El documento describe los pasos para planear un evento de socialización de proyectos. Explica cómo seleccionar el tema, objetivos, fecha, participantes, ponentes, costos y logística. También incluye un borrador de carta de invitación y folleto informativo con detalles sobre el evento como lugar, fecha, alojamiento y alimentación. El propósito es dar a conocer la formación de los aprendices de asistencia administrativa.

2. GLORIA PALACIOS ORTIZ
LEIDY BARRERA NIÑO
MIRYAM QUINTERO

3. PLANEACIÒN Y ÉXITO
COMPONENTES DEL ÉXITO
PLANEAR CON TIEMPO.
CUIDADOSA TOMA DE DECISIONES
EL FLUXOGRAMA
ETAPA DE PREPARACIÒN
ESQUEMA DE LA PLANEACIÒN
TOMA DE DECISIONES
PRELIMINAR
TAREAS DE AVANCE
PROMOCI
ON Y
CONTACT
OS

4. El éxito de cualquier
actividad depende de las
personas y de las
circunstancias ,El primer
paso de un buen proceso
de planeación consiste en
seleccionar una meta
útil.

6. Para esto se necesita seguir
un orden lógico y
cronológico y en esta etapa
se deben considerar
simultáneamente aspectos
de ejecución.

8. Un evento puede efectuarse
por distintas razones.
Los eventos no tienen un
carácter mandatorio ni
permanente; se realizan
como una respuesta a una
necesidad técnica, de
investigación, de formación,
de mercadeo.

10.  ELECCIÒN DEL TEMA DEL EVENTO O
REUNIÒN .
 DEFINICIÒN DE METAS Y OBJETIVOS
GENERALES Y ESPECÌFICOS.
 DECISIÒN SOBRE ASPECTOS TEMÀTICOS
 LOS PARTICIPANTES : DETERMINACIÒN
DEL TIPO Y NÙMERO DE ESTOS.
 DETERMINACIÒN DEL MÈTODO DE
SELECCIÒN DE LOS PARTICIPANTES.
 LOS PONENTES: SELECCIÓN DE POSIBLES
ORADORES Y CONSULTA A LOS MISMOS.
 SELECCIÓN DE LA FECHA DE
REALIZACIÒN Y DURACIÒN DEL EVENTO.
 PREPARACIÒN DE LOS COSTOS
ESTIMADOS .
 SELECCIÓN DEL LUGAR DEL EVENTO.
 ELECCIÒN DE LOS COPATROCINADORES .
 DESIGNACIÒN DE UN COORDINADOR

11. Se presentan los aspectos administrativos y
financieros que deberán considerarse en la etapa de
preparación:
 PREPARAR LOS COSTOS ESTIMADOS .
 OBTENER LA APROBACIÒN DE LOS MISMOS
.
 ASIGNAR LOS RECURSOS A LAS DIFERENTES
ACTIVIDADES DEL PROGRAMA DEL
EVENTO.
 ESTABLECER Y EJECUTAR EL
PROCEDIMIENTO CONTABLE DE LAS
OPERACIONES FINACIERAS QUE SE
REALIZAN.
 CONTROLAR LA OBTENCIÒN DEL
MOBILIARIO, EQUIPO Y MATERIALES DE
OFICINA QUE SE REQUIERAN .
 ASEGURAR EL PAGO A ACREEDORES PARA
OBTENER FACILIDADES LOCATIVAS .
 RECIBIR EL PAGO ANTICIPADO DE LA
PARTICIPACIÒN EN EL EVENTO SI SE COBRA

12. CARTA DE INVITACIÒN Y
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
La carta de invitación o explicativa es
el primer avance de la realización del
evento, debe ser clara y precisa.
FOLLETO DE INFORMACIONES
GENERALES, AGENDA DEL
EVENTO Y PLAN DE
REALIZACIÒN
Los coordinadores deben preparar
anticipadamente un folleto que

13. Duitama, 29 de febrero de 2014
Estimado señor Subdirector:
Tenemos el agrado de comunicarle que entre las actividades llevadas
a cabo por el programa de Asistencia Administrativa CEGAFE sede
UNAD Duitama hemos previsto organizar un evento sobre la
socialización de proyectos.
Dicho evento tendrá lugar el día 02 de marzo del año en curso en el
auditorio 302 tercer piso UNAD Duitama.
El objetivo del evento es dar a conocer la formación académica que los
aprendices hemos obtenido y tener en cuenta los diferentes puntos de
vista para un mejor desempeño.
Usted encontrara mas datos sobre el evento en el boletín de
informaciones adjunto.
Están invitados a participar al evento los directores del CEGAFE y
los instructores a cargo .
Es por ello que me complace invitar a usted a participar en la
socialización. En caso de no poder asistir le solicitamos el nombre de
un representante.
Agradecemos anticipadamente su favorable acogida a la presente
invitación y quedamos en espera de su respuesta.
Saluda a usted atentamente .
TECNICO EN ASISSTENCIAADMINISTRATIVA
Aprendices

14. Nombre de
instituciones del
evento.
Nombre del evento
Lugar
Fecha
Confirmación de
concurrencia
Pasajes
Recepción de los
participantes
Honorarios y /o
viáticos
Alojamiento
Comidas y refrigerios
• Centro CEGAFE
• Asistencia Administrativa
Evento socialización de proyectos
Ciudad de Duitama sede UNAD
02 de marzo de 2013
Los invitados deberán hacer llegar sus
respuestas antes del 02 de marzo del año en
curso, indicando el nombre designado en
comunicación dirigida al señor subdirector.
Se indicaran las condiciones de emisión de
los mismos (ejemplo pasajes ida y vuelta)
Con el fin de organizar la recepción de los
participantes en el terminal y su traslado
al hotel.
Se indicara la forma en que los viáticos
serán pagados ( si los hay)
Para los participantes han sido reservados
en:
• Nombre del hotel
• Dirección
• Teléfonos
Se indicaran las condiciones y lugares para
las comidas.

15. Duitama, 29 de febrero de 2014
Estimado señor Subdirector:
Tenemos el agrado de comunicarle que entre las actividades llevadas
a cabo por el programa de Asistencia Administrativa CEGAFE sede
UNAD Duitama hemos previsto organizar un evento sobre la
socialización de proyectos.
Dicho evento tendrá lugar el día 02 de marzo del año en curso en el
auditorio 302 tercer piso UNAD Duitama.
El objetivo del evento es dar a conocer la formación académica que los
aprendices hemos obtenido y tener en cuenta los diferentes puntos de
vista para un mejor desempeño.
Usted encontrara mas datos sobre el evento en el boletín de
informaciones adjunto.
Están invitados a participar al evento los directores del CEGAFE y
los instructores a cargo .
Es por ello que me complace invitar a usted a participar en la
socialización. En caso de no poder asistir le solicitamos el nombre de
un representante.
Agradecemos anticipadamente su favorable acogida a la presente
invitación y quedamos en espera de su respuesta.
Saluda a usted atentamente .
TECNICO EN ASISSTENCIAADMINISTRATIVA
Aprendices