1. Communiceren vanuit de sneltrein Sprekers: Hanneke Mesu/Jesse Sprokholt Zaal: Auditorium, 296 Tijdvak sessie: 2

1. Communiceren vanuit de sneltrein
Hoe kun je communicatiemiddelen inzetten om de
organisatie tijdig bewust te maken van de
verandering die Epic teweeg brengt?
Jesse Sprokholt en Hanneke Mesu

2. PHASE 5 PHASE 6PHASE 3 PHASE 4PHASE 2PHASE 0 PHASE 1
Education, Analysis & Design Adoption & TransformationImplementation
Project
Definition &
Direction
Setting
Discovery &
Project
Scope
Validation
System
Build & End-
User
Adoption
Testing,
Training, &
Go-Live
Post-Live
Support &
Optimization
Rollouts &
Upgrades
Implementatie Overview
april 2012 mei – juli
augustus -
december
januari-maart
2013
april -oktober
november –
januari 2014
continue
• Contract
16 april
• Bemensing
projectteam
• Training en
certificering
projectteams
• Scope
• PID
• Validatiesessies 1
28, 29, 30 augustus
• Validatiesessies 2
9,10,11oktober
• Validatiesessies 3
6,7,8 november
• Specialisme Analyse
Sessies (SAS)
•Broomweeks
4, 5 18 en 19 december
• Start Readiness
programma
• Specialisme Analyse
Sessie 3, 4 (SAS)
• Inrichten Epic
• Workflow
Walk Through
Maart
• Unit testen
• Integratietesten
•Training super users
september
• Training
eindgebruikers
September –oktober
• Go-Live
27 oktober 2013
• Ondersteuning op
werkvloer
• Optimalisatie
• Optimalisatie

3. Education, Analysis & Design Adoption & TransformationImplementation
Project
Definition &
Direction
Setting
Discovery &
Project
Scope
Validation
System
Build & End-
User
Adoption
Testing,
Training, &
Go-Live
Post-Live
Support &
Optimization
Rollouts &
Upgrades
Interactie intensiteit
•Enthousiasmeren • Betrokkenheid
verhogen
•Informeren en
steunen
•Leiderschap
aanspreken
•Iedereen maakt
kennis
•Verwachtingen
managen
•Herpakken
Laag
Midden
Hoog
= intensiteit programma = intensiteit communicatie

4. • Project initiëren en afbakenen
• Team samenstellen
• Medewerkers certificeren
• Site visits eerste interactie met de afdelingen
• Kennis van de aanpak ligt bij leverancier en wordt gefragmenteerd gedeeld
• De informatiebehoefte vanuit de organisatie is groot
• Net als het ongeloof dat jij het niet weet
Enthousiast van start

5. Tips voor starters
• Proof of Concept voor publiek
• Zorg voor een goede basis, hou het simpel
• Intranet, nieuwsbrief, ervariumsessie
• Ben transparant
• Maak jezelf belangrijk. Zorg dat iedereen weet dat dit de allergrootste
verandering is die de organisatie ooit heeft meegemaakt
• Laat dit door de RvB uitdragen, bijvoorbeeld in de nieuwjaarstoespraak

6. Betrokken valideren
• Veel demo’s van een klein stukje Epic
• Stemmen
• Transparant delen van resultaten op intranet
• Eerste bewustwording van komende veranderingen
• Orderen staat centraal in Epic
• Arts moet veel aan de knoppen
• Veel aanpassingen in de werkwijze

7. Tips tijdens validatie
• Zorg dat intranet op orde is
• Zorg dat de organisatie rondom intranet op orde is
• Accepteer de vormgeving en werkwijze van Epic.
Red Red Red
Yellow Yellow Yellow
Green Green Green
Blue Blue Blue
N/A N/A N/A
Total Assessed Total Total
120 Day Counts 90 Day Counts 60 Day Counts
120 Day GLRA 90 Day GLRA 60 Day GLRA
639
79
267
183
134
7
670
72
277
164
110
16
684
50
215
197
212
10
11%
43%26%
17%
3%
Red Yellow Green Blue N/A
12%
40%
27%
20%
1%
Red Yellow Green Blue N/A
7%
31%
29%
31%
2%
Red Yellow Green Blue N/A

8. • Introverte lange projectfase
• Veel inhoudelijk contact met ervaringsdeskundige
• Workflow Walkthrough en roadshow met demo
Verwachtingsvol inrichten en testen

9. Tijd voor iets leuks
• Maak de harde processen wat zachter, kom met iets leuks
• Nodig gebruikers van andere Epic ziekenhuizen uit
• Gebruik deze periode om de trainingsfase en Go live voor te bereiden

10. • Go Live Readiness Assesment (GLRA) 120-90-60-30
• Maandelijkse Readiness bijeenkomsten
• Readiness teams per afdeling afdeling
• Beroep op leiderschap (door RvB)
• Verwachtingsmanagement
Readiness en transparantie

11. Een verandertraject met keiharde deadlines

12. • 9000 deelnemers, 20 lokalen en 8 weken
• Iedereen aan de knoppen, zeer extraverte periode
• Heldere communicatie over het inschrijfproces, wie wordt waar en
wanneer getraind
• Trainingsmateriaal, Quick start guides, tipsheets, e-learnings
• Oefenomgeving
• Technical Dress Rehearsal en de End User Dress Rehearsal
Kennismaken tijdens training

13. Tips voor bij de trainingen
• Zorg voor een goede trainingslocatie, ook dit is een communicatiemiddel
• Reserveer tijd voor verwachtingsmanagement en detailvragen: parkeren,
catering, en zoek desgewenst een kolfruimte
• Investeer in contact met de buurt
• Als het nu niet leeft in de organisatie dan ben je te laat!

14. Adrenaline tijdens Go live
• Zeer dynamische periode waar veel energie van uitgaat
• 24/7 een commandocentrum door Radboudumc en Epic
• Overdrachtsmomenten voor floorsupport van buitenaf
• Dagelijkse superuser bijeenkomsten
• Korte lijntjes met calamiteitenorganisatie en Raad van Bestuur
• Strakke communicatielijnen, communicatie over issues en oplossingen
• Tipsheets
• Goede registratie van vragen, foutjes in het systeem

15. Tips bij Go live
• Er is niets belangrijker dan de Go Live,
voor niemand in de organisatie
• Snelle en flexibele berichtgeving op
homepage intranet
• sfeerimpressie via dagelijkse journaal
• berichten op homepage intranet
• Vergeet patiënten en verwijzers niet, voor hen verandert er weinig maar ze
moeten zich in deze hectiek veilig blijven voelen
• Doorloop het calamiteitenplan en zorg dat alle telefoonnummers
gecontroleerd zijn
• Hou je aan het schema, blijf niet langer. Daarvoor betaal je later de prijs

16. Herpakken bij nazorg en optimalisatie
• Heb oog voor het welbevinden van het team en zorg dat ze hun
enthousiasme terugkrijgen
• Betrek de organisatie bij het maken van keuzes
• Wat is een fout, wat is een wens, wat heeft prioriteit
• Echte aanpassingen pas na drie maanden
• Men is in het begin zeker niet tevreden met het systeem
• Rouwcurve…duurt een jaar

18. Tips Nazorg en optimalisatie
• Benoem issues, maak prioritering duidelijk en laat voortgang zien
• Verwachtingsmanagement belangrijker dan ooit
• Vervolgtrainingen
• Probeer de tipsheets (>300) zo te ordenen dat ze gevonden worden

19. Vragen?