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Desarrollo de procesos1

  1. 1. 1Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos COORDINACIÓN GENERAL DE DELEGACIONES Dirección General de Programas Especiales Taller de Análisis de Procesos
  2. 2. 2Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos PRESENTAN • 189801 DIANA GUADALUPE CASTILLO BADILLO • 192051 PAOLA DURAN OLIVAS • 196975 ALAN JAIR LEYVA REYES • 192585 MIGUEL ARAMIS SERRANO
  3. 3. 3Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Fortalecer y consolidar las acciones de desarrollo administrativo en las delegaciones estatales, através de la identificación, revisión, y mejora de sus procesos; a fin de satisfacer las necesidades de la población, contribuir a transparentar la gestión gubernamental, así como prevenir y abatir prácticas de corrupción. OBJETIVO GENERAL y ALCANCE Analizar los procesos de las delegaciones estatales bajo los siguientes criterios Enfoque al cliente ( productor) Alto involucramiento del personal en la operativa Transparencia en la gestión gubernamental
  4. 4. 4Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos • Modernizar procesos complejos o que son obsoletos. • Eliminar las causas que generan ineficiencia o corrupción en los procesos y servicios. • Promover la simplificación y/o desregulación de normas inadecuadas. • Aprovechar al máximo los recursos existentes. • Orientar los proyectos, procesos y servicios al cumplimiento de las políticas públicas expresadas en el Plan Nacional de Desarrollo OBJETIVO ESPECIFICOOBJETIVO ESPECIFICO
  5. 5. 5Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos PROCESO DE ANALISIS • . APOYOS A LAAPOYOS A LA COMERCILIZACOMERCILIZA CIONCION PROCAMPOPROCAMPO ADMINISTADMINIST RACIONRACION SHAPSHAP ALIANZAALIANZA CONTIGOCONTIGO SANIDADESSANIDADES Macroprocesos enfocados a los Servidores Públicos Procesos de Alto Impacto (PAI)
  6. 6. 6Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos NUEVO ENFOQUE DELEGACION OIC SFP CGD •Promover la mejora de los procesos y establecimiento de controles Revisar y mejorar los procesos de alto impacto Revisar operaciones en campo Buscar mejores prácticas Realizar diagnostico situacional Mejorar información • Integrar información directiva integral y objetiva • Revisar y cruzar (información validada) Desregularizar la normatividad • Promover cursos • Coordinar acciones Dar asesorías sobre el uso de herramientas
  7. 7. 7Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos ProductividadProductividadVocación deVocación de servicioservicio InvolucradoInvolucrado en laen la operaciónoperación de lade la delegacióndelegación Facilidad deFacilidad de exposiciónexposición Facilidad paraFacilidad para compartircompartir experiencias yexperiencias y conocimientosconocimientos EmpatíaEmpatía PERFIL PARA EL NUEVO ENFOQUEPERFIL PARA EL NUEVO ENFOQUE Contar con actitudes homogéneas en el grupo de trabajoContar con actitudes homogéneas en el grupo de trabajo
  8. 8. 8Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Desarrollo de procesosDesarrollo de procesos 1. Definir los límites1. Definir los límites del procesodel proceso • P.E.P.S.U.P.E.P.S.U. • DiagnósticoDiagnóstico 2. Observar2. Observar actividades delactividades del procesoproceso 3. Recolectar los3. Recolectar los datos relativos aldatos relativos al procesoproceso 7. Implementar y7. Implementar y vigilar lasvigilar las mejorasmejoras • Gráfica de GanttGráfica de Gantt 6. Desarrollar las6. Desarrollar las mejorasmejoras • Registro deRegistro de acciones de mejoraacciones de mejora 5. Identificar las5. Identificar las áreas de mejoraáreas de mejora • Causa – efectoCausa – efecto invertidoinvertido • Hoja Deber SerHoja Deber Ser • Hoja resumenHoja resumen 4. Analizar los4. Analizar los datosdatos recolectados.recolectados. • Causa -efectoCausa -efecto • Diagrama deDiagrama de ParetoPareto • Hoja de trabajoHoja de trabajo SerSer METODOLOGÍA DEMETODOLOGÍA DE ANÁLISIS DE PROCESOSANÁLISIS DE PROCESOS RetroalimentaciónRetroalimentación • Hoja de trabajoHoja de trabajo SerSer
  9. 9. 9Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Premisas La alta dirección de la institución debe sentirse convencida y tomar compromiso para el cambio. Se requiere una labor de información y sensibilización en todos los niveles de la institución, a efecto de lograr su involucramiento y participación. El proceso debe ser evaluado con acciones y responsabilidades claramente definidas. Es importante definir con precisión lo que se quiere cambiar para hacer factible la obtención de resultados. El proceso debe ser sujeto de un seguimiento permanente y sus resultados evaluarlos siempre. Las acciones de modernización deben atender criterios de racionalidad de recursos, incremento de productividad y satisfacción del usuario.
  10. 10. 10Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos PEPSU Es una representación visual sencilla de cómo opera el proceso con relación a sus proveedores, entradas, procesos, salidas y usuarios. Este tipo de diagrama es muy útil ya que nos presenta un mapa de primer nivel del proceso. PROVEEDORES USUARIOS ENTRADAS SALIDAS PROCESOS
  11. 11. 11Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos . PROVEEDOR ENTRADAS PROCESO SALIDAS USUARIOS PROMOVENTE PETICIÓN CAPTACIÓN REGISTRO EN SEAC AREA DE QUEJAS, DGAC (POBLACIÓN, SERVIDORES PÚBLICOS DE LA INSTITUCIÓN, AREA DE AUDITORIA DEL OIC, DGAC) (QUEJAS, DENUNCIAS, SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD, SOLICITUDES, SUGERENCIAS Y RECONOCIMIENTOS) EXPEDIENTE APERTURADO AREA DE QUEJAS OFICIO DE NOTIFICACIÓN PROMOVENTE AREA DE QUEJAS EXPEDIENTE APERTURADO INVESTIGACIÓN REGISTRO EN SEAC AREA DE QUEJAS, DGAC UNIDADES ADMINISTRATIVAS INTERNAS O EXTERNAS INFORMACIÓN COMPLETMENTARIA EXPEDIENTE INTEGRADO AREA DE QUEJAS PROMOVENTE TESTIGOS PRESUNTO RESPONSABLE AREA DE QUEJAS EXPEDIENTE INTEGRADO CONCLUSIÓN ACUERDO QUE CORRESPONDA CONFORME A DERECHO PROMOVENTE (ARCHIVO, INCOMPETENCIA, IMPROCEDENCIA , PRESCRIPCIÓN, INICIO DE PROCEDIMIENTO) OIC (RESPONSABILIDADES, QUEJAS Y AUDITORIA) REGISTRO EN SEAC DGAC UNIDADES ADMINISTRATIVAS INTERNAS O EXTERNAS
  12. 12. 12Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Diagnóstico del Proceso Es el análisis de los diversos factores que en conjunto determinan la percepción que se tiene del proceso con respecto a su nivel de eficiencia.
  13. 13. 13Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Diagnóstico del Proceso • Cuál es el principal objetivo del proceso seleccionado? • ¿Qué considera que no se esta cumpliendo del objetivo dentro del proceso? • Del proceso seleccionado describa cuales son los productos o servicios que se generan. • ¿De acuerdo a su percepción las características de los productos o servicios cumplen con los estándares establecidos? • ¿De acuerdo a su percepción las características de los productos o servicios satisfacen las necesidades de sus usuarios? • ¿El proceso tiene una clara relación con la misión, visión, objetivos estratégicos y políticas de la institución? • ¿Considera usted que el proceso cuenta con controles que permitan identificar posibles desviaciones? • ¿Actualmente existen acciones de mejora que se estén ejecutando en el proceso? • ¿Cuáles considera usted que son los problemas principales que existen en el proceso seleccionado? • ¿Cómo considera usted que debería operar el proceso seleccionado (en cuanto a tiempo, costo, calidad, etc.)?
  14. 14. 14Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Analizar fuerzas y debilidades de los siguientes factores:
  15. 15. 15Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos . CÉDULA PARA EVALUAR FUERZAS Y DEBILIDADES POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS RECURSOS HUMANOS RECURSOS FINANCIEROS RECURSOS TECNOLÓGICOS RECURSOS MATERIALES INFORMACIÓN 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. F U E R Z A S D E B I L I D A D E S F U E R Z A S D E B I L I D A D E S F U E R Z A S D E B I L I D A D E S F U E R Z A S D E B I L I D A D E S F U E R Z A S D E B I L I D A D E S F U E R Z A S D E B I L I D A D E S Favor de anotar las fuerzas y debilidades del proceso respecto a cada uno de los rubros que se señalan REPORTE
  16. 16. 16Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Hoja de trabajo Es una herramienta que nos permite identificar las actividades que componen al proceso con la secuencia en que se presentan, sus responsables, tiempos y volúmenes; así como las áreas de oportunidad en las que pudiera implementarse acciones de mejora. Valor Agregado 1. Satisface una necesidad del usuario. 2. Transforma un insumo. 3. Se hace bien desde la primera vez. Paso MinutosPasos Operación Traslado Demora Verificación Archivo Corrección Total R Pasos Minutos Antes Después 15 15 13 65 20 1 1 1210 1200 2880 5980 510 150 30 13 6 3 24 1 1 0 800 315 123 1308 58 12 0
  17. 17. 17Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Hoja de trabajo . Operación Traslado Demora Verificación Archivo Corrección Actividad Símbolo Descripción Cualquier paso que agrega valor al proceso o hace avanzar en forma directa al proceso Cualquier acción que desplaza información u objetos, incluyendo personas. Cualquier tiempo de espera de las personas o de información, retrasos no programados. Incluye supervisiones, revisiones, autorizaciones e inspecciones de calidad y cantidad. Cualquier paso innecesario y repetido de la operación. Almacenaje de información, que puede ser temporal o permanente. R
  18. 18. 18Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos
  19. 19. 19Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Esta es una herramienta de análisis que representa todas las posibles causas que provocan un efecto, es muy útil para identificar, analizar y dar solución al problema (efecto). Diagrama causa-efecto Técnica: Lluvia de Ideas. METODO EQUIPOMATERIALES PERSONAL MEDIO AMBIENTE EFECTO 1. Formar un grupo de trabajo. 2. Explicar el motivo de la junta (identificar el problema). 3. Explicar que: toda opinión, idea o sugerencia que se diga será aceptada por el grupo.
  20. 20. 20Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Técnica: Lluvia de Ideas. BAJO NIVEL DE VALOR AGREGADO Y EFICIENCIA EN EL PROCESO METODO EQUIPO PERSONAL MEDIO AMBIENTE EXCESIVOS TRASLADOS MUCHO TRAFICO CENTALIZACION DE INFORMACION DISPERSION GEOGRAFICA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS TRIANGULACION DE INFORMACION NORMATIVIDAD INADECUADA REGISTROS INNECESARIOS INFORMACION ERRONEA EXCESIVOS TRAMITES ELEVADOR LENTO ESTACINAMIENTO LLENO DESCONFIANZA PERSONAL INSUFICIENTE CAPTURA INEFICIENTE MALA ACTITUD DEL PERSONAL PLANEACION INADECUADA MATERIALES INSUFICIENCIA INADECUADOS COMPUTADORA S OBSOLETAS
  21. 21. 21Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Diagrama de Pareto Esta herramienta consiste en una gráfica de barras que muestra con qué frecuencia ocurren los distintos tipos de eventos y los ordena del más frecuente al menos frecuente. PARETO es útil para identificar los distintos tipos de eventos más claramente, para analizar los datos observados en número y porcentaje, para dar solución inmediata al tipo de evento más crítico y sirve como ayuda en la solución de problemas más obvios en grupo.
  22. 22. 22Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos CAUSAS FRECU ENCIA FRECUE NCIA ACUMU LADA % DE FRECUE NCIA ACUMUL ADA CENTRALIZACIÓN DE INFORMACIÓN 52 52 46% EXCESIVOS TRASLADOS 39 91 80% NORMATIVIDAD INADECUADA 14 105 92% INFORMACIÓN ERRONEA 3 108 95% MUCHO TRÁFICO 1 109 96% DISPERSIÓN GEOGRÁFICA 1 110 96% DESCONFIANZA 1 111 97% EXCESIVOS TRÁMITES 1 112 98% PERSONAL INSUFICIENTE 1 113 99% EQUIPO OBSOLETO 1 114 100% 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 Operación Demora Verificación Traslado Archivo 0 2 4 6 8 1
  23. 23. 23Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Diagrama de causa-efecto invertido •La finalidad de esta técnica es ayudar a los equipos de mejora a proponer acciones de mejora que den solución a las causas que influyen en un problema. •A este diagrama se le conoce también como: “espina de pescado invertida”. PROPUESTAS DE MEJORA ACCIÓN DE MEJORA
  24. 24. 24Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos PROMOVER EL USO DE MEDIOS ELECTRONICOS PARA LA PRESENTACIÓN DE QUEJAS PERSONAL DETERMINAR PERFIL EQUIPO METODO DIFUSIÓN REDISTRIBUIR DETERMINAR NECESIDADES DE CAPACITACIÓN ELABORAR PROGRAMA EJECUTAR PROGRAMA ELABORAR INVENTARIO REDISTRIBUIR DAR MANTENIMIENTO INSTALAR RED DEFINIR POLÍTICAS DISEÑAR PROCEDIMIENTOS IMPLANTAR PROCEDIMIENTOS IDENTIFICAR MEDIOS SELECCIONAR MEDIOS DISEÑAR CAMPAÑA EJECUTAR CAMPAÑA EVALUAR IMPACTO EVALUAR PROGRAMA DAR SEGUIMIENTO
  25. 25. 25Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Hoja de trabajo para el análisis de procesos (deber ser) Al revisar la información que se ha recabado hasta el momento, resulta evidente que se deben eliminar del proceso todas aquellas actividades que no contribuyen directamente en la transformación de un insumo para lograr la satisfacción que el usuario espera del servicio que solicitó a la dependencia o entidad. Utilizando nuevamente como herramienta la hoja de análisis de procesos, los miembros de los equipos incorporan algunas de las acciones de mejora propuestas, en especial aquellas que no generan la utilización de recursos humanos, materiales o financieros, diferentes de los ya asignados en este momento a la institución y realizan una propuesta del nuevo flujo de las actividades, tal y como debe ser
  26. 26. 26Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos # 1 Actividad Símbolos de Flujo Tiempo Símbolo en la gráfica R 2 3 4 5
  27. 27. 27Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Documentación de acciones de mejora Sirve como herramienta para el registro formal de cada una de las acciones de mejora que fueron generadas durante todo el proceso de análisis, nos permite contar con un documento que contenga el desglose genérico de las características de las acciones a realizar. Las ventajas de utilizar este tipo de herramienta es el de contar de manera resumida con la información necesaria para visualizar el porqué de las acciones, quiénes participarán, así como tener un documento soporte para las fases de autorización y validación. Después que una acción de mejora se ha analizado y diseñado, se deberá fijar un método de implantación de acuerdo a las características de la acción de mejora y las condiciones bajo las cuales va a operar describiendo todos estos pasos en una gráfica de Gantt.
  28. 28. 28Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos REGISTRO DE ACCIONES DE MEJORA NOMBRE DEL PROCESO PRIORITARIO: NOMBRE DE LA ACCIÓN DE MEJORA: NOMBRE DEL EQUIPO DE ANÁLISIS DE PROCESO: INTEGRANTES DEL EQUIPO DE ANÁLISIS DE PROCESO: FACILITADOR: DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DE MEJORA: PLANES DE ACCIÓN: OBJETIVO: INDICADORES: META: ANÁLISIS DE COSTO BENEFICIO: ÁREAS DE APOYO:
  29. 29. 29Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos Esta herramienta nos permite contar con información acerca del avance, desarrollo, atraso o terminación de las diferentes actividades de la implementación de una acción de mejora. Gráfica de Gantt
  30. 30. 30Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos PROG REAL 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 P R P R P R P R P R P R P R P R P R P R P R N° ACTIVIDADES RESPONSABLES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO 1 2 3 4 5
  31. 31. 31Taller de Proyectos de Procesos Módulo I Desarrollo de Procesos

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