Fundamentos de Microsoft Access
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Tablas
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Crear Tablas en Vista Diseño

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tabla y Access le asigna el
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Fundamentos de microsoft access. Windows XP

  1. 1. Fundamentos de Microsoft Access       Access es un completo programa gestor de base de datos y su función primordial es almacenar datos para posteriormente extraer de ellos información Es capaz de gestionar una gran cantidad de información desde un computador Permite diseñar las estructuras para almacenar la información y los medios para su introducción Access para almacenar la información utiliza una estructura en tablas organizadas en filas y columnas, la cual su aspecto son similares al de una hoja de calculo. Pero Access es algo más que un almacén de dato. El conjunto de todas las tablas con sus relaciones, es lo que realmente constituye la Base de Datos
  2. 2. Componentes de una Base de Datos.  Los tres componentes básicos de una Base de Datos son: – Tabla: Es una colección de datos con la misma estructura, por ejemplo un numero de carnet, un nombre, etc. En la tabla consta de un cierto numero de campos, en cada uno de los cuales se gurda un dato, que puede ser numérico, alfanumérico, fecha. – Campo: Es cada una de las columnas de la Tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo. – Registro: es cada una de las filas de la tabla y esta formado por el dato de cada uno de los de los campos almacenados en una misma operación.
  3. 3. Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar  Tablas para almacenar los datos.  Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.  Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.  Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.  Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.
  4. 4.  Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.  Cuando se actualizan los datos, se actualizan en todos los lugares donde aparecen.  Mostrar los datos en una consulta  Mostrar los datos en un formulario  Mostrar los datos en un informe  Mostrar los datos en una página de acceso a datos
  5. 5. Tablas Almacenar y administrar los datos    Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos más eficaz y menos errores de entrada de datos. Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).
  6. 6. Crear una Base de Datos   Abrir Access: Pulse inicio en la barra de tareas de Windows, situé el cursor en la opción Programa que aparece en el Menú Inicio. En el siguiente Menú déle un clic sobre la opción Microsoft Office y luego en Microsoft Access Inmediatamente se abre la ventana de “Crear un archivo nuevo”, como se muestra a continuación
  7. 7.     Se abre la ventan de Access y a la derecha el panel de tareas En la parte de la ventana del panel de tareas y en la parte inferior se encuentra un icono con una hoja en blanco, haga clic en “Crear un archivo nuevo”. Aparece otro cuadro de Dialogo en el que podrá elegir entre base de dato en blanco, pagina de accesos, entre otros. Luego clic en “Base de dato en Blanco” igual al lado derecho de la Ventana, como se muestra a continuación
  8. 8.     Una vez que hayas dado el clic a la BD en Blanco. Otro cuadro de dialogo en donde Access solicita que se guarden los documentos nuevos antes de utilizarlos, por defecto en la carpeta Mis Documentos, como se muestra en la Figura. Así Access conocerá el nombre de la carpeta donde se guarda la información, la extensión mdb sirve para identificar los doc. con lo que trabaja Access Luego dar un clic en la opción crear. Aparece la ventana de BD, desde la cual se generan y utilizan los elementos de la BD que se muestra a continuación
  9. 9. Ventana Principal de Access
  10. 10. Entorno de Access Barra de Menús Aquí la barra de Herramienta Seleccionemos ARCHIVO par ver los diferentes opciones del Menú Aquí tenemos la barra del titulo con el nombre de la Base de Datos Aquí la Barra de Estado
  11. 11. Los puntos suspensivos indican que se abrirá un dialogo para completar la operación Entorno de Access También tenemos menús desplegables que tienen un triangulo a la derecha y que al colocar el cursor sobre ella se despliega un submenú Para cerrar la base de datos le damos clic a la X Para cerrar Access le damos clic a la X Este Menú presenta las opciones más usuales Para salir del Menú hacemos clic fuera del Menú Los iconos nos indican el equivalente en la barra de herramienta Para ver todas las opciones ,hacemos clic en la flecha inferior Seleccione cada uno de los menús par ver sus diferentes opciones
  12. 12. Crear Tablas Aprenderemos a crear tablas de dos formas distintas Crear nuevos campos dentro de la Tabla y a definir una clave principal
  13. 13. Crear una TABLA en vista Diseño: nos permite definir cada campo de la Tabla con sus respectivas opciones La segunda opción Crear una Tabla utilizando el Asistente, utilizara las tablas de ejemplo de Access para crear la Tabla Aquí se nos presentan tres opciones Hacemos clic en TABLAS La tercera opción nos permite introducir directamente los valores en las columnas sin definir los campos previamente
  14. 14. Crear Tablas en Vista Diseño Seleccionemos Crear una Tabla en Vista Diseño
  15. 15. Aquí aparece el nombre de la tabla y Access le asigna el nombre provisional de Tabla 1 En cada Fila tenemos la definición de un campo en la tabla Aparecerá la Ventana de Dialogo Diseño de Tabla En esta columna se elige el tipo de dato En esta columna Introduciremos los nombres de los campos de la Tabla En este espacio en blanco se mostrarás las propiedades del campo activo cuando lo seleccionemos En la columna de la descripción del campo es opcional, podemos colocar un comentario En este recuadro Access nos proporciona ayuda sobre que podemos escribir en el lugar en donde nos encontremos

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