doit être
possible de prouver qu'aucune modifications involontaires ou volontaires n'est étés
réalisées sur le dit document électronique.
Norme NF Z42-013 :
• Supports amovibles non réinscriptibles (WORM)
• Coffre forts électroniques garantissant l’authentification,
l’horodatage, l’intégrité, la traçabilité et la réversibilité.
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16. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
La législation : que dit-elle ?
Les applications dématérialisées: exemples
la facture électronique
Le bulletin de salaire électronique
L’appel d’offre électronique
La commande électronique
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17. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
La législation : que dit-elle ?
Exemple d’information d’un fichier archivé:
Informations sur l'archive
Nom d'origine part-001.pdf Type mime application/pdf
Taille 98442 octet(s)
Date d'origine 2011-10-04 11:31:54
code RIPEMD160
Archivé par admin Le 2011-10-04 11:31:54
Que l’on peut couplé avec
Contrôle à l'archivage
une signature numérique
ddbbdd40ea1bf2c7f016c12d451019ee30fa40be
Contrôle actuel
ddbbdd40ea1bf2c7f016c12d451019ee30fa40be
Lien externe Lien vers le document
Validité Intégrité du fichier vérifiée
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18. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Les étapes de la dématérialisation et de l’intégration des documents dans une GED
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19. Les enjeux de la GED : le 6 octobre 2011
Schéma fonctionnel d’une GED
1a Numérisation des documents papier
(Courriers, factures, bons de livraisons, …)
1b
2b
Transferts des documents
informatiques
(plus de 100 formats supportés, …)
Indexation semi-automatique
2a des documents numérisés
3
2b Classement automatique des Archivage dynamique des documents
documents numérisés sur le Serveur GED
4 Consultation des documents
Collaboration documentaire
via navigateur depuis tout poste du
réseau informatique
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20. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Les étapes de la dématérialisation et de l’intégration des documents dans une GED
L’acquisition :
• scan de document papier
• Capture d’écran
• Récupération de flux d’impression ( PS, Unix, AS400, …)
L’Indexation :
• OCR (reconnaissance optique de caractères)
• Semi-automatique : saisie manuelle des index (métadonnées)
• RAD Reconnaissance automatique du document
• LAD Lecture automatique du document
• Lecture de code à barre
Le Classement et l’Archivage dans la base de données GED:
• Stockage du document dans la base de données
• Rattachement du fichier à une fiche descriptive
• horodatage du document et validité de l’intégrité
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21. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Les étapes de la dématérialisation et de l’intégration des documents dans une GED
La recherche de document:
Vos documents sont indexés automatiquement par les
systèmes d’acquisition.
Retrouvez en quelques secondes vos données
importantes.
Gérez vos index documentaires selon vos besoins et
vos structures existantes.
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22. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Les étapes de la dématérialisation et de l’intégration des documents dans une GED
La collaboration documentaire:
la diffusion de documents : système automatisé ou non de diffusion de
document dans la GED
Le Workflow : Transformer un circuit de validation papier en circuit virtuel.
Les circuits les plus courants sont les demandes de congés, mais aussi les
validations de factures d'achats. Une première personne (ou un groupe de
personnes) devra valider la bonne réception du matériel commande, une seconde
vérifiera les prix en fonction du devis initial, une troisième traitera l'erreur ou
déclenchera l'autorisation de paiement. Toutes les actions sont entièrement
paramétrables.
Vérification Validation Paiement
facture facture facture
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23. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Les étapes de la dématérialisation et de l’intégration des documents dans une GED
La collaboration documentaire:
le Parapheur électronique : permet a l'instar de sa version papier, de gérer des
cycles de signature de documents. L'utilisateur peut définir aisément ses cycles
d'approbation, les signataires obligatoires. Les signatures peuvent être physiques
sous forme de tampon appliqué sur le document ou numériques à l'aide d'un
certificat électronique. Les versions des fichiers sont conservées et un historique
complet des actions des utilisateurs est effectué.
Vérification Validation Signature
Courrier Réponse Courrier
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24. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Les enjeux organisationnels
Réduire les coûts :
Elle permet de réduire certains coûts liés directement à l'existence de documents papier :
coût des consommables, entretien du matériel d'impression et de reproduction,
traitement des documents à durée de vie réduite (recyclage, destruction), archivage des
documents à durée de vie importante (prix du m²)
Maîtriser les flux des documents papiers et électroniques:
D'innombrables documents sont créés ou modifiés chaque jour dans une organisation. Il
faut y ajouter les documents provenant de l'extérieur de l'entreprise. Gérer l'ensemble de
ces documents, s'assurer de leur traitement et qu'ils soient adressés aux bonnes
personnes peut s'avérer une tâche titanesque.
La GED fournit une interface centralisée permettant de retrouver tout document.
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25. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Les enjeux organisationnels
Améliorer la traçabilité des documents:
Si les procédures sont adéquates, tout document créé ou transitant par l'organisation
passe par la GED pour stockage et indexation. La situation où l'unique copie d'un
document important est « perdue » dans le tiroir d'un collaborateur en congés
appartient au passé. Un document dématérialisé est stocké dans le système de GED et
son état de traitement courant est connu à tout moment.
Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents:
Un document dématérialisé peut également circuler plus rapidement que son support
papier. Les transferts lors de l'établissement ou de la validation d'un document
deviennent pratiquement instantanés. Cela est particulièrement intéressant si
l'organisation se compose de plusieurs sites distants les uns des autres.
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26. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Les enjeux organisationnels
Augmenter la productivité:
L'amélioration de la traçabilité et de la fluidité de circulation des documents permet en
soi des gains de productivité. Chercher un document spécifique ou rassembler les pièces
d'un dossier est également plus rapide :
la recherche en texte intégral peut permettre de retrouver un document plus
rapidement,
les documents similaires ou liés peuvent être mis en relation par la GED,
le remplissage automatique de certaines métadonnées évite des erreurs
d'indexation et d'archivage.
Assurer la sécurité des documents:
La gestion des droits d’accès et de permissions d’actions permet de limitée l’altération et
la fuite des informations.
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27. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Les enjeux réglementaires
Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage
La législation nationale et les réglementations internationales imposent certaines
contraintes en matière d'archivage :
assurer l'authenticité d'un document, identifier l'auteur d'un document,
stocker des documents pendant plusieurs années, prévenir la destruction accidentelle de
documents.
Répondre aux exigences des normes de qualité
Les normes de qualité imposent une traçabilité de tous les process d'une organisation.
Elles supposent aussi que la documentation de ces process soit disponible à tous. Ici
encore, la GED peut s'avérer précieuse face à cet enjeu.
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28. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Les enjeux de la GED, Conclusion
Les gains qui en découlent de l’utilisation d’une GED sont non négligeables et peuvent
être multiples :
• Gain en temps de recherche (20 %)
• Gain en efficacité de travail (20 % à 30 %)
• Gain en terme d’efficience commerciale (20 %)
(source GPO, Edith Page)
Bien qu'encore peu connue de la plus grande majorité des entreprises, notamment des
PME et des TPE, la GED est un enjeu économique réel. Elle peut améliorer la rentabilité de
l'ordre de 3 à 5% (du chiffre d'affaires). La ruée vers la GED découle du coût de la
composante (traitement, production, stockage, recherche, archivage etc...) dite « papier »
dans une entreprise.
(APROGED Association (française) des professionnels de la GED)
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29. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Comment choisir sa GED ?
Une “Bonne” GED doit au minimum :
Créer des Formats de fichiers pérennes : PDF 1.4 et PDF/A.
( conforme à la norme AFNOR Z42-013)
Travailler avec des Bases de données ouvertes et libres (Mysql, …)
L’éditeur doit vous fournir le schéma d'indexation
Vous devez pouvoir migrer facilement les documents dans une autre application
ou une autre GED sans l’accord de l’éditeur.
Déploiement simplifié : Utiliser un logiciel 100 % web (visualisation,
administration, actions...)
Elle doit être capable de capturer les documents scannés et les flux
d’impressions, les flux mails …
L’indexation des documents doit être au maximum automatisée via les
système RAD, LAD, code à barre (en fonction des volumes traités)
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30. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Comment choisir sa GED ?
Mise en ouvre:
les étapes à respecter Les experts de la GED préconisent de procéder avec méthode, via :
un audit documentaire, permettant d'identifier, en amont, les documents
utilisés (courriers, factures, e-mails, etc.) et leur cycle de vie
la définition du 'périmètre fonctionnel', afin de répondre à la question
essentielle : « Qui va utiliser quel document ? ». A cet effet, il est nécessaire de
nommer un chef de file 'GED' au sein de l'entreprise, afin de coordonner et de
synthétiser les attentes des différentes populations
l'acquisition des données
l'indexation des documents
Au-delà de l'aspect 'technique', il faut que tous les acteurs de l'entreprise, de haut en bas
de la hiérarchie, acceptent de partager l'information qu'ils ont en leur possession. Ce qui
nécessite un profond travail pédagogique.
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31. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Comment choisir sa GED ?
GED : les erreurs à ne pas commettre.
Démarrer le projet sans impliquer les utilisateurs.
Mettre en place un système de GED différent dans chaque service de
l'entreprise.
Vouloir tout faire, en même temps (numérisation, indexation, 'workflow',
archivage, etc.
Se reposer uniquement sur le logiciel sans prendre en compte l'impact
organisationnel sur l'entreprise.
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32. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Pourquoi la sauvegarde externalisé?
1- LES RISQUES
Les causes de la perte des données sont multiples : mauvaises
manipulations, chocs électriques, malveillances, vol, incendie, inondation
…
Les conséquences possibles peuvent être terribles : 8 entreprises sur 10
déposent le bilan dans l’année qui suit la perte de son système
d’information (source CCIP).
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33. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Pourquoi la sauvegarde?
2- LES OBLIGATIONS
Un cadre réglementaire précis oblige les entreprises à garantir leurs données
contre ces risques :
Obligations légales vis-à-vis de la DGI (art 34 de la loi du 6 janvier 1978 du
code pénal)
Délai de conservation des principaux documents administratifs (compta &
commerciaux 10 ans, sociaux 30 ans)
Spécificités professionnelles (Avocats, Expert Comptable …)
Pour les collectivités (communes, com com, ccas, sivom, …)
Décret N° 2010-112 du 2 février 2010, dit décret RGS (Référentiel Général de
Sécurité) pour les collectivités
La sauvegarde hors site des données est toujours recommandée
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34. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Pourquoi la sauvegarde externalisée ?
Manque de fiabilité des supports Pas d’automatisme des supports
physiques : physiques :
clé USB, disque dur, bandes, … il faut
clé USB, disque dur, bandes, … une intervention humaine qui conduit
s’usent se perdent, se volent, se détruisent. nécessairement à de mauvaises
Cela entraine des risques manipulations ou à des oublis.
en termes de disponibilité, mais aussi Les sauvegardes n’ont plus lieu de manière
pour la confidentialité des données. systématique et la perte de données est de
Avec la sauvegarde externalisées, les nouveau possible.
données ne sont jamais accessibles par des
tiers,
mais en permanence par leur propriétaire.
Nécessité d’externaliser les données
Qui est responsable en cas de perte de données si vous n’utilisez
pas la sauvegarde externalisée ?
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35. Les enjeux de la GED le 6 octobre 2011
Pour finir …
retour d’expérience
Conclusion
Merci pour votre attention
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