1. Sistema de Gestión Eficiente
en Oficinas Técnicas
En los últimos años hemos asistido a un notable para hacer frente de forma segura y eficaz a esta
aumento de los requisitos legales y normativos, nueva realidad, asegurando los valores de
(Nuevo Código Técnico de la Edificación...), que calidad y eficiencia necesarios para conseguir la
unidos a otros como la globalización, aumento de máxima satisfacción de sus clientes
las exigencias del mercado, aumento de la
Conseguir la implementación de un SISTEMA DE
competencia... establecen un escenario cada vez
GESTIÓN EFICIENTE (SGE) es la única opción
más complejo para los Estudios Técnico
válida para cualquier Estudio Técnico que
Como consecuencia inmediata, estos deben pretenda permanecer en este mercado cada
ajustar sus Sistemas de Gestión y dotarlos de los vez más exigente y competitivo.
medios tecnológicos y organizativos suficientes

2. Sistema de Gestión Eficiente
en Oficinas Técnicas
SITUACIÓN ACTUAL DEL SECTOR DE LA Este documento presenta de forma resumida
CONSTRUCCIÓN la metodología establecida por ascêndia
reingeniería + consultoría para diseñar,
La Ley de Ordenación de la Edificación implementar y mantener un SGE en Estudios
(L.O.E.), la Directiva 89/106/CE sobre Técnicos, obteniendo así los beneficios que de
Productos de la Construcción, el nuevo Código ello se derivan.
Técnico de la Edificación (C.T.E.), la Ley de
Prevención de Riesgos Laborales o la Ley PRINCIPIOS BASICOS DE UN SGE
7/1994 de Protección Ambiental… junto con
un aumento de las exigencias de los mercados
A continuación presentamos los seis principios
(usuarios finales cada vez más formados e
en los que se basa un SISTEMA DE GESTIÓN
informados), describen una realidad cada vez
EFICIENTE.
más exigente para los Estudios Técnicos y
otros agentes en este sector.
1-IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE REAL
Debe asegurar, como punto de partida, la
¿QUÉ ENTENDEMOS POR UN SISTEMA satisfacción del cliente. Esto no es posible si
DE GESTIÓN?
antes no lo tenemos correctamente
identificado.
Todos aquellos recursos físicos y humanos, del
En el caso de un Estudio Técnico, el concepto
conocimiento, operativos, organizativos,
de cliente real no coincide con el de cliente
tangibles e intangibles, puestos en juego por
contable.
la Dirección de la Empresa con el fin de
desarrollar su actividad en el mercado. Debemos asociar este término al usuario
final. Asegurar la satisfacción de éste, implica
la satisfacción de cualquier otro cliente
¿QUÉ ENTENDEMOS POR UN SISTEMA intermedio incluido en la cadena de valor
DE GESTIÓN EFICIENTE (SGE)?
añadido.
Aquel Sistema de Gestión que ha sido 2-ENFOQUE AL CLIENTE
diseñado e implementado bajo un enfoque de
Una vez identificado el cliente real de nuestra
máxima eficiencia, (esto es, máxima
actividad, un SGE debe asegurar el máximo
satisfacción del cliente con el menor consumo
valor añadido para cada tarea realizada en la
en recursos) y además tiene capacidad de
empresa.
mejorar de forma continua en el tiempo.
Disponer de un SGE es sinónimo de hacer las El enfoque es el de maximizar este valor y
cosas bien y a la primera. ello pasa por eliminar o disminuir cualquier
actividad que no implique valor añadido al
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Oficinas Técnicas
cliente. Únicamente así podremos maximizar 6-MÁXIMO APROVECHAMIENTO
la satisfacción del mismo. TECNOLÓGICO
3 -LIDERAZGO Hoy en día, conseguir un SGE está asociado al
uso de las nuevas tecnologías.
Obtener un SGE demanda entre otras cosas un
cambio que puede llegar a afectar incluso a El SGE debe solucionar los problemas relativos
la filosofía, misión y los valores de la propia a la gestión y organización de nuestra
empresa. empresa, estos son comunes a multitud de
empresas como la nuestra, sería un error
Es imprescindible que exista el liderazgo
acometer este proyecto sin tener en cuenta
suficiente para conseguir este fin, lo cual es
las posibilidades derivadas del desarrollo
imposible sin un compromiso férreo y
tecnológico y la innovación.
constante por parte de la Dirección.
4-MÁXIMA SIMPLICIDAD
METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO
Disponer de un SGE no debe ser sinónimo de DE UN SGE
burocracia ó papeleo, sino todo lo contrario.
Debe mantener la flexibilidad requerida para F1: DIAGNÓSTICO INICIAL, ANÁLISIS DE
acometer los proyectos y trabajos LA SITUACIÓN
comprometidos con los clientes. El Sistema
Como parte previa al desarrollo de un SGE es
diseñado debe ser simple, además de
necesario conocer en profundidad el actual
eficiente.
Sistema de Gestión de la empresa, los
5-GENERACIÓN DE DATOS REALES Y recursos físicos y humanos de los que dispone,
ÚTILES su conocimiento, su misión y actividades
Un SGE No debe lograr sólo la obtención de un principales, sus valores de empresa y sobre
Sistema de Trabajo eficiente, sino que todo su problemática actual y su plan de
además debe generar datos reales (que Desarrollo Estratégico. Este Diagnóstico nos
reflejen la situación de los procesos permite conocer los puntos débiles y fuertes
desarrollados) y útiles (que permitan a la del Estudio y por tanto disminuir y reforzarlos
Dirección de la empresa y resto de personal respectivamente durante la implantación del
tomar decisiones seguras), que permitan SGE.
mejorar el Sistema de Gestión de forma
F2: ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE
continua.
SERVICIO
A partir del Diagnóstico previo, se definen el
objetivo y alcance del trabajo a desarrollar
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y se dota de contenido la propuesta de
Servicios. Esta incluirá además, un
cronograma con fechas intermedias de
cumplimiento y revisiones parciales, además
de presupuesto detallado, formas de pago,
compromiso de confidencialidad y otros
garantes de compromiso y capacidad. Ésta es
presentada posteriormente al cliente para su
revisión y aceptación definitiva.
F3: PLANIFICACIÓN DE MEDIOS
F5: RACIONALIZACIÓN DEL SISTEMA
Una vez aceptada la propuesta se realiza una OPERATIVO
planificación de medios necesarios para el
correcto desarrollo de la propuesta, Una vez consolidada la estructura del SGE es
incluyendo tanto medios propios como los imprescindible identificar y revisar los
necesarios en la estructura organizativa del procesos operativos del Estudio,
cliente. segmentando los mismos en cuatro niveles
bien diferenciados: Nivel Estratégico, Nivel
F4: RACIONALIZACIÓN DE LA Operativo, Nivel de Apoyo y Nivel de Mejora.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La organización y sincronía entre estos niveles
es imprescindible para el desarrollo de un SGE
Al igual que en el proceso de rehabilitación
consolidado y con capacidad de crecimiento
de un edificio es imprescindible revisar la
futuro. Hay que tener en cuenta que el
estructura del edificio como paso previo a
Sistema Operativo debe soportar los aspectos
cualquier otro trabajo de mejora, en el
de: calidad, económico y riesgos. Además los
proceso de desarrollo de un SGE es
procesos diseñados deben estar enfocados a
imprescindible revisar la estructura
la herramienta (software) que posteriormente
organizativa del Estudio incluyendo la
va a soportar el Sistema Operativo de la
definición de roles y puestos de trabajo,
empresa.
asignación de responsabilidades y los procesos
de comunicación y reporte. Cualquier trabajo F6: PARAMETRIZACIÓN DE LA
desarrollado sobre el Sistema sin tener en HERRAMIENTA
cuenta estos aspectos, comprometerá la
consecución de los objetivos marcados. En este punto el SGE está totalmente
diseñado en soporte papel y ha sido revisado
por la Dirección de la empresa. Es el
momento de trasladar el mismo a la
herramienta seleccionada, haciendo posible
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Oficinas Técnicas
que el SGE soporte de forma real los procesos F8: AUDITORÍA INTERNA DEL SISTEMA
de la empresa y asegure la satisfacción del
cliente. Esta fase es de enorme importancia Antes de dar por completado el Proyecto, se
sobre todo para eliminar la posibilidad de que realiza una Auditoría Interna al SGE
el usuario del Sistema no realiza su actividad implementado. El objeto de la misma es
respetando los criterios y preceptos comprobar el grado de implementación real y
incorporados en la fase de diseño. efectiva, así como evaluar que los objetivos
Únicamente así podemos asegurar que el marcados al comienzo del proyecto han sido
Sistema es seguro y regular en su alcanzados. Como resultado de misma, se
cumplimiento, sin permitir "atajos" que elabora el informe de Auditoría que permite
comprometen la eficacia de otras actividades conocer de forma concreta los puntos débiles
y trabajos desarrollados posteriormente. del SGE y establecer las correspondientes
acciones de mejora, las cuales serán
reimplementadas sobre el Sistema hasta su
consolidación definitiva.
Desde ascêndia reingeniería + consultoría
recomendamos el uso de la herramienta
Gestproject® 2008, desarrollada por Novonet
y de la que ya tenemos positivas experiencias
en su implantación en oficinas técnicas.
F7: IMPLEMENTACIÓN REAL Y EFECTIVA
DEL SGE
Gracias al trabajo desarrollado hasta el
momento y a la selección de una herramienta
segura y sencilla en su manejo, la
implementación del SGE es rápida y permite
prácticamente desde el primer momento
F9: AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN
sacarle el máximo rendimiento y la inversión
realizada. En aquellos casos en que el cliente haya
aceptado como parte del servicio propuesto la
Durante esta fase formación se mantienen
obtención de una marca de Calidad asociada a
reuniones de formación con prácticamente la
la norma UNE-EN ISO 9001:2008, se
totalidad del equipo.
acompañará al mismo frente al Organismo
Certificador, durante la Auditoría de
Certificación. Posteriormente se apoyará a la
empresa en la elaboración de correspondiente
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informe que una vez revisado por el citado COMPATIBILIDAD CON SISTEMAS DE
organismo, le permitirá obtener la Marca de GESTIÓN CERTIFICADOS
Calidad Certificada.
Cada vez más, la implantación y certificación
MANTENIMIENTO Y SEGUIMIENTO AL SGE de un Sistema de Gestión de la Calidad (ISO
9001) y/o del Medioambiente (ISO 14001), es
Es necesario realizar un seguimiento posterior
un garante de una gestión adecuada para los
al SGE implementado, que asegure que éste
clientes. Además, otorga una ventaja
genera los datos necesarios y previstos, y que
competitiva a la hora de optar a concursos y
éstos son utilizados para la mejora continua
licitaciones públicas.
del Sistema. Así mismo es imprescindible
mantener cierto nivel de seguimiento, La implantación de un SGE tiene mucho en
detectando desviaciones que serán corregidas común con los sistemas nombrados, por lo que
en tiempo real y sometiendo al Sistema a desde ascêndia reingeniería + consultoría
auditorias periódicas que permitan asegurar recomendamos que bien a la vez o de forma
los niveles de conformidad exigidos. secuenciada, se desarrollen ambos proyectos,
lo cual garantiza la eficiencia y la satisfacción
de nuestros clientes.
En ascêndia reingeniería + consultoría somos
expertos en el desarrollo de proyectos de
consultoría de gestión y organización en
Estudios de Ingeniería y Arquitectura, gracias
a la experiencia alcanzada.
ascêndia reingeniería + consultoría colabora con
Socios de la Asociación Española para la Calidad
AEC
www.aec.es
www.ascendiarc.com - info@ascendiarc.com
Avda. Padre García Tejero, 6, Torre B, Local. 41012 – Sevilla
T. 954 298 201 - de 6 024 F. 954 629 674
6 902 111