ORGANIZACIÓN BASADA EN PROCESOS
ORGANIZACIÓN TRADICIONAL
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),Peter el director financiero ,Klaus dire...
Relacionar los factores no solo con la empresa y el mercado sino también con los
competidores y usar las mejores armas que...
La definición de perfiles apropiados con relación a los puestos no solo para el líder
sino para los integrantes del equipo...
Aquí la participación del operario es básica porque se cumplen varios objetivos: por un
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de la empresa sabrán de las ideas.
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Aunque se renegociará los contratos y comisiones de venta ya que no tendrían carga
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ORGANIZACIÓN BASADA EN PROCESOS

  1. 1. ORGANIZACIÓN BASADA EN PROCESOS ORGANIZACIÓN TRADICIONAL Era un día soleado cuando John salía en su coche e iba pensando las cosas que realizaría en el día y sus épocas como consultor y en la aplicación de reingeniería de fábrica ya con 45 años de edad un día su amigo Martin presidente de schnell fabricante de tornos de control numérico que se dedicaba a la venta de repuestos, le llamo para que lo ayude en la dirección de la empresa el pidió tiempo para pensar ya que para él era muy difícil porque no tenía mucho tiempo para su esposa e hijas pero al final decidió por aceptar la oferta . Un día el estaciono su carro en el edifico y se dirigía al asesor cuando se encontró con Martin quien lo llevo a su oficina y conversaron sobre cómo cambiar la organización y establecieron la primera reunión con los directivos en el cual establecerían los objetivos y fundamentos del cambio y en el que John tomaría la opinión de cada uno de ellos Una Palabra Confusa En los últimos tiempos se habla mucho de la reingeniería en algunos casos se habla de la implantación de un sistema informático integral o restructuración de un sector de una empresa o departamento pero muchas empresas en vez de realizar una reingeniería integral han aplicado un fuerte corte de cabezas y esto es porque existen una variedad de islas o departamento en la empresa .John y Martin conversaron sobre el proceso que se cumplía desde que una empresa recibe el pedido ,se registra en el sistema y luego pasa a otro departamento , el de crédito todo estos procesos hacen que se demore más el proceso de entrega es decir hay tiempos muertos lo que hace conlleva a una pérdida de productiva alargando en el tiempo de recepción y el de entrega En si la productividad calidad y tiempo es lo fundamental, Una célula no es una unidad de negocio John empezó a explicarle que para corregir todos los erros había que realizar una pos reingeniería aplicado al sector humano y tecnológico una organización basada en procesos formando por células dentro de la empresa es decir departamentos pero con a diferencia de que esta debe estar integrada por 1 representante de cada proceso es decir gente de recepción de pedido, gente de crédito gente de facturación , gente de programación de fábrica , administrativa y cobros que les permita establecer una relación grupal el mismo que atenderá a un grupo de clientes, estableciendo una mejor forma de control . En toda empresa debe existir procesos esenciales relacionados con el objetivo de la empresa y el de apoyo son por ejemplo los recursos humanos las personas que conforman el proceso deben trabajar juntas de manera que cuando una persona esté muy recargada con trabajo su compañero lo ayude Entonces Martin pidió a John que el día de la reunión era una buen día para presentar el proyecto de competitividad enseguida Martin le pregunto cómo se sentía de trabajar en la empresa y este le dijo que bien porque tenía oportunidad y contaba con el apoyo del presidente de Schnell Los primeros pasos Jhon preparo su proyecto de competitividad para la reunión a cual asistirían todos los directivos :Arthur director de fabricación (quien tenía también a su cargo la ingeniería
  2. 2. ),su san la directora de administración (quien tenía también el área de compras ),Peter el director financiero ,Klaus director de recursos humanos y Robert director de área comercial Ya en el día de la reunión John parqueo su auto y subió a su oficina tomo café y repaso los guiones para su presentación El objetivo de la reunión era definir los objetivos estratégicos para aumentar la competitividad empezaron por revisar los balances financieros mensuales de la compañía y era clara la conclusión cada vez costaba más mantener el margen de beneficios aunque se había reducido algunos costos innecesarios a que hacía que reducir los costes y mejorar la calidad de servicio e incrementar la motivación al personal entonces John empezó hacer pregunta s y empezó por Robert como veía el a la empresa él dijo que las piezas que fabrica la empresa eran muy apreciados por los clientes pero que a la vez tenía el defecto que se demoraba mucho tiempo desde que se hace el pedido hasta que el cliente recibe el producto John siguió preguntando y ahora lo hiso con Arthur preguntando la razón por la cual no cumplía con sus objetivos él dijo que era por el tiempo de producción interna que era de 60 días pero que el proveedor no entregaba a tiempo la materia prima y también porque los clientes hacían cambios en los modelos de sus pedido ya casi al final retrasando así la producción .También es por la producción en las prensas con diferentes piezas ya que cuando se está produciendo una determinada prensa hacen el pedido de otra pieza con otro molde es ahí cuando el supervisor pierde tiempo Las finanzas ante los negocios John pregunto a Peter que pensaba acerca del financiamiento Peter dijo que acerca del financiamiento existe un capital inmovilizado de 60 días el tiempo que está en inventario en curso en la fábrica ya que el dinero está invertido en la materia prima y el producto final. Susan acoto unas palabras que tenía que coordinar mejor las cosas con Arthur para que no exista ni menor ni mayor inventario de materia prima reduciendo haci los costos el problema principal que tenía schnell era que los gastos generales oscilan entre el 40 y 70% del costo de producción es decir no existe un beneficio . Klaus dijo que también afectaba la atención al cliente y la forma en que se tomaban las decisiones, respecto al personal nadie tenía una buena relación con la otra y si ellos trabajaran agrupados estos rendirían un poco más. Una vez que todos dieron su punto de vista se sacaron conclusiones y Martin dio por terminada la reunión comentándole que retomarían el día viernes para que John les presente el proyecto John dijo que una organización basada en procesos era bueno a corto o largo plazo para aumentar la productividad reducir tiempo y mejorar la calidad. PREPARANDO EL CAMINO John le propone a Martin presentar un plan de trabajo, en su oficina revisa una serie de pedidos de la casa matriz relacionado con de los costes actuales e incluirlo también en su plan de mejoras Parte de la filosofía comentada en una reunión por la mañana era: “llegar a tener una empresa mejor, pero también con gente más contenta” y esto fue una clave para que llegara a pensar Que este era un proceso irreversible.- basar a la organización en los procesos a corto y medio plazo. Porque se llega a la conjunción que las personas y la empresa ganen ya que; parecía como si lolo la empresa ganara Cuando un operario realiza un mismo trabajo por mucho tiempo tiende a sufrir un accidente ya que tiende a automatizar mentalmente el trabajo En cambio en un entorno diferente en una célula de fábrica las personas interactúan en distintas máquinas y entre sí como mini empresarios. Definiendo La Estrategia
  3. 3. Relacionar los factores no solo con la empresa y el mercado sino también con los competidores y usar las mejores armas que los competidores no podrían imitar en corto o mediano plazo, luego desarrollar un plan de acción. Táctica Y Estrategia Definir el camino es la gran decisión; pero aunque este haya sido bueno o no combinarla con un plan pragmático puede restar el valor a una excelente decisión estratégica, cuando hablamos de mejores herramientas nos basamos en un análisis estratégico claro de precios , productos y servicios, de la empresa y competencia. Restricciones De La Calidad Total Comenzar el cambio haciendo un esfuerzo de comunicación hacia el personal; cuidando los aspectos humanos y dirigiendo el camino, con herramientas adecuadas que permiten al menor tiempo y al menor costo , teniendo en cuenta los aspectos organizacionales y de procesos Definiendo La Diferencia No es necesario relacionar la línea de productos en la fábrica sino mantenerla a precios competitivos Eficiencia De Serie Corta Si bien es cierto no basta el proceso de racionalización de componentes, para mantener una línea diversificada para mantener productos a precios competitivos. Hacer eficiente la serie corta implica actuar estructuralmente sobre diversas áreas. Una Visión Simple Y Profunda Como el servicio la dan las personas estas personas pueden estar resentidas o con miedo de ser expulsadas, y ellas deberían estar tranquilas, y evitar que como consecuencia de este cambio se despida personal, hay que pensar en productos o servicios extra que agregan valor a la empresa. Iniciando La Comunicación Todo Es Cuestionable Ahora Congelar las inversiones hasta que las definiciones del proyecto vayan saliendo a la luz. Es importante transmitirles con franqueza tu convicción de que valoras la inteligencia de cada uno y aunque el proyecto pueda cambiar roles o tareas de ninguna manera van a perder su trabajo o su sueldo. Rapidez Y Eficiencia Ya elegidos uno de los mejores caminos posibles todo se resume en un solo factor estratégico , el tiempo, si somos rápidos y además producimos en series cortas estamos en la ruta adecuada. La empresa tiene competidores nacionales en el mercado de repuestos, el proceso de cambio tiene que ser global e involucrando tanto a la fábrica como a la administración y hacer ara esto modificaciones en el sistema informático para registrar estadística. Tiempo “Impulsor De La Mejora Continua” Cuando la empresa acorto el plazo de entrega partió de una post-reingeniería, un cambio profundo de eficiencia, el tiempo era el centro de la reunión entonces el equipo analizaba los cas s de entrega retrasada. Organización Basada En Procesos Y Empresas De Servicio Los conceptos de post-reingeniería son los mismos para un banco, una compañía de seguros o una fábrica salvando los distintos entornos, una vez determinados los conceptos de los procesos básicos y de apoyo hay que pensar como reformular la organización, formando células que contengan parte o todo el proceso. Organización Basada En Procesos Y Gobierno Es exactamente lo mismo antes de organizar la célula se cumplen pasos convencionales de reingeniería, si las personas cumplen con los estándares el proceso lo va a mostrar. REDISEÑANDO LA FÁBRICA
  4. 4. La definición de perfiles apropiados con relación a los puestos no solo para el líder sino para los integrantes del equipo. Fabricación De Clase Mundial La idea no es entrar en un programa de productividad convencional en algunas fábricas japonesas y cada vez en mayor medida en las fábricas occidentales a los gerentes de producción los miden por el inventario en curso. La Tecnología Celular La primera operación tiene que ver con el rediseño de la fábrica basándola en los procesos, lo que hablamos al principio es una herramienta de clase mundial conocida como tecnología celular o producción modular. Aquí nos da a entender que vemos los problemas o las maneras de buscar soluciones en los productos que se van a producir cuando se detecta el problema a tiempo existe menos perdida y más ganancia dentro de una empresa. al haber poco material , poco inventario en curso dentro de la célula al efectuarse la autopsia el mal será mucho menor , siempre que haya un inventario en curso se reduce las en las fábricas de confesión. Sistema De Incentivos Celulares En este nos dice que la gente tiene que ser evaluada por los resultados del conjunto de la célula ósea lo que sale de la célula, si bien el resultado de la célula es la producción y la calidad, pagar por la producción y calidad puede ser un remedio en el corto plazo, pero un problema en el medio plazo. Las personas que pertenecen a un equipo de trabajo, si tienen la motivación adecuada, van estar a estar permanentemente pensando cómo mejorar la calidad y la producción. Pensando en simplificar diseños para agilizar la operación de fabricación, pensando en mejores herramientas de mecanizado, reflexionando para solucionar problemas de las maquinas, y otros. Los incentivos tienen que ser claros y simples. Y si es posible el operario en cada momento tiene que saber cuánto está ganando. Aquí nos dicen que la fórmula de los incentivos seria premiándolos, es decir que gane dinero y que entre en el ciclo de mejora continua y que siga ascendiendo de puesto. Esta clase de incentivos se debe realizar y analizar dependiendo la cultura que tenga cada una de las empresas. Pero por regla general nos comentan que una ecuación posible, es diseñar un incentivo en función del grado de polivalencia, de la capacidad para manejar más maquinas dentro de la empresa y de su espíritu de mejora continua .También en este incentivo se puede incluir el grado de generosidad es decir el espíritu de ayuda al compañero cuando se produce un problema. La Flexibilidad Y El Cambio De Maquina Esto se refiere al tiemplo empleado para cambiar el producto en la maquina esto es el tiempo en que se emplea para cambiar la matriz en una persona. En esta fase nos habla de la oportunidad comercial de Toyota estaba justamente en hacer que los estados unidos no estaba haciendo en ese momento , es decir , producir con mayor variedad de modelos y colores respondiendo de una manera más personalizada a las inquietudes de los clientes. En este se consiguen reducciones importantes del tiempo de cambio importantes del tiempo de cambio concentrándose en la optimización del cambio
  5. 5. Aquí la participación del operario es básica porque se cumplen varios objetivos: por un lado es la persona que más conoce los pormenores del cambio en la máquina. Por otro lado, al involucrado desde temprano con sus aportes mentales, va a sentir realmente que el nuevo método es en parte de creación suya y no una imposición. Como Disminuir Los Inventarios De Producto Terminado Siempre debemos tener un inventario de los productos terminados equivalente al gran lote de fabricación en curso de los artículos y vamos sabiendo cuantos productos terminados tenemos entre si y cuál es el más vendido dentro del mercado. Empujar O Tirar (Push Vs Pull) El sistema de programación que se relaciona con la tecnología celular y la reducción del tiempo de cambio puede haber distintas opciones según la fabrica la diferencia sustancial, para decirle en términos filosóficos, es que en la fábrica convencional se hace push se empuja. En cambio bajo el nuevo concepto, el que tira es el cliente final. Es el que tiene una demanda concreta que tira de la estantería. Y a su vez esta, cuando se va vaciando, esto es muy notorio muy visual tira ala ves del almacén. Siempre un producto tiene que pasar por todas las etapas de la fábrica para que pueda salir un excelente producto y poder llevar al mercado. Una Nueva Sincronía De Producción En las nuevas fábricas ya no se va a tener una máquina que alimenta a otra con altas pilas de inventario en curso entre máquina y máquina. Sino una célula con pocas piezas entre máquina y máquina y con máquinas actualizadas a la tecnología del futuro se demora mucho menos y hace más productos terminados con estas máquinas se hacen con más rapidez y salen unos productos muy bien terminado. Criterios De Incorporación De Tecnología En La Célula El torno semiautomático tiene un tiempo de ciclo de 80 segundos de torneado propiamente dicho que se realiza en forma automática .a su vez el fresado es una operación que tiene un tiempo de ciclo de 60 segundos son tiempo de carga y descarga. REDISEÑANDO EL SECTOR ADMINISTRATIVO Y COMERCIAL Después de haber tenido experiencias en proyectos similares con decenas de directores de producción, John llega a la conclusión de que existía una especie de tipología del director de producción con respecto al desafío de cambios vinculados con el diseño de los procesos. Normalmente, los directores de producción o les gustaba la idea y la aceptaban o directamente la rechazaban, y así si su proyecto era lo suficientemente sutil como para el director de producción, normalmente se creaba un excelente ambiente para llevar las cosas adelante. Comunicaciones Iniciales La comunicación del cambio en la empresa tiene que ver con la cultura de la empresa, de estilos de comunicación, de historia, depende también del estilo de la persona encargada de la comunicación. Además no existe una única forma de comunicar a la empresa lo que se va a hacer. Se pueden usar distintos canales simultáneamente como cartas, charlas con los gerentes de segunda línea ya que como ellos son los
  6. 6. superiores inmediatos de los operadores, la comunicación será más general y todos de la empresa sabrán de las ideas. La Organización Basada En Los Procesos Al aumentar la producción, formando una empresa rápida se presentan diversos problemas en el sector de oficinas como por ejemplo, habrá más facturas por cobrar, etc. Para contrarrestar estos problemas se debe aplicar los mismos principios que en la fábrica, así los conceptos de post reingeniería que se aplican en los sectores de oficina de las empresas, son traducciones filosóficas del gran cambio conceptual que se planteó en el sector de oficina de las empresas, son traducciones filosóficas del gran cambio conceptual que se planteó en el sector de fabricación. Como La Organización Basada En Procesos Potencia Los Sistemas Erp Aun cuando un sistema totalmente integrado que evita cargas de datos manuales intermedios, y agiliza los tiempos, al haber personas en el proceso, y con mayor razón, si las personas están en distintos departamentos. El hombre se convierte en una variable de ajuste, una limitación a la rapidez del sistema, y esto pasa porque un sistema informático integrado trabaja sobre un proceso y la persona está limitada a una función. La solución es que también las personas trabajen sobre el proceso. Como Se Crea Un Sentido Empresario En La Organización Ahora se está produciendo una verdadera personalización de la atención al cliente, donde este sabe quién lo atendió para la venta, quien lo asesoro, etc. Quizás el hecho más importante es que los integrantes de las células pasaron a sentirse empresarios ya que empezaron a examinar en forma lenta pero constante los resultados del negocio. Así es mejor planear una combinación, donde si puede haber reconocimientos por resultados económicos globales de la célula, por un lado, y por el otro premiar las aptitudes de cada persona. Desintermediación La reducción del tiempo de entrega en una empresa aparte de ser un arma competitiva contra las importaciones, y un motor de la mejora continua, permitirá rediseñar la política de distribución, Así si una empresa hace un cambio estructural para entregar empiezan a aparecer oportunidades de mejora de la política de distribución. Busines To Consumer (B2c): Primero La Rapidez Viene a ser un esquema de venta al consumidor donde los consumidores, por ejemplo los de repuestos, se conecten a los distribuidores. Cmr, Centros De Asistencia Telefonica (Call Centers): Como Aprovecharlos Para el buen uso de estas herramientas es priorizar los pasos. Primero formar una “organización basada en procesos”, con distintas células, y luego sí, hacer uso de las facilidades tecnológicas las cuales ayudaran en la atención a los pedidos de los clientes, disminuyendo la congestión en las diversas zonas de atención. La Organizacion Basada En Procesos: Empresas De Servicios El concepto de basar a la organización en los procesos es un cambio irreversible en el mundo porque, en el fondo, es puro sentido común.
  7. 7. Así en la organización celular, así como en un equipo de futbol, un jugador no puede ser jefe de otro, excepto el capitán. Pero entre los jugadores existe un respeto el cual los lleva a mejorar sus relaciones La Medicion De Los Directorees De Negocio Para volver a las fuentes en el control de necio, era fundamental que el director de negocio (DN) tenga bajo vista, en su célula, la mayor cantidad de elementos posibles de ingresos y costes de negocio. Uno de los temas importantes relacionados con los costes de la célula, es el aprovisionamiento de quipos de alto valor por un lado, así como la subcontratación de la instalación de estos quipos en el cliente. La responsabilidad del DN era pedir a tiempo y en la cantidad adecuada todo lo necesario para la instalación de la red por satélite en el cliente, así como el manejo del inventario de esos componentes críticos con relación a su célula. En la medición de los directores del negocio como lo comentaron, lo que se quería lograr era volver a las fuentes, no solo en la atención a los clientes, sino también en el control del negocio. Para lo cual era muy importante que el Director del negocio tuviera bajo su vista en su célula la mayor cantidad de elementos posibles de ingreso y costos del negocio. Susan hacía varias preguntas de acuerdo a la rentabilidad y comento, este tema es muy importante, porque si el porcentaje de gastos generales que se asignan a cada célula es grande, puede resultar una paradoja de los sectores sobre los cuales el DN no tenía poder de acción, entonces eso sí dijo eso si puede aceptar su rentabilidad al estar cargando gastos generales sobre la célula, para esto es necesario tener un departamento legal, uno de recursos humanos o de Sistemas. Luego se habló sobre el crecimiento personal en la organización basada en los procesos donde se dijo que se puede observar una variación con respecto a las promociones en una organización tradicional y que era fundamental hacerlo saber a los colaboradores, además llego el momento en que para que una persona para ser Director de un Negocio deber ser capacitada de su célula o de otra célula o bien de un sector centralizado. Entonces quedo claro que el Director del Negocio y empezaron a diseñar el sector logístico. Aquí se había estado compartiendo ideas con Arthur sobre temas industriales, y con Robert y Susan para diseñar, además de hablar de temas administrativos y comerciales y para ver cuáles eran las ideas nuevas en el área logística de distribución y de aprovisionamiento. Después se habló de la organización de cara al cliente, porque en toda organización y fundamental dijo Susan además de que es la idea básica para poner toda la empresa de cara al cliente, como se había dicho anteriormente si una empresa es lo suficientemente rápida y esta sincronizada, puede tomar directamente los pedidos del cliente, procesarlos y entregarlos, en lugar de fabricar contra inventario. Internet+Rapidez: La Combinación Para La Desintermediación Schnell tiene una única oportunidad para aumentar la velocidad de la fábrica y oficina, con la posibilidad de acceder a internet por parte de los consumidores finales solo con dar un clic. Podrían pasar a ser puntos de venta y asesoramiento técnico donde recibirán pedidos por internet. Nosotros despacharíamos desde la fábrica los pedidos en forma directa.
  8. 8. Aunque se renegociará los contratos y comisiones de venta ya que no tendrían carga del inventario dijo Robert. Todo esfuerzo en la fábrica produce enormes beneficios. Con el cambio es muy difícil que copie la competencia. Implantando En Cambio En La Fábrica Pasaron tres meses desde el lanzamiento del proyecto “fénix” en Schnell Martín había participado activamente en las distintas partes que conformaban a “FENIX”. Fue humilde en reconocer que podían cometer errores pero prefería a no aportar una idea. Habló del concepto de generosidad, del respeto y el concepto de ética y trasparencia total Martín también se involucró en los proyectos de fábrica y administración, seguía cronogramas. Le preguntaron si iba a expulsar a empleado pero dijo que no garantiza ni el puesto de ello y menos de él pero si le ayudaban a aumentar la productividad de la empresa se comprometía a ayudar a que tengan trabajo. Dijo también que el objetivo de la empresa era tener beneficios pero que estaba convencido que La gente, la energía mental y la pasión personal eran cualidades que podrían establecer una diferencia en cualquier lugar del mundo. El Cambio En La Fábrica Arthur Hay un grupo de personas dispuestas ayudar con ideas para el proyecto pero otras solo se interesan de pasar el examen. Primeros Pasos Uno de los primeros pasos es sistematización de cambios en las máquinas críticas del proceso, conseguimos reducción de tiempo organizando en equipos de trabajo. Cuando se requiere ayuda del supervisor para capacitar el equipo de trabajo, formado exclusivamente de operarios hay contradicción ya que el supervisor realiza los cambios de máquina. Al supervisor deben transmitirle tranquilidad y decirle que es valioso, se organizará un programa a quienes estén en su misma situación ya que cuando un supervisor pasa a ser un entrenador necesita ser reentrenado el mismo, tiene que conocer lo básico de liderazgo, dinámica de grupos de resolución de conflictos. Los Primeros Beneficios Sin haber implantado el Kanban se estaban reduciendo el inventario en curso y el inventario de productos terminados en porcentajes importantes a partir del mes pasado. Hay lotes más pequeños, menos inventarios en curso y me cuesta menos sincronizar la producción porque se va a hacer solo lo necesario en el momento justo. Todos están colaborando: mantenimiento, ingeniería, supervisores y operarios.
  9. 9. De La Fábrica De Sectores ALa Fábrica De Procesos Cuando ingeniería diseña toma las decisiones del sector de ventas para quien va realizando distintos prototipos en conjunción con el sector de matricería. Es importante incorporar al equipo a gente de ingeniería es importante que participe de este proceso con vistas al futuro. Para esto deberá haber una integración mucho mayor entre los sectores de ingeniería y producción. Ventas no es una célula de trabajo permanente pero funciona en el sentido de trabajo. La efectividad del grupo debe ser medida por parámetros globales. Mejora Continua En La Celula Tenemos el proceso de rediseñado. La cantidad de gente que nos da para atender un proceso es siempre un número fraccionario, las personas no estas asignadas a un proceso sino a máquinas individuales y el supervisor les mueven en base a la necesidad. Todo tiene que ser compartido con el grupo y el objetivo final es trabajar con el grupo a través de reuniones. La operación se puede realizar con tres y no con cuatro personas. El inventario en curso también señala los errores cuando haya acumulación excesiva de inventario es que las cosas están fallando. Como los errores se pueden ver también se pueden corregir. La organización basada en los procesos no debería terminar en una reducción de plantilla (dowsizing) violento. Es un cambio donde el último objetivo es lograr la estructura perfecta y para la mejora continua. La Parte Humana Del Cambio Martin tenía reuniones de seguimiento del avance con el proyecto pero no conocía los pormenores de la parte humana del proyecto. Klaus director de recursos humanos estaba siendo superado por el cambio de un sentido individual a un grupal. Lo humano sigue siendo algo muy intangible y les preocupa expresar sobre un tema del cual conocen poco a diferencia de un tema industrial. A pocos meses de iniciado el proyecto no puede hacer una separación de perfiles. Para aumentar la seguridad del jefe de matricería es involucrarlo en los cambios, va a sentir que el cambio es parte de él y que está dentro de él. Va a desarrollar una mentalidad positiva. Involucrarlo es asignarle una tarea concreta en el proyecto. Estamos preocupados por la involucración de los operarios pero nos olvidamos de la gran cantidad de personas que apoyan la producción en la fábrica. Arthur debe hacer un repaso de haga un repaso de todas las personas de su área y asigne una misión concreta a cada empleado suyo en relación del proyecto FENIX.
  10. 10. Persona de matricería la misión es colaborar en el diseño de mejoras de cambios de útil, llevar a cabo las mejores propuestas, enseñar a los operarios procedimientos de cambios de útil para darles más autonomía, preparar propuestas de cambio de su sector para adaptarlo a la nueva fábrica. Absolutamente todos tiene que saber cuál es su misión ya sea la mera validación de trabajos que hayan hecho otros. Hacia Una Organización “Inteligente” Martin va a tener que incluir en la evaluación personal de los directores de los proyectos Arthur, Robert y Susan la asignación específica de tareas dentro del proyecto FENIX. Sincronizar a los equipos es algo más simple que alinear las individualidades. Para llegar a una organización inteligente no basta con la motivación y la innovación de las personas, sino que tiene tanto más valor crear simultáneamente la infraestructura que canalice la energía mental. Infraestructura significa organización por procesos. Hay empresas que a nivel de motivación e innovación de cada individuo son organizaciones que se denominan inteligentes pero a nivel de empresa, grado de entropía y falta de sincronización es alto; desperdician mucha energía mental. La Primera Célula En La Fábrica El esfuerzo en integrar a los operarios al proyecto había sido importante. Se han diseñado “clases” con grupos hasta 20 personas de operarios de sectores distintos de la fábrica. Los operarios entendieron el cómo y el porqué de la reducción de tiempo. Siempre cuesta destruir para volver a crear. Arthur se involucraba día a día y concluye que si el líder del proyecto lo sentía como propio e le impulsaba la pasión las probabilidades de éxito eran mayores a que in fracaso. La fábrica se veía más limpia. Arthur había lanzado el programa de limpieza. Todo esto se estaba haciendo con el diseño “en papel y lápiz”. El Nuevo Papel Del Sector De Calidad Y Mantenimiento Hemos diseñado una nueva plantilla de control estadístico con un concepto global que incorpora los principales atributos de las piezas a controlar. El resultado consiste en dar apoyo: formación, análisis y retroalimentación al control de calidad desarrollando en cada futura célula manejada por operarios. Por un lado se está rediseñando el proceso de mantenimiento en varios frentes La limpieza significa tocarlas, ver recalentamientos, posibilidad de detectar perdidas de aceite involucra al hombre y a la máquina. La primera célula será lanzada dentro de veinte días. Se pinta las máquinas para que sean bien identificables y dar sentido al grupo. Asegurar El Éxito Al Inicio
  11. 11. La primera célula funciona no con las maquinas sino con la gente. Elegí a dos mejores operarios del sector para el trabajo, son flexibles con personalidad proactiva. Es más sencillo mostrar a los operarios de otros sectores la filosofía en vivo que explicada en papel. El equipo de dos personas trabaja a un ritmo normal, pausado y cadencioso. Se va a observan que no existen tiempos muertos. Habrá un rio sin turbulencias y de caudal constante. La Reformulación De Los Sistemas Informáticos. Se necesita una programación de software ya que se ha pasado de planes mensuales a semanales, para fabricar en lotes menores y acortar plazo en el inventario en curso. COMENZANDO EL CAMBIO EN LOS SECTORES DE OFICINA Con el proyecto FENIX empezó en el sector administrativo-comercial. Martín había enviado una carta personal a cada empleado explicando los objetivos estratégicos y pidiendo la ayuda e inteligencia de todos. Robert y Susan directores de cargo de áreas comerciales y administrativas. Susan se reunió con Martín y Robert confirmando la elección del líder y representantes de distintas funciones del sector administrativo, comercial e ingeniería. Se les pidió un esfuerzo especial para la participación en el rediseño y no descuidar su trabajo agregando una o dos horas a su trabajo diario. Se diseñó un mecanismo de consulta involucrando un 50% más de las personas del sector administrativo y comercial. Un Enfoque Distinto Cualquier problema llegaría a ser una ventaja pero se compartirá el problema con el personal teniendo humildad para preguntarles. En el caso de Schnell antes de avanzar con el rediseño del sistema informático y de haber analizado el valor de los procesos se rediseño la organización. Una vez rediseñada la organización se haría el rediseño de los sistemas. Organización Celular Y Sistemas De Información Basar la organización de Schnell en los procesos va a significar el 80% de las funciones de la organización pasen a estar dentro de células. El 20% queda de sectores centralizados que van a dar servicio a las células. Un Ejemplo De Funciones Dentro De La Célula No es lógico demorar la implantación del concepto celular juntando al mismo tiempo un cambio organizativo con otro sistema informático. El hecho de hacer arrancar rápido permite que la gente se exprese sus necesidades funcionales. Activity Based Costing Y Organización Celular: Una Simplificación Mediante la activity based costing consistirá en la suma de costes de las células de fábrica donde pasa el producto más el coste de la célula de oficina que lo maneja y la
  12. 12. correcta asignación de coste de actividades de los sectores centralizados o indirectos, que han quedado reducidos en magnitud respecto a una organización tradicional. En la organización tradicional la recepción de pedidos podría pasar cualquier producto y cliente. Lo más importante en un proyecto es el sentido común, es utilizar con inteligencia la información a nuestro alcance. El último objetivo del sistema de costes es obtener información para retroalimentar la empresa. La gente que trabaja en aspectos más operativos de la empresa el cambio significa para ellos salir de la rutina a una nueva visión y sentido de pertenencia a la empresa, para los puestos de dirección no es muy significativo en cuanto a su papel fututo. Pero cuando más vertical es la organización y más soberbia es la persona más aumenta la distancia entre el papel actual y el futuro. Compartiendo El Cambio En La Organización Las personas más capaces que están en puestos intermedios ven que se está gestando un cambio y quieren quedar bien situados al final. Una elección incorrecta es producto de que la dirección no entiendo el último objetivo que tiene este cambio y que es crear una organización inteligente en el sentido más amplio de la palabra. Para minimizar la posibilidad de equivocarnos es definir no solo las funciones técnicas que debe cumplir el director de negocio sino el perfil humano y contrastar esto con la realidad de cada candidato. Una Verdadera Organización Por Equipos. Cada célula administrativo-comercial tiene funciones de recepción de pedidos, crédito, ingeniería, coordinación con fábrica, facturación, despacho y administrativo de cobro. Cada célula también tiene asignado sus propios vendedores que trabajan para ella. El equipo de trabajo del proyecto había decidido la forma más conveniente era dividir las células por zonas geográficas. Las sucursales funcionaban como puntos de venta. Incluir la función de ingeniería dentro de la célula ayudará a disminuir el plazo para el cliente y nos permite ofrecer de entrada la mejor postura en cuanto a prestaciones y costes. Las personas son primariamente las responsables por la eficacia del proceso dentro de la célula respondiendo las directivas del líder. Pero para estudiar tema de impacto funcional en cada célula se puede formar un grupo de análisis o de consulta entre integrante de distintas células. Activity Based Costing Y Organización Celular: Una Simplificación Jhon dijo al aplicar el concepto de organización basada en los procesos es probable que queden pocos sectores fuera del esquema. Supongamos que queremos calcular el coste, por ejemplo de un producto para un cierto cliente. Con el sistema de costes tradicional, deberíamos sumar los costes variables de fábrica, prorratear los costes fijos de fábrica y considerar los gastos generales (administración, comercial, finanza, legales, etc.) haciendo un prorrateo con ellos.
  13. 13. Profundizando tu razonamiento dijo Susan, en la célula de fábrica se van registrando de forma sencilla el tiempo y recursos para cada producto por la célula. Uno de los interrogantes es cuánto tiempo le dedico la gente de la célula a determinado cliente y producto. En una empresa de telecomunicación se ve que hay una mayor integración de funciones dentro de la célula. En una industria de tecnología se forman células en el sector administrativo. En una fábrica de tecnología se había decidido producir un nuevo producto. Compartiendo El Cambio En La Organización Estaban hablando Jhon y Susan y se acercó Robert hace solo semanas que comenzamos el diseño de las células, y hay una cierta cantidad de gente manejando expectativas. Por ejemplo quienes pueden ser los futuros directores de negocio de cada célula. Una elección incorrecta es producto de que la dirección no entiende el último objetivo que tiene este cambio, y Susan le dijo una mala elección puede hacer fracasar una célula, mientras que una buena elección toma las precauciones para hacerlo profesionalmente. Una Verdadera Organización Por Equipos Robert había decido asistir a uno de los talleres de trabajo en equipo. Semanas antes se había decidido para schnell, que cada célula tenía también asignados sus propios vendedores. El equipo de trabajo del proyecto había decidido que la forma más conveniente era dividir las células en zonas geográficas, cada una de ellas tenía asignado una zona, con clientes específicos En caso de schnell en las sucursales recibían pedidos de los clientes con requisitos especiales que eran recibidos por el departamento comercial, y luego enviado al departamento de ingeniería para valorar el coste y luego se comunicara con el del cliente quizás cumplir el mismo objetivo a un coste menor. Puede ser que la persona de la ingeniería trabajando dentro de la célula soporte picos de trabajo y ya no tenga sus antiguos compañeros para prestar la ayuda. Es posible que personas con funciones tan dispares puedan ayudar entre sí. Uno de los factores significa encontrar la forma en que una persona puede ayudar a otra que tiene una función más sofisticada. La Elección De Los Directores De La Célula Martin había estado en las conclusiones de equipo de trabajo y vio que los directores no cumplían con los requisitos de personalidad. Uno de los directores a elegir era Klaus era una persona rechazad por sus compañeros aunque es inteligente tiene una personalidad arrolladora. El siguiente era Jhon que venia del sector comercial y dejaría la célula de director de marketing y no podía dejar ya que era muy bueno en esa célula.
  14. 14. Pero poner a una persona que no sea la adecuada al frente de una célula es tentar fuertemente al fracaso. En este caso entran muchos factores en juego como la cultura de la empresa, la urgencia de cambio y los valores emocionales. Una Empresa De Mini Empresas: Los Beneficios Tangibles Me gustaría discutir contigo Jhon dijo Martin como tú sabes, las funciones que se han definido para cada mini empresa son una mezcla de sector comercial, administrativo y logístico. El proceso que soporta cada una de ellas es igual a la de una empresa, con respecto al cambio de administrativo y logístico el trabajo en la célula va a reducir el plazo de los procesos administrativos, comerciales por lo menos en un 50% esto va a permitir que el ciclo de pedido-entrega para una maquina se reduzca de 95 días actuales es una forma práctica de crear una organización inteligente en la empresa. Una Logística Con Señales Kamban Cada mini fábrica o empresa saben exactamente como se produce su contribución, por ejemplo la célula que tiene la zona sudeste del país, esa zona tiene a dos de nuestros distribuidores. En cada uno de ellos hay un kamban con los repuestos que se ubican allí, mediante un diseño realizado en conjunto con l distribuidor. Manufactura Sincrónica Un Paso Adelante Del MRP Y La Teoría De Las Restricciones Como soporta el sistema informático dijo Jhon a Martin: como sabes hemos hecho dos planes de sistemas el corto plazo y medio plazo. Corto plazo permite en forma rápida la organización celular que pueda soportar sus necesidades básicas, y en medio plazo hay una mayor satisfacción en los sistemas y que tiene como eje la organización basada en procesos Esto significa para el corto plazo hacer adaptaciones al MRP que funciona como una célula como una gran máquina y un centro de costes. La teoría de las restricciones lo que hace es sincronizar la producción a la velocidad de la célula. Una Visión De La Inversión Los cambios en los sistemas informáticos sirven para que comprueben el inventario de materiales de repuestos en aquellas tareas de mantenimiento que van a realizar los operarios, e introduzcan los datos de producción para que se acostumbren a las nuevas prácticas operativas. Process-diven information system Estamos dando prioridad a la información de células en la oficina sobre la implantación de sistema, no podrían hacer dos cosas al mismo tiempo: acostumbrar a la gente al cambio cultural, y al mismo tiempo acostumbrarlos a formar un nuevo sistema informático. Están centrados los cambios en los sistemas para que las células funcionen. EL FACTOR HUMANO
  15. 15. El factor humano es la principal razón por la cual puede fracasar un proyecto de este tipo en una empresa, es el factor menos analítico, y el que menos se conoce. Bloqueos Mentales Delas Personas Quizá el principal factor es el miedo al cambio que tienden las personas. El miedo es generado por un sentimiento de incertidumbre, esto es transitorio, y que hay que ayudar, porque todo esto es una molestia pasajera. Una sensación de miedo es la ignorancia. Comunicación: Una Pieza Vital. Es el componente vital del proyecto es la comunicación, esto no significa solamente algo formal, sino es una coherencia, es una sonrisa, una charla de escritorio, es una charla de pasillo, pero también surgen factores causantes al resistencia del cambio Los mecanismos de comunicación inicial son de estrategia y objetivos. La Pérdida Del Poder Tradicional. La pérdida de poder no se origina tanto en el cambio de cultura y la relación requerido, sino en el hecho de tener que compartir el poder con más personas. El primer factor tiene que ver con el cambio de relación entre jefe y sus subordinados. El segundo aspecto es que el director de oficina no tenga oficina o la ayudante de equipo no sea secretaria. La Formación De Las Personas Otro tema que puede bloquear a la gente tiene que ver con la falta de seguridad de algunas personas en relación a su capacidad personal e intelectual para adaptarse al nuevo papel que exige. Donde se asuman las limitaciones propias con humildad y desafío, estimula y proporciona seguridad a los restantes niveles de la empresa Miopía Motivacional Es una forma personal el liderazgo ya que se aprende por el respeto con las demás personas ya sea en el trabajo o con los compañeros para obtener buenos resultados altos o bajos dentro de una empresa, esto se da en la dirección del liderazgo. P ero también los errores que no se pueden cometer es la comunicación respecto de un futuro proyecto estratégico ya que aquí intervienen los directivos de la empresa para una buena toma de decisiones organizacionales. Dentro de una organización también está la autoevaluación dentro del perfil de las necesidades de cada puesto para los conocimientos de las personas seleccionadas, para el desarrollo dentro del trabajo empresarial, Klaus es uno de los directores que más ha colaborado con el proyecto ya que esto era tiempo extra para el era una persona con un excelente don. Había un jefe de auditoria de calidad con datos estadísticos del proceso que correspondía a la empresa para realizar inventarios y el supervisor era una persona de mantenimiento. Existía un sistema socio técnico avanzado para una visión para el proceso de trabajo con sus compañeros de equipo por lo que han hecho grandes esfuerzos para que la gente colabore con grandes ideas para obtener resultados del proyecto.
  16. 16. En la reunión lidero el director de negocios había muestras de clientes en una encuesta de satisfacción un cliente había hecho un pedido respecto a una maquina con características especiales y en lugar de dar al cliente su equipo dentro de una semana tardo ya que llegaron a descubrir a través del sistema informático en cada cedula del cliente por cada actividad del proceso. Una de las soluciones propuestas fue identificar en cada cliente por su función para un contacto directo de la persona fue su correo electrónico. El director propuso reuniones para un mejor negocio. La formación en la organización es tener los objetivos estratégicos muy claros pero es más importante es la herramienta para llegar a los objetivos para conocer la necesidades específicas de formación para cada persona en función del esquema. Toda organización es flexible. EL FUTURO Viajaba en el coche pensando en qué hacer con su vida y en el proyecto en general sabía que iba a permanecer seis meses más en Schnell, pensaba que el mejor software para tener una ventaja competitiva era la mente humana, y el nuevo esquema le daba el mejor lugar para desarrollar la innovación y creatividad, siempre y cuando se invirtieran los adecuados ingredientes técnicos y humanos en su diseño. En si pensaba que todo iba a funciona bien si todos ponían un granito más de arene para el nuevo proyecto decía cuanto pagaría el presidente de una empresa a sus trabajadores si pusieran un 10% más de su conocimiento, sin darse cuenta ya llegaba a Schnell dejo que su mente se ponga en blanco para que pueda realizar sus actividades que realizaban día a día. La Célula En Cada Tipo De Empresas (Bancos, Compañías De Seguros, Organismos Del Gobierno, Supermercados). En la tarde, John le presento a Martin a la Dra. Sara Miller era la supervisora general de los negocios de holding en otros países. La doctora Miller les dijo que el primer paso para avanzar desde la visión hacia conceptos más prácticos es la coherencia, y que todos deben tener la misma visión mental. John y Martin comentaban y decían que si ellos preguntaban algo sobre el significado de trabajo en equipo u organización inteligente Iván a escuchar respuestas diferentes, en el transcurso del dialogo que mantenían con la Dra. Miller pudieron darse cuenta que una organización debe ser centraliza como como Schnell pusieron ejemplos y todo y llegaron a la conclusión que deben trabajar en equipo y que es la mejor opción el haber implantado el proyecto de la organización celular. LA Dra. Miller fue sorprendida por que dijo que el concepto de organización basada en procesos es revolucionario y nos obliga a cambiar la manera de ver las cosas. Relación Futura Entre Las Tecnología Celular Y La Tecnología Informática Al día siguiente John y Martin mientras desayunaban pensaban en que la tecnología les iba a brindar beneficios como el tener charlas virtuales, tratar temas importantes desde la casa, pero siempre y cuando tengan reuniones para tomar una solución de acuerdo al tema tratado.
  17. 17. La Educación Para El Mundo De Procesos Habían salido de la rutina pensando en el medio ambiente el cómo se ve las pequeñas olas, se encontraron con Susan y su esposo conversaban y Susan les dijo sabes que fue muy complejo realizar el cambio cultural a Schnell. Manifestó que el primer paso para poder liderar es tener muy buenos conocimientos durante nuestro periodo educativo para así poder llegar a ser grandes personas con conocimientos claros sin el temor de equivocarnos. El Futuro Con La Célula Fue un éxito ya que una célula de una empresa, en contacto simultaneo con una célula proveedora y una célula cliente. PERSONAJES: Martin: es un hombre inteligente que quiere cambiar su empresa Papel que cumple: es el presidente de la schnell John: consultor independiente, edad 45 años lleva 10 años dedicándose a consultoría le dio énfasis a las reingenierías de fabrica Papel que cumple: es el nuevo integrante de schnell quien va a realizar un cambio dentro de la dirección de la empresa Arthur: es el director de fabricación (quien tenía también a su cargo la ingeniería) Susan: es la directora de administración (quien tenía también el área de compras) Peter: el director financiero, Klaus: director de recursos humanos y Robert director de área comercial Robert y Susan: directores de cargo de áreas comerciales y administrativas Papel que cumple: En el ámbito empresarial

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