Sesión Técnica de Juan Nadal (Gerente de Negocio de Gobierno) y Juan Carlos (Arquitecto), ambos de RICOH. Presentaron el proceso de transformación vivido en RICOH (de empresa de producto a empresa de servicios), y las tecnologías que utilizan en sus soluciones SOA y BPM.

1. Jornada en Gimbernat
SOLUCIONES Y SERVICIOS
RICOH ESPAÑA
9 Mayo 2013

2. Aviso de confidencialidad
La información comprendida en esta
presentación es confidencial y pertenece a
RICOH ESPAÑA S.L.U. Cualquier forma de
divulgación, reproducción, copia o distribución
total o parcial de la misma queda prohibida, no
pudiendo ser utilizado su contenido para otros
fines sin la autorización de RICOH ESPAÑA
S.L.U.

3. 1.
2.
3.
4.
Presentación de RICOH
Evolución y estructura
Competencias en IT Aplications
5. Caso de Uso: Paperless Solutions
6. Algunos casos de éxito
Nuestras Competencias BPO

4. Presentación RICOH

5. RICOH es Líder en Tecnología y
Servicios para una Gestión de
Documentos eficiente, segura y
sostenible.
Acerca de RICOH

6. Año de fundación
6 de febrero de 1936
Subsidiarias
235 compañías operativas
Centros de producción
28 centros de fabricación
11 centros de I+D+I
Facturación Año 2011
20 Billones USD
Empleados
109.014 Personas
Ranking Mundial
429ª Empresa (“The Global Fortune” 2011)
Sede Central
Ricoh Building, 8-13-1 Ginza, Chuo-ku, Tokyo
Acerca de RICOH en el Mundo

7. Acerca de RICOH en España
Fundada en
1986, como RICOH España
Delegaciones
15
Facturación 2011
213 m€
Empleados
1.300 Personas
Cuota de Mercado
30%

8. Evolución y Estructura
Organizativa

9. ServiciosProductos
MFP
Laser Printers
Projection systemsGELJET printers
Production printing
Digital cameras
IT Infrastructure
ServicesMDS
DPO
BPO
Evolución del Portfolio de RICOH
A HISTORY OF TECH PIONEERING
1936 1955 1974 1987 2000
Kiyoshi
Ichimura
RICOPY
101
RIFAX
600S
DIGITAL
DS320
1990
LASER SERVICES DIVISION
TO ALIGN WITH THE
DIGITAL TREND
De Líderes en Tecnología Documental a Líderes en Servicios
de Transición a Modelos de Gestión Documental Digital
ECM & IS Systems
Integration

10. Ricoh se ha organizado con un foco
creciente en la diferenciación por industrias
manteniendo líneas de servicio donde se
concentra el conocimiento técnico y de
prestación del servicio
Government Financial
Services &
Insurance
Health Education Products &
Utilities
Document & Business Process Outsourcing
IT Applications
Production Printing
MDS
IT Infrastructure Services
Customer Service
Líneas de Servicio
Corporate Units (Legal, IT, HR, …)
Industrias
Conocimiento sectorial
Conocimiento soluciones
RICOH como partner global
Líneas de servicio y enfoque vertical de RICOH
RICOH es hoy una empresa de servicios globales centrados en la gestión y tecnología de
procesos intensivos en documentos

11. Oferta integrada
ÁMBITOS DE
OPTIMIZACIÓN
Optimización
Procesos
Optimización
Infraestructura
SOLUCIONES Y SERVICIOS
Servicios
Consultoría
Soluciones
Tecnológicas
Servicos
Outsourcing

12. Nuestro Modelo de Excelencia en Gestión de la
Infraestructura de Impresión
Optimización
y Reducción
de Costes
Enfloque
Global de
Gestión de la
Infraestructura
de Impresión
Seguridad
Documental
Del HW a Hub
Documental
Gobierno de
la Solución
Excelencia en
el Proceso de
Transformación
Palancas del Modelo de
Excelencia RICOH

13. La importancia de tener equipos multidisciplinares para
aportar todos los puntos de vista necesarios
Desde RICOH entendemos
cualquier proyecto como
conjuntos de personas,
procesos y herramientas
tecnológicas con
capacidades de interactuar
entre sí para gestionar
grandes cantidades de
información y estar en
línea con un marco legal.
Excelencia
Marco legal
Tecnológico
Personas

14. Nuestras Competencias Tecnológicas
Consultoría
Consultoría Documental y de Procesos
Diseño y Selección de Arquitecturas Tecnológicas
Project Management Office
Outsourcing
Document Process Outsourcing Services
Application Outsourcing Services
Remote Application Services
Implantación
ECM, BPM, SOA, Portales & WCM, Enterprise Search,
Seguridad Documental
RICOH es adjudicatario del AM 26

15. COMPLIANCE
Nuestras Competencias Tecnológicas
INPUT BPM & SOA ECM Portal & WCM OUTPUT
+150 Consultores de Servicios Tecnológicos en territorio español

16. Nuestras competencias en BPO

17. De una Visión Internalizada a una Visión
Externalizada. Nuestras Competencias en BPO
Portfolio de Servicios D&BPO
COMUNICACIONES
MASIVAS Y MULTICANAL
CON EL CIUDADANO
E-ADMINISTRACIÓN ATENCIÓN AL
CIUDADANO
BACKOFFICE
Impresión y Producción
Industrial
Digitalización y Custodia
Digital de Expedientes
Tramitación y Gestión
Administrativa
Order-to-Cash
Composición de documentos
multicanal
Registro de Entrada y Mail
Room
Atención al Ciudadano y
Usuario
Procure-to-Pay
Inserción y Ensobrado
Automático
Administración de Procesos
Seguimiento de incidencias y
Comunicación directa con el
ciudadano
Record-to-Report
Seguimiento y Tratamiento
Cobro en nombre de la
administración
Workflow Administration
Envio y Comunicación Multi-
Canal

18. Ricoh BPO gestiona más de 30 Millones de documentos al año en España
Barcelona
• Más de 7 millones de € de
inversión.
• Más de 250 empleados.
• Finance & Backoffice operations.
• En implantación.
Barcelona SSC
Madrid BPO
Centre
• Más de 100.000 impresiones al mes.
• Más de 300.000 documentos gestionados al
mes.
• Cerca de 100 mil expedientes gestionados al año.
• Más de 80 mil carnets expedidos anualmente.
• Cerca de 60.000 personas atendidas presencialmente al año.
Barcelona Dedicated
Customer Service Centre
Madrid
• Más de 9.000.000 impresiones al mes.
• Más de 300.000 documentos gestionados al mes.
Barcelona
BPO Centre
Y además, más de 50 servicios in-plant con más de 300 FTE’s.
Presencia en España
11/05/2013 Confidential – Ricoh ©

19. Centro BPO Multicliente
Zona
Gestión Documental Zona
Almacén
Producción
Recepción
Almacén y
Mailroom
Planta Baja
Ensobrado Automatizado
Producción masiva y digital de
Documentos
Gestión integral de la Valija
BPO procesos técnicos
(pólizas, facturas, recibos, cartas, ...)
Servicios Gráficos
Archivo y Almacén
Al año implica:
+ 70 millones páginas
+ 6 millones de Sobres
Centro de Producción, Tratamiento y Gestión Documental en
Hospitalet

20. Competencias en IT Aplications

22. Un poco de historia....
1970 2005
1980
Terminal
Host
- Lógica Presentación
- Lógica funcional
- Datos
Modelo host
1990
Cliente
Servidor
- Lógica Presentación
- Lógica funcional
-Datos
Modelo Cliente/Servidor dos niveles
1998Cliente
Servidor
- Lógica
Presentación
- Lógica funcional
-Datos
Modelo Cliente/Servidor modificado
Terminal
(Browser)
WebServer
DBServer
AppServer
Lógica
Presentación
Lógica Negocio
(componentes)
Datos
Multicapas

23. Esto ha
generado una
gran diversidad
de aplicaciones
lo que se
convierte en un
problema en el
día a día …
Un poco de historia....

24. ¿Qué nos piden nuestros clientes?
Sistemas
existentes
Legacy APIUtilsColaboration InformationNetwork
Usuarios
Imagenes
unificadas de datos
Procesos de negocio
traducidos en
tecnología
Integración de datos Integración de funcionalidades de negocio
(Integración de aplicaciones)

25. No podemos plantear desprendernos de
las aplicaciones actuales.
INTEGRAR!!

26. ¿Porqué integrar?
30% a 35%
del tiempo y coste de
implantación de un
sistema está enfocado a
la integración con
sistemas legacy.
70%
de las funciones y
datos críticos de
negocio residen
en aplicaciones
legacy
40%
Los paquetes ERP
cubren, a lo sumo,
40% de las funciones
de una empresas.
60 a 80%
De los recursos de TI de
grandes empresas se
dedica a mantenimiento
de aplicaciones legacy
 Sin los datos y transacciones
provistas por los sistema legacy,
las nuevas soluciones tienen una
utilidad limitada.
 Sin integración, se necesitarían
procesos muy costosos y se
producirán problemas de
integridad de datos.
 Sistemas legacy representan un
activo valioso para las
organizaciones.
 Contienen lógica de negocio
probada a lo largo de los años y
residen en plataformas confiables.

27. Enfoque tecnológico

28. • Service-oriented architecture (SOA)
– Conjunto de principios de diseño.
– Las funcionalidades se agrupan en servicios de negocio.
– Bajo acoplamiento.
– Comunicaciones síncronas (request/response style)
• Event-driven architecture (EDA)
– Software architecture pattern
– Generación, detección, consume de y reacción ante
eventos.
– Desacoplamiento.
– Comunicaciones asíncronas (publish/subscribe style)
• SOA y EDA son enfoques diferentes pero
complementarios…
SOA + EDA = SOA 2.0

29. • Transformación de documentos y contenidos
• Gestión del ciclo de vida del documento
• Gestión de repositorios documentales
• Reporting
• Mining / Analytics
• Data Governance
• Análisis y optimización de
procesos
• Gestión de Expedientes
• Workflow y BPM
• Integración de Aplicaciones
(EAI / SOA)
• Web Content
Management
• Gestión de Portales
• Colaboración extranet /
Intranet
• Digital Asset Management
• Control de acceso y auditoría
• IRM
• eSignature
• LOPD
• Archiving
• Enterprise Search
• Mobility
• Knowledge Management
• Records Management
Ricoh dispone de una
amplia experiencia en
la implantación de
soluciones de
integración…
INPUT BPM & SOA
ENTERPRISE
CONTENT
MANAGEMENT
PORTAL & WEB
CONTENT
MANAGEMENT
OUTPUT
COMPLIA
NCE
Classification: Confidential
29
Somos integradores

30. • Ricoh dispone de referencias y
profesionales altamente
cualificados en soluciones SOA
lideres del mercado:
– Oracle SOA Suite.
– WSO2 Oxygen Tank.
Tecnologías SOA

31.  WSO2 es una compañía fundada en el 2005 por conocidos líderes en XML,
Tecnologías y Estándares para el desarrollo de Servicios Web y en el mundo
del Código Abierto.
Características
 Fácil configuración a través de una interfaz
gráfica intuitiva.
 Diseño de alto rendimiento que para
mantener los recursos en su nivel de máxima
eficiencia.
 Construido sobre la plataforma WSO2 Carbon
OSGi: facilita la adición de nuevas
capacidades a medida que se necesitan.
 Se integra con fácilmente con otros sistemas,
como por ejemplo HL7, SAP, JMS, ….
WSO2 Suite

32. WSO2 Suite

33. Oracle SOA Suite ofrece un conjunto de software completo para la creación,
implementación y administración de una arquitectura orientada a servicios
Características
 Administrador de procesos basado en BPEL.
 Solución para la monitorización de la actividad
de los negocios.
 Motor de reglas de negocio para capturar y
automatizar las políticas.
 Conectividad con una gran variedad de
fuentes de datos.
 Entorno de Desarrollo Integrado (JDeveloper)
 Solución de seguridad y administración de
servicios Web
 Registro de servicios para detectar y
administrar el ciclo de vida de los servicios
Oracle SOA Suite

34. Oracle SOA Suite

35. RICOH Paperless Solution

36. De la Infraestructura a la Gestión de Procesos
Documentales
La Infraestructura Documental
actúa como Hub Documental
(gracias a la SDK de cada equipo) y
debe integrarse con Arquitecturas
ECM y BPM/SOA para dinamizar
procesos de negocio digitales.

37. REGISTRO ELECTRÓNICO E/S
TRAMITADOR (GESTOR DE EXPEDIENTES)
GESTOR DOCUMENTAL
SEDE ELECTRÓNICA
REGISTRO PRESENCIAL
COMPULSA
ELECTRÓNICA
COPIA
AUTÉNTICA
INTEROPERABILIDAD
Administración
Canal Virtual Canal Presencial
Consulta información
Solicita trámites
Ingresa documentos
Recibe notificaciones
…
Ciudadano/Empresa Ciudadano/Empresa
EJEMPLO: El modelo de Administración Electrónica para Ricoh

38. El modelo de Administración Electrónica para Ricoh
REGISTRO ELECTRÓNICO E/S
TRAMITADOR (GESTOR DE EXPEDIENTES)
GESTOR DOCUMENTAL
SEDE ELECTRÓNICA
REGISTRO PRESENCIAL
COMPULSA
ELECTRÓNICA
COPIA
AUTÉNTICA
INTEROPERABILIDAD
Administración
Canal Virtual Canal Presencial
Consulta información
Solicita trámites
Ingresa documentos
Recibe notificaciones
…
Ciudadano/Empresa Ciudadano/Empresa

39. El registro de entrada constituye el
principal foco de contaminación de la
administración electrónica
La eliminación del Papel en la Administración Pública debe
iniciarse en el propio proceso de Registro de Entrada

40. …incluyendo la firma digital y el registro electrónico de
tiempo para crear copias electrónicas legales
Una vez digitalizado el documento en papel, la copia digital se
convierte en una copia auténtica con el mismo valor que el
documento original en papel

41. Ejemplo: Copia Auténtica
Integración de la MFP con plataformas de firma y gestores documentales. Cumplimiento del ENI/ENS
Documento
papel
Output
Interfazdesalida
Metadatos
Input
Extraccióndemetadatos
Documento
digitalizado
Núcleo
criptográfico
Lector de tarjetas
criptográficas

42. Soluciones para la Administración Pública
Sede Electrónica y
Registro Telemático
Registro E/S
SICRES 3
Gestión Documental
Corporativa y ECM
Tramitador de
Expedientes
Notificaciones a
Ciudadanos
Digitalización Certificada
y Compulsa Electrónica

43. Casos de Éxito

44. Implantación de BPM/SOA para
digitalización de procesos de negocio
Retos del Cliente
• El objetivo fundamental es centralizar servicios
• Ello exige estandarizar, estructurar e implementar procesos
• La premisa fundamental es migrar a una organización sin papeles para aflorar
agilidad organizativa en los procesos de negocio
Solución
• Consultoría documental
• Primera fase en la gestión de notas de gastos, facturas de proveedores,
expedientes de RRHH y apertura de nuevos centros
• Análisis y modelado de procesos. Reingeniería para migrar de un modelo
totalmente descentralizado a un modelo centralizado
• Implantación de procesos digitales mediante un motor BPM basado en Oracle
BPM
• Arquitectura SOA basada en la plataforma Oracle BUS
• Los procesos se fundamentan en un enfoque sin papeles
• Digitalización y captura documental basada en Oracle Forms Recognition
• Almacenamiento de expedientes digitales y documentos digitales en Oracle
Webcenter content
• La arquitectura de la solución se basa en la suite Middleware de Oracle

45. Implantación de BPM/SOA para
digitalización de procesos de negocio
Oracle BPM
Portal de Procesos
Procesos
Oracle Service Bus (OSB)
Servicios Servicios ….
Oracle
Webcenter
Content
JD
Edwards
Seguridad
People
Soft
Hyperion
Procesos …
Oracle
Webcenter
Imaging
@factura
Plataforma
de
legalización
Oracle
Forms
Recognition

46. Consultoría proceso documental: Escuela de
negocios
Retos del Cliente
• Departamento de Research Unit tiene una problemática de:
• El proceso documental no está optimizado, resulta lento y
costoso
• Las aplicaciones implicadas en el desarrollo del proceso son
múltiples y no están relacionadas
• La documentación genera una problemática de espacio, tanto
físico como electrónico y digital
Solución
• Proyecto de Consultoría que incluya:
• Solución al proceso documental
• Plan de implantación:
• tiempo de implantación
• esfuerzo en jornadas
• coste económico
• Migración de los documentos electrónicos existentes
• Integración del gestor documental con el bus corporativo para
permitir su publicación en la web
• Roadmap: estrategia de crecimiento y plan de governance
documental para la organización
Beneficios
• Plan de gobierno e implantación documental corporativo
• Optimización del sistema de gestión de fotografías y vídeos
• Trazabilidad de los activos digitales gracias al uso del gestor
documental
• Menor time to market en la publicación web
• Ganancia de usabilidad en la trasformación de imágenes

47. Automatización del Proceso de Gestión
de Facturas de Proveedores
Retos del Cliente
• Migrar a una organización sin papeles para aflorar
agilidad organizativa
• Primera fase en el proceso de gestión de facturas de
proveedores
Solución
• Digitalización de facturas de proveedores
• Captura automática de datos y transferencia a ERP
mediante Oracle Forms Recognition
• Almacenamiento en plataforma corporativa ECM
basada en Oracle Webcenter Content
• Gestión de la aprobación de la factura mediante un
proceso workflow basado en Oracle
• Integración de ciclo de vida documental de la factura
de proveedores con ciclo de la transacción en el ERP
• La arquitectura de la solución se basa en la suite
Oracle de gestión documental basada en Oracle
Webcenter content, SOA suite, BPM y Oracle Forms
Recognition

48. Todo ello, bajo un Modelo de Gestión experto …
Página 48
Implantar la primera fase para una arquitectura orientada a servicios (SOA)
Objetivo general del proyecto
Objetivos específicos del proyecto
 Implantar la Plataforma WSO2-ESB y WSO2-BAM.
 Análisis y acompañamiento en la definición de
servicios.
 Publicación de los servicios en WSO2-ESB.
 Ejecución de pruebas de aceptación y de rendimiento.
 Configuración de las métricas de los servicios
publicados (WSO2-BAM).
 Formación Administradores.
 Formación Técnica de Desarrollo.

49. Todo ello, bajo un Modelo de Gestión experto …
Página 49
Portal del
Paciente
Informes
Electrónicos
WebScan
Digitalización en Admisiones
Digitalización en Archivo
Portal del
Profesional
Eliminación del Papel
Proyectos Realizados:
 Generación de Informes que componen la
Historia Clínica del Paciente en Formato
Electrónico.
 Tipos de Documentos:
• Informe de Alta.
• Informe de Derivación.
• Anamnesis.
• Informe Médico de Seguimiento.
 Integración de los formularios Electrónicos para
la información estructurada a la Historia Clínica
Digital del Paciente.
Proyectos Pendientes de Ejecución:
 Integración de la Firma Electrónica.
Transformación del Papel a Digital
Proyectos Realizados
 Digitalización, Captura e integración de los
documentos aportados por el paciente en el
proceso de admisiones.
 Digitalización, Captura e Integración de la
Historia Clínica en papel existente actualmente
en el Archivo de Historias Clínicas de los
Hospitales.
Proyectos Pendientes de Ejecución:
 Digitalización Certificada.
Historia Clínica Digital
Alta
Alta enfermería
Alta uvi
Cambio de servicio
Complemento alta
Urgencias
Complemento urgencias
Médico urgencias
Quirúrgicos
Protocolos intervención
Asistencia
Asistencia
Informes dietista
Curso clínico
PCA
Curso clínico
Árbol genealógico
Exploraciones complementarias
Laboratorio
Informes laboratorio
Microbiología
Informes laboratorio
Anatomía patológica
Informes anatomía
Diagnóstico por la imagen
Ecografía
Ecografía ginecobstétrica
Mamografía
Historia Clínica Digital Beneficios
Proyectos Pendientes de Ejecución:
 Integración del motor de Integración Mirth,
para realizar envío bidireccional de mensajes
HL7 entre sistemas y aplicaciones.
Administradores:
• Aumentar el tiempo de atención al
paciente.
• Permitir el acceso a información integrada
mejorando el rendimiento.
• Reducir el coste médico.
• Minimizar riesgos médicos, incrementar la
seguridad al diagnóstico.
Pacientes:
• Mejorar la calidad del servicio y reducción
de riesgos médicos.
• Eliminar la repetición al proporcionar la
información básica de identificación.
• Permitir el acceso al propio historial sin
necesidad de acceder físicamente al centro
sanitario.
• Evitar la repetición de pruebas caras e
invasivas.
Profesionales Sanitarios:
• Facilitar la visualización inmediata de la
información de los pacientes.
• Accesibilidad a la información del paciente.
• Son accesibles a través del portal a los
servicios disponibles.
Investigadores:
• Acceso a información de alta calidad.
• Mejorar en el análisis de estadísticas y
tendencias.
Historia Clínica

50. Todo ello, bajo un Modelo de Gestión experto …
Página 50
Oficina Virtual Tramitación
Implantación de una plataforma web dentro del Portal Salud de la Consejería de Sanidad, con el objetivo de de
facilitar la tramitación de proyectos de Investigación para Atención Primaria vía telemática y otros servicios
adicionales con soporte documental informativo.
• Implantación de un portal WEB con los siguientes funcionalidades:
• Oficina Virtual para la Tramitación
• Gestión Documental
• Asistente Virtual
• Acceso a la plataforma mediante certificado digital.
• Firma electrónica de los trámites mediante certificado digital
• Plataformas y herramientas alineadas con los estándares: Servicios Web
SOAP, Portal Web JSR-168 y JSR-286 y BPM.
LA SOLUCIÓN
• Proporciona procedimientos de tramitación online de las solicitudes de
desarrollo de nuevos proyectos de investigación.
• Proporciona ayuda virtual para la elección del tipo de estudios que se
pretende realizar.
• Habilita una canal de comunicación telemático entre los agentes implicados:
Laboratorios, Investigadores, Comité Ético de Investigación Clínica (CEIC),
Agencia Española del Medicamento y Productos Sanitarios (AEMPS), …
• Permite disponer de información online sobre el estado de la tramitación.
• Proporciona un soporte para la gestión/tramitación informatizada
BENEFICIOS

51. Todo ello, bajo un Modelo de Gestión experto …
Página 51
Guía de Prácticas Clínicas
Implantación de Guías de Práctica Clínica Electrónica (GPCe) con el objetivo de generar automáticamente
recomendaciones clínicas para apoyar a los médicos en el proceso de toma de decisiones para el diagnóstico y
tratamiento
• Generación de forma automática las recomendaciones derivadas de la
Guía de Practica Clínica (GPC).
• Consulta de toda la información referente al paciente sin necesidad de
salir del sistema, ofreciendo una presentación visual y estructurada sobre
la información del estado de cada paciente.
• Información sobre la adherencia a las recomendaciones por parte de los
profesionales
• Sistema estará basado en estándares: HL7, Modelo de arquetipos ISO
CEN 13606, SNOMED CT
• Plataformas y herramientas alineadas con los estándares: Servicios Web
SOAP y Portal Web JSR-168 y JSR-286
LA SOLUCIÓN

52. Otras Referencias
Digitalització distribuïda
d’expedients
d’extrangeria
Digitalització
d’expedients de
pensions
Digitalització
certificada en registre
d’entrada
Digitalització certificada
d’albarans de dispensació
de combustible
Accès a la informació
i cerca corporativa
Migració tecnològica
de la plataforma de
Enterprise Search
IDOL Autonomy
Servei de manteniment
de les aplicacions del
Punto Neutro Judicial
Digitalització de
formularis de
peticions de serveis
Implantació d’una solució
de registre de E/S i gestió
documental

53. Digitalització certificada
d’històries clíniques
Implantació de la història
clínica digital amb
Alfresco Enterprise
Implantació de Alfresco Enterprise
per a la gestió documental
corporativa i arxiu electrònic
Implantació SOA per a
interoperabilitat interna
mitjançant WSO2
Migració tecnològica de
Alfresco Enterprise
Implantació de l’expedient
virtual del treballador amb
Alfresco Enterprise
Implantació de BPM/SOA
per a la digitalització de
processos de negoci
Automatització del procés de
gestió de factures de
proveïdors
Consultoria Documental
Otras Referencias