EverSuite Content Management est un système complet de GED, gestion électronique de document (GEIDE) . Intégrant nativement la notion de cycle de vie du document, il permet de classer automatiquement, gérer, sécuriser et partager vos contenus au sein d’un référentiel documentaire unique selon un plan de classement adapté à votre organisation. Une solution paramétrable et rapide à mettre en oeuvre pour valoriser votre patrimoine informationnel.

1. 1© EVER TEAM SA – www.ever-team.com
Philippe KERREST – Consultant EverSuite
Juin 2013
EverSuite Content Management
Remplacez vos serveurs de fichiers
par une GED d'entreprise
Juin 2013Philippe Marcon - Consultant ECM

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La problématique du Content Management
 Les organisations disposent :
 De processus internes variés,
 Des nombreuses applications,
 De nombreux serveurs de fichiers Windows pour stocker et
partager l’information.
 Les difficultés rencontrées dans ce contexte :
 Plusieurs exemplaires d’un même document,
 Des incertitudes sur la validité des documents,
 Des problèmes d’échange et de partage des documents,
 Des problèmes de gestion des droits sur les espaces partagés,
 Une sécurisation insuffisante et difficilement exploitable,
 Une traçabilité insuffisante des documents,
 Une gestion approximative des obligations de conservation.

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Les enjeux du Content Management
L’objectif : disposer d’un référentiel de documents assurant :
 La satisfaction des utilisateurs : en proposant une ergonomie intuitive pour le
dépôt (type file system) et une garantie d’accès au bon document dans la bonne
version.
 La réduction de la durée de traitement et d’accès à l’information.
 La mise en place de processus et d’une traçabilité des actions.
 La diminution des espaces nécessaires : réduction du nombre de copies,
dédoublonnage, gestion des éliminations.
 La maîtrise des documents : désengorgement des serveurs de fichiers.
 La sécurisation : Maîtrise de l’information diffusée.
Diminution des incidents liés à une information erronée ou
manquante
 La conformité réglementaire : L’adéquation avec les normes
et réglementations métier, garantie d’intégrité.
PRODUCTIVITETECHNIQUESRISQUES

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Périmètre fonctionnel de la solution
EverSuite Content Management

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Les 10 fonctions à retenir d'EverSuite Content Management
Dépôt de
documents intuitif
et multi canal
1
Ergonomie du plan de
classement proche de
l’explorateur Windows
3
Référentiel
documentaire
structuré
2
De nombreux
modules à
valeurs ajoutées
6
Moteur de
Workflow
intégré
5
Fonctions de
recherche plus
puissante et
intuitive
7
Fonctions de
traçabilité et
de statistiques
8
Maitrise du
cycle de vie
4
Sécurisation des
accès sur critères
métiers
9
Souplesse d’un
progiciel intégré
10

6. 6© EVER TEAM SA – www.ever-team.com
UN MOTEUR DE RECHERCHE PUISSANT ET INTUITIF
 Recherche personnalisée par
typologie de document
 Recherche sur des critères
métiers
 Recherche plein texte sur le
contenu des documents
 Recherche par facettes
EverSuite Content Management : les points clés

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UN PLAN DE CLASSEMENT INTUITIF
 Classement multi-dossiers
 Gestion d’habilitation avancée
 Code couleur pour les documents
ou les dossiers
 Déplacement automatique des
documents en fonction du cycle de
vie et/ou du processus métiers
EverSuite Content Management : les points clés

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 Interface de modélisation élaborée
 Liaison automatique des processus avec
le référentiel
 Mode de distribution automatique
 Gestion des priorités
MOTEUR DE PROCESSUS MÉTIERS
EverSuite Content Management : les points clés

9. 9© EVER TEAM SA – www.ever-team.com
ADMINISTRATION SIMPLE ET COMPLÈTE
 Gestion de la sécurité
 Gestion des processus
métiers
 Traçabilité / Supervision
EverSuite Content Management : les points clés

10. 10© EVER TEAM SA – www.ever-team.com
EverSuite Content Management en synthèse
 Un référentiel documentaire de l’entreprise, centralisé et sécurisé
offre :
 Facilité de dépôt des documents, tous formats
 Gestion automatique des versions
 Processus de validation
 Organisation en plan de classement
 Facilité de recherche & rapidité d’accès aux documents du référentiel
d’entreprise
 Traçabilité des accès et des modifications de documents
 Habilitations
 Limitation des duplications de documents

11. 11© EVER TEAM SA – www.ever-team.com
Le progiciel répond au triple objectif suivant :
 Sécurisation/pérennisation de l’accès aux documents
 Réduction des coûts (exploitation, cycle de vie/élimination…)
 Satisfaction des utilisateurs (qualité de l’information, ergonomie)
 Désengorgement des serveurs de fichiers.
 Amélioration des processus de traitement et de circulation de
l’information.
 Indépendance sur vos paramétrages..
 Architecture ouverte et pérenne.
EverSuite Content Management en synthèse

12. 12© EVER TEAM SA – www.ever-team.com
Expert de l’ECM
+ 20 ans d’expertise en gestion de Documents et
de Contenu
Des centaines de clients en EMEA
10% de croissance en France en 2012

13. 13© EVER TEAM SA – www.ever-team.com
La gamme EverSuite
Des solutions packagées, paramétrables & évolutives
Un spectre ECM complet :
acquérir, produire, gérer, traiter, archiver, rechercher,
valoriser
Disponibles sous J2EE ou SharePoint

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