Caso de éxito

SharePoint como Intranet de colaboración y
repositorio documental centralizado.

Resumen
Zona: Torrejón (Es...
Situación inicial
El Hospital de Torrejón disponía de un
repositorio documental en un sistema de
archivos distribuido (DFS...
Microsoft Office. Por ello, se decide
adoptar la tecnología DocAve de
AvePoint que precisamente brinda la
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Microsoft SharePoint Server
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Caso exito intranet Hospital Torrejon

  1. 1. Caso de éxito SharePoint como Intranet de colaboración y repositorio documental centralizado. Resumen Zona: Torrejón (España) Industria: Sanidad Perfil del cliente El Hospital Público de Torrejón, integrado en la red asistencial de la consejería de sanidad de Madrid cuenta con más de 600 "La Intranet basada en SharePoint 2010 nos aporta un sistema de gestión documental y herramientas de colaboración que supone una mejora directa en la eficiencia y productividad de todo el personal" Enrique Cacicedo. Director de Sistemas de los Hospitales de Torrejón, Vinalopó y Torrevieja. empleados y una cartera de servicios capaz de resolver el 95% de las necesidades asistenciales de los pacientes gracias a una dotación tecnológica de última generación para el diagnóstico. Situación de negocio En la preapertura, un gran número de empleados procedían de otros hospitales de los cuales se heredó documentación de todo tipo en un sistema de archivos distribuido. El Hospital, que carecía de Intranet, necesitaba:  una solución tecnológica donde compartir la documentación de forma centralizada y ordenada según la estructura departamental,  diferentes sitios de colaboración  interdepartamental la infraestructura necesaria para la gestión de procesos de cualquier departamento. Solución Creación de un portal interno de colaboración y comunicación basado en SharePoint 2010 adaptado a la imagen corporativa del Hospital, donde centralizar el acceso a la documentación y la información de los diferentes departamentos y aprovechable como plataforma para la gestión de procesos internos. El Hospital de Torrejón necesitaba para su puesta en marcha, un portal interno perfectamente adaptado a su imagen corporativa y donde centralizar la información, proporcionando herramientas y mecanismos para maximizar la comunicación interna y la colaboración entre los diferentes departamentos y empleados. Para lo cual se apostó por SharePoint 2010 por su capacidad para crear intranets ideadas precisamente para potenciar la comunicación interna y la colaboración de las organizaciones. Además se incluyó en la solución, el producto AveDoc de AvePoint que permite sincronizar la intranet con el sistema de archivos distribuido para centralizar, ordenar y hacer accesible toda la documentación desde un único punto de entrada.
  2. 2. Situación inicial El Hospital de Torrejón disponía de un repositorio documental en un sistema de archivos distribuido (DFS) accesible desde recursos compartidos a través de la red. Por otra parte y debido a la fase de preapertura en la que se encontraba, el hospital carecía de Intranet y portales relacionados con la colaboración y la comunicación interna. La forma de trabajar mediante recursos de red y carpetas compartidas directamente contra el sistema de archivos distribuido hacía necesaria la implantación de un portal común con una adecuada gestión documental donde todo el personal del hospital pudiera manejar la información de forma ordenada y beneficiarse de las capacidades que un gestor de contenidos ofrece frente al entorno de trabajo que se manejaba hasta la fecha. Además, esta plataforma de gestión debía extraer la información directamente del sistema de archivos distribuido y proporcionar herramientas para la colaboración (como la coautoría de datos y una perfecta integración con la suite ofimática Microsoft Office). Sumado a ello, la complicada organización departamental, así como de comités y comisiones de trabajo del hospital, hacía necesaria la realización de una exhaustiva tarea de arquitectura de la información para estructurar correctamente los contenidos y servicios en la nueva intranet.. En paralelo, se trabajó en diseño de la intranet adaptando SharePoint para alinearlo perfectamente con la imagen corporativa del hospital. Además, la solución debía, por un lado, proporcionar herramientas y mecanismos para la automatización y gestión de los procesos internos que el departamento de sistemas ofrecería al personal de la organización y, por otro, ser perfectamente escalable para hacer posible que en un futuro próximo se implementasen nuevos procesos de diferente naturaleza que contribuyeran a seguir mejorando los tiempos de respuesta y el tiempo de vida de los mismos, maximizando así la eficiencia y la productividad del personal. Finalmente, la solución debía proporcionar un sitio personal a cada usuario que centralizase las diferentes tareas y procesos que realiza en su día a día así como proporcionar acceso a las aplicaciones alojadas en su equipo local para poder ejecutarlas directamente desde el portal, haciendo así, de la intranet, un escritorio de trabajo global para el personal. Solución Se decide apostar por la plataforma SharePoint 2010 para la implementación de la intranet con la colaboración de ENCAMINA como consultora tecnológica especialista en dicha plataforma. Además de dicha tecnología, era necesario encontrar una solución para replicar y sincronizar el sistema de archivos distribuido con el que contaban con la plataforma SharePoint 2010, de forma que, toda la documentación disponible en el DFS estuviera a su vez disponible en la Intranet, beneficiándose así, de todas las características de gestión documental que ofrece SharePoint 2010 y la perfecta integración con la suite ofimática
  3. 3. Microsoft Office. Por ello, se decide adoptar la tecnología DocAve de AvePoint que precisamente brinda la posibilidad de sincronizar el DFS con SharePoint 2010. localizadas en su escritorio local mediante el desarrollo a medida de un webpart sobre SharePoint 2010 para resolver dicha necesidad. Beneficios Gracias al exhaustivo análisis de la arquitectura de la información se consigue estructurar claramente la arquitectura de sitios y de documentos de la intranet. Se reestructura el sistema de archivos distribuido para acoplarlo a la arquitectura diseñada para la intranet. El usuario se beneficia de una estructura documental clara y ordenada y con todas las ventajas que ofrece SharePoint como plataforma de gestión documental. Por otra parte, la solución basada en SharePoint 2010 hacía posible una personalización de la interfaz de usuario para adaptarlo a la imagen corporativa del Hospital de Torrejón, proporcionando así un look-and-feel ajustado totalmente a las necesidades del cliente. La solución basada en SharePoint además proporciona capacidad para gestionar procesos contando con un completo sistema de flujos de trabajo personalizables mediante herramientas de desarrollo propias de la plataforma, gracias a ello se implementan los procesos requeridos por parte del departamento de sistemas para mejorar la comunicación e interacción con el personal. Dicha interacción del usuario con los procesos internos se realiza desde un sitio personal de cada usuario desde donde puede gestionar sus diferentes solicitudes así como consultar su correo electrónico, acceder a documentación personal almacenada en el DFS, beneficiándose así de la integración proporcionada por AvePoint, y acceder a aplicaciones Con la plataforma desplegada sobre SharePoint 2010 y con el apoyo de herramienta AveDoc, el Hospital de Torrejón dispone de una intranet donde gestionar de forma ordenada y eficiente toda su documentación e información, aprovechando al máximo las capacidades de gestión documental y colaboración que ofrece la plataforma y, por otra parte, de un sitio personalizado donde los usuarios se benefician de una centralización de procesos, información y documentación personal. Todo ello, en una plataforma totalmente extensible, escalable y adaptable a las nuevas necesidades que puedan ir surgiendo a lo largo de su ciclo de vida.
  4. 4. Para más información Microsoft SharePoint Server 2010 Enterprise. Microsoft SharePoint Server 2010 es la plataforma de colaboración de negocio para la empresa e Internet. Sobre Hospital de Torrejón: C/ Mateo Inurria s/n. TORREJÓN DE ARDOZ (Madrid) www.torrejonsalud.com Para más información sobre Microsoft SharePoint Server 2010, ir a: www.microsoft.com/sharepoint Sobre los productos y servicios de ENCAMINA, puede llamar al teléfono +34 902 196 893 o visitar nuestro sitio web en: www.encamina.com Soluciones ECM   Sobre los productos y servicios de Microsoft consulte la Web www.microsoft.es   ECM y EPM (SharePoint y Project) SharePoint 2010 y MOSS 2007 Nintex Workflow Soluciones CMS, Web y e-commerce Soluciones CRM      Arquitectura software y tecnología      AZURE Arquitecturas SOA y ESB Tecnología .NET framework Ingeniería de sistemas y virtualización System Center – Intune – Network Infraestructure MS Dynamics CRM Consultoría específica E-mail Marketing (Impacto) Encuestas on-line Movilidad Marketing on-line y 2.0     Usabilidad y Arquitectura de la Información Diseño web Campañas de marketing on-line Soluciones software alternativas Provisión de licencias Formación y mentoring

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