CAPITULO VIII: ESTRUCTURA DEL
INFORME DE AUDITORÍA ADM.
CONTENIDO

CAPÍTULO VIII
ESTRUCTURA DE INFORME DE AUDITORÍA
ADMINSITRATIVA
1. ASPECTOS GENERALES
1.1. Introducción
1.2. An...
Es importante saber que…
El informe de auditoría cubre dos
funciones básicas:
• Comunica los resultados de la
auditoría de...
Se divide en:
1.1. Introducción
Se consideran las causas y
objetivos de la auditoria
administrativa.
1.2. Antecedentes:
Re...
1. ASPECTOS GENERALES
Ejemplo de Objetivos en la Introducción:
Área auditada:
Área de trámite documentario y archivo

Eval...
1. ASPECTOS GENERALES
Ejemplo de Alcance:
Área auditada:
La administración auditada
depende de la Secretaría General.
Aspe...
2. OBSERVACIONES

 Resultante de la auditoria

 Durante

el

curso

del

practicada, constituyen la

examen, el auditor ...
2. OBSERVACIONES
Ejemplo: del área de tramite
documentario y archivo:
• Inadecuada ubicación física de su
infraestructura ...
3. CONCLUSIONES
• Resúmenes o contenidos sincréticos en armonía con las
observaciones.
• Las Conclusiones serán objetivas,...
3. CONCLUSIONES
Ejemplo:
• «Los documentos en custodia en el Archivo
Central se encuentran en completo
abandono, debido a ...
4. RECOMENDACIONES

Sugerencias que especifican
medios para solucionar las
observaciones formuladas.

Las
recomendaciones
...
4. RECOMENDACIONES
Ejemplo:
«Que la Unidad de Traite Documentario y Archivo, en
el plazo de 30 días proceda a inventariar,...
5. ANEXOS
Esquemas
complementarios
cuando son necesarios y
generalmente
sirven
de
fundamentos
a
las
observaciones plantead...
CAPÍTULO X: NORMAS TÉCNICAS DE AA
APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO
CONTENIDO
CAPÍTULO X
NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST.
DE PLANEAMIENTO
1.

PLANEAMIENTO EMPRESARIAL

2.

PROYECTO...
PLANEAMIENTO EMPRESARIAL
CONCEPTO: Proceso formal y sistematizado que pretende formular e
implementar estrategias, para al...
PROCESOS TÉCNICOS DEL PLAN
OPERATIVO
CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA: EL contar con un SIG, nos da una idea de
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El cumplimiento de la programación establecido en el plan operativo,
según el PERT-CPM (se dan objetivos, metas y costos d...
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PROYECTOS DE INVERSION
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MECANISMOS
DE CONTROL
INTERNO

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ESTUDIO E INVESTIGACIÓN
SOCIOECONÓMICA
CONCEPTO: Análisis del comportamiento de la economía y su incidencia en
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Se evaluará cada uno de los factores y sus ratios
utilizados del entorno empresarial, para verificar la
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MECANISMOS
DE CONTROL
INTERNO

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desarrollados, se tiene ...
CAPÍTULO XI: NORMAS TÉCNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL
CONTENIDO
CAPÍTULO XI
NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL
SISTEMA ORGANIZACIONAL
1.

DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES

...
DISEÑO DE MODELOS
ORGANIZACIONALES
Analizar y evaluar el tipo de
estructura organizacional formal
dentro de la empresa

Ve...
PROCESOS TÉCNICOS DE CONTROL INTERNO
Técnicas que incrementan la eficacia de la organización dando
alternativas de solució...
Objetivos claros, concisos
y precisos

División de
trabajo
adecuado

Mecanismos
de Control
Interno

Función, responsabilid...
DOCUMENTOS DE GESTIÓN
ORGANIZACIONAL
Instrumentalizan las técnicas de la organización y sirven
para saber si se ha obtenid...
Plan de Organización

Manuales de Políticas

Reglamento de Organización y Funciones

Procesos técnicos
de control interno
...
Mecanismos
de Control

Examen

1. Áreas de estudio
2. Detalles de
estudiar

Evaluación

1. Proceso
2. Análisis e
interpret...
Examen
Áreas de Estudio

Detalles a estudiar

a. Funciones generales y especificas.

a. Plan de organización

b. Departame...
Evaluación
Proceso

Análisis e
interpretación

a. Influencia del entorno empresarial.
b. Estructura organizativa adecuada....
Presentación
Informe final con recomendaciones y conclusiones
a. Elaboración del Reglamento de Organización y Funciones de...
ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN
DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Son los planes
estratégicos teniendo
en consideración la
competenci...
Procesos técnicos de materia de
control
Política orientada al logro de los objetivos de la
organización
Relación
sistémica...
Los fines y objetivos deben sustentarse en el
planeamiento empresarial

Mecanismos
de Control
Interno

Elaborar
programas
...
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Estrategia educativa para lograr un cambio en los valores y actitudes
orientándola hacia las met...
Relevamiento
de
Información

Diagnostico
de
Capacitación

Implantación
de Programas
de
Capacitación

Procesos técnicos Mat...
Problemas de necesidades de
capacitación
Los meta-elementos
Esfuerzo de cambio
Control de esfuerzo

Mecanismos de Control
...
COMPORTAMIENTO
ORGANIZACIONAL
Investiga las repercusiones que los individuos, grupos y estructura
producen en el comportam...
Teoría de la
Pirámide
Necesidades de
autorrealización

- Necesidades de estima.
- Necesidades sociales.

- Necesidades de ...
Teoría X e Y

X

- A los empleados no
les gusta trabajar.
- Están sujetos a
presiones de castigo
para cumplir sus
obligaci...
Teorías Contemporáneas de
la Motivación

Teoría de
McClelland

Teoria
E.R.G.
•Necesidades
medulares:
existencia,
relación,...
CAPÍTULO XII: NORMAS TÉCNICAS DE
A.A. APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL
CONTENIDO
CAPÍTULO XII
NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL
SISTEMA PERSONAL
I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONAL
II. REGIS...
I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL
PERSONAL
A) Empleo de personal
CONCEPTO

OBJETIVOS

Es el proceso técnico permanente que consis...
A) Empleo del personal
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
Despidos
Promociones
Instrucción

Reclutamiento
de perso...
B) Desarrollo del personal
CONCEPTO

Es la educación tendente a ampliar, desarrollar y
perfeccionar al trabajador para su ...
B) Desarrollo del personal
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
1.
2.
3.
4.

Determinación de las necesidades de des...
REGISTRO DE PERSONAL
CONCEPTO

Es un sistema de información interna de la empresa,
mediante el cual los datos de los emple...
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
a)
b)
c)
d)
e)
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Solicitud de empleo.
Control de asistencia
Archivadores manu...
REMUNERACION DEL PERSONAL
Compensación directa

CONCEPTO
Compensación indirecta

OBJETIVOS

a)
b)
c)
d)

Motivar económica...
Concepto de la
estructura
remunerativa

• Tienen derecho a percibir remuneración básica,
horas extras y otras bonificacion...
BENEFICIOS SOCIALES DE LOS
TRABAJADORES
CONCEPTO
OBJETIVOS

Son derechos laborales que la Ley dispones que el empleador
ab...
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
Instituto peruano de
seguridad social

•Comprende a empleadores y trabajadores ...
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
Bonificaciones por
lugar de trabajo fuera
de la sede laboral

•Cuando el centro...
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

1

• Verificar el cumplimiento de la legislación laboral en materia
de beneficios sociales....
BENEFICIOS SOCIALES DE LOS
TRABAJADORES
CONCEPTO

Se refiere a los diversos servicios que recibe el
trabajador en una empr...
PROCESO TÉCNICOS
Servicio médico
Servicio odontológico

Servicios social
Servicio complementarios

•Prevenir enfermedades ...
REGLAMENTO INTERNO DEL
PERSONAL
Son el conjunto de reglamentos y directivas, que señalan
de manera lógica las normas y mec...
Racionalización de puestos de trabajo y del personal.
Presupuesto de personal
Planeamiento de los recursos humanos

MECANI...
NEGOCIACIONES COLECTIVAS
CONCEPTO

Es el acuerdo de las partes interesadas destinado a
regular remuneraciones, condiciones...
MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
CAPÍTULO XIII: NORMAS TECNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS
CONTENIDO
CAPÍTULO XIII
NORMAS TECNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST.
DE ABASTECIMIENTOS
I. PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTO
II...
PROGRAMACION DE
ABASTECIMIENTO
Es un proceso técnico del sistema de
abastecimiento, que permite prever de manera
ordenada,...
a)

b)

c)

Los cuadros de requerimientos de cada unidad orgánica de la
organización deberán responder a la política de at...
El auditor analizara cada una de las fases
de la programación de abastecimiento,
tomando como base
el sistema de
planeamie...
El auditor revisara si la empresa cuenta
con normas y procedimientos de la
programación de abastecimiento, según
los sigui...
Complementariamente al practicarse la Auditoría
Administrativa se efectuaran las siguientes evaluaciones:
 Comparación en...
PROCESO DE
ADQUISICIONES/COMPRAS
1. CONCEPTO: procedimientos para la compra de los
bienes y/o servicios en la cantidad, ca...
 Informe presupuestal si la adquisición esta comprendida en el
presupuesto de abastecimiento del periodo
 Especificacion...
• El auditor deberá analizar las fases del
proceso de adquisiciones, para tener la
objetividad del caso de evaluación,
inc...
El auditor administrativo practicara el control interno posterior en los siguientes
aspectos:
 Realizar una evaluación de...
ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCION
Es guardar los artículos en el almacén, ubicándolos y
cuidándolos, así como decepcionar , re...
CONTROL
DISTRIBUCION

CUSTODIA

RECEPCION
El auditor deberá analizar cada una de las fases del almacenamiento y
distribución:
 La organización de la zona de almace...
La auditoria administrativa debe corregir los problemas que se
presenten en el almacenamiento desde:

6.1. La recepción :
...
6.2. La custodia

ambiente

Cámaras
refrigeradoras

Cámaras
oscuras

Cámaras de
seguridad
Registros: debe aplicarse
sistemas mecanizados para
procesar la información

Ubicación: dotar de normas
para una buena con...
INVENTARIO DE EXISTENCIAS
es la verificación del estado físico comparando con los
documentos fuentes( orden de compra, guí...
 La verificación física de cada bien que consiste en su constatación, medición,
pesaje, conteo, etc. Efectuando periódica...
el auditor deberá analizar la
consistencia de la toma de inventarios, para
conocer el gasto en existencias y poder
recomen...
ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS
Consiste en centralizar en forma integral el registro
de altas y bajas de activo fijo que c...
a. Registrar en el libro de
inventarios el movimiento
de altas de bienes, los de
larga vida forman parte del
activo fijo y...
El auditor verificara el cumplimiento el
cumplimiento de las normas y procedimientos
señalados en el reglamento de altas y...
MERCADOS Y FUENTES DE
ABASTECIMIENTO
Las compras constituyen un proceso especializado con
el objeto de adquirir la cantida...
Las compras se sustentan en el conocimiento del mercado y las fuentes de
abastecimiento, para realizar mayores economías, ...
CATALOGOS DE BIENES

1. CONCEPTO

•Es la clasificación de bienes de acuerdo a normas
de la empresa agrupados de acuerdo a ...
La catalogación de materiales es un proceso técnico donde se pueden
distinguir varias etapas:

CODIFICACION
CLASIFICACION
...
El auditor deberá verificar si la empresa cuenta
con un catalogo de bienes; cada articulo es
clasificado y codificado, per...
REGISTRO DE PROVEEDORES

1. CONCEPTO

• Es la información comercial relacionada
con los proveedores

2. OBJETIVOS

• Estab...
Las fases que comprenden es la siguiente:
Delimitación
de mercado

Inscripción
de
proveedores

Calificación
del
proveedor
...
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Auditoria Administrativa_Segunda parte

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Trabajo final realizado por alumnos del 8º ciclo de Administración-UNMSM en el curso de Auditoría Administrativa con el docente Luis Fernando Valeriano Ortiz.

Publicado en: Empresariales
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    1. 1. CAPITULO VIII: ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA ADM.
    2. 2. CONTENIDO CAPÍTULO VIII ESTRUCTURA DE INFORME DE AUDITORÍA ADMINSITRATIVA 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Introducción 1.2. Antecedentes 1.3. Alcance 2. OBSERVACIONES 3. CONCLUSIONES 4. RECOMENDACIONE 5. ANEXOS
    3. 3. Es importante saber que… El informe de auditoría cubre dos funciones básicas: • Comunica los resultados de la auditoría de gestión. • Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.
    4. 4. Se divide en: 1.1. Introducción Se consideran las causas y objetivos de la auditoria administrativa. 1.2. Antecedentes: Referido a aspectos técnicos y al aspecto legal. 1.3. Alcance: Considera a funcionarios responsables a la comisión encargada. Aspectos Generales 1. ASPECTOS GENERALES Introducción Antecedentes Alcance
    5. 5. 1. ASPECTOS GENERALES Ejemplo de Objetivos en la Introducción: Área auditada: Área de trámite documentario y archivo Evaluar el grado de eficiencia de las normas y procedimientos, que comprende el proceso integral de la administración documentaria de la empresa. Determinar el grado de orden, conservación, protección y clasificación del archivo de la entidad, así como la oportunidad de su servicio.
    6. 6. 1. ASPECTOS GENERALES Ejemplo de Alcance: Área auditada: La administración auditada depende de la Secretaría General. Aspectos a examinar: • Control interno del sistema. • Proceso de recepción. • Proceso de clasificación y registro. • Proceso de control y seguimiento. • Proceso de distribución. • Proceso de información. • Proceso de archivo. Funcionarios Responsables: Se consideran nombres y apellidos y cargos de las personas. Comisión encargada: Se consignan los nombres, apellidos y cargos.
    7. 7. 2. OBSERVACIONES  Resultante de la auditoria  Durante el curso del practicada, constituyen la examen, el auditor agotará parte sustentatoria de los todos los medios razonables informes. a su alcance a fin de permitir  Se materializan por escrito. las pruebas documentarias  Puesta en conocimiento de suficientes para absolver las los funcionarios auditados. Observaciones auditor encuentre. que el
    8. 8. 2. OBSERVACIONES Ejemplo: del área de tramite documentario y archivo: • Inadecuada ubicación física de su infraestructura en el archivo central. • Incumplimiento de funciones en relación a los dispositivos legales y normas internas concernientes con el área auditada. • Duplicidad de procesos en la administración documentaria en una sola jurisdicción administrativa.
    9. 9. 3. CONCLUSIONES • Resúmenes o contenidos sincréticos en armonía con las observaciones. • Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo. • Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta. • Fin: Presentar el problema motivo de la auditoria.
    10. 10. 3. CONCLUSIONES Ejemplo: • «Los documentos en custodia en el Archivo Central se encuentran en completo abandono, debido a la lentitud para gestionar y/o disponer de los recursos necesarios, requeridos para un eficiente funcionamiento».
    11. 11. 4. RECOMENDACIONES Sugerencias que especifican medios para solucionar las observaciones formuladas. Las recomendaciones son dirigidas al titular de la organización examinada a fin de que provea lo conveniente para su cumplimiento. Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos humanos, materiales y financieros de la empresa o entidad auditada. Las recomendaciones del auditor serán presentadas en el Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la presentación de las Conclusiones.
    12. 12. 4. RECOMENDACIONES Ejemplo: «Que la Unidad de Traite Documentario y Archivo, en el plazo de 30 días proceda a inventariar, ordenar y clasificar los documentos que se encuentran en el Archivo Central, a fin de formalizar el ingreso y registro correspondiente para su administración eficaz»
    13. 13. 5. ANEXOS Esquemas complementarios cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamentos a las observaciones planteadas. Ejemplo: • Relación de expedientes de empresas reclamantes que no se les ha hecho la tarjeta de seguimiento respectivo.
    14. 14. CAPÍTULO X: NORMAS TÉCNICAS DE AA APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO
    15. 15. CONTENIDO CAPÍTULO X NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO 1. PLANEAMIENTO EMPRESARIAL 2. PROYECTOS DE INVERSIÓN 3. ESTUDIO E INVESTIGACIÓN SOCIOECONÓMICA 4. LA COOPERACIÓN Y FINANCIACIÓN TÉCNICOECONÓMICA NACIONAL E INTERNACIONAL
    16. 16. PLANEAMIENTO EMPRESARIAL CONCEPTO: Proceso formal y sistematizado que pretende formular e implementar estrategias, para alcanzar nuestros objetivos como empresa, teniendo en cuenta el medio ambiente externo y nuestras capacidades internas, para posicionarnos. OBJETIVOS: Resultados específicos que deseamos lograr, deben ser claros precisos y medibles: Anticiparse, lograr las proyecciones, instrumento de compromiso, afrontar la inseguridad(imprevistos), flexibilidad (planes alternativos) ALCANCE: Tiene cobertura institucional, porque su misión es proyectarse al futuro, para lo cuál necesitará de datos del desempeño pasado y actual de la empresa PROCESOS TÉCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO PLAN OPERATIVO O PLAN DE ACCION Para implementar el P.E deberán establecerse los planes operativos, para guiar, apoyar y comunicar el desarrollo empresarial
    17. 17. PROCESOS TÉCNICOS DEL PLAN OPERATIVO CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA: EL contar con un SIG, nos da una idea de donde comenzar a medir la situación actual para entender las operaciones de las unidades, puntos débiles y fuertes, etc. Este diagnostico nos informará la situación de la empresa. Es aquí donde el planeamiento. Empre, es nutrido por esta información la cual se transformará en políticas, objetivos y metas cuantificables. POLITICAS: Son guías o marcos orientadores que establecerán la forma como se administra las actividades internas de la empresa, desarrollándose en el nivel de las áreas funcionales para que los directivos puedan tomarla mejor decisión. OBJETIVOS: CLASES DE OBJETIVOS (inherentes, oficiales y operativos, a largo y corto plazo). JERARQUIA DE OBJETIVOS (Determinar objetivos en forma escalonada y ordenada y lograr un proceso secuencial de arriba hacia abajo). FORMULACION DE OBJETIVOS (Se deben tener en cuenta varios factores como medio ambiente externo, la jerarquía, tomar en cuenta objetivos anteriores y no imponerlos) FORMULACION DE METAS:(Materialización cuantificable de los objetivos, entorn) IDENTIFICACION DE ESTRATEGIAS: (analizando el entorno y los recursos ) PROGRAMACION DE ACTIVIDADES:(El orden, responsable, costo, gannt) PRESUPUESTOS:(planes de ubic.de personas y recursos en terminos de dinero)
    18. 18. El cumplimiento de la programación establecido en el plan operativo, según el PERT-CPM (se dan objetivos, metas y costos detallados en tiempo de ejecución), se analiza su cumplimiento y si no se solicita toda la información pertinente para su evaluación. Evaluar los Planes Operativos , en forma trimestral, para evaluar el desenvolvimiento de las actividades, analizar el impacto dentro de la organización y proponer los ajustes necesarios o cambios si es necesario. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO Confrontar los avances realizados con el presupuesto económico destinado para este fin(Determinar si se está ajustando a lo programado o existen variaciones que deberían ser sustentadas para evitar malversaciones de dinero) Reunión con los jefes de las áreas funcionales de la empresa, para evaluar en forma conjunta el desarrollo de los planes operativos. (recibir y formular sugerencias, para mejorar la ejecución de los planes), crear un clima de reconocimiento de la labor de control que desarrollan.
    19. 19. C O M E N T A R I O S Las empresas requieren de un planeamiento estratégico y táctico, para el desarrollo de sus operaciones, para sortear los cambios externos. El proceso de planeación estratégico nos permite: definir la misión, para orientar nuestros recursos, análisis del contexto y contingencias, suministra los lineamientos y limites para la administración operativa. RESUMEN: La función del planeamiento es una actividad de programación, ejecución y evaluación, que debe contar con todas las áreas de la empresa, las áreas funcionales se encuentran identificadas con la políticas, objetivos y metas determinadas para cada uno de ellas.
    20. 20. PROYECTOS DE INVERSION CONCEPTO: Es el conjunto de estudios, que se inicia con la idea y finaliza con el estudio definitivo. requiere del consumo inmediato de algunos recursos escasos, sacrificando aun beneficios actuales y asegurados, con la esperanza de obtener beneficios superiores a los actuales. OBJETIVOS: Conjugar todas las actividades destinadas a incrementar recursos reales y financieros y dinamizar la estructura económica del aparato productivo. Resolver necesidades de las personas y la sociedad, se asignas recursos con miras a obtener una rentabilidad social y económica. ALCANCE: La decisión de inversión debe responder aun estudio previo de las ventajas y desventajas asociadas a su implementación, la profundidad con que se realice dependerá de cada proyecto. Los estudios se orientan a la viabilidad comercial, técnica, legal y financiera
    21. 21. INVESTIGACION DE MERCADOS( Al estudiar el mercado de un proyecto, habrá que analizar el mercado proveedor, competidor, distribuidor, consumidor y el mercado externo). Se definen tres etapas en el proceso de investigación: Análisis histórico del mercado, análisis vigente del mercado y análisis de la situación proyectada. INGENIERIA DEL PROYECTO( Este estudio determina la función de producción optima, para la utilización eficaz y eficiente de los recursos disponibles para la producción de bienes y servicios. También se toma en cuenta la Valorización Económica de las variables Técnicas: Obra física, Inversiones en equipamiento, Balance de personal, Costo de materiales. ORGANIZACIÓN( Definir una estructura organizativa acorde con los requerimientos propios que exija su ejecución. PROCESOS TÉCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO CRITERIOS DE INVERSION( sistematizar la información a fin de cuantificar la inversión en los activos que requiere el proyecto(activos fijos, nominales y capital de trabajo) FINANCIAMIENTO (Se determina el financiamiento adecuado). El elegir una fuente de financiamiento depende del contexto en que esté inserto el proyecto.
    22. 22. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO C O M E N T A R I O S • El auditor administrativo debe evaluar los proyectos durante su ejecución e implementación, en el contexto del control posterior interno. • El control consiste en la revisión continua y sistemática de resultados de todas la inversiones en activos fijos que garantice su rentabilidad. • Un procedimiento adecuado de control, implica plantear nuevas recomendaciones, que comprendan alternativas de operación que incrementen la rentabilidad del proyecto. Para lograr un adecuado control interno del ejecución del proyecto de inversión, se compara costo-beneficio. Con fuentes de información; estados financieros, presupuestos, productividad, etc. Un requerimiento fundamental para la evaluación es conocer el sector empresarial, las características técnicas y económicas del producto. Se hace un análisis detallado comparando la situación interna del proyecto con la oferta de las alternativas del mercado. El total control de estas variables nos guiara al éxito.
    23. 23. ESTUDIO E INVESTIGACIÓN SOCIOECONÓMICA CONCEPTO: Análisis del comportamiento de la economía y su incidencia en la sociedad, que nos ayudaran a conocer las variables (inflación, devaluación, etc.) sobre las cuales podemos trabajar un planeamiento estratégico y táctico. OBJETIVOS: evaluar los factores, variables y sus indicadores que se utilizaran para desarrollar el planeamiento empresarial con respecto a: políticas dirigidas al sector empresarial, situación de la moneda nacional y tipo de cambio, capacidad del mercado interno para absorber los productos a desarrollar. ALCANCE: Abarca los estudios e investigaciones socioeconómicas que se desarrollan en la empresa, para fines prioritariamente de sustento del planeamiento empresarial
    24. 24. Se evaluará cada uno de los factores y sus ratios utilizados del entorno empresarial, para verificar la consistencia del planeamiento empresarial: Política del país y programa de estabilización de la economía Reformas estructurales del país PROCESOS TÉCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO Situación de la moneda nacional, preservando su poder adquisitivo; su análisis sirve para evitar fluctuaciones que desequilibren la economía nacional y empresarial PROGRAMA SOCIAL ( PEA, pobreza en el Perú, comercio exterior del país). Todos estos factores con sus indicadores son materia del análisis del auditor administrativo
    25. 25. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO C O M E N T A R I O S • Para evaluar los estudios socioeconómicos desarrollados, se tiene en cuenta: • Las publicaciones del INEI • Planes de desarrollo • Boletines informativos del BCR • Evaluación de los planes operativos de la empresa • Sistema aduanero, tributario. El análisis de los factores, variables y sus indicadores sirve para que el auditor pueda evaluar con efectividad el medio ambiente que rodea a la empresa y como la afectara en su desarrollo. Se considera las ventajas y las desventajas para lograr el objetivo y las metas de la organización, así como su impacto en las X e M para recomendar la modificación de las políticas institucionales
    26. 26. CAPÍTULO XI: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL
    27. 27. CONTENIDO CAPÍTULO XI NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL 1. DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES 2. DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL 3. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO ORGANZIACIONAL 4. DESARROLLO ORGANIZACIONAL 5. COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL
    28. 28. DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES Analizar y evaluar el tipo de estructura organizacional formal dentro de la empresa Verificar la calidad de la toma de decisiones ante un problema Proceso de selección de una estructura Evaluar la división de trabajo, examinar el organigrama que refleje la situación real Evaluar las cadenas de mando, buscar adaptar la empresa hacia una organización horizontal
    29. 29. PROCESOS TÉCNICOS DE CONTROL INTERNO Técnicas que incrementan la eficacia de la organización dando alternativas de solución a los problemas - Diagnostico de la organización. - Tipo de estructura orgánica formal adoptada. - División del trabajo y departamentalización. - Objetivos generales y específicos. - Las cadenas o líneas de mando. - Asignación de funciones en todos los niveles. -Representación de la organización en un organigrama
    30. 30. Objetivos claros, concisos y precisos División de trabajo adecuado Mecanismos de Control Interno Función, responsabilidad y autoridad debe ser dado a conocer Comunicació n retroactiva
    31. 31. DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL Instrumentalizan las técnicas de la organización y sirven para saber si se ha obtenido lo que se esperaba corregir - Tener presente el - Verificar los manuales propósito de la - Revisar que se hayan de organización y estructura documentos de gestión establecido los organizacional es delimitan con toda controles adecuados establecer un sistema precisión las funciones para corregir cualquier formal de roles que acción inapropiada. que corresponde a deben desempeñar las cada jefe. personas.
    32. 32. Plan de Organización Manuales de Políticas Reglamento de Organización y Funciones Procesos técnicos de control interno en los documentos de gestión organizacional Manuales del empleado Manuales de organización y funciones Organigrama Carta de distribución de trabajo
    33. 33. Mecanismos de Control Examen 1. Áreas de estudio 2. Detalles de estudiar Evaluación 1. Proceso 2. Análisis e interpretación Presentacion 1. Informe final con recomendaciones y conclusiones
    34. 34. Examen Áreas de Estudio Detalles a estudiar a. Funciones generales y especificas. a. Plan de organización b. Departamentalización b. Estrategia de la organización c. Niveles de autoridad, grados de responsabilidad y líneas de coordinación c. Políticas, sistemas y procedimientos de la organización. d. Potencial humano y puestos de trabajo. e. ROF, MOF, CAP, MP, etc. f. Estándares de racionalización administrativa e. Estudio del trabajo
    35. 35. Evaluación Proceso Análisis e interpretación a. Influencia del entorno empresarial. b. Estructura organizativa adecuada. a. Estudio de los elementos de juicio. c. Aplicación de la racionalización administrativa b. Diagnosis adecuada. c. Determinar propósitos. d. Métodos de simplificación administrativa e. Búsqueda de problemas e. Análisis de tiempos y movimientos. f. Soluciones f. Utilización racional de hombres y equipos. g. alternativas. d. deficiencias.
    36. 36. Presentación Informe final con recomendaciones y conclusiones a. Elaboración del Reglamento de Organización y Funciones de la empresa, basándose en la finalidad de la organización. b. Elaboración del Reglamento Interno. c. Elaboración del Manual de Organización y Funciones. d. Elaboración del Cuadro Orgánico. e. Elaboración del Texto Único de Procedimientos Administrativos. f. Organigrama
    37. 37. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL Son los planes estratégicos teniendo en consideración la competencia y restricciones Establecer los lineamientos generales de la empresa Plantear mecanismos de implementación del diseño organizacional adecuado Identificar, evaluar y seleccionar las mejores opciones estratégicas Contribuir a crear una cultura y clima organizacional
    38. 38. Procesos técnicos de materia de control Política orientada al logro de los objetivos de la organización Relación sistémica constante entre el planeamiento y la organización Establecimiento de los diseños organizacionales: funcional, matricial, sistémico, etc. Implementación del reglamento de la organización y funciones Implementación de los puestos de trabajo, líneas de coordinación, reglamento de evaluación de puestos y del sistema de comunicación e información de la empresa
    39. 39. Los fines y objetivos deben sustentarse en el planeamiento empresarial Mecanismos de Control Interno Elaborar programas de capacitación, especialización para los trabajadores El desarrollo de una cultura organizacional propia, con valores, creencias y objetivos. Analizar las características de calidad que debe tener el producto o servicio; lograr la modernización. Determinar las ventajas y desventajas de la organización con respecto al entorno, a fin de plantear una estrategia que le haga frente.
    40. 40. DESARROLLO ORGANIZACIONAL Estrategia educativa para lograr un cambio en los valores y actitudes orientándola hacia las metas organizacionales Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias de capacitación, evaluar la organización a través del desarrollo laboral, con el propósito de conocer sus proyecciones y limitaciones. Evaluar el desarrollo de las potencialidades de los trabajadores para ver si su rendimiento es satisfactorio en la organización Examinar el desarrollo de la capacidad de colaboración entre individuos y grupos, con el propósito de verificar si existe sinergia de esfuerzos y trabajo en equipo.
    41. 41. Relevamiento de Información Diagnostico de Capacitación Implantación de Programas de Capacitación Procesos técnicos Materia de Control Interno
    42. 42. Problemas de necesidades de capacitación Los meta-elementos Esfuerzo de cambio Control de esfuerzo Mecanismos de Control Interno
    43. 43. COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL Investiga las repercusiones que los individuos, grupos y estructura producen en el comportamiento de las organizaciones. Estudia lo que las personas hacen en una organización, las actitudes, el diseño de las actividades y la tensión laboral Definir el comportamiento organizacional, a fin de determinar el motivador a usarse en la organizacion Sustentar que la diversidad cultural tiene en el comportamiento organizacional su fundamento Explicar el porque los administradores y auditores administrativos deben tener conocimiento del comportamiento organizacional
    44. 44. Teoría de la Pirámide Necesidades de autorrealización - Necesidades de estima. - Necesidades sociales. - Necesidades de seguridad - Necesidades fisiológicas.
    45. 45. Teoría X e Y X - A los empleados no les gusta trabajar. - Están sujetos a presiones de castigo para cumplir sus obligaciones Y - A los trabajadores les gusta trabajar - Son creativos y positivos. - Eluden todo tipo de responsabilidades. - Asumen responsabilidades. - No tienen grandes ambiciones - El personal se puede autodirigir.
    46. 46. Teorías Contemporáneas de la Motivación Teoría de McClelland Teoria E.R.G. •Necesidades medulares: existencia, relación, crecimiento • Necesidad de realización. • Necesidad de poder. • Necesidad de afiliación Teoría de Evaluación Cognoscitiva •Cuando alguien recibe recompensas disminuye el interés por la actividad Teoría de las Metas •Las metas concretas y difíciles alcanzan mejores resultados
    47. 47. CAPÍTULO XII: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL
    48. 48. CONTENIDO CAPÍTULO XII NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONAL II. REGISTRO DE PERSONAL III. REMUNERACIONES DEL PERSONAL IV. BENEFICIOS SOCIALES DEL PERSONAL V. BIENESTAR SOCIAL DEL PERSONAL VI. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL VII. INSTRUMENTO TÉCNICO DEL SISTEMA DE PERSONAL VIII. NEGOCIACIONES COLECTIVAS
    49. 49. I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONAL A) Empleo de personal CONCEPTO OBJETIVOS Es el proceso técnico permanente que consiste en ocupar las plazas vacantes dentro de una organización, incluyen el reclutamiento, selección e integración del personal. Cubrir las plazas de manera económica, oportuna y con suficiente cantidad y calidad. Conseguir que las características y cualidades personales y laborales del candidato sean adecuadas. Garantizar el buen funcionamiento de las actividades de la empresa Lograr la obtención de trabajadores calificados. ALCANCE Todas la áreas de la empresa
    50. 50. A) Empleo del personal PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO Despidos Promociones Instrucción Reclutamiento de personal Selección de personal y transferencias Integración del personal MECANISMOS DE CONTROL INTERNO Existen tres aspectos fundamentales para conocer los resultados del proceso de empleo de personal: costo, tiempo y efectividad.
    51. 51. B) Desarrollo del personal CONCEPTO Es la educación tendente a ampliar, desarrollar y perfeccionar al trabajador para su crecimiento profesional, especializado o perfeccionamiento en una determinadas carrera en la empresa. Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas del puesto. OBJETIVOS Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo del personal. Cambiar la actitud de las personas creando un clima mas satisfactorio. Contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa. ALCANCE Se puede aplicar a todos los niveles de la empresa.
    52. 52. B) Desarrollo del personal PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO 1. 2. 3. 4. Determinación de las necesidades de desarrollar al personal. Programación del desarrollo del personal para atender a las necesidades. Implementación y ejecución. Evaluación de resultados. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO  Evaluar el plan con su respectivo presupuesto.  Analizar el costo y oportunidad.  Evaluar los esfuerzos de autoeducación del personal.  Tener en cuenta que nada sirve imponer a los ejecutivos y empleados de una empresa.
    53. 53. REGISTRO DE PERSONAL CONCEPTO Es un sistema de información interna de la empresa, mediante el cual los datos de los empleados se obtiene, procesa y transforma en información ordenada que ayuda al proceso de toma de decisiones. OBJETIVOS a) b) c) d) Suministrar información acerca del movimiento de personal. Contar con estadísticas actualizadas del RRHH Servir como referencias para reclutar nuevos empleados. Proporcionar estadísticas que sirvieran para diseñar lineamiento de política. ALCANCE Debe abastecer a todos los departamentos de la empresa.
    54. 54. PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO a) b) c) d) e) f) Solicitud de empleo. Control de asistencia Archivadores manuales Registro computarizado Estadística de personal. Legajos del personal. MECANISMOS DE CONTROL a) b) c) d) e) f) g) Registro de rotación ocupacional. Registro de ausentismo. Registro de frecuencia de accidentes de trabajo Legajos de los trabajadores Estadísticas del personal. Registro de quejas Inventario de personal
    55. 55. REMUNERACION DEL PERSONAL Compensación directa CONCEPTO Compensación indirecta OBJETIVOS a) b) c) d) Motivar económicamente al personal. Recompensar adecuadamente a cada personal. La remuneración debe ser justa y equitativa. Conocer la capacidad que tiene cada trabajador que labora en la empresa. PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO Concepto de la estructura remunerativa • Planillas de sueldo y salario. • Personal que realiza labor intelectual y física • Los trabajadores perciben remuneración mensual, quincenal y semanal.
    56. 56. Concepto de la estructura remunerativa • Tienen derecho a percibir remuneración básica, horas extras y otras bonificaciones. • Un año de labor corresponde un mes de vacaciones • Seis meses de labor corresponde un sueldo completo. • Asignación familiar • Tienen derecho a percibir liquidación por tiempo de servicio que comprende CTS, vacaciones truncas y opcionales, gratificaciones truncas bonificaciones extraordinarias. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO Verificar si guarda relación la remuneración con la asistencia del personal a la empresa. Verificar las boletas de pago y la conformidad con la planilla de remuneración. Evaluar la remuneración de cada trabajador si esta acuerdo a los rangos salariales de la empresa Verificar si se esta remunerando a cada trabajador conforme a ley.
    57. 57. BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES CONCEPTO OBJETIVOS Son derechos laborales que la Ley dispones que el empleador abone a sus empleados u obreros. Consolidar los derechos del trabajador, previstas en las diferentes normas legales para el titular. a) Generar y estimular la producción a través de la seguridad social. b) Crear en la conciencia del trabajador el pensamiento de solidaridad. c) Valorar a la persona desde el comienzo de su vida hasta el fin PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO CTS •Compensación mensual que el empleador debe colocar semestralmente en un institución bancaria o análoga. AFP •Es cuando el empleador decide pertenecer a la AFP para efectos de su jubilación.
    58. 58. PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO Instituto peruano de seguridad social •Comprende a empleadores y trabajadores en el régimen de salud. D.L 18822 •Es una ley referida a accidentes de trabajo. Descanso semanal •Es como mínimo 24 horas consecutivas en cada semana. Remuneración de feriados Las gratificaciones Las bonificaciones con convenios colectivos •Los trabajadores gozan de descanso durante los días feriados. •Dos gratificaciones al año fiestas patrias y navidad. •Son conceptos de pago de los empleados por acuerdo bilateral.
    59. 59. PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO Bonificaciones por lugar de trabajo fuera de la sede laboral •Cuando el centro de trabajo tiene una ubicación alejada a los centros urbanos. Bonificación por trabajo nocturno •Se da para contrarrestar el malestar y la fatiga. Bonificación por la naturaleza de trabajo Bonificación por eficiencia Vacaciones •Se da para compensar el mayor esfuerzo ocasionado por los trabajos insalubres, penosos y fatigantes. •Cuando el trabajador sobrepasa la producción a ciertos limites de un pago adicional. •Es de 30 días consecutivos por un aaño con goce de remuneración.
    60. 60. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO 1 • Verificar el cumplimiento de la legislación laboral en materia de beneficios sociales. • Revisar las planillas de sueldo y salarios. 2 3 • Analizar selectivamente expedientes de beneficios sociales de los trabajadores activos y pasivos. 4 • Revisar los pactos colectivos con referencia a condiciones de trabajo preparando informes de control.
    61. 61. BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES CONCEPTO Se refiere a los diversos servicios que recibe el trabajador en una empresa como: médico, odontólogo y social. OBJETIVOS ALCANCE Buscar mayor motivación en el trabajo Identificación del trabajador con su empresa Fomentar el compañerismo. Reducir el porcentaje de ausencias y tardanzas. Minimizar el tiempo perdido por lesiones o enfermedades. Ayudar a los empleados con problemas. Los trabajadores permanentes y contratados, esposa e hijos gozan de estos servicios.
    62. 62. PROCESO TÉCNICOS Servicio médico Servicio odontológico Servicios social Servicio complementarios •Prevenir enfermedades y accidentes de trabajo. •Impulsar programas de prevención y curación. •Promover servicios culturales, deportivos, asesorías, cafeterías. •Tomar precauciones para asegurar los bienes de la compañía y empleados. MECANISMO DE CONTROL INTERNO a) Servicio médico, odontológico, social b) Seguro de vida c) Aportaciones que realiza el empleador para el sistema de prestaciones de salud d) Implementación de programas recreativos, educativos, culturales para los trabajadores.
    63. 63. REGLAMENTO INTERNO DEL PERSONAL Son el conjunto de reglamentos y directivas, que señalan de manera lógica las normas y mecánica operativa en cada etapa del proceso técnico. CONCEPTO OBJETIVOS a) Uniformidad en los principios fundamentales que sustentan el proceso técnico. b) Especificidad de acuerdo con las características de la empresa. c) Divulgación a todo el personal d) Deben de ser claros, concisos, concretos y correctos. PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO Análisis y evaluación de puestos y sus métodos de aplicación Escalas salariales Sistema de evaluación de personal, métodos y programas de incentivo.
    64. 64. Racionalización de puestos de trabajo y del personal. Presupuesto de personal Planeamiento de los recursos humanos MECANISMO DE CONTROL INTERNO El auditor administrativo practicará el control posterior interior con relación al incumplimiento de los reglamentos y directivas que comprenden los procesos técnicos del sistema del personal.
    65. 65. NEGOCIACIONES COLECTIVAS CONCEPTO Es el acuerdo de las partes interesadas destinado a regular remuneraciones, condiciones de trabajo etc. OBJETIVO Regular y reglamentar las relaciones laborales entre empleadores y trabajadores, para mantener la paz laboral, a fin de incrementar la producción y productibilidad. PROCESOS TÉCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO La negociación colectiva tiene 3 etapas Trato directo Conciliación y mediación Arbitraje
    66. 66. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO
    67. 67. CAPÍTULO XIII: NORMAS TECNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS
    68. 68. CONTENIDO CAPÍTULO XIII NORMAS TECNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS I. PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTO II.PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS III. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION IV. INVENTARIOS DE EXISTENCIAS V. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS VI. MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTOS VII. CATALOGO DE BIENES VIII. REGISTRO DE PROVEEDORES
    69. 69. PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTO Es un proceso técnico del sistema de abastecimiento, que permite prever de manera ordenada, sistemática y racional las necesidades de recursos, para el cumplimiento de las metas establecidas, abarca requerimientos de: bienes y servicios Previsión de bienes y servicios para garantizar un eficiente proceso productivo. Prever la adquisición de bienes teniendo en cuenta las prioridades Identificar, consolidar y analizar las demandas de proceso de abastecimiento (elaborar y programar los cuadros de bienes y servicios). abarca el total de las unidades orgánicas existentes, como eje fundamental del ciclo de calidad en el proceso de abastecimiento
    70. 70. a) b) c) Los cuadros de requerimientos de cada unidad orgánica de la organización deberán responder a la política de atención de las necesidades prioritarias. Los cuadros de necesidades de bienes y servicios se analizan y consolidan y sirven para proporcionar en forma constante y oportuna la información necesaria a las unidades de abastecimiento para optimizar el proceso de cuantificación y financiamiento El presupuesto de abastecimiento de la empresa, debe responder al planeamiento y presupuesto empresarial
    71. 71. El auditor analizara cada una de las fases de la programación de abastecimiento, tomando como base el sistema de planeamiento, presupuestos y de costos para establecer prioridades, para planificar eficientemente el abastecimiento. También se evaluara la cantidad , calidad, precio, disponibilidad del bien y prestación del servicio requerido durante el periodo anual y su implementación semanal, mensual o semestral para contar con un sistema de información por computadora.
    72. 72. El auditor revisara si la empresa cuenta con normas y procedimientos de la programación de abastecimiento, según los siguientes detalles: • Determinación de la cantidad de bienes y servicios necesarios. • Elaboración del cuadro de necesidades de bienes y servicios • Ejecución y evaluación de la programación de abastecimiento en base al requerimiento de las aéreas • Establecimiento de la calendarización en periodos para satisfacer las necesidades para satisfacer las necesidades de bienes y servicios.
    73. 73. Complementariamente al practicarse la Auditoría Administrativa se efectuaran las siguientes evaluaciones:  Comparación entre lo previsto y lo ejecutado en un periodo, para establecer el grado de dispersión y/o desviaciones del presupuesto de abastecimiento.  Establecimiento de información para obtener el costo de cada meta de una unidad orgánica y su categoría presupuestal en términos de bienes y servicios.  Grado de eficacia y eficiencia de la unidad orgánica responsable de la función de abastecimiento.  Implementación de las mediadas correctivas.  Comprobar que se han desarrollado por lo menos 2 evaluaciones anuales
    74. 74. PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS 1. CONCEPTO: procedimientos para la compra de los bienes y/o servicios en la cantidad, calidad deseada, momento oportuno y precio de mercado mas conveniente. 2. OBJETIVOS: cumplir con eficacia , eficiencia y economía el proceso de las adquisiciones de bienes y servicios , para asegurar un optimo flujo de la compra y desarrollo máximo de su uso. 3. ALCANCE: comprende a toda la empresa, su relación funcional con el sistema de presupuesto, por la asignación financiera a las diferente áreas, con el sistema de planificación, por su vinculo con los planes, proyectos, obras y con el sistema de racionalización, para la operatividad de los procedimientos administrativos.
    75. 75.  Informe presupuestal si la adquisición esta comprendida en el presupuesto de abastecimiento del periodo  Especificaciones técnicas y económicas elaboradas por el área solicitante de la adquisición.  Cotizaciones de los proveedores debidamente registrados, teniendo como guía el precio y las especificaciones técnicas  Cuadro comparativo y elección de la propuesta mas conveniente para la empresa.  Otorgamiento a la buena propuesta, después de evaluar el cuadro comparativo, se declara ganador a la firma que cubra todos los ítems establecidos en la base del concurso.  Comunicación a la firma y publicaciones  Afectación presupuestal, registro contable y emisión del cheque
    76. 76. • El auditor deberá analizar las fases del proceso de adquisiciones, para tener la objetividad del caso de evaluación, incidiendo en las siguientes acciones: • Implementar un sistema de información confiable, oportuno y eficiente, para la optimización del proceso de adquisición. • Contar con un catalogo de bienes y servicios, que uniformicen la denominación, clasificación y codificación de los materiales que se consumen en la empresa, así como un registro de proveedores que permita conocer los abastecimientos de la empresa.
    77. 77. El auditor administrativo practicara el control interno posterior en los siguientes aspectos:  Realizar una evaluación del sistema de compra, verificando si se cumplen con los lineamientos dictados por la empresa  Toda requisición de compra programada o de reposición de stock de almacén, deberá ingresar por el departamento de adquisiciones, donde se efectuaran los registros pertinentes.  Revisar la elaboración del presupuesto de compra verificando el cuadro comparativo de adquisiciones y acta de otorgamiento  Constatar las fuentes de existencia de abastecimiento en el mercado nacional y extranjero, mediante el registro de proveedores.  Evaluar la eficiencia y eficacia de los medios de consulta que emplea la empresa, solicitando proformas, presupuestos, listas de precios, muestras de calidad, etc.  Verificar si la empresa cuenta con un sistema de información y estadística, oportuna y confiable, afín de optimizar las gestiones de compra.  Revisar y evaluar la organización y funcionamiento del comité de adjudicación
    78. 78. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION Es guardar los artículos en el almacén, ubicándolos y cuidándolos, así como decepcionar , registrar, controlar, conservar, despachar, etc. los bienes adquiridos. La distribución es la entrega de bienes de forma ordenada y oportuna. racionalizar el almacenamiento y distribución de materiales tiene vinculación directa con la gerencia de producción
    79. 79. CONTROL DISTRIBUCION CUSTODIA RECEPCION
    80. 80. El auditor deberá analizar cada una de las fases del almacenamiento y distribución:  La organización de la zona de almacenaje depende del diagnostico que se haga al respecto  Los bienes adquiridos por la empresa deben ser canalizados al almacén por los proveedores , previa verificación de sus características con las descritas en los respectivos documentos.  El desorden en el almacenaje y distribución, ocasiona que el responsable de almacén no conozca con exactitud la cantidad de ítems existentes, motivando compras indiscriminadas de artículos y gastos innecesarios.  Se constata que se lleva un efectivo control de los bienes que salen del almacén, manteniendo actualizadas las tarjetas de control visible, propiciando la conciliación entre las cantidades físicas y kardex, para efectos administrativos y contables.
    81. 81. La auditoria administrativa debe corregir los problemas que se presenten en el almacenamiento desde: 6.1. La recepción : verificación desembalaje entrega Control de calidad descarga supervisión clasificación registro internamien to Ubicación
    82. 82. 6.2. La custodia ambiente Cámaras refrigeradoras Cámaras oscuras Cámaras de seguridad
    83. 83. Registros: debe aplicarse sistemas mecanizados para procesar la información Ubicación: dotar de normas para una buena conservación y limpieza de ambientes Inventarios: deben hacerse predichamente la verificación de existencias
    84. 84. INVENTARIO DE EXISTENCIAS es la verificación del estado físico comparando con los documentos fuentes( orden de compra, guía de internamiento, nota de entrada, etc.) - disponer de un sistema de información actualizada sobre la cantidad exacta de bienes y su estado de operación para fines de conciliación administrativa y contable - impedir la acumulación improductiva de bienes en los almacenes es de aplicación para todas las áreas de la empresa
    85. 85.  La verificación física de cada bien que consiste en su constatación, medición, pesaje, conteo, etc. Efectuando periódicamente a fin de determinar su existencia y utilización.  La toma de inventario físico de bienes patrimoniales a nivel de la empresa, se realizara una vez al año.  La toma de inventario de existencias físicas de almacén se llevara a cabo de forma trimestral  La designación de los equipos de trabajo que van a inventariar, tomando como información referencial el inventario físico anterior , haciendo en hoja aparte las anotaciones correspondientes en el caso de encontrar faltantes, sobrantes.  En el caso de bienes sobrantes se requerirá información sobre la procedencia exacta y documentada de estos para su incorporación en el patrimonio empresarial  En el caso de bienes faltantes, se indagara sobre su ubicación actual para su respectiva constatación.  Concluida la verificación física (activos fijos, bienes no preciables y existencias físicas de almacén) se dispondrá la valorización actualizada de los bienes existentes procediendo al archivo de los inventarios fisicos correspondientes.
    86. 86. el auditor deberá analizar la consistencia de la toma de inventarios, para conocer el gasto en existencias y poder recomendar el destino de recursos monetarios al programa de inversiones, lo cual favorece a la empresa. se evaluara los procesos técnicos que se desarrollan en el inventario de existencias: -Inventario de los bienes entregados en uso a las áreas de la empresa, los que serán verificados físicamente por control patrimonial. -La verificación física estará a cargo de equipos conformados por personal de abastecimiento, contabilidad, auditoria interna y área a inventariar, los que sujetaran a un cronograma de trabajo. -Los equipos de trabajo evaluaran informes técnicos, sobre la existencia, uso, estado de conservación, asignación, ubicación, etc. De los bienes patrimoniales verificados, para tener información actualizada. -Los bienes patrimoniales que pudieran encontrarse en desuso por obsolescencia, mantenimiento o reparación onerosa para la empresa, serán tomados en relaciones separadas para su canalización al comité de bajas y ventas.
    87. 87. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS Consiste en centralizar en forma integral el registro de altas y bajas de activo fijo que constituyen propiedad de la empresa, lo que permitirá conocer la inversión realizada Registrar el movimiento de bienes patrimoniales de altas y bajas en libros que permita contabilizar la situación patrimonial de la empresa Se relaciona con el área contable y de costos
    88. 88. a. Registrar en el libro de inventarios el movimiento de altas de bienes, los de larga vida forman parte del activo fijo y de los de corta duración se registran para un simple control. b. La baja de bienes dará lugar a las descargos y se registrara en el diario auxiliar con el acta correspondiente que motivo la baja. c. En caso de perdida de un activo fijo, se requerirá de una investigación para determinar la responsabilidad del caso y proceder a la baja del bien
    89. 89. El auditor verificara el cumplimiento el cumplimiento de las normas y procedimientos señalados en el reglamento de altas y bajas de bienes de la empresa, tomando en cuenta que las causas que determinan la baja de un bien puede ser por obsoletos, deterioro, desgaste Que el cambio de ubicación de un bien fijo , se registrara en la tarjeta respectiva, permitiendo conocer su verdadera ubicación c. Que las altas y bajas de bienes quedan registradas en el libro que lleva la sección de control patrimonial b. a. La aplicación de la auditoria administrativa, mediante el control posterior interno, verificara el cumplimiento de las siguientes acciones: Que el mecanismo para dar de alta y baja de un bien, observe las normas y procedimientos establecidos en el reglamento de atas y bajas de bienes aprobado por el nivel respectivo.
    90. 90. MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTO Las compras constituyen un proceso especializado con el objeto de adquirir la cantidad necesaria, calidad deseada, dentro de las condiciones mas convenientes, etc. En este contexto se debería revisar la disponibilidad económica y su financiamiento necesario para proyectar los mercados y fuentes de abastecimiento • Mantener la continuidad del mercado y las fuentes de abastecimiento. • Buscar fuentes de abastecimiento alternativos y localizar nuevos productos y materiales Tiene vinculación con el área de marketing porque evalúa cuando y donde comprar.
    91. 91. Las compras se sustentan en el conocimiento del mercado y las fuentes de abastecimiento, para realizar mayores economías, conseguir menores precios y descuentos favorables El auditor deberá verificar si el sistema de compras de la empresa se sustenta en un estudio de mercado y sus fuentes de abastecimiento, con el objeto que se garantice la calidad, cantidad, precio y oportunidad en la entrega del bien. Deberá verificar las siguientes acciones:   Existencia de solicitudes a los proveedores para que presenten sus ofertas con indicación de todos los datos requeridos para la formulación del presupuesto de compras Practicar las evaluaciones para constatar el mayor numero de ofertas de proveedores del mercado nacional e internacional.
    92. 92. CATALOGOS DE BIENES 1. CONCEPTO •Es la clasificación de bienes de acuerdo a normas de la empresa agrupados de acuerdo a su uso, asignándole un código 2. OBJETIVOS •Mejorar el control de las operaciones de la administración de materiales mediante la reducción de existencias permitiendo su fácil identificación y contribuyendo a la optimización de las compras y almacenaje 3. ALCANCE •Comprende a todas las áreas que requieran y manipulen materiales
    93. 93. La catalogación de materiales es un proceso técnico donde se pueden distinguir varias etapas: CODIFICACION CLASIFICACION IDENTIFICACION NORMALIZACION
    94. 94. El auditor deberá verificar si la empresa cuenta con un catalogo de bienes; cada articulo es clasificado y codificado, permitiendo confeccionar su descripción detallada, posibilitando su estandarización en las descripciones para su mantenimiento y uso del catalogo de bienes. PREPARACIÓN La AA evaluara cada fase del procedimiento para la catalogación de los bienes: REVISIÓN DE LAS NORMAS EVALUACIÓN EJECUCIÓN EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE CATALOGACIÓN DE BIENES
    95. 95. REGISTRO DE PROVEEDORES 1. CONCEPTO • Es la información comercial relacionada con los proveedores 2. OBJETIVOS • Establecer un registro de proveedores para determinar los mejores. 3. ALCANCE • Se relaciona con el proceso de adquisiciones y se orienta a dar seguridad de que la compra fue realizada en una empresa formal debidamente registrada
    96. 96. Las fases que comprenden es la siguiente: Delimitación de mercado Inscripción de proveedores Calificación del proveedor Registro de proveedores idóneos El auditor deberá verificar que la empresa cuente con un registro debidamente clasificado de acuerdo a los criterios de selección de proveedores  Existencia de un diagnostico de requerimientos de bienes y servicios  Realización anual de convocatoria para registro de proveedores  Revisión documentaria y verificación de los mismos  evaluación y actualización permanente

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