ADMINISTRACION GENERAL 1

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    1. 1. ADMINISTRACION I Semana 1 INTRODUCCION
    2. 2. La frase de Peter Drucker:“No existen paísesdesarrollados ysubdesarrollados,sino paísesadministrados o sub.administrados”
    3. 3. 1. ¿ QUE SE ADMINISTRA Se administra las organizaciones, sean: Económicas (Empresas), culturales, sociales, políticas, militares, religiosas, etc. UN UNA MINISTERIO INSTITUCION UN MILITAR UNA HOSPITAL ESCUELA UNA EMPRESA
    4. 4. ¿Qué son las Organizaciones ?Las organizaciones son sistemas sociales compuestos porindividuos y grupos de individuos que, mediante lautilización de recursos, desarrollan un sistema deactividades interrelacionadas y coordinadas para el logrode un objetivo común, dentro de un contexto con el queestablecen una influencia reciproca.
    5. 5. La nomenclatura no suele ser uniforme en las distintas O. Direccion organizaciones O. Consulta - Comité Directorio - Comision O. Control Oficina Gerencia General Oficina O. Asesoria Oficina Oficina Unidad Unidad Area Area Area Area Órganos de Línea Division Division Departamento Departamento Departamento Departamento Seccion Secccion Seccion Secccion Seccion Secccion Seccion SecccionGrupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo
    6. 6. 2. ¿ PARA QUE SE ADMINISTRA A LAS ORGANIZACIONES? Para que las organizaciones obtengan resultados satisfactorios con recursos disponibles. EL AMBIENTE DE Resultados satisfactorios en LA ORGANIZACION relación con el ambiente (Eficiencia Organizacional) Utilización racional de los recursos Disponibles (Eficiencia Organizacional)
    7. 7. EFICIENCIA EFICACIAEFICIENCIA: EFICACIA:Significa hacer correctamente las cosas: Significa alcanzar objetivosPuede definirse mediante la ecuación: Es una medida del logro de resultados (fines). Puede definirse mediante la ecuación: Resultados Obtenidos Resultados Obtenidos EFICACIA = * 100EFICIENCIA = Objetivos Previstos Recursos Utilizados Una Organización puede lograr ser: 2. Eficiente ---------- No Eficaz 3. No Eficiente ---------- Eficaz 4. No Eficiente ---------- No Eficaz 5. Eficiente ---------- Eficaz (el ideal).
    8. 8. 3. ¿ COMO SE ADMINISTRA A LAS ORGANIZACIONES? Se administra a las organizaciones a través del siguiente proceso: 1. PLANEACION 2. ORGANIZACION 3. DIRECCION 4. CONTROL1.1 Planeacion 2.1 Diseño 3.1 Dirección 4.1 Control Estratégica Organizacional. Estratégica1.2 Planeacion 2.2 Diseño 3.2 Gerencia 4.2 Control Táctica Departamental. Táctica1.3 Planeacion 2.3 Diseño 3.3 Supervisión 4.3 Control Operacional de Cargos. Operacional
    9. 9. LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS PLANEACION ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROLMediante esta Mediante esta Mediante esta Mediante estafunción se define por función se define la función se propicia la función se pretendeanticipado los estructura para ejecución de lo asegurar que laresultados que realizar lo planeado. planeado . ejecución se ajuste adeben alcanzarse y lo planeado.que debe hacerse Los niveles de Los niveles depara conseguirlos de organización son : dirección son: Los niveles dela mejor manera control son:posible. - Estratégico. - Estratégico. - Táctico. - Táctico. - Estratégico.Los niveles de - Operativo. - Operativo. - Táctico.planeacion son : - Operativo.- Estratégico.- Táctico.- Operativo.
    10. 10. LA ADMINISTRACION EN LOS TRES NIVELES DE LA ORGANIZACION NIVEL 1 1.1 Planeacion Estratégica NIVEL 1 1.2 Diseño Organizacional 1.3 Dirección 1.4 Control Estratégico NIVEL 2 2.1 Planeacion Táctica 2.2 Diseño por Departamentos 2.3 Gerencia 2.4 Control Táctico NIVEL 3 3.1 Planeacion Operacional. 3.2 Diseño de Cargos. 3.3 Supervisión 3.4 Control Operacional.
    11. 11. NIVEL 1 1.1 Planeacion Estratégica. Esta planeacion es para hacer posible la adecuación de la organización a su ambiente con el fin de que pueda obtener resultados satisfactorios. e e nt El AMBIENTE bi DE LA m A el ORGANIZACION i ad nc n de Te LaUna buena planeación conlleva: Organizació n.2. A una mejora en la toma de decisiones.3. Un incremento en la rentabilidad.4. Una disminución en el riesgo e incertidumbre.
    12. 12. NIVEL 1 Componentes : COMPONENTES DE LA PLANEACION ESTRATEGICA 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 Misión Visión Filosofía Diagnostico Análisis Objetivos Políticas Organizacional Organizacional Organizacional Organizacional FODA Organizacionales Organizacionales 1.1.4.1 1.1.4.2 Análisis Análisis Ambiental Organizacional
    13. 13. NIVEL 1 1.1.1 Misión Organizacional : Es el propósito o finalidad especifica de la organización que la distingue de otras de su tipo y que justifica su existencia. Constituye la respuesta a la pregunta: ¿ Cual es nuestro negocio ? Se establece en función del Diagnostico Organizacional. Y Misión Organizacional Y= f(X) Diagnostico Organizacional X
    14. 14. NIVEL 1 Marco Teórico Para definir el negocio. ¿ Quien se satisface ? ¿ Que se satisface ? Grupos de Clientes Necesidades del Cliente Definición del Negocio. ¿ Como se satisfacen las necesidades del cliente ? Habilidades Distintivas
    15. 15. NIVEL 1 1.1.2 Visión Organizacional : Es la proyección de la organización en el futuro, es decir, de lo que debe ser en el largo plazo, por ejemplo: cinco (5 ò mas ) años. Constituye la respuesta a la pregunta: ¿ Que nos proponemos ser ? Se entáblese en función del Diagnostico Organizacional. Y Visión Organizacional Y= f(X) Diagnostico Organizacional X
    16. 16. NIVEL 1 1.1.3 Filosofía Organizacional : Es una serie de valores e ideas compartidas por todo el personal, la cual le da sentido a la existencia de la organización y al trabajo de cada una de las personas que colaboran en el logro de su misión y objetivos. Contribuye la respuesta a la pregunta : ¿ Cuales son nuestros valores ? Se establece en función de la Misión y la Visión Organizacional. Y Filosofía Organizacional Y= f(X) Misión y Visión Organizacional X
    17. 17. NIVEL 1 1.1.4 Diagnostico Organizacional : Permite conocer la situación real de la organización: x Contar con la intención del cambio, compromiso y respaldo del cliente. x El cliente debe dar amplias facilidades al consultor. x EL consultor maneja la información en forma confidencial. x Retroalimentación acerca de los resultados del diagnostico a las fuentes de las que se obtuvo la información. x El éxito o fracaso del diagnostico depende de gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor.
    18. 18. NIVEL 1 1.1.4.1 Análisis Ambiental : Es el estudio de diversas variables del ambiente y sus efectos o potenciales efectos sobre la organización, identificándose las oportunidades y las amenazas. El Análisis Ambiental debe abarcar el macroambiente y el microambiente. Constituye la respuesta a la pregunta: ¿Qué hay en el ambiente? Condiciones Económicas Condiciones Socioculturales Condiciones político-legales MACROAMBIENTE Condiciones tecnológicas Condiciones Ecológicas MICROAMBIENTE Amenazas Clientes Proveedores La Oportunidades Competencia Organización Reguladores
    19. 19. NIVEL 1 1.1.4.2 Análisis Organizacional : Es el estudio de diversas variables de la organización que condicionan su desempeño, identificándose sus fortalezas y sus debilidades. El Análisis Organizacional debe abarcar entre otras variables las siguientes: Organización, Personal, Infraestructura, Tecnología Utilizada, Nivel de Acceso a la Información, Situación Financiera, etc. Constituye la respuesta a la pregunta: ¿Qué tenemos en la organización? La Organización Fortalezas. Debilidades
    20. 20. NIVEL 1 1.1.5 Análisis FODA: Es el análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas con el fin de generar conclusiones que permitan formular estrategias acertadas para hacer posible la adecuación de la organización a su ambiente y asimismo, el logro de sus objetivos. OPORTUNIDADES AMENAZAS O–F A–F En que medida En que medida esta oportunidad esta amenaza se FORTALEZAS se aprovecha con contrarresta con la la fortaleza tal? fortaleza tal ? O–D A–D En que medida En que medida DEBILIDADES esta oportunidad esta amenaza no se desaprovecha es posible ante la debilidad enfrentar ante la tal? debilidad tal ?
    21. 21. NIVEL 1 1.1.6 Objetivos Organizacionales Son los resultados que la organización desea alcanzar en un tiempo determinado a fin de realizar la visión. Constituye la respuesta a la pregunta: ¿Qué resultados se desea alcanzar? Se establece en función del Diagnostico Organizacional. Y Objetivos Organizacionales Y= f(X) Diagnostico Organizacional X
    22. 22. NIVEL 1 Estrategia Organizacional Es la determinación de lo que la organización debe hacer para adecuarse al ambiente, lograr sus objetivos y llegar así a la visión. Constituye la respuesta a la pregunta : ¿Qué hacer? Se establece en función del Análisis FODA y de los Objetivos Organizacionales. Y Estrategia Organizacional Y= f(X) Análisis FODA y X Objetivos Organizacionales
    23. 23. NIVEL 1 Tipos de Estrategias Organizacionales1. La decisión de producir a menores 6. La decisión de mantener el dominio 11. La decisión de lanzar un nuevo producto encostos que la competencia actual de productos y mercados un nuevo mercado.(E. Liderazgo en costos) (E. Defensiva) (E. Diversificación )2. La dedicación de ofrecer un 7. La decisión de buscar nuevos 12. La decisión de producir sus propiosproducto que el cliente lo perciba dominios de productos y mercados. insumos.como exclusivo o diferente . (E. Ofensiva). (E. de Integración hacia atras)(E. de Diferenciación)3. La decisión de dirigir la atención a 8. La decisión de aumentar la 13. La decisión de emplear su propialas necesidades de un grupo de participación en los mismos mercados producción.clientes limitado . y con los mismos productos . (E. de Integración hacia delante)(E. de concentración.) (E. de penetración de Mercado). 14. La decisión de fusionarse con un 9. La decisión de buscar nuevos usos4. La decisión de redefinir el negocio. competidor con la finalidad de complementarse para el producto(E. de Redefinición del negocio.) o alcanzar economías de escala. (E. de Desarrollo de Mercado) (E. de Integración Horizontal)5. La decisión de combinar negocios 10. La decisión de lanzar nuevos 15. La decisión de ingresar a otro negociodiferentes y llevarlos a uno solo . productos al mismo mercado paralelo.(E. de Recombinación de negocios.) (E. de Desarrollo de Productos) (E. de Diversificación Horizontal)
    24. 24. NIVEL 1 1.1.7 Políticas Organizacionales Son lineamientos generales que orientan las actividades, facilitando así la implementación de las estrategias organizacionales. Constituye la respuesta a la pregunta: ¿ Dentro de que lineamientos se deben enmarcar las actividades de la organización? Se establecen en función de las Estrategias Organizacionales Y Políticas Organizacionales Y= f(X) Estrategias Organizacionales X
    25. 25. NIVEL 1 2.1 Planeacion Táctica Esta planeacion es para implementar la estrategia LOS PLANES TACTICOS SON: 2.1.1 PROGRAMAS 2.1.2 PRESUPUESTOS
    26. 26. NIVEL 1 2.1.1 Los Programas Es un conjunto de tareas o actividades requeridas para implementar la estrategia. El programa mas sencillo es el cronograma. Actividades Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
    27. 27. NIVEL 1 2.1.2 El Presupuesto Es un programa “en cifras” requerido para implementar la estrategia. Entre los tipos de presupuesto tenemos los siguientes: 3 Presupuesto de Ventas. 3 Presupuesto de Ingresos. 3 Presupuesto de Gastos. 3 Presupuesto de Efectivo. 3 Presupuesto de Utilidades.
    28. 28. NIVEL 1 3.1 Planeacion Operacional Esta planeacion es para ejecutar cada una de las tareas o actividades de los diversos programas establecidos. LOS PLANES OPERACIONALES SON: 3.1.1 LAS NORMAS 3.1.2 LOS PROCEDIMIENTOS
    29. 29. NIVEL 1 3.1.1 Las Normas Son planes operacionales relacionados con el comportamiento exigido a las personas. Especifican como deben comportarse las personas en determinadas situaciones y generalmente destacan lo que las personas deben hacer o no, y lo que pueden hacer. Buscan sustituir el proceso decisorio individual restringiendo el grado de libertad de las personas en determinadas situaciones previstas de antemano.
    30. 30. NIVEL 1 3.1.2 Los Procedimientos Son una secuencia de acciones que indican como ejecutar cada una de las tareas o actividades establecidas en el programa. Los procedimientos son descritos mediante flujogramas.
    31. 31. NIVEL 1 1.2 Diseño Organizacional Esta función define la estructura organizacional para atender el plan estratégico de la organización. Los enfoques de diseño Organizacional son: Enfoque Enfoque Mecanicista Orgánico
    32. 32. NIVEL 1 2.2 Diseño Departamental Esta función define la estructura departamental para atender los planes tácticos de la organización. Los enfoques de diseño Departamental son: Enfoque Enfoque Enfoque Enfoque de Enfoque de Funcional Divisional Matricial Equipos Redes
    33. 33. NIVEL 1 3.2 Diseño de Cargos Esta función define la estructura de los cargos para atender los planes operacionales de la organización. Los enfoques de diseño De cargos Son: Enfoque Enfoque Enfoque Enfoque Clásico Humanista Situacional Socio-técnico
    34. 34. NIVEL 1 1.3 Dirección Esta función es para influir en el personal encargado de la administración del nivel intermedio de la organización. Los principales Medios para Dirigir son: El La La Liderazgo Motivación Comunicación.
    35. 35. NIVEL 1 DIRECCION TEORIA DE SISTEMAS DE ADMINISTRACION Según esta teoría existen cuatro (4) sistemas de administración : (1) (2) VARIABLES (3) (4) AUTORITARIO AUTORITARIO PRICIPALES CONSULTIVO PARTICIPATIVO COERCITIVO BENEVOLENTE Centralizado pero permite Consulta los niveles inferiores y Proceso Totalmente delegado y Totalmente Centralizado alguna delegación de asuntos permite la participación y Decisorio descentralizado rutinarios delegación. Relativamente precario: Bastante precario. Solo Sistema de prevalece la comunicación Facilita el flujo en sentido vertical y Sistemas de comunicación se presenta comunicación Comunicación descendente sobre la horizontal eficientes vertical descendente. ascendente Son tolerantes con Cierta confianza en las personas y Provocan desconfianza. Confianza mutua. La condescendencia. La en sus relaciones. La empresa Relaciones La organización informal participación y el organización informal trata de facilitar el desarrollo de Interpersonales esta prohibida y se involucramiento grupal son incipiente se considera una una organización informal considera perjudicial intensos amenaza para la empresa. saludable. Énfasis en los castigos y Énfasis en las recompensas Énfasis en los castigos y Énfasis en las recompensas Sistemas de medidas disciplinarias, pero sociales. Recompensas medidas disciplinarias. materiales. Recompensas sociales Recompensa y es menos arbitrario. Las materiales y salariales Las recompensas no son ocasionales. Los castigos o Castigos recompensas sociales no son frecuentes. Las sanciones muy frecuentes sanciones no son frecuentes. muy frecuentes. se presentan rara vez.
    36. 36. NIVEL 1 2.3 Gerencia Esta función es para influir en el personal encargado de la administración del nivel operacional de la organización. Los principales Medios para Gerenciar son: El La La Liderazgo Motivación Comunicación.
    37. 37. Conceptos Clave:Entorno Organizacional:Se define como todos los elementos que existen fuera de los limitesde la organización y que tienen el potencial de afectarla en todo o enparte; esto se puede comprender si se analiza su dominio en lossectores externos.Actividades del entorno:La actividad del entorno incluye sectores en los cuales laorganización interactúa directamente y que tiene un impacto directoen su capacidad para alcanzar sus metas.
    38. 38. El ambiente externo A. B. rov ican se Competidores competitividad, tamaño de la industria, P br s, de fa íce industrias relacionadas ee te rv n a ra ió isic greso ión, do s, ic i o qu re a d , in or tac s, y eras e xp c. j t Sector industrial (a) cia tran de io, e bi t en e x s b Sector internacional (j) s. en J. mpe a s d o cam Sector de materias primas s e Co p res e rca o de Sector sociocultural (i) (b) em m s, tip C. s na lo ua Edad, valores, creencias Mercado laboral, ad Religión, ética, etc. agencias de empleos, Sector de RRHH (c) universidades, centros Sector gubernamental (h) de capacitación, Organización empleados de otras compañías, H. sindicalismo . Ci Sector de recursos uda Sector de condiciones financieros (d) D. fe d d , i mp erale económicas (g) Mer c apro ue s, sto e st ac cio dos ce ad nar io so s o, ahorr o s, b a sp inver s pr es ncos olít de regla le Sector tecnológico (f) Sector del mercado (e) s ioni tamo ico me y e priva s s, s se nt os s G. dos. tas rvic , Pres io, ió r es, índic n, tasa mi do es e inver de inf de F. consu e bien s lación empl E. sd econ ión, , tas eo, Técnicas tes, ciale ómi co de producción, C lien ios poten . c rec a de ciencia centros de r usua i cios. imien to investigación , automatización yserv materiales novedosos, etc.
    39. 39. Conceptos Clave:Incertidumbre ambiental:¿Cómo influye el entorno en una organización?Estos pueden describirse a lo largo de varias dimensiones como si elentorno es estable o inestable, homogéneo o heterogéneo,concentrado o disperso, simple o complejo.Estas dimensiones se reducen a dos formas esenciales en que elentorno influye en las organizaciones:- La necesidad de información sobre el entorno.- La necesidad de recursos del mismo.La incertidumbre significa que quienes toman las decisiones notienen información suficiente sobre factores ambientales y pasanmomentos difíciles en la predicción de cambios externos.
    40. 40. Conceptos Clave:Dimensión simple-compleja:Se relaciona con la complejidad ambiental, diferencias externas queson de interés para las operaciones de la organización. En un entornocomplejo, muchos elementos externos y diversos interactúan con laorganización.Dimensión estable-inestable:Se refiere a los elementos del entorno son dinámicos, estable sipermanece constante por varios meses o años, inestables si loselementos ambientales cambian en forma abrupta.
    41. 41. Marco para la evaluación de la incertidumbre ambiental Simple + estable = Complejo + estable = Baja incertidumbre Incertidumbre baja-moderada • Pocos elementos externos y son similares • Gran cantidad de elementos externos y • Los elementos permanecen iguales o estos son disímiles cambian con lentitud • Los elementos siguen igual o cambian Estable con lentitud. Ejemplo: Ejemplo Embotelladoras de refrescos, Universidades fabricantes de enseres , distribuidores de cerveza, fabricantes para el hogar, compañías de materias de embases, procesadores de químicas, aseguradoras. alimentos. In ce rti du CAMBIO m br AMBIENTAL Sencillo + Inestable = Complejo + inestable = e Incertidumbre alta-moderada Incertidumbre alta • Gran cantidad de elementos externos • Pocos elementos externos y son y son disímiles. similares. • Los elementos cambian con In estab l • Los elementos cambian con frecuencia y en forma impredecible . e frecuencia y en forma impredecible . Ejemplos: Ejemplos: Fabricantes de computadoras comp. , Cosméticos, ropa de moda, industria aeroespaciales empresas de telec., , de la música, fabricantes de juguetes. líneas aéreas. SIMPLE COMPLEJO COMPLEJIDAD AMBIENTAL
    42. 42. Conceptos Clave:Diferenciación e integración:Se presenta mucho en los departamentos. La diferenciación de laorganización es “las diferencias en orientaciones emocionales entrelos ejecutivos de diferentes departamentos funcionales y la diferenciaen la estructura formal de tales departamentos”. Diferencias en metas y orientaciones entre los departamentos organizacionales Departamento de Departamento de Departamento de Características IyD manufactura Ventas Objetivos Cambios, calidad Producción eficiente Satisfacción del cliente Horizonte de tiempo Largo Corto Corto Orient. interpersonal Principalmente tarea Tarea Social Formalidad estructura Baja Alta Alta
    43. 43. Marco de referencia para las reacciones organizacionales a laincertidumbre Baja Incertidumbre Incertidumbre baja-moderada • Estructura mecánica, formal, • Estructura mecánica, formal, centralizada. centralizada. • Muchos departamentos, algunos • Pocos departamentos. Estable enlaces sobre los limites. • Ninguna función de integración . • Pocas funciones de integración . • Poca imitación. • Alguna imitación. • Orientación a las operaciones • Alguna planeación . actuales. In CAMBIO ce rti DEL du m ENTORNO Incertidumbre alta-moderada Incertidumbre alta br • Estructura orgánica , trabajo en equipo , participativo , descentralizado e • Estructura organiza , trabajo en equipo , participativo , descentralizado Inestabl • Pocos departamentos , muchos enlaces sobre los • Muchos departamentos diferenciados , extensos limites. enlaces sobre los limites . e • Pocas funciones de integración . • Muchas funciones de integración . • Rápido para imitar . • Mucha imitación . • Orientación a la planeación . • Planeación y proyecciones extensas . SIMPLE COMPLEJO COMPLEJIDAD DEL ENTORNO
    44. 44. Conceptos Clave:Dependencia de los recursos ambientales:Se pueden adoptar 2 estrategias para el manejo de recursos en elentorno externo:-Establecer enlaces favorables con elementos claves en el ambiente.-Modelar el dominio ambiental.Como regla general, cuando las organizaciones sienten que algunosrecursos valiosos son escasos usaran las estrategias siguientes:Establecimiento de vínculos ínter organizacionales Control de dominio ambientalPropiedad Cambio de dominioContratos, negocios conjuntos Actividad política, regulaciónConsejos de administración entrelazados Asociaciones industrialesPublicidad, relaciones publicas. Actividades ilegitimas.
    45. 45. Conceptos Clave:Establecimiento de enlaces ínter organizacionales:Propiedad, lo usan cuando compran una parte o adquieren el controlde otra.Alianzas estratégicas formales, cuando hay un alto nivel decomplementariedad en las líneas de negocios, posiciones geográficaso habilidades de dos compañías.Cooptación, directorios entrelazados, cuando lideres de sectoresimportantes del ambiente son hechos parte de una organización.Reclutamiento de ejecutivos, la transferencia o intercambio deejecutivos es también un método de establecer enlaces favorables conorganizaciones externas.Publicidad y relaciones publicas, las organizaciones gastan grandescantidades de dinero para influir el gusto de los consumidores.
    46. 46. RESUMEN:El ambiente externo tiene un impacto abrumador sobre laincertidumbre administrativa y el funcionamiento de unaorganización.Los ambientes organizacionales son diferentes de acuerdo con laincertidumbre y dependencia de recursos, la incertidumbreorganizacional es resultado de las dimensiones estable-inestable ysimple-compleja del entorno.El diseño organizacional adopta una perspectiva lógica cuandoconsidera el entorno, las organizaciones tratan de sobrevivir yalcanzar la eficiencia en un mundo caracterizado por la incertidumbrey la escasez. Se crean departamentos y funciones especificas parapoder enfrentar la incertidumbre.

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