Questa è la brochure di SAP Business One, la soluzione ERP di SAP rivolta alle PMI.

1. SAP® BUSINESS ONE:
EFFICIENZA, CONTROLLO
E PROFITTABILITÀ

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3. INDICE
Executive Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
SAP Business One: L’applicazione integrata che risponde al meglio a tutte le esigenze
delle imprese . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Migliorare il controllo dell’impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
– Piena visibilità su tutte le attività aziendali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
– Accesso istantaneo a informazioni critiche in area CRM, produzione e contabilità . . . . . . . . . . . . . 7
– Notifica immediata di eventi aziendali e risposte automatiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
– Il software che evolve insieme all’impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
– Il software che si adatta alle modalità operative dell’impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
– Più vantaggi in meno tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Le caratteristiche che fanno di SAP Business One una soluzione unica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
SAP Business One: Dedicato al successo delle piccole e medie imprese . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Architettura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
– Funzioni applicative e caratteristiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Configurazione della soluzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
– Personalizzazione con elevata flessibilità . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
– Campi definiti dall’utente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
– Ricerche formattate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Funzioni facoltative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
– Integrazione di Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
– XL Reporter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
– Migration Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
– Business Configuration Sets (BC Set) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
– Payment Engine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
– Support Desk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
– SAP EarlyWatch Alert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
– Immobilizzazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
– DATEV-FI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
– Intrastat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
– Integrazione ELSTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
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4. – Integrazione di SAP Business Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Scenari di integrazione per gruppi di applicazioni SAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
– Consolidamento dati con SAP Business Warehouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
– SAP NetWeaver Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
– Ruoli utente definiti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
– Requisiti di sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
SAP Business One: L’applicazione ideale per la piccola e media impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Appendice: Funzioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Contabilità . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Opportunità di vendita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Vendite – Contabilità clienti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Acquisti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Business Partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Banche e pagamenti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Magazzini e logistica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Produzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
MRP – Pianificazione fabbisogno materiali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Gestione servizi e assistenza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Risorse Umane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
– Report contabili . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
– Report finanziari. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
– Report di confronto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
– Report di budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
– Report delle Opportunità di vendita. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
– Report Vendite e Acquisti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
– Report Business Partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
– Report di servizio e assistenza. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
– Report di magazzini e logistica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
– Report di produzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
– Risorse Umane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
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5. EXECUTIVE SUMMARY
L’applicazione SAP® Business One è una soluzione aziendale
integrata, caratterizzata da ottimo rapporto costo-prestazioni
e concepita appositamente per le piccole e medie imprese.
Indipendentemente dal settore e dall’area geografica in cui le
imprese operano, SAP Business One le supporta efficacemente
con un sistema unico estremamente efficiente; automatizzando
tutti i processi di business, tale sistema consente di ottenere
informazioni che riflettono la situazione attuale e reale di
ciascuna area aziendale, dalla gestione delle relazioni con i
clienti (CRM), alla produzione e alla contabilità. Grazie a
SAP Business one l’impresa può essere gestita con un netto
incremento di profittabilità e un controllo rigoroso di ogni
singolo processo.
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6. SAP® BUSINESS ONE:
L’APPLICAZIONE INTEGRATA CHE RISPONDE AL MEGLIO
A TUTTE LE ESIGENZE DELLE IMPRESE
Solo chi è attivamente coinvolto in un’impresa è in grado di Migliorare il controllo dell’impresa
comprenderne al meglio le esigenze operative e gestionali. Mantenere il controllo di tutte le attività aziendali costituisce
Indipendentemente dagli obiettivi che si vogliono conseguire, solo il primo passo di ciò che offre questa soluzione.
quali l’espansione della presenza, l’incremento della profittabilità, Introducendo un maggiore controllo aziendale, SAP Business
l’acquisizione di nuovi clienti o semplicemente una maggiore One consente di focalizzarsi sul conseguimento degli obiettivi
disponibilità di tempo libero, la gestione e il controllo dell’impresa prefissati e offre alle piccole e medie imprese una serie di
costituiscono sempre gli elementi fondamentali. vantaggi fondamentali.
I sistemi “tradizionali” di gestione aziendale, che frequentemente Piena visibilità su tutte le attività aziendali
sono solo una serie di programmi applicativi obsoleti e SAP Business One consente di:
scarsamente integrati, non sono in grado di soddisfare le esigenze • Gestire e controllare le operazioni aziendali mediante
attuali. Informazioni insufficienti, interruzioni nel flusso che un’unica soluzione integrata che automatizza e razionalizza
collega i processi di business nonché dati obsoleti e non aggiornati tutti i processi di business critici dell’impresa, inerenti a
costituiscono gli ostacoli principali che impediscono un controllo contabilità, gestione magazzino, acquisti, produzione,
efficace ed efficiente delle operazioni aziendali. operazioni bancarie e relazioni con i clienti (CRM - Customer
La dislocazione delle informazioni critiche in diverse location Relationship Management)
non integrate e isolate obbliga gli utenti a operazioni lunghe e • Utilizzare le funzionalità CRM integrate allo scopo di
complesse per portare a termine attività aziendali di per sé semplici instaurare un collegamento continuo tra tutti i processi
e consuete. In molti casi ciò si traduce in perdite di opportunità di relativi a vendite, servizi di assistenza, contatti con i clienti,
grande interesse per l’impresa, in sprechi di risorse aziendali e in integrandoli perfettamente con tutte le rispettive funzioni
inefficienze che generano costi elevati. all’interno dell’impresa
• Utilizzare la gestione dei clienti basata su Web allo scopo di
Per affermarsi, le piccole e medie imprese devono disporre di una gestire e coordinare le attività remote di vendita, assistenza
soluzione aziendale caratterizzata da piena integrazione e costi e marketing; creare un collegamento tra la sede centrale e i
contenuti: un unico sistema che automatizzi i processi di business team di commerciali e di assistenza tecnica che operano fuori
e fornisca un accesso semplice e immediato a informazioni sede fornendo loro i dati richiesti residenti all’interno di SAP
costantemente aggiornate. Devono quindi utilizzare un sistema Business One
di gestione aziendale che offra loro il pieno e totale controllo • Migliorare la gestione della produzione, automatizzando e
sull’intera attività dell’impresa. snellendo i processi inerenti alla pianificazione dei materiali
e alla gestione delle distinte basi; la soluzione prevede
L’applicazione SAP® Business One offre tutto quanto occorre per cinque fasi estremamente semplici con cui definire scenari
gestire efficacemente un’impresa. Opera con le modalità richieste di pianificazione e gestire al meglio la pianificazione del
al presente, ma può essere adattata di pari passo alla crescita materiale, coniugando efficacemente domanda e produzione
aziendale e al cambiamento dei processi di business. SAP® Business • Implementare una soluzione pienamente integrata di
One costituisce il software aziendale leader di mercato, distribuito commercio elettronico che abiliti la commercializzazione e la
da una rete internazionale di business partner altamente vendita online garantendo un costante aggiornamento delle
qualificati che garantiscono il massimo supporto e la migliore informazioni relative a contabilità, magazzini e spedizioni.
assistenza a livello locale.
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7. Accesso istantaneo a informazioni critiche in area CRM, • Definire determinati processi all’interno del workflow,
produzione e contabilità quali approvazioni, autorizzazioni, procedure attivate
SAP Business One consente di accedere in modo semplice automaticamente dal sistema in modo da poter rispondere
e immediato a informazioni aziendali complete, precise, immediatamente nel momento in cui si verifica un
attendibili e aggiornate all’interno di tutte le aree funzionali. determinato evento.
Utilizzando un’unica ed esaustiva fonte di dati, si ottiene una
visibilità globale di tutte le operazioni e le attività aziendali. Il Software che evolve insieme all’impresa
SAP Business One consente di: Con modalità estremamente semplici, SAP Business One può
• Navigare agevolmente attraverso i dati, grazie a un’interfaccia essere oggetto di un processo di adattamento che risponda
caratterizzata da semplicità e immediatezza d’uso. adeguatamente al cambiamento delle condizioni di business e
L’accesso immediato a dati aggiornati sulla performance alle nuove esigenze dell’impresa, senza appesantire l’area IT con
consente di operare più efficientemente e prendere decisioni funzionalità complesse. SAP Business One consente di far leva
rapide e affidabili. sulle seguenti funzioni:
• Identificare immediatamente relazioni e transazioni di • Modificare e adattare rapidamente la soluzione per soddisfare
importanza fondamentale grazie all’esclusiva tecnologia di nuovi requisiti formulati da clienti o da nuove normative.
Drag&Relate™. • Integrare all’interno di nuove versioni le modifiche apportate
Qualora siano richieste informazioni supplementari sui dati, alla soluzione con attività che non richiedano un eccessivo
è possibile trascinare tali dati da un’area dell’applicazione a impegno in termini di tempi e risorse evitando gli svantaggi
un’altra. È inoltre possibile eseguire il drilldown per ottenere generalmente correlati alle procedure di upgrade.
informazioni maggiormente dettagliate e visualizzare le • Integrare il software SAP con altre applicazioni utilizzando
rispettive relazioni. a questo scopo procedure estremamente semplici e facendo
• Sincronizzare le comunicazioni grazie alla piena integrazione leva sugli investimenti effettuati precedentemente e su
tra SAP Business One e Microsoft Outlook; in tal modo gli tecnologie innovative.
utenti possono operare su agende e calendari, schedulare
contatti e attività, e acquisire tutte le informazioni rilevanti di Il Software che si adatta alle modalità operative
clienti, partner e fornitori. dell’impresa
SAP Business One offre potenti strumenti volti alla
Notifica immediata di eventi aziendali e risposte personalizzazione della soluzione e all’adattamento della
automatiche stessa alle esigenze specifiche dell’impresa. Con SAP Business è
Al verificarsi di eventi eccezionali, SAP Business One possibile:
consente agli utenti di gestirli monitorando, notificando e • Personalizzare, conformemente alle proprie esigenze, moduli,
intraprendendo misure adeguate ai singoli casi. La violazione contratti, interrogazioni (query) e report.
di regole predefinite e parametrizzate genera una notifica • Utilizzare le potenti funzionalità di personalizzazione allo
immediata al rispettivo responsabile e attiva un processo di scopo di apportare modifiche alla soluzione, con modalità
workflow mirato a gestire adeguatamente l’evento. Grazie alle estremamente semplici e senza la necessità di conoscenze
modalità descritte di seguito, SAP Business One consente di informatiche specifiche.
migliorare la capacità di risposta degli utenti che possono: • Implementare immediatamente le modifiche apportate al
• Ricevere messaggi di allarme (alerts) in relazione a software.
determinati eventi aziendali; tali messaggi di allarme attivano
anche processi automatici di workflow.
• Prendere decisioni più appropriate grazie all’accesso rapido e
semplice a informazioni dettagliate sull’evento di business che
ha generato l’allarme.
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8. Più vantaggi in meno tempo Le caratteristiche che fanno di SAP Business One
SAP Business One consente alle imprese di ridurre i tempi legati una soluzione unica
all’implementazione e di conseguire più rapidamente i vantaggi Oltre ai vantaggi offerti da SAP Business One in termini di
offerti da questa soluzione. SAP Business One è una soluzione business, questa soluzione presenta benefici legati all’operatività
caratterizzata da: dell’impresa, tra cui:
• Un’interfaccia utente intuitiva e un ambiente Microsoft • Integrazione – SAP Business One è l’unica soluzione di
Windows standard. Ciò contribuisce ad abbreviare i tempi di gestione aziendale dedicata alle piccole imprese, totalmente
apprendimento necessari agli utenti per essere pienamente integrata ed espressamente concepita per automatizzare,
produttivi. L’implementazione di SAP Business One risulta all’interno di un unico sistema, la gestione delle relazioni con
più semplice rispetto a quella di altre soluzioni; i suoi costi i clienti (CRM), la produzione e la contabilità.
sono più contenuti grazie a un ambiente basato su un unico • CRM nativo – SAP Business One è l’unica soluzione
server (single-server). comprendente funzionalità native di CRM. Anche le funzioni
• Funzionalità semplificate di gestione del sistema, le quali legate a Vendite, Servizi, Assistenza e Processi di interazione
snelliscono sia l’operatività quotidiana che le procedure di con i clienti sono perfettamente integrate con tutte le altre
aggiornamento e manutenzione, riducendo drasticamente i funzioni rilevanti all’interno dell’impresa.
costi d’esercizio. • Drag&Relate – SAP Business One è l’unica soluzione che
• Un TCO (Total Cost of Ownership) estremamente utilizza la funzione innovativa di Drag&Relate per offrire una
contenuto; la soluzione consente anche a persone prive visibilità completa di tutte le operazioni aziendali agli utenti
di conoscenze tecniche specifiche di aggiungere nuove di qualsiasi livello, mettendoli in condizioni di identificare
funzionalità al sistema. SAP Business One elimina i costi immediatamente relazioni e transazioni di importanza
richiesti per l’integrazione e la manutenzione di più sistemi. fondamentale all’interno dell’impresa.
• Workflow-based alerts – SAP Business One è l’unica
soluzione che prevede una serie di funzioni di allarme
basate su workflow, grazie alle quali è possibile controllare e
segnalare eventi specifici e intraprendere le azioni correttive
del caso.
• Adattabilità – SAP Business One è l’unica soluzione che
permette agli utenti di operare con la massima libertà
aggiungendo campi, modificando moduli già esistenti e
personalizzando interrogazioni (query) e reports.
Figura 1: La funzionalità Drag&Relate™ consente agli utenti di generare
report personalizzati in pochi secondi
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9. SAP BUSINESS ONE: DEDICATO AL SUCCESSO
DELLE PICCOLE E MEDIE IMPRESE
Architettura
SAP Business One
L’applicazione SAP Business One risiede su un unico server
perfettamente integrato nella rete Microsoft Windows
Mandanti
dell’impresa. Con un’architettura client-server a due livelli
e basata su Win32, SAP Business One garantisce agli utenti la
Server
massima performance anche in situazioni di picco. Il sistema
Interfaccia
sfrutta la rete già esistente ai fini di ottenere la massima
XML Adapter
efficienza. SAP Business One comprende funzioni di sicurezza,
backup e protocolli di accesso alla rete. L’accesso avviene
Database
tramite servizi in rete WAN (Wide Area Network) o connettività Server API (COM)
di tipo dial-up.
L’ambiente di SAP Business One offre procedure standard
Servizi
di backup del database che consentono di salvare i dati con
E-Mail
massima facilità e di trasferirli su un’altra macchina in modo da
Backup
accedere immediatamente a tutte le informazioni critiche.
Con un’architettura particolarmente snella, SAP Business One
supporta i seguenti database:
Figura 2: Un ambiente basato su un unico server (single-server) rende SAP®
• Microsoft SQL Server Business One semplice da gestire, facile da manutenere e
• IBM DB2 Universal Database Express Edition integrare con altre soluzioni
SAP Business One offre un sistema software di grande stabilità, Il SAP Business One Software Development Kit (SAP Business
dotato di potenti funzionalità core nell’area del CRM, della One SDK) fornisce interfacce API (Application Programming
produzione e della contabilità. L’applicazione comprende Interfaces) che supportano efficacemente le imprese nelle
processi operativi primari come pure localizzazioni che procedure di interfacciamento e di ampliamento di SAP
soddisfano i requisiti in materia legale, monetaria e finanziaria Business One. Facilita le operazioni di modifica delle videate e
dei diversi paesi dove la localizzazione è disponibile. semplifica progetti di integrazione sofisticati grazie a un insieme
flessibile di tool tra cui:
• L’Interfaccia utente API, con cui modificare SAP Business
One creando nuove finestre, ridisegnando quelle già esistenti
e aggiungendo menu o finestre di dialogo. Le operazioni
di modifica possono essere semplici come quelle che
nascondono o disabilitano un campo oppure di tipo molto
più complesso come quelle finalizzate all’integrazione di una
nuova transazione.
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10. • L’interfaccia dati API, con cui creare link in tempo reale CRM - Gestione delle Opportunità di vendita: grazie a
tra SAP Business One e applicazioni esterne. Fornendo questa funzione è possibile registrare qualsiasi opportunità di
un’interfaccia di programmazione verso SAP Business One vendita, dal primo contatto alla chiusura di una transazione.
attraverso una serie di business object pienamente funzionali, Integrata all’interno del modulo CRM, questa funzione
l’interfaccia dati API consente di collegare le applicazioni e consente agli utenti di acquisire informazioni dettagliate
automatizzare i processi. relative alle singole opportunità, tra cui l’origine, il potenziale
• Il connettore Java, attraverso il quale gli sviluppatori di vendita, la data di chiusura della transazione commerciale,
dispongono della flessibilità e delle potenti funzionalità i dati sulla concorrenza e le attività eseguite. Nel momento in
dell’interfaccia dati API in un ambiente di sviluppo Java. cui gli utenti definiscono una quotazione, questa è collegata
alla rispettiva opportunità al fine di semplificare le operazioni di
Funzioni applicative e caratteristiche tracciabilità e di analisi che verranno eseguite successivamente.
Soluzione semplice ma potente, SAP Business One può Potenti report consentono agli utenti di analizzare le
essere utilizzata nell’impresa come l’applicazione principale opportunità per lead source, area geografica, settore, cliente
di gestione aziendale. La sua applicazione core fornisce una e articolo. Grazie a tali report è possibile gestire le previsioni
serie completa di funzionalità mirate a soddisfare tutte le e visualizzare anticipatamente i ricavi impostando diverse
esigenze specifiche dell’impresa gestendone la totalità delle date alternative, ad esempio, periodi mensili o trimestrali. Gli
attività. Qualora la situazione specifica dell’impresa lo richieda, utenti possono inoltre visualizzare la distribuzione dei lead,
è possibile aggiungere ulteriori ampliamenti funzionali. suddivisi per source nell’arco di un periodo specifico, in modo
Collegandosi perfettamente ad altre applicazioni attraverso da identificare le attività di lead generation maggiormente
interfacce standard SAP Business One diventa uno strumento di profittevoli.
gestione aziendale completo e versatile.
Vendite e Assistenza: avvalendosi di Internet, questo modulo
SAP Business One offre tutti gli strumenti che l’impresa richiede permette agli addetti di Vendite e Assistenza di operare online,
per eseguire il customizing e il backup dei dati, definire tassi creando e visualizzando in tempo reale ordini di vendita e
di cambio, configurare autorizzazioni e allarmi, accedere alle offerte; grazie a questa modalità gli addetti possono selezionare
informazioni provenienti da software di terze parti. 12 moduli e visualizzare prodotti, eseguire attività legate alla gestione dei
contribuiscono all’ampliamento delle funzionalità di SAP conti, definire schedulazioni e tempistiche, gestire opportunità,
Business One oltre alla sua primaria funzione amministrativa. cataloghi prodotto, ordini di servizio, prospects e campagne di
Il design modulare consente ai componenti di “dialogare”, marketing.
utilizzando un’interfaccia API.
Le funzionalità principali di SAP Business One sono: Vendite - contabilità clienti: con questo modulo è possibile
creare quotazioni, inserire ordini di vendita, definire consegne,
Contabilità: gestisce tutte le transazioni finanziarie, tra cui aggiornare i livelli dello stock e gestire tutte le fatture come
la contabilità generale, la definizione e l’aggiornamento dei pure tutte le attività relative alla contabilità clienti.
conti, gli inserimenti di prima nota, gli adeguamenti della divisa
estera, le definizioni di budget, di centri di costo e di regole di Acquisti - contabilità fornitori: questo modulo gestisce e
distribuzione dei costi. aggiorna i contratti con i fornitori e le transazioni correlate,
quali l’emissione di ordini d’acquisto, l’aggiornamento dello
stock in transito, il calcolo del valore del prezzo d’acquisto di
articoli importati e la gestione dei resi e dei crediti.
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11. Gestione magazzino: questo modulo gestisce i livelli Commercio elettronico: offre una soluzione completa per
dello stock, gli articoli, i listini prezzi, gli accordi di prezzi la vendita online. La soluzione comprende funzioni quali:
speciali, i trasferimenti tra magazzini, le transazioni relative elaborazione e notifica degli ordini, gestione di cataloghi,
alla correzione dello stock, il prelievo e l’imballaggio per le SKU (UMM) e relative configurazioni, prodotti configurabili,
spedizioni. monitoraggio dello stock, una struttura articolata dei conti,
customer self-service, merchandising, sconti e pricing
Produzione: questo modulo fornisce tool specifici per la personalizzato, customer service online, gestione prospect e
produzione che definiscono le distinte base multilivello e campagne promozionali.
creano ordini di lavoro, consentendo di verificare e analizzare la
disponibilità del prodotto e del materiale. Configurazione della soluzione
Personalizzazione con elevata flessibilità
MRP: questo modulo gestisce la pianificazione MRP tramite un SAP Business One consente di parametrizzare la configurazione
processo basato su wizard che consente di definire uno scenario base del sistema per tutte le funzioni. Le operazioni previste
di pianificazione. A questo scopo sono previste cinque semplici comprendono la definizione dei tassi di cambio, l’impostazione
fasi, che si basano su una serie di criteri, grazie alle quali è dei parametri di autorizzazione, la definizione delle
possibile calcolare i fabbisogni in funzione delle previsioni. impostazioni per la posta interna, la posta elettronica e gli SMS,
la configurazione delle funzioni di importazione/esportazione
CRM – Gestione Servizi e Assistenza: ottimizza l’operatività dei dati. Le funzioni principali previste per la configurazione del
dei reparti di servizi e assistenza, offrendo un valido supporto sistema sono:
per tutte le attività correlate a questa area, quali la gestione dei • Selezione dell’impresa – parametrizzazione fondamentale.
contratti di servizio, la pianificazione degli interventi, il tracking • Inizializzazione del sistema e impostazioni delle
delle richieste di intervento e il supporto clienti. Questo preferenze generali – dati relativi all’impresa e impostazioni
modulo presenta inoltre un knowledge database che gestisce i generali.
problemi di questo settore nonché le relative soluzioni. • Definizioni utente – piano dei conti, codici IVA, agenti,
aree geografiche, progetti, formati indirizzo, termini di
Risorse Umane: questo modulo offre funzioni di gestione pagamento, gruppi di fornitori, clienti, articoli e provvigioni,
del personale, tra cui informazioni dettagliate sui dipendenti, magazzini, modelli di contratto di servizio, banche, modalità
informazioni sui contatti e report sulle presenze. di pagamento e di spedizione.
• Autorizzazioni – gli amministratori possono definire le
Reporting: sistema con cui creare report efficaci destinati a informazioni a cui gli utenti sono autorizzati ad accedere.
essere utilizzati all’interno di tutte le aree aziendali, ovvero Ogni documento è attribuito a un owner (proprietario)
report su clienti e fornitori, vendite, flusso di cassa, storici specifico e, in base alla relazione dell’utente con il relativo
dei contatti cliente, contabilità, stock di magazzino, stato owner (proprietario), sarà caratterizzato da un accesso
patrimoniale, prezzi, attività dei clienti. Questo strumento completo, di sola lettura o da nessuna possibilità di accesso.
presenta anche report predefiniti o interrogazioni L’accesso può essere definito in funzione del fatto che l‘utente
personalizzate che possono essere esportate direttamente in appartenga allo stesso gruppo, reparto o alla stessa filiale
Microsoft Excel, strumento principale di reporting. oppure abbia come riferimento lo stesso manager dell’owner
(proprietario), oppure ne sia il responsabile o un subalterno.
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12. • Definizione dei tassi di cambio – base di tutti i report e dei Integrazione di Microsoft Outlook
dati archiviati. SAP Business One è totalmente integrato con Microsoft
• Utility – dati di backup e definizione di processi automatizzati. Outlook e comunica all’interno dell’impresa con tutti i settori
• Import/export di dati. e le aree aziendali integrandovi tutte le più diverse funzioni.
• Ripristino – gestione e ripristino dei dati. Offerte, attività, contatti e appuntamenti sono gestiti in modo
• Funzioni di allarme – definizione di profili personali per condiviso tra SAP Business One e Microsoft Outlook.
messaggi di avvertimento.
• Invio di messaggi – utente interno, cliente e fornitore. XL Reporter
• Saldi iniziali – definizione dei saldi iniziali per conti Co.Ge. e Unendo le funzioni di reporting di Microsoft Excel a quelle di
business partner. SAP Business One, il tool XL Reporter consente agli utenti di
operare con massima efficienza ed efficacia. Le imprese possono
Per un elenco dettagliato delle opzioni di configurazione far leva sulle potenzialità di gestione integrata delle informazioni
relative ad altri moduli e funzionalità, si consiglia di consultare aziendali di SAP Business One coniugandole alle funzionalità
la sezione “Appendice: Funzioni”. di Excel, conosciute e utilizzate dalla quasi totalità di utenti. La
creazione dei report risulta essere un’operazione eseguibile con
Campi definiti dall’utente facilità e immediatezza grazie alle funzionalità di “point-and-
SAP Business One offre agli utenti la possibilità di definire campi click” e “drag-and-drop”. In pochi secondi è possibile realizzare
specifici per qualsiasi tipo di oggetto, quali articoli, business report aziendali completi ed esaustivi. Laddove le esigenze degli
partner e ordini. Ciò consente di gestire le informazioni che sono utenti siano più complesse (calcoli o grafici) è possibile avvalersi
necessarie per eseguire le più svariate attività aziendali. I campi delle opzioni di analisi offerte da Microsoft Excel coniugate alle
definiti dall’utente sono selezionabili al fine di acquisire diversi informazioni aziendali integrate di SAP Business One con cui
tipi di informazioni come, ad esempio testi, indirizzi, numeri eseguire un reporting sofisticato e flessibile che abbraccia le più
telefonici, URL, allegati di file, immagini ed elenchi a discesa. svariate aree aziendali, dalla gestione delle relazioni con i clienti
(CRM) alla produzione e alla contabilità.
Ricerche formattate • XL Reporter fornisce informazioni dinamiche all’interno
Grazie alla ricerca formattata, i valori di un processo di ricerca dei report grazie a potenti funzionalità analitiche, che
predefinito possono essere salvati all’interno del sistema per offrono all’intera impresa disponibilità di dati costantemente
ciascun campo (compresi i campi specifici dell’utente). aggiornati.
• In quanto tool intuitivo, XL Report consente di creare i report
Di seguito sono elencate alcune tra le possibili modalità di utilizzo in pochi secondi con modalità immediate e procedure facili da
della ricerca formattata (selezione): utilizzare.
• Imputazione automatica di valori nei campi sulla base di oggetti • XL Reporter comprende funzionalità che spaziano dai report
differenti utilizzati all’interno del sistema. standard delle vendite e della contabilità fino alla reportistica
• Imputazione di valori nei campi sulla base di liste predefinite. ad-hoc più complessa, tra cui dashboard con valutazioni
• Imputazione automatica di valori nei campi sulla base di query istantanee dei key performance indicator (KPI).
predefinite (specifiche dell’utente). • XL Reporter offre funzionalità live di analisi dettagliate
• Definizione di interrelazioni tra diversi campi di sistema (ad che possono scendere al livello della singola registrazione
esempio il valore del campo X dipende dal valore del campo Y). contabile.
• Campi di visualizzazione utilizzabili esclusivamente per query, • XL Reporter prevede funzionalità di schedulazione dei report
ad esempio firma utente, data di creazione, saldo di assegni e distribuzione automatica degli stessi via e-mail.
ordinari (per un business partner). • XL Reporter gestisce la nomenclatura tecnica e le tabelle del
database di sistema e facilita in tal modo gli utenti privi di
Funzioni facoltative competenze specifiche che non riscontrano alcuna difficoltà
Le funzioni facoltative comprendono le seguenti funzionalità: nella navigazione all’interno del sistema.
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13. Migration package SAP EarlyWatch Alert
Concepito per SAP Business One, il tool di migrazione Data Il servizio SAP EarlyWatch® Alert fornisce informazioni sulla
Transfer Workbench, offre un valido supporto nei progetti performance di sistema. Contribuisce a prevenire i problemi
di implementazione, semplificando la migrazione dei dati inerenti a quest’area, prima che questi si manifestino. I dati
anagrafici e transazionali dai sistemi preesistenti (legacy) a SAP sono rilevati dal software SAP Business One ed esportati per
Business One. Data Transfer Workbench contiene modelli di file essere analizzati da esperti SAP. L’accesso ai risultati dell’analisi
predefiniti che facilitano sostanzialmente l’approntamento dei viene fornito tramite il SAP Service Marketplace. In alternativa
dati. In presenza di una forte crescita dell’impresa, la migrazione i report delle analisi effettuate possono essere recapitati ai
alla famiglia di applicazioni aziendali mySAP™ Business Suite si rispettivi interessati sulle caselle di posta elettronica.
dimostra sempre una scelta vincente, in quanto tali applicazioni
offrono un ampliamento delle funzioni e consentono ai Immobilizzazioni
processi aziendali di interfacciarsi con quelli di capogruppo e Con un libro cespiti destinato alla contabilità generale, il
partner. software specifico per le immobilizzazioni integrato in SAP
Business One consente di gestire efficientemente e monitorare
Business Configuration Sets (BC Set) rigorosamente le immobilizzazioni. Questo software offre un
I Business Configuration Set si dimostrano di grande utilità valido supporto in processi fondamentali quali acquisizioni,
per semplificare il processo di personalizzazione. Sono note di credito, eliminazioni e trasferimenti. Il sistema calcola
particolarmente vantaggiosi per i partner semplificando l’ammortamento programmato in base ai costi di acquisizione
le operazioni di creazione e manutenzione di soluzioni e produzione come pure la vita utile, ed esegue le registrazioni
personalizzate. Le parametrizzazioni possono inoltre essere richieste nella contabilità generale. Per quanto concerne i
utilizzate ripetutamente per una determinata funzione o per un dati anagrafici delle immobilizzazioni è possibile osservare il
intero processo di business. cambiamento dei valori nel corso di un anno; la funzione di
previsione dell’ammortamento può simulare l’ammortamento
Payment Engine futuro. Integrazione fondamentale per il bilancio, lo schema
Il Payment Engine di SAP Business One crea i formati di file di variazione dei cespiti visualizza tutte le variazioni del
da utilizzare per i pagamenti elettronici. Garantisce l’accesso a patrimonio immobilizzato (transazioni) verificatesi nel corso
formati di file predefiniti destinati a: di un esercizio. I dati storici e i valori iniziali di un esercizio
• Bonifici bancari possono essere resi disponibili grazie alla funzionalità di
• Addebiti diretti importazione dei dati (disponibile in Austria, Belgio, Canada,
• File bancari per documenti relativi a effetti Germania, Finlandia, Francia, Repubblica d’Irlanda, Paesi Bassi,
• Import di estratti conto Portogallo, Spagna, Svezia, Svizzera e Regno Unito).
• Assegni elettronici, specifici di singoli paesi
DATEV-FI
La funzionalità “cash and bank” integrata consente di elaborare La funzionalità DATEV-FI è costituita da un’interfaccia
e riconciliare in un unico step diverse transazioni relative a che consente agli utenti di esportare informazioni di tipo
estratti conto bancari. finanziario e inoltrarle a consulenti fiscali. Questa interfaccia
può essere utilizzata per la creazione e il trasferimento di dati
Support Desk finanziari da SAP Business One all’ufficio tedesco DATEV. Oltre
Il Support Desk consente di accedere a SAP Service Marketplace ad essere trasferiti da SAP Business One al sistema DATEV i dati
direttamente da SAP Business One. La configurazione richiede finanziaria possono essere inoltrati a un consulente contabile
tempi estremamente brevi; è possibile creare messaggi di servizio (nel formato di spedizione DATEV disponibile unicamente in
offline da inviare, unitamente ad allegati di dimensioni fino a 4 Germania).
MB, al SAP Service Marketplace.
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14. Intrastat
Intrastat (intra-European-Union-trade statistics) è un sistema Magazzino
Ufficio
statistico completo, atto a monitorare il flusso di merci tra
gli stati membri dell’Unione Europea. La funzionalità add-on
Intrastat esegue la creazione dei file destinati alle dichiarazioni Ufficio
(specifiche di ogni singolo paese); rileva dai dati residenti
all’interno di SAP Business One quanto richiesto in materia
dagli uffici di competenza a cui inoltra le informazioni. Fabbrica Magazzino
Integrazione ELSTER
Elektronische Steuererklärung (ELSTER) è un sistema elettronico per
la dichiarazione dei redditi. E’ stato concepito espressamente per
consentire agli utenti, indipendentemente dal rispettivo luogo Ufficio
Fabbrica
di domicilio in Germania, di compilare elettronicamente la
propria dichiarazione delle tasse via Internet. SAP Business One Magazzino
è compatibile con ELSTER e supporta le funzionalità in materia
di dichiarazioni IVA (disponibile unicamente in Germania). Figura 3: SAP® Business One vede l’intera impresa come un unico oggetto,
a prescindere dalla sua ubicazione
Integrazione di SAP Business Suite
L’architettura aperta di SAP Business One garantisce una piena Scenari di integrazione per gruppi di applicazioni
integrazione con SAP Business Suite, nonché con altri software SAP
di terze parti. SAP Business One integra perfettamente società SAP Business One è la soluzione ideale da utilizzare all’interno
controllate, partner e fornitori nell’ambiente SAP Business di gruppi multinazionali per gestire filiali o società controllate.
Suite, tramite la piattaforma tecnologica SAP NetWeaver® che L’integration package costituisce il collegamento migliore tra
abilita tutte le applicazioni SAP Business Suite. La piattaforma la famiglia di applicazioni SAP Business Suite, residente nella
SAP NetWeaver consente alle imprese di ottenere un valore sede centrale, e il sistema SAP Business One, installato nelle
aggiunto dagli investimenti IT precedentemente effettuati e di società controllate e nelle filiali di gruppi o multinazionali.
implementare, laddove richiesto, un’architettura orientata ai Con tale configurazione si ottiene un’infrastruttura di sistemi
servizi. SAP NetWeaver offre le modalità migliori per integrare perfettamente integrata basata sulle funzionalità di SAP
all’interno di un’unica piattaforma tutti i sistemi che utilizzano Business Information Warehouse e sulla tecnologia di SAP
software SAP o di terze parti. L’ambiente Microsoft Windows NetWeaver, tra cui il componente SAP NetWeaver Portal.
integrato all’interno di SAP Business One consente agli utenti
di scambiare dati con altre applicazioni desktop di Microsoft Consolidamento dati con SAP Business Warehouse
Windows, quali Microsoft Word, Excel e Outlook. Soprattutto per i manager delle aziende multinazionali,
chiamati a prendere decisioni di importanza strategica, è
indispensabile disporre di sistemi informativi integrati che
consentano di monitorare i dati provenienti da diverse
applicazioni e soluzioni. Oltre a soddisfare pienamente tale
esigenza, SAP Business One esegue l’estrazione dei dati in vista
del reporting. Alle consociate estere che utilizzano SAP Business
One, SAP offre sia il pacchetto di configurazione che le relative
funzionalità richieste per l’accesso e l’allocazione dei dati.
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15. SAP NetWeaver Portal SERVER
Grazie a SAP NetWeaver Portal è possibile integrare SAP Business Sistema Operativo • Microsoft Windows Small Business Server 2003
One con SAP Business Suite, con fonti di dati esterne come pure SP1
• Microsoft Windows Server 2003 SP1 Standard/
con qualsiasi altra soluzione software. Tramite tale portale, le Enterprise 32 Bit
aziende possono creare un punto di accesso centrale per tutte le CPU • MS SQL Server – 1x Intel Pentium III
attività aziendali condivise, rendendo disponibili le informazioni a • IBM DB2 Universal Database Express Edition
– 1x Intel Pentium IV
collaboratori, partner e clienti in qualsiasi paese.
Memoria RAM • MS SQL Server – 1 GB
I vantaggi garantiti da SAP NetWeaver Portal comprendono: • IBM DB2 Universal Database Express Edition
• Accesso centralizzato alle informazioni, indipendentemente – 1 GB
dall’ubicazione della fonte dati (Intranet o Internet). Spazio su HD • MS SQL Server – System partition 0.5 GB/Data
• Integrazione di processi di business trasversali rispetto partition 2 GB
• IBM DB2 Universal Database Express Edition
all’azienda. – System partition 0.5 GB/Data partition 2 GB
• Accesso trasparente e standardizzato alle soluzioni che DVD-ROM Drive 24x o superiore
consente la collaborazione tra più aziende o all’interno di Video 640 x 480 con 256 colori o maggiore
un’unica azienda. Database • Microsoft SQL Server 2000 SP4 Standard o
• Tecnologia interattiva di alto livello, staging intelligente dei Enterprise Edition
• Microsoft SQL Server 2005 Standard o Enter-
contenuti, funzionalità point-and-click e Drag&Relate facili e prise Edition (solo su sistema operativo Windows
rapide da utilizzare. 2003 Server)
• IBM DB2 Universal Database 8.2.2 FP5 Express
Edition
Ruoli utente definiti Software • Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 o successivo
Nello svolgimento delle rispettive attività, il personale che • Microsoft Data Access Components 2.6 (MDAC)
o successivo
opera presso filiali o società controllate di gruppi multinazionali • Solo per IBM DB2 UDB – Microsoft .NET SDK
utilizza generalmente l’interfaccia standard di SAP Business One WORKSTATION
invece dell’interfaccia di SAP NetWeaver Portal. Utilizzando Sistema Operativo Microsoft Windows XP Professional SP2 32 Bit
tuttavia SAP NetWeaver Portal, è comunque possibile accedere CPU 1x Intel Pentium
all’applicazione SAP Business One attraverso un browser Web, Memoria RAM 128 MB + 60–80 MB per singolo add-on supple-
indipendentemente dal luogo in cui ci si trova. mentare e seguito sulla workstation
Gli utenti necessitano inoltre delle seguenti funzionalità: Spazio su HD 500 MB
• Una videata iniziale che visualizzi i dati di importanza CD-ROM Drive 24x o superiore
primaria, i KPI o i messaggi di avvertimento. Video 800 x 600 con colori 24 bit o maggiore
• Funzioni mirate alla visualizzazione in dettaglio delle Software • Microsoft IE 6.0 SP1
informazioni, abilitazione della funzionalità di Drag&Relate con • MDAC 2.6 o successivo
cui trascinare gli oggetti da un report e/o un allarme all’interno
Requisiti minimi hardware e software per SAP Business One
dell’iPanel, permettendo agli utenti di reperire informazioni
supplementari o avviare processi trasversali rispetto all’azienda.
• Informazioni, provenienti in particolare dalle aree Contabilità
e Vendite.
Requisiti di sistema
I requisiti minimi di sistema della soluzione assicurano un
TCO (Total Cost of Ownership) estremamente contenuto e
garantiscono immediatezza e semplicità nella gestione e nella
manutenzione del sistema.
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16. SAP BUSINESS ONE: L’APPLICAZIONE IDEALE
PER LA PICCOLA E MEDIA IMPRESA
SAP Business One garantisce il massimo controllo dell’impresa
in qualsiasi situazione, presente e futura. Caratterizzata dalla
massima integrazione e da costi estremamente contenuti,
questa applicazione gestionale è stata concepita con
un’attenzione particolare alle esigenze specifiche delle piccole
e medie imprese. Con SAP Business One è possibile apportare
modifiche al software, adattandolo perfettamente alle proprie
esigenze; con altrettanta semplicità e rapidità SAP Business One
fornisce le informazioni e le risposte ai quesiti da risolvere per
gestire l’impresa. SAP Business One è un’applicazione sviluppata
da SAP, il principale fornitore di software gestionale nel mondo,
con oltre 30 anni di esperienza e 12 milioni di utenti a livello
internazionale in tutti i settori d’industria.
Per saperne di più, vistare il sito www.sap.com/italy/pmi
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17. 17

18. 18

19. APPENDICE: FUNZIONI
Contabilità Budget – Questa funzionalità supporta gli utenti in fase di
Piano dei conti – SAP Business One offre, per ogni singolo definizione e gestione dei budget. È possibile configurare metodi
paese, un modello di piano dei conti che può essere adeguato di assegnazione del budget, definire budget in qualsiasi divisa
alle esigenze specifiche dell’impresa. Se richiesto dal reporting, (locale, estera o entrambe) e visualizzare un report riepilogativo
tale modello può inoltre essere utilizzato allo scopo di definire che confronti gli importi attuali con quelli pianificati. È inoltre
singoli piani dei conti, suddivisi fino a un numero massimo di 10 possibile definire un allarme (alert) online che consenta di avvisare
segmenti. l’utente ogniqualvolta una transazione supera il limite di budget
mensile o annuale.
Registrazioni di prima nota – L’applicazione consente agli
utenti di creare nuove registrazioni di prima nota e di ricercare Definizione di centri di profitto – Questa funzione permette di
quelle già esistenti (la maggior parte delle registrazioni nel definire diversi centri di profitto (profit center) o reparti. I relativi
libro giornale vengono eseguite automaticamente dalle aree
conti di costi e ricavi possono essere attribuiti a un centro di
Vendite, Acquisti e Transazioni bancarie.) Gli utenti possono
profitto predefinito nel piano dei conti.
inoltre attribuire automaticamente ogni singola transazione a un
progetto o a un centro di profitto.
Definizione delle regole di distribuzione – Sulla base dei
Registrazioni provvisorie di prima nota – Gli utenti possono costi definiti e dell’esperienza maturata è possibile definire diverse
salvare diverse registrazioni contabili manuali in un batch ed regole di distribuzione al fine di contraddistinguere le attività
elaborarle contemporaneamente; ciò consente di verificare di business e assegnare un conto di costi e ricavi alla regola di
e rettificare le registrazioni prima di inserirle in Contabilità distribuzione corrispondente.
Generale.
Tabella per centri di profitto e regole di distribuzione
Modelli di registrazione – Questa funzionalità permette di Questa funzione consente di visualizzare diversi centri di profitto
definire modelli di contabilizzazione di contabilità generale e regole di suddivisione sotto forma di tabella. Tutti i dati
riducendone i tempi ed evitando eventuali errori in fase di sono visualizzati in modo chiaro e, se richiesto, possono essere
registrazione manuale nel libro giornale. modificati. È inoltre possibile creare centri di profitto e regole di
suddivisione supplementari. Una volta definiti tutti i fattori di
Registrazioni ricorrenti – Gli utenti possono definire che costo, il sistema li attribuisce automaticamente ai singoli centri di
le proprie registrazioni siano eseguite in Contabilità su base costo all’interno di ogni transazione, fornendo quindi un rapido
periodica, specificando la frequenza di ogni registrazione accesso alle informazioni dettagliate relative ai costi.
ricorrente (in questo caso, la soluzione invia automaticamente
agli utenti un sollecito affinché provvedano a inserire le proprie Report per centri di profitto – Questo conto economico si basa
registrazioni). sui costi e sui ricavi, sia di tipo diretto che indiretto, in funzione di
quanto definito nelle regole di allocazione, e può essere eseguito
Storno delle registrazioni – L’applicazione consente di stornare per qualsiasi centro di profitto. È possibile optare tra il formato di
automaticamente le registrazioni dei ratei/risconti eseguiti a visualizzazione mensile e annuale e confrontare i risultati con gli
fine periodo. Di default, lo storno delle registrazioni specificate importi dell’anno precedente.
sarà eseguito il primo giorno del mese di calendario successivo;
tuttavia, se necessario, è possibile specificare una data di storno
Elaborazione modello 1099 – Con SAP Business One è
diversa per ogni registrazione.
possibile eseguire la registrazione dell’U.S. Internal Revenue
Service Form 1099 e delle relative informazioni per ogni specifico
Differenze di cambio – L’applicazione consente di valutare
pagamento eseguito dal fornitore. Queste informazioni possono
periodicamente le partite aperte in divise estere, di identificare le
differenze e di scegliere la transazione di rettifica adeguata. essere modificate fino al momento della loro presentazione.
Durante l’anno è possibile inserire, a scopo informativo, i saldi
Modelli di report finanziario – È possibile generare in modo iniziali provenienti da altri sistemi; a fine anno, è possibile
semplice e rapido un numero illimitato di modelli di report eseguire l’output delle informazioni 1099 in vista della loro
finanziari. Questo modulo consente di creare modelli per qualsiasi presentazione alle autorità competenti.
scopo (come, ad esempio, conti economici supplementari).
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20. APPENDICE: FUNZIONI
Opportunità di vendita Resi – Questa funzione consente di gestire facilmente i resi
Le funzionalità inerenti alle opportunità di vendita consentono senza note di credito o resi per riparazioni utilizzando il
agli utenti di registrare ogni singola opportunità commerciale, documento resi.
a partire dal primo contatto fino alla chiusura positiva della
transazione. Gli utenti possono specificare diverse informazioni Fatture clienti – La fattura crea automaticamente una
dettagliate sulle singole opportunità, tra cui la fonte, il registrazione corrispondente nel libro giornale. Ne consegue che
potenziale, la data di chiusura, dati sulla concorrenza e le
gli utenti possono creare una ricevuta automatica nel caso in cui
attività eseguite. Dopo aver creato la prima offerta in relazione
il cliente paghi immediatamente parte della fattura.
a un’opportunità, è possibile collegarla all’opportunità stessa al
fine di semplificare la tracciabilità e l’analisi che saranno eseguite
successivamente. Vendita con pagamento immediato – È possibile creare una
fattura e una ricevuta in un unico passaggio, utilizzando lo
Vendite – Contabilità clienti stesso documento.
Offerte – Questa funzionalità garantisce la massima flessibilità
nella creazione dei contenuti delle offerte stesse o di qualsiasi Nota di credito cliente – Quando si crea una nota di credito
altro documento di marketing. All’interno di un documento per il cliente, ad esempio per merce resa, i dati richiesti possono
possono essere utilizzati diversi tipi di righe e ciò consente di essere facilmente importati dalla fattura originale o da qualsiasi
creare totali parziali di righe precedenti. È possibile inserire altro documento di vendita o di acquisto.
testo in formato libero ovunque all’interno del corpo del
documento, nonché visualizzare articoli alternativi. Commenti
Stampa documenti – Questa funzione è utilizzata per stampare
o testi standard possono essere memorizzati e riutilizzati. Per
qualsiasi documento di vendita e di acquisto. È possibile operare
ogni singolo documento è possibile definire liberamente testi di
intestazione oppure piè di pagina. È molto semplice calcolare una selezione per periodo, numero di documento o tipo di
l’utile lordo per ogni singola offerta oppure visualizzare gli documento.
ultimi prezzi offerti a un cliente specifico. Dopo aver creato
un’offerta, questa può essere esportata con la massima Generazione massiva documenti – Questo wizard consente
semplicità in Microsoft Word. di raggruppare in un’unica fattura tutti i documenti di
vendita esistenti per un determinato cliente. Il wizard risulta
Ordine – Questa funzionalità snellisce il processo di particolarmente utile per coloro che, nell’arco del mese, creano
acquisizione degli ordini di vendita e offre una visibilità una molteplicità di ordini e documenti di trasporto (bolle di
completa sulla situazione di un determinato articolo nei diversi consegna), i quali, alla fine del mese, necessitano di una fattura
magazzini, in modo da segnalare immediatamente articoli riepilogativa per ogni cliente.
mancanti o in esaurimento. L’addetto all’acquisizione degli
ordini può scegliere tra due opzioni: ordinare gli articoli da
Bozza documenti – Questa funzionalità consente di stampare,
una lista di prodotti ordinati in precedenza oppure abilitare
elaborare e gestire tutti i documenti salvati come bozze.
la consegna parziale di quanto ordinato. All’interno di ogni
ordine e per ogni singola posizione è possibile specificare diverse
date di consegna e indirizzi di spedizione. Basandosi su un Assistente solleciti – Questo wizard estremamente potente
ordine di vendita gli utenti possono creare automaticamente gestisce diverse lettere di sollecito per singolo cliente e aggiorna
ordini d’acquisto e provvedere affinché i relativi articoli siano uno storico dei solleciti per ciascuno di essi. Il wizard può
consegnati presso il cliente. essere eseguito a intervalli regolari, ad esempio mensilmente
o settimanalmente, per eseguire un controllo delle fatture
Consegna – Con questa funzionalità i reparti di spedizione insolute. Una serie di lettere di sollecito di diverso livello può
possono generare la documentazione relativa all’imballaggio essere inviata a intervalli predefiniti. È inoltre possibile definire il
per tutte le merci spedite a un cliente. Il processo di packaging metodo per calcolare gli interessi e le spese di sollecito.
integrato facilita l’assegnazione degli articoli a diversi colli nel
corso della consegna. Nel documento di trasporto (bolla di
consegna) è possibile introdurre un numero specifico collegato
al singolo collo che consente di tracciare esattamente tutti i dati
relativi alla spedizione. Con un semplice clic del mouse si accede
quindi allo stato della spedizione. Le quantità a magazzino sono
aggiornate automaticamente dopo che la consegna è effettuata.
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21. Acquisti Bozze di documenti – Questa funzionalità consente di
Ordine d’acquisto – SAP Business One offre la possibilità di stampare, elaborare e gestire tutti i documenti d’acquisto salvati
ordinare materiali o servizi ai fornitori. Tali ordini aggiornano come bozze.
la quantità disponibile degli articoli ordinati e informano il
responsabile del magazzino in merito alla data di consegna Stampa documenti – Questa funzione consente di stampare
prevista. Gli utenti possono suddividere un singolo ordine tutti i documenti di vendita e di acquisto. È possibile operare
d’acquisto in diverse parti, nel caso in cui, ad esempio, gli articoli una selezione per periodo, numero di documento o tipo di
debbano essere spediti a magazzini diversi. La suddivisione, o documento.
la revisione, è necessaria allo scopo di creare diverse distinte
colli e documenti di trasporto (bolle di consegna) per ciascuna Business Partner
spedizione. Ogni posizione all’interno di un ordine d’acquisto Tutte le informazioni rilevanti relative ai clienti e ai fornitori
o di un documento fornitori può essere inviata a un diverso (indirizzo, preferenze, addetti alle vendite, condizioni di
magazzino o a un’ubicazione specificata. pagamento) sono inserite nella funzionalità destinata alla
gestione dei business partner. In tale funzione è possibile definire
Entrata merci collegata a ordine d’acquisto – Questa un numero illimitato di contatti per ogni business partner,
funzione consente di ricevere una consegna presso un nonché i relativi numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica
magazzino o di allocare le consegne a diversi magazzini. Le e altri dati importanti. È possibile inoltre inserire un contatto
entrate merci possono essere collegate a un ordine d’acquisto ed cliente o il nome di un fornitore e inviare e-mail o SMS. Possono
è possibile modificare la quantità dell’ordine d’acquisto a fronte essere altresì visualizzati tutti i dati che hanno una correlazione
della quantità effettivamente ricevuta. con quelli sopra indicati (compresi report di vendita del cliente,
saldi dettagliati, ecc.). Per trovare le posizioni corrispondenti,
Resi – È possibile gestire i resi fornitori per riparazione o i resi SAP Business One consente di utilizzare metodi di ricerca come
senza nota di credito utilizzando il documento di reso. “Inizia per”, “Contiene” e “Maggiore di”.
Fatture fornitori – Quando si elaborano le fatture fornitori, Attività – Grazie a questa funzionalità è possibile documentare
SAP Business One crea contemporaneamente una registrazione tutte le interazioni che intercorrono con i clienti, quali contatti
nel libro giornale. Queste informazioni possono essere utilizzate telefonici, incontri e attività di follow-up. Nelle singole attività
per elaborare i pagamenti successivi al fornitore. gli utenti possono inoltre aggiungere note specifiche e allegati e
programmare gli interventi successivi.
Nota di credito fornitore – Con questa funzione la soluzione
consente di emettere una nota di credito per il fornitore per le Calendario – SAP Business One è dotato di un calendario
merci rese. I dati richiesti possono essere facilmente importati che consente di visualizzare graficamente le attività relative
dalla fattura originale, come per qualsiasi altro documento di a uno o più utenti. Tale calendario offre altresì funzioni che
vendita e di acquisto. permettono di programmare le attività nonché di modificare
quelle già schedulate. Il calendario può essere configurato
Costi d’importazione – SAP Business One consente di in modo da visualizzare solo determinati utenti e attività. È
calcolare il prezzo d’acquisto della merce importata. Le diverse possibile inoltre visualizzare le attività in diversi layout, basati
voci di importazione (nolo, assicurazione e imposte doganali) sul giorno, sul mese, sulla settimana lavorativa o solare e sui
possono essere assegnate ai costi FOB di ogni posizione calendari di gruppo.
determinando un aggiornamento del suo effettivo valore di
magazzino.
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22. APPENDICE: FUNZIONI
Banche e pagamenti Estratti conto e riconciliazione – La soluzione abilita la
Pagamenti in entrata – Questa funzione fornisce un supporto riconciliazione in modalità totalmente automatica. È possibile
per la registrazione di tutti gli incassi (assegni, pagamenti con riconciliare tra loro le transazioni a credito e a debito; in questo
carte di credito, pagamenti in contanti e bonifici bancari). È modo è possibile riconciliare qualsiasi conto di Contabilità
possibile altresì assegnare i pagamenti alle fatture aperte allo Generale oppure confrontare i saldi del libro cassa con i saldi
scopo di semplificare il processo di incasso. Nel momento in cui degli estratti conto.
si crea un pagamento, la Contabilità Generale viene aggiornata
automaticamente. Assistente di riconciliazione – Dopo aver definito i parametri
di riconciliazione, questa soluzione basata su wizard utilizza
Gestione degli assegni – È possibile gestire facilmente tutti i dati un sofisticato algoritmo per calcolare in modo automatico la
relativi agli assegni, nonché girare o annullare i singoli assegni. riconciliazione bancaria corretta.
Gestione delle carte di credito – Grazie a questa funzione è Magazzini e logistica
possibile gestire tutti i dati relativi alle carte di credito nonché Le funzionalità destinate alla gestione del magazzino
approvare o annullare un documento relativo alla carta di credito. consentono di gestire le informazioni anagrafiche degli articoli
e di aggiornare i numeri di serie e di partita come pure i listini
Depositi – Questa funzione consente di registrare le operazioni prezzi. È possibile definire articoli sostitutivi, eseguire rettifiche
bancarie in contanti, quelle con carte di credito e quelle effettuate della quantità di stock, rivalutare i costi dello stock basandosi
con assegni. Per i versamenti si utilizza un elenco di tutti gli sui valori attuali del mercato, eseguire attività di cycle-count e
assegni da cui si selezionano quelli che si intende presentare generare liste di prelievo per ordini aperti.
all’incasso. I pagamenti con carta di credito possono essere versati
automaticamente, in funzione degli accordi presi con i fornitori di Dati anagrafici articoli – Questa funzionalità consente di
carte di credito. definire articoli di produzione (make), articoli di acquisto
(buy) oppure articoli non gestiti a magazzino, tra cui
Pagamenti in uscita – Questa funzione consente di definire i manodopera, trasferte o immobilizzazioni. L’anagrafica gestisce
pagamenti verso i fornitori. È possibile assegnare i pagamenti alle le informazioni di default, quali il fornitore abituale, l’unità di
fatture fornitori aperte, nonché avviare l’emissione automatica misura di acquisto e di vendita, nonché l’aliquota IVA a cui i
degli assegni ai fornitori. singoli articoli sono soggetti. Gli articoli a stock possono essere
gestiti nei diversi magazzini; la soluzione può altresì gestire i
Sistema di pagamento – La presente funzionalità consente di costi di ogni singolo articolo nei diversi magazzini. SAP Business
risparmiare tempo in quanto permette di creare un’intera serie One supporta vari metodi di valutazione dello stock in base al
di pagamenti da effettuarsi tramite bonifico bancario elettronico singolo articolo. I metodi attualmente supportati sono a costo
o con emissione di assegno. Gli utenti selezionano i fornitori standard, a media mobile e a FIFO. Anche i dati relativi alla
che devono essere pagati in base a una serie di criteri definiti da pianificazione sono gestiti all’interno dell’anagrafica articolo.
essi stessi come, ad esempio, la data di scadenza della fattura o la È possibile definire un metodo di approvvigionamento (quale
data di scadenza dello sconto. Il sistema crea quindi una serie di make oppure buy), nonché la frequenza e gli intervalli degli
pagamenti (batch) visualizzabile sotto forma di report. Tale batch ordini d’acquisto (ordini mensili, settimanali o giornalieri). Si
può essere salvato come attività raccomandata o essere eseguito possono stabilire le dimensioni dei lotti con cui si acquistano gli
nel momento della sua creazione. articoli, così come la quantità minima degli ordini e il lead time
medio.
Annullamento di assegni – Questa funzionalità permette
di stornare la registrazione completa di un pagamento e di Numeri di serie – I numeri di serie possono essere generati
iniziare nuovamente con le informazioni corrette. Tale funzione automaticamente in base a maschere predefinite; possono
risulta particolarmente utile quando, in fase di esecuzione di un tuttavia essere creati anche manualmente e assegnati solo nel
pagamento, si verificano eventi imprevisti (ad esempio blocco momento del rilascio di un articolo dal magazzino o, nel caso,
della stampante) in seguito ai quali i dati registrati divergono dalle contestualmente a ciascuna transazione.
informazioni stampate sugli assegni.
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23. Lotti – È possibile attribuire le partite ai prodotti e classificarle Rivalutazione del materiale – Questa funzionalità consente
in base alla data di scadenza o a qualsiasi altro attributo di apportare cambiamenti agli attuali prezzi del magazzino.
definibile a discrezione dell’utente. Negli ordini di vendita, nei Ciò è necessario quando il prezzo corrente del materiale non
documenti di trasporto (bolle di consegna) e nei movimenti di corrisponde al prezzo di mercato vigente. In casi di questo tipo,
stock sono quindi definite le partite per questi prodotti. Per il il prezzo è adeguato e viene eseguita una registrazione manuale
monitoraggio delle partite è disponibile un report specifico. del cambiamento.
Articoli alternativi – Questa funzionalità consente di creare Listino prezzi – È possibile definire un numero illimitato
un elenco di prodotti che possono essere suggeriti al cliente di listini prezzi e di collegarli successivamente ai clienti o ai
come alternativi se il prodotto richiesto non è disponibile. I fornitori. Inoltre, si possono creare collegamenti dinamici di
prodotti alternativi possono essere classificati in base all’analogia rapido utilizzo tra i listini prezzi e aggiornarli automaticamente
con i prodotti “originali” in termini di tipologia, prezzo o ogniqualvolta il listino prezzi principale sia modificato.
quantità.
Prezzi speciali – È possibile definire prezzi speciali per i
Definizione del codice di catalogo del business partner singoli clienti o fornitori. È inoltre consentito definire prezzi
– Questa funzionalità gestisce una tabella di riferimento specifici per quantità in base al volume dell’ordine e definire un
incrociato tra i codici articolo dei fornitori e i codici articolo periodo di validità per ogni listino prezzi, che viene aggiornato
di magazzino. I codici articolo dei fornitori possono essere automaticamente ogni qualvolta si modifichino i dati. È
utilizzati all’interno dei documenti d’acquisto al posto dei codici possibile altresì definire sconti in base alle diverse condizioni di
articolo di magazzino. pagamento.
Motodo di valutazione del magazzino – L’instaurarsi Pick and pack manager – Questa funzione consente di
di situazioni diverse o di condizioni di mercato differenti gestire il processo di prelievo e di imballaggio degli articoli
può richiedere cambiamenti nel metodo di valutazione in tre fasi. Nel momento in cui si acquisiscono gli ordini di
dello stock. Grazie al report di valutazione del magazzino, è vendita, questi sono visualizzati in stato “open” (aperto);
possibile selezionare in modo semplice gli articoli da una lista e è possibile contrassegnare le quantità come disponibili al
modificare il metodo di valutazione attuale adottandone uno rilascio completo o parziale per l’operazione di prelievo. Lo
alternativo. stato “released” (rilasciato) visualizza tutti gli ordini rilasciati
per il prelievo; anche in questo caso gli ordini possono essere
Entrata/uscita merci – Queste due funzioni consentono di contrassegnati come prelevati completamente o parzialmente.
registrare le entrate e le uscite merci che non sono direttamente Sia nello stato di “aperto” che in quello di “rilasciato”, gli
collegate a un documento di acquisto o di vendita. utenti possono creare automaticamente liste di prelievo per
singolo ordine o per una serie di ordini. Nell’ambito dello stato
Trasferimento stock – Questa funzionalità consente di “picked” (prelevato) gli ordini contrassegnati come prelevati
trasferire gli stock tra differenti magazzini. possono essere visualizzati e selezionati per l’imballaggio. La
funzione di ”Pick and pack manager” offre una serie di opzioni
Registrazione stock – Con questa funzione gli utenti possono di classificazione (sorting) e presenta un’elevata flessibilità
inserire i saldi iniziali per le posizioni stock e aggiornare i dati che consente di operare al meglio nell’ambito dei processi di
relativi al magazzino all’interno del sistema. prelievo e di imballaggio.
Inventario a rotazione – Questa funzione semplifica il Produzione
processo identificando il momento in cui ogni posizione nello Definizione della distinta base – In questa finestra è possibile
stock deve essere conteggiata. I messaggi di allarme (alert) e i definire una distinta base multilivello specificando un prodotto
report creati aiutano a garantire che le posizioni (articoli) con finito (e tutte le materie prime richieste per produrlo) con le
diversi livelli di importanza siano conteggiate con la frequenza specifiche esatte delle quantità e i magazzini coinvolti.
richiesta.
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