Descricion breve de un mapeo de proceso

1. TALLER MAPEO DE PROCESOS
1a. Parte: Aspectos teóricos del mapeo de procesos.
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2. MAPEO DE PROCESOS
¿Qué es?
 Es una herramienta que nos permite
identificar:
 Procesos y actividades de una organización.
 Procesos que generan valor para el cliente.
 Procesos necesarios para la organización.
 Procesos que no generan valor.
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3. MAPEO DE PROCESOS
Nos ayuda en la...
 Administración de sistemas de calidad (ISO).
 Procesos o proyectos de investigación y desarrollo de
conocimiento intensivo.
 Administración de la cadena de suministro, para
planificar, analizar y simular cadenas de suministro.
 Procesos de administración de relaciones y servicios al
cliente (CRM).
 Soluciones específicas de industria.
 Diferentes métodos de administración de cambios en los
procesos (Six Sigma, ABC, etc.).
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4. MAPEO DE PROCESOS
¿Cuál es su importancia?
 Facilita el análisis de la situación
actual de los procesos que integran a
la organización y ayuda a proponer
mejoras o cambios a los mismos.
 Al mapear los procesos en una
organización se logrará que el
negocio sea más rentable.
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5. MAPEO DE PROCESOS
Beneficios
 Detección de los procesos estratégicos y clave del negocio.
 Implantar una metodología para examinar y medir los
procesos del negocio.
 Detectar de manera sencilla dónde y por qué ocurren las
fallas o desviaciones importantes.
 Identificación de oportunidades de mejora y rediseño en los
procesos actuales.
 Tener una visión integral del negocio, permitiendo identificar
la interrelación de los procesos que lo integran.
 Generar controles que ayuden a detectar los riesgos y crear
planes estratégicos de cómo mitigarlos.
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6. MAPEO DE PROCESOS
Beneficios Clave
Definición de
puntos de control
Identificación y
mitigación de Desarrollo de
riesgos políticas y
procedimientos
Identificación de
MAPEO DE Incremento de la
las áreas de
PROCESOS rentabilidad
oportunidad
Implantación de
Gestión de indicadores de
procesos operación
Implantación de
indicadores de
desempeño 6

7. MAPEO DE PROCESOS
Nos permite...
Definición de
puntos de control
Desarrollo de
Identificación de
RIESGOS
riesgos
políticas y
procedimientos
Identificación de Incremento de la
MAPEO DE
CONTROL COSTOS de
las áreas RENTABILIDAD
rentabilidad
PROCESOS
oportunidad
Implantación de
Gestión de
MEDICIÓN indicadores de
operación
DEL procesos
DESEMPEÑO
Implantación de
indicadores de
desempeño 7

8. MAPEO DE PROCESOS
¿Qué ventajas tenemos al mapear correctamente los procesos?
 Contar con herramientas visuales a través de las
cuales se identifican fácilmente la interrelaciones entre
los procesos.
 Identificar la secuencia lógica de las actividades o
tareas que conforman un proceso.
 Comprender claramente como están interconectadas
las actividades de los procesos y donde podrían estar
fallando las conexiones o actividades.
 Identificar rápidamente las actividades que agregan o
destruyen valor en los procesos.
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9. MAPEO DE PROCESOS
¿Qué ventajas tenemos al mapear correctamente los procesos?
 Identificar los roles y responsabilidades del personal
que participa en cada uno de los procesos.
 Diferenciar los procesos clave del negocio, de los
procesos habilitadores o de apoyo, facilitando además
la priorización de los mismos de acuerdo a la
estrategia.
 Facilitar la identificación de los riesgos y los puntos de
control en los procesos.
 Facilita la toma de tiempos de ciclo en los procesos, ya
que se tienen claramente identificadas todas y cada
una de las actividades que conforman el proceso.
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10. Mapeo de procesos
1er. Momento: Lo que creemos que ocurre (perspectiva de la
situación actual)
 No se debe asumir
que las cosas
suceden como
creemos que
suceden, porque la
rentabilidad del
negocio se puede
verse afectada.
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11. Mapeo de procesos
2do. Momento: Lo que realmente sucede (situación actual)
 Se debe obtener
una fotografía real
de la situación
actual porque es la
base de la mejora
continua del
negocio.
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12. Mapeo de procesos
3er. Momento: Lo que debería ser (mejores prácticas)
 Con base en los análisis de los
diagramas de la situación actual, se
deben eliminar todas las actividades
que no agregan valor.
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13. MAPEO DE PROCESOS
Consideraciones
 Si se analiza y/o rediseña un proceso
sin tener en cuenta las implicaciones
que este tiene en otros procesos de
la empresa, se estará perdiendo el
tiempo y corriendo el riesgo de tapar
un agujero destapar otro.
 Hay que tener una “visión sistémica”.
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14. MAPEO DE PROCESOS
En conclusión..
 El mapeo de procesos, facilita el
análisis e identificación de
oportunidades de mejora en los
procesos actuales y por consecuencia
lógica facilita también el rediseño los
mismos.
En este sentido el mapeo de procesos
es una técnica para examinar los
procesos y determinar dónde y porqué
ocurren fallas o desviaciones
importantes.
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15. MAPEO DE PROCESOS
En conclusión..
 La respuesta es aplicar siempre un enfoque de procesos,
entendiendo que la organización es como un
rompecabezas en donde cada pieza (proceso) interactúa
con otras piezas.
Para armar el rompecabezas de la organización, será
necesario:
 Primero analizar la interrelación existente entre las unidades
de negocio.
 Posteriormente analizar la interacción de los procesos que
las conforman.
 Por último detallar la secuencia lógica de las operaciones o
actividades que integran un procesos o subproceso; lo cual
es la base de cualquier mejora.
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16. TALLER MAPEO DE PROCESOS
2a. Parte: Mapeo de un proceso.
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17. MAPEO DE PROCESOS
¿Qué es un proceso?
Un proceso es una serie de actividades
que toman un insumo (entradas) y lo
transforman (proceso) para crear un
producto (salidas).
Los procesos pueden ser físicos, incluir
papeleo, ser realizados por computadora,
o ser una secuencia lógica de eventos.
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18. MAPEO DE PROCESOS
Metodología: Situación actual
1. Identificar los procesos estratégicos de la empresa.
3. Identificar a los dueños de los procesos estratégicos.
5. Definir con cada dueños la secuencia lógica de las
actividades o tareas que conforman su proceso.
7. Elaborar los diagramas de flujo de cada proceso.
9. Identificar las interrelaciones entre los procesos
estratégicos.
11. Elaborar un macro proceso que permita visualizar
gráficamente las interrelaciones de los procesos
estratégicos.
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19. MAPEO DE PROCESOS
Dueño del proceso
 Es aquella persona a la que se le ha
asignado la responsabilidad de las
actividades que componen al proceso,
además es el responsable de:
 Valorar el proceso.
 Definir el proceso.
 Medir el proceso.
 Controlar el proceso.
 Mejorar el proceso.
…debe ser claramente identificable
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20. MAPEO DE PROCESOS
Metodología: “Mejores prácticas”
1. Examinar minuciosamente todos los procesos
y medir sus resultados.
Definir Definir
PROCESO
entradas salidas
7. Detectar dónde y por qué ocurren las fallas o
desviaciones importantes.
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21. MAPEO DE PROCESOS
Metodología: “Mejores prácticas”
1. Identificar las oportunidades de mejora y
proponer el rediseño en los procesos
actuales, considerando:
1. Procesos y actividades de una organización.
2. Procesos que generan valor para el cliente.
3. Procesos necesarios para la organización.
4. Procesos que no generan valor.
 Analizar el impacto de las propuestas de
mejora.
NOTA: Se puede utilizar cualquier metodología de sistemas
duros o suaves para el diagnóstico y solución del problema,
todo dependerá de la naturaleza del mismo. 21

22. MAPEO DE PROCESOS
Simbología para diagramas de flujo
Extracción
Proceso Documento
de datos
Proceso Inicio /
Retraso
alternativo Termino
Conector
Decisión Pantalla
página
Conector
Conector
Datos fuera de
de flecha
página
Proceso Almacenamiento
Transportación
predefinido de datos
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