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Wie sich ECM-Projekte rechnen
- 1. Wie sich ECM-Projekte rechnen? Christoph Tylla, PENTADOC AG p y , Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 2. Ihre Orientierung für die nächsten 25 Minuten Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 3. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Formeln zum Erfolg? Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 4. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Wirtschaftlichkeit als Motivation für das Management? • 85% der IT-Entscheider bezeichnen eine Wirtschaftlichkeitsberechnung als sehr wichtig oder wichtig • 40% der Befragten führen selten oder nie eine Analyse durch, weil ihnen das Know-how dazu fehlt. • Bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von ECM-System darf es nicht nur um den vergleichsweise „leicht messbaren“ quantitativen Nutzen gehen. • Neue Methoden bewerten vor allem qualitative Nutzen-Aspekte, denn erst diese umfassende Betrachtung liefert eine fundierte Entscheidungsgrundlage für ein ECM-Projekt. Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 5. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Was sich bei ECM-Lösungen immer bestens rechnet: Gute Informationen. • Folgende Fragen gilt es zu beantworten: • Welche Qualitätsverbesserungen, Flexibilitätssteigerungen und Wettbewerbsvorteile lassen sich durch den Einsatz eines ECM erzielen? • Welche messbaren Einsparungspotenziale gibt es? • Welche Kostenfaktoren ergeben sich durch ein ECM System? ECM-System? • Wie müssen Anwender in die Kosten- aber auch Nutzenbetrachtung eingebunden werden? Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 6. Kosten Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 7. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Kosten im Bereich ECM • Zur Kalkulation der Kosten zur Einführung eines ECM sind folgende Blöcke zu betrachten: • Einführungskosten Projektkosten Projekt Hardware Hardware H d Software • Betriebskosten (laufende Kosten) Administration Ad i i t ti Weiterentwicklung Software • Altdatenübernahme • Bearbeitungskosten Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 8. Nutzen Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 9. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Beispiele für quantitative und qualitative Nutzenpotenziale Quantitativer Qualitativer Nutzen Nutzen Reduzierung von Sachkosten wie Effekte im Bereich der Kunden Miete, Schränke, Ordner, Kopierkosten, Lagerkosten Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit Reduzierung von Personalzeiten/Personalkosten Langzeitarchivierung durch Verkürzung der Ablage- und Suchzeiten Interaktion mit Drittsystemen Reduzierung Verteilungskosten, da kein körperlicher Transport der Dokumente mehr notwendig Datenextraktion - hochwertige (Einsparung Porto Postservice ) Porto, Postservice,...) Datengewinnung Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 10. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Beispiel Nutzenpotential - Archivsystem Archivsystem • Raumkosten (Lagerplatz) • Sachkosten (Archivierungsmaterial) • Personalkosten • Wegfall der Wegezeiten und Botengänge • Effizienzsteigerung durch paralleles Arbeiten • Übernahme der Dokumentenindexe in ein Kernsystem • Verkürzte Recherchezeiten • Die Kostenersparnis tritt erst nach vollständiger Altdatenübernahme ein! Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 11. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Beispiel Nutzenpotential - DMS Dokumentenmanagement System • Nutzeneffekte wie bei Archivierung • V b Verbesserung Aussagekraft durch Dokumentenverwaltung A k ft d hD k t lt • Versionierung • Historienverwaltung • Verbesserung Teamarbeit durch Collaboration e besse u g ea a be t du c Co abo at o • Zugriffsverwaltung • Ortsunabhängiger Zugriff Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 12. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Beispiel Nutzenpotential – Workflow System Workflow Systeme • Beschleunigung der Standardgeschäftsprozesse durch definierte Wege • Verkürzung der Liege- Transport- und Wartezeiten • Qualitätsverbesserung durch Überwachung kritischer Aktivitäten (z.B. Freigabeverfahren) • Optimierung der Geschäftsprozesse durch Einführung des Workflow Systems Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 13. Vorgehen Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 14. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Kennzahlen und Berechnungen – Welche Zahlen und Informationen sind wichtig für das Management • Berechnungsmethoden: • Return on Investment • Kapitalwert • Amortisation • Prozesskostenrechnung • Kosten/Nutzen-Darstellung • Bewertungsmethoden: • Nutzwertanalyse • Risikobewertung Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 15. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Schritte zur erfolgreichen Wirtschaftlichkeitsberechnung von ECM ECM- Systemen Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 16. Ein konkretes B i i l Ei k k t Beispielprojekt j kt Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
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- 25. Faustregeln Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 26. Einführung Kosten Nutzen Vorgehen Faustregeln Faustregeln Den größten Nutzen erzielen Sie, wenn… • möglichst viele Mitarbeiter von der ECM-Lösung profitieren (je größer die Verbreitung, desto profitabler) • möglichst häufig die ECM-Lösung benutzt wird (je öfter die Wiederholungen, desto profitabler) • eine Aufgabe in der Durchführung teuer ist, dann profitieren Sie durch Automatisierung und Standardisierung (je teurer die Bearbeitungskosten, desto profitabler) • möglichst oft Informationen im ECM-System abgespeichert und recherchiert werden (je größer die Wiederverwertung, desto profitabler) • die Kommunikationsmöglichkeiten der Mitarbeiter durch die ECM-Lösung deutlich verbessert werden (je größer die Collaboration, desto profitabler) Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 27. Einen Spezialisten wie uns gibt es nicht oft. Genaugenommen 10 mal. g 1998 Gründung der PENTADOC GmbH 2000 Gründung der PENTADOC Ges. mbH Österreich 2001 Umwandlung zur Aktiengesellschaft Eröffnung der 2. Niederlassung in Deutschland Gründung der PENTADOC Schweiz GmbH 2004 Gründung der DMS-Akademie GmbH 2005 Gründung PENTADOC Health 2006 Start der ECM-Tage 2007 Gründung PENTADOC Radar Firmenstandorte Beratungszentren Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009
- 28. Vielen Dank für Ihr Interesse! Oder Sie erreichen uns unter www.pentadoc.com Copyright Pentadoc AG Wie sich ECM-Projekte rechnen VOI-Forum, DMS EXPO 2009