Die meisten Unternehmen stecken viel Zeit und Mühen in die Optimierung der wertschöpfenden Tätigkeiten. Die administrativen Abläufe bleiben dabei häufig auf der Strecke, werden vielleicht noch dokumentiert aber selten gelebt – typische Vertreter sind die kleinen Bestellungen. Von Betriebsmaterialien (Blöcke, Stifte, Mousepads) über Visitenkarten bis zum Einkauf von kleineren Dienstleistungen (Schulungen). Administrative Prozesse im Ziel-Umfeld für Click and Flow können also sowohl die einfachen Prozesse wie die genannten kleinen Bestellungen, Berechtigungsvergabe usw. aber auch mächtige Prozesse wie der Anfrage-Angebots-Prozess (Request- for-Quotation) sein! Das – und wie die Unternehmen im Domino-Umfeld mit der Frage des mobilen Clients umgehen – stellen wir vor.

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42. DNUG Konferenz · 10./11. Juni 2015 · Dortmund
Schneller zum Ziel – Workflows in 10
Minuten – mit Simplex Click and Flow
Track 5.2: IBM & Business Partner Solutions
Artur Habel
agentbase AG
www.agentbase.de
Artur.habel@agentbase.de
+49 5251 547 2615

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agentbase AG
Workflows in 10 Minuten
umsetzen …
… mit
Simplex Click and Flow

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Workflows in 10 Minuten
Agenda
Live – um was geht es?
Auszug aus der Kundenliste
Warum BPM/Workflowmanagement?
Warum Simplex Click and Flow?
Übersicht Simplex Click and Flow
Erfahrungen

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Auszug aus der Kundenliste
Der Werner Götz IT Solutions GmbH/agentbase AG
LBBW
Fürstlich Castell‘sche Bank
FIDUCIA
Atelier Goldner Schnitt
Barth & Sohn
Kleemann
Liba Maschinenfabrik
Helfende Franken
KDZ Wiesbaden / ZVK
Gesipa
z-optimations GmbH

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Geschäftsprozessmanagement
Was? Wie? Warum?
Unstrukturierte Aufgaben
und Kommunikation
Mangelnde Prozesskontrolle
Uneinheitliche Priorisierung
Unvollständiger Datenfluss
Manuelle Tätigkeiten
Hohe Prozesskosten
Business Process Management
Bringt Ordnung in´s Chaos
Nutzen
#1 Dokumentation
#2 Optimierung
#3 Automatisierung
Ergebnis

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Warum BPM?
6
Executive
Management
Kunden
dienst
Rechnungs-
abgleich
Buchungen
Konto-
verwaltung1
2
3
4
5
6
Benutzer müssen mit untersch. Fachanwendungen arbeiten:
CRM, ERP, SAP, ECM, SCM, Legacy Applications, …
Symptome
Probleme
Strategische
Herausforderungen

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Warum BPM? Darum!
7
Executive
Management
Kunden-
dienst
Rechnungs-
prüfung
Buchungen
Konto-
verwaltung
Prozess
BPM sorgt für strukturierte Prozesse und bietet eine
einheitliche Sicht auf ein Geschäftsproblem
BPM bringt Ordnung
in´s Chaos

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Workflowmanagement
Kleinvieh
Viele Workflows in den Unternehmen stellen „Kleinvieh“ dar,
welches in Summe auch Mist macht:
Zugriff auf Laufwerke oder Anwendungen einrichten, ändern oder entziehen
Zugehörige Abläufe unterscheiden sich pro Anwendung
Visitenkarten-Bestellung, … , …
Interne Aufträge, z.B. Änderungen am ERP-System, …, …
Auch bei diesen gelten “eigentlich“ die genannten Ziele:
Transparenz,
einheitliche Prozesse,
kurze Bearbeitungszeiten, …
ABER: Eine Umsetzung ist meist:
zu teuer bzw. aufwendig
zu unflexibel
…

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Workflowmanagement
Kleinvieh (2)
Diese Prozesse laufen deshalb meist nicht in
geregelten Workflows ab, sondern per Mail,
Papier, ...
?Ist das gut so?
Sicher nicht!
?Wie sieht es also aus bzgl. oben genannter Themen:
Transparenz, einheitliche Prozesse, kurze Bearbeitungszeiten,
usw. ?
Eher schlecht! Oft ist nicht nachvollziehbar, wann etwas
geschehen ist, wer es veranlasst und genehmigt hat usw.
Fast „pervers“: Papieranträge sind hier meist das kleinere Übel!
Konsequenz: Wir brauchen also eine Lösung, die es erlaubt,
solche Vorgänge mit minimalem Aufwand
1. als Workflows abzubilden sowie
2. automatisiert und nachvollziehbar ablaufen zu lassen.

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Workflowmanagement
Lösung für Kleinvieh
Diese Lösung gibt es: Simplex Click and Flow
Ohne Programmierung können Workflows
abgebildet
und sofort eingesetzt werden.
Konsequenz: Wir brauchen also eine Lösung, die es erlaubt,
solche Vorgänge mit minimalem Aufwand
1. als Workflows abzubilden sowie
2. automatisiert und nachvollziehbar ablaufen zu lassen.

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Simplex Click and Flow
Anwendungsbeispiele
Urlaubsantrag
Visitenkartenantrag
Firmenkreditkartenantrag
Berechtigungsantrag
Dienstreisegenehmigung
Zugehörigkeit zu Gruppen
Bewirtungsantrag
Investitionsantrag
Projektantrag
Rechnungsprüfung
Helpdesk
Entwicklungsauftrag
Change-Management
Reklamationsbearbeitung
Interner Kleinauftrag
Auftragsmanagement

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Simplex Click and Flow
Mächtiges Werkzeug
Notiz zur aktuellen Aufgabe
Notiz an den nächsten Bearbeiter
Wiedervorlage, Delegieren
Reservierung/Zwangs-Reservierung
Vorgang zurückholen
Zugehörige Mails & Dokumente
Maskengenerator für Hilfsdokumente
Teilmaßnahmen, Teilprozesse
Druckvorlagen
Datenstrukturen, Datatable
Excel-Auswertungen
Hintergrundbearbeitung: LS/Formel
Recherche
Ansichts-Generator
Protokollieren von Feldänderungen
Administrationsfunktionen
(Protokolliertes) Ändern von aktuell
nicht bearbeitbaren Feldern
Wahlfreies „Springen“ im Prozess
Reaktivieren von abgeschl. Vorgängen
Testmodus: Benachrichtigungs-Mails werden
generiert aber nicht versendet
Eingeschränkte Mehrsprachigkeit
Notes-Client / Browser-Client
Web-Service Schnittstelle
Trigger, Eskalation
Definierbare Massenaktionen
Fortschrittsanzeige
Erneutes Öffnen nach Weiterleiten
Richtext-Vorlagen
Workflow-Vorlagen mit Möglichkeit,
diese zeitgesteuert zu starten
API zum Starten von Prozessen aus
anderen Notes-Anwendungen
Diverse Events zur Programmierung
Verschlüsselte Einstellungsdokumente
Erweiterung zur Notes Formelsprache
Zusatzmodul zur PDF Erstellung
Zusatzmodul zur Synchronisation
Optimierte Mailbenachrichtigungen
Direktes Öffnen des Vorgangs
Integrierte Aufgabenlisten

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Simplex Click and Flow
„Renaissance der Notes Formelsprache“
Richtext-Operationen
Sync-Mechanismen
SQL-Operationen
Erweiterbar um eigene Befehle auf Basis Lotusscript
CSV – Dateien generieren und / oder verarbeiten
An/Abhängen von Dateien
Interne Funktionen von C&F (z.B. Bearbeiter aktualisieren,
Vorgang weiterleiten)
Druckvorlagen
Kontext-Wechsel
PDF generieren
Excel
Trigger aufrufen
…

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Welchen Mehrwert
Hat die agentbase AG für Sie?
Erfahrung BPM – über 14 Jahre
Ganzheitlicher Ansatz
Prozessanalyse und -beratung
Umsetzung und Einführung
Installation, Schulung, Administration
Betrieb (remote, on-premise, inhouse, Cloud)
Service
Maßgeschneidert
Erfahrene Partner
IBM
RedHat
Werner Götz IT Solution

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Erfahrungen
Kundenbeispiele (Auszug)

16. www.agentbase.de 16
Kontakt zur agentbase AG
agentbase AG
Eggertstraße 7
33100 Paderborn
Fon: +49 5251 547 2600
Fax: +49 5251 547 2699
E-Mail: info@agentbase.de
Web: www.agentbase.de

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42. DNUG Konferenz · 10./11. Juni 2015 · Dortmund
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