Huomisen tapahtuma on osallistava ja käyttäjälähtöinen elämys. Miten arvot, ympäristö, aistit ja innostavat kohtaamispaikat vaikuttavat onnistuneeseen tapahtumaan? Esityksen on tehnyt HAAGA-HELIAn opettaja Nina Ståhls, joka on toiminut useita vuosia hotellien päällikkö- ja johtotehtävissä vastaten mm. myynnistä, markkinoinnista ja hinnoittelusta.

1. Huomisen Tapahtuma
Nina Ståhls
11.9.2013
Haaga-Helia Insiders Club

2. Tapahtumat, kokoukset ja tilat
muuttuvat…
• Tilaajien ja käyttäjien
vaatimukset kasvavat
• Tilaajan osaaminen ja
ammattitaito kasvaa ja he
vaativat ripeyttä
• Työympäristöt ja
työskentelytavat kulkevat
muutoksen eturintamassa
• Uudet konseptit tulee tukea
kestävää kehitystä
• Tiloilta odotetaan enemmän
elämyksiä kuin ennen

3. • Alan toimijat joutuvat
vastaamaan uusiin
haasteisiin… jos eivät
vastaa, epäkurantteja
tiloja ja vanhanaikaisia
tapahtumia alkaa jäädä
käsiin
• … mitä, milloin, miten?

4. Uutta ajattelua tilojen suunnitteluun
• ” Ihmiset asuvat, tekevät työtä ja oppivat sekä viettävät
vapaa-aikaa eri tavoin kuin ennen. Tämä kehitys
vaikuttaa vääjäämättä siihen, miten tiloja käytetään,
miten niitä pitäisi suunnitella, toteuttaa ja uudistaa. ”
• ” Tilat tarjoavat käyttäjille aina elämyksiä –
mieleenpainuvia tai mitään sanomattomia. ”
• ” Tieto- ja viestintäteknologia on jo mahdollistanut
ajasta ja paikasta riippumattoman ja liikkuvan työnteon.
Miten muutos näkyy työpaikoilla ja tilojen käytössä? ”
• Lainaukset: Käyttäjälähtöiset tilat –opas, sivut 7, 9 ja 12

5. Meet at the Apartment - New York

6. Huomisen kokoushanke
• HH ja Tekesin yhteishanke joka selvitti, miten
kokoustaminen muuttuu lähitulevaisuudessa,
huomenna, niin fyysisesti, virtuaalisesti kun
sosiaalisestikin
• Hankkeen ensimmäinen vaihe edelleen kehitti,
yhdessä eri toimialojen yhteistyöpartnereiden
kanssa, uutta palvelukonseptia parempien
kokousten puolesta

7. Huomisen kokoushanke
• Syntyi kokoushuone
Griini

8. Huomisen kokoushanke
• Uusi palvelukonsepti
”kokousdesign” ja ”kokousdesigner”
• Tehokas, innostava ja tavoitteellinen kokous

9. Kokousdesigner
Muuntautuva
Mahdollistaja
Opastaja
Fasilitaattori
Organisoi
Varmistaa
Innostaja
Valmentautuminen
etäosallistumiseen
Valmentaja
Tuomari
Kontaktihenkilö
Iloinen
Avoin
Kielitaitoinen
Neuvottelija
Myyntihenkinen
Osaa etsiä tarpeet
Ongelmanratkaisija
Tietopankki
Tavoitettavissa
13

10. Huomisen tapahtuma
Sisustus
Tila
Tuoksu
Ääni
Tarjoilu
Tekniikka
Valot
Toimivuus
Sisältö
Osallistujat
Aikataulutus
Työkalut
Käyttäjälähtöisyys
Yksilöllisyys
Muunneltavuus
Elämyksellisyys

11. Ympäristön vaikutus
• Ohjaa ihmisen
käyttäytymistä
• Lisää rentoutta
• Lisää innovatiivisuutta
• Eri tunnelmallisia
kohtaamispaikkoja

13. • ”Neljä vuodenaikaa pitäisi
hyödyntää paremmin
sisäympäristössä. Ihmiset
kokevat maiseman katsomisen
elvyttäväksi” sanoo
tutkimuspäällikkö Suvi
Nenonen Aalto-yliopistosta
• ”Kokous voidaan pitää niin
Lapin tuntureilla kuin
Saaristomerelläkin, taikka
käydä läpi koko vuoden kierto
samassa paikassa” – Suomen
Luontokeskus Haltia

14. Erilaiset tapahtumat elvyttävät
• ”Kokonaisvaltainen
hyvinvointi” myös
tapahtumissa
• Kaikki aistit ->
ergonomiatekijät, valaistus,
ikkuna tai
maisemanäkymät, raitis
ilma, lämpötila, äänet,
visuaalinen ilme,
virtuaaliluonto
• Liikkuminen ja tauot
• Verkostoituminen ja
langattomuus
• Pitää tuntua hyvältä …

15. Tapahtumiin vaikuttavat trendit

16. Kokousdesigner/Kokoustrendit. N. Ståhls
• Hetkessä
eläminen!
• Viime hetken
ilmoittautumiset
ja peruutukset!

17. Kokousdesigner/Kokoustrendit. N. Ståhls
Virtuaali ja hybrid
kokoukset ja
tapahtumat

18. Kokousdesigner/Kokoustrendit. N. Ståhls
• Laaja ikäjakauma osallistujissa (multi generation),
jolla on eri odotukset tapahtumalle

19. • ROI – Return On
Investment
• Mittaaminen
• Pitää lisätä toimenpiteitä ja
uskoa siihen, että
tapahtuma tuo enemmän
kuin mitä se maksaa
Kokousdesigner/Kokoustrendit. N. Ståhls

20. Kokousdesigner/Kokoustrendit. N. Ståhls
Brainjams, hypercamps,
crosslabs…
MINÄ TAPAHTUMAAN OSALLISTUJA
Haluan räätälöidyn tapahtuman MINULLE
Minun tarpeeni mukaan
Haluan osallistua tapahtuman sisällön luomiseen
Haluan kokea sosiaalista ja aktiivista oppimista
Odotan saavani vastinetta ajalleni ja rahalleni
Maksan vain koetusta arvosta

21. Kokousdesigner/Kokoustrendit. N. Ståhls
Huomisen tapahtuma on:
• Kokemusperäinen
elämys
• Vuorovaikutusta
• Innovointia
• Kestävä ja vihreä

22. Kiitos
Nina Ståhls
Opettaja
Haaga-Helia amk
Nina.stahls@haaga-helia.fi
+358 40 488 7044

23. Lähteet:
 Hiltunen Elina.2012. Matkaopas tulevaisuuteen. Talentum Helsinki
 Mulligan Jackie.2012. From the Outside in: The future of Meetings.
MPI Meeting Professionals International
 The Future of Meetings. A Top-Line Analysis of the Industry’s Opportunities and
Potential. 2012. MPI Meeting Professionals International
 Faarao. 2013. V. Coco. Työ muuttaa tilaa.
 Evento. 2.2013. J. Lampén. Käytettävyys edellä.
 Huomisen Kokoushanke. http://huomisenkokous.fi
 Johanna Kosonen-Karvo. 2012. Tekes. Käyttäjälähtöiset tilat – Uutta ajattelua
tilojen suunnitteluun