Coaching w zarządaniu projektami - prezentacja ze spotkania warszawskiej Coaching Support Group z czerwca 2011. Przygotowanie: Beata Ponichtera/

1. COACHING W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI Beata Ponichtera 28-06-2011

6. Specyfika Zarządzania projektami Role w projekcie Interakcje Kierownika Projektu PROJEKT Właściciel Firma zewnętrzna Kierownik Projektu Zespół projektowy Kierownicy Funkcyjni Użytkownicy Sponsor Projektu

7. Specyfika Zarządzania projektami Czynniki wpływające na sukces projektu Motywacja (PM) Motywacja zespołu Kompetencje zawodowe Określenie roli Dostępność zasobów Kompetencje społeczne Kompetencje metodyczne Jednoznaczne zlecenie Cele projektu i ich odgraniczenie

8. Specyfika Zarządzania projektami Przyczyny niepowodzenia projektów Brak autonomii. Cele realizowane w niewielkim stopniu Brak informacji zwrotnej Nieufność w zespole, złe relacje. Nieumiejętne zarządzanie zmianą. Mała identyfikacja z organizacją. Nieobecności i fluktuacja. KADRA KIEROWNICZA RELACJE, ZESPÓŁ OGÓLNE

10. Fazy Zarządzania projektami Fazy projektu Czas Wg. Project Management Institute PLANOWANIE INICJACJA REALIZACJA MONITOROWANIE I KONTROLA ZAKOŃCZENIE Natężenie działań PROBLEM / POMYSŁ WIZJA OKREŚLENIE CELÓW PLAN DZIAŁANIA REALIZACJA TESTY I WDROŻENIE NA PRODUKCJĘ OCENA ADAPTACJA START KONIEC

13. Specyfika coachingu COACH KLIENT SPONSOR CORPORATE COACHING LIFE COACHING UMIEJĘTNOŚCI COACHINGOWE NARZĘDZIA COACHINGOWE ROZWIJANIE KLIENTA PODĄŻANIE ZA KLIENTEM BRAK DORADZANIA, SUGESTII, OCENY CEL/PROBLEM/WIZJA ZASOBY UMIEJETNOŚCI I KOMPETENCJE NADAWANIE KIERUNKÓW ODPOWIEDZIALNOŚĆ

15. Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie Formułowanie wizji projektu Zestaw pytań coachingowych – Formułowanie wizji Co chcesz zmienić? Dlaczego chcesz to zmienić? Co się stanie, jeśli to zmienisz? Co się nie stanie, jeśli to zmienisz? Co się stanie, jeśli tego nie zmienisz? Co się nie stanie, jeśli tego nie zmienisz? Jakie znaczenie dla strategii organizacji będzie miało wdrożenie zmiany? Czy zmiana jest zgodna z kierunkami działania całej organizacji? Czy zmiana jest zgodna z Twoimi celami, wartościami? Jak wygląda rzeczywistość po zmianie? Jak przebiegają procesy? Jak działają systemy? Jak pracują ludzie? Jak funkcjonuje biznes? itp.

16. Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie Planowanie projektu (1) Zestaw pytań coachingowych – planowanie projektu Po co tutaj jesteśmy? Co chcemy osiągnąć? Jaki mamy cel? Czy cel organizacji jest dla nas ważny i pilny? Po co to robimy? Dlaczego jest to dla nas ważne/istotne? Jakie są najważniejsze cele/zadania w projekcie? W jakim stopniu osiągnięcie celu jest zależne od efektów pracy innych osób w organizacji? W jakim stopniu inne osoby są zależne od efektu naszej pracy? Co jest ważne? Z czego możemy zrezygnować? Jaka jest pilność poszczególnych zadań? Jakich zasobów potrzebujemy? A jakie zasoby posiadamy? Jakich zasobów nam brakuje? Jak możemy je uzupełnić? Jakie są nasze ograniczenia? Kto nam może je przezwyciężyć? Czego/kogo potrzebuję, aby poradzić sobie z trudnościami? Kto jest naszym sprzymierzeńcem? itp.

17. Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie Planowanie projektu (2) Z jakich zasobów będziemy korzystać? W jakim czasie będą realizowane poszczególne działania? Jaka będzie odpowiedzialność poszczególnych osób? Jak będziemy kontrolować postępy? Plan działania ay forward W - Jakie są możliwe działania, które możemy podjąć? Które rozwiązania wybrać? Możliwe opcje ptions O - Jaka jest twoja obecna sytuacja, twoje otoczenie (kultura organizacji, procesy, procedury, ludzie itp.)? Jakie masz zasoby (ludzie, czas, budżet itp.)? Rzeczywistość eality R - Jak mogę przeformułować problem, aby stał się moim celem? Co chcę osiągnąć? Do jakiej sytuacji dążę. Pamiętaj o modelu SMART ! Cel oal G - Jaki jest problem? Jaką mamy potrzebę zmiany? Temat opic T - Model T-GROW

18. Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie Określanie celów projektu Cel powinien być zapisany w formie pozytywnej, konkretnej i zrozumiałej. Powinien mieć nie więcej niż 30 słów), tak aby był łatwy do zapamiętania. Jak mogę kontrolować postępy prac? W jaki sposób mogę reagować na zmiany, opóźnienia? Monitorowalny w czasie rackable T - Czy cel jest istotny z punktu widzenia strategii i nadrzędnych celów organizacji? Odpowiedni elevant R - Czy cel jest możliwy do osiągnięcia? Czy wiesz jakie zadania prowadzą do jego osiągnięcia? Możliwy do osiągnięcia chievable A - Po czym rozpoznasz, że cel został osiągnięty? Możliwy do zmierzenia easurable M - Co konkretnie chcesz osiągnąć? Specyficzny, określony pecific S - Model SMART

20. Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie Zarządzanie zespołem Najczęstsze problemy (1) Brak formalnego umocowania PM, jako menedżera zespołu Brak czasu Opór przed zmianą Niska motywacja, brak zaangażowania PROBLEMY Nie jesteś moim szefem, nie będę tego robił, mój szef wymaga ode mnie wyników w innych obszarach mojej pracy. Nie możesz mi wyznaczać priorytetów. Nie pracujesz w mojej jednostce, nie znasz specyfiki naszej pracy. Nie zarządzałeś tego typu tematami. Mam na głowie tyle różnych obowiązków i dodatkowych przedsięwzięć, jak mam znaleźć czas na kolejny projekt. To nie jest moim priorytetem. Po co zmieniać coś co dobrze funkcjonuje i zapewnia pracę wielu z nas. Nie mam kompetencji projektowych, nigdy tego nie robiłem, boję się że sobie nie poradzę i zostanę źle oceniony. Nie mam czasu. Nie ma sensu uczestniczenia w dodatkowych projektach. To kolejne przedsięwzięcie, z którego nic nie wyniknie. Po co mam się angażować, skoro i tak będę rozliczany ze swoich standardowych zadań. MOŻLIWE WYPOWIEDZI UCZESTNIKÓW

21. Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie Zarządzanie zespołem Problemy (2) Opór przed zmianą Niska motywacja/ Brak zaangażowania PROBLEMY Czego konkretnie się obawiasz? Jakiego wsparcia potrzebujesz, aby przezwyciężyć obawy? Co dobrego może się stać, jeśli będziesz aktywnym uczestnikiem zmiany? Co się stanie jeśli się zaangażujesz? Co się stanie jeśli się nie zaangażujesz? Co możesz stracić? Co możesz zyskać? Co byś zrobił, jeśli miałbyś pewność, że sobie poradzisz? Jakie masz zasoby? Czego Ci brakuje? Jak możesz to uzupełnić? Jak mogę Ci pomóc? Czego potrzebujesz, aby zwiększyć swoją dostępność? Dlaczego tak uważasz? Skąd wzięło się Twoje przekonanie o projektach? Jakie są Twoje doświadczenia w tym zakresie? Czego się obawiasz? Co poszło nie tak? Co można zrobić, aby tego uniknąć w tym projekcie? Co było dobre w tym doświadczeniu? Jak wyobrażasz sobie idealną pracę w tym projekcie? Co musiałoby się stać, abyś zmienił podejście? Czego oczekujesz ode mnie? PYTANIA COACHINGOWE

22. Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie Zarządzanie zespołem Problemy (3) Brak formalnego umocowania PM, jako menedżera zespołu Brak czasu PROBLEMY Rozmawiałam z Twoim szefem, dedykował Ciebie na 50% do projektu. Jesteś ekspertem w tej dziedzinie, Twoje wsparcie jest bardzo potrzebne. Czy Twój szef rozmawiał z Tobą o tym? Czego potrzebujesz, aby czuć się bardziej komfortowo? Co Cię powstrzymuje przed zaangażowaniem się w projekt? Jakiego poziomu relacji oczekujesz ode mnie? Jak wyobrażasz sobie naszą współpracę? Jakiego podejścia w zarządzaniu zespołem oczekujesz ode mnie? Jak wyobrażasz sobie proces delegowania zadań? Czego chcesz nauczyć się ode mnie? Co Ci konkretnie przeszkadza, w fakcie, że nie mam wiedzy merytorycznej z Twojego obszaru? Co by musiało się stać, aby Twój komfort czasowy był większy? Co jest ważne i pilne, a co mniej istotne? Z czego możesz zrezygnować? Czego oczekujesz ode mnie, a czego od Twojego bezpośredniego przełożonego? Jakie są Twoje priorytety? W czym mogę Ci pomóc? Kto mógłby Ci pomóc? Ile czasu potrzebujesz na wykonanie tego zadania? Jakie warunki musisz mieć, aby sprawnie wykonać to zadanie? Co możemy zrobić w przyszłości, aby uniknąć takiej sytuacji? PYTANIA COACHINGOWE

23. Narzędzia i umiejętności coachingowe - wykorzystanie Fazy Planowania i realizacji – narzędzia Coachingowy styl zarządzania zespołem INSPIRUJ WIERZ W POTENCJAŁ ZESPOŁU SŁUCHAJ, OKAZUJ ZAINTERESOWANIE WSPIERAJ, BĄDŹ ZAANGAŻOWANY REAGUJ – PYTAJ O PRZYCZYNY BRAKU POSTĘPÓW KONTROLUJ POSTĘPY ROZWIJAJ STAWIAJ WYZWANIA ZARZĄDZANIE ZESPOŁEM

26. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Beata Ponichtera Tel. 0501-327-741 E-mail: beata_ponichtera@wp.pl