SlideShare a Scribd company logo
1 of 32
Download to read offline
PEDOMAN ADMINISTRASI
     IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH




                                  HASIL WORKSHOP
                      PADA PELATIHAN ADMINISTRASI
                                        6 APRIL 2008




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 1 dari 32
PEDOMAN ADMINISTRASI
     IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH




                                  HASIL WORKSHOP
                      PADA PELATIHAN ADMINISTRASI
                                        6 APRIL 2008




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 2 dari 32
BAB I
                                        PENDAHULUAN


A. Latar Belakang


       IMM adalah gerakan mahasiswa Islam yang bergerak di bidang keagamaan,
kemasyarakatan dan kemahasiswaan, yang bertujuan mengusahakan terbentuknya
akademisi Islam yang berahklak mulia dalam rangka mencapai tujuan Muhammadiyah (AD
IMM Pasal 5 dan 6).
       Pencapaian tujuan IMM akan dapat dilakukan jika kerjasama semua unsur di dalam
organisasi berjalan dengan baik. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerja
sama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efisien
dan efektif. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa
menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerjasama disusun
dalam sebuah peraturan, yakni pedoman administrasi yang merupakan bagian dari
organisasi secara umum.
       Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin
meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur
dalam mencapai tujuan organisasi dan cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan
penyempurnaan pedoman administrasi IMM.


B. Tujuan


        Pedoman administrasi IMM disusun bertujuan untuk dijadikan pedoman dalam
pengelolaan administrasi IMM dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta
koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi
IMM.


C. Ruang Lingkup


    Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman administrasi adalah mencakup :
1. Administrasi Kesekretariatan.
2. Administrasi Kearsipan.
3. Administrasi Keuangan.
4. Administrasi Keanggotaan.
5. Atribut Organisasi.




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 3 dari 32
BAB II
                             ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN


         Administrasi kesekretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan
sekretariat, pengadaan barang-barang organisasi (inventaris) termasuk arsip.


A. Sekretariat

     1. Pengertian Sekretariat
         Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya menjadi
sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, informasi organisasi, kegiatan
administrasi, perencanaan kebijakan, serta penghubung dengan anggota dan masyarakat.
Untuk itu setiap level pimpinan dalam IMM harus mempunyai sekretariat yang mapan.
Apabila belum mampu, agar diusahakan ada tempat yang tetap, seperti bergabung dengan
Pimpinan Muhammadiyah, bergabung antar/sesama tingkat pimpinan, dan sebagainya.

     2. Fungsi Sekretariat
a. Menangani dan melayani fungsi perkantoran.
b. Melaksanakan administrasi organisasi.
c. Mengadakan dan melaksanakan persidangan rutin.
d. Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidental.
e. Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program.
f. Mengorganisasikan         pendataan     organisasi   dan    pelayanan     informasi/komunikasi
     organisasi.
g.       Mengkoordinasi personalia.

     3. Pengaturan Sekretariat
         Supaya sekretariat IMM dapat berfungsi secara optimal, maka perlu dibuat pengaturan
tentang sekretariat yang meliputi letak, bangunan dan sumber daya manusia.
a. Letak sekretariat
     Fungsi-fungsi sekretariat dapat dijalankan apabila sekretariat IMM terletak di tempat yang
     strategis, mudah dijangkau, dan dengan keadaan lingkungan yang kondusif.
b. Bangunan/Ruangan
     Banguanan sekretariat IMM hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan
     administrasi dan lainnya. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat
     hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
     -     Jumlah ruangan memadai.
     -     Kelengkapan peralatan kantor.
     -     Kesehatan, kebersihan dan kerapian sekretariat.



Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 4 dari 32
c. Sumber Daya Manusia
   Salah satu faktor penting dalam pengelolan sekretariat adalah tenaga pengelola. Sangat
   baik apabila setiap tingkatan Pimpinan memiliki sekretaris eksekutif yang secara khusus
   bertugas    melaksanakan       pelayanan    administratif   keseharian.    Namun      bila   tidak
   memungkinkan, maka diatur pembagian tugas dalam pengelolaan sekretariat, semisal
   diatur piket kantor pimpinan. Sedapat mungkin sekretariat/kantor sekaligus sebagai
   asrama kader yaitu tempat tinggal pimpinan, sehingga dapat melaksanakan tugas-tugas
   rutin organisasi.

   4. Alat - Alat Kesekretariatan
      Dalam tugas mengembangkan amanat Ikatan serta untuk melancarkan tugas-tugas
organisasi, khususnya yang berhubungan dengan peyelenggaraan tertib administrasi, maka
hal-hal yang perlu mendapat perhatian di antaranya :
       a. komputer
       b. lemari + rak buku
       c. meja + kursi
       d. white board
       e. stempel
                1) Stempel organisasi :
                   - stempel biasa untuk semua level.
                   - stempel kecil untuk KTA (hanya di DPD)
                2) Stempel tanggal
                3) Stempel agenda
                4) Stempel prangko langganan
                5) Stempel alamat surat
                6) Stempel nama KTA (hanya di DPD)
       f.   kertas
             1) Kertas berkop.
             2) Amplop berkop.
             3) Kertas (lembar) disposisi
             4) Blanko peminjaman arsip.
             5) Kertas Kosong
             6) Kertas Karbon.
             7) Kertas Memo
       g. buku-buku organisasi
               1) Buku induk anggota
               2) Buku induk pimpinan (hanya di DPP)
               3) Buku nominatif pimpinan.
               4) Buku nominatif kader.
               5) Buku notulen sidang/rapat.
               6) Buku Presensi Rapat
               7) Buku agenda surat (keluar dan masuk)
               8) Buku kas (besar dan kecil)
               9) Buku ekspedisi
               10) Buku inventaris
               11) Buku liputan kegiatan
               12) Buku hadir


Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 5 dari 32
13) Buku tamu
                   14) Buku Statistik
                   15) dan lainnya.

B. Inventaris Organisasi
   1. Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang dimiliki organisasi berupa harta
       kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam:
       a. Inventaris permanen; kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak
                mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, white board, dan lainnya.
       b. Inventaris tidak permanen; kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat
                mengalami perubahan seperti kop surat.
   2. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh personalia yang diserahi
       tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. Penyimpanan harus dilaksanakan
       dan ditempatkan di kantor/sekretariat.
   3. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman atau
       mengisi pada buku khusus. Contoh kolom peminjaman sebagai berikut :
                                          Nomor                 Status            Tanda
         No        Nama     Alamat
                                        Inventaris         Pinjaman/Kembali       Tangan

   4. Inventaris          IMM        yang        berada      dalam      lingkup   pengelolaan     harus
       dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan IMM yang lebih tinggi dan musyawarah
       tertinggi pada tingkat kepemimpinan yang bersangkutan. Penelitian kebenaran
       inventarisasi dilakukan oleh tim verifikasi.


C. Buku - Buku Organisasi
   1. Buku Induk Anggota
       Untuk memudahkan mengontrol jumlah anggota Ikatan maka diperlukan adanya
       buku khusus yang disebut buku induk anggota, dengan kolom sebagai berikut:
       Nomor urut; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat; masuk IMM
       tahun; nomor induk; pas foto
      No           Nama         TTL     Pendidik          Alamat     Masuk IMM      Nmr    Pas
                  Lengkap                 an                            thn        Induk   Foto
        1            2           3         4                 5           6           7      8
   2. Buku Nominatif Pimpinan, dengan kolom :
       Nomor urut; NIA/NBM; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat;
       pengalaman organisasi; training yang pernah diikuti; masuk IMM tahun; Keterangan.
            N      Nmr       Nama           TT    Pendidik       Alam    Pengalaman    Perkade    Ke
            o     Induk     Lengkap          L      an            at      Organisasi     ran      t.
            1       2          3             4       5             6          7           8       9




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 6 dari 32
3. Buku Nominatif Kader, dengan kolom :
       Nomor urut; NIA; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat (sekarang);
       pengalaman organisasi (Muhammadiyah, Ortom Muhammadiyah); training yang
       pernah diikuti; masuk IMM tahun; pekerjaan sekarang; ket.
         N      Nmr         Nama               TT       Pendidik      Alam          Pengalaman             Perkade
                                                                                                                        Ket.
         o     Induk       Lengkap              L         an           at            Organisasi              ran
         1       2            3                 4          5            6                7                    8             9
   4. Buku Notulensi Rapat, Adalah buku yang digunakan oleh Pimpinan Sidang ketika
       sidang berlangsung, untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu dicatat oleh
       pimpinan sidang, dengan kolom :
       Nomor, Hari/tanggal dan Jenis Rapat, Agenda Rapat, pokok pembicaraan,
       keputusan; keterangan.
                                   Agenda                Pembahasan                 Kesimpulan/                 Catatan/K
         No     Hari/Tgl
                                    Rapat                Secara Urut                 Keputusan                     et
          1         2                 3                      4                           5                          6


                           ................................................,.............200...
                          Sekretaris Sidang,                          Pimpinan Sidang,


                          ...........................                 ...........................

   5. Buku Presensi Rapat, adalah buku khusus yang memuat daftar hadir pimpinan dalam
       setiap rapat/sidang, dengan kolomnya ; Nomor urut; tanggal dan jenis rapat; Nama
       pimpinan (sebaiknya ditulis lebih dulu sebelum rapat dimulai), Usul/komentar; tanda
       tangan, dengan kolom :
                 Tgl & Jenis               Nama                                                     Tanda
         No                                                     Usul/ komentar
                   Rapat                  Pimpinan                                                  Tangan
          1           2                      3                            4                           5
   6. Buku Agenda Surat Masuk, adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk, dengan
       kolom : Nomor urut; tanggal masuk; tanggal and nomor surat; diterima dari; isi pokok
       surat; (maksud surat); keterangan. Contoh kolomnya :
           Nmr Urut        Tanggal              Tgl. Nomor              Diterima dari                Perihal            Lain
                            Masuk                 Surat                                             Isi Surat     Ket   -lain
             1                2                      3                          4                       5          6      7
       Kerangan :

       Kolom     1 : Untuk menuliskan nomor urut surat masuk sesuai dengan nomor urut
                        diterimanya surat oleh sekretariat. Dalam hal ini nomor urut surat tidak
                        sama nomor dalam surat.
                 2 : Untuk menuliskan tanggal diterimanya surat masuk.
                 3 : Tanggal dan nomor surat masuk.
                 4 : kolom “diterima dari” untuk asal surat/instansi/organisasi pengirim surat.


Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 7 dari 32
5 : Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera
                     dalam surat.
                 6 : Untuk menuliskan catatan/keterangan yang perlu terhadap surat
                     masuk.
                 7 : Untuk mencatat lain-lain.
   7. Buku Agenda Surat Keluar, Adalah buku untuk mencatat surat-surat keluar, dengan
       kolom : Nomor urut; tanggal surat; nomor surat; tujuan; isi pokok surat; keterangan.
       Contoh kolomnya :
         Nomor          Tanggal       Tgl. Nomor        Dikirim ke        Perihal           Lain-
                                                                                     Ket
           Urut          Kluar           surat                           Isi Surat           lain
            1              2               3                  4              5        6        7
       Kerangan:
       Kolom     1 : Untuk menuliskan nomor urut surat keluar. Nomor ini sama dengan
                     nomor surat yang dikirim.
                 2 : Untuk menuliskan tanggal dikirimnya surat keluar
                 3 : Tanggal yang ditulis dalam surat keluar ( kanan atas) dan nomor surat
                     (kiri atas)
                 4 : Kolom “dikirim kepada” untuk alamat tujuan surat keluar.
                 5 : Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera
                     dalam surat.
                 6 : Untuk menuliskan catatan/keterangan yang perlu terhadap surat keluar
                 7 : Untuk mencatat lain-lain.

   8. Buku Kas, adalah untuk mencatat hal-hal yang berhubungan dengan keuangan. buku
       kas     ini dengan kolom : tanggal; uraian; debit; kredit; (disesuaikan dengan
       kebutuhan).
           Tanggal                 Uraian             Debit           Kredit          Saldo
              1                      2                 3                4               5
   9. Buku ekspedisi, adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku
       ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh
       yang bersangkutan.
       Surat-surat yang dianggap penting sebaiknya dikirimkan dengan menggunakan buku
       ekspedisi, agar dapat menjadi bukti bahwa surat tersebut sudah dikirim dan diterima
       oleh yang bersangkutan.
       Buku ekspedisi ini dengan kolom :
       Nomor urut; nomor dan perihal surat; tanggal pengiriman; alamat penerima;
       paraf/tanda tangan; keterangan.




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 8 dari 32
Contoh kolomnya :
         No.     Nomor &               Tanggal            Alamat Tujuan       Ket/Paraf
                perihal surat         Pengiriman              Surat

   10. Buku Inventaris; Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang
       menjadi milik organisasi/inventaris. Untuk mempermudah dalam mengontrol hak milik
       ikatan, diperlukan adanya catatan tentang barang-barang yang dimiliki. Buku
       inventaris ini, dengan kolom :
       Nomor; nama/jenis barang; bahan/merek; asal barang; jumlah barang; keterangan;
       untuk lebih lengkapnya ditambah dengan kolom yang lain seperti (tanggal dibeli;
       tanggal hilang; sisa barang, dll).
       Contoh kolomnya:
          No         Nama            Bahan/       Asal        Jumlah          Keterangan
                     Barang           Merk       Barang       Barang             BRL
           1           2               3           4            5                  6
   11. Buku Liputan Kegiatan (buku aktivitas), Adalah merupakan buku yang digunakan
       untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Dan hendaknya dibuat setiap
       bulan sekali berganti. Buku liputan ini, dengan kolom : Nomor Urut; tanggal; bulan
       dan tahun pelaksanaan; nama kegiatan (bila personal disebutkan satu persatu; nama
       kegiatan; pelaksanaan; tempat; keterangan. Contoh kolomnya :
         No.     Tanggal/bln/tahun             Nama        Pelaksana   Tempat       Keterangan
                                              Kegiatan
          1                 2                    3             4              5            6
   12. Buku hadir /absensi. Buku hadir/absensi kantor baik dalam rangka piket maupun
       untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan Adalah buku datar hadir harian pimpinan.
       Buku ini diisi setiap pimpinan datang ke kantor. Buku hadir/absensi dengan kolom ;
       Nomor; nama pimpinan; tanggal sebulan; jumlah kehadiran, keterangan. Contoh
       kolomnya:
                Nama                   Tanggal/Bulan                   Jumlah Hadir        Keterangan
         No
               Pimpinan         1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … dst.

   13. Buku Tamu, Adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang, dengan
       contoh kolomnya:
          1      2      3        4      5        6        7        8      9       10


       Keterangan :

       Kolom     1    : Nomor urut tamu yang datang/berkunjung (No)
                 2    : Hari dan tanggal kedatangan tamu (hari/tanggal)
                 3    : Waktu pada saat tamu datang berkunjung (jam/pukul)
                 4    : Nama tamu (lengkap)


Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 9 dari 32
5   : Alamat tamu (organisasi/instansi) yang diwakili.
                   6   : Personal/orang yang ingin ditemui tamu (bertamu dengan)
                   7   : Tujuan/maksud kedatangan tamu
                   8   : Sudah ada perjanjian/kesepakatan bertemu/belum
                   9   : Paraf/tandatangan tamu.
                   10 : Keterangan
   14. Buku Statistik, adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh
       organisasi, seperti :
       -     Data pribadi personal.
       -     Data daerah/cabang/korkom/komisariat.
       -     Data jumlah anggota masing-masing.
       -     Data potensi daerah/cabang/korkom/komisariat.
   Jika memang dipandang perlu masing-masing tingkatan dalam Ikatan boleh menambah
   buku-buku yang akan mendukung jalannya roda Ikatan di masing-masing tingkatan.


E. Dokumentasi Organisasi
   1. Pengertian
       Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan
       pencarian, pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. Dokumen
       adalah suatu tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian. Pada dasarnya
       semua arsip organisasi adalah dokumen.
   2. Bentuk-bentuk Dokumen :
           a. Gambar/foto
           b. Tulisan dan surat penting.
           c. Benda berharga.
           d. Surat kabar, buku, majalah, dll.
   3. Pengelolaan Dokumen.
       a. Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan inventaris.
       b. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah
             organisasi, juga dipakai untuk menyusun laporan rutin organisasi serta tanda
             bukti yang sah.
       c. Peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman
             dokumen.




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 10 dari 32
BAB III
                                  ADMINISTRASI KEARSIPAN


A. Arsip
   1. Pengertian
       Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan
       organisasi, baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara
       khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat/surat
       yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu
       akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan
       dengan baik.
   2. Sistem Pengarsipan
       Beberapa sistem penyimpanan arsip :
       a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
            urutan dari A-Z.
       b. Sistem subjek (Subject Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
            permasalahan yang sering dihadapi.
       c. Sistem tanggal (Cronological Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
            urutan tanggal dari datangnya surat/arsip.
       d. Sistem       Daerah   (Geographical     Filing);   suatu   sistem    penyusunan      arsip
            berdasarkan asal surat menurut Daerah/Cabang/Komisariat yang mengirim surat.
       e. Sistem nomor (Numerical Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan
            susunan sesuai dengan nomor urut arsip.
       Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapat dipilih sesuai dengan
       kepraktisan masing-masing pengelola. Agar perawatan arsip dapat terjaga dengan
       baik maka perlu diperhatikan:
           - Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan
            awet (tahan rusak).
           - Tempat penyimpanan terhindar dari api, air, dan kelembaban, serta mudah
            diawasi.
   3. Peminjaman Arsip
       Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya
       dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut :
       a. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah
            disediakan (dapat disatukan dengan buku peminjaman inventaris).
       b. Penetapan batas waktu peminjaman.
       c. Pengambilan arsip.



Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 11 dari 32
Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus memperhatikan hal
       sebagai berikut :
       a. Memeriksa keutuhan arsip seperti semula.
       b. Mengembalikan arsip ke tempat semula.
   4. Penyusutan Arsip.
       a. Tujuan Penyusutan Arsip.
           Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta
           mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan dan kegunaan penyusutan
           arsip adalah untuk :
           1) Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai
               referensi.
           2) Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan
               maupun peralatan.
       b. Tata Cara Penyusutan Arsip.
           Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan :
           1) Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan arsip untuk
               kegiatan administratif sehari-hari.
           2) Nilai keuangan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang
               keuangan.
           3) Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang di
               kemudian hari akan sangat berharga.
           4) Usia arsip.
           5) Penyusutan arsip dilakukan dengan cara :
               a). Penjilitan
               b). Pemusnahan arsip
               c). Penyerahan arsip kepada arsip Nasional/Daerah.


B. Surat

   a. Pengertian
       Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi
       gambaran tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan.
   b. Fungsi Surat
       Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi
       kesekretariatan. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai :
       a. Alat komunikasi.
       b. Dokumentasi organisasi.
       c. Alat pembuktian (tanda bukti).


Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 12 dari 32
c. Macam dan Bentuk Surat
       1. Macam-macam surat :
               Menurut Jenis
                    Surat Keputusan
                    Surat Mandat/Tugas
                    Surat Instruksi/Edaran
                    Surat Undangan, Laporan, Instruksi/Edaran
                    Surat Penghargaan/Syahadah
               Menurut Wujud
                    Kartu Pos
                    Telegram
                    Nota
                    Biasa
               Menurut Isi/Keamanan
                    Sangat Rahasia (vital); surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki
                    nilai sangat penting seperti SK, surat perjanjian dan hasil-hasil penelitian.
                    Rahasia (Penting); surat yang dapat membantu kelancaran organisasi
                    dan sulit dicari di tempat lain, seperti peraturan-peraturan organisasi.
                    Biasa; surat yang meiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya
                    sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya surat permohonan penceramah,
                    dsb.
                    Tidak Penting: surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti
                    undangan, dsb.
       2. Bentuk Surat
           a. Surat-menyurat IMM mengunakan bentuk block style (bentuk Amerika) atau
               bentuk lurus, kecuali surat-surat khusus seperti: keputusan, mandat,
               perjanjian, instruksi/edaran (masing-masing contoh dapat dilihat pada macam-
               macam surat tujuan).
           b. Surat resmi harus menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai dengan EYD
               (ejaan yang disempurnakan), sederhana, objektif dan mudah dipahami.
           c. Isi surat
   d. Kode dan Indeks Surat
       1. Kode Surat Wilayah :
               Wilayah Nangro Aceh Darussalam                 :I
               Wilayah Sumatera Utara                         : II
               Wilayah Sumatera Barat                         : III
               Wilayah Jambi                                  : IV



Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 13 dari 32
Wilayah Riau                                                 :V
                Wilayah Bengkulu                                             : VI
                Wilayah Sumatera Selatan                                     : VII
                Wilayah Lampung                                              : VIII
                Wilayah DKI Jakarta                                          : IX
                Wilayah Jawa Barat                                           :X
                Wilayah Jawa Tengah                                          : XI
                Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta                           : XII
                Wilayah Jawa Timur                                           : XIII
                Wilayah Bali                                                 : XIV
                Wilayah Nusa Tenggara Barat                                  : XV
                Wilayah Nusa Tenggara Timur                                  : XVI
                Wilayah Kaimantan Barat                                      : XVII
                Wilayah Kalimantan Tengah                                    : XVIII
                Wilayah Kalimantan Selatan                                   : XIX
                Wilayah Kalimantan Timur                                     : XX
                Wilayah Sulawesi Utara                                       : XXI
                Wilayah Sulawesi Tengah                                      : XXII
                Wilayah Sulawesi Selatan                                     : XXIII
                Wilayah Maluku                                               : XXIV
                Wilayah Sulawesi Tenggara                                    : XXV
                Wilayah Irian Jaya                                           : XXVI
                Wilayah Maluku Utara                                         : XXVII
                Wilayah Banten                                               : XXVIII
                Wilayah Gorontalo                                            : XXIX
       2. Indeks Surat Menyurat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
           A. Hubungan Kelembagaan

                     Organisasi Intern IMM ....................................................... A
                     Muhammadiyah dan Ortom............................................... B
                     Lembaga Amal Usaha Muhammadiyah ............................ C
                     Pemerintah........................................................................ D
                     Instansi Swasta dan Profesi.............................................. E
                     Organisasi Sosial Politik.................................................... F
                     Organisasi Kemasyarakatan dan Sosial Masyarakat........ G
                     Organisasi Kepemudaan dan kemahasiswaan ................. H
                     Hubungan Luar Negeri...................................................... I
                 Lain-lain............................................................................. J
           B. Urusan - Urusan


Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 14 dari 32
Pengesahan (Pengangkatan, Penugasan, Pelimpahan, Perjanjian dll) .. 1
                   Permusyawaratan (Muktamar, Tanwir, Musyawarah, dll)…………..……. 2
                   Laporan (Tahunan, Triwulan, Bulanan, dll)………………………………... 3
                   Instruksi, Panggilan, Seruan ……………………………………………..…. 4
                   Maklumat, Pengumuman, Tuntunan, Pedoman ………………………..… 5
                   Perlengkapan dan Hak Milik ……………………………………………..… ..6
                   Usaha Keuangan …………………………………………………………...… 7
                   Pendataan ……………………………………………………………………... 8
                   Keorganisasian………………………………………………………………… 9
                   Kaderisasi……………………………………………………………….……...10
                   Hikmah………………………………………………………………………… 11
                   Iptek ...........................................................................………….............. 12
                   Sosial Kemasyarakatan …………………………………………………….. 13
                   Keimmawatian ……………………………………………………………….. 14
                   Dakwah dan Media Massa …………………………………………………. 15
                   Lain-lain ………………………………………………………………............ 16
       Contoh :
       Surat kepada PC IMM Kota Yogyakarta hal perkaderan dari DPD IMM DIY Nomor :
       14/A-10/XII/1998
       Keterangan :
       14     : Nomor urut surat yang dibuat
       A      : Hubungan kelembagaan intern IMM
       10     : Urusan kaderisasi
       XII    : Kode Wilayah
       1998 : Tahun Pembuatan surat.


   e. Pengelolaan surat
       1. Surat Keluar
             Pembuatan Konsep
             Pengetikan
             Pemeriksaan/penelitian
             Penandatanganan
             Pembubuhan cap/stempel organisasi
             Penulisan dalam agenda
             Penyimpanan arsip
             Pelipatan surat
             Penulisan dalam buku ekspedisi



Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 15 dari 32
Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat tujuan)
             Penempelan prangko (jika lewat pos)
             Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan/ lewat
             pos.
       2. Surat Masuk
              Surat masuk diterima bagian agendaris
              Masuk pada staf sekretaris
              Penelitian/pembacaan surat
              Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat)
              Pemberian cap agenda dan cap surat
              Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak
              mungkin diambil kebijakan langsung oleh sekretaris)
              Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat
              Pemrosesan surat
              Pengarsipan surat




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 16 dari 32
Contoh Surat Keputusan :

                 TINGKAT ORGANISASI (DPP/DPD/PC/KORKOM/PK*)
                     IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
                        (Muhammadiyah Students Association)
                      NAMA ORGANISASI (Teritorial, Kampus, dll)
             Jalan ................ Kab./Kota ......... Provinsi ...... Kode Pos ..... Telp. ........... Fax.: ...........
                                          site : ....................., e-mail : .....................




                                              SURAT KEPUTUSAN
                                             Nomor : ………………….

                                 TENTANG
                       …………………………………………………………………

Dewan Pimpinan Pusat/Dewan Pimpinan Daerah/Pimpinan Cabang/Pimpinan Korkom/
Pimpinan Komisariat *) Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) …………... setelah :

 Menimbang              : 1. …………………………………………………………………………….
                          2. …………………………………………………………………………….
                          3. …………………………………………………………………………….
 Mengingat              : 1. …………………………………………………………………………….
                          2. …………………………………………………………………………….
 Memperhatikan          : …………………………………………………………………………….
                                        MEMUTUSKAN
 Menetapkan             : …………………………………………………………………………….
 PERTAMA                : …………………………………………………………………………….
 KEDUA                  : …………………………………………………………………………….

                                                                    Ditetapkan di         : …………..
                                                                    Pada Tanggal          : ……………………….. H
                                                                    Bertepatan tgl        : ……………………….. M

                                                      PIMPINAN

                   Ketua Umum/Ketua,                                      Sekretaris Umum/Sekretaris,




                  ………………………                                               …………………………….
                  NIA. ……………                                              NIA. ……………



     Tembusan : ……………………………

* Pilih salah satu




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 17 dari 32
Contoh Surat Mandat/Tugas :

                 TINGKAT ORGANISASI (DPP/DPD/PC/ KORKOM/PK*)
                     IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
                         (Muhammadiyah Students Association)
                      NAMA ORGANISASI (Teritorial, Kampus, dll)
              Jalan ................ Kab./Kota ......... Provinsi ...... Kode Pos ..... Telp. ........... Fax.: ...........
                                           site : ....................., e-mail : .....................




                                               SURAT MANDAT
                                              Nomor: ………………..

Dewan Pimpinan Pusat/Dewan Pimpinan Daerah/Pimpinan Cabang/Pimpinan KORKOM/Pimpinan
Komisariat*) Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) ..................dengan ini memberikan mandat
kepada :
1. Nama                    : ..........................................................
   Jabatan                 : ..........................................................
   Alamat                  : ..........................................................
2. Nama                    : ..........................................................
  Jabatan                  : ..........................................................
  Alamat                   : ..........................................................
Keperluan : ................................................................................................................
Dengan ketentuan, …….. (…...) hari setelah mengikuti kegiatan tersebut agar menyampaikan laporan
secara tertulis.
Demikian surat Mandat ini kami berikan, untuk dijadikan pegangan dan dipergunakan sebagaimana
mestinya.

Billahi fii sabilil haq, Fastabiqul Khairat.

                                                                                          ………………………….H
                                                                                          ..……………………….M

                                                       PIMPINAN

                    Ketua Umum/Ketua,                                      Sekretaris Umum/Sekretaris,




                   ………………………                                               …………………………….
                   NIA. ……………                                              NIA. ……………



      Tembusan : ……………………………

* Pilih salah satu




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 18 dari 32
Contoh Surat Penghargaan/Syahadah

                    TINGKAT ORGANISASI (DPP/DPD/PC/KORKOM/PK*)
                        IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
                           (Muhammadiyah Students Association)
                         NAMA ORGANISASI (Teritorial, Kampus, dll)
                Jalan ................ Kab./Kota ......... Provinsi ...... Kode Pos ..... Telp. ........... Fax.: ...........
                                             site : ....................., e-mail : .....................




                                                      SYAHADAH
                                                (NAMA PERKADERAN)
                                               Nomor: ....................................


                                           Diberikan kepada :
Nama                                 : ..................................................................................................
Tempat/Tanggal Lahir                 : ..................................................................................................
Fakultas/Jurusan/Angkatan            : ..................................................................................................
Alamat                               : ..................................................................................................
Utusan                               : ..................................................................................................
Sebagai bukti keikutsertaan dalam .................................................. yang diselenggarakan pada :
Hari/Tanggal                         : ..................................................................................................
Tempat                               : ..................................................................................................
Dengan predikat kelulusan            : (baik/cukup/kurang*) atau dengan nilai ................

Semoga Allah meridhoinya.

Billahi fii sabiililhaq Fastabiqul Khairat


                                                                                                       ………………………….H
                                                                                                       ..……………………….M
                                                        Master of Training,




                                                    .........................................
                                                   NIA/NBM. .........................

                                                              PIMPINAN

                           Ketua Umum,                                                          Sekretaris Umum,




                     ………………………                                                         …………………………….
                     NIA. ……………                                                        NIA. ……………

* Pilih salah satu


Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 19 dari 32
Contoh Surat Undangan, Laporan, Instruksi/Edaran

                TINGKAT ORGANISASI (DPP/DPD/PC/KORKOM/PK*)
                    IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
                       (Muhammadiyah Students Association)
                  NAMA ORGANISASI (Teritorial, Perguruan Tinggi, dll)
            Jalan ................ Kab./Kota ......... Provinsi ...... Kode Pos ..... Telp. ........... Fax.: ...........
                                         site : ....................., e-mail : .....................




Nomor          : ……………                                                                  ……………………….. H
Lampiran       : …………...                                                                ……………………….. M
Perihal        : ……………………………

Kepada Yth. ……………………….
            ………………………
            …………………….


               Assalamu‘alaikum Wr. Wb.

               Ba’da salam ....................




                                                             ISI SURAT




               Demikian ……………….

               Billahi fii Sabiililhaq, Fastabiqul Khairat.
               Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

                                                              PIMPINAN

                              Ketua Umum/Ketua,                                  Sekretaris Umum/Sekretaris,




                             ………………………                                           …………………………….
                              NIA. ……………                                          NIA. ……………



     Tembusan : ……………………………

* Pilih salah satu


Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 20 dari 32
Keterangan
1. Kop Surat, terdiri dari :
   a. tingkat dan nama organisasi dalam bahasa Indonesia dengan jenis huruf kapital
       Times New Roman size 14 dan tebal.
         1) Tingkat Organisasi :
                   DEWAN PIMPINAN PUSAT
                   DEWAN PIMPINAN DAERAH
                   PIMPINAN CABANG
                   KOORDINATOR KOMISARIAT
                   PIMPINAN KOMISARIAT
         2) Nama Organisasi
                   Teritorial: Provinsi, Kabupaten, Kotamadia
                   Perguruan Tinggi: Muhammadiyah, Swasta dan Negeri
                   Dan lain-lain: Nama Tokoh Muhammadiyah dan IMM
   b. alamat sekretariat ditulis lengkap dengan Times New Roman size 12
       Point a dan b berada pada posisi center.
   c. dua garis di bawah tulisan tingkat dan nama organisasi serta alamat.
   d. logo IMM terletak dibagian kiri daripada poin a dan b, sudut bagian bawah logo
       sejajar dengan tepi kiri surat.
   e. Kalimat “basmallah” (ditulis lengkap dengan huruf Arab) dengan posisi center.
2. Nama kota tempat pembuatan surat tidak perlu dibuat karena sudah ada di kop surat.
3. Tanggal pembuatan surat ditulis dua macam. Contohnya: Tanggal, bulan, tahun Hijriah
                                                                 Tanggal,bulan, tahun Miladiyah
4. Salam Pembuka; Assalamu’alaikum Wr.Wb. ditulis tanpa dimiringkan karena sudah
   menjadi bahasa baku dan tercantum dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia.
5. Isi surat:
           a. Pembuka (diawali dengan kalimat “Ba’da salam…”)
           b. Penjabaran dari perihal surat
           c. Penutup
6. Salam Penutup: didahului dengan kalimat ‘Billahi fii sabilillhaq, Fastabiqul khairat’ (miring
   dan cetak tebal) kemudian kalimat ‘Wassalamu’alaikum Wr. Wb.’
7. Wajib mencantumkan NIA (bukan NBM) di bawah nama dan tanda tangan Pimpinan.
8. Untuk seluruh tulisan menggunakan huruf Times New Roman size 12.




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 21 dari 32
BAB IV
                               ADMINISTRASI KEANGGOTAAN




A. Pengertian
       Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek
keanggotaan yang meliputi : persyaratan keanggotaan pemilikan KTA, serta herregistrasi,
pemberhentian dan mutasi anggota.


B. Kategori dan Persyaratan
   1   Anggota IMM terdiri dari :
            a. Anggota Biasa, ialah mahasiswa Islam yang menyetujui asas dan tujuan IMM.
            b. Anggota luar biasa, ialah alumni IMM yang tetap setia kepada IMM dan
                Muhammadiyah.
            c. Anggota      kehormatan,     ialah    orang-orang     yang    dipandang      berjasa
                mengembangkan dan melestarikan IMM.
   2   Persyaratan keanggotaan IMM
       a. Persyaratan anggota biasa
            Mahasiswa Islam yang sedang menempuh pendidikan Diploma/S1, S2 atau yang
            telah menyelesaikan pendidikan tinggi paling lama 2 tahun.
       b. Prosedur menjadi Aggota Biasa
            Mengisi formulir permohonan menjadi anggota IMM dan melengkapi persyaratan
            lainnya, terakhir diserahkan kepada DPD IMM.
            Anggota biasa yang telah memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA.
       c. Persyaratan anggota luar biasa
            Pernah menjadi      anggota IMM, namun sudah tidak lagi            memenuhi      syarat
            sebagai anggota biasa, yang melakukan heregistrasi /mendaftarkan sebagai
            anggota luar biasa.
       d. Prosedur menjadi anggota luar biasa.
                Mengisi formulir permohonan menjadi Anggota Luar Biasa
                Menyerahkan foto copy KTA dan menunjukan aslinya.
                Anggota luar biasa yang memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA
       e. Persyaratan Anggota Kehormatan
                Orang yang berjasa secara nyata terhadap IMM.
                Diusulkan oleh institusi IMM kepada DPP IMM.
       f.   Prosedur menjadi Anggota Kehormatan.




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 22 dari 32
Pimpinan IMM mengusulkan yang bersangkutan untuk dijadikan anggota
               kehormatan DPP IMM.
               DPP IMM meliputi persyaratan kelayakan terhadap usulan yang diajukan.
               Calon anggota kehormatan yang memenuhi kelayakan diajukan DPP IMM
               kepada Sidang Tanwir /Muktamar.
               Anggota Kehormatan yang disetujui Tanwir/Muktamar berhak mendapatkan
               KTA.


C. Kartu Tanda Anggota
      1. Pengertian
          KTA adalah tanda bukti bahwa seseorang telah secara resmi menjadi anggota
          IMM.
      2. Pembuatan/pengeluaran KTA.
           a. KTA untuk semua kategori keanggotaan dikeluarkan oleh DPP IMM yang
               pengelolaannya dilakukan oleh DPD IMM, khusus bagi anggota Kehormatan
               pengelolaannya langsung dilakukan oleh DPP IMM.
           b. Format dan bentuk KTA (terlampir).
      3. Prosedur Pembuatan KTA
           a. Anggota Biasa.
               1. Mengajukan permohonan menjadi anggota IMM dengan mengisi blanko
                   permohonan yang diserahkan kepada DPD IMM.
               2. Melengkapi persyaratan sebagai berikut :
                       Pas Foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2
                       lembar.
                       Biodata calon anggota
                       Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrsi ini
                       mencakup uang pangkal, uang kartu dan uang administrsi.
                       Legalisasi dari PC IMM pada blanko permohonan.
           b. Anggota Luar Biasa
               1. Mengajukan permohonan menjadi Anggota Luar Biasa dengan mengisi
                   blanko permohonan yang diserahkan kepada DPD IMM.
               2. Melengkapi persyaratan sebagai berikut :
                       Pas Foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2
                       lembar.
                       Menyerahkan fotocopy kartu IMM 1 lembar dan menunjukan aslinya.
                       Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrasi ini
                       mencakup uang pangkal, uang kartu dan uang administrasi.



Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 23 dari 32
Legalisasi dari PC. IMM pada blanko permohonan.
           c. Anggota Kehormatan
                 1. Menyerahkan kesediaan menjadi anggota kehormatan.
                 2. Melengkapi persyaratan sebagai berikut
                        Pas foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2
                        lembar.
                        Mengisi biodata.


D. Herregistrasi, Pemberhentian dan Mutasi Pimpinan/Anggota
   1. Herregistrasi
       Adalah pendaftaran ulang sebagai anggota IMM.
       Adapun hal-hal yang perlu dilakukan dalam herregistrasi anggota yaitu :
       a. Anggota Biasa/Luar Biasa
               Yang bersangkutan mengajukan pembuatan KTA harus dengan mengisi
               blanko permohonan kembali kepada Pimpinan Cabang.
               Untuk nomor anggota tetap sebagai nomor induk, yang lama cukup diberi
               kode heregistrasi.
               Permohonan KTA tetap memenuhi syarat-syarat yang terdapat dalam point
               prosedur menjadi anggota.
               Jangka waktu berlakunya KTA hanya 2 tahun, setelah itu dapat dilakukan
               perpanjangan kembali.
       b. Anggota Kehormatan
               Pimpinan DPP IMM mengusulkan kembali yang bersangkutan untuk menjadi
               Anggota Kehormatan IMM.
               Pengusulan kepada Anggota Kehormatan kembali dilakukan melalui sidang
               Tanwir/Muktamar dengan melihat kelayakan yang diajukan kepada DPP IMM.
   2. Mutasi Pimpinan/Anggota
       a. Pengertian
           Mutasi pimpinan anggota adalah perubahan status pimpinan anggota baik status
           domisili maupun status jabatan fungsional
       b. Macam-macam bentuk mutasi
           Mutasi Domisili; Perubahan status domisili pimpinan anggota dari suatu tempat
           ke tempat lain. Mutasi jabatan; Perubahan status jabatan fungsional pada tingkat
           pimpinan
       c. Prosedur Mutasi
           1. Mutasi Domisili




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 24 dari 32
Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan
                   Cabang/Daerah asal mutasi.
                   Pimpinan      Cabang/Daerah asal mutasi memberikan surat keterangan
                   mutasi kepada Pimpinan IMM tujuan mutasi dan Pimpinan di atasnya.
                   Selanjutanya yang bersangkutan melaporkan diri kepada Pimpinan IMM
                   tujuan mutasi.
           2. Mutasi Jabatan
               Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan kepada
               pimpinan di atasnya.
           3. Pemberhentian Pimpinan/Anggota
               a. Pengertian
                   Pemberhentian adalah menonaktifkan kegiatan seseorang dari seluruh
                   aktifitas keorganisasian.
               b. Macam-macam Pemberhentian
                       Pemberhentian terhormat ; dilakukan karena masa jabatan yang
                       berlaku sudah habis, dan atau yang bersangkutan langsung
                       mengajukan permohonan pengunduran diri karena sesuatu yang tidak
                       memungkinkan.
                       Pemberhentian      tidak    terhormat;   hal   ini   dapat   terjadi   apabila
                       pimpinan/anggota        telah   melakukan      pelanggaran     baik    secara
                       organisatoris maupun secara moral (akhlaq/tingkah laku tidak terpuji,
                       dll)
               c. Setiap pemberhentian anggota dilakukan dengan surat keputusan dan
                   dilaporkan kepada pimpinan di atasnya.




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 25 dari 32
BAB V
                                     ATRIBUT ORGANISASI


A. Pengertian
       Atribut organisasi IMM merupakan tanda/ciri khusus yang digunakan IMM dan
berlaku bagi seluruh tingkat pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku bagi
seluruh tingkat Pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku seperti : lambang,
bendera, lencana/emblim, seragam, papan nama, stempel dan KTA.


B. Lambang
Lambang organisasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
       Bentuk          : Segi lima
       Ukuran          : Sesuai penempatan dan kegunaannya dengan perbandingan 1 : 2,5.
       Warna :
          -   Hitam di bagian sisi kanan kirinya.
          -   Kuning di bagian tengahnya
          -   Merah bagian sebelah dalam antara hitam dan kuning.
          -   Hijau pada bagian daun dan dasar tulisan fastabiqul khairat.
          -   Putih pada bagian bunga melatinya.
              Gambar :




C. Bendera


       Bentuk : Persegi Panjang
       Ukuran : 120 cm x 90 cm
                  75 cm x 40 cm
       Warna : warna dasar merah. Tulisan hitam dan lambangnya sesuai dengan
       ketentuan.
       Jarak/letak tulisan :     dari tepi kanan dan kiri      : 10 cm
                                 dari tepi atas dan bawah      : 10 cm
                                 dari lambang                  : 5 cm
       Isi       : 1. Lambang yang terletak di tengah-tengah.
                  2. Tulisan “Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah” di atas lambang.




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 26 dari 32
Gambar
                                  IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH




D. Lencana/Emblim dan Bedge
  1. Artinya :
           Lencana adalah Lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk
           sedemikian rupa dengan ukuran garis tengah : tinggi 4.5 cm, lebar 2 cm dan
           dibuat dari besi logam mika.
           Lencana / emblim berbentuk lambang IMM (segi lima)
           Bedge adalah lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk 4
           persegi panjang dan terbuat dari kain. Ukuran kain tinggi 10 cm dengan warna
           dasar merah. Ditengah-tengahnya tertera gambar lambang IMM dengan ukuran
           tinggi 8 cm dan lebar 4.5 cm
           Warna lambang sesuai dengan petunjuk.
  2. Gambar :




E. Seragam


       1. Pengertian
           Seragam adalah pakaian IMM yang berlaku bagi seluruh pimpinan dan anggota
           IMM.
       2. Jenis pakaian seragam IMM terdiri dari
                 Pakaian seragam Jas
                 Pakaian seragam Batik
       3. Ketentuan tentang jas IMM sebagai berikut



Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 27 dari 32
Warna Jas       : merah
                 Model           :
                 - Krah              : Amerika
                 - Bagian Bawah : Siku-siku
                 - Kancing           : Dipasang lurus
                 - Bentuk saku       : Memakai tutup.
                 - Bentuk belakang        : Kanan kiri berbelah bawah.
                 - Jenis belakang         : Bahan celana.
                 Bentuk Bedge             : Empat persegi panjang
                 Setelan bawah            : Celana berwarna hitam
                 Pemakaian                : Pada acara-acara resmi.
           4. Batik IMM yang digunakan sebagai pakaian seragam adalah batik sesuai pola
              yang dikeluarkan oleh DPP IMM dengan gambar lambang IMM dibagian sakunya.
           5. Pakaian seragam Immawati.
               a. Pengertian
                 Adalah pakaian seragam muslimah model Immawati yang berlaku bagi
                 seluruh pimpinan dan anggota, untuk syiar dan khas Immawati.
              b. Model pakaian
                 Kerudung      : kain berbentuk segi empat kemudian dilipat dua berbentuk
                 segitiga, yang dipakai menutup rambut dan dada.
                 Baju : baju dengan model baju kurung dengan tidak menggunakan krah.
                 Bawahan : rok dengan model agak lebar (payung) dan panjangnya sampai
                 mata kaki.
              c. Bahan dan Warna Pakaian :
                 Kerudung                 :                    Hitam
                 Baju                     :                    Merah Tua
                 Rok/bawahan              :                    Hitam


F. Papan Nama


   1. Bentuk : Empat persegi panjang dengan perbandingan 4 : 3
   2. Ukuran maksimum
                 Tingkat Pusat            : 200 cm x 150 cm
                 Tingkat Daerah           : 180 cm x 135 cm
                 Tingkat Cabang           : 160 cm x 120 cm
                 Tingkat Komisariat       : 140 cm x 105 cm
  3. Isi



Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 28 dari 32
Lambang Organisasi
                Nama Organisasi, disertai tingkat dan ruang lingkup.
                Alamat lengkap organisasi
  4. Warna
       Warna dasar yang digunakan adalah merah dengan tulisan hitam.


G. Stempel


Macam dan ciri stempel/cap IMM
       1. Stempel Biasa
                Bentuk         : bulat telur (oval)
                Tinta          : merah tua.
                Ukuran         : diameter 3.0 cm tinggi 4.4 cm
                Susunan        : Tulisan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah pada lingkaran
                                   bagian atas dan tingkat organisasi pada lingkaran bawah
                                   sedangkan lingkaran bawah sebelah dalam untuk nama
                                   organisasi. Logo IMM berada pada bagian tengah dan di
                                   atasnya dicantumkan kode wilayah.
                Gambar :
                                                                  Kode Wilayah

                                                                       Tulisan IMM



                                                                           Tingkat Organisasi
             Nama organisasi


       2. Stempel Kecil
                    Bentuk, tinta dan susunan sama dengan stempel biasa
                    Ukuran     : diameter 1.5 cm dan tinggi 2. 2 cm
       3. Stempel Agenda Surat
                Bentuk         : Empat persegi panjang.
                Tinta          : Merah Tua
                Ukuran         : Panjang 7 cm dan lebar 4.5 cm
                Tulisan        : Seperti pada contoh gambar di atas.
                Gambarnya      :
                                         PANITIA PELAKSANA
                                         MUSYAWARAH CABANG XX
                                         IKATAN MAHASISWA
                                         MUHAMMADIYAH
                                         CABANG MANADO




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 29 dari 32
4. Stempel prangko berlangganan
             Bentuk                : Empat persegi panjang.
             Tinta                 : Merah Tua
             Ukuran                : Panjang 10 cm dan lebar 2 cm
             Tulisan               : Seperti pada contoh gambar tersebut.
             Gambar                :




       5. Stempel Alamat Surat
             Bentuk                : Empat persegi panjang.
             Tinta                 : Merah Tua
             Ukuran                : Panjang 10 cm dan lebar 2,5 cm
             Tulisan               : Seperti pada contoh gambar tersebut.
             Gambar                :




H. KTA


   1   Bentuk : Empat persegi panjang.
   2   Ukuran : Panjang 7,5 cm dan lebar 5 cm.
   3   Warna         : Dasar krem dengan tulisan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
   4   Isi           :
       a     Bagian Muka :
                Pojok kiri atas lambang IMM.
                Sebelah atas bagian kanan bertuliskan tujuan IMM dengan warna tinta merah.
                Di sebelah kanan bagian bawah di tempel pas foto ukuran 2 x 3 cm.
                Sejajar dengan foto Nama Lengkap dan Nomor KTA
                Penomoran KTA sebanyak 8 angka dengan diselingi 2 titik :
                         2 angka pertama kode wilayah dengan angka latin
                         2 angka selanjutnya tahun masuk IMM
                         4 angka terakhir nomor urut keanggotaan.
                Misal : NIA : 02.01.0137, berarti kader ke-137 yang masuk pada tahun 2001
                di Sumatera Utara.



Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 30 dari 32
b   Bagian Belakang :
               Data pribadi anggota yang bersangkutan: nama, tempat tanggal lahir, alamat,
               perguruan tinggi, komisariat dan cabang.
               Di tengah bagian bawah nama Ketua Umum dan Sekretaris Umum beserta
               tanda tangannya dan NIA/NBM.
               Gambar          :




                                             BAB VIII
                                          PENUTUP


Pedoman ini dibuat untuk mengatur keseragaman di dalam menjalankan administrasi
keorganisasian di lingkungan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah dari tingkat komisariat
hingga pimpinan pusat.




Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 31 dari 32
“Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang
           yang berjuang di jalan-NYA dengan berbaris-baris
                    bagaikan suatu bangunan yang kokoh”
                                      (Q.S As-Shaf:3)




                    eBook Buku Pedoman Administrasi ini GRATIS!
    Harapannya dapat digunakan oleh seluruh kader Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah.
   Anda boleh bahkan sangat dianjurkan untuk memperbanyak dan menyebarkan buku ini
     kepada siapa pun yang membutuhkan. Bahkan silakan bagikan cuma-cuma kepada
                             sebanyak mungkin kader IMM.

                               By: akhirudin_milan@yahoo.com


Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 32 dari 32

More Related Content

What's hot

Makalah manajemen peserta didik
Makalah manajemen peserta didikMakalah manajemen peserta didik
Makalah manajemen peserta didikArfa Mantoeng
 
Amal usaha muhammadiyah kedudukan dan fungsinya
Amal usaha muhammadiyah  kedudukan dan fungsinyaAmal usaha muhammadiyah  kedudukan dan fungsinya
Amal usaha muhammadiyah kedudukan dan fungsinyaSchool
 
Bagaimana manusia bertuhan-- materi kuliah agama islam
Bagaimana manusia bertuhan-- materi kuliah agama islamBagaimana manusia bertuhan-- materi kuliah agama islam
Bagaimana manusia bertuhan-- materi kuliah agama islamchusnaqumillaila
 
Manajemen kearsipan
Manajemen kearsipanManajemen kearsipan
Manajemen kearsipantif2a
 
Belajar Sebagai Perubahan Tingkah Laku (Makalah Belajar dan Pembelajaran)
Belajar Sebagai Perubahan Tingkah Laku (Makalah Belajar dan Pembelajaran)Belajar Sebagai Perubahan Tingkah Laku (Makalah Belajar dan Pembelajaran)
Belajar Sebagai Perubahan Tingkah Laku (Makalah Belajar dan Pembelajaran)Mayawi Karim
 
Laporan Pertanggungjawaban Kerja BEM FMIPA UGM 2004/2005
Laporan Pertanggungjawaban Kerja BEM FMIPA UGM 2004/2005Laporan Pertanggungjawaban Kerja BEM FMIPA UGM 2004/2005
Laporan Pertanggungjawaban Kerja BEM FMIPA UGM 2004/2005Zulfadli .
 
Instrumen Wawancara dan Observasi KKL di Sekolah Dasar
Instrumen Wawancara dan Observasi KKL di Sekolah DasarInstrumen Wawancara dan Observasi KKL di Sekolah Dasar
Instrumen Wawancara dan Observasi KKL di Sekolah DasarRoHim MohaMad
 
Ke imman power point
Ke imman power pointKe imman power point
Ke imman power pointalmukaramah
 
Contoh Resume Buku Tugas 1 Tugas Pengantar Ilmu Ekonomi
Contoh Resume Buku Tugas 1  Tugas Pengantar Ilmu Ekonomi Contoh Resume Buku Tugas 1  Tugas Pengantar Ilmu Ekonomi
Contoh Resume Buku Tugas 1 Tugas Pengantar Ilmu Ekonomi Muhammad Yasir Abdad
 
Pertanyaan dan jawaban presentasi p kn
Pertanyaan dan jawaban presentasi p knPertanyaan dan jawaban presentasi p kn
Pertanyaan dan jawaban presentasi p knnatal kristiono
 
Bidang garapan manajemen pendidikan
Bidang garapan manajemen pendidikanBidang garapan manajemen pendidikan
Bidang garapan manajemen pendidikanIndra Arrohman
 
Makalah individu
Makalah individuMakalah individu
Makalah individutaufiq99
 

What's hot (20)

Makalah manajemen peserta didik
Makalah manajemen peserta didikMakalah manajemen peserta didik
Makalah manajemen peserta didik
 
Amal usaha muhammadiyah kedudukan dan fungsinya
Amal usaha muhammadiyah  kedudukan dan fungsinyaAmal usaha muhammadiyah  kedudukan dan fungsinya
Amal usaha muhammadiyah kedudukan dan fungsinya
 
Bagaimana manusia bertuhan-- materi kuliah agama islam
Bagaimana manusia bertuhan-- materi kuliah agama islamBagaimana manusia bertuhan-- materi kuliah agama islam
Bagaimana manusia bertuhan-- materi kuliah agama islam
 
Manajemen kearsipan
Manajemen kearsipanManajemen kearsipan
Manajemen kearsipan
 
Belajar Sebagai Perubahan Tingkah Laku (Makalah Belajar dan Pembelajaran)
Belajar Sebagai Perubahan Tingkah Laku (Makalah Belajar dan Pembelajaran)Belajar Sebagai Perubahan Tingkah Laku (Makalah Belajar dan Pembelajaran)
Belajar Sebagai Perubahan Tingkah Laku (Makalah Belajar dan Pembelajaran)
 
Laporan Pertanggungjawaban Kerja BEM FMIPA UGM 2004/2005
Laporan Pertanggungjawaban Kerja BEM FMIPA UGM 2004/2005Laporan Pertanggungjawaban Kerja BEM FMIPA UGM 2004/2005
Laporan Pertanggungjawaban Kerja BEM FMIPA UGM 2004/2005
 
Manajemen masjid (2)
Manajemen masjid (2)Manajemen masjid (2)
Manajemen masjid (2)
 
Komponen Kurikulum PPT
Komponen Kurikulum PPTKomponen Kurikulum PPT
Komponen Kurikulum PPT
 
Instrumen Wawancara dan Observasi KKL di Sekolah Dasar
Instrumen Wawancara dan Observasi KKL di Sekolah DasarInstrumen Wawancara dan Observasi KKL di Sekolah Dasar
Instrumen Wawancara dan Observasi KKL di Sekolah Dasar
 
Ke imman power point
Ke imman power pointKe imman power point
Ke imman power point
 
Contoh Resume Buku Tugas 1 Tugas Pengantar Ilmu Ekonomi
Contoh Resume Buku Tugas 1  Tugas Pengantar Ilmu Ekonomi Contoh Resume Buku Tugas 1  Tugas Pengantar Ilmu Ekonomi
Contoh Resume Buku Tugas 1 Tugas Pengantar Ilmu Ekonomi
 
Contoh Modul
Contoh Modul Contoh Modul
Contoh Modul
 
Biodata penulis buku
Biodata penulis bukuBiodata penulis buku
Biodata penulis buku
 
Lembar Evaluasi
Lembar EvaluasiLembar Evaluasi
Lembar Evaluasi
 
Pertanyaan dan jawaban presentasi p kn
Pertanyaan dan jawaban presentasi p knPertanyaan dan jawaban presentasi p kn
Pertanyaan dan jawaban presentasi p kn
 
Bidang garapan manajemen pendidikan
Bidang garapan manajemen pendidikanBidang garapan manajemen pendidikan
Bidang garapan manajemen pendidikan
 
Makalah individu
Makalah individuMakalah individu
Makalah individu
 
Contoh kajian kritis kkg
Contoh kajian kritis kkgContoh kajian kritis kkg
Contoh kajian kritis kkg
 
analisis makalah
analisis makalahanalisis makalah
analisis makalah
 
Contoh Penilaian Kinerja
Contoh Penilaian KinerjaContoh Penilaian Kinerja
Contoh Penilaian Kinerja
 

Viewers also liked

contoh surat-mandat
contoh surat-mandatcontoh surat-mandat
contoh surat-mandatHeru Khoir
 
Kementrian pendidikan nasional
Kementrian pendidikan nasionalKementrian pendidikan nasional
Kementrian pendidikan nasionalDatik Lestari
 
Undangan rapat isra mi'raj rw 02
Undangan rapat isra mi'raj  rw 02Undangan rapat isra mi'raj  rw 02
Undangan rapat isra mi'raj rw 02Nie Andini
 
Pedoman administrasi pmii
Pedoman administrasi pmiiPedoman administrasi pmii
Pedoman administrasi pmiiEras Piccunk
 
X surat-aktif-organisasi
X surat-aktif-organisasiX surat-aktif-organisasi
X surat-aktif-organisasiRojib Jib
 
Akuntansi salam (vanica, suci, robby)
Akuntansi salam (vanica, suci, robby)Akuntansi salam (vanica, suci, robby)
Akuntansi salam (vanica, suci, robby)Vanniieccha Audi
 
bai al salam and istisna
bai al salam and istisnabai al salam and istisna
bai al salam and istisnaAhmad Mustaqim
 
Tata CAra Pembuatan Surat Keputusan
Tata CAra Pembuatan Surat KeputusanTata CAra Pembuatan Surat Keputusan
Tata CAra Pembuatan Surat KeputusanFre Marhaban
 
Pengertian dan urgensi muhammadiyah sebagai gerakan tajdid dan purifikasi
Pengertian dan urgensi muhammadiyah sebagai gerakan tajdid dan purifikasiPengertian dan urgensi muhammadiyah sebagai gerakan tajdid dan purifikasi
Pengertian dan urgensi muhammadiyah sebagai gerakan tajdid dan purifikasicoepoe12
 
Beasiswa s1 ahwal al syakhsyiyyah universitas muhammadiyah palangkaraya
Beasiswa s1 ahwal al syakhsyiyyah universitas muhammadiyah palangkarayaBeasiswa s1 ahwal al syakhsyiyyah universitas muhammadiyah palangkaraya
Beasiswa s1 ahwal al syakhsyiyyah universitas muhammadiyah palangkarayaYandi Novia (Debu Yandi)
 
Contoh surat proposal
Contoh surat proposalContoh surat proposal
Contoh surat proposalImel Swid
 
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri...
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri...Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri...
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri...Wahyu Nugroho
 
Makalah Akuntansi Syariah Salam Mudharabah
Makalah Akuntansi Syariah Salam Mudharabah Makalah Akuntansi Syariah Salam Mudharabah
Makalah Akuntansi Syariah Salam Mudharabah Renny Nadianti
 
Materi Gerakan Mahasiswa DAD IMM
Materi Gerakan Mahasiswa DAD IMMMateri Gerakan Mahasiswa DAD IMM
Materi Gerakan Mahasiswa DAD IMMFahrudin Romadhona
 

Viewers also liked (20)

contoh surat-mandat
contoh surat-mandatcontoh surat-mandat
contoh surat-mandat
 
Ke imm-an
Ke imm-anKe imm-an
Ke imm-an
 
Kementrian pendidikan nasional
Kementrian pendidikan nasionalKementrian pendidikan nasional
Kementrian pendidikan nasional
 
Undangan rapat isra mi'raj rw 02
Undangan rapat isra mi'raj  rw 02Undangan rapat isra mi'raj  rw 02
Undangan rapat isra mi'raj rw 02
 
CONTOH SK
CONTOH SKCONTOH SK
CONTOH SK
 
Surat mandat
Surat mandatSurat mandat
Surat mandat
 
Pedoman administrasi pmii
Pedoman administrasi pmiiPedoman administrasi pmii
Pedoman administrasi pmii
 
X surat-aktif-organisasi
X surat-aktif-organisasiX surat-aktif-organisasi
X surat-aktif-organisasi
 
Akuntansi salam (vanica, suci, robby)
Akuntansi salam (vanica, suci, robby)Akuntansi salam (vanica, suci, robby)
Akuntansi salam (vanica, suci, robby)
 
bai al salam and istisna
bai al salam and istisnabai al salam and istisna
bai al salam and istisna
 
Tata CAra Pembuatan Surat Keputusan
Tata CAra Pembuatan Surat KeputusanTata CAra Pembuatan Surat Keputusan
Tata CAra Pembuatan Surat Keputusan
 
Pengertian dan urgensi muhammadiyah sebagai gerakan tajdid dan purifikasi
Pengertian dan urgensi muhammadiyah sebagai gerakan tajdid dan purifikasiPengertian dan urgensi muhammadiyah sebagai gerakan tajdid dan purifikasi
Pengertian dan urgensi muhammadiyah sebagai gerakan tajdid dan purifikasi
 
Beasiswa s1 ahwal al syakhsyiyyah universitas muhammadiyah palangkaraya
Beasiswa s1 ahwal al syakhsyiyyah universitas muhammadiyah palangkarayaBeasiswa s1 ahwal al syakhsyiyyah universitas muhammadiyah palangkaraya
Beasiswa s1 ahwal al syakhsyiyyah universitas muhammadiyah palangkaraya
 
Biodata pemateri
Biodata pemateriBiodata pemateri
Biodata pemateri
 
Contoh surat proposal
Contoh surat proposalContoh surat proposal
Contoh surat proposal
 
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri...
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri...Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri...
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Keluarga Mahasiswa Politeknik Negeri...
 
Makalah biologi, Farmasi.
Makalah biologi, Farmasi.Makalah biologi, Farmasi.
Makalah biologi, Farmasi.
 
Makalah Akuntansi Syariah Salam Mudharabah
Makalah Akuntansi Syariah Salam Mudharabah Makalah Akuntansi Syariah Salam Mudharabah
Makalah Akuntansi Syariah Salam Mudharabah
 
Istisna v final by wasimullah
Istisna v final by wasimullahIstisna v final by wasimullah
Istisna v final by wasimullah
 
Materi Gerakan Mahasiswa DAD IMM
Materi Gerakan Mahasiswa DAD IMMMateri Gerakan Mahasiswa DAD IMM
Materi Gerakan Mahasiswa DAD IMM
 

Similar to Pedoman administrasi IMM

Anggaran Rumah Tangga Ikatan Penyuluh KB (IPeKB) Indonesia Tahun 2017
Anggaran Rumah Tangga Ikatan Penyuluh KB (IPeKB) Indonesia Tahun 2017Anggaran Rumah Tangga Ikatan Penyuluh KB (IPeKB) Indonesia Tahun 2017
Anggaran Rumah Tangga Ikatan Penyuluh KB (IPeKB) Indonesia Tahun 2017IPeKBKota
 
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.ppt
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.pptKepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.ppt
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.pptjafarmurnist
 
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.ppt
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.pptKepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.ppt
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.pptjafarmurnist
 
Ekonomi Koperasi, Organisasi KoperasiI dan Manajemen Koperasi
Ekonomi Koperasi, Organisasi KoperasiI dan Manajemen KoperasiEkonomi Koperasi, Organisasi KoperasiI dan Manajemen Koperasi
Ekonomi Koperasi, Organisasi KoperasiI dan Manajemen KoperasiFikar Rahmatillah
 
ekonomi Koperasi
ekonomi Koperasiekonomi Koperasi
ekonomi KoperasiAnandanda
 
Rencana Tindak Lanju KMD Pramuka
Rencana Tindak Lanju KMD PramukaRencana Tindak Lanju KMD Pramuka
Rencana Tindak Lanju KMD Pramukaveldanmuhammad
 
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_final
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_finalAdministrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_final
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_finallsm pendidikan noorwangsanegara
 
EKONOMI KOPERASI
EKONOMI KOPERASIEKONOMI KOPERASI
EKONOMI KOPERASIeka wanchu
 
KEORGANISASIAN.ppt
KEORGANISASIAN.pptKEORGANISASIAN.ppt
KEORGANISASIAN.pptReeerdoll
 
Sistem kaderisasi imitr(1)
Sistem kaderisasi imitr(1)Sistem kaderisasi imitr(1)
Sistem kaderisasi imitr(1)Alkip Kanasi
 
Tugas makalah manajemen Sem I
Tugas makalah manajemen Sem I Tugas makalah manajemen Sem I
Tugas makalah manajemen Sem I Dayat MoCiil
 
Grand design kkm 2012
Grand design kkm 2012Grand design kkm 2012
Grand design kkm 2012windayanti95
 
ART FORUM KOMUNITAS CATUR PROFESIONAL
ART FORUM KOMUNITAS CATUR PROFESIONALART FORUM KOMUNITAS CATUR PROFESIONAL
ART FORUM KOMUNITAS CATUR PROFESIONALBima Vabrian
 
Administrasi Kelompok Tani .pptx
Administrasi Kelompok Tani .pptxAdministrasi Kelompok Tani .pptx
Administrasi Kelompok Tani .pptxALIPATUHRAHMAN
 
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.pptx
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.pptxADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.pptx
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.pptxDiditSuryo1
 
3. PENGELOLAAN MAJELIS TAKLIM (ok).pdf
3. PENGELOLAAN MAJELIS TAKLIM (ok).pdf3. PENGELOLAAN MAJELIS TAKLIM (ok).pdf
3. PENGELOLAAN MAJELIS TAKLIM (ok).pdfismayanti25
 

Similar to Pedoman administrasi IMM (20)

Anggaran Rumah Tangga Ikatan Penyuluh KB (IPeKB) Indonesia Tahun 2017
Anggaran Rumah Tangga Ikatan Penyuluh KB (IPeKB) Indonesia Tahun 2017Anggaran Rumah Tangga Ikatan Penyuluh KB (IPeKB) Indonesia Tahun 2017
Anggaran Rumah Tangga Ikatan Penyuluh KB (IPeKB) Indonesia Tahun 2017
 
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.ppt
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.pptKepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.ppt
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.ppt
 
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.ppt
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.pptKepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.ppt
Kepemimpinan-dan-Manajemen-Organisasi RaTa Mesin 2023.ppt
 
materi keorganisasian.ppt
materi keorganisasian.pptmateri keorganisasian.ppt
materi keorganisasian.ppt
 
Ekonomi Koperasi, Organisasi KoperasiI dan Manajemen Koperasi
Ekonomi Koperasi, Organisasi KoperasiI dan Manajemen KoperasiEkonomi Koperasi, Organisasi KoperasiI dan Manajemen Koperasi
Ekonomi Koperasi, Organisasi KoperasiI dan Manajemen Koperasi
 
ekonomi Koperasi
ekonomi Koperasiekonomi Koperasi
ekonomi Koperasi
 
Rencana Tindak Lanju KMD Pramuka
Rencana Tindak Lanju KMD PramukaRencana Tindak Lanju KMD Pramuka
Rencana Tindak Lanju KMD Pramuka
 
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_final
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_finalAdministrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_final
Administrasi kesekretariatan n0 04_tap-pendiri_po_xii_2011_final
 
EKONOMI KOPERASI
EKONOMI KOPERASIEKONOMI KOPERASI
EKONOMI KOPERASI
 
KEORGANISASIAN.ppt
KEORGANISASIAN.pptKEORGANISASIAN.ppt
KEORGANISASIAN.ppt
 
Keorganisasian
KeorganisasianKeorganisasian
Keorganisasian
 
KEORGANISASIAN.ppt
KEORGANISASIAN.pptKEORGANISASIAN.ppt
KEORGANISASIAN.ppt
 
Sistem kaderisasi imitr(1)
Sistem kaderisasi imitr(1)Sistem kaderisasi imitr(1)
Sistem kaderisasi imitr(1)
 
Tugas makalah manajemen Sem I
Tugas makalah manajemen Sem I Tugas makalah manajemen Sem I
Tugas makalah manajemen Sem I
 
Ipnu makesta
Ipnu makestaIpnu makesta
Ipnu makesta
 
Grand design kkm 2012
Grand design kkm 2012Grand design kkm 2012
Grand design kkm 2012
 
ART FORUM KOMUNITAS CATUR PROFESIONAL
ART FORUM KOMUNITAS CATUR PROFESIONALART FORUM KOMUNITAS CATUR PROFESIONAL
ART FORUM KOMUNITAS CATUR PROFESIONAL
 
Administrasi Kelompok Tani .pptx
Administrasi Kelompok Tani .pptxAdministrasi Kelompok Tani .pptx
Administrasi Kelompok Tani .pptx
 
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.pptx
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.pptxADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.pptx
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN.pptx
 
3. PENGELOLAAN MAJELIS TAKLIM (ok).pdf
3. PENGELOLAAN MAJELIS TAKLIM (ok).pdf3. PENGELOLAAN MAJELIS TAKLIM (ok).pdf
3. PENGELOLAAN MAJELIS TAKLIM (ok).pdf
 

More from Yandi Novia (Debu Yandi)

Membongkar Praktek SDA Asing di Indonesia dan Transaksi Politik; Oleh WALHI K...
Membongkar Praktek SDA Asing di Indonesia dan Transaksi Politik; Oleh WALHI K...Membongkar Praktek SDA Asing di Indonesia dan Transaksi Politik; Oleh WALHI K...
Membongkar Praktek SDA Asing di Indonesia dan Transaksi Politik; Oleh WALHI K...Yandi Novia (Debu Yandi)
 
Persyaratan beasiswa bidikmisi universitas muhammadiyah palangkaraya
Persyaratan beasiswa bidikmisi universitas muhammadiyah palangkarayaPersyaratan beasiswa bidikmisi universitas muhammadiyah palangkaraya
Persyaratan beasiswa bidikmisi universitas muhammadiyah palangkarayaYandi Novia (Debu Yandi)
 
Perubahan, kerusakan, dan toksin oleh aktifitas
Perubahan, kerusakan, dan toksin oleh aktifitasPerubahan, kerusakan, dan toksin oleh aktifitas
Perubahan, kerusakan, dan toksin oleh aktifitasYandi Novia (Debu Yandi)
 

More from Yandi Novia (Debu Yandi) (20)

Membongkar Praktek SDA Asing di Indonesia dan Transaksi Politik; Oleh WALHI K...
Membongkar Praktek SDA Asing di Indonesia dan Transaksi Politik; Oleh WALHI K...Membongkar Praktek SDA Asing di Indonesia dan Transaksi Politik; Oleh WALHI K...
Membongkar Praktek SDA Asing di Indonesia dan Transaksi Politik; Oleh WALHI K...
 
Persyaratan beasiswa bidikmisi universitas muhammadiyah palangkaraya
Persyaratan beasiswa bidikmisi universitas muhammadiyah palangkarayaPersyaratan beasiswa bidikmisi universitas muhammadiyah palangkaraya
Persyaratan beasiswa bidikmisi universitas muhammadiyah palangkaraya
 
Generasi Berencana
Generasi BerencanaGenerasi Berencana
Generasi Berencana
 
Hiv dan aids
Hiv dan aidsHiv dan aids
Hiv dan aids
 
Daulah fatimiah
Daulah fatimiahDaulah fatimiah
Daulah fatimiah
 
Tafsir maudhui pengantar
Tafsir maudhui pengantarTafsir maudhui pengantar
Tafsir maudhui pengantar
 
Peran mahasiswa dalam mencegah korupsi
Peran mahasiswa dalam mencegah korupsiPeran mahasiswa dalam mencegah korupsi
Peran mahasiswa dalam mencegah korupsi
 
Ppt resistensi mikroorganisme
Ppt resistensi mikroorganismePpt resistensi mikroorganisme
Ppt resistensi mikroorganisme
 
Perubahan, kerusakan, dan toksin oleh aktifitas
Perubahan, kerusakan, dan toksin oleh aktifitasPerubahan, kerusakan, dan toksin oleh aktifitas
Perubahan, kerusakan, dan toksin oleh aktifitas
 
Perhitungan ethanol (4)
Perhitungan ethanol (4)Perhitungan ethanol (4)
Perhitungan ethanol (4)
 
Penilaian stabilitas suspensi (3)
Penilaian stabilitas suspensi (3)Penilaian stabilitas suspensi (3)
Penilaian stabilitas suspensi (3)
 
Pengelolaan resep (6)
Pengelolaan resep (6)Pengelolaan resep (6)
Pengelolaan resep (6)
 
Pengelolaan obat di apotek (5)
Pengelolaan obat di apotek (5)Pengelolaan obat di apotek (5)
Pengelolaan obat di apotek (5)
 
Pendirian apotek (4)
Pendirian apotek (4)Pendirian apotek (4)
Pendirian apotek (4)
 
Obat (1)
Obat (1)Obat (1)
Obat (1)
 
Metode sampling kimia farmasi
Metode sampling kimia farmasiMetode sampling kimia farmasi
Metode sampling kimia farmasi
 
Kromatografi2
Kromatografi2Kromatografi2
Kromatografi2
 
Identifikasi senyawa secara sederhana
Identifikasi senyawa secara sederhanaIdentifikasi senyawa secara sederhana
Identifikasi senyawa secara sederhana
 
Fase kerja toksikan
Fase kerja toksikanFase kerja toksikan
Fase kerja toksikan
 
Epidemiologi
EpidemiologiEpidemiologi
Epidemiologi
 

Pedoman administrasi IMM

  • 1. PEDOMAN ADMINISTRASI IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH HASIL WORKSHOP PADA PELATIHAN ADMINISTRASI 6 APRIL 2008 Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 1 dari 32
  • 2. PEDOMAN ADMINISTRASI IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH HASIL WORKSHOP PADA PELATIHAN ADMINISTRASI 6 APRIL 2008 Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 2 dari 32
  • 3. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang IMM adalah gerakan mahasiswa Islam yang bergerak di bidang keagamaan, kemasyarakatan dan kemahasiswaan, yang bertujuan mengusahakan terbentuknya akademisi Islam yang berahklak mulia dalam rangka mencapai tujuan Muhammadiyah (AD IMM Pasal 5 dan 6). Pencapaian tujuan IMM akan dapat dilakukan jika kerjasama semua unsur di dalam organisasi berjalan dengan baik. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerja sama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efisien dan efektif. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerjasama disusun dalam sebuah peraturan, yakni pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum. Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai tujuan organisasi dan cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan penyempurnaan pedoman administrasi IMM. B. Tujuan Pedoman administrasi IMM disusun bertujuan untuk dijadikan pedoman dalam pengelolaan administrasi IMM dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi IMM. C. Ruang Lingkup Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman administrasi adalah mencakup : 1. Administrasi Kesekretariatan. 2. Administrasi Kearsipan. 3. Administrasi Keuangan. 4. Administrasi Keanggotaan. 5. Atribut Organisasi. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 3 dari 32
  • 4. BAB II ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN Administrasi kesekretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat, pengadaan barang-barang organisasi (inventaris) termasuk arsip. A. Sekretariat 1. Pengertian Sekretariat Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya menjadi sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, informasi organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan kebijakan, serta penghubung dengan anggota dan masyarakat. Untuk itu setiap level pimpinan dalam IMM harus mempunyai sekretariat yang mapan. Apabila belum mampu, agar diusahakan ada tempat yang tetap, seperti bergabung dengan Pimpinan Muhammadiyah, bergabung antar/sesama tingkat pimpinan, dan sebagainya. 2. Fungsi Sekretariat a. Menangani dan melayani fungsi perkantoran. b. Melaksanakan administrasi organisasi. c. Mengadakan dan melaksanakan persidangan rutin. d. Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidental. e. Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program. f. Mengorganisasikan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi. g. Mengkoordinasi personalia. 3. Pengaturan Sekretariat Supaya sekretariat IMM dapat berfungsi secara optimal, maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak, bangunan dan sumber daya manusia. a. Letak sekretariat Fungsi-fungsi sekretariat dapat dijalankan apabila sekretariat IMM terletak di tempat yang strategis, mudah dijangkau, dan dengan keadaan lingkungan yang kondusif. b. Bangunan/Ruangan Banguanan sekretariat IMM hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan lainnya. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut. - Jumlah ruangan memadai. - Kelengkapan peralatan kantor. - Kesehatan, kebersihan dan kerapian sekretariat. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 4 dari 32
  • 5. c. Sumber Daya Manusia Salah satu faktor penting dalam pengelolan sekretariat adalah tenaga pengelola. Sangat baik apabila setiap tingkatan Pimpinan memiliki sekretaris eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif keseharian. Namun bila tidak memungkinkan, maka diatur pembagian tugas dalam pengelolaan sekretariat, semisal diatur piket kantor pimpinan. Sedapat mungkin sekretariat/kantor sekaligus sebagai asrama kader yaitu tempat tinggal pimpinan, sehingga dapat melaksanakan tugas-tugas rutin organisasi. 4. Alat - Alat Kesekretariatan Dalam tugas mengembangkan amanat Ikatan serta untuk melancarkan tugas-tugas organisasi, khususnya yang berhubungan dengan peyelenggaraan tertib administrasi, maka hal-hal yang perlu mendapat perhatian di antaranya : a. komputer b. lemari + rak buku c. meja + kursi d. white board e. stempel 1) Stempel organisasi : - stempel biasa untuk semua level. - stempel kecil untuk KTA (hanya di DPD) 2) Stempel tanggal 3) Stempel agenda 4) Stempel prangko langganan 5) Stempel alamat surat 6) Stempel nama KTA (hanya di DPD) f. kertas 1) Kertas berkop. 2) Amplop berkop. 3) Kertas (lembar) disposisi 4) Blanko peminjaman arsip. 5) Kertas Kosong 6) Kertas Karbon. 7) Kertas Memo g. buku-buku organisasi 1) Buku induk anggota 2) Buku induk pimpinan (hanya di DPP) 3) Buku nominatif pimpinan. 4) Buku nominatif kader. 5) Buku notulen sidang/rapat. 6) Buku Presensi Rapat 7) Buku agenda surat (keluar dan masuk) 8) Buku kas (besar dan kecil) 9) Buku ekspedisi 10) Buku inventaris 11) Buku liputan kegiatan 12) Buku hadir Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 5 dari 32
  • 6. 13) Buku tamu 14) Buku Statistik 15) dan lainnya. B. Inventaris Organisasi 1. Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang dimiliki organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam: a. Inventaris permanen; kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, white board, dan lainnya. b. Inventaris tidak permanen; kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti kop surat. 2. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh personalia yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. Penyimpanan harus dilaksanakan dan ditempatkan di kantor/sekretariat. 3. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman atau mengisi pada buku khusus. Contoh kolom peminjaman sebagai berikut : Nomor Status Tanda No Nama Alamat Inventaris Pinjaman/Kembali Tangan 4. Inventaris IMM yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan IMM yang lebih tinggi dan musyawarah tertinggi pada tingkat kepemimpinan yang bersangkutan. Penelitian kebenaran inventarisasi dilakukan oleh tim verifikasi. C. Buku - Buku Organisasi 1. Buku Induk Anggota Untuk memudahkan mengontrol jumlah anggota Ikatan maka diperlukan adanya buku khusus yang disebut buku induk anggota, dengan kolom sebagai berikut: Nomor urut; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat; masuk IMM tahun; nomor induk; pas foto No Nama TTL Pendidik Alamat Masuk IMM Nmr Pas Lengkap an thn Induk Foto 1 2 3 4 5 6 7 8 2. Buku Nominatif Pimpinan, dengan kolom : Nomor urut; NIA/NBM; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat; pengalaman organisasi; training yang pernah diikuti; masuk IMM tahun; Keterangan. N Nmr Nama TT Pendidik Alam Pengalaman Perkade Ke o Induk Lengkap L an at Organisasi ran t. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 6 dari 32
  • 7. 3. Buku Nominatif Kader, dengan kolom : Nomor urut; NIA; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat (sekarang); pengalaman organisasi (Muhammadiyah, Ortom Muhammadiyah); training yang pernah diikuti; masuk IMM tahun; pekerjaan sekarang; ket. N Nmr Nama TT Pendidik Alam Pengalaman Perkade Ket. o Induk Lengkap L an at Organisasi ran 1 2 3 4 5 6 7 8 9 4. Buku Notulensi Rapat, Adalah buku yang digunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang berlangsung, untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu dicatat oleh pimpinan sidang, dengan kolom : Nomor, Hari/tanggal dan Jenis Rapat, Agenda Rapat, pokok pembicaraan, keputusan; keterangan. Agenda Pembahasan Kesimpulan/ Catatan/K No Hari/Tgl Rapat Secara Urut Keputusan et 1 2 3 4 5 6 ................................................,.............200... Sekretaris Sidang, Pimpinan Sidang, ........................... ........................... 5. Buku Presensi Rapat, adalah buku khusus yang memuat daftar hadir pimpinan dalam setiap rapat/sidang, dengan kolomnya ; Nomor urut; tanggal dan jenis rapat; Nama pimpinan (sebaiknya ditulis lebih dulu sebelum rapat dimulai), Usul/komentar; tanda tangan, dengan kolom : Tgl & Jenis Nama Tanda No Usul/ komentar Rapat Pimpinan Tangan 1 2 3 4 5 6. Buku Agenda Surat Masuk, adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk, dengan kolom : Nomor urut; tanggal masuk; tanggal and nomor surat; diterima dari; isi pokok surat; (maksud surat); keterangan. Contoh kolomnya : Nmr Urut Tanggal Tgl. Nomor Diterima dari Perihal Lain Masuk Surat Isi Surat Ket -lain 1 2 3 4 5 6 7 Kerangan : Kolom 1 : Untuk menuliskan nomor urut surat masuk sesuai dengan nomor urut diterimanya surat oleh sekretariat. Dalam hal ini nomor urut surat tidak sama nomor dalam surat. 2 : Untuk menuliskan tanggal diterimanya surat masuk. 3 : Tanggal dan nomor surat masuk. 4 : kolom “diterima dari” untuk asal surat/instansi/organisasi pengirim surat. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 7 dari 32
  • 8. 5 : Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera dalam surat. 6 : Untuk menuliskan catatan/keterangan yang perlu terhadap surat masuk. 7 : Untuk mencatat lain-lain. 7. Buku Agenda Surat Keluar, Adalah buku untuk mencatat surat-surat keluar, dengan kolom : Nomor urut; tanggal surat; nomor surat; tujuan; isi pokok surat; keterangan. Contoh kolomnya : Nomor Tanggal Tgl. Nomor Dikirim ke Perihal Lain- Ket Urut Kluar surat Isi Surat lain 1 2 3 4 5 6 7 Kerangan: Kolom 1 : Untuk menuliskan nomor urut surat keluar. Nomor ini sama dengan nomor surat yang dikirim. 2 : Untuk menuliskan tanggal dikirimnya surat keluar 3 : Tanggal yang ditulis dalam surat keluar ( kanan atas) dan nomor surat (kiri atas) 4 : Kolom “dikirim kepada” untuk alamat tujuan surat keluar. 5 : Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera dalam surat. 6 : Untuk menuliskan catatan/keterangan yang perlu terhadap surat keluar 7 : Untuk mencatat lain-lain. 8. Buku Kas, adalah untuk mencatat hal-hal yang berhubungan dengan keuangan. buku kas ini dengan kolom : tanggal; uraian; debit; kredit; (disesuaikan dengan kebutuhan). Tanggal Uraian Debit Kredit Saldo 1 2 3 4 5 9. Buku ekspedisi, adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Surat-surat yang dianggap penting sebaiknya dikirimkan dengan menggunakan buku ekspedisi, agar dapat menjadi bukti bahwa surat tersebut sudah dikirim dan diterima oleh yang bersangkutan. Buku ekspedisi ini dengan kolom : Nomor urut; nomor dan perihal surat; tanggal pengiriman; alamat penerima; paraf/tanda tangan; keterangan. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 8 dari 32
  • 9. Contoh kolomnya : No. Nomor & Tanggal Alamat Tujuan Ket/Paraf perihal surat Pengiriman Surat 10. Buku Inventaris; Adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik organisasi/inventaris. Untuk mempermudah dalam mengontrol hak milik ikatan, diperlukan adanya catatan tentang barang-barang yang dimiliki. Buku inventaris ini, dengan kolom : Nomor; nama/jenis barang; bahan/merek; asal barang; jumlah barang; keterangan; untuk lebih lengkapnya ditambah dengan kolom yang lain seperti (tanggal dibeli; tanggal hilang; sisa barang, dll). Contoh kolomnya: No Nama Bahan/ Asal Jumlah Keterangan Barang Merk Barang Barang BRL 1 2 3 4 5 6 11. Buku Liputan Kegiatan (buku aktivitas), Adalah merupakan buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Dan hendaknya dibuat setiap bulan sekali berganti. Buku liputan ini, dengan kolom : Nomor Urut; tanggal; bulan dan tahun pelaksanaan; nama kegiatan (bila personal disebutkan satu persatu; nama kegiatan; pelaksanaan; tempat; keterangan. Contoh kolomnya : No. Tanggal/bln/tahun Nama Pelaksana Tempat Keterangan Kegiatan 1 2 3 4 5 6 12. Buku hadir /absensi. Buku hadir/absensi kantor baik dalam rangka piket maupun untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan Adalah buku datar hadir harian pimpinan. Buku ini diisi setiap pimpinan datang ke kantor. Buku hadir/absensi dengan kolom ; Nomor; nama pimpinan; tanggal sebulan; jumlah kehadiran, keterangan. Contoh kolomnya: Nama Tanggal/Bulan Jumlah Hadir Keterangan No Pimpinan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … dst. 13. Buku Tamu, Adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang, dengan contoh kolomnya: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Keterangan : Kolom 1 : Nomor urut tamu yang datang/berkunjung (No) 2 : Hari dan tanggal kedatangan tamu (hari/tanggal) 3 : Waktu pada saat tamu datang berkunjung (jam/pukul) 4 : Nama tamu (lengkap) Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 9 dari 32
  • 10. 5 : Alamat tamu (organisasi/instansi) yang diwakili. 6 : Personal/orang yang ingin ditemui tamu (bertamu dengan) 7 : Tujuan/maksud kedatangan tamu 8 : Sudah ada perjanjian/kesepakatan bertemu/belum 9 : Paraf/tandatangan tamu. 10 : Keterangan 14. Buku Statistik, adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi, seperti : - Data pribadi personal. - Data daerah/cabang/korkom/komisariat. - Data jumlah anggota masing-masing. - Data potensi daerah/cabang/korkom/komisariat. Jika memang dipandang perlu masing-masing tingkatan dalam Ikatan boleh menambah buku-buku yang akan mendukung jalannya roda Ikatan di masing-masing tingkatan. E. Dokumentasi Organisasi 1. Pengertian Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian. Pada dasarnya semua arsip organisasi adalah dokumen. 2. Bentuk-bentuk Dokumen : a. Gambar/foto b. Tulisan dan surat penting. c. Benda berharga. d. Surat kabar, buku, majalah, dll. 3. Pengelolaan Dokumen. a. Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan inventaris. b. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi, juga dipakai untuk menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah. c. Peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman dokumen. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 10 dari 32
  • 11. BAB III ADMINISTRASI KEARSIPAN A. Arsip 1. Pengertian Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik. 2. Sistem Pengarsipan Beberapa sistem penyimpanan arsip : a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan dari A-Z. b. Sistem subjek (Subject Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi. c. Sistem tanggal (Cronological Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat/arsip. d. Sistem Daerah (Geographical Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan asal surat menurut Daerah/Cabang/Komisariat yang mengirim surat. e. Sistem nomor (Numerical Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan sesuai dengan nomor urut arsip. Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapat dipilih sesuai dengan kepraktisan masing-masing pengelola. Agar perawatan arsip dapat terjaga dengan baik maka perlu diperhatikan: - Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan rusak). - Tempat penyimpanan terhindar dari api, air, dan kelembaban, serta mudah diawasi. 3. Peminjaman Arsip Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut : a. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah disediakan (dapat disatukan dengan buku peminjaman inventaris). b. Penetapan batas waktu peminjaman. c. Pengambilan arsip. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 11 dari 32
  • 12. Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus memperhatikan hal sebagai berikut : a. Memeriksa keutuhan arsip seperti semula. b. Mengembalikan arsip ke tempat semula. 4. Penyusutan Arsip. a. Tujuan Penyusutan Arsip. Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan dan kegunaan penyusutan arsip adalah untuk : 1) Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. 2) Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun peralatan. b. Tata Cara Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan : 1) Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari. 2) Nilai keuangan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan. 3) Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang di kemudian hari akan sangat berharga. 4) Usia arsip. 5) Penyusutan arsip dilakukan dengan cara : a). Penjilitan b). Pemusnahan arsip c). Penyerahan arsip kepada arsip Nasional/Daerah. B. Surat a. Pengertian Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan. b. Fungsi Surat Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai : a. Alat komunikasi. b. Dokumentasi organisasi. c. Alat pembuktian (tanda bukti). Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 12 dari 32
  • 13. c. Macam dan Bentuk Surat 1. Macam-macam surat : Menurut Jenis Surat Keputusan Surat Mandat/Tugas Surat Instruksi/Edaran Surat Undangan, Laporan, Instruksi/Edaran Surat Penghargaan/Syahadah Menurut Wujud Kartu Pos Telegram Nota Biasa Menurut Isi/Keamanan Sangat Rahasia (vital); surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK, surat perjanjian dan hasil-hasil penelitian. Rahasia (Penting); surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari di tempat lain, seperti peraturan-peraturan organisasi. Biasa; surat yang meiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya surat permohonan penceramah, dsb. Tidak Penting: surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti undangan, dsb. 2. Bentuk Surat a. Surat-menyurat IMM mengunakan bentuk block style (bentuk Amerika) atau bentuk lurus, kecuali surat-surat khusus seperti: keputusan, mandat, perjanjian, instruksi/edaran (masing-masing contoh dapat dilihat pada macam- macam surat tujuan). b. Surat resmi harus menggunakan bahasa Indonesia yang sesuai dengan EYD (ejaan yang disempurnakan), sederhana, objektif dan mudah dipahami. c. Isi surat d. Kode dan Indeks Surat 1. Kode Surat Wilayah : Wilayah Nangro Aceh Darussalam :I Wilayah Sumatera Utara : II Wilayah Sumatera Barat : III Wilayah Jambi : IV Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 13 dari 32
  • 14. Wilayah Riau :V Wilayah Bengkulu : VI Wilayah Sumatera Selatan : VII Wilayah Lampung : VIII Wilayah DKI Jakarta : IX Wilayah Jawa Barat :X Wilayah Jawa Tengah : XI Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta : XII Wilayah Jawa Timur : XIII Wilayah Bali : XIV Wilayah Nusa Tenggara Barat : XV Wilayah Nusa Tenggara Timur : XVI Wilayah Kaimantan Barat : XVII Wilayah Kalimantan Tengah : XVIII Wilayah Kalimantan Selatan : XIX Wilayah Kalimantan Timur : XX Wilayah Sulawesi Utara : XXI Wilayah Sulawesi Tengah : XXII Wilayah Sulawesi Selatan : XXIII Wilayah Maluku : XXIV Wilayah Sulawesi Tenggara : XXV Wilayah Irian Jaya : XXVI Wilayah Maluku Utara : XXVII Wilayah Banten : XXVIII Wilayah Gorontalo : XXIX 2. Indeks Surat Menyurat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah A. Hubungan Kelembagaan Organisasi Intern IMM ....................................................... A Muhammadiyah dan Ortom............................................... B Lembaga Amal Usaha Muhammadiyah ............................ C Pemerintah........................................................................ D Instansi Swasta dan Profesi.............................................. E Organisasi Sosial Politik.................................................... F Organisasi Kemasyarakatan dan Sosial Masyarakat........ G Organisasi Kepemudaan dan kemahasiswaan ................. H Hubungan Luar Negeri...................................................... I Lain-lain............................................................................. J B. Urusan - Urusan Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 14 dari 32
  • 15. Pengesahan (Pengangkatan, Penugasan, Pelimpahan, Perjanjian dll) .. 1 Permusyawaratan (Muktamar, Tanwir, Musyawarah, dll)…………..……. 2 Laporan (Tahunan, Triwulan, Bulanan, dll)………………………………... 3 Instruksi, Panggilan, Seruan ……………………………………………..…. 4 Maklumat, Pengumuman, Tuntunan, Pedoman ………………………..… 5 Perlengkapan dan Hak Milik ……………………………………………..… ..6 Usaha Keuangan …………………………………………………………...… 7 Pendataan ……………………………………………………………………... 8 Keorganisasian………………………………………………………………… 9 Kaderisasi……………………………………………………………….……...10 Hikmah………………………………………………………………………… 11 Iptek ...........................................................................………….............. 12 Sosial Kemasyarakatan …………………………………………………….. 13 Keimmawatian ……………………………………………………………….. 14 Dakwah dan Media Massa …………………………………………………. 15 Lain-lain ………………………………………………………………............ 16 Contoh : Surat kepada PC IMM Kota Yogyakarta hal perkaderan dari DPD IMM DIY Nomor : 14/A-10/XII/1998 Keterangan : 14 : Nomor urut surat yang dibuat A : Hubungan kelembagaan intern IMM 10 : Urusan kaderisasi XII : Kode Wilayah 1998 : Tahun Pembuatan surat. e. Pengelolaan surat 1. Surat Keluar Pembuatan Konsep Pengetikan Pemeriksaan/penelitian Penandatanganan Pembubuhan cap/stempel organisasi Penulisan dalam agenda Penyimpanan arsip Pelipatan surat Penulisan dalam buku ekspedisi Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 15 dari 32
  • 16. Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat tujuan) Penempelan prangko (jika lewat pos) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan/ lewat pos. 2. Surat Masuk Surat masuk diterima bagian agendaris Masuk pada staf sekretaris Penelitian/pembacaan surat Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat) Pemberian cap agenda dan cap surat Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijakan langsung oleh sekretaris) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat Pemrosesan surat Pengarsipan surat Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 16 dari 32
  • 17. Contoh Surat Keputusan : TINGKAT ORGANISASI (DPP/DPD/PC/KORKOM/PK*) IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH (Muhammadiyah Students Association) NAMA ORGANISASI (Teritorial, Kampus, dll) Jalan ................ Kab./Kota ......... Provinsi ...... Kode Pos ..... Telp. ........... Fax.: ........... site : ....................., e-mail : ..................... SURAT KEPUTUSAN Nomor : …………………. TENTANG ………………………………………………………………… Dewan Pimpinan Pusat/Dewan Pimpinan Daerah/Pimpinan Cabang/Pimpinan Korkom/ Pimpinan Komisariat *) Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) …………... setelah : Menimbang : 1. ……………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………. 3. ……………………………………………………………………………. Mengingat : 1. ……………………………………………………………………………. 2. ……………………………………………………………………………. Memperhatikan : ……………………………………………………………………………. MEMUTUSKAN Menetapkan : ……………………………………………………………………………. PERTAMA : ……………………………………………………………………………. KEDUA : ……………………………………………………………………………. Ditetapkan di : ………….. Pada Tanggal : ……………………….. H Bertepatan tgl : ……………………….. M PIMPINAN Ketua Umum/Ketua, Sekretaris Umum/Sekretaris, ……………………… ……………………………. NIA. …………… NIA. …………… Tembusan : …………………………… * Pilih salah satu Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 17 dari 32
  • 18. Contoh Surat Mandat/Tugas : TINGKAT ORGANISASI (DPP/DPD/PC/ KORKOM/PK*) IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH (Muhammadiyah Students Association) NAMA ORGANISASI (Teritorial, Kampus, dll) Jalan ................ Kab./Kota ......... Provinsi ...... Kode Pos ..... Telp. ........... Fax.: ........... site : ....................., e-mail : ..................... SURAT MANDAT Nomor: ……………….. Dewan Pimpinan Pusat/Dewan Pimpinan Daerah/Pimpinan Cabang/Pimpinan KORKOM/Pimpinan Komisariat*) Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) ..................dengan ini memberikan mandat kepada : 1. Nama : .......................................................... Jabatan : .......................................................... Alamat : .......................................................... 2. Nama : .......................................................... Jabatan : .......................................................... Alamat : .......................................................... Keperluan : ................................................................................................................ Dengan ketentuan, …….. (…...) hari setelah mengikuti kegiatan tersebut agar menyampaikan laporan secara tertulis. Demikian surat Mandat ini kami berikan, untuk dijadikan pegangan dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Billahi fii sabilil haq, Fastabiqul Khairat. ………………………….H ..……………………….M PIMPINAN Ketua Umum/Ketua, Sekretaris Umum/Sekretaris, ……………………… ……………………………. NIA. …………… NIA. …………… Tembusan : …………………………… * Pilih salah satu Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 18 dari 32
  • 19. Contoh Surat Penghargaan/Syahadah TINGKAT ORGANISASI (DPP/DPD/PC/KORKOM/PK*) IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH (Muhammadiyah Students Association) NAMA ORGANISASI (Teritorial, Kampus, dll) Jalan ................ Kab./Kota ......... Provinsi ...... Kode Pos ..... Telp. ........... Fax.: ........... site : ....................., e-mail : ..................... SYAHADAH (NAMA PERKADERAN) Nomor: .................................... Diberikan kepada : Nama : .................................................................................................. Tempat/Tanggal Lahir : .................................................................................................. Fakultas/Jurusan/Angkatan : .................................................................................................. Alamat : .................................................................................................. Utusan : .................................................................................................. Sebagai bukti keikutsertaan dalam .................................................. yang diselenggarakan pada : Hari/Tanggal : .................................................................................................. Tempat : .................................................................................................. Dengan predikat kelulusan : (baik/cukup/kurang*) atau dengan nilai ................ Semoga Allah meridhoinya. Billahi fii sabiililhaq Fastabiqul Khairat ………………………….H ..……………………….M Master of Training, ......................................... NIA/NBM. ......................... PIMPINAN Ketua Umum, Sekretaris Umum, ……………………… ……………………………. NIA. …………… NIA. …………… * Pilih salah satu Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 19 dari 32
  • 20. Contoh Surat Undangan, Laporan, Instruksi/Edaran TINGKAT ORGANISASI (DPP/DPD/PC/KORKOM/PK*) IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH (Muhammadiyah Students Association) NAMA ORGANISASI (Teritorial, Perguruan Tinggi, dll) Jalan ................ Kab./Kota ......... Provinsi ...... Kode Pos ..... Telp. ........... Fax.: ........... site : ....................., e-mail : ..................... Nomor : …………… ……………………….. H Lampiran : …………... ……………………….. M Perihal : …………………………… Kepada Yth. ………………………. ……………………… ……………………. Assalamu‘alaikum Wr. Wb. Ba’da salam .................... ISI SURAT Demikian ………………. Billahi fii Sabiililhaq, Fastabiqul Khairat. Wassalamu’alaikum Wr. Wb. PIMPINAN Ketua Umum/Ketua, Sekretaris Umum/Sekretaris, ……………………… ……………………………. NIA. …………… NIA. …………… Tembusan : …………………………… * Pilih salah satu Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 20 dari 32
  • 21. Keterangan 1. Kop Surat, terdiri dari : a. tingkat dan nama organisasi dalam bahasa Indonesia dengan jenis huruf kapital Times New Roman size 14 dan tebal. 1) Tingkat Organisasi : DEWAN PIMPINAN PUSAT DEWAN PIMPINAN DAERAH PIMPINAN CABANG KOORDINATOR KOMISARIAT PIMPINAN KOMISARIAT 2) Nama Organisasi Teritorial: Provinsi, Kabupaten, Kotamadia Perguruan Tinggi: Muhammadiyah, Swasta dan Negeri Dan lain-lain: Nama Tokoh Muhammadiyah dan IMM b. alamat sekretariat ditulis lengkap dengan Times New Roman size 12 Point a dan b berada pada posisi center. c. dua garis di bawah tulisan tingkat dan nama organisasi serta alamat. d. logo IMM terletak dibagian kiri daripada poin a dan b, sudut bagian bawah logo sejajar dengan tepi kiri surat. e. Kalimat “basmallah” (ditulis lengkap dengan huruf Arab) dengan posisi center. 2. Nama kota tempat pembuatan surat tidak perlu dibuat karena sudah ada di kop surat. 3. Tanggal pembuatan surat ditulis dua macam. Contohnya: Tanggal, bulan, tahun Hijriah Tanggal,bulan, tahun Miladiyah 4. Salam Pembuka; Assalamu’alaikum Wr.Wb. ditulis tanpa dimiringkan karena sudah menjadi bahasa baku dan tercantum dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia. 5. Isi surat: a. Pembuka (diawali dengan kalimat “Ba’da salam…”) b. Penjabaran dari perihal surat c. Penutup 6. Salam Penutup: didahului dengan kalimat ‘Billahi fii sabilillhaq, Fastabiqul khairat’ (miring dan cetak tebal) kemudian kalimat ‘Wassalamu’alaikum Wr. Wb.’ 7. Wajib mencantumkan NIA (bukan NBM) di bawah nama dan tanda tangan Pimpinan. 8. Untuk seluruh tulisan menggunakan huruf Times New Roman size 12. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 21 dari 32
  • 22. BAB IV ADMINISTRASI KEANGGOTAAN A. Pengertian Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan yang meliputi : persyaratan keanggotaan pemilikan KTA, serta herregistrasi, pemberhentian dan mutasi anggota. B. Kategori dan Persyaratan 1 Anggota IMM terdiri dari : a. Anggota Biasa, ialah mahasiswa Islam yang menyetujui asas dan tujuan IMM. b. Anggota luar biasa, ialah alumni IMM yang tetap setia kepada IMM dan Muhammadiyah. c. Anggota kehormatan, ialah orang-orang yang dipandang berjasa mengembangkan dan melestarikan IMM. 2 Persyaratan keanggotaan IMM a. Persyaratan anggota biasa Mahasiswa Islam yang sedang menempuh pendidikan Diploma/S1, S2 atau yang telah menyelesaikan pendidikan tinggi paling lama 2 tahun. b. Prosedur menjadi Aggota Biasa Mengisi formulir permohonan menjadi anggota IMM dan melengkapi persyaratan lainnya, terakhir diserahkan kepada DPD IMM. Anggota biasa yang telah memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA. c. Persyaratan anggota luar biasa Pernah menjadi anggota IMM, namun sudah tidak lagi memenuhi syarat sebagai anggota biasa, yang melakukan heregistrasi /mendaftarkan sebagai anggota luar biasa. d. Prosedur menjadi anggota luar biasa. Mengisi formulir permohonan menjadi Anggota Luar Biasa Menyerahkan foto copy KTA dan menunjukan aslinya. Anggota luar biasa yang memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA e. Persyaratan Anggota Kehormatan Orang yang berjasa secara nyata terhadap IMM. Diusulkan oleh institusi IMM kepada DPP IMM. f. Prosedur menjadi Anggota Kehormatan. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 22 dari 32
  • 23. Pimpinan IMM mengusulkan yang bersangkutan untuk dijadikan anggota kehormatan DPP IMM. DPP IMM meliputi persyaratan kelayakan terhadap usulan yang diajukan. Calon anggota kehormatan yang memenuhi kelayakan diajukan DPP IMM kepada Sidang Tanwir /Muktamar. Anggota Kehormatan yang disetujui Tanwir/Muktamar berhak mendapatkan KTA. C. Kartu Tanda Anggota 1. Pengertian KTA adalah tanda bukti bahwa seseorang telah secara resmi menjadi anggota IMM. 2. Pembuatan/pengeluaran KTA. a. KTA untuk semua kategori keanggotaan dikeluarkan oleh DPP IMM yang pengelolaannya dilakukan oleh DPD IMM, khusus bagi anggota Kehormatan pengelolaannya langsung dilakukan oleh DPP IMM. b. Format dan bentuk KTA (terlampir). 3. Prosedur Pembuatan KTA a. Anggota Biasa. 1. Mengajukan permohonan menjadi anggota IMM dengan mengisi blanko permohonan yang diserahkan kepada DPD IMM. 2. Melengkapi persyaratan sebagai berikut : Pas Foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar. Biodata calon anggota Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrsi ini mencakup uang pangkal, uang kartu dan uang administrsi. Legalisasi dari PC IMM pada blanko permohonan. b. Anggota Luar Biasa 1. Mengajukan permohonan menjadi Anggota Luar Biasa dengan mengisi blanko permohonan yang diserahkan kepada DPD IMM. 2. Melengkapi persyaratan sebagai berikut : Pas Foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar. Menyerahkan fotocopy kartu IMM 1 lembar dan menunjukan aslinya. Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrasi ini mencakup uang pangkal, uang kartu dan uang administrasi. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 23 dari 32
  • 24. Legalisasi dari PC. IMM pada blanko permohonan. c. Anggota Kehormatan 1. Menyerahkan kesediaan menjadi anggota kehormatan. 2. Melengkapi persyaratan sebagai berikut Pas foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar. Mengisi biodata. D. Herregistrasi, Pemberhentian dan Mutasi Pimpinan/Anggota 1. Herregistrasi Adalah pendaftaran ulang sebagai anggota IMM. Adapun hal-hal yang perlu dilakukan dalam herregistrasi anggota yaitu : a. Anggota Biasa/Luar Biasa Yang bersangkutan mengajukan pembuatan KTA harus dengan mengisi blanko permohonan kembali kepada Pimpinan Cabang. Untuk nomor anggota tetap sebagai nomor induk, yang lama cukup diberi kode heregistrasi. Permohonan KTA tetap memenuhi syarat-syarat yang terdapat dalam point prosedur menjadi anggota. Jangka waktu berlakunya KTA hanya 2 tahun, setelah itu dapat dilakukan perpanjangan kembali. b. Anggota Kehormatan Pimpinan DPP IMM mengusulkan kembali yang bersangkutan untuk menjadi Anggota Kehormatan IMM. Pengusulan kepada Anggota Kehormatan kembali dilakukan melalui sidang Tanwir/Muktamar dengan melihat kelayakan yang diajukan kepada DPP IMM. 2. Mutasi Pimpinan/Anggota a. Pengertian Mutasi pimpinan anggota adalah perubahan status pimpinan anggota baik status domisili maupun status jabatan fungsional b. Macam-macam bentuk mutasi Mutasi Domisili; Perubahan status domisili pimpinan anggota dari suatu tempat ke tempat lain. Mutasi jabatan; Perubahan status jabatan fungsional pada tingkat pimpinan c. Prosedur Mutasi 1. Mutasi Domisili Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 24 dari 32
  • 25. Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan Cabang/Daerah asal mutasi. Pimpinan Cabang/Daerah asal mutasi memberikan surat keterangan mutasi kepada Pimpinan IMM tujuan mutasi dan Pimpinan di atasnya. Selanjutanya yang bersangkutan melaporkan diri kepada Pimpinan IMM tujuan mutasi. 2. Mutasi Jabatan Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan kepada pimpinan di atasnya. 3. Pemberhentian Pimpinan/Anggota a. Pengertian Pemberhentian adalah menonaktifkan kegiatan seseorang dari seluruh aktifitas keorganisasian. b. Macam-macam Pemberhentian Pemberhentian terhormat ; dilakukan karena masa jabatan yang berlaku sudah habis, dan atau yang bersangkutan langsung mengajukan permohonan pengunduran diri karena sesuatu yang tidak memungkinkan. Pemberhentian tidak terhormat; hal ini dapat terjadi apabila pimpinan/anggota telah melakukan pelanggaran baik secara organisatoris maupun secara moral (akhlaq/tingkah laku tidak terpuji, dll) c. Setiap pemberhentian anggota dilakukan dengan surat keputusan dan dilaporkan kepada pimpinan di atasnya. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 25 dari 32
  • 26. BAB V ATRIBUT ORGANISASI A. Pengertian Atribut organisasi IMM merupakan tanda/ciri khusus yang digunakan IMM dan berlaku bagi seluruh tingkat pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku bagi seluruh tingkat Pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku seperti : lambang, bendera, lencana/emblim, seragam, papan nama, stempel dan KTA. B. Lambang Lambang organisasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah memiliki ciri-ciri sebagai berikut : Bentuk : Segi lima Ukuran : Sesuai penempatan dan kegunaannya dengan perbandingan 1 : 2,5. Warna : - Hitam di bagian sisi kanan kirinya. - Kuning di bagian tengahnya - Merah bagian sebelah dalam antara hitam dan kuning. - Hijau pada bagian daun dan dasar tulisan fastabiqul khairat. - Putih pada bagian bunga melatinya. Gambar : C. Bendera Bentuk : Persegi Panjang Ukuran : 120 cm x 90 cm 75 cm x 40 cm Warna : warna dasar merah. Tulisan hitam dan lambangnya sesuai dengan ketentuan. Jarak/letak tulisan : dari tepi kanan dan kiri : 10 cm dari tepi atas dan bawah : 10 cm dari lambang : 5 cm Isi : 1. Lambang yang terletak di tengah-tengah. 2. Tulisan “Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah” di atas lambang. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 26 dari 32
  • 27. Gambar IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH D. Lencana/Emblim dan Bedge 1. Artinya : Lencana adalah Lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk sedemikian rupa dengan ukuran garis tengah : tinggi 4.5 cm, lebar 2 cm dan dibuat dari besi logam mika. Lencana / emblim berbentuk lambang IMM (segi lima) Bedge adalah lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk 4 persegi panjang dan terbuat dari kain. Ukuran kain tinggi 10 cm dengan warna dasar merah. Ditengah-tengahnya tertera gambar lambang IMM dengan ukuran tinggi 8 cm dan lebar 4.5 cm Warna lambang sesuai dengan petunjuk. 2. Gambar : E. Seragam 1. Pengertian Seragam adalah pakaian IMM yang berlaku bagi seluruh pimpinan dan anggota IMM. 2. Jenis pakaian seragam IMM terdiri dari Pakaian seragam Jas Pakaian seragam Batik 3. Ketentuan tentang jas IMM sebagai berikut Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 27 dari 32
  • 28. Warna Jas : merah Model : - Krah : Amerika - Bagian Bawah : Siku-siku - Kancing : Dipasang lurus - Bentuk saku : Memakai tutup. - Bentuk belakang : Kanan kiri berbelah bawah. - Jenis belakang : Bahan celana. Bentuk Bedge : Empat persegi panjang Setelan bawah : Celana berwarna hitam Pemakaian : Pada acara-acara resmi. 4. Batik IMM yang digunakan sebagai pakaian seragam adalah batik sesuai pola yang dikeluarkan oleh DPP IMM dengan gambar lambang IMM dibagian sakunya. 5. Pakaian seragam Immawati. a. Pengertian Adalah pakaian seragam muslimah model Immawati yang berlaku bagi seluruh pimpinan dan anggota, untuk syiar dan khas Immawati. b. Model pakaian Kerudung : kain berbentuk segi empat kemudian dilipat dua berbentuk segitiga, yang dipakai menutup rambut dan dada. Baju : baju dengan model baju kurung dengan tidak menggunakan krah. Bawahan : rok dengan model agak lebar (payung) dan panjangnya sampai mata kaki. c. Bahan dan Warna Pakaian : Kerudung : Hitam Baju : Merah Tua Rok/bawahan : Hitam F. Papan Nama 1. Bentuk : Empat persegi panjang dengan perbandingan 4 : 3 2. Ukuran maksimum Tingkat Pusat : 200 cm x 150 cm Tingkat Daerah : 180 cm x 135 cm Tingkat Cabang : 160 cm x 120 cm Tingkat Komisariat : 140 cm x 105 cm 3. Isi Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 28 dari 32
  • 29. Lambang Organisasi Nama Organisasi, disertai tingkat dan ruang lingkup. Alamat lengkap organisasi 4. Warna Warna dasar yang digunakan adalah merah dengan tulisan hitam. G. Stempel Macam dan ciri stempel/cap IMM 1. Stempel Biasa Bentuk : bulat telur (oval) Tinta : merah tua. Ukuran : diameter 3.0 cm tinggi 4.4 cm Susunan : Tulisan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah pada lingkaran bagian atas dan tingkat organisasi pada lingkaran bawah sedangkan lingkaran bawah sebelah dalam untuk nama organisasi. Logo IMM berada pada bagian tengah dan di atasnya dicantumkan kode wilayah. Gambar : Kode Wilayah Tulisan IMM Tingkat Organisasi Nama organisasi 2. Stempel Kecil Bentuk, tinta dan susunan sama dengan stempel biasa Ukuran : diameter 1.5 cm dan tinggi 2. 2 cm 3. Stempel Agenda Surat Bentuk : Empat persegi panjang. Tinta : Merah Tua Ukuran : Panjang 7 cm dan lebar 4.5 cm Tulisan : Seperti pada contoh gambar di atas. Gambarnya : PANITIA PELAKSANA MUSYAWARAH CABANG XX IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH CABANG MANADO Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 29 dari 32
  • 30. 4. Stempel prangko berlangganan Bentuk : Empat persegi panjang. Tinta : Merah Tua Ukuran : Panjang 10 cm dan lebar 2 cm Tulisan : Seperti pada contoh gambar tersebut. Gambar : 5. Stempel Alamat Surat Bentuk : Empat persegi panjang. Tinta : Merah Tua Ukuran : Panjang 10 cm dan lebar 2,5 cm Tulisan : Seperti pada contoh gambar tersebut. Gambar : H. KTA 1 Bentuk : Empat persegi panjang. 2 Ukuran : Panjang 7,5 cm dan lebar 5 cm. 3 Warna : Dasar krem dengan tulisan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah 4 Isi : a Bagian Muka : Pojok kiri atas lambang IMM. Sebelah atas bagian kanan bertuliskan tujuan IMM dengan warna tinta merah. Di sebelah kanan bagian bawah di tempel pas foto ukuran 2 x 3 cm. Sejajar dengan foto Nama Lengkap dan Nomor KTA Penomoran KTA sebanyak 8 angka dengan diselingi 2 titik : 2 angka pertama kode wilayah dengan angka latin 2 angka selanjutnya tahun masuk IMM 4 angka terakhir nomor urut keanggotaan. Misal : NIA : 02.01.0137, berarti kader ke-137 yang masuk pada tahun 2001 di Sumatera Utara. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 30 dari 32
  • 31. b Bagian Belakang : Data pribadi anggota yang bersangkutan: nama, tempat tanggal lahir, alamat, perguruan tinggi, komisariat dan cabang. Di tengah bagian bawah nama Ketua Umum dan Sekretaris Umum beserta tanda tangannya dan NIA/NBM. Gambar : BAB VIII PENUTUP Pedoman ini dibuat untuk mengatur keseragaman di dalam menjalankan administrasi keorganisasian di lingkungan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah dari tingkat komisariat hingga pimpinan pusat. Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 31 dari 32
  • 32. “Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang di jalan-NYA dengan berbaris-baris bagaikan suatu bangunan yang kokoh” (Q.S As-Shaf:3) eBook Buku Pedoman Administrasi ini GRATIS! Harapannya dapat digunakan oleh seluruh kader Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah. Anda boleh bahkan sangat dianjurkan untuk memperbanyak dan menyebarkan buku ini kepada siapa pun yang membutuhkan. Bahkan silakan bagikan cuma-cuma kepada sebanyak mungkin kader IMM. By: akhirudin_milan@yahoo.com Diterbitkan oleh Bidang Organisasi DPD IMM Jawa Tengah periode 06-08_________________Hal 32 dari 32