Este documento resume os resultados de uma auditoria preliminar realizada a vários repositórios institucionais portugueses segundo a norma ISO 16363. A auditoria avaliou três secções principais: estrutura organizacional, gestão de objetos digitais e infraestrutura e gestão de segurança. Os resultados mostraram que os repositórios estão em geral num nível de maturidade entre 2-3 numa escala de 1 a 5. Foram identificadas algumas áreas principais para melhoria, relacionadas com a documentação de processos, preservação digital a longo prazo

1. Auditoria ISO 16363
a Repositórios
Institucionais
José Carvalho – jcarvalho@sdum.uminho.pt
Miguel Ferreira – mferreira@keep.pt
Eloy Rodrigues – eloy@sdum.uminho.pt
Pedro Príncipe – pedroprincipe@sdum.uminho.pt
Luís Faria – lfaria@keep.pt
Hélder Silva – hsilva@keep.pt
João Mendes Moreira – jmm@fccn.pt

2. Tópicos
● Projeto RCAAP
● ISO 16363
● Metodologia
● Resultados (auditoria preliminar)
● Próximos passos
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3. Autores
● Eloy Rodrigues
● José Carvalho
● Pedro Príncipe
● João Moreira
● Miguel Ferreira
● Luís Faria
● Hélder Silva
Projeto RCAAP
Equipa Auditoria
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4. Projeto RCAAP
O CONTEXTO
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5. Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal
PROJETO RCAAP
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6. Objetivos do Projeto RCAAP
● Aumentar a visibilidade, acessibilidade e
difusão dos resultados da atividade académica
e de investigação científica portuguesa
● Facilitar a gestão e o acesso à informação sobre
a produção científica nacional
● Integrar Portugal num conjunto de iniciativas
internacionais

7. Serviços RCAAP
Portal de Pesquisa
Alojamento de
Repositórios (SARI)
Alojamento de
Revistas
Repositório
Comum
Validador OAI-PMH
Repositório de
Dados
Estatísticas de Uso

8. Evolução de Repositórios em Portugal
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
45
40
35
30
25
20
15
10
5
0
RI (local) 1 1 1 4 10 13 12 11 11 10 13 14
SARIs (hosted) 5 14 20 23 24 25 28
Total Harvested 18 26 31 34 34 38 42
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9. Gestão
● FCT / FCCN
Coordenação geral e & infraestruturas
● Universidade do Minho
Coordenação Científica e Técnica

10. Mais sobre o Projeto RCAAP
● http://projeto.rcaap.pt
● http://www.rcaap.pt
● http://blog.rcaap.pt
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11. Auditoria e Certificação de Repositórios Digitais Confiáveis
(Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories)
ISO 16363
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12. PORQUÊ AUDITAR?
EM QUE PONTO ESTAMOS?
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13. Porquê auditar?
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14. Porquê Auditar ?
● Conhecer melhor os repositórios
● Melhorar o serviço
● Fornecer novos serviços
● Desafiar a comunidade de gestores de
repositórios!
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15. Futuros desafios
● Monitorização da Política de Acesso
Aberto da Fundação para a Ciência e
Tecnologia (FCT).
● Papel fundamental no depósito legal de
teses e dissertações.
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16. Em que ponto estamos?
5
4
3
2
1
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17. ISO 16363:2012
● Define as práticas de auditoria e processo
de certificação para avaliar a
confiabilidade dos repositórios digitais.
● Inclui métricas com as quais um
repositório deve ser avaliado.
Baseada no projeto TRAC
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18. 3 Secções (com responsáveis)
1. Infraestrutura Organizacional
(o gestor de repositório)
2. Gestão de Objetos Digitais
(Projeto RCAAP)
3. Infraestrutura e Gestão da Segurança.
(Projeto RCAAP)
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19. Auditoria ISO 16363 a Repositórios
METODOLOGIA
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20. Plano geral (duração 1 ano)
Fase Designação Descrição Data
1 Diagnóstico Auditoria preliminar a todos os
repositórios
Nov. 2013 – Fev.
2014
2 Plano de Ações Identificação das ações para melhorar
a conformidade do repositório com a
norma
Março 2014
3 Implementação Gestores de Repositórios devem
implementar as sugestões de melhoria
Março – Set.
2014
4 Auditoria Final Auditoria final para validar o novo
nível de conformidade
Outubro 2014
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21. Auditoria de Diagnóstico
● O responsável avalia o repositório para cada
critério do normativo
● O responsável indica evidências para cada
critério
● A equipa de auditoria avalia o repositório com
base nas evidências
● A equipa de auditoria fornece sugestões de
melhoria para determinados critérios
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22. Níveis de Maturidade (ECM3)
Nível Nome Descrição
1 Inexistente O repositório não implementa quaisquer processos.
2 Incipiente O repositório está consciente da necessidade de existirem
processos para suprir o requisito, porém estes não se encontram
devidamente formalizados ou são realizados de forma ad-hoc.
3 Em formação O repositório possui processos definidos que satisfazem o requisito
normativo, porém estes ainda não se encontram totalmente
implementados e/ou disseminados.
4 Operacional Existem políticas, procedimentos e processos implementados que
satisfazem as exigências do requisito normativo.
5 Pró-ativo Existem políticas, procedimentos e processos devidamente
enquadrados num sistema de gestão que visa a monitorização e a
melhoria contínua tendo por base um plano estratégico assente em
factos, i.e. objetivos, metas e indicadores.
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23. Auditoria ISO 16363 a Repositórios
RESULTADOS DA AUDITORIA
PRELIMINAR
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24. Resultados da Auditoria Preliminar (dos Gestores de Repositórios)
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
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25. Resultados da Auditoria (Secção 1)
● O nível médio de maturidade dos 26
repositórios na secção de “Estrutura
Organizacional” foi de 2.1 numa escala
de 1 a 5.
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26. Resultados da Auditoria (Secção 1)
● A maturidade percebida indicada pelo
gestor de repositório foi de 2.7.
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27. Resultados da Auditoria (Secção 1)
● O melhor repositório obteve um nível de
maturidade de 3.0 enquanto que o pior
obteve um nível de maturidade de 1.1.
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28. Exemplo de Avaliação de Repositório
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29. Onde estamos?
5
4
3
2
1
Com base na auditoria
preliminar estamos aqui
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30. Resultados da Auditoria (Secção 1)
● Dificuldade na obtenção de evidências da
prática financeira.
● Se ignorados os 3 requisitos relacionados
com a sustentabilidade financeira, o nível
médio de maturidade sobe para 2.2.
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31. Principais dificuldades
● Existência de um plano de sucessão
● Ausência de uma política de preservação
digital
● Desenvolver a política de preservação
● Prever auditorias internas
● Garantir os direitos de propriedade
intelectual
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32. Resultados da Auditoria Preliminar
GESTÃO DE OBJETOS DIGITAIS
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33. Resultados da Auditoria (Secção 2)
● O responsável pelo serviço de alojamento
indicou um nível de maturidade
percebido de 3.2.
● A equipa de auditoria indicou a sua
capacidade de gerir objetos digitais em
2.8.
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34. Gestão de Objetos Digitais
5
4.5
4
3.5
3
2.5
2
1.5
1
0.5
0
4.1.1
4.1.1.1
4.1.1.2
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.1.8
4.2.1.1
4.2.1.2
4.2.2
4.2.3.1
4.2.4.1.1, 4.2.4.1.2, 4.2.4.1.3, 4.2.4.1.4, 4.2.4.1.5
4.2.4.2
4.2.5.1, 4.2.5.2, 4.2.5.3, 4.2.5.4
4.2.6.1, 4.2.6.2, 4.2.6.3
4.2.7.1, 4.2.7.2, 4.2.7.3
4.2.8
4.2.9
4.2.10
4.6.2.1
4.3.1
4.6.2
4.3.2
4.6.1.1
4.3.2.1
4.6.1
4.3.3
4.5.3.1
4.3.3.1
4.5.3
4.3.4
4.5.2
4.5.1
4.4.2.2
4.4.2.1
4.4.2
4.4.1.2
4.4.1.1
4.4.1
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35. Principais Dificuldades
● Registo de mais informação sobre os
conteúdos existentes e a forma como são
alterados, transformados ou eliminados.
● Definição de processos documentados
● Falta de ferramentas / processos de
Preservação Digital (gestão de AIPs)
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36. Resultados da Auditoria Preliminar
INFRAESTRUTURA E GESTÃO DA
SEGURANAÇA
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37. Resultados da Auditoria (Secção 3)
● Os responsáveis pela “Infraestrutura e
Gestão da Segurança” do serviço de
alojamento avaliaram a sua maturidade
em 3.1, enquanto a equipa de auditoria
definiu a maturidade em 2.6.
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38. INFRAESTRUTURA E GESTÃO DA
SEGURANÇA
5
4.5
4
3.5
3
2.5
2
1.5
1
0.5
0
5.1.1
5.1.1.1
5.1.1.1.1
5.1.1.1.2
5.1.1.1.3
5.1.1.1.4
5.1.1.1.5
5.1.1.1.6
5.1.1.1.7
5.1.1.1.8
5.1.1.2
5.1.1.3
5.1.1.3.1
5.2.4
5.1.1.4
5.2.3
5.1.1.5
5.2.2
5.1.1.6
5.2.1
5.1.2.1
5.1.2
5.1.1.6.2
5.1.1.6.1
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39. Principais Dificuldades
● Definir e documentar processos para, por
exemplo, atualizar as aplicações/software
ou substituição de hardware (discos,
memória, etc.)
● Falta de evidências de financiamento para
atualização de hardware, software.
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40. Auditoria ISO 16363 a Repositórios
ESTADO ATUAL & PRÓXIMOS
PASSOS
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41. Neste momento…
● No passo 3 – Identificação e
implementação das melhorias
identificadas na auditoria preliminar.
● Workshops (presenciais e online) com os
gestores de repositórios
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42. Próximos passos
● Implementação das ações
● Auditoria Final
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43. Onde queremos estar?
5
4
3
2
1
Queremos estar aqui!
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44. Obrigado!
Perguntas
José Carvalho – jcarvalho@sdum.uminho.pt
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