2. La frase de Peter Drucker:
“No existen países
desarrollados y
subdesarrollados,
sino países
administrados o sub.
administrados”
3. 1. ¿ QUE SE ADMINISTRA
Se administra las organizaciones, sean: Económicas
(Empresas), culturales, sociales, políticas, militares, religiosas,
etc.
UN
UNA MINISTERIO
INSTITUCION
UN MILITAR
UNA HOSPITAL
ESCUELA
UNA
EMPRESA
4. ¿Qué son las Organizaciones ?
Las organizaciones son sistemas sociales compuestos por
individuos y grupos de individuos que, mediante la
utilización de recursos, desarrollan un sistema de
actividades interrelacionadas y coordinadas para el logro
de un objetivo común, dentro de un contexto con el que
establecen una influencia reciproca.
5. La nomenclatura no suele ser
uniforme en las distintas O. Direccion
organizaciones O. Consulta - Comité
Directorio
- Comision
O. Control
Oficina
Gerencia
General
Oficina
O. Asesoria
Oficina
Oficina
Unidad Unidad
Area Area Area Area
Órganos de Línea
Division Division
Departamento Departamento Departamento Departamento
Seccion Secccion Seccion Secccion Seccion Secccion Seccion Secccion
Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo Grupo
6. 2. ¿ PARA QUE SE ADMINISTRA A LAS ORGANIZACIONES?
Para que las organizaciones obtengan
resultados satisfactorios con recursos
disponibles.
EL AMBIENTE DE Resultados satisfactorios en
LA ORGANIZACION relación con el ambiente
(Eficiencia Organizacional)
Utilización racional de los recursos
Disponibles (Eficiencia Organizacional)
7. EFICIENCIA EFICACIA
EFICIENCIA: EFICACIA:
Significa hacer correctamente las cosas: Significa alcanzar objetivos
Puede definirse mediante la ecuación: Es una medida del logro de resultados (fines).
Puede definirse mediante la ecuación:
Resultados Obtenidos Resultados Obtenidos
EFICACIA = * 100
EFICIENCIA = Objetivos Previstos
Recursos Utilizados
Una Organización puede lograr ser:
2. Eficiente ---------- No Eficaz
3. No Eficiente ---------- Eficaz
4. No Eficiente ---------- No Eficaz
5. Eficiente ---------- Eficaz (el ideal).
8.
9. 3. ¿ COMO SE ADMINISTRA A LAS ORGANIZACIONES?
Se administra a las organizaciones a través del siguiente proceso:
1. PLANEACION 2. ORGANIZACION 3. DIRECCION 4. CONTROL
1.1 Planeacion 2.1 Diseño 3.1 Dirección 4.1 Control
Estratégica Organizacional. Estratégica
1.2 Planeacion 2.2 Diseño 3.2 Gerencia 4.2 Control
Táctica Departamental. Táctica
1.3 Planeacion 2.3 Diseño 3.3 Supervisión 4.3 Control
Operacional de Cargos. Operacional
10. LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
PLANEACION ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
Mediante esta Mediante esta Mediante esta Mediante esta
función se define por función se define la función se propicia la función se pretende
anticipado los estructura para ejecución de lo asegurar que la
resultados que realizar lo planeado. planeado . ejecución se ajuste a
deben alcanzarse y lo planeado.
que debe hacerse Los niveles de Los niveles de
para conseguirlos de organización son
: dirección son: Los niveles de
la mejor manera control son:
posible. - Estratégico. - Estratégico.
- Táctico. - Táctico. - Estratégico.
Los niveles de - Operativo. - Operativo. - Táctico.
planeacion son : - Operativo.
- Estratégico.
- Táctico.
- Operativo.
11. LA ADMINISTRACION EN LOS TRES NIVELES
DE LA ORGANIZACION
NIVEL 1
1.1 Planeacion Estratégica
NIVEL 1 1.2 Diseño Organizacional
1.3 Dirección
1.4 Control Estratégico
NIVEL 2
2.1 Planeacion Táctica
2.2 Diseño por Departamentos
2.3 Gerencia
2.4 Control Táctico
NIVEL 3
3.1 Planeacion Operacional.
3.2 Diseño de Cargos.
3.3 Supervisión
3.4 Control Operacional.
12. NIVEL 1
1.1 Planeacion Estratégica.
Esta planeacion es para hacer posible la adecuación de
la organización a su ambiente con el fin de que pueda
obtener resultados satisfactorios.
e
e nt
El AMBIENTE bi
DE LA m
A
el
ORGANIZACION
i ad
nc
n de
Te
La
Una buena planeación conlleva: Organizació
n.
2. A una mejora en la toma de decisiones.
3. Un incremento en la rentabilidad.
4. Una disminución en el riesgo e incertidumbre.
14. NIVEL 1
1.1.1 Misión Organizacional :
Es el propósito o finalidad especifica de la organización que la
distingue de otras de su tipo y que justifica su existencia.
Constituye la respuesta a la pregunta:
¿ Cual es nuestro negocio ?
Se establece en función del Diagnostico Organizacional.
Y
Misión
Organizacional
Y= f(X)
Diagnostico Organizacional X
15. NIVEL 1
Marco Teórico Para definir el negocio.
¿ Quien se satisface ? ¿ Que se satisface ?
Grupos de Clientes Necesidades del
Cliente
Definición
del
Negocio.
¿ Como se satisfacen las
necesidades del cliente ?
Habilidades Distintivas
16. NIVEL 1
1.1.2 Visión Organizacional :
Es la proyección de la organización en el futuro, es decir, de lo que
debe ser en el largo plazo, por ejemplo:
cinco (5 ò mas ) años.
Constituye la respuesta a la pregunta:
¿ Que nos proponemos ser ?
Se entáblese en función del Diagnostico Organizacional.
Y
Visión
Organizacional
Y= f(X)
Diagnostico Organizacional X
17. NIVEL 1
1.1.3 Filosofía Organizacional :
Es una serie de valores e ideas compartidas por todo el personal, la
cual le da sentido a la existencia de la organización y al trabajo de
cada una de las personas que colaboran en el logro de su misión y
objetivos.
Contribuye la respuesta a la pregunta :
¿ Cuales son nuestros valores ?
Se establece en función de la Misión y la Visión Organizacional.
Y
Filosofía
Organizacional
Y= f(X)
Misión y Visión Organizacional X
18. NIVEL 1
1.1.4 Diagnostico Organizacional :
Permite conocer la situación real de la organización:
x Contar con la intención del cambio, compromiso y
respaldo del cliente.
x El cliente debe dar amplias facilidades al consultor.
x EL consultor maneja la información en forma confidencial.
x Retroalimentación acerca de los resultados del diagnostico
a las fuentes de las que se obtuvo la información.
x El éxito o fracaso del diagnostico depende de gran medida
del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga
con el consultor.
19. NIVEL 1
1.1.4.1 Análisis Ambiental :
Es el estudio de diversas variables del ambiente y sus efectos o
potenciales efectos sobre la organización, identificándose las
oportunidades y las amenazas.
El Análisis Ambiental debe abarcar el macroambiente y el microambiente.
Constituye la respuesta a la pregunta:
¿Qué hay en el ambiente?
Condiciones Económicas
Condiciones Socioculturales
Condiciones político-legales MACROAMBIENTE
Condiciones tecnológicas
Condiciones Ecológicas
MICROAMBIENTE
Amenazas
Clientes
Proveedores La Oportunidades
Competencia Organización
Reguladores
20. NIVEL 1
1.1.4.2 Análisis Organizacional :
Es el estudio de diversas variables de la organización que condicionan su
desempeño, identificándose sus fortalezas y sus debilidades.
El Análisis Organizacional debe abarcar entre otras variables las
siguientes: Organización, Personal, Infraestructura, Tecnología Utilizada,
Nivel de Acceso a la Información, Situación Financiera, etc.
Constituye la respuesta a la pregunta:
¿Qué tenemos en la organización?
La
Organización
Fortalezas.
Debilidades
21. NIVEL 1
1.1.5 Análisis FODA:
Es el análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas con
el fin de generar conclusiones que permitan formular estrategias
acertadas para hacer posible la adecuación de la organización a su
ambiente y asimismo, el logro de sus objetivos.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
O–F A–F
En que medida En que medida
esta oportunidad esta amenaza se
FORTALEZAS
se aprovecha con contrarresta con la
la fortaleza tal? fortaleza tal ?
O–D A–D
En que medida En que medida
DEBILIDADES esta oportunidad esta amenaza no
se desaprovecha es posible
ante la debilidad enfrentar ante la
tal? debilidad tal ?
22. NIVEL 1
1.1.6 Objetivos Organizacionales
Son los resultados que la organización desea alcanzar en un tiempo
determinado a fin de realizar la visión.
Constituye la respuesta a la pregunta:
¿Qué resultados se desea alcanzar?
Se establece en función del Diagnostico Organizacional.
Y
Objetivos
Organizacionales
Y= f(X)
Diagnostico Organizacional X
23. NIVEL 1
Estrategia Organizacional
Es la determinación de lo que la organización debe hacer para adecuarse
al ambiente, lograr sus objetivos y llegar así a la visión.
Constituye la respuesta a la pregunta :
¿Qué hacer?
Se establece en función del Análisis FODA y de los Objetivos
Organizacionales.
Y
Estrategia
Organizacional
Y= f(X)
Análisis FODA y X
Objetivos Organizacionales
24. NIVEL 1
Tipos de Estrategias Organizacionales
1. La decisión de producir a menores 6. La decisión de mantener el dominio 11. La decisión de lanzar un nuevo producto en
costos que la competencia actual de productos y mercados un nuevo mercado.
(E. Liderazgo en costos) (E. Defensiva) (E. Diversificación )
2. La dedicación de ofrecer un
7. La decisión de buscar nuevos 12. La decisión de producir sus propios
producto que el cliente lo perciba
dominios de productos y mercados. insumos.
como exclusivo o diferente .
(E. Ofensiva). (E. de Integración hacia atras)
(E. de Diferenciación)
3. La decisión de dirigir la atención a 8. La decisión de aumentar la
13. La decisión de emplear su propia
las necesidades de un grupo de participación en los mismos mercados
producción.
clientes limitado . y con los mismos productos .
(E. de Integración hacia delante)
(E. de concentración.) (E. de penetración de Mercado).
14. La decisión de fusionarse con un
9. La decisión de buscar nuevos usos
4. La decisión de redefinir el negocio. competidor con la finalidad de complementarse
para el producto
(E. de Redefinición del negocio.) o alcanzar economías de escala.
(E. de Desarrollo de Mercado)
(E. de Integración Horizontal)
5. La decisión de combinar negocios 10. La decisión de lanzar nuevos 15. La decisión de ingresar a otro negocio
diferentes y llevarlos a uno solo . productos al mismo mercado paralelo.
(E. de Recombinación de negocios.) (E. de Desarrollo de Productos) (E. de Diversificación Horizontal)
25. NIVEL 1
1.1.7 Políticas Organizacionales
Son lineamientos generales que orientan las actividades, facilitando
así la implementación de las estrategias organizacionales.
Constituye la respuesta a la pregunta:
¿ Dentro de que lineamientos se deben enmarcar las actividades
de la organización?
Se establecen en función de las Estrategias Organizacionales
Y
Políticas
Organizacionales
Y= f(X)
Estrategias Organizacionales X
26. NIVEL 1
2.1 Planeacion Táctica
Esta planeacion es para implementar la estrategia
LOS PLANES TACTICOS SON:
2.1.1 PROGRAMAS 2.1.2 PRESUPUESTOS
27. NIVEL 1
2.1.1 Los Programas
Es un conjunto de tareas o actividades requeridas para
implementar la estrategia.
El programa mas sencillo es el cronograma.
Actividades Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
28. NIVEL 1
2.1.2 El Presupuesto
Es un programa “en cifras” requerido para implementar la
estrategia.
Entre los tipos de presupuesto tenemos los siguientes:
3 Presupuesto de Ventas.
3 Presupuesto de Ingresos.
3 Presupuesto de Gastos.
3 Presupuesto de Efectivo.
3 Presupuesto de Utilidades.
29. NIVEL 1
3.1 Planeacion Operacional
Esta planeacion es para ejecutar cada una de las tareas o
actividades de los diversos programas establecidos.
LOS PLANES OPERACIONALES SON:
3.1.1 LAS NORMAS 3.1.2 LOS PROCEDIMIENTOS
30. NIVEL 1
3.1.1 Las Normas
Son planes operacionales relacionados con el
comportamiento exigido a las personas.
Especifican como deben comportarse las personas en
determinadas situaciones y generalmente destacan lo que
las personas deben hacer o no, y lo que pueden hacer.
Buscan sustituir el proceso decisorio individual
restringiendo el grado de libertad de las personas en
determinadas situaciones previstas de antemano.
31. NIVEL 1
3.1.2 Los Procedimientos
Son una secuencia de acciones que indican como
ejecutar cada una de las tareas o actividades
establecidas en el programa.
Los procedimientos son descritos mediante flujogramas.
32. NIVEL 1
1.2 Diseño Organizacional
Esta función define la estructura organizacional para atender el plan
estratégico de la organización.
Los enfoques de diseño
Organizacional son:
Enfoque Enfoque
Mecanicista Orgánico
33. NIVEL 1
2.2 Diseño Departamental
Esta función define la estructura departamental para atender los
planes tácticos de la organización.
Los enfoques
de diseño
Departamental
son:
Enfoque Enfoque Enfoque Enfoque de Enfoque de
Funcional Divisional Matricial Equipos Redes
34. NIVEL 1
3.2 Diseño de Cargos
Esta función define la estructura de los cargos para atender los
planes operacionales de la organización.
Los enfoques
de diseño
De cargos
Son:
Enfoque Enfoque Enfoque Enfoque
Clásico Humanista Situacional Socio-técnico
35. NIVEL 1
1.3 Dirección
Esta función es para influir en el personal encargado de la
administración del nivel intermedio de la organización.
Los principales
Medios para
Dirigir son:
El La La
Liderazgo Motivación Comunicación.
36. NIVEL 1
DIRECCION TEORIA DE SISTEMAS DE ADMINISTRACION
Según esta teoría existen cuatro (4) sistemas de administración :
(1) (2)
VARIABLES (3) (4)
AUTORITARIO AUTORITARIO
PRICIPALES CONSULTIVO PARTICIPATIVO
COERCITIVO BENEVOLENTE
Centralizado pero permite Consulta los niveles inferiores y
Proceso Totalmente delegado y
Totalmente Centralizado alguna delegación de asuntos permite la participación y
Decisorio descentralizado
rutinarios delegación.
Relativamente precario:
Bastante precario. Solo
Sistema de prevalece la comunicación Facilita el flujo en sentido vertical y Sistemas de comunicación
se presenta comunicación
Comunicación descendente sobre la horizontal eficientes
vertical descendente.
ascendente
Son tolerantes con Cierta confianza en las personas y
Provocan desconfianza. Confianza mutua. La
condescendencia. La en sus relaciones. La empresa
Relaciones La organización informal participación y el
organización informal trata de facilitar el desarrollo de
Interpersonales esta prohibida y se involucramiento grupal son
incipiente se considera una una organización informal
considera perjudicial intensos
amenaza para la empresa. saludable.
Énfasis en los castigos y Énfasis en las recompensas
Énfasis en los castigos y Énfasis en las recompensas
Sistemas de medidas disciplinarias, pero sociales. Recompensas
medidas disciplinarias. materiales. Recompensas sociales
Recompensa y es menos arbitrario. Las materiales y salariales
Las recompensas no son ocasionales. Los castigos o
Castigos recompensas sociales no son frecuentes. Las sanciones
muy frecuentes sanciones no son frecuentes.
muy frecuentes. se presentan rara vez.
37. NIVEL 1
2.3 Gerencia
Esta función es para influir en el personal encargado de la
administración del nivel operacional de la organización.
Los principales
Medios para
Gerenciar son:
El La La
Liderazgo Motivación Comunicación.
38. Conceptos Clave:
Entorno Organizacional:
Se define como todos los elementos que existen fuera de los limites
de la organización y que tienen el potencial de afectarla en todo o en
parte; esto se puede comprender si se analiza su dominio en los
sectores externos.
Actividades del entorno:
La actividad del entorno incluye sectores en los cuales la
organización interactúa directamente y que tiene un impacto directo
en su capacidad para alcanzar sus metas.
39. El ambiente externo
A.
B. rov ican se
Competidores competitividad, tamaño de la industria,
P br s,
de
fa íce
industrias relacionadas
ee te rv
n a
ra
ió
isic greso ión,
do s, ic i o
qu
re
a d , in or tac
s,
y eras e xp c.
j t Sector industrial (a)
cia tran de io, e
bi
t en e x s b Sector internacional (j)
s.
en
J. mpe a s d o cam Sector de materias primas
s e
Co p res e rca o de Sector sociocultural (i) (b)
em m s, tip C.
s na
lo ua Edad, valores, creencias Mercado laboral,
ad Religión, ética, etc. agencias de empleos,
Sector de RRHH (c) universidades, centros
Sector gubernamental (h) de capacitación,
Organización empleados de otras
compañías,
H. sindicalismo .
Ci Sector de recursos
uda Sector de condiciones financieros (d) D.
fe d d ,
i mp erale económicas (g) Mer c
a
pro ue s,
sto e st ac cio dos
ce ad nar io
so s o, ahorr
o
s, b
a
sp inver s pr es ncos
olít de regla le Sector tecnológico (f) Sector del mercado (e) s ioni tamo
ico me y e priva s s,
s se nt os s G. dos. tas
rvic , Pres
io, ió r es,
índic n, tasa mi do es
e
inver de inf de F. consu e bien
s lación empl E. sd
econ ión, , tas eo, Técnicas tes, ciale
ómi co
de producción, C lien ios poten
. c rec a de ciencia centros de r
usua i cios.
imien
to investigación , automatización yserv
materiales novedosos, etc.
40. Conceptos Clave:
Incertidumbre ambiental:
¿Cómo influye el entorno en una organización?
Estos pueden describirse a lo largo de varias dimensiones como si el
entorno es estable o inestable, homogéneo o heterogéneo,
concentrado o disperso, simple o complejo.
Estas dimensiones se reducen a dos formas esenciales en que el
entorno influye en las organizaciones:
- La necesidad de información sobre el entorno.
- La necesidad de recursos del mismo.
La incertidumbre significa que quienes toman las decisiones no
tienen información suficiente sobre factores ambientales y pasan
momentos difíciles en la predicción de cambios externos.
41. Conceptos Clave:
Dimensión simple-compleja:
Se relaciona con la complejidad ambiental, diferencias externas que
son de interés para las operaciones de la organización. En un entorno
complejo, muchos elementos externos y diversos interactúan con la
organización.
Dimensión estable-inestable:
Se refiere a los elementos del entorno son dinámicos, estable si
permanece constante por varios meses o años, inestables si los
elementos ambientales cambian en forma abrupta.
42. Marco para la evaluación de la incertidumbre ambiental
Simple + estable = Complejo + estable =
Baja incertidumbre Incertidumbre baja-moderada
• Pocos elementos externos y son
similares • Gran cantidad de elementos externos y
• Los elementos permanecen iguales o estos son disímiles
cambian con lentitud • Los elementos siguen igual o cambian
Estable
con lentitud.
Ejemplo: Ejemplo
Embotelladoras de refrescos, Universidades fabricantes de enseres
,
distribuidores de cerveza, fabricantes para el hogar, compañías de materias
de embases, procesadores de químicas, aseguradoras.
alimentos.
In
ce
rti
du
CAMBIO
m
br
AMBIENTAL Sencillo + Inestable = Complejo + inestable =
e
Incertidumbre alta-moderada Incertidumbre alta
• Gran cantidad de elementos externos
• Pocos elementos externos y son
y son disímiles.
similares.
• Los elementos cambian con
In estab l
• Los elementos cambian con
frecuencia y en forma impredecible
.
e
frecuencia y en forma impredecible .
Ejemplos:
Ejemplos:
Fabricantes de computadoras comp.
,
Cosméticos, ropa de moda, industria
aeroespaciales empresas de telec.,
,
de la música, fabricantes de juguetes.
líneas aéreas.
SIMPLE COMPLEJO
COMPLEJIDAD AMBIENTAL
43. Conceptos Clave:
Diferenciación e integración:
Se presenta mucho en los departamentos. La diferenciación de la
organización es “las diferencias en orientaciones emocionales entre
los ejecutivos de diferentes departamentos funcionales y la diferencia
en la estructura formal de tales departamentos”.
Diferencias en metas y orientaciones entre los departamentos organizacionales
Departamento de Departamento de Departamento de
Características
IyD manufactura Ventas
Objetivos Cambios, calidad Producción eficiente Satisfacción del cliente
Horizonte de tiempo Largo Corto Corto
Orient. interpersonal Principalmente tarea Tarea Social
Formalidad estructura Baja Alta Alta
44. Marco de referencia para las reacciones organizacionales a la
incertidumbre
Baja Incertidumbre Incertidumbre baja-moderada
• Estructura mecánica, formal,
• Estructura mecánica, formal,
centralizada.
centralizada.
• Muchos departamentos, algunos
• Pocos departamentos.
Estable
enlaces sobre los limites.
• Ninguna función de integración
.
• Pocas funciones de integración
.
• Poca imitación.
• Alguna imitación.
• Orientación a las operaciones
• Alguna planeación .
actuales.
In
CAMBIO
ce
rti
DEL
du
m
ENTORNO Incertidumbre alta-moderada Incertidumbre alta
br
• Estructura orgánica , trabajo en equipo , participativo ,
descentralizado
e • Estructura organiza , trabajo en equipo ,
participativo , descentralizado
Inestabl
• Pocos departamentos , muchos enlaces sobre los • Muchos departamentos diferenciados , extensos
limites. enlaces sobre los limites .
e
• Pocas funciones de integración . • Muchas funciones de integración .
• Rápido para imitar . • Mucha imitación .
• Orientación a la planeación . • Planeación y proyecciones extensas .
SIMPLE COMPLEJO
COMPLEJIDAD DEL ENTORNO
45. Conceptos Clave:
Dependencia de los recursos ambientales:
Se pueden adoptar 2 estrategias para el manejo de recursos en el
entorno externo:
-Establecer enlaces favorables con elementos claves en el ambiente.
-Modelar el dominio ambiental.
Como regla general, cuando las organizaciones sienten que algunos
recursos valiosos son escasos usaran las estrategias siguientes:
Establecimiento de vínculos ínter organizacionales Control de dominio ambiental
Propiedad Cambio de dominio
Contratos, negocios conjuntos Actividad política, regulación
Consejos de administración entrelazados Asociaciones industriales
Publicidad, relaciones publicas. Actividades ilegitimas.
46. Conceptos Clave:
Establecimiento de enlaces ínter organizacionales:
Propiedad, lo usan cuando compran una parte o adquieren el control
de otra.
Alianzas estratégicas formales, cuando hay un alto nivel de
complementariedad en las líneas de negocios, posiciones geográficas
o habilidades de dos compañías.
Cooptación, directorios entrelazados, cuando lideres de sectores
importantes del ambiente son hechos parte de una organización.
Reclutamiento de ejecutivos, la transferencia o intercambio de
ejecutivos es también un método de establecer enlaces favorables con
organizaciones externas.
Publicidad y relaciones publicas, las organizaciones gastan grandes
cantidades de dinero para influir el gusto de los consumidores.
47. RESUMEN:
El ambiente externo tiene un impacto abrumador sobre la
incertidumbre administrativa y el funcionamiento de una
organización.
Los ambientes organizacionales son diferentes de acuerdo con la
incertidumbre y dependencia de recursos, la incertidumbre
organizacional es resultado de las dimensiones estable-inestable y
simple-compleja del entorno.
El diseño organizacional adopta una perspectiva lógica cuando
considera el entorno, las organizaciones tratan de sobrevivir y
alcanzar la eficiencia en un mundo caracterizado por la incertidumbre
y la escasez. Se crean departamentos y funciones especificas para
poder enfrentar la incertidumbre.