Sessieronde 4 (15.05-15.50) Sprekers : Gertjan van Heijst (VHIC) in samenwerking met BCT en Sdu Information Solutions Locatie : Goudriaan I Omschrijving : Zaakgericht werken is een manier van werken waarbij de bedrijfsvoering en dienstverlening naar stakeholders wordt versterkt. Dit wordt bereikt doordat wij de medewerker centraal stellen en niet ondergeschikt aan een systeem maken. Het eindresultaat is echter het belangrijkste, de manier waarop dit bereikt wordt niet. Uiteraard worden er in het systeem wel spelregels vastgelegd waardoor ook wet- en regelgeving en transparantie geborgd is. De term zaakgericht werken is niet nieuw en is inmiddels ingeburgerd binnen allerlei segmenten. Ook voor onderwijsinstellingen biedt dit zeer zeker toegevoegde waarde. Tijdens de workshop gaan we in op hoe u eenvoudig onderwijsprocessen kunt digitaliseren. Daarnaast laten wij zien dat uw informatiestroom middels zaakgericht werken transparanter en gestructureerder verloopt.

1. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Dé Onderwijsdagen
Zaakgericht
werken, ook in
het onderwijs?
Ralph Adams (BCT)
Gertjan van Heijst (SDU/VHIC)
1

2. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Agenda
• Uw zaken op orde?
• Huidige situatie
• Wat is zaakgericht werken?
• Hoe?
• Zaakgericht werken in het onderwijs
2

3. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Uw zaken op orde?
• Alle dossiers zijn compleet en direct beschikbaar indien nodig.
• Alle informatie wordt met de juiste vertrouwelijkheid behandeld.
• Bij bezoek van de onderwijsinspectie kunt u alle gewenste informatie direct
overleggen.
• Een accreditatie brengt geen enkele stress met zich mee.
• Plaats-en tijdsonafhankelijke informatievoorziening voor uw
studenten, medewerkers, management, etc.
•…
3

4. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Huidige situatie
• Informatie gefragmenteerd over vele systemen, vele afdelingen.
• Het kost vaak veel tijd om benodigde informatie boven tafel te krijgen.
• Digitalisering en automatisering verlopen incidentgedreven.
• Centrale regie op de informatiehuishouding ontbreekt.
•…
4

5. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Zaakgericht werken in 3 zinnen
1. Inventariseer voor welke processen u verantwoording moet of wilt
afleggen.
2. Schrijf voor hoe de informatie die voortvloeit uit die processen moet
worden beheerd.
3. Implementeer deze processen in uw informatiesyste(e)m(en).
5

6. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Zaakgericht werken in 3 zinnen
1. Inventariseer voor welke processen u verantwoording moet of wilt
afleggen.
2. Schrijf voor hoe de informatie die voortvloeit uit die processen moet
worden beheerd
3. Implementeer deze processen in uw informatiesyste(e)m(en).
Zaaktypecatalogus
6

7. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Zaakgericht werken in 3 zinnen
1. Inventariseer voor welke processen u verantwoording moet of wilt
afleggen.
2. Schrijf voor hoe de informatie die voortvloeit uit die processen moet
worden beheerd
3. Implementeer deze processen in uw informatiesyste(e)m(en).
Zaaksysteem
7

8. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

9. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

10. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

11. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Voorstellen BCT
Organisatie
• Gevestigd in Amstenrade
• Meerdere
vestigingen, België en
Duitsland
• Ruim 190 medewerkers
• 30 jaar kennis en ervaring
• Jaaromzet van
€16.000.000,• Organisatie ISO 9001
gecertificeerd
• Software NEN2082
gecertificeerd
• Ruim 700 klanten
11

12. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Wat is zaakgericht werken?
Een zaak ...
Een zaak ...
Een zaak ...
is uniek,
bestaat uit een aantal taken,
is een eindigend complex van handelingen gericht
op één doel,
met een herkenbaar begin en een herkenbaar einde.
Een zaak is "een samenhangende hoeveelheid werk met een
welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd
eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten
worden".
12

13. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Zaakgericht werken
Zaakgericht vs Workflow
Start
Status 1
Inkomend
document
Checklist
1uitgevoerd?
2 uitgevoerd?
3 uitgevoerd?
Status 3
Status 2
Relevant
document
Checklist
4 uitgevoerd?
5 uitgevoerd?
6 uitgevoerd?
Uitgaand
document
Stap 9
Stap 1
Checklist
7 uitgevoerd?
8 uitgevoerd?
9 uitgevoerd?
10uitgevoerd?
Stap 10
Workflow
Stap 5a
Stap 2
Stap 3
Stap 8
Stap 4
Stap 6
Stap 11
Stap 12
Stap 7
13

14. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Zelfsturing door Workflow of kennis bij medewerker?
14

15. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Zaakgericht werken… Keep it simple!
15

16. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Content in context leidt naar informatie
Status
start
A
Status
overgang
B
16

17. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Van informatie tot kennis
Status
Overgang
Start
A
B
Kenniswerker
B
Status
Overgang
C
C
Eind
D
Proceswerker
17

18. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Hoe?
Model DSP - Onderwijsprocessen
Meer dan 300 werkprocessen met per werkproces een beschrijving van:
• het bijbehorende dossier;
• de statussen die het proces doorloopt;
• het bijbehorende beheerregime;
• het bijbehorende archiefregime;
• de verantwoordelijkheden voor beheer en uitvoering.
Zaaksysteem van BCT
Direct implementeerbaar in BCT Onderwijs Zaaksysteem.
19

19. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Klik en Start!
Verzoek vrijstelling
Inhuur van derden
Examens propedeuse afneming
Examinering overdracht
Onderwijsbeleid opstelling
Opleidingen accreditatie
Tentamens afneming
20

20. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

21. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?

22. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Met welk proces zou U starten?
Stel: U heeft de mogelijkheid om morgen
te starten met het zaakgericht werken in
combinatie met onze oplossing …
Met welk proces zou u starten? En… waarom?
23

23. Zaakgericht werken, ook in het onderwijs?
Bedankt voor uw aandacht!
?
24