Manual conactor property management - German

Benutzerhandbuch

CONactor Property Management

Version 1.0

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© 2008 by CONact Market Entry Management GmbH

Inhaltsverzeichnis:

Vorwort ___________________________________________________________________ 5
CONactor Software _________________________________________________________ 5
CONactor Haus Star ________________________________________________________ 6
Objekt anlegen ________________________________________________________________ 6
Umlageschlüssel erfassen _______________________________________________________ 12
Umlageschlüssel ändern/löschen _________________________________________________ 13
Konten (Betriebskosten) anlegen / duplizieren______________________________________ 13
Einheitsdaten / Nutzerdaten anlegen______________________________________________ 14
Mieterwechsel ________________________________________________________________ 18
Indexmiete ___________________________________________________________________ 19
Staffelmiete __________________________________________________________________ 20
Stammdaten listen_____________________________________________________________ 20
Mieter-/Eigentümerkonten______________________________________________________ 21
Anlegen von Betriebskostenkonten _______________________________________________ 21
Kontakte erfassen _____________________________________________________________ 23
Neu anlegen________________________________________________________________________ 23
Nachweise / Termine___________________________________________________________ 25
Neuer Termin ______________________________________________________________________ 25
Alle Termine _______________________________________________________________________ 29
Neuer Nachweis_____________________________________________________________________ 30
Alle Nachweise _____________________________________________________________________ 30
Reparaturmanagement_________________________________________________________ 30
Akte (Dokumentenmanagement System) __________________________________________ 33
Akte suchen ________________________________________________________________________ 38
Vorlagen _________________________________________________________________ 38
Belege (Betriebskosten) erfassen _________________________________________________ 39
Belegbearbeitung____________________________________________________________________ 41
Wiederkehrende Zahlungen____________________________________________________________ 44
Buchungen_________________________________________________________________________ 46
Belege Zuordnen ______________________________________________________________ 47
Online Banking ___________________________________________________________ 48
Was ist ein DTA-Programm, eine DTA-Datei bzw. das DTA-Format und wozu braucht man
das?_________________________________________________________________________ 49
Wer benötigt den Zahlungsverkehr nach dem DTA-Verfahren? ______________________ 50
Gültige Zeichen und Zahlen_____________________________________________________ 50
Aufbau einer DTA-Datei _______________________________________________________ 50
Aufbau Datensatz A _________________________________________________________________ 51
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Aufbau Datensatz C__________________________________________________________________ 51
Aufbau Datensatz E__________________________________________________________________ 53
Erstellung einer DTA-Datei _____________________________________________________ 53
Kontenrahmen anlegen _____________________________________________________ 54
Buchungskonten importieren ________________________________________________ 54
Buchungskonten Administrieren______________________________________________ 55
Buchungskonten Mandantenweise kopieren _______________________________________ 57
Buchungen exportieren _____________________________________________________ 58
Buchungen importieren/abgleichen ___________________________________________ 59
Abrechnungen ____________________________________________________________ 63
Hausabrechnung ______________________________________________________________ 63
Betriebskostenabrechnung______________________________________________________ 64
Abrechnungsbearbeitung _______________________________________________________ 67
Vorlagen _________________________________________________________________ 68
Arbeiten mit Vorlagen _________________________________________________________ 68
Verwenden von Vorlagen _______________________________________________________ 69
Administrieren von Vorlagen ___________________________________________________ 71
Bearbeiten _________________________________________________________________________ 72
Neue Vorlage erzeugen _______________________________________________________________ 74
Benutzerverwaltung ________________________________________________________ 75
Anlegen neuer Benutzer / Benutzer verwalten______________________________________ 76
Neue Gruppe _______________________________________________________________________ 76
Gruppen anzeigen ___________________________________________________________________ 77
Benutzer löschen ____________________________________________________________________ 77
Benutzer ändern, administrieren ________________________________________________________ 78
Neuer Benutzer _____________________________________________________________________ 78
Security _____________________________________________________________________ 79
Bereichnummer ___________________________________________________________________ 80
Sicherheitsgruppe _________________________________________________________________ 80
Sicherheitsstufe ___________________________________________________________________ 82
Allgemeine Geschäftsbedingungen und Impressum_______________________________ 84
§ 1. Allgemeines _______________________________________________________________ 84
§ 2. Angebote und Auftragsbestätigungen _________________________________________ 84
§ 3. Gestaltungsfreiheit und Vorlagen_____________________________________________ 84
§ 4. Vergütung ________________________________________________________________ 85
§ 5. Urheberrecht und Nutzungsrechte____________________________________________ 85
§ 6. Versand und Datenübertragung______________________________________________ 86
§ 7. Datenschutz ______________________________________________________________ 86
§ 8. Eigentumsvorbehalt und Computerdaten ______________________________________ 87
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§ 9. Produktionsüberwachung ___________________________________________________ 88
§ 10. Haftung _________________________________________________________________ 88
§ 11. Schlussbestimmungen _____________________________________________________ 89

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Vorwort
Die Firma CONact Market Entry Management GmbH ist ein Unternehmen der KoWo
– Gruppe mit Hauptsitz bei Frankfurt am Main und Zweigstellen in Berlin, Südafrika
und der Schweiz.

Im Rahmen der von uns angebotenen Dienstleistungen unterstützen wir unsere
Mandanten bei Projekten mit den Schwerpunkten

- Krisenmanagement
- Turn-Arrounds
- Start-Ups
- Outsourcing und Privatisierung
- Immobilien

Seit mehr als 15 Jahren in diesen Märkten arbeitend, haben wir Standardverfahren
und Prozesse entwickelt, welche den Erfolg und die Qualität unserer Projekte
absichern. Unser Stammsitz ist in Deutschland mit einem Focus der
Internationalisierung.

Wir sind ein privates Unternehmen, dessen Gründer und Inhaber nach wie vor aktiv
als Geschäftsführer tätig ist. Er kümmert sich insbesondere um die innovativen
Dienstleistungen und um die strategische Unternehmensausrichtung. In der Gruppe
arbeiten rund 40 Mitarbeiter.

CONactor Software
Im Rahmen von Projekttätigkeiten im Mandantenauftrag ist eine Sammlung von
Softwareanwendungen entstanden, welche im Jahre 2006 unter dem Namen
„CONactor" zusammengefasst wurden.

Mittlerweile haben sich die Anwendungen zu einer kompletten ERP-Lösung
entwickelt, welche alle "normalen" kaufmännischen und betrieblichen Bereiche
abdeckt.

Gleichzeitig sind aufgrund von Projektanforderungen spezifische Fachanwendungen
und fachübergreifende Anwendungen - insbesondere mit den Themen rund ums
Immobilien-Management entstanden. Im Rahmen dieser Lösungen ist auch die hier
beschriebene CONactor HausStar entstanden, die den Anspruch einer
leistungsfähigen und mächtigen Asset Management Lösung erfüllen soll.

Wir versuchen mit CONactor generell folgendes Prinzip umzusetzen und zu
leben:

„Unsere Stärke ist das langfristig Sinnvolle mit dem kurzfristig Machbaren zu
verbinden!!“

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CONactor Property Management+

Objekt anlegen
Um ein neues Objekt anzulegen müssen Sie im Hauptmenü „Objekte“ anwählen und
dann die Funktion „Neu anlegen“ auswählen. Es erscheint nun ein Assistent, der Sie
bei der Eingabe unterstützt.

Betätigen Sie nun den Button „Weiter“, um zur Eingabe des Objektes zu gelangen.

In diesem Fenster müssen Sie nun bestimmen, ob Sie ein Objekt komplett neu
anlegen wollen oder ob Sie ein vorhandenes Objekt kopieren wollen. Das kopieren
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von Objekten findet unter anderem Verwendung bei Wohnanlagen, zu denen man
weitere Einheiten zum Vertrieb erhält.
Zum nächsten Schritt gelangen Sie über den Button „Weiter“, mit „Abbrechen“
werden alle Ihre bisherigen Eingaben verworfen und es wird kein Objekt angelegt.

In folgender Maske bestimmen Sie nun die Grunddaten eines Objektes, wie zum
Beispiel die Bezeichnung oder die Überschrift des Objektes. Sie geben den MEA
Anteil des Objektes an, sowie die Flächenwerte.

Durch Betätigung des Buttons „Weiter“ gelangen Sie zur nächsten Übersicht.

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Hier bestimmen Sie, wie viele Einheiten das zum Verkauf oder zur Vermietung
stehende Objekt hat, bzw. wie viele Einheiten Sie zur Bearbeitung erhalten haben.
Sollte es sich um ein Einzelobjekt handeln, lassen Sie die standardmäßige Null
stehen, da in diesem Fall ein Einzelobjekt, egal ob Wohnung oder Haus, oder
Bauland angelegt wird. Mit „Weiter“ gelangen Sie zum nächsten Schritt des
Assistenten.

Sie haben nun alle Eingaben getroffen, durch Betätigung des Buttons „Fertig“ wird
Ihr Objekt in der Datenbank angelegt.

Nach Abschluss der Datenerfassung erscheint wieder die Startseite von HausStar.

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Es erscheinen in der unteren Hälfte drei Zeilen, die ersten beiden haben rechts eine
blaue Pfeiltaste, durch anklicken erscheint eine Übersicht aller erfassten Daten der
entsprechenden Rubrik. Hier trifft man zunächst eine Objektauswahl um weitere
Daten zu erfassen.

Nun müssen Sie den Button „Objektdaten“ betätigen und die oben angezeigten
Felder befüllen, hierbei handelt es sich um die Stammdaten des Objektes, die
Zahlungsrahmen, die Bankkonten des Objekte usw.

Folgende Felder sind Pflichtfelder, diese müssen befüllt werden damit spätere
Dateneingaben greifen, wie zum Beispiel „Belege erfassen“.

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Alle Felder im Objekt

Zahlungsrahmen (Nettomiete, Nebenkosten1, Nebenkosten2),

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Die Verwalterdaten

Die Bankkonten

Die Dateneingabe der Raster „Beziehung“ „Beschreibung“ und „Freifelder“ ist
sinnvoll, da sie zu Reportingzwecke oder zur Erstellung von Exposées notwendig
sind.

Drucken hier gibt es die Möglichkeit Objektstammdaten oder verschiedene
Reports, die in einem folgenden Auswahlmenü erscheinen,
auszudrucken
Brief hier können individuelle Briefe sowie Briefvorlagen gewählt werden um
einen Brief an die Mieter oder Eigentümer eines Objektes zu erstellen.
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Nachweis (Zum Objekt können hier interne Mitteilungen bzw. Dienstvorgaben
oder ToDos erfasst bzw. angezeigt werden)
Akte Zum Objekt können hier Akten erfasst oder angezeigt werden.

Umlageschlüssel erfassen

Zunächst ist zu überlegen, welche Betriebskosten in welchem Maßstab umgelegt
werden sollen. Als Umlagemaßstab dient die Wohn-, bzw. Nutzfläche, Heizfläche,
Personenzahl, Verbrauchserfassungsgeräte, die Nutzungseinheit etc. Die Heizkosten
werden in der Regel zusammengesetzt berechnet, u. z. nach Verbrauch und nach
Fläche. Mindestens 50%, maximal 70% der Heikosten werden gemäß HeizKV nach
Verbrauch umgelegt, der Rest nach Wohn-, bzw. Nutzfläche. Sind keine
Verbrauchserfassungsgeräte installiert kann hier auch nach Fläche umgelegt
werden.

Unter „Objekt“, „Umlageschlüssel“ erscheinen bereits erfasste Umlageschlüssel, hier
können Sie weitere Umlageschlüssel erfassen. Hierzu gehen Sie auf „Neu“.

Sie erfassen Ihre Nummer, die Verwendung für alle (keine Eingabe erforderlich) oder
nur für Eigentümer oder Mieter (dann bitte entsprechend die Auswahl unter
„Verwenden“ treffen), die Bezeichnung der Umlage, nach Einheit (hier ist die
Definition der Verteilung gemeint) und nach Verteilung (qm Wfl. oder WE oder
anteilig oder Festbetrag etc.) Anschließend werden die Daten gespeichert.

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Umlageschlüssel ändern/löschen
Unter „Objekt“, „Umlageschlüssel“ erscheinen bereits erfasste Umlageschlüssel, die
markieren mit einem Mausklick Ihre zu ändernde Umlage und klicken auf „Ändern“,
die erfassten Daten werden aufgerufen und lassen sich ändern. Anschließend
„Speichern“ und die Änderungen werden übernommen.

Gleichfalls können Sie einen markierten Datensatz mit dem Button „Löschen“
löschen.

Konten (Betriebskosten) anlegen / duplizieren
Unter dem Button Konten oder der Rubrik „Objekt“ und „Kontenrahmen“ können Sie
sich einen Überblick über sämtliche Konten verschaffen. Sie sind sortiert nach
Sachkonten, Bestandskonten und Debitoren/Kreditoren. Unter Sachkonten finden Sie
die Aufstellung der Betriebsausgaben, hier sind zunächst die klassischen
Betriebskosten gemäß der II.BV zu finden. Hier können neue Konten mit „Neu“
angelegt werden.

Unter der Rubrik „Objekt“, „Kontenrahmen“ finden Sie die Auswahlmöglichkeiten:
Konten und Konten importieren. Unter Konten importieren können Sie Konten auf
Objekte importieren. Sie haben einen Quellobjekt, von dem Sie die Daten kopieren
möchten und ein Zielobjekt, welches die Daten erhalten soll. Bevor Sie den
Arbeitsvorgang beginnen, versichern Sie sich bitte, das in Ihren Objektdaten das
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gewünschte Zielobjekt aufgerufen ist, hierhin werden die aufgerufenen Daten
automatisch importiert und gespeichert. Wenn Sie die Wahl getroffen haben „Konten
importieren“, öffnet sich folgendes Fenster:

Hier ist das Quellobjekt zu wählen, von dem die Daten kopiert werden sollen.
Anschließend wird mit „Starten“ der Befehl zum Import gegeben. Es erscheint erneut
ein Fenster in dem die Anzahl der Konten benannt wird. Sie werden aufgefordert mit
„Ja“ zu bestätigen oder mit „Nein“ abzubrechen.

Einheitsdaten / Nutzerdaten anlegen

Nachdem Sie die Objektdaten erfasst haben, müssen Sie die Daten für jede Einheit
bestimmen, dies tun Sie indem Sie aus dem Hauptmenü den Button „Einheitsdaten“
für jede einzelne Einheit bestimmen.
Um Fehler zu vermeiden ist darauf zu achten, dass in der Bezugszeile das richtige
Objekt steht. Zum Erfassen der Daten gibt es in der Fußzeile die Raster „Einheit“
und „Mieter/Bewohner“

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In der oberen Abbildung bestimmen Sie die Größe der Einheit, den
Miteigentumsanteil, wenn vorhanden, den TYP der Einheit, die Anzahl der Räume.
Bei den Raster Beziehungen, Sonstiges und Geräte sind zusätzliche Eingaben
möglich.

Hier bestimmen Sie den Mieter der jeweiligen Einheit. Dies tun Sie indem Sie auf den
Button „Auswählen“ klicken. Sie werden nun in das Auswahlmenü der
Kontaktverwaltung geleitet.

Sie geben den Namen des Mieters in die Zeile Stichwort ein und erhalten eine
Auswahlliste mit treffenden Kontakten, sollte der Kontakt noch nicht angelegt sein,
klicken Sie bitte auf den Button . Wie genau der Kontakt
erfasst wird, entnehmen Sie bitte der Rubrik Kontakt neu anlegen.

Aus dieser Auswahlliste entnehmen Sie nun bitte den entsprechenden Kontakt und
bestätigen dies mit .

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An dieser Stelle legen Sie die Mieten des entsprechenden Kontaktes fest. Es
erscheinen hier die Zahlungsrahmen, welche Sie in den Objektstammdaten angelegt
haben. (in der Regel Nettomiete, Nebenkosten und bei Gewerbe MwSt.)

In diesem Fenster legen Sie nun die Rahmendaten des Mietvertrages fest. Sie
bestimmen den Tag des Vertragsabschlusses, die Vertragsparteien, den Einzug des
Mieters, die Laufzeit, die Kündigungsfrist, …

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Mit den Pfeiltasten bewegen Sie sich zum nächsten Datensatz, bzw.
zur nächsten Einheit, hier wird zunächst wieder die Einheit vollständig erfasst,
anschließend der Mieter/Bewohner. Der Doppelpfeil führt Sie zum ersten bzw. zum
letzten Datensatz, die Einzelpfeile führen Sie von Datenblatt zu Datenblatt.

Nach jeder Eingabe ist der Button zu betätigen, damit die erfassten
Daten nicht verloren gehen, während sie die Ansichten wechseln, weiter ist zum
Abschluss der Eingabe jeweils stets die Taste „Speichern“ zu betätigen.

Weitere Optionen in diesem Raster sind die Erstellung :

Drucken hier gibt es die Möglichkeit Bewohnerstammdaten/Einheitsstammdaten
oder verschiedene Reports, die in einem folgenden Auswahlmenü
erscheinen auszudrucken
Brief hier können individuelle Briefe sowie Briefvorlagen gewählt werden um
einen Brief an einen Mieter oder Eigentümer zu erstellen.)
Nachweis (Zur Einheit, zum Mieter oder zum Eigentümer können hier interne
Mitteilungen bzw. Dienstvorgaben oder ToDos erfasst bzw. angezeigt
werden)

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Akte Zum Mieter oder Eigentümer können hier Akten erfasst oder angezeigt
werden.

Weiter gibt es im letzten Drittel der Ansicht die Möglichkeit mit Schnellsuche
verschiedene Daten aufzurufen.
Die ausgewählte Datei kann man mit der rechten Maustaste anklicken und eine
Auswahl verschiedener weiterer Daten treffen, u. a. Kontenansicht.

Mieterwechsel

Um einen weiteren Mieter/Nachmieter zu erfassen, muss zunächst das bestehende
Mietverhältnis beendet werden. Hierzu rufen Sie die Einheitsdaten auf. Auf dem
Register Daten finden Sie unten das Feld Mieterwechsel. Dies klicken Sie an.

Anschließend erscheint ein neues Fenster um das Vertragsende einzugeben.

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Sie erfassen zunächst das Enddatum und klicken auf „Übernehmen“. Anschließend
erscheint Ihr Datenblatt. Mit klicken auf den Button „Speichern“ kommt die
Nachfrage, ob Sie einen neuen Mieter erfassen wollen, mit der Meldung
„Mieterwechsel wirklich durchführen“. Mit ja bestätigen Sie und haben anschließend
die Möglichkeit die Einheit aufzurufen und einen neuen Mieter zu erfassen oder das
Datenblatt bei nicht Vermietung leer zu belassen.

Den neuen Mieter erfassen Sie wie folgt: Sie rufen die Einheit auf und betätigen den
Button „Einheitsdaten“. Ein Blanko-Blatt erscheint, mit dem Button „Auswählen“
kommen Sie in die Kontaktdatenbank hinein. Hier können Sie sich entweder den
bereits erfassten Kontakt aufrufen oder einen neuen Kontakt erfassen und wie
bereits beschrieben alle weiteren Vertragsdaten eingeben.

Indexmiete
Unter „Management“, „Mietverwaltung“ und „Bundesindex für Mieten“ wird zunächst
der Index erfasst. Weitere Eingaben entsprechend zum Mietvertrag erfolgen in der
jeweiligen Einheit unter „Einheitsdaten“, „Zahlungen“. Hier wird zunächst
unterschieden zwischen Manueller Miete, Indexmiete und Staffelmiete. Unter
Indexmiete können Sie die vereinbarte Anpassung unter Punkte und Prozent bzw.
Festbetrag je nach Vereinbarung definieren und erfassen. Es werden die Objekte,
die anzupassen sind automatisch bei der Erfassung des veränderten Bundesindexes
angezeigt. Über Einheit können Sie die entsprechende Dokumentenvorlage öffnen

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und die Mietanpassung schriftlich zwei Monate im Voraus ankündigen.

Staffelmiete

Zunächst befinden Sie sich unter Objekt in dem ausgewählten Objekt, und wählen in
der entsprechenden Einheit den Button „Einheitsdaten“, „Zahlungen“. Sie wählen den
Typ Staffelmiete Hier können Sie unter „Staffelmiete bearbeiten“ die Staffel mit
Datum und Miethöhe entsprechend vorgeben. Anschließend speichern.

Stammdaten listen

Mit dem Button Beziehungen bekommen Sie Daten des Objektes, das Sie
ausgewählt haben, aufgelistet. Mit verschiedenen Sortiermöglichkeiten können Sie
gezielt die gewünschten Daten zur Ansicht auswählen. In der Bezugszeichenzeile
können Sie an den Stellen, an denen eine Lupe eingefügt ist durch anklicken der
Lupe die Sortierung dieser Spalte auswählen.

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Weiter können Sie mit der Pfeiltaste im Feld „Beziehung“ eine grundsätzliche
Sortierung vornehmen, z.B. nur Mieter oder nur Eigentümer etc.

Mieter-/Eigentümerkonten

In den Einheitsdaten unter dem Register Zahlungen finden Sie den Button
„Zahlungsverkehr“

Hierüber können Sie sich eine Übersicht über die Zahlungen verschaffen oder sich
eine Zahlungsübersicht bzw. sich die Offenen Posten anzeigen lassen.

Anlegen von Betriebskostenkonten

Um Ihre Betriebskostenkonten für ein Objekt anzulegen gehen Sie folgendermaßen
vor.
Sie wählen aus der Objektliste das entsprechende Objekt aus und klicken dann auf

den Button im Hauptmenü der Anwendung. Es erscheint nun folgendes
Fenster.

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Um neue Konten anzulegen betätigen Sie den Button „Tabelle“ und dann den Button
„Neu“. Es erscheint nun folgendes Fenster.

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Hier bestimmen Sie die Kontennummer, auf welche Personenfunktion (Eigentümer
oder Mieter) das Konto abgerechnet wird, den Namen des Betriebskostenkontos und
die entsprechende Umlage des Kontos. Wenn Sie alle Angaben getätigt haben,
legen Sie das Konto durch Betätigung des Buttons Speichern ab.

Für den Fall, dass Sie noch keine Konten für das Objekt angelegt haben, empfiehlt
es sich, statt dem Button „Neu“ den Button „Importieren“ zu klicken. Sie sehen nun
folgendes Fenster.

Wenn Sie nun das Quellobjekt auswählen und Starten klicken, werden alle
Betriebskostenkonten aus dem Quellobjekt importiert.

Kontakte erfassen
Neu anlegen

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Mit Hilfe dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, Kontakte oder Interessenten
anzulegen. Sie folgen dem Assistenten und geben die Felder manuell per Tastatur
ein. Der Assistent bietet Ihnen die Möglichkeit, das Feld Ort automatisch zu befüllen,
wenn Sie die PLZ kennen, geben Sie in diesem Fall die PLZ ein und betätigen den
Button . Es erscheint nun ein Fenster mit allen Stadtteilen der eingegebenen PLZ,
Sie können hier elegant die gewünschte Stadt wählen. Wenn Sie alle Felder befüllt
haben, betätigen Sie mit der Maus und Sie gelangen zum nächsten Teil
des Assistenten.

Hier geben Sie nun Telefonnummern und E-Mail Adresse ein. Abschließend haben
Sie die Möglichkeit, dem Kontakt eine Beziehung (Lieferant, Mieter, etc.)
zuzuordnen. Wenn Sie alle Felder befüllt haben, schließen Sie den Assistenten mit
Hilfe von ab.

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Nachweise / Termine
Neuer Termin

Dieser Assistent unterstützt Sie bei der Eingabe von Terminen. Sie haben hier die
Möglichkeit, mit wenigen Schritten einen neuen Termin für Sie oder Ihre Mitarbeiter
festzulegen. Die Eingabe ist elegant mit Scroll-Down-Menüs oder Radio Buttons
realisiert. Sie können zu jedem Termin auch externe Teilnehmer hinzufügen, dies tun
Sie durch Betätigung des Buttons . Sie gelangen nun in die Listenansicht Ihrer
Kontaktdatenbank und können von hier aus mit den bereits beschriebenen Mitteln
Kontakte hinzufügen. Es ist selbstverständlich auch möglich, mehrere externe
Kontakte zuzuordnen. Wenn Sie alle Felder befüllt haben, klicken Sie mit der Maus
auf .

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In dieser Maske bestimmen Sie nun das Datum des Termins oder auch die Länge,
sollte es sich als Beispiel um einen mehrtägigen Messebesuch handeln. Wenn Sie
dies getan haben, klicken Sie erneut auf um zum nächsten Schritt zu
gelangen.

In diesem Fenster bestimmen Sie ob Sie Details angeben möchten, wie zum Beispiel
Uhrzeiten oder ein Textmemo. Durch Betätigung von wird der Assistent
beendet und Ihr Termin angelegt. Mit gelangen Sie in folgendes Fenster.

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Sie haben hier die Möglichkeit, elegant den Zeitraum Ihres Termins einzugeben. Mit
gelangen Sie zum nächsten Schritt des Assistenten.

Man sieht nun in dieser Übersicht, wann der Termin stattfindet und ob es ggf.
Kollisionen zwischen bereits erfassten Terminen gibt. Sie haben hier auch die
Möglichkeit, den gleichen Termin zu kopieren, sollte er an einem anderen Tag erneut
stattfinden. Mit gelangen Sie zum letzten Schritt des Assistenten.

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In diesem Fenster haben Sie nun die Möglichkeit, Memos zu Ihrem Termin
festzulegen. Mit beenden Sie den Assistenten und der Termin wird
angelegt.

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Alle Termine

Hier haben Sie die Möglichkeit, sich Ihre Termine in einem bestimmten Zeitraum
darstellen zu lassen, sollten Sie mehrere Mitarbeiter in der Anwendung angelegt
haben, erhalten Sie natürlich auch einen Überblick über die Termine Ihrer
Mitarbeiter. Sie können innerhalb dieser Ansicht auf einen einzelnen Termin klicken
um die Details dieses Termins zu sehen. Sie können innerhalb dieser Ansicht
Termine wieder löschen, oder Termine bearbeiten. Neue Termine anlegen ist
ebenfalls realisiert, wie dies funktioniert sehen Sie weiter oben.

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Neuer Nachweis

Unter Nachweisen versteht man als Beispiel die Reklamation eines Mieters bei
Reparaturen oder die Anzeige eines Defekts. In dieser Funktion haben Sie zusätzlich
die Möglichkeit, dem Nachweis ein Objekt anzuheften. Die Funktionalität ist jedoch
die gleiche wie bei einem Kontakt. Sie können einen Nachweis sowohl aus einer
Einheit heraus, aus einem Gesamtobjekt heraus als auch aus dem Menüpunkt
Management, weiter Ereignis-Management erfassen.

Alle Nachweise
In der sich öffnenden Ansicht sehen Sie alle angelegten Nachweise. Sie haben hier
die Möglichkeit, sich die Details zu einem Nachweis anzusehen, oder Nachweise zu
löschen, das Anlegen von Nachweisen ist ebenfalls möglich.

Reparaturmanagement
Reparaturaufträge und sämtliche anderen zu erledigende Aktivitäten werden hier
erfasst und verwaltet. Sie haben hierüber die Möglichkeit die Zuständigkeit zu
definieren, die Art der zu erledigenden Aufgabe etc und vor allem alles gezielt zu
listen.
Über den Menüpunkt „Management“ und „Ereignis-Management“ finden Sie folgende
Auswahl:
- Neuer Nachweis
- Neuer Auftrag
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- Alle Aufträge
- Meine Aufträge
- Erledigte Aufträge
- Nicht erledigte Aufträge

Neuen Auftrag erstellen:

Sie sehen verschiedene Register, im ersten Register „Übersicht“ erfassen Sie die
Stammdaten der Meldung. Sie unterscheiden bei Auftragstyp zwischen Mitarbeiter-,
Hausmeister-, Handwerker-, Eigentümer-, Mieter- und sonstiger Auftrag. Bei
Häufigkeit wird festgelegt ob es sich um einen Einmalauftrag oder einen
wiederkehrenden Auftrag handelt. Den Turnus der Wiederkehrung können Sie hier
festlegen. Weiter wird bei „Zuständigkeit“ der zuständige „Mitarbeiter“ oder „alle“
festgelegt. Die Kurzbeschreibung sollte mit einem oder zwei Worten benennen, um
welche Art Auftrag es sich handelt. Die Priorität kann durch anklicken des Feldes und
Auswahl einer Möglichkeit im nächsten Feld definiert werden. Weiter wird das
betreffende Objekt, die entsprechende Einheit ausgewählt und im nächsten Feld
kann der Kontakt gewählt werden, von dem die Meldung kam.
Zum Status des Auftrages wird definiert ob dieser bereits erledigt ist oder noch zu
erledigen ist. Im nächsten Feld wird ein Zieldatum eingegeben, bis wann der Auftrag
zu erledigen ist im Feld dahinter wird das Datum erfasst, an dem der Auftrag erledigt
wurde. Im Feld „Statustext“ wird festgehalten, wer bereits informiert wurde also
welchen Bearbeitungsstand der Auftrag hat. Dieser Statustext kann je nach
Bearbeitungsstand auch geändert werden und immer sofort aktualisiert werden.

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Im Register Inhalt des Auftrages

werden Angaben zu dem Auftrag gemacht. Hier können die Internen Angaben von
den Externen abweichen. Im Register Nachweise werden alle Aktivitäten zu einem
Auftrag dokumentiert und gespeichert.

Unter dem Register Auftragnehmer werden die Daten desjenigen erfasst, der den
Auftrag entgegengenommen hat.
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Im folgenden Register „Bilder“ können Bilder abgelegt werden, die sich auch diesen
Auftrag beziehen. Zum Beispiel liegt ggf. ein Wasserschaden vor, dann können hier
entsprechende Bilder abgelegt werden.

Im Register Akte können Akten zu dem Auftrag geöffnet, bearbeitet, gelöscht oder
auch neue Akten erfasst werden.

Es erscheinen die Akten, die beim Erstellen mit dem Auftrag in Verbindung gebracht
wurden.

Im Bereich der Auftragserfassung können Sie über den Button Brief in Ihre
Dokumentenvorlage gehen und hier einen Brief erfassen. Diesen können Sie dann
wiederum als Akte erfassen, wie bereits beschrieben.

Sämtliche Eingaben sind in jedem Register mit der Speichertaste zu speichern,
ansonsten gehen Ihnen die erfassten Daten verloren.

Akte (Dokumentenmanagement System)
Unter Dokumentenmanagement versteht man generell das aktive Management von
Informationen unter Hilfestellung eines Datenbanksystems. Für die Anwendung
CONactor Haus Star bedeutet dies, dass Sie die Möglichkeit haben alle ein Objekt
betreffenden Unterlagen und Dokumente in ein DMS System nach Objekt sortiert
einzufügen. Um eine Akte abzulegen gehen Sie folgendermaßen vor.
Mit „Akte – Neu“ starten Sie den Assistenten, der Sie während dem kompletten
Vorgang der Erfassung unterstützt.

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Dieses Fenster liefert Ihnen einige nützliche Hinweise, die Sie zum Ablegen einer
Akte gebrauchen können, mit gelangen Sie zum nächsten Schritt des
Assistenten.

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In diesem Fenster bestimmen Sie den Absender oder Empfänger der betreffenden
Akte, es können auch mehrere Personen sein, die diese Akte betrifft. Mit
gelangen Sie zur Auswahl der betreffenden Akten.

Durch Betätigung des Buttons gelangen Sie in den Windows Explorer, von wo
aus Sie die betreffende Akte oder die Akten auswählen können, es kann sich bei
Akten auch um Audio oder Bildmaterial handeln. Wichtig! Sie können das DMS von
CONactor Haus Star so konfigurieren, dass die Akten von Ihren lokalen Laufwerken
nach dem Ablegen gelöscht werden und nur noch in der Datenbank vorhanden sind,
wenn Sie dies nicht möchten, müssen Sie den Haken aus dem Feld „Ausgewählte
Dateien nach dem Kopieren entfernen“ deaktivieren. Mit gelangen Sie
zum nächsten Schritt des Assistenten.

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Dieses Fenster bestimmt nun, über welche Beschreibenden Attribute die
abzulegende Datei verfügt. Sie bestimmen generell die betreffende Projektnummer
oder auch Objektnummer, die Dokumentenart (als Beispiel Grundbuchauszug,
Mietvertrag, Hausgeldnachweis, ….), das Dokumentendatum (Datum an dem ein
Grundbuchauszug erstellt wurde.) Abschließend bestimmen Sie die Bezeichnung
des betreffenden Dokumentes. Mit haben Sie alle nötigen Eingaben
getätigt und die Akte wird für Sie abgelegt.

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Mit Fertig schließen Sie den Vorgang endgültig ab.

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Akte suchen

Sie haben hier die Möglichkeit nach speziellen Akten per Algorithmus zu suchen.
Dies tun Sie, indem Sie einfach in die jeweiligen Felder Werte oder Inhalte eingeben
oder aus dem Scroll-Down-Menü auswählen. Sie starten den Vorgang durch
Betätigung des Buttons Suchen. Mit Zurücksetzen werden alle Ihre Eingaben in
diesem Fenster gelöscht.

Vorlagen
Es gibt verschiedene Wege, einen Brief zu schreiben. Entweder man geht über die

Menüzeile und wählt die Option . Hier öffnet sich die Adressdatenbank, mit
der Suchfunktion können Sie Ihren Kontakt aufrufen und den Brief damit verbinden.
Oder Sie befinden sich in der Ansicht Ihrer Verwaltungseinheit und wählen von dort
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aus die Option „Brief“. Zunächst können Sie eine Vorauswahl treffen zwischen
„Neuer Brief an Eigentümer, Mieter oder Beziehung“. Mit „neuer Brief an Beziehung“
könnte zum Beispiel ein Finanzier gemeint sein. Nachdem die Auswahl getroffen
wurde, öffnet sich folgendes Fenster:

Hier kann zunächst die Dokumentenvorlage bearbeitet, gelöscht oder kopiert
werden. Oder es wird eine Auswahl der Vorhandenen Vorlagen mit „Brief erstellen“
getroffen. Anschließend öffnet sich das vorbereitete Dokument, versehen mit den
vorgegebenen Daten, zur weiteren Bearbeitung. Im Anschluss kann das Dokument
ggf. gedruckt werden, nach dem Schließen des Dokumentes werden Sie gefragt, ob
Sie das erzeugte Dokument als Akte erfassen möchten. Wenn ja öffnet sich der
Assistent und die Akte kann wie bereits beschrieben erfasst werden, oder Sie
antworten mit „nein“.

Belege (Betriebskosten) erfassen
Um Belege oder Betriebskosten zu erfassen und zu kontieren, gehen Sie
folgendermaßen vor. Sie wählen aus der Objektliste das entsprechende Objekt aus

und betätigen aus dem Hauptmenü heraus den Button .
Es erscheint nun folgendes Fenster.

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Sie wählen nun das entsprechende Sachkonto aus (Beispiel Wasser). Im nächsten
Feld bestimmen Sie das Girokonto, von welchem der Beleg abgebucht oder gezahlt
wird. Sie bestimmen weiterhin das Rechnungsdatum und den Rechnungszweck,
welcher ein reines Textfeld ist. Abschließend bestimmen Sie den Rechnungsbetrag
und den MwSt. Satz. Als letzten Schritt in diesem Fenster wählen Sie den
Lieferanten durch den Button aus. Nun erscheint die gleiche Auswahlliste wie bei
der Erfassung eines Mieters. Wenn Sie alle Angaben getroffen haben, betätigen Sie
den Button . Sie werden nun in das DMS System geleitet, welches
schon weiter oben beschrieben wurde. Durchlaufen Sie einfach den Assistenten
nach Anweisung. Wenn Sie den Assistenten abgeschlossen haben, erscheint
folgendes Fenster.

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Um den Beleg direkt weiter zu bearbeiten, betätigen Sie den Button .

Belegbearbeitung
Sie gelangen nun in die Detailansicht des Beleges.

An dieser Stelle können Sie Skonto aktivieren, die Fälligkeit bestimmen und die
Stammdaten des Beleges ändern / korrigieren.

Wenn Sie dies abgeschlossen haben, navigieren Sie bitte in das Fenster Prüfung /
Freigabe

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In diesem Fenster muss nun ein Objektverantwortlicher den Beleg auf sachliche
Korrektheit prüfen, dies tut er, indem er auf den Button klickt, es
erscheint folgendes Fenster.

Sollte der Beleg sachlich korrekt sein, kann der Mitarbeiter mit Hilfe des Buttons
Autofüllen die Felder befüllen lassen, wahlweise ist dies natürlich auch manuell
möglich. Er kann an dieser Stelle natürlich auch sagen, er prüft nur einen Teilbetrag
oder gar nichts, abgeschlossen wird der Vorgang mit dem Button OK. Wenn Sie dem
Button OK betätigt haben, wird automatisiert die Sollstellung für den jeweiligen Beleg
gefahren. Es erscheint folgendes Fenster.

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Start und Enddatum liegen standardisiert immer im aktuellen Wirtschaftsjahr, sollten
Sie allerdings an der Nacherfassung von Belegen sein, müssen Sie bei Bedarf das
Startdatum manuell einstellen, als Beispiel 01.01.2006. Sie führen die Sollstellung
durch Betätigung von OK aus. In der rechten oberen Ecke des Belegfeldes schwenkt
nun die Lampe von Rot auf Grün, allerdings auch nur in dem Fall, dass der komplette
Belegbetrag sachlich geprüft wurde.

Der Vorgang der Freigabe erfolgt synchron und sollte je nach Einstellung der
Security von einem Abteilungs- oder Projektleiter erfolgen.

Wenn diese Schritte erledigt wurden können Sie nun zum Raster Zahlung navigieren.
Es erscheint folgendes Fenster.

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Um eine Zahlung durchzuführen, gehen Sie generell Synchron wie bei Prüfung und
Freigabe vor, nur dass Sie an dieser Stelle natürlich noch einige Felder mehr
befüllen oder Bestätigen müssen, es erscheint im Folgenden

Durch Autofüllen werden Ihnen auch hier die meisten Felder abgenommen, Sie
müssen nur noch die entsprechende Sollstellung auswählen und dann mit OK die
Zahlung ausführen, sollten Sie beim Nachbuchen von Objekten sein, können Sie an
dieser Stelle auch schon die entsprechende Kontoauszugsnummer eingeben.

Innerhalb des Rasters AKTE haben Sie die Möglichkeit, sich das Dokument, welches
Sie beim anlegen des Beleges archiviert haben anzusehen. Sie öffnen das
Dokument mit Hilfe des Buttons .

Wiederkehrende Zahlungen
An dieser Stelle legen Sie Wiederkehrende Zahlungen wie Beispielsweise
Abschlagszahlungen für Wasser an. Sie sehen folgendes Fenster vor sich:

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Um eine Wiederkehrung anzulegen betätigen Sie den Button Neu. Es erscheint nun
folgendes Fenster.

Sie legen hierbei fest, ob es sich um eine Feste Ratenzahl handelt, oder ob es sich
um eine Rate mit offenem Ende handelt, als Beispiel sei hier die Grundsteuer
genannt, die bis auf Widerruf oder Änderung gezahlt wird. Sie bestimmen ferner das
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Start- und wenn vorhanden das Ende-Datum der WKZ, das Intervall, in welchem
gezahlt wird und die entsprechende Rate. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, eine
Notiz anzulegen, die die Rate erläutern könnte. Mit Hilfe des Buttons speichern legen
Sie die WKZ an. Auch hier erhalten Sie nun den Assistenten zur Erstellung der
Sollstellung, welchen Sie in der Regel nur mit OK bestätigen.

Buchungen
An dieser Stelle wird Ihr Beleg laut DATEV Sachkontenrahmen kontiert. Es erscheint
folgendes Fenster.

Um eine Buchung zu erstellen wählen Sie den Button . Es erscheint nun
folgendes Fenster.

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Hier werden zum einen im oberen Teil des Fensters die Stammdaten des Beleges
herangezogen. Im unteren Teil des Fensters wählen Sie nun Ihre Buchungskonten
aus. Als Konto das entsprechende Betriebskosten Konto und als Beispiel als
Gegenkonto das Girokonto, von welchem der Betrag gezahlt wird. Wenn dies
geschehen ist, betätigen Sie den Button speichern und Ihre Buchung wird angelegt.

WICHTIG:
Es ist eminent wichtig, gerade wenn man vom Steuerberater Belege aus
vergangenen Jahren importiert, dass der Steuerberater auf seinem lokalen PC
das betreffende Wirtschaftsjahr als Datum einstellt, da DATEV die Jahres
Endung in der Exportdatei nicht berücksichtigt!

Belege Zuordnen

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Unter der Rubrik Buchhaltung „Zuordnung von Belegen“ werden zunächst sämtliche
Belege angezeigt, diese lassen sich nach den Kriterien Stichwort, Firma,
Wirtschaftjahr, Kontakt und Typ (Einnahme, Ausgabe) selektieren.

Mit Doppelklick lässt sich der entsprechende Datensatz öffnen.

Zunächst werden die bereits erfassten Daten angezeigt. Mit „Akte anzeigen“ kann
das Dokument geöffnet werden um die fehlenden Daten zu ermitteln, soweit sie nicht
bereits bekannt sind, anschließend oder gleich kann dann das entsprechende Objekt
und das Sachkonto ausgewählt werden. Mit „Änderungen speichern“ werden die
Daten aufgenommen und gespeichert.

Online Banking
Unter Onlinebanking versteht man den direkten Zugriff auf den Bankrechner. (z. B.
über Internet oder Direkteinwahl bei der Bank per Datenfernübertragung).

Hier sind zwei Verfahren üblich:
• Browserbasiertes Internetbanking über die Website der Bank, meist durch
SSL gesichert.
• Verwendung eines Clientprogramms, mit dem zunächst offline, also ohne
Netzverbindung, die Transaktionen vorbereitet werden, etwa ein
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Überweisungsbeleg ausgefüllt. Danach erst wird eine Netzverbindung zur
Übertragung der gesammelten Transaktionen aufgebaut.

Die Aufträge werden mit Hilfe einer elektronischen Unterschrift unterzeichnet. Hier
haben sich in Deutschland mehrere Verfahren etabliert:
• PIN/TAN,
• Homebanking Computer Interface (HBCI) oder Financial Transaction Services
(FinTS) mit Legitimation per Chipkarte oder Schlüsseldiskette,
• File Transfer and Access Management (FTAM) mit Elektronischer Unterschrift
(EU); vor allem im Firmensektor verbreitet; Direkteinwahl zum Bankrechner
über ISDN oder DATEX-P.
• Banking Communication Standard (BCS), i. d. R. identisch FTAM, findet meist
unter Verwendung von elektronischen Unterschriften) hauptsächlich bei
größeren Unternehmen Verwendung.
• Electronic Banking Internet Communication Standard (EBICS): Erweiterung
des Banking Communication Standard für die Kommunikation über das
Internet unter Verwendung von elektronischen Unterschriften. Zukünftiger
Multibankenstandard für das Firmenkundengeschäft über das Internet
(flächendeckende Einführung in Deutschland zum 1. Januar 2008).

CONactor HausStar verwendet generell das Verfahren DTAUS zum Übertragen von
Zahlungsdatensätzen in eine Online Banking Software.

Was ist ein DTA-Programm, eine DTA-Datei bzw. das DTA-Format
und wozu braucht man das?

Das DTA-Format ist ein standardisiertes Datei-Format, welches für den bargeldlosen,
elektronischen Zahlungsverkehr verwendet wird. Anstatt eine Überweisung oder ein
Lastschriftformular auszufüllen, werden beim DTA-Verfahren viele Buchungen im
DTA-Format in einer Datei ausgegeben. Diese Datei wird dann per Diskette oder
DFÜ (Datenfernübertragung) an die Bank übermittelt. Da es für das DTA-Format
innerhalb Deutschlands einen einheitlichen und standardisierten Aufbau gibt, kann
die DTA-Datei von allen Banken eingelesen werden.
In einer DTA-Datei, die entweder den Dateinamen DTAUS0 oder DTAUS1 (ohne
Dateiendung) besitzt, sind die Angaben des Auftraggebers und die Buchungssätze
für die Zahlungsaufträge. Es können Buchungen für Überweisungs- oder
Lastschriftaufträge vorhanden sein. Pro Zahlungsart muss jedoch eine eigene Datei
erstellt werden.
Auf der Diskette, die der Bank eingereicht wird, darf immer nur eine Datei vorhanden
sein. Das DTA-Verfahren (Disketten-Clearing-Verfahren) muss bei Ihrer Bank
beantragt werden. Am Besten ist, wenn Sie eine DTA-Datei mit Test-Datensätzen
zum Testen einreichen. In der Regel testen alle Banken eine DTA-Datei kostenlos.
Damit wird sichergestellt, dass die von Ihnen eingereichte Datei, auch für die Bank
ohne Probleme lesbar ist. Obwohl das DTA-Verfahren standardisiert ist, gibt es von
Bank zu Bank kleine Unterschiede, auf die wir zu einem späteren Zeitpunkt noch zu
sprechen kommen.
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Wer benötigt den Zahlungsverkehr nach dem DTA-Verfahren?

Jede Firma, jeder Verein oder Privatmann, der regelmäßig zahlreiche Zahlungen
tätigt bzw. Gebühren und Beiträge einziehen muss, sollte auf das DTA-Verfahren
umsteigen. Es ist nicht nur lästig sondern auch zeitraubend, wenn man für viele
Zahlungen Bankformulare (Überweisungen oder Lastschrift) ausfüllen muss. Liegen
die Angaben der Zahlungen (Name, Kontonummer, Bankleitzahl und Betrag/Beitrag)
vor, ist es ein Leichtes, diese Daten als Grundlage für das DTA-Verfahren
heranzuziehen. Mit einer einfachen Abfrage übergibt man die Daten aus
bestehenden Tabellen an eine DTA-Tabelle. Nach dem Verarbeitungslauf kann
sofort die DTA-Datei erstellt und an die Bank bzw. die Onlinebanking-Software
weitergegeben werden. Mit wenigen Handgriffen hat man den gesamten
Zahlungsverkehr erledigt.

Gültige Zeichen und Zahlen

- Die Eingabe ist auf die Zeichen: [0..9] [A..Z] [a..z] [BLANK . , & - + * % / $ ]
beschränkt.
- Umlaute müssen umgewandelt werden.
Ä -> AE
Ö -> OE
Ü -> UE
ß -> SS
- Das Feld „Betrag“ muss positiv und größer als Null sein.
- Die Felder „Name“ (Absender, Zahlungsempfänger/Zahlungspflichtiger) und
Verwendungszweck erlauben maximal 27 Zeichen pro Feld.
- Dateiname: DTAUS…{0, 1, keine}…{LK, GK oder keine Angaben}.txt

Aufbau einer DTA-Datei

Die Datei besteht aus drei Teilen:

1. Datensatz A - Header
2. Datensatz C - Body
3. Datensatz E - Footer

Der Body kann dabei mehrfach auftreten - einmal pro Zahlungsverkehr.

Alle Informationen liegen im ASCII-Format vor, keine wilden Binärformate.

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Aufbau Datensatz A

Nr. Start Länge Beschreibung
1 0 4 Zeichen Länge des Datensatzes, immer 128 Bytes, also immer "0128"
2 4 1 Zeichen Datensatz-Typ, immer 'A'
3 5 2 Zeichen Art der Transaktionen
"LB" für Lastschriften Bankseitig
"LK" für Lastschriften Kundenseitig
"GB" für Gutschriften Bankseitig
"GK" für Gutschriften Kundenseitig
4 7 8 Zeichen Bankleitzahl des Auftraggebers
5 15 8 Zeichen CST, "00000000", nur belegt, wenn Diskettenabsender
Kreditinstitut
6 23 27 Zeichen Name des Auftraggebers
7 50 6 Zeichen aktuelles Datum im Format DDMMJJ
8 56 4 Zeichen CST, " " (Blanks)
9 60 10 Zeichen Kontonummer des Auftraggebers
10 70 10 Zeichen Optionale Referenznummer
11a 80 15 Zeichen Reserviert, 15 Blanks
11b 95 8 Zeichen Optionales Ausführungsdatum im Format DDMMJJJJ. Nicht
jünger als Erstellungsdatum (A7), jedoch höchstens 15
Kalendertage später. Sonst Blanks.
11c 103 24 Zeichen Reserviert, 24 Blanks
12 127 1 Zeichen Währungskennzeichen
" " = DM
"1" = Euro
Insgesamt 128 Zeichen

Aufbau Datensatz C

Nr. Start Länge Beschreibung
1 0 4 Zeichen Länge des Datensatzes, 187 + x * 29 (x..Anzahl
Erweiterungsteile)
2 4 1 Zeichen Datensatz-Typ, immer 'C'
3 5 8 Zeichen Bankleitzahl des Auftraggebers (optional)
4 13 8 Zeichen Bankleitzahl des Kunden
5 21 10 Zeichen Kontonummer des Kunden
6 31 13 Zeichen Verschiedenes
1. Zeichen: "0"
2. - 12. Zeichen: interne Kundennummer oder Nullen
13. Zeichen: "0"
Die interne Nummer wird vom erstbeauftragten Institut zum
endbegünstigten Institut weitergeleitet. Die Weitergabe der
internen Nummer an den Überweisungsempfänger ist der
Zahlstelle freigestellt.
7 44 5 Zeichen Art der Transaktion (7a: 2 Zeichen, 7b: 3 Zeichen)
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"04000" Lastschrift des Abbuchungsauftragsverfahren
"05000" Lastschrift des Einzugsermächtigungsverfahren
"05005" Lastschrift aus Verfügung im elektronischen Cash-
System
"05006" Wie 05005 mit ausländischen Karten
"05015" Lastschrift aus Verfügung im electr. Cash-System -
POZ
"51000" Überweisungs-Gutschrift
"53000" Überweisung Lohn/Gehalt/Rente
"54XXJ" Vermögenswirksame Leistung (VL) mit Sparzulage
"56000" Überweisung öffentlicher Kassen
Die im Textschlüssel mit XX bezeichnete Stelle ist 00 oder der
Prozentsatz der Sparzulage.
Die im Textschlüssel mit J bezeichnete Stelle wird bei
Übernahme in eine Zahlung automatisch mit der jeweils
aktuellen Jahresendziffer (z.B. 7, wenn 97) ersetzt.
8 49 1 Zeichen Reserviert, " " (Blank)
9 50 11 Zeichen Betrag
10 61 8 Zeichen Bankleitzahl des Auftraggebers
11 69 10 Zeichen Kontonummer des Auftraggebers
12 79 11 Zeichen Betrag in Euro einschließlich Nachkommastellen, nur belegt,
wenn Euro als Währung angegeben wurde (A12, C17a), sonst
Nullen
13 90 3 Zeichen Reserviert, 3 Blanks
14a 93 27 Zeichen Name des Kunden
14b 120 8 Zeichen Reserviert, 8 Blanks
15 128 27 Zeichen Name des Auftraggebers
16 155 27 Zeichen Verwendungszweck
17a 182 1 Zeichen Währungskennzeichen
" " = DM
"1" = Euro
17b 183 2 Zeichen Reserviert, 2 Blanks
18 185 2 Zeichen Anzahl der Erweiterungsdatensätze, "00" bis "15"
19 187 2 Zeichen Typ (1. Erweiterungsdatensatz)
"01" Name des Kunden
"02" Verwendungszweck
"03" Name des Auftraggebers
20 189 27 Zeichen Beschreibung gemäß Typ
21 216 2 Zeichen wie C19, oder Blanks (2. Erweiterungsdatensatz)
22 218 27 Zeichen wie C20, oder Blanks
23 245 11 Zeichen 11 Blanks

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So können weitere Datensätze angehängt werden. Sie müssen insgesamt jedoch
128 Zeichen lang sein. Also vier 29-Zeichen Blöcke und anschließend mit 12 Blanks
auffüllen. Maximal vier 128-Zeichen-Records, wobei der vierte maximal einen
Erweiterungsdatensatz enthält.

Aufbau Datensatz E

Nr.Start Länge Beschreibung
1 0 4 Zeichen Länge des Datensatzes, immer 128 Bytes, also immer "0128"
2 4 1 Zeichen Datensatz-Typ, immer 'E'
3 5 5 Zeichen " " (Blanks)
4 10 7 Zeichen Anzahl der Datensätze vom Typ C
5 17 13 Zeichen Kontrollsumme Beträge in DM
6 30 17 Zeichen Kontrollsumme Kontonummern
7 47 17 Zeichen Kontrollsumme Bankleitzahlen
8 64 13 Zeichen Kontrollsumme Beträge in Euro, nur belegt, wenn Euro als
Währung angegeben wurde (A12, C17a)
9 77 51 Zeichen 51 Blanks

Erstellung einer DTA-Datei

- Auswahl der Sollstellungen nach bestimmten Kriterien:
- Zeitraum angeben (Start- und Enddatum)
- Firma
- Konto, von dem bezahlt werden soll
- Kontakt (optional)
- Projektart (optional)
- Projektnummer (optional)
- Kostenstelle (optional)

- Liste von Sollstellungen erscheint, wobei nur die angezeigt werden, die
- im Fälligkeitszeitraum liegen
- von Ausgabe-Belegen stammen
- Freigabe vorhanden ist
- Keine Zahlungssperre hinterlegt haben

- Die Sollstellungen auswählen, die überwiesen werden sollen. Nach Bestätigung
wird DTA-Eintrag erstellt.

- Formular auf Vollständigkeit überprüfen
- DTA-Datei erstellen lassen

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- Onlinebanking-Software öffnen und DTA-Datei importieren
- DTA-Datei nach erfolgreichem Import löschen

Kontenrahmen anlegen
Um sich zunächst eine Übersicht zu verschaffen können Sie sich über
„Buchhaltung“, „Liste Buchungskonten“ sämtliche Konten anzeigen lassen.

Buchungskonten importieren

Unter der Rubrik Buchhaltung und „Buchungskonten importieren“ erscheint o. a.
Fenster. Hier wird zunächst die betreffende Firma gewählt, in der zweiten Zeile wird
die entsprechende Datei angegeben. Zuletzt wird die Zeile der Datei bestimmt nach
welcher folgend die Daten kopiert und transferiert werden sollen.

Alle transferierten Daten können als Datensatz unter „Importdateien“ gelistet
werden und der Aufruf sämtlicher Datensätze erfolgt über „Importpositionen“

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Nach dem Befehl Import erscheinen die gelisteten Daten, anschließend betätigen sie
den gleichen Button auf den Feldern GoGoGo und der Import wird ausgeführt.

Jedes Konto wird einzeln aufgeführt und kann gesondert angelegt oder verworfen
werden.

Buchungskonten Administrieren
Unter „Buchhaltung“ „Liste Buchungskonten“ können Sie alle für einen Mandanten
vorhandenen Konten auswählen und entsprechend administrieren.

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Sie haben hier die Möglichkeit, neue Buchungskoten zu erfassen, dies tun Sie mit
Hilfe des Buttons . Es erscheint nun folgende Ansicht.

An dieser Stelle bestimmen Sie zunächst den Mandanten (Firma, für welche ein
Konto angelegt werden soll. Im Folgenden bestimmen Sie die Nummer des
Buchungskontos. Sollte es sich um ein Girokonto handeln, welches Sie hier als
Buchungskonto erfassen, wählen Sie das entsprechende Firmenkonto mit Hilfe des
Buttons . Es erscheint nun eine Liste mit allen im System für diesen Mandanten
angelegten Griokonten und Barkassen. Wählen Sie die entsprechende aus.

Nun bestimmen Sie den Steuersatz für das entsprechende Konto in %, also geben
Sie manuell den Mehrwertsteuersatz des Kontos ein.

Im nächsten Feld wird nun der entsprechende Buchungsschlüssel ausgewählt,
dieser entspricht folgenden Werten.

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Wichtig, sollten Sie Ihre Konten vorher von einem anderen Mandanten oder aus
einer Importdatei importiert haben, kontrollieren Sie bitte, ob die Buchungsschlüssel
und Mehrwertsteuersätze für die jeweiligen Konten auch für den aktuellen
Mandanten richtig sind. Sie haben immer die Möglichkeit, ein vorhandenes Konto zu
bearbeiten und die hinterlegten Standarddaten zu bearbeiten.

Wenn Sie den Buchungsschlüssel ausgewählt haben, müssen Sie noch den Namen
des Buchungskontos manuell per Tastatur eingeben und dann entsprechend den
Haken Aktiv setzen, damit Sie das Konto auch bebuchen können.

Buchungskonten Mandantenweise kopieren

Unter „Buchhaltung“ „Liste Buchungskonten“ können Sie die vorhandenen Konten
auswählen.

Im oberen Feld „Firma“ treffen Sie die Auswahl Ihres Zielmandanten. Durch betätigen
des Buttons „Import“ können Sie eine Quellauswahl treffen zwischen den Konten
SK03 oder aus Buchungskonten. Anschließend öffnet sich ein Modul um die
Mandantenauswahl Ihrer Quelldaten zu treffen. Die Konten des Mandanten
erscheinen und Sie können die zu kopierenden Konten markieren. Anschließend

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betätigen Sie den Button „OK“ und die Konten werden zu Ihrem Zielmandanten
kopiert.

Buchungen exportieren

Organisatorisch sollte der Vorgang folgender Maßen ablaufen:
Sie erstellen die Buchhaltung für einen Monat, und liefern diese Daten dann an die
Buchhaltung vom Steuerberater. Dort werden die Daten kontrolliert und eventuelle
Änderungen werden vorgenommen. Falls sich Änderungen ergeben, wird Ihnen das
mitgeteilt indem alle Daten des betreffenden Monats an Sie zurückgeschickt werden.
Diese können dann in Ihr System importiert werden und die Buchungen können
korrigiert werden.

Über die Funtion „Exportiere Buchungen“ können Sie Ihre Buchungen Ihrem
Steuerberater bzw. der externen Buchhaltung zukommen lassen.

Zum exportieren von Buchungen ist die gleichnamige Rubrik „Exportiere
Buchungen“ vorgesehen. Hier wird die entsprechende Firma ausgewählt, das
Abrechnungsjahr und der entsprechende Zeitraum erfasst für den der Export getätigt
werden soll. Danach klicken Sie auf die Taste GoGoGo.

Anschließend wird Ihnen die Anzahl der Buchungen, die exportiert wurden, als
Kontrollfunktion angezeigt.

Legen Sie einen Speicherort für Ihre CSV – Datei fest, in der die erstellte Datei
abgelegt werden soll. Als Dateiname wird standardmäßig nach folgendem Muster ein
Vorschlag gemacht:
„Buchungen_[Firmenname]_[Wirtschaftsjahr]_[Startdatum]_[Enddatum].csv“

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Danach kann man die erstellte Datei einfach als Anhang mit dem Email-Programm
an die zuständige Buchhaltung oder den Steuerberater versenden.

Buchungen importieren/abgleichen

Über die Funktion „Importierte Buchungen“ können Sie die Buchungen, die von
Ihrem Steuerberater bzw. der externen Buchhaltung nachgebucht oder korrigiert
wurde, in Ihr System einfügen. Die Daten werden per Email als *.xls Datei
(Primanota) von dem Steuerberatungsbüro bzw. der zuständigen Buchhaltung
zugeschickt. Danach legen Sie die *.xls Datei an einem vorher festgelegten Ort wie
z.B. der „Mailbox“ ab. Danach können Sie die Buchungen in Ihr System einfügen.

Hierzu müssen Sie zunächst unter dem Menüpunkt Buchhaltung zu dem Menüpunkt
„Importiere Buchungen“ navigieren, wo Sie dann den Menüpunkt „Buchungen
importieren“ auswählen. Dadurch öffnet sich das Fenster „Datenimport“. In diesem
Fenster wählen Sie zunächst die Firma aus, für die sie die Buchungen importieren
möchten Danach geben Sie noch den Dateipfad an, wo Sie zuvor die Excel-Datei mit
den Buchungen gespeichert haben. Dies geschieht durch anklicken des hinten
stehenden Buttons. Weiter ist es erforderlich die Zeile anzugeben, ab welcher die
Daten erscheinen, die übertragen werden sollen.

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Anschließend klicken Sie auf den Button „Import GoGoGo“ um den Import
abzuschließen. Nach erfolgtem Import werden Ihnen im unten stehenden Fenster die
importierten Buchungen angezeigt. Um das Fenster zu verlassen, klicken Sie auf den
Button „Schliessen“.

Der zweite Schritt des Imports ist der Abgleich der Buchungen. Hierzu müssen Sie
zunächst unter dem Menüpunkt „Buchhaltung „zu dem Punkt „Importiere Buchungen“
navigieren, wo Sie dann den Menüpunkt „Buchungen abgleichen“ auswählen,
wodurch sich ein neues Fenster öffnet. Hier wählen Sie zunächst die Firma, der die
Buchungen zugeordnet werden sollen. Weiter wählen Sie das Start- und Enddatum
der Buchungen aus oder Sie wählen die entsprechende Importdatei aus, die angibt
welche Buchungen Sie abgleichen wollen. Danach klicken Sie auf den Button
„Abgleich Starten“ um die Buchungen zu laden. Dies kann je nach Anzahl der
Buchungen einige Minuten dauern.

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Nach erfolgtem Laden der Buchungen wird Ihnen in einem Mitteilungsfenster
angezeigt wie viele Buchungen geladen wurden und bei wie vielen der Buchungen
es sich um ungleiche Buchungen handelt und wie viele ignoriert wurden.

Eine Ungleichheit der Buchungen entsteht, wenn von Ihrem Steuerberater bzw. der
externen Buchhaltung Änderungen vorgenommen wurden. Ignoriert werden
Buchungen, die vom System nicht erkannt werden. Dies geschieht wenn im
„KostFeld 1“ und oder im „Belegfeld 1“ keine Einträge vorhanden sind und somit
keine Zuordnung möglich ist. Dieses Fenster schließen Sie durch anklicken des „OK“
Buttons. Danach sehen Sie in dem Fenster zwei Tabellen. In der oberen Tabelle
sehen Sie die abzugleichenden Buchungen und in der unteren Tabelle die im System
enthaltenen Buchungen. Nun gleichen Sie die Buchungen einzeln ab, indem Sie die
Buchung durch einen Doppelklick auswählen oder auf „Suche Buchungen“ klicken.
Hier gibt es nun zwei Möglichkeiten:

Im System ist zu der Buchung, die Sie abgleichen wollen, keine Buchung vorhanden.
In diesem Fall können Sie durch auswählen des Buttons „Übernehmen“ eine neue
Buchung anlegen. Ist zudem im Feld „Kostfeld1“ keine Belegnummer angegeben,
müssen Sie später noch in der Belegverwaltung die Buchung dem betreffenden
Beleg zuordnen. (siehe Hilfe Belegverwaltung). Oder Sie wählen den Button
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„Ignorieren“ aus. Durch auswählen des Buttons „Ignorieren“ wird der Status geändert
und diese Buchung zurückgestellt, damit Sie mit Ihrem Steuerberater bzw. der
externen Buchhaltung über diese Buchung Rücksprache halten können, bevor Sie
diese Buchung einem Beleg zuordnen.

Im System ist zu der Buchung die Sie abgleichen wollen bereits eine Buchung
vorhanden. In diesem Fall werden Ihnen die zutreffenden Buchungen bzw. die
zutreffende Buchung angezeigt. Nun können Sie durch auswählen des Buttons
„Übernehmen“, die bereits vorhandene Buchung ändern, oder Sie wählen den Button
„Ignorieren“ aus. Durch auswählen des Buttons „Ignorieren“ wird der Status geändert
und diese Buchung zurückgestellt, damit Sie mit Ihrem Steuerberater bzw. der
externen Buchhaltung über diese Buchung Rücksprache halten können, bevor Sie
die Änderungen an der Buchung vornehmen.

ACHTUNG: Vor Beendigung des Abgleichs sollten keine ungleichen Buchungen
mehr vorhanden sein. Ansonsten stimmen die Buchhaltungsdaten in Ihrem System
nicht mit den Daten des Buchhalters überein.

Durch auswählen des Buttons „Protokoll“, können Sie die Buchungen die „ungleich“
waren bzw. sind ausdrucken. Dies kann sowohl vor wie nach der Bearbeitung der
Buchungen geschehen und soll eine Abstimmung mit dem Steuerberater bzw. der
externen Buchaltung erleichtern.

Durch Auswahl des Buttons „Alle Anzeigen“ können Sie sich alle Buchungen, die den
zuvor angegebenen Zeitraum und Firma betreffen, anzeigen lassen.
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Um das Fenster zu schließen klicken Sie auf den Button „Schliessen“.

Abrechnungen

Hausabrechnung

Entscheidend für eine schlüssige und stimmige Abrechnung ist die Vollständigkeit
der Daten und deren Richtigkeit. Die abrechnungsrelevanten Daten (Konten und
Umlageschlüssel) können in der Menüleiste ausgewählt und entsprechend erfasst
werden.
Das entsprechende Objekt muss in den Daten vorgegeben sein bei Aufruf der
Konten erscheinen die zu diesem Objekt erfassten Konten. Jede Ergänzung oder
Änderung der Daten bezieht sich entsprechend nur auf das einzelne Objekt. Sollen
die Daten auf mehrere Objekte übertragen werden, bietet sich die Möglichkeit diese
wie bereits beschrieben entsprechend zu kopieren.

Die „Hausabrechnung“ wird aufgerufen unter der gleichnamigen Rubrik. Sie dient zur
Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben eines oder mehrerer Objekte.

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Zunächst können Sie zwischen zwei Darstellungen wählen, die detaillierte
„Hausabrechnung“ oder die Ergebnisdarstellung „Einnahme/Überschussrechnung“.
Weiter können Sie auswählen, für wen die Abrechnung dargestellt werden soll,
„Mieter und Eigentümer“, „Mieter“ oder „Eigentümer“. Zuletzt wird
Abrechnungszeitraum bestimmt und das oder die Objekte ausgewählt. Mit „Erstellen“
öffnet sich ein weiteres Fenster.

Betriebskostenabrechnung

Zunächst können Sie unter „Abrechnungen“, „Mieter-/Nebenkostenabrechnung“
das abzurechnende Objekt bestimmen. Nach Betätigen des Buttons „weiter“ können
Sie eine Auswahl zwischen verschiedenen Abrufen bestimmen, ob Sie eine neue
Abrechnung vorbereiten wollen, oder eine bereits vorbereitete Abrechnung aufrufen
wollen.

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Mit der Taste „weiter“ erscheint folgendes Fenster, hier wird nochmals der Befehl
gegeben, die Abrechnung vorzubereiten. Nach Abschluss der Vorbereitung erfolgt

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eine Mitteilung hierüber

Anschließend können Sie die entsprechende Abrechnung aus Ihren vorbereiteten
Abrechnungen per Mausklick markieren und mit „Weiter“ erscheint dann eine
Auswahl an verschiedenen Berichten und Darstellungen.

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Sie können sich zunächst eine Übersicht über die Buchungen sämtlicher Kosten
verschaffen, dies geschieht in „Buchungsübersicht der umgelegten Kosten“.

Weiter können Sie zur Kontrolle der korrekten Datenerfassung der Umlageschlüssel
hier eine Übersicht auswählen unter „Umlage-Kontroll-Liste“

Eine Übersicht über die Ergebnisabrechnung aller Mieter bietet die Auswahl
„Nebenkostenabrechnung als Sammelliste

Nach Abschluss aller Buchungskorrekturen kann die Nebenkostenabrechnung der
Mieter aufgerufen und gedruckt werden. Hierzu klicken Sie bitte auf
„Nebenkostenabrechnung für Mieter“.

Abrechnungsbearbeitung

Um den Abrechnungsentwurf zu korrigieren können Sie über „Listen“, „Beleg
suchen“ Korrekturbuchungen durchführen. Sie wählen den gesuchten Beleg

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mit „Ändern“ öffnen Sie den Beleg

und können im Reiter „Buchungen“ die Aktion „Ändern“ wählen und im folgenden
Fenster Ihre Buchungskorrektur erfassen.

Vorlagen
Eine Vorlage (engl. Template) dient in der Datenverarbeitung zur Erstellung von
Dokumenten oder Dokumentteilen. Sie stellt eine Art „Gerüst“ dar, die einen Teil des
Inhaltes oder der Gestaltung des Dokumentes vorgibt. Durch Einsetzen der
fehlenden Bestandteile wird die Vorlage zu einem vollständigen Dokument ergänzt.
Sie werden hauptsächlich für Desktoppublishing (DTP)- oder
Textverarbeitungsprogramme genutzt.

Arbeiten mit Vorlagen
Eine Dokumentvorlage selbst bleibt unberührt, wenn sie aufgerufen oder
angewendet wird. Dadurch kann sie immer wieder eingesetzt werden und liefert
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jedes Mal dasselbe Ergebnis. Eine Arbeitsdatei (die Datei, die den eigentlichen Text
und eventuell auch Bilder aufnimmt, die also letztlich zur Veröffentlichung bestimmt
ist) wird entweder auf der Basis einer Dokumentvorlage erstellt, oder die
Dokumentvorlage wird der Arbeitsdatei später zugewiesen. In jedem Fall weist eine
solche Arbeitsdatei alle formalen Merkmale der Dokumentvorlage auf.

Verwenden von Vorlagen
Um in CONactor HausStar mit Vorlagen zu arbeiten, haben Sie folgende
Möglichkeiten. Anbei wurde die Funktion Briefe zu erstellen aus den Objekt oder
Einheitsstammdaten bereits beschrieben. An dieser Stelle wird nur die Bedienung

aus dem Hauptmenü heraus beschrieben und zwar können Sie den Button
wählen. Sie erhalten nun folgende Ansicht.

Hier sehen Sie alle im System befindlichen Personenfunktionen, Sie können nun die
entsprechende Person auswählen, der Sie einen Brief schreiben wollen. Erleichtert
wird Ihnen die Suche durch die Stichwortsuche, Sie könnten an dieser Stelle
entweder das betreffende Objekt oder die Personenfunktion (Mieter, Eigentümer,
Lieferant,…) eingeben und danach suchen lassen. Es würden dann entsprechend
die passenden Ergebnisse gezeigt werden.

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Wenn Sie die entsprechende Person ausgewählt haben, betätigen Sie bitte den
Button im unteren Teil des Fensters. Es erscheint im Folgenden
diese Ansicht.

Sie haben an dieser Stelle die
Möglichkeit, eine treffende Vorlage auszuwählen dies tun Sie mit Hilfe des Buttons
. Wenn Sie die passende Vorlage gewählt haben, können Sie noch bestimmen ob
Sie nach Erstellung des Anschreibens direkt eine PDF Datei erzeugen möchten und
diese dann in das DMS System ablegen möchten, dies tun Sie durch Setzen des
Hakens PDF – Datei erzeugen. Um nun die Texteingabe zu starten betätigen Sie den
Button . Es öffnet sich nun die Textverarbeitung von CONactor
Software.

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Sie sehen nun den erzeugten Brief mit allen in der Vorlage enthaltenen
Dateninhalten (Adresse, Objektnummer, Absender, ggf. vorformulierter Text, …)

Sie können nun mit allen aus Textverarbeitungen bekannten Funktionen das
Dokument bearbeiten, sprich Grafiken einfügen, Tabellen, den Text erweitern.

Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, speichern Sie das Dokument unter Datei
speichern ab oder betätigen Sie den Diskettenbutton in der oberen Schnellstartleiste.

Wenn Sie daraufhin den Texteditor beenden, erscheint folgendes Fenster.

Durch betätigung von Ja gelangen Sie zur Erfassung in das DMS – System. Gehen
Sie hier wie bereits weiter vorn beschrieben vor.

Administrieren von Vorlagen
Um eine neue Vorlage zu erstellen oder eine vorhandene zu bearbeiten, gehen Sie
folgendermaßen vor.

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An dieser Stelle können Sie eine Vorlage administrieren

Bearbeiten
Betätigen Sie den Button Bearbeiten innerhalb der oberen Abbildung. Sie gelangen
nun in folgenden Modus.

An dieser Stelle sehen Sie die Vorlage aus Datenansicht. Sie haben nun zum Einen
die Möglichkeit, die Vorlage in der Gestaltung anzupassen, sprich feste
Textpassagen zu erstellen oder den Abstand zwsichen Datenfeldern zu verändern.
Dies tun Sie mit den gleichen aus Textverarbeitungen bekannten Methoden.

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Um einer Vorlage Datenfelder zuzufügen, verwenden Sie den Menüpunkt Einfügen.
Es erscheint nun folgende Auswahlliste

Sie haben in diesem Auswahlmenü die Möglichkeit als Beispiel ein Bild, ein Textfeld
eine Tabelle oder Datumsfeld einzufügen. Das entsprechende Feld wird an der Stelle
eingefügt, an der der Cursor zuletzt war. Die Elemente sind mit Ausnahme der
Funktion Datenfeld einfügen von der Funktion ähnlich der Funktionen in normalen
Textverarbeitungen. Wenn Sie sich Ihre gestaltete Vorlage ansehen möchten,
betätigen Sie den Button Entwurfsansicht und Sie sehen eine Vorschau der Vorlage.
Um neue Datenfelder einzufügen, betätigen Sie die Funktion Datenfeld einfügen. Es
erscheint folgende Maske.

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Sie können nun das gewünschte Datenfeld auswählen und mit Hilfe des Buttons
Auswählen in das Dokument einfügen.

TIPP: Wenn Sie die Stelle, an der das Datenfeld eingefügt werden soll, im Text mit
dem Cursor ansteuern, wird es auch an dieser Stelle eingefügt, ansonsten wird es an
der Stelle, an der der Cursor zuletzt war eingefügt.

Neue Vorlage erzeugen
Um eine neue Vorlage zu erzeugen betätigen Sie hier

den Button
.

Es erscheint nun folgendes Fenster.

Sie geben im oberen Textfeld den Namen der neuen Vorlage an und wählen im
unteren Textfeld die Vorlage aus, von welcher kopiert werden soll. Durch Betätigung

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von wird die neue Vorlage erstellt. Die Bearbeitung führen Sie wie
oben bereits beschrieben durch.

Benutzerverwaltung
Benutzerverwaltung bezeichnet die Arbeiten, die ein Administrator eines EDV-
Systems erledigen muss, damit die Benutzer des von ihm betreuten Systems genau
die Arbeiten erledigen können, die sie machen sollen und alles andere nicht machen
können.

Um in CONactor Haus Star Benutzer zu verwalten müssen Sie dementsprechend
über Administratorenrechte verfügen. Im Auslieferungszustand lautet der
Benutzername SUPERVISOR und das Passwort Gross. Um sich auf einem lokalen
PC als Supervisor anzumelden müssen Sie folgendermaßen vorgehen.

1.) Doppelklick auf das Programmsymbol, im Idealfall vom Desktop aus.
2.) Direkt nach dem Doppelklick auf das Programmsymbol die ALT Taste
gedrückt halten.

Es erscheint nun folgendes Fenster

Sie haben nun die Möglichkeit, den
Benutzer Supervisor aus der Benutzerliste auszuwählen und das entsprechende
Passwort einzugeben. Wenn dies geschehen ist, bestätigen Sie Ihre Eingaben mit
OK.

Haus Star startet nun im Administratorenmodus. Die Software sieht im ersten
Moment gleich aus, Sie haben nun jedoch auch die Rechte, Benutzer zu verwalten.

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Anlegen neuer Benutzer / Benutzer verwalten

Unter dem Menüpunkt Stammdaten erscheint nun der Punkt Benutzer verwalten.
Wenn Sie diesen Punkt aktivieren gelangen Sie in das Administrationsmenü.

von hier aus haben Sie nun die Möglichkeit, die einzelnen Benutzer zu verwalten,
neue anzulegen, Benutzer zu löschen, Gruppen anzulegen, Gruppen zu
administrieren.

Neue Gruppe
Nach Betätigung des Buttons Neue Gruppe erscheint folgendes Fenster

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Sie müssen lediglich den
Gruppennamen angeben (Asset Management, Back Office,…) und über den Button
Speichern bestätigen. Nun ist die Gruppe angelegt.

Gruppen anzeigen
Nach Betätigung des Buttons Gruppe anzeigen erscheint folgendes Fenster

Sie haben an dieser Stelle die
Möglichkeit, eine Neue Gruppe anzulegen, eine vorhandene zu ändern oder eine
vorhandene Gruppe zu löschen. Dies tun Sie mit den jeweiligen Buttons. Sie müssen
die jeweilige Aktion immer mit Hilfe eines Buttons bestätigen.

Benutzer löschen
Um einen Benutzer zu löschen, wählen Sie den betreffenden Benutzer aus der Liste
aus und betätigen den Button Benutzer löschen. Es erscheint nun das folgende
Fenster.

mit Ja bestätigen Sie die Aktion.
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Benutzer ändern, administrieren
An dieser Stelle können Sie die Stammdaten eines Benutzers verändern, sprich
Namen, Sicherheitsgruppe, Organisationsgruppe, …

Sie führen sämtliche Änderungen durch Eingabe per Tastatur durch. Wenn Sie alle
Angaben geändert haben, müssen Sie Ihre Änderungen mit Speichern noch
bestätigen.

Neuer Benutzer
An dieser Stelle können Sie neue Benutzer anlegen. Es erscheint folgendes Fenster.

Die Eingaben werden allesamt per Tastatur durchgeführt. Abschließend können Sie
noch einstellen, dass der Benutzer beim ersten Anmelden das Passwort eingeben
muss. Als Standardpasswort wird immer das Domänen Passwort hinterlegt und muss
durch den Benutzer bei der ersten Anmeldung an das System bestätigt werden.

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Wenn Sie alle Angaben getroffen haben, schließen Sie die Aktion durch den Button
Speichern ab.

Security
Die Benutzerrechte werden pro Sicherheitsgruppe vergeben. Alle Personen sind
einer Sicherheitsgruppe zuzuordnen, womit sie alle dieselben dort definierten Rechte
haben.

Benutzerrechte konfigurieren ist nur im Supervisormodus möglich. Unter Menüpunkt
„Extras“ wählt man Benutzer verwalten.

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1
2
3

1 Bereichnummer

Eine Anwendung (z.B. FinanzCenter) ist in verschiedene Bereiche (Tätigkeitsfelder)
unterteilt. Z.B. Akten, Belege, Kontakte, Zahlungen verwalten usw. Die Tabelle
Bereichnummer ist nur als Info zu nutzen!

2 Sicherheitsgruppe

Zeigt alle existierenden Sicherheitsgruppen. Hier findet die Datenpflege statt.

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Man wählt eine Gruppe, um ihre Rechte zu konfigurieren. Die Rechte werden pro
Bereich für ein oder mehrere Projektarten und Projektnummern vergeben. Eine
Projektnummer muss nicht notwendigerweise gewählt werden, da sie nur für
einzelne Projekte steht. In einem solchen Fall gelten die Rechte innerhalb einer
Projektart für alle Projektnummern (Anzeige *)

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Jedem Eintrag in der Tabelle Gruppenelemente, d.h. jeder Kombination
(Bereichnummer, Projektart, Projektnummer (optional)) wird eine Sicherheitsstufe
Lesen, Schreiben oder Löschen zugeordnet.

3 Sicherheitsstufe
Zeigt die Tabelle mit existierenden Sicherheitsstufen. Nur zur Information.

Zu beachten:

Die Sicherheitsstufe für Zahlungen, Buchungen, Prüfungen, Sollstellungen,
Freigaben, Wiederkehrungen, Mahnungen, Gutschriften muss mindestens so groß
wie für Belege sein. (Weil erstellen oder ändern von z.B. Wiederkehrung ändert die
Belegdaten)

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Die Sicherheitsstufe für Geldtransfer so groß wie für Belege, aber mindestens
„Ändern“.(Weil beim erfassen vom Geldtransfer wird ein Beleg erfasst).

Online-Banking – Sicherheitsstufe „Löschen“.

Sicherheit ein-/ausschalten:
In der INI-Datei Port = 7575 – eingeschaltet. Alles andere – ausgeschaltet.

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Allgemeine Geschäftsbedingungen und Impressum
§ 1. Allgemeines
§ 1.1
Basis aller Geschäftsbeziehungen ist für uns "der gesunde Menschenverstand".
Da es bekanntlich verschiedene Ansichten über eben selbigen gibt, legen wir hiermit einen
formellen Rahmen für Geschäftsbeziehungen mit uns fest.

Die vorliegenden allgemeinen Geschäftsbedingungen sind die Grundlage für
alle Geschäftsbeziehungen mit der Firma CONact Market Entry Management GmbH und gelten
bei Auftragserteilung als gelesen und zugestimmt.

§ 1.2
Alle Leistungen und Angebote der CONact Market Entry Management GmbH erfolgen
ausschließlich aufgrund dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen, insbesondere hinsichtlich
der Nutzungsrechte. Änderungen und/oder Ergänzungen bedürfen der Schriftform. Der Geltung
anderer AGB muss Explizit schriftlich von der CONact Market Entry Management GmbH
zugestimmt werden.

§ 1.3
Es gilt die bei Vertragsabschluss veröffentlichte Fassung der AGB.
Diese wird mit "Fassung vom" von möglichen Änderungen unterschieden.

§ 2. Angebote und Auftragsbestätigungen
§ 2.1
Die Angebote der CONact Market Entry Management GmbH sind freibleibend, Irrtümer
vorbehalten.

§ 3. Gestaltungsfreiheit und Vorlagen
§ 3.1
Im Rahmen des Auftrags besteht Gestaltungsfreiheit. Reklamationen hinsichtlich der
künstlerischen Gestaltung oder technischen Umsetzung sind zeitnah im Produktionsprozess
anzumelden. Wünscht der Auftraggeber nach der Produktion Änderungen, so hat er die
Mehrkosten zu tragen. Diese werden nach Aufwand berechnet oder pauschal vereinbart. Die
CONact Market Entry Management GmbH behält den Vergütungsanspruch für bereits
begonnene Arbeiten.

§ 3.2
Der Auftraggeber versichert, dass er zur Verwendung aller der CONact Market Entry
Management GmbH übergebenen Vorlagen und Materialien berechtigt ist. Dies gilt insbesondere
für überlassene Computerdaten, Logos, Layouts, Quelltexte, Texte, Film, Ton und Bildmaterial.
Sollte er entgegen dieser Versicherung nicht zur Verwendung berechtigt sein, stellt der

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Auftraggeber die CONact Market Entry Management GmbH von allen Ersatzansprüchen Dritter
frei.

§ 4. Vergütung
§ 4.1
Die Vergütungen sind Nettobeträge, die zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer zu zahlen
sind.

§ 4.2
Die Vergütung ist bei Ablieferung des Werkes fällig. Sie ist ohne Abzug zahlbar. Werden die
bestellten Arbeiten in Teilen abgenommen, so ist eine entsprechende Teilvergütung jeweils bei
Abnahme des Teiles fällig.

§ 4.3
Erstreckt sich ein Auftrag über längere Zeit oder erfordert er vom Entwickler hohe finanzielle
Vorleistungen, so sind angemessene Abschlagszahlungen zu leisten. Diese werden individuell
vereinbart.

§ 5. Urheberrecht und Nutzungsrechte
§ 5.1
Jeder an die CONact Market Entry Management GmbH erteilte Auftrag ist ein Werkvertrag, der
auf die Einräumung von Nutzungsrechten an den Werkleistungen gerichtet ist.

§ 5.2
Alle Entwürfe, Prototypen und fertigen Produkte unterliegen dem Urheberrechtsgesetz. Die
Bestimmungen des Urheberrechtsgesetzes gelten auch dann, wenn die nach UrhG erforderliche
Schöpfungshöhe nicht erreicht ist.

§ 5.3
Die Entwürfe und Softwareprodukte dürfen nach UrhG ohne ausdrückliche Einwilligung der
CONact Market Entry Management GmbH weder im Original noch bei der Reproduktion
verändert werden. Jede Nachahmung oder Kopie - auch von Teilen - ist unzulässig, es sei denn,
die CONact Market Entry Management GmbH stimmt dem schriftlich zu.

§ 5.4
Die CONact Market Entry Management GmbH überträgt dem Auftraggeber die für den jeweiligen
Zweck erforderlichen Nutzungsrechte am Entwurf. Soweit nichts anderes schriftlich vereinbart ist,
wird jeweils nur das einfache Nutzungsrecht nach UrhG übertragen.

§ 5.5
Eigentum oder Nutzungsrechte gehen erst nach vollständiger Bezahlung der Vergütung über.
Eine Weitergabe/Wiederverkauf der Nutzungsrechte an Dritte bedarf der schriftlichen
Vereinbarung mit der CONact Market Entry Management GmbH und kann erst nach der
vollständigen Bezahlung der Vergütung der Nutzungsrechte durch den Auftraggeber erfolgen.
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§ 5.6
Die CONact Market Entry Management GmbH hat nach UrhG das Recht, auf den
Vervielfältigungsstücken (auch Webseiten) als Urheber genannt zu werden, auch wenn die
Nutzung an Dritte weitergegeben / weiterverkauft wurde.

§ 5.7
Vorschläge des Auftraggebers oder seine sonstigen Mitarbeiter haben keinen Einfluss auf die
Höhe der Vergütung. Sie begründen auch kein Miturheberrecht.

§ 6. Versand und Datenübertragung
§ 6.1
Die Versendung der Arbeiten und von Vorlagen oder Prototypen erfolgt auf Gefahr und für
Rechnung des Auftraggebers. Wenn Transportversicherungen im Namen und für Rechnung der
CONact Market Entry Management GmbH abgeschlossen werden, so obliegt dem Auftraggeber
die Übernahme der Kosten zur Geltendmachung von Schadensersatz, wenn der
Transportversicherer die Haftung im Schadensfall ablehnt. In jedem Fall ist eine Haftung der
CONact Market Entry Management GmbH ausgeschlossen.

§ 6.2
Hinsichtlich der Zustellbarkeit von Daten und der Kompatibilität mit Empfängersystemen macht
die CONact Market Entry Management GmbH keinerlei Zusicherungen, ebenso wenig garantiert
die CONact Market Entry Management GmbH einen fixen Zustelltermin, sofern nichts anders
lautendes schriftlich vereinbart worden ist. Eine Haftung der CONact Market Entry Management
GmbH ist ausgeschlossen.

§ 7. Datenschutz
§ 7.1
Der Auftraggeber erklärt mit Vertragsabschluß sein Einverständnis, dass die CONact Market
Entry Management GmbH die im Zusammenhang mit der Geschäftsbeziehung erhaltenen Daten
betreffend den Auftraggebern, gleich ob diese von ihm selbst oder Dritten stammen, unter
Beachtung des Datenschutzgesetzes elektronisch verarbeiten und auch elektronisch speichern
darf.

§ 7.2
Die CONact Market Entry Management GmbH versichert, diese persönlichen Daten nur für
interne Zwecke zu nutzen und nicht an Dritte weiterzugeben.

§ 7.3
Der Auftraggeber versichert, dass alle Computerdaten, welche er der CONact Market Entry
Management GmbH zur Durchführung seiner Arbeit zur Verfügung stellt, frei sind von Rechten
Dritter. Sollte er entgegen dieser Versicherung nicht zur Verwendung berechtigt sein, stellt der
Auftraggeber die CONact Market Entry Management GmbH von allen Ersatzansprüchen Dritter
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frei.

§ 7.4
Die CONact Market Entry Management GmbH ist nicht verantwortlich für die Inhalte auf
Datenträgern, die nicht von der CONact Market Entry Management GmbH selbst gespeichert
worden sind.

§ 8. Eigentumsvorbehalt und Computerdaten
§ 8.1
An Entwürfen, Prototypen und fertigen Produkten werden nur Nutzungsrechte eingeräumt, nicht
jedoch Eigentumsrechte übertragen. Dies gilt insbesondere auch für Computerdaten.

§ 8.2
Die CONact Market Entry Management GmbH verpflichtet sich, Dateien oder Layouts, die im
Computer erstellt wurden an den Auftraggeber herauszugeben. Wünscht der Auftraggeber die
Herausgabe von Computerdaten, so ist dies gesondert zu vereinbaren und gegebenenfalls zu
vergüten.

§ 8.3
Quelldateien zur Erstellung von Prototypen, Entwürfen oder Softwareprodukten sind ausdrücklich
nicht Gegenstand des Werkvertrages und bleiben in jedem Fall Eigentum der CONact Market
Entry Management GmbH.

§ 8.4
Die Herausgabe von Kopien der Quelldaten liegt im Ermessen der CONact Market Entry
Management GmbH. Die Herausgabe wird ausdrücklich nicht zugesichert, kann jedoch im
Einzelfall erfolgen. Stimmt die CONact Market Entry Management GmbH einer Herausgabe zu,
so ist diese nach folgenden Kriterien gesondert zu bewerten: Die Herausgabe von
Quelldatenkopien oder hochkomplexer Dateien mit hohem Weiterverwendungswert wird
verhandelt wie die Einräumung eines uneingeschränkten Nutzungsrechtes mit dem Recht zur
Weitergabe an Dritte und zur Änderung des Entwurfes / der Software und dementsprechend
berechnet.

§ 8.5
Zur Verfügung gestellte Kopien von Quelldaten werden überlassen, 'wie sie sind'. Das heißt, dass
die CONact Market Entry Management GmbH keinerlei Gewährleistung hinsichtlich der
Funktionalität, Kompatibilität oder Integrität übernimmt. Als Entwerfer verpflichtet sich die CONact
Market Entry Management GmbH, bei der Erstellung der Dateien sorgfältig und nach bestem
Wissen zu arbeiten. Zusicherungen hinsichtlich bestimmter Ausführungsmerkmale werden nicht
gegeben, es besteht Gestaltungsfreiheit.

§ 8.6
Hat die CONact Market Entry Management GmbH dem Auftraggeber Computerdateien zur
Reproduktion zur Verfügung gestellt, dürfen diese nur mit vorheriger Zustimmung der CONact
Market Entry Management GmbH geändert werden. Entwürfe und Softwareprodukte dürfen nach
§39 UrhG ohne ausdrückliche Einwilligung der CONact Market Entry Management GmbH weder
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im Original noch bei der Reproduktion verändert werden, es sei denn dies wird schriftlich
vereinbart. Jede Nachahmung oder Kopie - auch von Teilen - ist unzulässig.

§ 9. Produktionsüberwachung
§ 9.1
Die Produktionsüberwachung durch die CONact Market Entry Management GmbH erfolgt nur
aufgrund besonderer Vereinbarung. Bei Übernahme der Produktionsüberwachung ist die CONact
Market Entry Management GmbH berechtigt, nach eigenem Ermessen die notwendigen
Entscheidungen zu treffen und entsprechende Anweisungen zu geben. Die CONact Market Entry
Management GmbH haftet für Fehler bei eigenem Verschulden und nur für Vorsatz oder grobe
Fahrlässigkeit, maximal jedoch bis zur Höhe der Vergütung für das Werk.

§ 10. Haftung
§ 10.1
Die CONact Market Entry Management GmbH verpflichtet sich, den Auftrag mit größtmöglicher
Sorgfalt auszuführen, insbesondere auch ihm überlassene Vorlagen, Filme, Displays, etc.
sorgfältig zu behandeln. Wir haften für entstandene Schäden nur bei Vorsatz und grober
Fahrlässigkeit. Ein über den Materialwert hinausgehender Schadenersatz ist ausgeschlossen.

§ 10.2
Für Datenbestände, die nachträglich (beispielsweise durch Nachbearbeitung oder
Neuseparation) verändert wurden, entfällt jegliche Haftung der CONact Market Entry
Management GmbH.

§ 10.3
Die CONact Market Entry Management GmbH verpflichtet sich, überlassene Datenträger mit der
notwendigen Sorgfalt zu behandeln. Die CONact Market Entry Management GmbH ist jedoch
nicht verpflichtet Sicherungen von diesen Datenträgern zu erstellen. Die CONact Market Entry
Management GmbH haftet für Datenverluste nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Ein über
den Materialwert hinausgehender Schadenersatz ist jedoch ausgeschlossen.

§ 10.4
Mit der Genehmigung von Entwürfen, Prototypen oder fertigen Produkten durch den
Auftraggeber übernimmt dieser die Verantwortung für deren Richtigkeit.

§ 10.5
Für die vom Auftraggeber freigegebenen Entwürfe, Texte, fertigen Produkte entfällt jede Haftung
der CONact Market Entry Management GmbH.

§ 10.6
Für die wettbewerbs- und warenzeichenrechtliche Zulässigkeit und Eintragungsfähigkeit der
Arbeiten haftet die CONact Market Entry Management GmbH nicht. Die Prüfung obliegt dem
Auftraggeber, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart worden ist.

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§ 10.7
Liefert die CONact Market Entry Management GmbH nur Datenbestände zur weiteren
Verarbeitung, so haftet die CONact Market Entry Management GmbH auch nur bis zu deren
Übergabe. Die Prüfung der Daten und Freigabe obliegt dem Auftraggeber, bevor er die Daten im
Rahmen der Nutzungsvereinbarung für eine Weiterverarbeitung an Dritte weitergibt oder selbst
verarbeitet. Diese Weitergabe geschieht auf Verantwortung des Auftraggebers. Für Schäden, die
durch die Verwendung dieser Daten oder in einem vom Auftraggeber selbst beauftragten
Produktionsprozess entstehen, haftet die CONact Market Entry Management GmbH nicht.

§ 10.8
Beanstandungen gleich welcher Art sind innerhalb von 14 Tagen nach Ablieferung des Werks
schriftlich bei der CONact Market Entry Management GmbH geltend zu machen. Danach gilt das
Werk als mangelfrei angenommen. Im Fall der Weiterverarbeitung von Computerdaten durch den
Auftraggeber (oder einem von ihm bestellten Dienstleister) gilt das Werk mit der Übergabe der
Daten als abgeliefert.

§ 11. Schlussbestimmungen
§ 11.1
Erfüllungsort ist Schmitten / Taunus.

§ 11.2
Die Unwirksamkeit einer der vorstehenden Bedingungen berührt die Geltung der übrigen
Bestimmungen nicht (Salvatoresche Klausel).

§ 11.3
Der Gerichtsstand ist Usingen / Taunus

§ 11.4
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Impressum:
CONact Market Entry Management GmbH
Zum Feldberg 1 – 3
61389 Schmitten / Taunus
Tel. 06084 – 950 200
E-Mail: info@conact.de
Internet: http://www.conact.de

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