Conférence Calinda Software au salon Documation 2012

1. Accélérer l’adoption
progressive de
SharePoint
par les Usages

2. A propos de Calinda Software
Rendre SharePoint « Simple comme le social,
efficace comme le collaboratif »
• Créée en 2007 en France
• Mission: rendre plus productive la collaboration en entreprise
• 1 Brevet International
• Exemples de clients :

3. Une façon de travailler autant en individuel
qu’en équipe, en interne comme en externe
Façon de travailler Interlocuteurs
Autant de Autant
façon De façon internes
individuelle individuelle qu’externes
qu’en 32% Internes à
36% l’entreprise
équipe
38% 49%
En équipe Externes à
30% l’entreprise
15%
 68% travaillent en équipe  85% travaillent avec des personnes internes à
l’entreprise et 50% avec des externes
En général, dans votre entreprise, vous personnellement, vous travaillez plutôt … ?
En général, vous personnellement, vous travaillez plutôt avec des personnes… ?
Base : Actifs utilisant un ordinateur au travail connectés à Internet
3

4. L’E-mail est beaucoup utilisé et presque pour tout…
Utilisé en 1er : Utilisé en 2eme :
Mettre à jour
des données : 47 min
Rechercher : 36 min
Créer : 29 min
Analyser : 27 min
Coopérer : 19 min
Informer : 40 min
Partager : 37 min
S'organiser : 18 min
Synchroniser : 14 min

5. Illustration des flux réels de collaboration
- Projets R&D Multi-partenaires
- Processus d’Avant-vente
- Relations Fournisseur–Client
Collaboration interne
et externe - Projets Métiers
- Support IT
Des mails par - …
Equipes
milliers !
Distantes Partenaires
externes
L’email à 68% et les pièces jointes à 48% restent les outils préférés pour le travail axé autour de
documents et la production de livrables, cela juste derrière le téléphone!
Suivi des
Connaissance
INEFFICACE Stockage gaspillé relations non
éparpillée
assuré

6. SharePoint 2010 : la solution ?
Portail
Workflow
GED
Social
Networking Collaboratif
Business
Composites
intelligence
Recherche
d'Entreprise
Formulaires

7. Stratégie d’introduction traditionnelle
Equipe 1 Equipe 2 … Equipe N

8. L’adoption de SharePoint par les utilisateurs
Taux Mail
d’utilisation
Première cause
d’échec des
projets
SharePoint
Temps

9. Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
Cas d’usage 1 : partager un document dans un groupe
La solution SharePoint La solution de facilité
1. Mettre le document dans SharePoint Envoyer le document en pièce
2. Envoyer un mail avec un lien
jointe d’un mail
3. Les autres répondent (avec des
pièces jointes?)
La solution Calinda
Envoyer le document en pièce
jointe d’un mail ou d’une
discussion
SharePoint le stocke, envoie un
lien, trace les réponses et les
versions

10. Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
Cas d’usage 1 : partager un document dans un groupe
La solution SharePoint La solution de facilité
1. Mettre le document dans SharePoint Envoyer le document en pièce
2. Envoyer un mail avec un lien
jointe d’un mail
3. Les autres répondent (avec des
pièces jointes?)
La solution Calinda
Envoyer le document en pièce
jointe d’un mail ou d’une
discussion
SharePoint le stocke, envoie un
lien, trace les réponses et les
versions

11. Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
Cas d’usage 2 : discuter de l’avancement d’une tâche dans un
groupe
La solution SharePoint La solution de facilité
1. Créer une discussion en faisant Envoyer un mail et décoder les
référence à la tâche
réponses
2. Les autres personnes viennent
consulter la discussion et répondre
La solution Calinda
Démarrer une discussion sur la
tâche et tracer les échanges

12. Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
Cas d’usage 2 : discuter de l’avancement d’une tâche dans un
groupe
La solution SharePoint La solution de facilité
1. Créer une discussion en faisant Envoyer un mail et décoder les
référence à la tâche
réponses
2. Les autres personnes viennent
consulter la discussion et répondre
La solution Calinda
Démarrer une discussion sur la
tâche et tracer les échanges

13. Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
Cas d’usage 3 : finaliser un contrat avec son avocat (externe)
La solution SharePoint La solution de facilité
1. Extranet : ouvrir le réseau, créer un Télécharger le document,
compte pour l’avocat, le former,
déposer le document, lui envoyer un l’envoyer en pièce jointe à
lien l’avocat et trier les réponses
La solution Calinda
Démarrer une discussion sur le
2. Intranet : télécharger le document,
l’envoyer en pièce jointe à l’avocat et contrat, saisir l’adresse de
trier les réponses l’avocat.
Les échanges et versions sont
tracés

14. Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
Cas d’usage 3 : finaliser un contrat avec son avocat (externe)
La solution SharePoint La solution de facilité
1. Extranet : ouvrir le réseau, créer un Télécharger le document,
compte pour l’avocat, le former,
déposer le document, lui envoyer un l’envoyer en pièce jointe à
lien l’avocat et trier les réponses
La solution Calinda
Démarrer une discussion sur le
2. Intranet : télécharger le document,
l’envoyer en pièce jointe à l’avocat et contrat, saisir l’adresse de
trier les réponses l’avocat.
Les échanges et versions sont
tracés

15. Aujourd’hui
Promotion Documation seulement
• 1 ETUDE GRATUITE
– Avec vous nous Identifions vos scénarios d’usage
– Nous les illustrons et les maquettons avec
SharePoint
• Prenez rendez-vous aujourd’hui à notre stand
M30

16. Stratégie d’introduction avec MailSpace
Equipe 1 Equipe 2
Leaders
Equipe 3
Equipe N
Equipe 4

17. L’adoption de SharePoint par les utilisateurs
Taux Mail
d’utilisation
EFFET MAILSPACE
Première cause
d’échec des
projets
SharePoint
Temps

18. Les effets immédiats de notre approche
En Interne mais aussi avec l’Externe
Equipes
Distantes Partenaires
externes
Suivi des
Connaissance Sécurité
Stockage optimisé relations
capitalisée contrôlée
exemplaire

19. MailSpace Business Cases
Faciliter l’adoption progressive de SharePoint
« Nous devions bâtir un espace collaboratif SharePoint avec 6 partenaires
qui ne l’avaient jamais utilisé. L’adoption était un élément clé ! »
“100% d’adoption de SharePoint en 10 jours sans formation ! J’ai animé le
groupe depuis SharePoint, mais les participants pouvaient démarrer depuis
leur logiciel de messagerie habituel, puis migrer vers SharePoint seulement
lorsqu’ils en avaient besoin. Ils y retrouvent alors toutes les conversations et
pièces jointes, bien organisées dans les sites d’équipes !” – L’animateur du
projet
« Nous devions mettre en place une plateforme de capitalisation entre 19
partenaires ayant tous leurs propres outils collaboratifs ! »
“ En utilisant le seul point commun : le mail, nous avons progressivement
imposé la plateforme SharePoint comme le pilier du projet. Le retour de nos
utilisateurs est très positif, et cela nous a permis de migrer vers un mode
de travail collaboratif très facilement.” – Le chef de projet

20. BusinessGuest Business Case:
Collaborer à travers le Firewall
« En tant que société active dans le domaine de la défense, nous
avons des politiques de sécurité très stricte et nos filiales ne sont
pas connectées au même réseau. Cela fait de la consolidation des
fichiers d’analyse financière dans un SharePoint centralisé un
processus manuel coûteux et long. »
“En utilisant BusinessGuest pour automatiser la collecte des fichiers
de BI par le biais d’échanges d’emails avec les filiales, nous
économisons chaque mois plusieurs jours de travail manuel à
faible valeur ajoutée” – DSI

21. MailSpace: Bénéfices Clé
Accélère l’adoption de
ADOPTION SharePoint
Réconcilie les processus de
TRACABILITE collaboration mail et SharePoint
Clarté des échanges, retrouver
GAINS DE TEMPS rapidement l’information
COLLABORATION Tracer les interactions externes
EXTERNE dans le SharePoint interne

22. Retour sur Investissement
A partir de 3 destinataires en
Economies moyenne, la solution est
de rentabilisée par
Stockage l’élimination des pièces
jointes dans les mails