Comunicación y Gobierno de los Riesgos

Sesión 09:
COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE LOS
RIESGOS
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CURSO DE PREPARACIÓN
PARA LA CERTIFICACIÓN
(PMI(PMI-RMP)®

9. COMUNICACIÓN Y GOBIERNO DE RIESGOS
9.1
9.2
9.3
9.4

Comunicación de los Riesgos
Información Adicional
Gobierno De Los Riesgos
Conceptos Generales Del Gobierno De Los Riesgos



Contenido de la Sesión 09



9. COMUNICACIÓN Y
GOBIERNO DE RIESGOS

Escucha eficazmente y activamente
Asegurarse de que la información fue comprendida haciendo preguntas
Educación

Habilidades de
comunicación:

Identificar o confirmar la información a través de la determinación de los
hechos
Estableciendo y Gestionando expectativas
Persuadir
Negociar

Comunicación de los
riesgos constituye el
27% del examen de
certificación PMI-RMP.

Realización de resolución de conflictos
Resumen de la información y la identificación de los siguientes pasos



9.1 COMUNICACIÓN DE RIESGOS

Como parte de la comunicación de riesgos, debe estar familiarizado con lo siguiente:

El modelo básico de comunicación
Los distintos tipos de comunicación
Métodos de distribución de comunicación
Cómo calcular los caminos de comunicación
Creación del plan de gestión de comunicaciones
Teorías de la comunicación



Comunicación de riesgos

INTERACCION ENTRE EMISOR Y RECEPTOR

El modelo básico de
comunicación refleja un modelo
de comunicación en acción:
Al comunicar, siempre hay un
emisor y un receptor. Cada uno
tiene la responsabilidad de hacer
un resultado exitoso en sus
comunicaciones.



Modelo Básico de Comunicación

• Formal escrita, tales como los informes y solicitudes

Según la guía
PMBOK:

• Informal escrito, tales como mensajes de correo electrónico
• Forma verbal, como a través de presentaciones
• Informal verbal, como a través de reuniones o normas de conversación
• Comunicación no verbal, como prestar atención a los gestos físicos de
otro
• Escuchar
• Y oficial



Tipos de Comunicación

Reuniones
Cara a cara

Interactivo: comunicación en vivo
que involucra a dos o más
personas.

Conferencia vía
Telefonos
Conferencias
web
Correo
electrónico

Push (Empujar): una
comunicación unilateral, como
enviar un correo electrónico a los
destinatarios

Pull (Halar): información
disponible en una intranet o base
de conocimiento u otro medio
donde el destinatario debe
descargar la información.


Métodos de Comunicación

La guía PMBOK aborda los siguientes atributos cubiertos por este plan:

• Información
para
distribuirse a
los
interesados.

• El propósito
detrás de la
distribución
de esa
información.

• ¿Con qué
frecuencia se
distribuirán?

• El plazo para
la
distribución.


• El formato,
como medio
utilizado o
diseño, en
que se
distribuirá la
información.

• ¿Y quién es
el
responsable
dentro del
equipo de
proyecto para
distribuirlo?


Plan de Gestión de Comunicaciones

Aversión al Riesgo:
Una persona que tiene
aversión al riesgo es
alguien
que
está
incómodo con el riesgo.
Trata de mantenerse
lejos siempre que sea
posible y evitarlo. Estas
personas
suelen
ser
conservadores.

Tolerancia al Riesgo:
Una persona tolerante al
riesgo es alguien que no
está preocupado por el
riesgo o permite
influenciar en sus
decisiones, pero se
sorprende cuando el
riesgo se convierte en un
problema.

Neutral al Riesgo: Una
persona neutral al riesgo
es alguien que
comprende el riesgo y
observa posibles
oportunidades.

Búsqueda del Riesgo:
Una persona que busca
el riesgo es alguien que
considera el riesgo como
un reto y por lo tanto es
animada por ello. Buscan
activamente el riesgo.
Estos individuos son lo
contrario de las personas
adversas al riesgo.



Actitudes frente al Riesgo

FACTORES
PSICOLÓGICOS

A
P
A
R
T
A
D
O

AÚN HAY UNA
CONEXIÓN

ACTITUDES DE
RIESGO



Factores Psicológicos

GRADO

TOLERANCIA AL
RIESGO

define

CANTIDAD

ORGANIZACIÓN O
PERSONA

RIESGO

VOLUMEN

Dependiendo
NIVEL DE TOLERANCIA AL RIESGO
DE LA ORGANIZACIÓN Y LOS
INTERESADOS



Tolerancia al Riesgo de los Interesados

Modelos Básicos de Comunicación

Medio. Es el método que es
usado para transmitir el mensaje.

Decodificar. Medios para recibir
el mensaje y traducirlo de nuevo
en pensamientos significativos,

Codificar. Medios para transmitir
pensamientos o ideas de una
manera que puede ser entendida
correctamente y asegurándose de
que la información es clara y
completa.

Receptor. Es responsable de
asegurar que la información es
entendida correctamente y
recibida en su totalidad.

Emisor. Es el responsable de
confirmar que la información se ha
entendido correctamente y
asegurándose de que la
información es clara y completa.

Ruido. Incluye cualquier cosa que
pueda interferir con obtener o
recibir el mensaje, como ruido de
fondo, tecnología, distancia.


Mensaje. Es la información que
ha sido codificado y luego se
descodificado entre el emisor y el
receptor.


9.2 INFORMACION ADICIONAL

CÁLCULO DE RUTAS DE
COMUNICACIÓN

parte del

PROCESO PLANIFICAR LAS
COMUNICACIONES

indicado

Herramienta y técnica
llamada Análisis de
Requisitos de
Comunicaciones.

Calcular el número de
canales
de
comunicación implica
la siguiente fórmula,
donde "n" representa
el
número
de
interesados:


n (n -1)/2


Cálculo de los Canales de Comunicación

IDENTIFICAR
responsable

PLAN DE GESTIÓN DE
COMUNICACIONES

ANALIZAR

DOCUMENTAR
permite

DIRECTOR DEL
PROYECTO

visión
VISIÓN EN METAS Y
OBJETIVOS DE LOS
INTERESADOS


NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS DE LOS
INTERESADOS



Factores ambientales de
la empresa

Análisis de requisitos de
comunicación

Información para ser
distribuida
Propósito

Activos del proceso
organizacional

Tecnologías de
comunicación

Registro de los
interesados

Modelos de
comunicación

Frecuencia
Cuando
Formatos o medios de
uso

Estrategia de gestión de
los interesados

Métodos de
comunicación


Quien es el responsable



Elementos:

Requerimiento de
comunicaciones de
los interesados.

Métodos de
comunicación
utilizados.

Diagrama de flujo
de la comunicación.

La Información
deberá ser
comunicada.

Destinatarios

Glosario de
términos.

Pautas de
comunicación.

Responsabilidad

Método para
actualizar y
perfeccionar el plan.

Frecuencia

Proceso de
escalamiento.






Estilos de Liderazgo

Cronogramas
Diferentes Prioridades
Recursos
Opiniones Técnicas
Procedimientos
Administrativos
Costos
Personalidad



Conflicto

Confrontar/Resolución
de Problemas

Comprometer

Retirada

Suavizado

Forzar

• Lidiar con la cabeza en conflicto y la
resolución de la misma.
• Encontrar una solución que aporta un cierto
nivel de satisfacción a las personas
involucradas.
• Evitar o retirarse del asunto, dejando sin
posibilidad de resolución.

• Haciendo hincapié en el acuerdo para lidiar
con las diferencias.

• Empujando una decisión sobre el otro,
incluso a expensas de la otra persona.



Técnicas de Resolución de Conflictos con sus Descripciones

Formal
Recompensa

Castigo
Experto

Referente



Tipos de Poder

La teoría señala que hay varios factores de
motivación laboral y factores de higiene que
afectan la actitud de las personas en el trabajo.

Teoría de la
Motivación de
Herzberg

• Los
factores
que
darían lugar a la
insatisfacción laboral
en su defecto, pero no
solo se traduce en la
satisfacción laboral.

• Factores que podrían
lograr satisfacción en
el trabajo, si los
factores
higiénicos
están
también
presentes.

Factores
Higienicos

Factores
Motivacionales



Teorías de Gestión

Jerarquía de
Necesidades de Maslow

Se dice que las personas primero deben
cumplir un conjunto básico de necesidades
antes de llegar al mayor logro llamado
“Autorrealización”. Según Maslow, existen
cinco conjuntos de necesidades que aparecen
dentro de una pirámide.




Teoría de las
Expectativas

SUPUESTOS:
El comportamiento
del individuo se basa
en elecciones
conscientes.

¿Las
recompensas
deben estar
alineadas
con?

¿Las
recompensas
deben estar
alineadas
con?


Factores
personales del
individuo

Objetivos del
individuo



Teoría X e Y de
McGregor

Teoría
X
Funciones de gestión con
la creencia de que los
empleados pueden ser
ambicioso, automotivados,
y capacitados.

Teoría
Y


Funciones de gestión con
la creencia de que los
empleados son
inherentemente
perezosos, incapaces y
que evitan el trabajo
siempre que sea posible.



Gestión de los Riesgos implica influir y comprender la actitud de riesgo de los
interesados, haciendo que las actitudes de riesgo estén entrelazados con tolerancia al
riesgo de los interesados
Identificar
los deseos,
necesidades,
expectativas
de los
interesados.

DEFINIR LA
TOLERANCIA
DE RIESGO DE
LOS
INTERESADOS
Definir la
Actitud al
Riesgo de los
Interesados.


Tolerancia de Riesgo de los Interesados

GOBIERNO DEL
RIESGO

POLITICAS DE
RIESGOS
PROCEDIMIENTOS
SON ENTENDIDAS,
SEGUIDAS,
APLICADAS Y
EFECTIVAS

- GERENTE DEL
PROYECTO
- PMO
- ÓRGANO DE
GOBIERNO
ORGANIZACIONAL DEL
RIESGO


9.3 GOBIERNO DEL RIESGO

Gestión de riesgo puede incluir la creación de políticas estándar y procedimientos para asegurar
el cumplimiento de riesgo. Estas políticas pueden afectar áreas tales como:
• Niveles requeridos de patrocinio basado en consideraciones clave tales como el costo de los proyectos, prioridades,
etc.
• Plantillas estándar, recursos de estructuras de desglose, activos de la organización del proceso o procesos de riesgo.

• Normas de tolerancia de riesgo organizacional o umbrales de categoría de riesgo.

• Gestión de calidad estandarizada planeando incluir objetivo métrica, y el proceso de desarrollo del plan de mejora.

• Creación de métricas para orientar las actividades de gestión de riesgo organizacional.
• Estandarizados de la Planificación de la Gestión de Riesgos para incluir Estructuras de Desglose de Riesgo y métodos
para identificar los riesgos.
• Políticas estandarizadas y procedimientos relativos a revaluaciones de riesgo, riesgo de revisiones y auditorías de riesgo.
• Políticas y procedimientos para realizar y compartir Lecciones Aprendidas. Lecciones Aprendidas deben incluir lo que
salió bien, lo que puede ir mejor, y lo que puede ser hecho de manera diferente en el futuro.


Conceptos General del Gobierno de los Riesgos

Consejo Internacional de Gobierno
de los Riesgo (en inglés IRGC).
Objetivo
principal
de
esta
organización
es
facilitar
la
comprensión y la gestión de los
riesgos que afectan a la sociedad,
la salud humana, la seguridad y el
medio ambiente en su conjunto

PMI se esfuerza por ser compatible
con los métodos definidos por la
Organización
Internacional
de
Normalización o ISO



Conceptos General del Gobierno de los Riesgos

Técnica del Valor
Ganado
El Valor Ganado (EV) es el valor del trabajo
realizado.
Valor Planificado (PV) es la cantidad del
presupuesto planificado para ser utilizado en un
punto dado en el proyecto
Costos Reales (AC) son los costos reales del
proyecto a la fecha

Presupuesto hasta la Conclusión (BAC) es una
expresión del presupuesto total del proyecto


Otras Áreas de Gobierno

Estimación hasta la Conclusión: El proyecto en este escenario está detrás tanto en
cronograma y presupuesto.

Índice de Rendimiento del Costo: Un CPI de 1.0 es un indicador de que el proyecto está
dentro del presupuesto. Un CPI de menos de 1.0 es un indicador de que el proyecto está
detrás del presupuesto.

Índice de Rendimiento del Cronograma: Un SPI de 1.0 es un indicador de que el proyecto
esta con el cronograma. Un SPI de menos de 1.0 es un indicador que el proyecto va con
retraso.

2. Variación Costo: Un CV de 0 es un indicador de que el proyecto está dentro del
presupuesto. Un CV negativo es un indicador de que el proyecto está detrás del presupuesto

Variación del Cronograma: Un SV de 0 es un indicador de que el proyecto está dentro del
cronograma. SV negativo es un indicador de que el proyecto está retrasado



Notas de la Técnica del Valor Ganado

Recuerde quien asume el riesgo de costo para los siguientes contratos

Precio Fijo
Costos Reembolsables
Un contrato de Precio Fijo es
proporcionado por un vendedor
para completar un contrato.
Costo de riesgo está en el
vendedor.
Contrato de Precio Fijo
Precio Fijo Cerrado (FFP)

Tiempo y Materiales
Un
comprador
propone
contratos de trabajo y la
experiencia del vendedor. Los
costos totales no se conocen
hasta el final del contrato.
comprador.

Un
comprador
propone
contratos de trabajo y la
experiencia del vendedor. Los
costos totales no se conocen
hasta el final del contrato.
comprador.



Tipos de Contrato

GERENTE DEL
PROYECTO

- DIRECTOR DE
PROYECTO

RESPONSABILIDADES
DE GOBIERNO DEL
RIESGO

- LA OFICINA (PMO)
FORMARSE

- GERENCIA DE
RIESGOS
- GESTIÓN DE LA
ORGANIZACIÓN
GESTIÓN DE RIESGOS

ADMINISTRAR

PROCESO DE GESTIÓN
DE RIESGOS


Roles y Responsabilidades de Gobierno del Riesgo

Algunas de las normas, políticas y procedimientos que se pueden configurar para todos los
proyectos son:

Tolerancias de riesgo de la organización y los umbrales.

Los métodos a utilizar para identificar los riesgos.

Las definiciones de calificación de impacto que se
utilizarán en el proceso Realizar el Análisis Cualitativo
de Riesgos.

Matriz Estándar de Probabilidad e Impacto.



Normas, Políticas, Procedimientos y Prácticas

APOYA

LECCIONES
APRENDIDAS
C
R
E
A
D
A
S

PRACTICAS DE MEJORA
CONTINUA

ORGANIZACIÓN

DIRECTOR DEL
PROYECTO

A LO LARGO DE LA VIDA
DEL PROYECTO



Gestión de Lecciones Aprendidas

Métricas son las
normas de rendimiento
que, una vez
evaluadas, indican
cómo el trabajo se está
realizando en contra
del plan.

Los Directores de
Proyectos tendrán
una medición de
línea base para el
proyecto que incluye
el, tiempo y costo

La función del
Gobierno en la
gestión de riesgos es
identificar medidas
aceptables de éxito
de gestión de riesgo
para ser utilizado en
proyectos

Los jefes de proyecto
individualmente pueden
ser capaces de
determinar algunas
métricas para sus
proyectos, pero
generalmente terminan
basando estas métricas
en sus propias
creencias y actitudes.



Creación de métricas

Gobierno de Riesgos implica también utilizar métricas en
desarrollar planes de respuesta a riesgos y, a
continuación, supervisar el rendimiento del proyecto
contra el plan de gestión de riesgo y los planes de
respuesta de riesgo en el registro de riesgo.



Ayudando a Supervisar los Planes de Respuesta al Riesgo

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