Vinmonopolet som årets servicebedrift – betydning av ledelse og styring
IT i Posten fram mot 2014
1. IT i Posten fram mot 2014
IT-tinget, 23.09.09
Morten Stødle, CIO Posten konsernet
2. Agenda
1. Posten konsernet – introduksjon
2. Fra store løft til kontinuerlig forbedring
3. Ny IT-strategi med ambisiøse mål
4. Innovative IT løsninger for fremtiden
3. Posten Norge
Bring består av seks
Privatkunder innen Bedriftskunder
spesialister med
post og pakker innen post og
spisskompetanse
i Norge logistikk
innenfor hvert sitt
i hele Norden
område
Posten leverer posttjenester
til det norske
privatmarkedet. Postens
tjenester til bedrifter selges
gjennom merket Bring, men
det er Posten som leverer
dem.
Antall ansatte (FTE): 24.870
Driftsinntekter 2008: 28.663 MNOK
Pakkevolum: 32,1 millioner pakker
Antall brev: 2,6 milliarder
4. Posten i endring
Ingen norske selskap har de siste årene
gjennomført større endringsprosesser enn
Posten – bemanningen er redusert med
11.000 årsverk de siste 10 årene
Vi bygger og utvikler en moderne nordisk
virksomhet med utgangspunkt i en bransje
som liberaliseres på verdensbasis.
Postvirksomhetens andel av omsetningen er
redusert fra ca 80% til 38% de siste 10
årene
Konsernet er i vekst. Vi vokser inn i nye
forretningsområder og nye markeder.
Omsetningen er mer enn doblet siden 2000
5. Postens visjon og forretningside
Postens Visjon:
Verdens mest fremtidsrettede post- og logistikkonsern
Forretningsidé:
Posten utvikler og leverer helhetlige løsninger innenfor post, kommunikasjon og
logistikk – med Norden som hjemmemarked
01/10/2009 5
6. Posten IT
170 ansatte
10 lokasjoner i Norge, Sverige, Danmark
Supporterer ca. 1500 post i butikk, ca. 200
postkontor, ca. 375 distribusjonsenheter
/bedriftssentre / terminaler og 5 store
kontaktsentre
Ca. 13000 PC brukere
Matriseorganisasjon med horisontale
fellesprosesser og vertikal
organisasjonsdimensjon
01/10/2009 6
7. Agenda
1. Posten konsernet – introduksjon
2. Fra store løft til kontinuerlig forbedring
3. Ny IT-strategi med ambisiøse mål
4. Innovative IT løsninger for fremtiden
8. Fra store løft til kontinuerlig forbedring
Posten har de tre siste årene gjennomført flere større
løft på IT-siden ved å standardisere back-office og
ordresystemene på en felles ERP-løsning
Stort IT-utviklingsprogram gjennomført (IKT 2010)
Første store leveranseprosjekt startet januar 2006
Totalt er det kjørt 26 prosjekter (Da er forprosjekter ikke
inkludert)
IKT 2010-programmet
release
Pre-
4.0
Release 2.0 Release 3.0 Release 4.0 Release 5.0
Over 300 personer fra Posten og Leverandører Q1-06
2006
Q2-06 Q3-06 Q4-06 Q1-07
Pareto del 1 - Adresse
2007
Q2-07 Q3-07 Q4-07 Q1-08 Q2-08
2008
Q3-08 Q4-08 Q1-09
2009
Q2-09 Q3-09 Q4-09
Pareto del 2 - Rute
Ny økonomi-løsning
Utfasing PMS/PME
Over 250 eksterne konsulenter på det meste
Økonomi: BP DVH Økonomi: DVH
Produksjonssatte løsninger Utfasing ABS/PPR
Påbegynte aktiviteter
Ikke påbegynt HR&Lønn - strøm 1
HR&Lønn– strøm 2–del 1
HR Datavarehus HR/Lønn strøm 2– del 2
Bp = blueprint Ordre 2.1: BP KSPU internløsning
Svarsending
Posten har opparbeidet et ”velsmurt” apparat og god
KSPU/kundeløsning
Ordre del 1.0: Massepost 1.1: Massepost Utrulling til kunder
Kontantfrankering
Grensesnitt logistikkmotor
erfaring med å styre mange parallelle og gjensidig
Nettbutikk fysiske produkter & betalingsløsning
Ny konsernportal (Konsernkommunikasjon)
IKT 2010-programmets
plan pr 15. sept 2008 PRS-plan (D-nett)
Datavarehus og Tidsregistrering (D-nett)
avhengige prosjekter.
Utfasing BKR
Utfasing PSR
Innføre Oracle SOA
TDLP (Logistikk)
16/03/2009 10
01/10/2009 8
9. Erfaringer
Lag et klart måbilde
Sikre at strømmen slås av på systemer som skal utfases
Vær tøff på å avslutte prosjekter
Ikke undervurder testing
Ikke press leveranser ut i produksjon med for dårlig kvalitet
Ikke undervurder behovet for informasjon og opplæring
Det er viktig å feire hver seier, men husk at disse raskt blir historie.
Det er da det gjelder å brette opp ermene og rette blikket mot neste mål
01/10/2009 9
10. Fra store løft til kontinuerlig forbedring
IT -fundamentet er nå på plass og fokuset dreies mot
kontinuerlig forbedring
Lean-metodikken vil bli gjennomført innen
nyutvikling og forvaltning
Fokus på effektive forretningssystemer og smarte
kundeløsninger
01/10/2009 10
11. Fra skreddersøm til standardløsninger
Posten har historisk en stor andel egenutviklede IT-systemer
Innføring av et standard ERP system er bare et steg i retning av mer
standardiserte systemer
Ny IT-strategi legger føringer for en mer kostnadseffektiv og forenklet
systemportefølje
01/10/2009 11
12. Agenda
1. Posten konsernet – introduksjon
2. Fra store løft til kontinuerlig forbedring
3. Ny IT-strategi med ambisiøse mål
4. Innovative IT løsninger for fremtiden
13. Ny IT-strategi med ambisiøse mål
Ny IT-strategi for hele konsernet utarbeidet for perioden 2009 - 2013
Ambisiøse mål med fokus på:
Kostnadsreduksjon
Bringe IT tettere forretning
Attraktiv arbeidsplass
IT-strategien ble utarbeidet med sterk involvering av ansatte på tvers av konsernet
Ca. 50 IT-ansatte + IT-ledelsen deltok aktivt i strategiarbeidet
Strukturert metodisk tilnærming med gruppearbeid innenfor definerte
fokusområder
Visjon,
GAP Evaluere Definere
forretningsidé, Strategianalyse Mulighetsstudie Målbilde
analyse alternativer tiltak
mål
01/10/2009 13
14. IT-strategi 2009 - 2013
Visjon
”IT skal forenkle, utfordre og levere slik at Posten blir verdens mest
fremtidsrettede post- og logistikkonsern”
Tilgjengelig og forståelig for alle ansatte i konsernet
Egen webløsning på intranettet, klikkbar modell inndelt i ulike fokusområder
Tett koblet til Postens virksomhetsportal
01/10/2009 14
15. Sterkt fokus på kostnadsreduksjon
Ambisiøs, men realistisk målsetning om 30%
besparelser i løpet av strategiperioden
Sterkt fokus på kostnadsreduksjoner innen IT er
avgjørende for konsernets lønnsomhet og
konkurranseevne
Posten må øke salget med
2,5 mrd NOK* for å kompensere for økning med MNOK
100 i IT-kostnader
Behov for en detaljert oversikt over dagens situasjon
(etablerer baseline), samt å utarbeide en plan for
konkrete kostnadsbesparende tiltak
Kostnadskartlegging (porteføljeanalyse) og etablere
detaljert as-is bilde på kostnader per system
* Forutsatt resultatmargin på 4% 01/10/2009 15
16. Mot en radikalt ny kostnadsstruktur
Eget program for kostnadsreduksjon med initiativer
innenfor flere områder
Optimalisering av applikasjonsporteføljen
Kontinuerlig forbedring (LEAN) – kulturendring
Sourcing
Produktstandardisering
Ansvarliggjøring av porteføljeledere
Kostnadsbesparende tiltak følges opp ved bruk av balansert
målstyring med tilhørende 15 nøkkel KPI’er på toppnivå
Hver KPI evalueres opp mot et eller flere av de tre
nøkkelordene fra IT’s visjon - forenkle, utfordre og levere
Modeller og analyser på Postens virksomhetsportal er grunnlag
for optimalisering av applikasjonsporteføljen
Prosentandel av totale IT-kostnader på Reduksjon i IT-kostnad relatert
KPI’er Totale IT kostnader
nyutvikling / videreutvikling
Total verdiskapning fra IT
til sanering av systemer
01/10/2009 16
17. Virksomhetsarkitektur i Posten og Bring
Gevinster med arbeidet
Reduserte IT-prosjektkostnader
Reduserte livssykluskostnader for utviklede IT-løsninger i konsernet
Kortere leveringstid for IT-løsninger
Redusert ressursbruk på drift og forvaltning av IT-porteføljen
Bedre beslutninger i saker som omhandler IT
Effektivisert arbeidshverdag for ansatte og prosjektmedarbeidere
Bedre kommunikasjon med forretningssiden
Fremme gjenbruk av IT-løsninger
01/10/2009 17
19. IT tettere på forretningen
Klare målsetninger i ny IT-strategi om å sikre
verdiskapende og kostnadseffektive løsninger som
tilfredsstiller forretningens behov til riktig tid
IT skal både støtte eksisterende forretningsbehov, men
også tilrettelegge for nye forretningsmuligheter ved
smart bruk av IT
God kommunikasjon mellom forretning og IT er svært
viktig for å lykkes
Organisering som bedre ivaretar forretningens
interesser og muliggjør kommunikasjon
Klart definerte møteplasser
Verktøykasse med strategiske verktøy for å bringe IT
nærmere forretningen
Prosentandel av
Antall IT initiativer som Overordnet score på Gjennomføringstid fra nytt behov
KPI’er implementeres av forretning kundetilfredshetsanalyse (KTI) oppstår til endringer er i produksjon
prosjekter som er på tid,
01/10/2009
budsjett og kvalitet 19
20. Strategiske verktøy for å bringe IT
nærmere forretningen Forretningskrav / muligheter
Prosjektportefølje
Heat-map
Større fokus på e-handel Tettere konsern integrasjon Applikasjons
informasjon
Norge
10% mer 50% mer 100% mer Divisjoner
m datters.
Fullstendig 2008 2009 2010 2011 2012
Kommunikasjonsverktøy som kan gi TDLP
Endringstrend:
Vedlikeholdstrend:
Planlegging
Utviklingskostnad:
forretningen et tidlig varsel om
og styring
Endringstrend:
GeoRoute Vedlikeholdstrend:
Utviklingskostnad:
fremtidige IT-investeringer og behov LM
Endringstrend:
Vedlikeholdstrend:
Utviklingskostnad:
for endring av forretningsprosesser Endringstrend:
Grunnmur Fagsystemer
OEBS Økonomi Vedlikeholdstrend:
Utviklingskostnad:
Kartlegging av IT’s kvalitet og ytelse
Endringstrend:
OEBS Adresse Vedlikeholdstrend:
Utviklingskostnad:
Endringstrend:
Puls Vedlikeholdstrend:
Utviklingskostnad:
Endringstrend:
LBS Vedlikeholdstrend:
Utviklingskostnad:
01/10/2009 20
21. Agenda
1. Posten konsernet – introduksjon
2. Fra store løft til kontinuerlig forbedring
3. Ny IT-strategi med ambisiøse mål
4. Innovative IT løsninger for fremtiden
22. Innovative IT-løsninger for fremtiden
Ny IT-strategi er fokusert på at IT skal muliggjøre innovasjon i konsernet
Stort fokus på effektive forretningsløsninger og smarte kundeløsninger for
fremtiden
Mer fokus på selvbetjening og netthandel
Det vil bli igangsatt et eget initiativ innenfor innovativ IT for å etablere en
innovativ kultur hos de IT ansatte
01/10/2009 22
23. Posten som e-handelsbedrift
Ca. 1 milliard i omsetning på nettbutikker med nesten 100.000 kunderegistrerte
ordrer hittil i år
Kundekjøp på nettbutikk står for 30% av det totale potensialet
Sterk økning i antall kunder som benytter seg av netthandel
01/10/2009 23
24. Hvor skal vi?
Når vi ser oss tilbake 3 år etter at inneværende
strategiperiode er ferdig er det følgende karakteristika som
skal kjennetegne Posten IT:
IT tett på forretningen - investerings- og prosjektplan
for IT som kontinuerlig oppdateres mot konsernets
forretningsstrategier
Raskere, flere, og i størrelsesorden mindre leveranser til
forretningen – mer bruk av prototyping
Optimalisert og forenklet systemportefølje med fokus på
konsolidering og standardisering
Radikalt ny kostnadsstruktur
Kontinuerlig forbedringskultur som gjennomsyrer alt
arbeid med IT i konsernet
Sunn og effektiv styringsprosess ved bruk av balansert
målstyring
01/10/2009 24
25. IT skal forenkle,
utfordre og levere slik
at Posten blir verdens
mest fremtidsrettede
post- og logistikkonsern
…..gjennom å levere
innovative, fleksible, helhetlige
og sikre forretningsløsninger for
våre kunder i konsernet
gjennom verdibasert ledelse,
markedets beste medarbeidere
og et tett samarbeid med
partnere
01/10/2009 25