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- Il programma DI.As.Pro è “ web-based ”, non richiede cioè l’installazione di un applicativo software presso le singole postazioni (PC) degli utenti ma può essere fruito via Internet, collegandosi al uno specifico dominio Web ed inserendo le proprie credenziali di accesso. Tale approccio permette di evitare alcun costo di re installazione di release successive per ciascuna postazione abilitata ma in automatico, e in maniera trasparente, collegandosi sempre allo stesso Indirizzo, tutti gli operatori avranno accesso sempre all’ultima versione del software. Inoltre, spostando la logica applicativa solo sul server non è richiesto nessun tipo di programma SW installato sul singolo PC dell’utente. Un altro vantaggio connesso a questo approccio web-based è la possibilità di collegarsi da remoto, in caso di necessità, previa autenticazione in base al modello di protezione applicato.
- il Programma Di.As.Pro è stato sviluppato su misura ( tailor-made ), sulla base di specifiche scaturite da una lunga fase di analisi con il gruppo di lavoro misto costituito dal personale di DML e alcune persone dell’Ufficio del Difensore Civico, rappresentativo di tutti i ruoli e responsabilità coinvolte nel flusso normale di gestione operativa delle pratiche dell’Ufficio. Per favorire l’adozione e accelerare il processo di apprendimento del programma, è stata prodotta adeguata documentazione ed un Manuale Operatore. A partire da luglio 2009 si sono inoltre svolti dei corsi di formazione ad hoc che hanno previsto simulazioni ed esercitazioni in aula. Per la fasi di sviluppo, prototipazione e testing si è predisposto un ambiente di pre-produzione, accessibile all’indirizzo: http://difensore.dml.it mentre l’indirizzo definitivo dell’ambiente di esercizio è: http://diaspro.difensorecivico.lombardia.it
- Al termine del processo di protocollazione dei documenti in uscita il programma genera dei file fisici in una locazione del server inaccessibile, questo per rendere più sicuri i backup e mantenere un'analogia con il cartaceo.
- Tutte le ricerche vengono effettuate con una serie di filtri ed una chiave testuale. Quest'ultima, secondo quando stabilito in fase di configurazione del programma, agisce su uno o più campi. Ad esempio il software può essere configurato per ricercare, nel caso dell'anagrafica, all'interno del campo nome, indirizzo e città. I risultati vengono mostrati in modo tabellare e tutti i dati collegati sono raggiungibili con un click, ad esempio in corrispondenza di un'anagrafica nella pagina dei risultati il programma mostra documenti e pratiche collegate.
- l sistema di gestione della protocollazione utilizza, per la generazione di una appropriata numerazione univoca e sequenziale, una funzione configurabile per agganciarsi a un servizio, tramite un opportuno sistema di autenticazione eventuale basato su token. Questo può essere installato e configurato sulla stessa macchina oppure in un server remoto, in altre parole il sistema è predisposto per agganciarsi ad un sistema centralizzato di rilascio dei protocolli.
- A ciascun Profilo corrisponde un elenco di visualizzazioni e funzionalità abilitate; per esempio solo i Funzionari potranno creare un documento in uscita in risposta ad un ‘istanza ricevuta, così come la creazione di una nuova anagrafica o la stampa di un’etichetta è a carico della Segreteria.
- La presenza all'interno di un unico database delle principali informazioni legate al flusso di lavoro si presta a molteplici attività di aggregazione e sezionamento dei dati, cosa difficilmente attuabile in un ambiente disomogeneo