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marque NF 461, le plus dur est de s’y
© copyright EVER TEAM 2014 1
mettre !!!
Retour d’expérience
SAE interne de la société EVER TEAM
Christian DUBOURG – Directeur
20/11/2014
2. © copyright EVER TEAM 2014 2
Agenda
1. EVER TEAM en bref
2. NF Z42013, ISO 14641-1 et marque NF 461
3. Le processus de certification
4. Le SAE interne de la société EVER TEAM
5. Calendrier du projet certification
6. Q&A
3. © copyright EVER TEAM 2014 3
EVER TEAM en bref
1er éditeur européen de solutions intégrées de
gestion de contenu d’entreprise
+ 20 ans d’expertise en gestion de Documents et de
Contenu
Plus de 1300 clients en EMEA
65% du CA à l’international
4. Archivage
© copyright EVER TEAM 2014 4
EverSuite spectre fonctionnel
EverSuite
Content Analytics
Recherche multi-sources & valorisation
Workflow GED
Socle EverSuite
EverSuite
Case Management
EverSuite
Content
Management
EverSuite
Compliance
6. © copyright EVER TEAM 2014 6
Normes NF Z42-013
Piliers de l’archivage électronique en France
AFNOR normalisation
CN 171
Spécifications relatives à la conception
et à l'exploitation de systèmes informatiques
en vue d'assurer la conservation et l'intégrité
des documents stockés dans ces systèmes
• Définit les piliers d’un SAE : Intégrité, sécurité,
pérennité
• Précise les niveaux d’exigences associées.
7. © copyright EVER TEAM 2014 7
Normes ISO 14641-1
la version internationale de la NF Z42-013
ISO TC 171 / SC 1
Electronic archiving -
Specifications concerning the design and
the operation of an information system
for electronic information preservation.
• ISO 14641-1 = NFZ42-013 – CNIL +
English
8. © copyright EVER TEAM 2014 8
Marque NF 461
la certification SAE - Système d’Archivage Electronique
AFNOR Certification
« Les présentes règles de certification précisent les conditions d'application des
Règles Générales de la marque NF à un système d’archivage électronique (SAE)
et aux activités d’archivage électronique correspondantes garantissant, pour le
moins, aux documents archivés leur fidélité, intégrité, pérennité et traçabilité
pour que ceux-ci puissent conserver leur valeur d’origine »
10. © copyright EVER TEAM 2014 10
Un SAE certifié, pourquoi ?
3 bonnes raisons pour passer la certification
12. © copyright EVER TEAM 2014 12
Processus de certification
Dossier d’admission
13. © copyright EVER TEAM 2014 13
Processus de certification
Audit d’admission – Evaluation, rapport
14. © copyright EVER TEAM 2014 14
Processus de certification
Audit d’admission - Décision
15. © copyright EVER TEAM 2014 15
Processus de certification
Audit d’admission – Décision et Certificat
16. © copyright EVER TEAM 2014 16
Processus de certification
Audit annuel et audit de reconduction
17. Le SAE interne certifié
SAE EVER TEAM certifié depuis le 31/07/2014
© copyright EVER TEAM 2014 17
18. © copyright EVER TEAM 2014 18
Périmètre du SAE EVER TEAM
Famille Finance/comptabilité
Périodicité
(A)nnuel,
(M)ensuel,
(V)ariable
Format Indexation
plein texte
des contenus
Délai fiscal Délai
commercia
l
Grand livre clients
fournisseurs
A PDF texte X 6 ans 10 ans
Grand livre
général
A PDF texte X 6 ans 10 ans
Balance clients
fournisseurs
A PDF texte X 6 ans 10 ans
Balance générale A PDF texte X 6 ans 10 ans
Journaux des
achats
A PDF texte X 6 ans 10 ans
Journaux des
ventes
A PDF texte X 6 ans 10 ans
Fichier des
Ecritures
comptables
A XML
X
6 ans 10 ans
Factures Clients M / V PDF
X 6 ans 10 ans
Pièces
justificatives TVA
M Scan PDF X 6 ans
Journaux et
documentation du
SAE
V PDF X NA NA
Extraction entités : produits, comptes, clients, dates, …
Navigation à facette combinée avec la recherche plein texte
Rebond d’un document à un autre
Vocation probatoire conforme NF Z42-013 et ISO 14641-1
19. © copyright EVER TEAM 2014 19
Journalisation des opérations
Les journaux NF Z42-013
Processus de journalisation du SAE
Format des journaux générés et archivés
Chaînage des journaux
Vérifier l’intégrité des documents mentionnés
dans les journaux
Vérifier l’intégrité des journaux
Tout savoir via le bulletin technique disponible sur
le site web EVER-TEAM
http://www.ever-team.com/fr/bulletins-techniques.html
20. © copyright EVER TEAM 2014 20
Documentation du SAE
01.DDTS – Dossier de Description Technique du Système
02.PA – Politique d’Archivage
02.1.PA – Politique d’Archivage
02.2.PA - Convention de Service
03.Guides
03.1 – Guide Utilisateur
03.2 – Guide Administrateur
03.3 – Guide Auditeur
03.4 - Guide Exploitant
04.Matériels
05.Méthodes
06.Guides Produit EverSuite Compliance NFZ42-013
07.Référentiel Normatif
08.Rapports d’Audit
09.Anomalies
09.Enquêtes Utilisateurs
21. Calendrier du projet certification
© copyright EVER TEAM 2014 21
12/2013 – Etude de périmètre et fomalisation de la Politique
d’Archivage 1 mois
02/2014 – Mise en place du SAE sur base du progiciel EverSuite
Compliance 15 jours
03/2014 - Constitution de la documentation du SAE et du dossier
de pré-audit 2 mois
05/2014 – Pré-audit du SAE par un cabinet externe : Laurent Prevel
Consultants 5 jours
06/2014 – Constitution du dossier de demande d’admission
5 jours
07/2014 – Audit d’admission par AFNOR CERTIFICATION
5 jours sur 2 sites
31/07/2014 – Obtention du Certificat
Notes de l'éditeur Création d’un PPT corp « big picture » pour les 1ers RDV Grands Comptes :
PARTIE 1 : présentation de l’entreprise – partie chiffrée
PARTIE 2 : vision de l’entreprise – vision de l’entreprise de BWA à 10 ou 15 ans
PARTIE 3 : analystes
PARTIE 4 : partenaires, comment on travaille avec les partenaires.
PARTIE 5 : éléments de ROI (cf slides de JLR)
Archivage => une assurance qualité en cas contentieux potentiel – risque juridique (cf blabla du Directeur Qualité Safran lu par ICA)
1 j’assure vos risques
2 je vends de la valeur
PARTIE 6 : 1 slide avec 1 users case : pourquoi ET, quoi et comment choisi ET – 2 ou 3 gros projets
PARTIE 7 : architecture technique => vision de l’intégration avec leur architecture existante
PARTIE 8 : architecture fonctionnelle => vision de l’intégration avec leur architecture existante
PARTIE 9 : gestion de projet - implémentation, accompagnement (slide JLR), conduite de projet avec une échelle de temps. Répondre en amont à leurs interrogations potentielles.
PARIE 10 : support
PARTIE 9 : satisfaction client