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Recomendaciones: 
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REFERENCIAS

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Procedimientos administrativo para la oficina...
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Planificación del trabajo diario y manejo del tiempo.Profa. Candelario Basilis

  1. 1. u «E? Unidad II Capt. VI PLANIFICACION DEL T A - Profa. Edna B. Candela
  2. 2. ‘ob Q1 Objetivos Utiliza diferentes medios para planificar su trabajo diario Enumera las ventajas de la buena planificación del trabajo Identifica los pasos para preparar un plan diario Identifica aspectos que constituyen pérdida y mal uso del tiempo.
  3. 3. ‘ob Q1 Planificación deITrabajo Diario Conlleva una tiempo y evaluación continua. Es la clave del éxito para el asistente administrativo EI profesional de oficina debe organizar el trabajo para hacer buen uso del tiempo y garantizar eficiencia y efectividad en la realización de las tareas. Cuando no hay buena planificación el empleado confronta problemas de estrés. El estrés crea enfermedades y problemas y hasta puede afectar las relaciones en el trabajo y Ia calidad del mismo.
  4. 4. ‘ob Q1 Planificación delTrabajo Diario Existen programas electrónicos que nos ayudan a planificar y nos recuerda nuestros compromisos y tareas. E’. Outlook, el PIM (personal informacion manager) y “Smart P ones", entre otros. Algunos tienen lo siguiente: Notas (Notes) Sirve para incluir recordatorios Tareas (Tasks) Aquí se anotan las tareas pendientes Calendario Aquí se anotan las citas o compromisos (Calendar) con la fecha y hora Contactos (Contacts) Mantiene una lista de contactos con sus teléfonos y direcciones Buzón (In Box) Incluyo los mensajes recibidos y enviados, hay que darle mantenimiento
  5. 5. ¿ob Planificación delTrabajo Diario El organizar el tiempo le ayuda a economizar esfuerzos y logra mayor productividad. Es necesario conocer el trabajo y crear buenos hábitos de trabajo En la planificación del trabajo diarios se deben identificar aquellas tareas que se deben realizar durante un día en particular, tomando en consideración las situaciones imprevistas que puedan surgir.
  6. 6. 8L; Planificación delTrabajo EL Plan Diario Son las tareas que hay que realizar durante ese dia, dejando tiempo para Io imprevisto. El preparar un plan diario le ayuda a ser efectiva y le aumenta la productividad, reduce las tensiones y le ayuda a utilizar efectivamente el tiempo. Es muy efectivo llevar un plan diario en la agenda electrónica, pero es conveniente también llevar un calendario manual por si se daña la computadora o se va la luz.
  7. 7. ¿ob Planificación del Trabajo Plan de Trabajo debe hacerse en los últimos minutos de la tarde anterior o en los primeros minutos del día de trabajo En el programa electrónico de tareas Escriba la fecha y el día de la tareas en orden de prioridad. Asegúrese de activar los “remainders" Calcule el tiempo aproximado que le tomará realizarla y escríbalo al lado de la tarea Es importante clasificar las tareas Compare su calendario con el de sujefe y debe reconciliarlo.
  8. 8. ¿ob Planificación del Trabajo Compare su calendario con el de sujefe y debe reconciliarlo. Cuando se trabaja con más de un ejecutivo se deben realizar las tareas del supervisor directo primero y luego el de los otros. Sin embargo, es importante consultar.
  9. 9. ¿ob Planificación del Trabajo Al llegar ala oficina usted debe: Cotejar los asuntos pendientes Verificar su agenda y la de sujefe y actualizarlas Verificar si sujefe trabajó hasta tarde y dejó instrucciones para atender algún asunto. Cotejar la correspondencia recibida Localizar informes en los archivos o documentos necesarios. Abrir el correo electrónico Active las computadoras, fotocopiadoras, impresoras, fax
  10. 10. ‘Q0 Q1 Planificación del Trabajo Al llegar a la oficina usted debe: Archivar diariamente o si lo hace semanal, debe estar pendiente de colocar los documentos por fechas, las más reciente al frente. Haga anotaciones a las tareas que haya que darle seguimiento. Añadir al plan diario cualquier asunto que se haya recibido por correo electrónico Escuchar los mensajes de correo de voz con frecuencia Cotejar si el ejecutivo firmó algún documento del día anterior para que usted lo tramite. Revisar si llegaron facsímiles
  11. 11. ¿Q0 Planificación del Trabajo Las siguientes sugerencias ayudan a desarrollar buenos hábitos que facilitan la realización del trabajo: Hacer el trabajo bien desde la primera vez. Acostúmbrese a cotejar el trabajo en la pantalla antes de imprimirlo No deje tareas inconclusas siempre que sea posible. Debe concentrarse en la tarea que está realizando. Antes de salir de la oficina organice el escritorio y los trabajos pendientes. Coteje su calendario y la de sujefe cuando llega y cuando se va
  12. 12. ¿Q0 Planificación del Trabajo Las siguientes sugerencias ayudan a desarrollar buenos hábitos que facilitan la realización del trabajo: Cotejar los recordatorios en el calendario electrónico y en el manual Añadir en el plan de trabajo otros asuntos nuevos que requieran atención. Saque tiempo diariamente para planificar y organizar su trabajo. Cotejar si tiene todos los materiales necesarios para una tarea específica
  13. 13. ¿Q0 Planificación del Trabajo Las siguientes sugerencias ayudan a desarrollar buenos hábitos que facilitan la realización del trabajo: Añadir papel en la impresora y el facsímil Cotejar si necesitan tinta Cuando vaya a la oficina de sujefe recuerde llevar una libreta para anotar las tareas y citas que él tiene pendiente. Aprovechar los pequeños espacios de tiempo para realizar tareas que consumen poco tiempo. Realice las tareas más difíciles cuando tenga más energía.
  14. 14. ¿Q0 Planificación del Trabajo Las siguientes sugerencias ayudan a desarrollar buenos hábitos que facilitan la realización del trabajo: Archive en las tardes, ya que, usualmente, tiene menos interrupciones. Debe dejar tiempo para tomar recesos Prevea situaciones que por su experiencia sabe que van a surgir y trate de evitarlas o prepárese para enfrentarlas. Asigne un tiempo a cada tarea, la experiencia le va a ayudar a hacerlo eficientemente.
  15. 15. ¿Q0 Planificación del Trabajo Las siguientes sugerencias ayudan a desarrollar buenos hábitos que facilitan la realización del trabajo: Agrupe las llamadas que pueden esperar y las que sean urgentes, no espere. Rotule cartapacios o sobres con acciones que hay que tomar y guarde en ellos los documentos correspondientes como: Pendiente Fotocopiar Enviar un correo electrónico Enviar un facsímil Buscar información
  16. 16. ¿Q0 Planificación del Trabajo Las siguientes sugerencias ayudan a desarrollar buenos hábitos que facilitan la realización del trabajo: Carpeta de lectura (reading file) En ella se agrupan en orden cronológico copia de los documentos que se han enviado. Con la nueva tecnología se puede crear una carpeta en el procesador de palabras con este propósito. De todas formas el original está en el archivo.
  17. 17. a“ . . Manejo delTiempo Algunos hábitos que ayudan en la realización del plan diario de trabajo son: Puntualidad Comenzar a tiempo Clasificar las tareas y establecer prioridades Hacer un plan diario de trabajo Fijar prioridades Organización del área de trabajo
  18. 18. a“ . . Manejo delTiempo Puntualidad La planificación del trabajo diario incluye que se organice sus actividades personales. Llegue a tiempo al trabajo (considere la distancia y el tránsito) Debe llegar de diez a cinco minutos antes de la hora El empleado que llega a tiempo, está relajado al trabajo
  19. 19. a“ . . Manejo delTiempo Comenzar a tiempo Cuando se llega al trabajo hay que empezar a trabajar. El personal no debe ir a maquillarse, hablar con los compañeros sobre la novela, las noticias, desayunar, leer el periódico, etc.
  20. 20. 80 Manejo delTiempo Clasificar las Tareas y Establecer Prioridades Lo que es urgente — es que no puede esperar, hay que hacerlo ahora. Lo que es importante - es necesario hacerlo, pero no hay que hacerlo al momento Lo que es para hoy — puede hacerse durante la mañana o la tarde del día. (concertar una cita) Lo que puede esperar — puede hacerse cualquier otro dia de la semana (archivar)
  21. 21. 30 Manejo delTiempo Clasificar las Tareas y Establecer Prioridades Las tareas Clasificar se pueden clasificar como Tarea de rutina Toman menos tiempo, pues se realizan con más frecuencia Tarea asignada Son las que da el ejecutivo y surgen de situaciones especificas. Vienen con instrucciones especiales y hay que realizarlas en el momento 2]
  22. 22. 80 Manejo delTiempo Clasificar las Tareas y Establecer Prioridades Tarea original o creativa Son creadas por el asistente administrativo para lograr su eficiencia y realizarlas en menos tiempo.
  23. 23. 80 Manejo delTiempo Organización del área de trabajo El área de trabajo inmediata del asistente administrativo es su escritorio, por lo cual debe estar organizado de acuerdo con el trabajo que realiza y la frecuencia con la que lleva a cabo sus actividades. Debe mantener la superficie del escritorio ordenada. Es conveniente mantener el teléfono en el lado del escritorio que le resulte más cómodo para facilitar la toma de mensajes con los boligrafos cerca.
  24. 24. 80 Manejo delTiempo Organización del Área del Trabajo Evaluar cuidadosamente qué equipos, bandejas, organizadores verticales y otros se necesitan. Mantener en orden los materiales dentro de las gavetas. La grapadora, el dispensador de “tape" deben estar ubicados en un lugar que sea de fácil acceso. Colocar la computadora en una esquina del escritorio para dejar la superficie lo más libre posible.
  25. 25. o 8 Manejo del Tiempo Organización del Área delTrabajo Usar gavetas más cercanas a la computadora para mantener el papel con membrete, papel para segunda hoja, sobres y otros materiales, si el escritorio tiene gavetas a ambos lados.
  26. 26. ¿Q0 Planificación del Trabajo Saber manejar las interrupciones. Agrupar tareas relacionadas para evitar perder el tiempo. Asignar tiempo a cada tarea. Adelantarse a situaciones que pueden ocurrir. Hacer un plan flexible para manejar imprevistos. Ambientar el área para poder trabajar con documentos confidenciales o con tareas urgentes especiales. Fijar un recordatorio en un sitio visible y en la agenda electrónica para aquellas tareas que hay que realizar en una hora especifica
  27. 27. ¿Q0 Planificación del Trabajo Minimizar las interrupciones de compañeros de trabajo. Evaluar las tareas que se realizan para verificar que no haya duplicidad con otras tareas. Preparar una lista de tareas que se realizarán cuando haya tiempo como arreglar los archivos, organizar tablillas, o gavetas. Separar un espacio de tiempo en el día y hacer llamadas telefónicas. Delegar aquellas tareas que otras personas pueden hacer. Rotular e identificar cartapacios o sobres con acciones que hay que tomar. “Para la firma" “Pendiente de leer", etc . 17
  28. 28. Profa. Edna B. Candelario SECR 2702
  29. 29. 0 8 Estrés en el Empleo El estrés es la respuesta o reacción física y emocional que ocurre en el cuerpo cando la persona enfrenta situaciones demandantes en su vida personal o profesional que no puede satisfacer con sus capacidades y recursos. El estrés va a depender dela habilidad que tiene el empleado para manejar las situaciones que se presentan en el trabajo. n,
  30. 30. 0 8 Estrés en el Empleo ¿El estrés laboral, según definición de Karasek (1981 “es una variable dependiente del efecto conjunto de las demandas del trabajo y los factores moderadores de las mismas, particularmente la percepción de control o grado de libertad de decisión del trabajador”
  31. 31. 0 8 Estrés en el Empleo Situaciones que causan estrés: Mal manejo del tiempo No se establecen prioridades Perder el tiempo para realizar las tareas Querer hacer muchas tareas en poco tiempo (no siendo realistas) Llegar tarde al trabajo Perder tiempo conversando con los compañeros La necesidad de adiestrarse constantemente por lo rápido que cambia la tecnología puede ser estresante.
  32. 32. 0 8 Estrés en el Empleo Situaciones que causan estrés: Las empresas ponen mucha presión en sus empleados, les exigen alta productividad, mucho trabajo en menos tiempo. Estas exigencias crean unajornada de trabajo más cargada. La fusión de empresas, crea ansiedad en los empleados, por miedo a la pérdida de empleo.
  33. 33. 0 8 Estrés en el Empleo Situaciones que causan estrés: Ejecución de tareas de forma repetitiva. Rol ambiguo y conflictivo. Malas relaciones con losjefes, supervisores y compañero Expectativas no satisfechas Sentimientos experimentados en cuanto a su competencia, autonomia, identidad profesional, etc.
  34. 34. 0 8 Estrés en el Empleo Clasificación del Estrés Severo El estrés severo y lleva a la persona automáticamente a reaccionar por un cambio químico repentino de forma negativa ante situaciones. La persona reacciona de una manera que regularmente no haria.
  35. 35. 0 8 Estrés en el Empleo Clasificación del Estrés Crónico El estrés crónico aparece cuando se prolonga y el cuerpo retiene los quimicos Efectos Físicos del Estrés Dolores de cabeza Migraña Mucho sudor Alopecia 3‘)
  36. 36. ¡‘oo cz; Estrés en el Empleo ° Efectos Físicos del Estrés ° El estrés crónico puede crear dolores de espalda ° Problemas renales ° Problemas del corazón ° Alta presión arterial ° Infecciones crónicas
  37. 37. 0 8 Estrés en el Empleo ° Efectos Mentales del Estrés ° Depresión ° Mal humor ° Ansiedad ° Fobias ° Ataques de pánico - Desorganización mental - Afecta la memoria
  38. 38. 0 8 Estrés en el Empleo Situaciones que causan estrés: Cuando se tiene un trabajo que exige mucho tiempo , la familia se afectada. Sentirse culpable por no tener el tiempo de atender bien a la familia por razones de empleo El alto costo de la vida Falta de descanso
  39. 39. 0 8 Estrés en el Empleo Recomendaciones: Tener claro su rol personal y profesional Mantener una rutina de ejercicios y alimentarse correctamente. Tener metas claras y alcanzables Reconocer sus límites y sus habilidades Entender que no somos perfectos, pero debemos trabajar con responsabilidad Meditar
  40. 40. 0 8 Estrés en el Empleo Recomendaciones: Meditar, hacer yoga Ser positivo y tener buen sentido del humor Mantenerse en continuo desarrollo profesional Leer libros de autoayuda Analizar si necesitamos ayuda sicológica Esforzar por mantener buenas relaciones interpersonales.
  41. 41. ‘Q0 Q1 Avalúo - Estudio de Casos Daniel Figueroa es un 'oven padre y lleva cinco años trabajando ara las empresas Unilite. Hace un tiempo tiene un compañero llamado Miguel Espinosa. Miguel no acostumbra preparar planes diarios. Cada día llega y hace lo que considera tiene que hacer, pero se nota con mucho estrés, En varias ocasiones el supervisor le ha llamado la atención porque no ha completado los trabajos en el tiempo que se espera. Miguel se queja de dolor de cabeza y dice que el tiempo no le da porque tiene mucho trabajo. La com utadora de Miguel tiene instalado el “Outlook”. Daniel ha ecidido ayudar a Miguel. ¿Cómo crees que debe ayudarle? ¿Qué orientación, según lo discutido en e capitulo le debe ofrecer. 141
  42. 42. ‘Q0 Q1 REFERENCIAS Maldonado, A, - Delgado, C. ,- Román, A. L. (2oo8), Procedimientos administrativo para la oficina (2da ed). Alvaro Obregón, México D. F.: McGraw- Hill Burton, S, - Sheldon, N. (2011) Office procedures for the 21st. century (8th ed). Upper Saddler River, New Jersey: Prentice Hall Prcf. Ein‘; b, Candelaria

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