Caso de Éxito con Project Server y SharePoint como sistema de planificación, reporte y control en el proyecto de traslado a la nueva Fe. La plataforma basada en Project Server 2007 y MOSS 2007 ha conformado el sistema de planificación, reporte, control y documentación de la oficina técnica del Hospital La Fe en todo lo referido al proyecto de traslado entre el Hospital la Fe y el nuevo hospital que le ha reemplazado. La necesidad de control y coordinación del proyecto se ha llevado a tres niveles (datos e indicadores, información de proyectos y análisis de negocio) y para los tres ha sido necesario contar con el reporte distribuido y muy frecuente, tanto cuantitativo como cualitativo, de un numeroso equipo de personas clave.

1. Caso de éxito
Project Server y SharePoint como sistema de
planificación, reporte y control en el proyecto de
traslado a la nueva Fe.
Resumen "Project Server y SharePoint han sido un punto clave en
Zona: Valencia (España)
Industria: Sanidad el que apoyar todo nuestro sistema de gestión para
planificar y coordinar el traslado. "
Perfil del cliente
Corporación de Sanidad Púbica. Centrados Dr. Valdivieso. Dtor. Oficina Técnica del Hospital Universitario La Fe
en la atención sanitaria universal, integral y
personalizada.
Situación de negocio
1. El cliente pretendía mejorar la gestión del
La plataforma basada en Project Server 2007 y MOSS 2007 ha
traslado a la nueva Fe, con el fin de agilizar el conformado el sistema de planificación, reporte, control y
mismo.
2. Se requería un sistema en el que poder
documentación de la oficina técnica del Hospital La Fe en todo lo
visualizar el estado del traslado, así como las referido al proyecto de traslado entre el Hospital la Fe y el nuevo
posibles desviaciones y dependencias que se
pudieran ocasionar.
hospital que le ha reemplazado. La necesidad de control y
3. La complejidad y riesgo del proyecto coordinación del proyecto se ha llevado a tres niveles (datos e
demandaba un sistema en el que se
dispusiera de información diaria del
indicadores, información de proyectos y análisis de negocio) y
avance y de los posibles problemas para los tres ha sido necesario contar con el reporte distribuido y
identificados.
muy frecuente, tanto cuantitativo como cualitativo, de un
Solución numeroso equipo de personas clave.
1. Construcción basada en MOSS07 y Project
Server 2007, así como un sistema de
reporting e indicadores automatizado.
2. Con MOSS07 se consigue la gestión
documental del proyecto, así como otros
elementos de comunicación y colaboración.
3. Con Project Server 2007 se consigue el
sistema de reporte, así como planificación,
vinculación de tareas con diferentes
niveles y controles de criticidad. .

2. Situación inicial los responsables debían reportar sobre
su avance, desfases e incidencias
Al inicio del proyecto de traslado, las acaecidas. Toda esta información debería
tareas y su planificación se trataban en verse reflejada de forma sintetizada con
complejas hojas Excel que se compartían indicadores y alarmas que permitieran
entre las personas del equipo proyectar el escenario final con la
responsable, pero los problemas de máxima antelación y anticipar
versionado, distribución, análisis y la nula actuaciones y realizar la toma de
inteligencia que aportaban hicieron que decisiones en consonancia.
el sistema quedara deficiente al poco Por otro lado, la gran cantidad de
tiempo. información que se manejaba, así como
el numeroso equipo que intervenía en el
Por otro lado, aunque este registro de avance del proyecto, requería de una
tareas permitía al equipo consultor plataforma de documentación y
responsable del traslado tener colaboración flexible a la vez que
controladas las actividades a realizar, se potente.
planteaba el problema de no disponer
de visión alguna respecto a las posibles El objetivo que se planteó la alta
desviaciones que se podrían dar si Dirección de Hospital La Fe, era lograr
alguna de esas tareas salía mal por tener visibilidad actual y futura de la
alguna razón, ya que no se podía situación del proyecto y, para ello, se
‘determinar’ el impacto en otras que precisaba disponer de información diaria
podrían depender de ésta y así del avance y de los posibles problemas
sucesivamente. identificados, con el fin de encontrar
solución ágil a los mismos y controlar las
Concretamente, desde ese libro de Excel fechas de cierre de proyecto, que era una
no era posible establecer ‘dependencias’ de las claves del éxito.
entre tareas que permitieran de forma Para ello, se estableció la necesidad de:
directa y visual, ver el impacto que tenía 1. Utilizar una plataforma que
un cambio en una tarea en el conjunto permitiera elaborar un plan de
del proyecto, algo clave en este tipo de proyecto (especificar QUÉ hay que
proyectos, donde se producen muchos hacer, ORDEN en que hay que
cambios de lo inicialmente planificado y hacerlo, QUIÉN es el responsable de
se precisa tomar medidas ágiles para que se haga, y CUÁNTO va a costar
evitar desviaciones. De esta forma, la hacerlo). Haciendo una buena
mayoría de las acciones eran ‘reactivas’ definición de estas variables, la
siendo inviable anticiparse y ‘prevenir’ herramienta debería ‘calcular’ la
posibles problemas que retrasaran la resultante más importante a
fecha de apertura comprometida con el controlar en este proyecto:
ciudadano. CUÁNDO vamos a terminar.
2. Definir un modelo de seguimiento
La oficina técnica tenía la necesidad de ágil con el objetivo de ‘EMPUJAR’ a
un sistema que permitiera gestionar todas las personas que participan en
ágilmente miles de tareas, el proyecto y CONTROLAR las
interdependientes, con diferentes posibles desviaciones que se puedan
responsables y nivel de criticidad. A su producir en el sistema.
vez, conforme esas tareas evolucionaban

3. Solución seguimientos asociados a tareas
pendientes o evidencias asociadas
La solución se basó en la construcción de incompletas.
una plataforma basada en MOSS2007 y
Project Server 2007, así como un sistema Project Server 2007 fue el sistema
de reporting e indicadores automatizado. principal de reporte, que estaba
Todo ello, acompañado de una accesible a los usuarios clave vía PWA,
metodología, tareas de soporte y la así como de planificación, acumulando
sistematización del trabajo en equipo miles de tareas vinculadas con diferentes
para que los procesos asociados a la niveles y controles de criticidad y
información fluyeran adecuadamente. Se seguimiento, que cada semana
planteó un seguimiento en 3 niveles: evolucionaban según las estimaciones de
los diferentes directores de área.
Seguimiento de NIVEL1: Los datos que El sistema de Análisis, realizado en base
se manejan en el sistema deben ser a complejas consultas presentadas en
buenos y tenerlos disponibles a tiempo. hojas Excel inteligentes, extraía de forma
Para ello se precisaba que alguien automatizada los parámetros clave de
estuviera persiguiéndolos diariamente, seguimiento y sintetizaba los indicadores
corrigiendo los posibles problemas que más significativos.
aparezcan y ajustando el plan de
proyecto a los cambios que sin duda Posteriormente, se realizaba un trabajo
tienen que haber, para que al final el cualitativo de interpretación y
dato disponible sea bueno y esté a seguimiento de la información que
tiempo (antes de hacer ningún análisis guiaba hasta dos diferentes niveles de
del proyecto). responsables de proyecto.
Seguimiento de NIVEL2: Este nivel de
seguimiento estaba orientado a los
responsables de cada iniciativa. El
objetivo final es empujar un poco más en
el proyecto, y obtener información de
alto nivel (y en un lenguaje natural) que
no se ve reflejada en el dato que se
reporta sobre una tarea.
Seguimiento de NIVEL3: El objetivo en
este nivel consistía en elaborar un
informe que permita a la alta Dirección
tener una visión clara de la situación del
proyecto, de manera que con esa
información puedan tomar decisiones
ágil y eficazmente
Por la parte SharePoint se logró
gestionar toda la documentación del
proyecto, alertas y diversos elementos de
colaboración y comunicación, así como

4. Beneficios la situación cada semana y tomaba
acciones en ese momento.
La plataforma completa ha sabido dar Esto cambió drásticamente cuando
cabida y soporte a los complejos incorporamos la plataforma EPM ya que
procesos de coordinación, planificación y se reportaban avances diariamente
control del proyecto de traslado entre (información cuantitativa) y se recogían
hospitales, logrando concretar de forma los problemas encontrados en tiempo
tangible el lugar, el cómo y el cuándo real (información cualitativa). Con esta
donde cada uno de los roles información en línea, el equipo consultor
participantes del proyecto debía acudía al seguimiento semanal con
intervenir a sus diferentes niveles. información actualizada de la situación, y
ya se exponían soluciones a los posibles
Los beneficios más importantes logrados problemas identificados.
son:
CONSOLIDACION DE EQUIPO Y
PREVENIR PROBLEMAS CONTROL DE ‘MIS COSAS’
El mayor de los beneficios aportados por El sitio del proyecto ha sido un elemento
esta solución ha sido el de identificar a que ha unido a las diferentes personas
tiempo los problemas que han ido que han participado con una u otra
apareciendo en el trascurso del proyecto responsabilidad en el traslado del
y que ponían en peligro la fecha de hospital, siendo éste un ‘punto de
apertura del nuevo hospital. Era habitual encuentro’ para todos ellos donde han
que uno de los ‘cientos’ de proveedores podido preguntar y encontrar respuesta,
que participó en el proyecto, informara compartir documentación
de un problema en la entrega de algún (conocimiento) con el resto, encontrar
material, aparato o elemento, lo que información valiosa para su
implicaba una nueva fecha de FIN de sus conocimiento y, sobre todo, disponer de
tareas y un posible retraso en la apertura un cuadro de mandos personalizado
del nuevo hospital con el efecto cascada. para cada persona donde se le
La oficina técnica identificaba estas presentaba la información ya filtrada
situaciones, informaba a la alta dirección, para su perfil e intereses (tareas a realizar
JUSTIFICANDO con datos objetivos el desde donde reportar avances,
retraso de la apertura si no se resolvían problemas, riesgos, sus documentos,
los orígenes de los problemas. logros, etc…)
AUMENTO DEL RITMO DE EJECUCION Los atributos asociados al escenario de
Antes de la implantación de este sistema solución podrían ser: participativa,
de gestión de proyectos, el equipo trabajo distribuido, soporte documental
consultor hacía reuniones semanales con inteligente, información relevante,
los responsables donde se revisaban las indicadores a diferentes niveles, control,
listas de tareas y cada responsable automatización, visual, etc.
reportaba lo que había avanzado en su
ámbito, informaba de posibles
desviaciones en las fechas de entrega y
de problemas encontrados. En definitiva,
el equipo consultor tomaba el pulso de

5. Microsoft SharePoint
Para más información
Microsoft SharePoint Server 2010 es la
Sobre Hospital Universitario y plataforma de colaboración de negocio
Politécnico La Fe: para la empresa.
Bulevar Sur s/n
46026 Valencia (Spain)
Tel: 961 24 40 00
Para más información sobre Microsoft
SharePoint y Project Server ir a:
Sobre los productos y servicios de www.microsoft.com/sharepoint
ENCAMINA, puede llamar al teléfono http://www.microsoft.com/spain/office/p
+34 902 196 893 o visitar nuestro sitio roject2010/index.html
web en: www.encamina.com
Sobre los productos y servicios de
Microsoft consulte la Web
www.microsoft.es
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