Faites de votre administratif une cocotte en papier. Une technique, une séquence et ...... vous vous en jouerez. Le premier pas est de savoir gérer les documents en entrée. Méthode simple et efficace.

1. La vie d’un document
Son implication sur la vôtre…..

2. Son origine
 Le document en entrée, qu’il concerne votre vie privée ou professionnelle,
peut avoir plusieurs origines :
 Administrations
 TVA
 Contributions
 Assurance sociale ou mutuelle
 ONSS, Lois Sociales, Onem, Forem, Administration communales, etc…
 Banques
 Fournisseurs
 Clients
 Publicité

3. Quelle importance ?
 L’importance du document, bien que dépendante de votre activité ou
situation, a des points communs à tous :
 Administration : ATTENTION : son non-traitement peut stopper votre activité
professionnelle voire personnelle en entrée (Clients, revenus) comme en sortie
(Fournisseurs).
 Banque : n’oubliez pas qu’à l’heure actuelle votre vie professionnelle ou privée
passe par l’administration bancaire
 Fournisseurs : Il est important d’avoir des rapports corrects avec ces derniers, sans
eux vous ne pouvez satisfaire vos clients ou votre bien-être
 Clients : Au niveau professionnel, perte de clients = perte de revenus. Ce qui
entraîne des défaillances à tous les autres niveaux. Si vous êtes salarié, votre
client est votre patron et une mauvaise communication avec son patron
implique les mêmes résultats que pour un indépendant.

4. Arrivée du document
La plupart d’entre vous
peut passer à la diapo
suivante.
Pour les autres, je vous
rappelle que :
Relever la boite aux
lettres et la boîte mail
est important MAIS
INUTILE SI VOUS NE LISEZ
PAS LE CONTENU !!!

5. Le tri
 Après ouverture et lecture du courrier, il est nécessaire de le trier :
 1. Il s’agit d’un courrier d’information qui vous intéresse : le classer dans votre
dossier « à consulter »
 2. Il nécessite une action : Indiquer la première action à exécuter, la programmer
et classer
 Ne fait partie d’aucune des deux catégories précédentes:
Directement chez votre meilleure amie :
« La poubelle ».

6. Le traitement
 Les documents nécessitant une action :
 Action de – de 2 minutes : Faites-la
 Nécessite plus de temps (recherche, attente de réponse, etc) : indiquez l’action
à exécuter dans un échéancier et classer le document (où le retrouver à la date
du traitement). Et ainsi de suite jusqu’au traitement total

7. Résumé
Sans intérêt

8. Ateliers – Formations
Un renseignement, une demande de
formation, d’atelier ou de consultance :
Info@oxygene-secretariat.com
www.oxygene-secretariat.com
http://oxygene-secretariat.blogspot.be
Music : Lettre à Elise de Ludwig Van Beethoven
Eléna ZOTTI – Oxygène
Secrétaire indépendante - Consultante en
entreprises
Fondatrice du Réseau A.B.Y.S.S.
réseau indépendant pour indépendants