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El correo electrónico es la herramienta de comunicación
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En la situación actual, las empresas no tienden a quedarse quietas durante mucho
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1	 Centre for Economics and Business
Research y Epson, 2012.
2	 Estudio “The Way We Meet Today” (Cómo
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Este ebook aborda la gestión del tiempo en la oficina y como Colt Ceano puede aportar soluciones para aumentar la productividad.Para encontrar más visite: http://bit.ly/11CLahn

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Su empresa pierde tiempo y dinero

  1. 1. Su empresa pierde tiempo y dinero.
  2. 2. Todos hemos oído alguna vez que el tiempo es oro. Como propietario de una pequeña empresa, sabe que, a menudo, el tiempo es lo más importante. En la adversa situación comercial actual, la velocidad y la agilidad pueden dar a su empresa el margen que necesita para prosperar y derrotar a competidores de mayor envergadura y más lentos. Le aconsejamos cómo tapar los agujeros. En este libro electrónico veremos los principales motivos por los que las empresas, que deberían ser rápidas y ágiles, se ralentizan y van perdiendo competitividad. También revelaremos las distintas formas en que puede superar estos problemas: desde sencillas mejoras de procesos hasta cambios culturales.
  3. 3. Agujero 1 Las reuniones son fundamentales para la gestión y comunicación en las empresas. Las reuniones provechosas tienen un valor inestimable, ya que sirven para derribar obstáculos, impulsar proyectos, definir agendas, crear nuevas ideas y promover la participación. A consecuencia de esto, a menudo se piensa que las reuniones son la solución a todos los problemas, lo que deriva en su abuso y mala gestión. En las reuniones improductivas se divaga sin rumbo y se malgasta tiempo y dinero, e incluso pueden desmotivar a los empleados. reuniones Ojalá estuviera haciendo algo más productivo en lugar de esto. ¿Otra reunión? ¿Realmente es necesaria esta reunión? Seguro que las cosas se pueden hacer mejor. Esto no va a ningún lado. Estoy perdiendo el tiempo. Me aburro. ¡Esto no hay quien lo entienda! Cinco pasos para mejorar las reuniones 1. Asegúrese de que la reunión sea necesaria: antes de enviar una invitación a un grupo, pregúntese si hay una alternativa más eficaz y que consuma menos tiempo para alcanzar su objetivo. 2. Empiece la reunión con un objetivo claro: si define el objetivo, podrá planificar el tiempo y emplearlo de forma más eficaz, y los asistentes a la reunión se marcharán con la sensación de que se ha logrado algo positivo. 3. Aproveche bien el tiempo: establezca un límite de tiempo para la reunión y siga un orden del día elaborado con anterioridad para evitar que la gente se salga por la tangente y se malgaste más el tiempo. ¡Las reuniones no tienen por qué durar una hora entera! 4. Distribuya un resumen tras la reunión: así, todos los asistentes sabrán cuáles son sus tareas y estarán coordinados. 5. Promueva la implicación y la participación: solicite a los asistentes aportaciones al orden del día antes de la reunión. Anime a todo el mundo a participar durante la reunión y pregunte su opinión una vez terminada. Recuerde que, cuando las personas tienen la sensación de que han aportado algo, es más probable que se sientan responsables. En un estudio reciente, los empleados calcularon que pasaban 4 horas a la semana reunidos y consideraron que más de la mitad de esas horas estaban desaprovechadas.(1) Además, este problema no solo afecta a los empleados; en un estudio reciente, se calculó que, cada semana, el personal directivo europeo pasa 5 horas planificando reuniones y 19 horas en ellas.(2) Por tanto, no sorprende en absoluto que, según otro estudio reciente, el 47% de los empleados que trabajan en oficinas consideraran que las reuniones eran el principal motivo de pérdida de tiempo.(3) Lo primero que pueden hacer las empresas para ahorrar tiempo es lograr que las reuniones que celebran sean más eficaces. 1.260 días echados a perder* En una empresa con 100 empleados, si cada uno de ellos pasara 4 horas a la semana en reuniones(1) , de las cuales la mitad) no sirvieran de nada, esto sumaría un total de 10.080 horas echadas a perder. ! *Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
  4. 4. Agujero 1 Cuándo no celebrar una reunión La frase “hagamos una reunión” es algo que suele oírse con frecuencia en todas las empresas. Sin embargo, a menudo, estas reuniones son superfluas. Si es así, intente comprender para qué se usan exactamente las reuniones y fomente formas alternativas de colaborar. Algunos de los motivos habituales de las reuniones innecesarias pueden ser: Comentarios sobre documentos: a menudo, las reuniones diseñadas para recopilar comentarios sobre documentos o borradores se pueden evitar si se utilizan las herramientas de uso compartido y colaboración correctas. Las herramientas de oficina actuales incluyen a menudo la posibilidad de colaborar en documentos e ¿reunirse o no reunirse? incluso se puede hacer mucho más con herramientas o servicios de colaboración basados en web. Alcanzar un consenso: ¿se celebran reuniones para aprobar cosas que los convocantes podrían decidir por sí mismos? Asegúrese de que todo el mundo sienta que tiene el poder suficiente para tomar sus propias decisiones. Las reuniones innecesarias para solicitar aprobaciones también innecesarias no solo llevan mucho tiempo, sino que desmotivan a todos los participantes. Gestión de proyectos: ¿sus reuniones son un síntoma de una mala gestión de proyectos y de la falta de organización o procesos? Si ya aplica los procesos adecuados para facilitar el trabajo en colaboración de forma eficaz, debería necesitar menos reuniones. Lugares alternativos Para desalentar la celebración de reuniones superfluas, es importante ser capaz de ofrecer alternativas eficaces para que las personas puedan compartir y comunicar sus ideas y reflexiones: Celebre las reuniones online: los servicios de VoIP y mensajería instantánea que podemos encontrar hoy en día permiten a los usuarios ver al instante quién está disponible y conectarse con ellos por medio de texto, audio o vídeo. Si es necesario, es fácil trasladar las conversaciones a reuniones online mediante cualquiera de las plataformas de reuniones basadas en web disponibles. Cree espacios y lugares para el debate: hoy en día, toda una serie de servicios permiten a las empresas crear “entornos de trabajo virtuales”. En estos entornos, los paneles de avisos permiten establecer un diálogo entre los integrantes del equipo, los documentos se pueden almacenar y buscar fácilmente y existen calendarios centralizados que permiten compartir los plazos clave entre todos los implicados. Automatice los flujos de trabajo: si las tareas y los flujos de trabajo habituales se automatizan mediante plataformas basadas en web, se puede colaborar de forma más eficaz y eficiente. Los flujos de trabajo pueden ayudar a los equipos a realizar sus proyectos y evitar reuniones inútiles, lo que mejora la productividad. esa es la cuestión. ¡Sí! ¡Sí!¡No! ¡No!
  5. 5. Agujero 2 Aunque el coste inicial de los ordenadores de sobremesa y portátiles esté bajando, los costes reales se derivan del tiempo que se tarda en gestionarlos y ofrecerles soporte. Esto no solo incluye comprar y configurar todos estos nuevos dispositivos, sino solucionar los problemas de los usuarios y mantenerse al día de la constante riada de parches y actualizaciones que requieren los usuarios. Estos retos se ven aún más exacerbados por dos de las tendencias clave actuales: 1. El trabajo móvil puede implicar tener que ofrecer soporte a ordenadores y usuarios que no estén en la oficina. Obviamente, esto dificulta las cosas y consume tiempo. Con la aparición de Microsoft Windows 8, es probable que muchas pequeñas empresas estén sopesando la posibilidad de realizar una compra masiva de nuevos portátiles y PC, para deleite de su personal. Una reciente encuesta de Spiceworks destaca que el 48% de las PYMES espera que los ordenadores de sobremesa y portátiles sean la partida principal de sus presupuestos de IT para 2013.(4) 2. En la actualidad, los empleados desean utilizar ordenadores y dispositivos de consumo en la oficina (lo que se conoce como BYOD). Es una premisa atractiva, ya que las personas están más motivadas y son más productivas cuando utilizan dispositivos a los que están habituados. Sin embargo, intentar ofrecer soporte a dispositivos que IT no controla completamente puede resultar difícil. La protección de los datos confidenciales ubicados en hardware personal también supone un reto. Así, pues, ¿cuál es la respuesta? ¿Hay alguna manera de satisfacer a todo el mundo y, al mismo tiempo, invertir menos tiempo en gestionar varios ordenadores de sobremesa? En una palabra: sí. ! 63 días echados a perder* Si cada empleado del departamento de IT invierte solo dos horas al día en la gestión y el mantenimiento de los ordenadores de sobremesa, esto suma 504 horas al año. *Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
  6. 6. Agujero 2 Simplificar la gestión con escritorios virtuales Los escritorios virtuales ejecutan el escritorio y las aplicaciones locales en un servidor central, en lugar de hacerlo en el PC. De esta forma, todas las actualizaciones y la administración que normalmente se realizarían en cada PC solo deben realizarse una vez en un servidor central. Esto simplifica enormemente el proceso de gestionar usuarios y ordenadores de sobremesa y reduce de forma significativa los riesgos de seguridad. Como las tareas más pesadas se realizan en el servidor, la necesidad de actualizar la memoria, las unidades de disco duro o los procesadores de los PC individuales se reduce en gran medida. Además, los usuarios pueden acceder a su escritorio desde cualquier dispositivo conectado (desde iPads a portátiles) y, como todos los datos se encuentran en una ubicación centralizada, desaparecen los riesgos de seguridad asociados con la pérdida o la sustracción de dispositivos. Pero, ¿cuáles son las consecuencias para los usuarios? Los usuarios no notarán la diferencia. Simplemente iniciarán sesión en su escritorio desde cualquier dispositivo conectado y tendrán acceso inmediato a todas las aplicaciones que suelen usar a diario. Hardware y software Operaciones Administración Gestión de usuarios finales tiempo
  7. 7. ! 31 Days Wasted* 21 hours a month are wasted managing software and hardware updates.(5) Agujero 3 Enfoque estructurado de la gestión de servidores La gestión de servidores consume el tiempo del departamento de IT de muchas formas. Sin embargo, con un enfoque estructurado a la hora de gestionar los servidores, se puede ahorrar tiempo a corto plazo, así como evitar que se produzcan problemas más a largo plazo. A continuación recogemos los pasos fundamentales que hay que planificar al gestionar los servidores: 1. Implementación: requiere comprender totalmente los requisitos en cuanto a usuarios, rendimiento y capacidad antes de adquirir y configurar los servidores. 2. Actualizaciones: el mantenimiento de los servidores es una tarea regular y esencial. Desde parches de seguridad hasta actualizaciones de BIOS, estar al día de estas tareas es vital. 3. Supervisión: comprobar el estado y la capacidad del servidor con frecuencia es fundamental a fin de poder afrontar los problemas rápidamente y prever necesidades de actualización futuras, a medida que vayan creciendo los requisitos de uso y almacenamiento. 4. Mantenimiento, tanto del software como del hardware. Las piezas se desgastan, desde las unidades de disco duro hasta la memoria. Mejor y más rápido en cloud Todos estos problemas se pueden evitar si se adopta el hosting en cloud. Desde servidores web hasta servidores de archivos y aplicaciones, el proveedor de servicios cloud se encargará de todo el ciclo de vida de los servidores, desde la configuración hasta la retirada. Con ello, su departamento de IT dispondrá de más tiempo para centrarse en iniciativas estratégicas de mayor valor. No solo ahorrará tiempo a la hora de gestionar la infraestructura, sino que un enfoque cloud de la gestión de servidores también puede hacer que sea más rápido y ágil mediante: • Escalabilidad según las necesidades: se pueden ampliar o reducir aplicaciones o recursos de servidor adicionales al instante para satisfacer sus necesidades. • Despliegue de aplicaciones: si necesita implementar nuevas aplicaciones empresariales rápidamente, puede hacerlo. Es muy fácil, independientemente del sistema operativo o la plataforma que mejor se adapte a sus necesidades o su situación. Ya no tendrá que esperar a recibir el hardware y a instalar y configurar nuevos servidores de forma manual. ¿Cuánto tiempo invierte el personal de IT en el mantenimiento de los servidores y el hardware de su sede? Según estudios recientes, las empresas invierten 21 horas al mes en gestionar solo las actualizaciones de software y hardware.(5) Esto no es muy sorprendente si se tiene en cuenta que, como promedio, una pequeña empresa europea tiene 6 servidores distintos.(6) El mantenimiento de los servidores conlleva mucho tiempo y dinero, simplemente porque hay que supervisarlos continuamente, aparte de realizar actualizaciones periódicas y todo tipo de tareas de mantenimiento y conservación. Además, parece que este problema está empeorando: en una encuesta realizada a empresas medianas en 2009, el 58% de los encuestados describieron la gestión de los servidores como un problema. En 2012, esta cifra alcanzaba el 79%.(7) <Manten im iento < Super visión Implementación deSO Configurar Descubrimiento Volver a aprovisionar Solucionar SustituirPiezas Potencia Rendim iento Alertas/Estado ControladoresFirm w are BIOS Implem entación Actual ización> *Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
  8. 8. Agujero 4 Esto está causado en parte porque muchas empresas dependen en gran medida de la tecnología para realizar sus tareas diarias, lo que significa que el tiempo de indisponibilidad tiene graves repercusiones en la capacidad de las personas para hacer su trabajo. A pesar de esta dependencia, muchas pequeñas empresas no disponen de una infraestructura IT realmente robusta para afrontar el tiempo de inactividad. Por ejemplo, en una encuesta reciente realizada a empresas europeas, el 23% de las empresas con 24 empleados o menos gestionaba salas de servidores dedicadas y el 63% de las PYMES europeas habían experimentado problemas de sobrecalentamiento de los servidores. (6) A continuación recogemos algunos de los motivos habituales por los que las empresas sufren más tiempo de indisponibilidad del necesario: 1. Estrategias de backup que no tienen en cuenta el tiempo que se tardará en restaurar los sistemas. El 26% de las pequeñas empresas europeas todavía dependen de soluciones de backup en cinta.(6) Este procedimiento puede parecer eficaz, pero imagínese qué puede pasar si se produce un error grave. ¿Cuánto tiempo tardaría en recibir las cintas desde el lugar en el que se almacenan? ¿Cuánto tiempo se tardaría en conseguir un nuevo servidor? ¿Y en volver a configurar el servidor y cargar todos los datos de nuevo? En realidad, el tiempo de indisponibilidad en este caso no se mide en horas, sino en días y días... y pocas empresas en crecimiento pueden permitírselo. 2. Falta de conocimiento de las aplicaciones que generan ingresos y las que la mayoría del personal prefiere utilizar. Comprender estos factores puede contribuir a establecer prioridades a la hora de determinar qué aplicaciones son parte fundamental de la infraestructura y, por tanto, deben ser el centro de atención de las tareas de recuperación de su empresa. 3. Diseño de infraestructuras. Soluciones tales como servidores virtualizados o en clúster pueden aumentar enormemente la fiabilidad de la infraestructura y los activos de datos más importantes. Ahorro de tiempo y reducción del riesgo mediante el paso a la nube Con los servicios cloud, en lugar de tener servidores o aplicaciones que se ejecuten o gestionen de forma local, las empresas pueden reducir el tiempo de indisponibilidad de varias formas: 1. Fiabilidad: los proveedores de servicios cloud ofrecen niveles y tiempo de disponibilidad garantizados para todos los servicios que prestan. Con Data Centres de calidad empresarial con varios niveles de redundancia, es posible proporcionar niveles de disponibilidad de datos que superan con mucho los que las pequeñas empresas podrían lograr jamás. 2. Backup online: aunque las aplicaciones y los servidores más importantes se pueden alojar en la nube, muchas empresas todavía tendrán grandes cantidades de información en los ordenadores locales. Si se aprovechan los servicios de backup Según un estudio realizado en 2011, las empresas europeas con más de 50 empleados pierden en su conjunto más de 37 millones de horas al año debido al tiempo de indisponibilidad y la recuperación de datos de IT. Esto significa que, como promedio, cada empresa pierde 552 horas al año.(8) Aparte de la pérdida de tiempo y productividad, el tiempo de indisponibilidad tiene otras consecuencias que pueden resultar graves: • Daña su reputación y supone un riesgo para la fidelidad de sus clientes. • Las consecuencias para el cumplimiento normativo pueden ir desde las penalizaciones asociadas con el incumplimiento de GNS hasta multas por incumplir requisitos normativos. • El coste que suponen las reparaciones y ponerse al día y rehacer el trabajo perdido. online, se pueden hacer backups continuos de los dispositivos individuales en la nube. Esto no solo simplifica el proceso de backup en sí, sino que, además, los datos se pueden restaurar inmediatamente en caso de producirse problemas. 3. Escritorios virtuales: si los usuarios pasan a escritorios virtuales, los datos ya no se conservan en los ordenadores locales de cada usuario. Los usuarios inician sesión en un escritorio en el que se almacenan todos sus datos y aplicaciones, en la nube. Esto significa que si se bloquea, se rompe o se pierde su ordenador, pueden iniciar sesión desde otro ordenador y seguir con su trabajo exactamente a partir del punto en el que lo dejaron, con un tiempo de indisponibilidad mínimo. En general, en Europa, cuando los sistemas de vital importancia para el negocio dejan de funcionar, los empleados solo pueden trabajar a menos de dos tercios (63%) de su nivel habitual.(8) ! 69 días echados a perder* Como promedio, las empresas con más de 50 empleados pierden 552 horas al año debido al tiempo de indisponibilidad.(8) *Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
  9. 9. Agujero 5 Independientemente del tamaño de su empresa, debe tener la certeza de que está aplicando la seguridad apropiada. El problema para muchas pequeñas empresas es que esto puede suponer una importante inversión de tiempo. El escollo más importante es que la seguridad exige habilidades y experiencia en toda una serie de áreas distintas, lo que supone un coste de tiempo y dinero que muy pocas pequeñas empresas pueden justificar fácilmente. Volver a crear copias de las máquinas infectadas sobrecarga los recursos de IT y, como promedio, se invierten 20 horas al mes en esta operación(5)
 Se invierte un promedio de 19 horas al mes en gestionar las actualizaciones de los archivos de definiciones de antivirus(5) IT con gestión propia IT como servicio Seguridad física Los servidores se deben ubicar en un entorno cerrado y seguro. Los servidores se ubican en Data Centres seguros que ofrecen elevados niveles de seguridad física. Antivirus y antimalware Las definiciones de virus y el software antivirus se deben actualizar continuamente para ser eficaces. No se tendrá que encargar de las pesadas tareas de gestión de definiciones y actualizaciones. Defensa frente a intrusos Es necesario supervisar y gestionar los firewalls para que sean realmente eficaces a la hora de impedir la entrada a los intrusos. Expertos en seguridad de redes configuran, supervisan y gestionan los firewalls, lo que garantiza que los intentos de intrusión se identifican y resuelven rápidamente. Controles de acceso Las cuentas del personal que deja la empresa deben bloquearse y protegerse. También es aconsejable asegurarse de que las contraseñas se actualicen con regularidad. El proveedor de servicios se puede encargar de crear nuevas cuentas y contraseñas, así como de eliminar las que han caducado. Segmentación Si todas las aplicaciones se encuentran en un solo servidor y este se bloquea, las consecuencias serán desastrosas. Ejecutarlas en distintos servidores es positivo, pero muy caro para una pequeña empresa. Los servicios como el correo electrónico y las aplicaciones empresariales se almacenan siempre de forma totalmente separada, para reducir en gran medida los riesgos de seguridad. Además, ejecutar nuevos servidores virtuales es tan fácil y rentable que los recursos y aplicaciones pueden estar más separados de lo que resultaría práctico. Refuerzo de dispositivos Para proteger los sistemas, es fundamental asegurarse de que se elimine el software antiguo de los dispositivos y se gestionen las vulnerabilidades. Los escritorios virtuales permiten gestionar y aplicar políticas de forma sencilla respecto a las aplicaciones que se pueden instalar y utilizar. ! 58 días echados a perder* Como promedio, las empresas invierten 39 horas al mes en solucionar problemas causados por ataques de virus y reparar las máquinas infectadas.(5) *Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
  10. 10. Agujero 6 En la Unión Europea se aplica una legislación colectiva de protección de datos en todos los países miembros: las directivas de protección de datos y privacidad electrónica de la Unión Europea. No obstante, cumplir esta legislación puede ser complicado, ya que cada estado miembro la interpreta de forma muy distinta. El desarrollo de una infraestructura IT que pueda cumplir todos los criterios específicos de su sector y ubicación puede ser un proceso muy largo. Podría decirse que las PYMES se exponen a mayores riesgos que las empresas de mayor tamaño en lo que al cumplimiento se refiere, simplemente porque a menudo no disponen del personal de IT ni de la experiencia necesarios para afrontar los requisitos de cumplimiento normativo. Alegar ignorancia, no obstante, no es excusa, y no se da más margen a las pequeñas empresas que a las grandes cuando se trata de cumplir la ley. A continuación recogemos algunas de las formas en que el cumplimiento normativo suele consumir tiempo y recursos: • Identificación de datos: los datos que pueden resultar necesarios en procesos legales se deben identificar para poderlos tratar de forma adecuada. • Almacenamiento seguro: los datos alojados en su empresa deben estar protegidos de forma tanto física como digital y, en algunas regiones, no deben abandonar el país de origen. • Recuperación: se deben desarrollar y aplicar procesos para garantizar la rápida recuperación de la información por parte de todas las autoridades relevantes. Las pequeñas empresas pueden invertir mucho tiempo en cumplir la legislación local relacionada con la protección, el almacenamiento y la recuperación de datos. El hecho de poder satisfacer requisitos de cumplimiento normativo complicados y que cambian constantemente puede ser una de las ventajas más importantes de dar el paso a los servicios cloud. La mayoría de requisitos de cumplimiento y normativos están relacionados con los datos y el proceso de seguridad y control. Si pasa a los servicios cloud, muchos de estos factores quedan resueltos: • Siempre activos: los elevados niveles de seguridad garantizados y las conexiones seguras garantizan que los datos se puedan poner a disposición de la autoridad competente cuando sea necesario. • Seguridad: los Data Centres seguros garantizan la protección de los datos frente a amenazas físicas y digitales. El proveedor de servicios cloud debe poder proporcionarle todos los certificados de cumplimiento normativo necesarios. • Registro de auditoría: los proveedores de servicios cloud pueden mantener registros de auditoría completos, de forma que si se solicitan datos, se pueda garantizar su origen y se puedan poner a disposición de los solicitantes de inmediato. • Cumplimiento normativo específico de cada país: a menudo, los proveedores de servicios cloud proporcionan plantillas predefinidas según requisitos concretos de países o sectores. Esto supone un importante ahorro de tiempo y permite respirar tranquilas a las empresas que deben cumplir los requisitos locales. Dé el paso a los servicios cloud y respire tranquilo ! 1.575 días echados a perder* Si los empleados invirtieran 30 minutos al día en problemas relacionados con el cumplimiento normativo, en una empresa con 100 empleados, se echarían a perder 12.600 horas al año. *Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día. cumplimient
  11. 11. Agujero 7 El problema que supone ajustar la escala del almacenamiento de datos no es algo exclusivo de las grandes empresas. El 63% de las pequeñas empresas europeas almacenan más de un terabyte de datos en sus servidores. A medida que el ingente volumen de datos que generamos va creciendo, el problema de encontrar aquello que buscamos en el momento oportuno también se agrava. Se calcula que un trabajador medio invierte poco menos de 7 horas a la semana en archivar y organizar documentos y 9 horas a la semana en buscarlos.(10) A medida que aumenta la importancia de la colaboración y los usuarios desean acceder a contenido desde distintas ubicaciones y en dispositivos diferentes, tenemos que encontrar mejores formas de almacenar y recuperar la información relevante con mayor rapidez. Si utiliza un servicio cloud para alojar sus archivos, sus usuarios podrán acceder a cualquier archivo desde cualquier ubicación. Sin embargo, acceder al archivo relevante es solo una parte del problema; el reto real es encontrar de inmediato la información que necesitan. A continuación incluimos nuestros consejos para aportar un poco de orden al almacenamiento de archivos: 1. Designe un coordinador del área de trabajo: una persona clave, como el director de la oficina o un gestor de proyectos, que controlará las necesidades administrativas generales del espacio de almacenamiento. 2. Desarrolle un plan de archivo: debería ajustarse a las necesidades de los usuarios y a los procesos de negocio. Cree una sola estructura para todos los documentos, independientemente de su tipo o del lugar en el que se almacenan. 3. Establezca convenciones de nomenclatura: es importante basar los nombres en algún tipo de vocabulario controlado y acordado. Intente que los nombres sean cortos y asegúrese de que se mantenga la coherencia. 4. Realice limpiezas con regularidad. Como ya hemos dicho, el crecimiento de los datos es exponencial. Por tanto, es importante tener una política y un procedimiento de archivado bien gestionados y mantenidos. Búsquedas más rápidas En lo que respecta al almacenamiento de archivos, depender de directorios y carpetas sencillos para archivar y almacenar documentos siempre será problemático. Los actuales servicios de almacenamiento de documentos basados en web permiten indexar de forma más completa y buscar de manera más sencilla los documentos. La organización y búsqueda de documentos son más naturales y, en muchos casos, estos servicios también se encargan del “control de versiones”, eliminando así la necesidad de pasar por varias versiones de un documento hasta encontrar la deseada. Búsquedasmás rápidas En 2020, los datos almacenados en todo el mundo habrán crecido un 4.300% respecto a los niveles de 2009.(9) ! 10.080 días echados a perder* Las personas invierten 16 horas a la semana en archivar y buscar documentos.(10) En una empresa con 100 empleados esto suma un total de 80.640 horas al año.
  12. 12. Agujero 8 Incluso las pequeñas empresas tratarán con un gran número de proveedores, entre otros: • Proveedores de hardware • Proveedores de software • Proveedores de sistemas de telefonía • Proveedores de telecomunicaciones por voz • Proveedores de redes de datos • Proveedores de backup en cinta y archivado • Empresas de soporte de IT • Proveedores de soporte de software • Organismos normativos Gestionar y coordinar un amplio abanico de proveedores puede conllevar toda una serie de problemas, como trabajo duplicado o falta de propiedad y responsabilidad. A continuación esbozamos seis pasos que las empresas deberían seguir para mejorar la forma en que gestionan los proveedores, a fin de disfrutar del máximo valor con las mínimas molestias. Mejora de la gestión de proveedores 1. Elija un servicio de calidad. Revise con detenimiento a qué organismos profesionales pertenecen sus proveedores. Asimismo, averigüe si disponen de acreditaciones de calidad, como ISO. 2. Comprenda sus propias necesidades. ¿Qué es lo más importante para su empresa? ¿El servicio? ¿Las funcionalidades? ¿El En la complicada situación económica actual, la gestión de proveedores es de suma importancia a la hora de controlar los costes y maximizar el valor de cada una de las transacciones. No obstante, también es importante reducir el tiempo que su empresa invierte en tratar con distintos proveedores y en gestionarlos. valor? ¿Todo por igual? Es importante que empiece por comprender claramente los puntos en los que un proveedor puede aportarle valor real. 3. Establezca una relación. Conozca personalmente a las personas con las que tratará a diario y asegúrese de invertir tiempo en revisar con regularidad sus ofertas y explicarles sus necesidades. 4. Realice los pagos de forma puntual. Esto genera confianza, buena voluntad y buenas relaciones. También lo coloca en una posición más sólida a la hora de realizar negociaciones en el futuro. 5. Garantías de nivel de servicio. Tenga muy claro los niveles de servicio que espera de sus proveedores. Esto debería incluir cuándo se prestan los servicios, las responsabilidades legales, los procesos de supervisión, la resolución de disputas y las condiciones de rescisión. 6. Revisión del rendimiento. Programe revisiones periódicas del rendimiento de los proveedores. A menudo, las relaciones pueden agriarse por falta de comprensión y mala comunicación. Consolidación en la nube Si cambia a un proveedor que tenga una cartera de servicios muy completa, podrá consolidar todos sus proveedores en uno solo. Alejarse de un enfoque que le obligue a gestionar su propia infraestructura independiente significa que puede centrarse exclusivamente en prestar los servicios que necesita su empresa. proveedores ! 63 días echados a perder* Si cada empleado del departamento de IT invierte solo dos horas al día en la gestión de los proveedores, esto suma 504 horas echadas a perder al año. *Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
  13. 13. Agujero 9 En la mayoría de grandes ciudades, los atascos en hora punta duran hasta 3 horas por la mañana y la tarde: a menudo, la “hora punta” es tiempo perdido y de escaso valor para los empresarios. Si se permite el trabajo remoto y se da la posibilidad de trabajar desde casa a los empleados cuando resulta necesario, pueden disponer de más tiempo en su jornada laboral y mejorar su productividad. No obstante, las empresas no deberían adoptar el trabajo remoto de forma precipitada. Para sacar el máximo partido a la jornada laboral, hay unos cuantos factores que las empresas deben tener en cuenta: Adopción del trabajo remoto eficaz en su empresa Formación: asegúrese de disponer de un programa de formación que proporcione a los empleados el conocimiento y las habilidades necesarios para trabajar correctamente de forma remota. Tenga en cuenta cuestiones prácticas, como la forma en que se conectan a las herramientas y los servicios que necesitan para hacer su trabajo. Además, analice cómo afectará el trabajo remoto a sus prácticas de trabajo y sea muy claro a la hora de fijar las reglas de comportamiento que espera que se cumplan. Aplicaciones y datos: examine a fondo si es fácil para los trabajadores remotos acceder a las aplicaciones que necesitan para realizar su trabajo. Las empresas pueden ofrecer acceso a las aplicaciones más importantes de varias maneras: 1. Acceso VPN: conexión entre el PC doméstico del empleado y su oficina o Data Centre. La VPN se comportará de Por motivos que van desde los atascos de tráfico y el mal tiempo hasta la falta de sueño, el traslado diario a la oficina implica que muchos de nosotros lleguemos tarde al trabajo a menudo. En una reciente encuesta, el 16% de los trabajadores afirmaron que llegaban tarde al trabajo al menos una vez por semana, mientras que el 27% afirmaron que llegaban tarde al menos una vez al mes.(11) Incluso cuando todo va como la seda, las consecuencias en los niveles de estrés de un traslado a la oficina caótico contribuyen más bien poco a la productividad de los empleados. forma parecida a la LAN de su oficina y proporcionará acceso a sus aplicaciones. • Ventajas: si su empresa aloja las aplicaciones, se requieren muy pocos cambios. • Inconvenientes: es necesario gestionar y realizar el mantenimiento de la VPN. Si la VPN falla, los usuarios no podrán trabajar. El soporte a los ordenadores de sobremesa se tendrá que realizar de forma remota. Además, tendrá que seguir gestionando las aplicaciones y la infraestructura desde sus oficinas. 2. Servicios cloud: las aplicaciones y el correo electrónico se entregan a través de la nube, lo que permite a los usuarios acceder desde cualquier ubicación. • Ventajas: no es necesario gestionar infraestructuras. Niveles de servicio garantizados. Máxima flexibilidad. • Inconvenientes: los usuarios seguirán necesitando soporte remoto para sus ordenadores de sobremesa. 3. Escritorio virtual: en este caso, no solo se almacenan de forma remota las aplicaciones y el correo electrónico, sino también el escritorio del usuario. • Ventajas: los usuarios pueden iniciar sesión en sus escritorios desde cualquier dispositivo o ubicación (lo que les permite trabajar desde casa, mientras están de viaje e incluso desde su cafetería local). Máximo nivel de control y seguridad para la empresa. Sin infraestructura por gestionar en la oficina o el domicilio del empleado. • Inconvenientes: si los usuarios no pueden conectarse a Internet, no podrán iniciar sesión en su escritorio. Comunicación: evalúe las plataformas y las herramientas de comunicación que utiliza en su empresa y asegúrese de que sean aptas para admitir el trabajo remoto. Aunque los empleados trabajen de forma remota, es importante que no se sientan aislados o alejados de su equipo y de los compañeros de trabajo en la empresa. Soluciones como VoIP y la videoconferencia de escritorio permiten a los trabajadores remotos participar constantemente. Podrán realizar aportaciones y colaborar con otros miembros del equipo, partners o clientes con la misma facilidad con la que lo harían desde su mesa de trabajo. La mensajería unificada ofrece al personal móvil acceso rápido a herramientas de mensajería y comunicaciones tales como el correo de voz a través del correo electrónico y a los directorios de la empresa a través de una serie de dispositivos móviles, lo que contribuye a mejorar la capacidad de respuesta y acelerar la toma de decisiones en su empresa. Soporte: cuando se trabaja de forma remota, se necesitan distintos niveles de soporte. Con escritorios virtuales, el departamento de IT podrá gestionar y solucionar los problemas de los escritorios de los usuarios fácilmente, independientemente del lugar desde donde trabajen. Salud y seguridad: si los empleados van a trabajar habitualmente desde casa, las empresas deben tener en cuenta los requisitos en cuanto a salud y seguridad aplicables en su país. Póngase en contacto con la autoridad local encargada de la salud y seguridad para obtener las directrices y listas de comprobación relevantes. ! 20 días echados a perder En una empresa con 100 empleados, si el 27% llega 30 minutos tarde una vez al mes, se echarán a perder 18 días al año.(11) *Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día. traslado a la oficina
  14. 14. Agujero 10 El correo electrónico es la herramienta de comunicación por excelencia en los negocios. ¿Y por qué no? Resulta cómodo y todo el mundo lo utiliza. Una encuesta a nivel mundial sobre el uso del correo electrónico destaca que, ya en 2011 se había alcanzado la espectacular cifra de 3.100 millones de cuentas de correo electrónico. Se calcula que esta cifra aumentará a casi 4.100 millones a finales de 2015, y las cuentas europeas supondrán el 22% del total.(12) No obstante, aunque el correo electrónico haya pasado a ser claramente una parte fundamental de la vida laboral de todo el mundo, también puede ser la causa de una importante pérdida de tiempo y dinero. Así, pues, ¿por qué tenemos esta relación de amor-odio con el correo electrónico? • Volumen: si un empleado medio recibe más de 100 correos electrónicos al día(12), es fácil deducir que los correos electrónicos, en lugar de ser solo parte del trabajo, pueden llegar a ser todo el trabajo en sí. • Malas prácticas: todos hemos visto hilos de conversaciones por correo electrónico precedidos por interminables “RE:” o “FYI”. El problema empeora cuando se copia a demasiadas personas en estos correos electrónicos. A menudo, el tema de discusión original se pierde, los destinatarios del correo se agobian y acaba siendo un diálogo de besugos. • Spam: según un informe de Symantec de diciembre de 2012, el spam constituye el 70% del correo electrónico mundial. (13) Si un empleado tarda 4 segundos en abrir, identificar y eliminar un correo electrónico de spam, una empresa con 300 empleados que reciban 10 mensajes de spam al día cada uno perdería 102 días laborables al año. • Distracciones: como promedio, después de leer un correo electrónico, se tarda 16 minutos en recuperar la concentración. Los sistemas de notificación exacerban este problema, ya que nos distraen cuando hay trabajo más urgente por hacer.(14) Así, pues, ¿cómo pueden las empresas y los individuos empezar a resolver estos problemas? A continuación, incluimos una guía rápida para dominar las bandejas de entrada y recuperar un tiempo valioso: Consejos para gestionar la bandeja de entrada 1. Establezca unos límites de tiempo estrictos para leer y responder a los correos electrónicos. Asigne períodos de tiempo concretos a distintas tareas del correo electrónico, como leer boletines, correos electrónicos de respuesta rápida o correo que requiere más atención. 2. Desactive las notificaciones para reducir las consecuencias de las interrupciones en su flujo de trabajo y concentración. 3. Utilice líneas de asunto de forma estratégica, para archivar y realizar búsquedas de forma más eficaz. 4. Archive los correos electrónicos en categorías de carpetas concretas para facilitar las búsquedas; esto también contribuirá a que la bandeja de entrada esté en orden. 5. Utilice la funcionalidad de “reglas” para ordenar automáticamente los correos electrónicos en carpetas. Puede configurar los parámetros de las reglas según sus propias necesidades. 6. Mejore la productividad de los empleados (que, de lo contrario, tendrían que invertir un tiempo valioso en ordenar las bandejas de entrada cada día). Las soluciones cloud pueden ofrecer filtros avanzados para el correo basura, así como protección antivirus, antimalware, contra estafas de phishing y contra troyanos. Llamadas telefónicas y chats Como la tecnología VoIP reduce el coste de las llamadas telefónicas, las empresas deberían animar a sus empleados a que volvieran a usar el teléfono, en lugar de utilizar el correo electrónico de forma instintiva. Incluso soluciones de mensajería instantánea como Skype o Microsoft Lync pueden contribuir a reducir la carga que supone el correo electrónico y a dar respuesta a los temas candentes con más rapidez. ! 38 días echados a perder* En una empresa con 100 empleados, si cada trabajador recibe 10 mensajes de spam al día e invierte 4 segundos en cada uno de ellos, esto sumaría 306 horas echadas a perder al año. *Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día. correo electrónico
  15. 15. Agujero 11 En la situación actual, las empresas no tienden a quedarse quietas durante mucho tiempo. Aprovechar nuevas oportunidades, así como combatir las amenazas cibernéticas, exige reacciones rápidas. Los estudios realizados en PYMES europeas han identificado que las pequeñas empresas consideran que su capacidad de tomar decisiones rápidamente (62%) y adaptar los servicios (57%) es fundamental para mantener su cuota de mercado frente a sus competidores de mayor envergadura.(15) Si tiene una infraestructura IT interna tradicional, realizar cambios en los niveles de personal, implementar nuevas aplicaciones, preparar nuevas oficinas o dar soporte a nuevos retos puede conllevar mucho tiempo. A continuación presentamos nuestras sugerencias para que su empresa pueda gestionar los cambios de forma más eficaz: 1. Defina una política. Explique claramente cómo se deben enviar las solicitudes de cambio. ¿Mediante un formulario, por correo electrónico o incluso mediante un sistema de gestión de incidencias dedicado? Asegúrese de que las personas comprendan cuáles son las autorizaciones necesarias y el momento exacto en el que se podrían realizar los cambios. 2. Responsabilidad centralizada. Intente que una persona sea el único contacto para todas las solicitudes. Esta persona debe encargarse de comprobar la solicitud y coordinar las actividades necesarias para implementar los cambios. También debe informar del estado de la tarea al solicitante. 3. Documente los procedimientos técnicos. Para cada tarea que haya que realizar, asegúrese de que exista un proceso documentado. Esto no solo evita errores, sino que garantiza que, aunque los empleados abandonen su empresa, sepa igualmente cómo realizar los cambios necesarios. 4. Pruebas de aceptación de los usuarios. Tras haber realizado los cambios, asegúrese de que todo funciona según las expectativas de los usuarios. afrontar los cambios
  16. 16. Referencias 1 Centre for Economics and Business Research y Epson, 2012. 2 Estudio “The Way We Meet Today” (Cómo nos reunimos hoy en día) de Doodle, 2009. 3 “Wasting Time at Work” (Perder el tiempo en el trabajo), Salary.com, 2012. 4 Spiceworks, “Voice of IT” (Voz de IT), 2012, edición mundial 5 Estudio sobre responsables de toma de decisiones de IT de Webroot de 2011. (http://www.webroot.co.uk/En_GB/about- press-room-press-releases-cloud-mobile- web-security-190411.html) 6 “Managing your Changing IT Needs” (Gestión de las cambiantes necesidades de IT), Dell y Vanson Bourne, 2012. 7 “Cloud Reality Check” (La realidad de la nube), Rackspace, 2012. 8 CA, “The Avoidable Cost of Downtime, The impact of IT downtime on employee productivity” (El coste evitable del tiempo de indisponibilidad; consecuencias del tiempo de indisponibilidad de IT en la productividad de los empleados), enero de 2011. 9 “The rapid growth of online data” (El rápido crecimiento de los datos online), CSC. 10 “The hidden cost of information work” (El coste oculto del trabajo de información), IDC. 11 Encuesta interactiva de Harris para CareerBuilder, nov.-dic. de 2011. 12 Informe sobre estadísticas de correo electrónico de Radicati, 2011. (http:// www.radicati.com/wp/wp-content/ uploads/2011/05/Email-Statistics-Report- 2011-2015-Executive-Summary.pdf) 13 Informe sobre inteligencia de Symantec, diciembre de 2012. 14 “Disruption and Recovery of Computing Tasks: Field Study, Analysis, and Directions” (Interrupciones y recuperación de tareas informáticas: estudio de campo, análisis e indicaciones). Shamsi T. Iqbal y Eric Horvitz, 2007. 15 “Working smarter to succeed” (Trabajo más inteligente para lograr el éxito) Vodafone Business Services, 2011. Resumen Colt Ceano constituye una nueva forma en que las empresas pueden comprar y utilizar comunicaciones y servicios de IT de forma rápida y sencilla mediante una sola plataforma de gestión. Aunque no podemos hacer nada para reducir el tiempo que pasa en el traslado a la oficina ni ayudarle a que las reuniones no se salgan por la tangente, podemos ayudar a su empresa a tapar los agujeros a través de los que puede estar perdiendo tiempo y dinero. Colt Ceano le ofrece lo siguiente: Colaboración • Microsoft SharePoint ayuda a sus equipos a colaborar de forma más eficaz, creando áreas de trabajo en equipo, intranets y lugares para colaborar. • Soonr Workplace va más allá y le permite crear áreas de trabajo de proyectos para su equipo, partners y clientes accesibles a través de ordenadores y dispositivos móviles. Comunicación • Con los servicios de correo electrónico Exchange 2010 alojados solo paga por lo que utiliza. • Microsoft Lync permite que su equipo se comunique desde cualquier lugar con identificación de presencia y servicio de mensajería instantánea, voz, vídeo y reuniones online. Creación • Los servidores virtuales y la infraestructura virtual le permiten crear una infraestructura muy segura y escalable para sus propios productos y servicios digitales. Trabajo • Los escritorios virtuales alojados ofrecen a sus empleados la capacidad de acceder a su escritorio desde cualquier dispositivo conectado, ya sea PC, Mac o tablets. Protección • Managed Virtual Firewalls y los filtros de seguridad web protegen la red local frente a posibles amenazas. • Los servicios cloud de backup y recuperación ante desastres protegerán los datos de valor. Conexión • Los servicios de acceso fijo a Internet ofrecen a su empresa conectividad de calidad empresarial con garantías de nivel de servicio (GNS). • El acceso móvil a Internet permite a todos los miembros de su equipo trabajar de forma segura desde cualquier lugar. • La tecnología de voz sobre IP (VoIP) permite a su equipo tener la sensación de que está en la oficina, incluso cuando no es así. También puede suponer un ahorro importante en cuanto a costes de llamadas Si le interesa hablar con nosotros sobre Colt Ceano o sobre cualquiera de los productos individuales mencionados más arriba, envíenos un mensaje a la dirección inbound@colt.net o llámenos al +44 (0)20 7390 3900.

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